Word, Outlook, Internet Explorer. Корисні поради. Вибір додаткової мови редагування або розробки та налаштування мовних параметрів у Office Word excel пошта microsoft outlook

Цей вступ я пишу для тих, хто взяв книгу з полиці в магазині і хоче зрозуміти, що в ній написано і для кого вона призначена.

1. Це самовчитель за найпоширенішими зараз офісними програмами під загальною назвою пакет Microsoft Office 2007 («пакет» – тому що програм у ньому багато; російською його називають просто «офіс»). У цьому самовчителі описані:

Текстовий редактор Word;

Таблічний редактор Excel;

Програма для презентацій PowerPoint;

Поштова програма Outlook.

2. Даний самовчитель призначений для початківців. Але! Ви повинні знати, як комп'ютер включається, як створити документ і як знайти на клавіатурі потрібну клавішу.

Якщо ви зовсім не знаєте, з якого боку підійти до комп'ютера, то рекомендую почати з моєї книги «Комп'ютер для жінок».

3. Цей самовчитель не має на меті вивести початківця на рівень суперпрофесіонала. Тут розглянуті необхідні роботи звичайного користувачаречі.

Але я вам гарантую, що знань з цієї книги вам буде більш ніж достатньо для того, щоб грамотно набрати і роздрукувати будь-який текст, розібратися з таблицею в Excel, зробити надзвичайну презентацію PowerPoint і відправити лист електронною поштою.

4. Мова книги максимально «людська», без складних комп'ютерних термінів.

Зверніть увагу! У цій книзі будуть описані програми, що входять до складу саме Microsoft Office 2007Якщо у вас інша версія «офісу», то ілюстрації у книзі не збігатимуться з тим, що ви побачите у себе на екрані. Крім того, малюнки для книги я робила в операційній системі Windows 7Тому, якщо у вас інша "операційна", зображення також можуть трохи відрізнятися.

Від видавництва

Ваші зауваження, пропозиції та питання надсилайте на адресу електронної пошти (Видавництво «Пітер», комп'ютерна редакція).

Ми будемо раді дізнатися про вашу думку!

На сайті видавництва http://www.piter.comви знайдете детальну інформаціюпро наші книги.

Текстовий редактор Microsoft Word

Зовнішній вигляд програми Word

Вкладка Головна

Рецензування

Меню Кнопки Office

Параметри програми Word

Спочатку кілька слів теорії.

Як я вже сказала у передмові, у вас на комп'ютері має бути встановлена операційна система Windows 7,а також пакет Microsoft Office 2007Це найновіші та останні на сьогоднішній день версії Windows та Microsoft Office.

Без програм, що входять до склад Microsoft Office, напевно, немислима робота в будь-якому офісі, школі, поліклініці та навіть вдома. Що більше комп'ютери проникають у наше життя, то більше людей змушені починати працювати з цими програмами.

Прикро, що багато хто з тих, кого сувора дійсність змусила сісти за комп'ютер, не намагаються полегшити собі життя і витратити трохи часу на вивчення можливостей програм, в яких вони працюють. І часто на те, що можна зробити натисканням однієї кнопки, витрачається безліч дорогоцінного для всіх нас часу.

Але коли ви купили цей самовчитель, ми разом швидко у всьому розберемося. Програми Microsoft Office дуже прості.

Знаєте, що таке інтерфейс?Це зовнішній виглядпрограми, її оболонка, яка полегшує роботу.

Так ось, інтерфейс програм «офісу» дуже «дружній». Майже всі кнопки підписано, є довідка. А найбільша цінність інтерфейсу офісу – це те, що він у них сам на всі програми. Тобто з кожною наступною програмою вам розбиратиметься все простіше і простіше.

Ну що, вам уже не страшно братися за роботу? Тоді приступимо!

1. Вмикаємо комп'ютер!

2. Створюємо власну робочу папку.Робимо це для того, щоб не засмічувати комп'ютер. Аж раптом ви працюєте на чужому?

Для цього натисніть кнопку Пуск

Яка знаходиться в нижньому лівому кутку екрана. У меню виберіть пункт документи.Це ми відкрили бібліотеку документів господаря комп'ютера (будемо сподіватися, що він не дуже на нас образиться з цього приводу) (рис. 1.1).

Тепер уявіть, що комп'ютер – це шафа, і вам у ньому потрібна своя поличка.

У верхній частині вікна бачіть кнопку Нова папка?Клацніть на ній.

Мал. 1.1.Вікно бібліотеки

На екрані з'явилася новонароджена папка, яка має назву (рис. 1.2).

Мал. 1.2.Щойно створена папка

Набираємо назву А це мої документи. Набрали? Натисніть Enterабо клацніть мишею на порожньому місці екрана. Це ми підтвердили введену назву.

Якщо при введенні назви папки ви спробуєте набрати (випадково або спеціально) не букву, а один із неприпустимих (як грізно звучить!) у цьому випадку символів, з'явиться повідомлення (рис. 1.3). З нього можна дізнатися, які знаки не повинні містити ім'я файлу та назву папки.

Мал. 1.3.Таких символів в імені файлу не повинно бути (і не може)

Отже, тепер у бібліотеці Документиє ваша персональна папка.

3. Запускаємо програму Word.

Для цього знову клацаємо мишкою на кнопці Пуск

Яка знаходиться в нижньому лівому кутку екрана. Потім натискаємо рядок Усі програми,клацаємо на папці Microsoft Office,а потім натискаємо пункт Microsoft Office Word 2007(Рис. 1.4).

Мал. 1.5.Вікно Microsoft Office Word 2007

Подивіться на верхній рядок. У центрі – назва програми ( Microsoft Word ) та ім'я документа ( документі), у правому верхньому кутку – значки для того, щоб згорнути, зменшити (збільшити) та закрити вікно

.

Програма Microsoft Word може все. Вона дозволяє набрати текст, потім у будь-який момент у будь-якому місці внести до тексту будь-яке виправлення, а потім ще й згорнути цей текст, тобто оформити.

Версткатексту – це гарне розташування тексту на екрані, та був і на папері.

У пакет програм Microsoft Office крім Outlook входять і такі поширені програми, як текстовий редактор Word, редактор електронних таблиць Excel, програма для підготовки електронних презентацій PowerPoint і програма для роботи з базами даних Access.

Всі ці додатки незалежні і самодостатні, але їхнє спільне використання відкриває воістину необмежені можливості в організації діловодства. Використання Outlook разом з іншими програмами, що входять до комплекту Microsoft Office, дозволяє:

• створювати повідомлення, використовуючи всю міць текстового редактора Word. У порівнянні з відносно бідними (хоча і достатніми) можливостями, що надаються панеллю форматування Outlook, Word здатний створювати повноцінні документи, що відрізняються різноманіттям стилів і шаблонів оформлення, що містять вбудовані об'єкти, і т.д. . Більш того, у цьому розділі буде розглянуто загальний для всіх програм Office інструмент - розсилання маршрутом;
• створювати повідомлення за допомогою всієї сили редактора електронних таблиць Excel. Створену таблицю можна легко переслати як вкладений файл, а й зберегти як повідомлення. Ця можливістьбуде розглянуто у другому розділі цього розділу. Крім того, в цьому розділі ми поговоримо про спільний для всіх програм Microsoft інструмент - розміщення документів у спільній папці;
• створювати збори для участі в електронній конференції, яка проводиться засобами PowerPoint. Створення електронної конференції безпосередньо пов'язане з використанням вище розглянутої програми Microsoft NetMeeting (Див. розділ 11.5 "Net Meeting").Робота PowerPoint з Outlook буде розглянута у третьому розділі;
• створювати повідомлення за допомогою Microsoft Accessздатні з'єднуватися з віддаленою базою даних для відображення інформації. Спільне використання Outlook та Access дозволяє швидко експортувати та імпортувати дані з папок Outlook у таблиці Access. Дана можливість буде розглянута у четвертому, заключному розділі цього розділу.

Outlook та Word

Взаємодія Outlook та Word є, мабуть, найбільш характерним прикладом спільної праці. Вище вже згадуюсь, що як редактор повідомлень користувач може вказати Microsoft Word.

Приклад 18.1. Word як редактор повідомлень

(Б додатку Outlook)

> Сервіс >Параметри Повідомлення

Використовувати Microsoft Word як редактор повідомлень

Використовувати Microsoft Word для читання повідомлень у форматі RTF

Як приклад використання Word розглянемо створення повідомлення, що містить фігурний текст і діаграму, що демонструє структуру цієї книги.

Створення повідомлення засобами Word

Створити повідомлення за допомогою Word можна двома способами:

• Запустити Word, створити документ і вибрати команду > Файл > Надіслати > Повідомлення.
• Безпосередньо у Outlook, вибравши команду > дії > Нове повідомлення за допомогою > Microsoft Word (рис. 18.1).

Як видно з малюнка, суть повідомлення не змінилася, залишилися поля для введення адресатів та теми повідомлення, автоматично додалися підпис та панель Малювання(Drawing), проте помітно збагатилася панель інструментів Форматування(Formatting).

Мал. 18.1. Повідомлення Outlook (редактор Microsoft Word)

Вставка фігурного тексту

Отже, створимо спочатку гарний заголовок для нашого повідомлення, використовуючи WordArt.

Приклад 18.2. Вставка об'єкта WordArt

> Вставка > Малюнок > Об'єкт WordArt

Виберіть потрібний стиль напису ОК

Текст:= Структура книгиЖирний ОК

(Панель Фоматування) По центру

В результаті наших дій з'явиться красиво оформлений текст із жовтою градієнтною заливкою до центру (рис. 18.2).

Для зміни властивостей даного об'єктаможна скористатися кнопками однойменної панелі інструментів. У нашому випадку змінимо колір заливки з жовтого на синій.

Мал. 18.2. Текст WordArt у повідомленні

Мал. 18.3. Діалогове вікно Способи заливання

Приклад 18.3. Зміна властивостей об'єкта WordArt

(На панелі інструментів WordArt)

Формат об'єкта WordArt Колір та Лінії

Колір Способи заливки.

Градієнтна

Один колір Колір1 Синій

Тип штрихування Від центру

Варіанти (Рис. 18.3)

Вставка діаграми

Наступний крок, що розглядається, - вставка діаграми, до речі, що є одним з нововведень Word.

Приклад 18.4. Вставка діаграми

> Вставка >Організаційна діаграма…

Виберіть тип діаграми (рис. 18.4)

Мал. 18.4. Діалогове вікно Бібліотека діаграм

У тексті повідомлення з'явиться заглушка, яка відображатиме вибрану діаграму. Але вона складається з одного «кореня» і лише трьох «гілок», тоді як ця книга має чотири частини. Додамо ще одну гілку та змінимо стиль діаграми.

Приклад 18.5. Додавання гілки в діаграму

(Виділіть корінь діаграми)

(На панелі Організаційна діаграма) Додати фігуру

Автоформат

Виберіть стиль діаграми Рельєфний градієнт

Тепер залишилося запровадити текст діаграми. Для цього клацніть один раз лівою кнопкою миші по одній із заглушок діаграми та введіть відповідний текст. Остаточний варіант повідомлення, відредагованого та відформатованого засобами Word, показано на рис. 18.5.

Мал. 18.5. Остаточний варіант повідомлення

Після того, як повідомлення створено, залишиться заповнити поля Кому(То) і Тема(Subject), після чого натиснути кнопку Відправити(Send).

Зауваження

Оскільки наше повідомлення зберігається та надсилається у форматі HTML, деякі елементи форматування можуть загубитися або видозмінюватися. Не забувайте про це, створюючи повідомлення в Word! Іноді створені повідомлення краще просто прикріпити як вкладення.

Ще раз нагадаємо, що ми тут розглядаємо лише загальний принцип спільної роботи Outlook та інших програм Office. Крім вставки об'єктів (яких набагато більше, ніж два) існують ще форми, кадри, стилі, таблиці, поля… Список можна продовжувати до безкінечності. Світ програм Microsoft Office широкий і воістину багатофункціональний. Вивчайте його паралельно з Outlook та іншими наявними ліруваннями. Зрештою, дорогу здолає ідучий…

Розсилка документа за маршрутом

Розсиланням документа за маршрутом(Routing) називається відправка документа електронною поштою колегам у певній послідовності. Послідовність розсилки називається маршрутом документа.

Отримавши документ, адресат може внести свої зміни та зауваження та надіслати документ далі за маршрутом. Наприкінці маршруту, після того як документ переглянуть усі адресати, зазначені у списку маршрутизації, можна вимагати повернення документа або вказати користувача, для якого він призначений, наприклад, керівника проекту.

Приклад 18.6. Надсилання документа за маршрутом

> Файл > Відкрити… (відкрити потрібний документ)

> Файл > Надіслати > За маршрутом. . .

Нашатирьов Антон Кому

Моховиков Олег Кому

Текст повідомлення: = Шановні колеги! Прочитайте приєднаний документ і висловіть свої міркування та коментарі щодо написаного. Заздалегідь дякую, Єгору Усарову.

по черзі

Повернення після закінчення

Відстежувати стан

Відправити

Зауваження

Під час виконання цієї програми можуть з'являтися діалогові вікнабезпеки Outlook, що попереджають про стороннє втручання та доступ до даних Outlook. В даному випадку завжди погоджуйтеся, щоб дозволити доступ (адже цей запит походить від ваших дій, і ви очікуєте).

Призначений маршрут можна приєднати до документа, щоб відправити його не відразу, а зробити це пізніше. Для цього на останньому етапі програми потрібно натиснути кнопку Додати(Add Slip).

> Файл > Надіслати > Наступний адресат…

Направити документ Нашатирьов Антон

Щоб відмовитися від відправки документа за маршрутом і взагалі від'єднати маршрут, потрібно натиснути кнопку Очистити(Clear).

Повернемося, наприклад. Після натискання кнопки Відправити(Route), автоматично буде створено повідомлення з текстом, вказаним у полі Текст повідомлення(Message Text), та з вкладеним документом, який необхідно надіслати (рис. 18.6). Припустимо, що перший адресат (у нашому прикладі це Антон Нашатирьов) налаштований відповідально, тобто він не залишить отримане повідомлення без уваги або не видалить його, не прочитавши, а відреагує на нього належним чином: прочитає не тільки повідомлення про розсилку, але і сам вкладений документ, причому не тільки прочитає його, а й внесе до нього свої побажання та коментарі, а потім надішле його наступному кореспондентові. Спробуємо простежити, як це відбувається.

Щоб відкрити документ, що сам пересилається, одержувачу достатньо зробити подвійне клацання мишею по значку вкладеного документа в повідомленні. Далі зазвичай одержувач вносить свої зміни до документа. Наприкінці роботи він має надіслати документ далі за маршрутом.

>Файл>Надіслати > Наступний адресат…

Надіслати документ «Олег Моховиков»

Мал. 18.6. Повідомлення з розсилкою документа

Що станеться після цього? По-перше, повідомлення буде надіслано наступному одержувачу у списку розсилки - Моховикову Олегу. Він зможе прочитати документ із уже внесеними змінами та внести власні. По-друге, вихідний відправник буде повідомлено про рух документа за списком розсилки, оскільки у діалоговому вікні Маршрут(Routing Slip) було встановлено прапорець Відстежувати стан(Track Status).

Якщо все буде гаразд, документ просуватиметься за списком розсилки доти, доки не буде вичерпано весь список розсилки цього документа. Остання адресаті в маршруті буде запропоновано повернути змінений документ ініціатору розсилки, і, таким чином, коло замкнеться.

Для прискорення процесу можна надіслати документ не по черзі, а всім одразу. У цьому випадку злиття змін лягає на плечі відправника.

Outlook та Excel

З самого початку книги, створюючи повідомлення, ми ставили за мету передачі як тіло повідомлення не просто тексту, а таблиці. Використання засобів Excel дозволяє легко вирішити як проблему вставки таблиць, а й супутніх компонент (наприклад, діаграм Excel).

Як приклад спільної роботи Outlook і Excel розглянемо відправлення повідомлення, що містить таблицю з даними про кількість сторінок кожної частини книги, і діаграму Excel, що графічно відображає відсоткове співвідношення кожної з частин у книзі.

Створення повідомлення засобами Excel

Як і у випадку з Word, створити повідомлення можна двома способами. Але якщо Word вибрали другий варіант (створення повідомлення з Outlook), то зараз давайте розглянемо відправку таблиці безпосередньо з програми Excel.

Мал. 18.7. Повідомлення Outlook (редактор Microsoft Excel)

Приклад 18.9. Створення повідомлення засобами Excel

>Файл > Надіслати > Повідомлення

Включити поточний лист до тексту повідомлення

Тема:= Статистика

Введення: = Це повідомлення містить …

Зауваження

У полі Вступ (Introduction) користувач може ввести текстове повідомлення(Коментар), що передує таблиці.

Як говорилося вище, ми розглядатимемо відправку таблиці, зображеної на рис. 18.10. На цьому етапі таблиця містить лише текст і не має додаткового форматування.

Робота з таблицею

Перед надсиланням повідомлення, що містить таблицю, її бажано відформатувати: виділити заголовок, підкреслити межі і т.д. Але можливості Outlook дозволяють не лише форматувати таблицю, а й працювати над її логікою. У прикладі 18.10 ми додали ще один рядок - «Разом», що містить суму всіх сторінок у книзі, після чого надали таблиці відповідне стильове оформлення.

Якщо текст повідомлення не міститься у осередку, його межі можна розсунути. Для цього підведіть покажчик миші до стику з назвою або нумерацією осередків (покажчик набуде вигляду двонаправленої стрілки) і, утримуючи натиснутою ліву кнопкумиші, перемістіть межі колонки або рядки на потрібну відстань.

Приклад 18.10. Робота з таблицею Excel

(Редагування)

А6:= Разом

Вб Автосума (Форматування)

А1:Вб (Виділити, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші)

> Формат > Автоформат…

Мал. 18.8. Відформатоване повідомлення з таблицею Excel

Зауваження

Крім використання автоматичного стилю, можна застосувати додаткове форматування за допомогою кнопок однойменної панелі інструментів.

Вставка діаграми Excel

Наступний крок, що демонструє можливості Excel та використання цієї програми разом з Outlook, - створення діаграми, що представляє у наочному графічному вигляді дані, що знаходяться на робочому аркуші.

Приклад 18.11. Вставка діаграми Excel

> Вставка > Діаграма… Стандартні

Тип Кругова

Назва діаграми: = Outlook у оригіналі

Підписи даних Частки

Мал. 18.9. Побудована діаграма

Зауваження

Якби ми не виділили перед початком відновлення діаграми діапазон А2:В6, то могли б задати його пізніше, на другому етапі Майстра діаграм. При цьому не обов'язково вручну вводити складну формулу в полі Діапазон (Data Range). Достатньо виділити потрібний діапазон на робочому аркуші мишею, при цьому діалогове вікно майстра згорнеться, щоб не заважати виділенню, а формула з'явиться автоматично.

Після вставки діаграми вона може перекривати таблицю, що використовується. Щоб перенести діаграму, досить її виділити і, утримуючи ліву кнопку миші, перетягнути на потрібне місце.

Тепер звернемося безпосередньо до самої діаграми. Всі елементи відображаються чітко і красиво, за винятком самого кола з даними, який вийшов дуже маленького розміру. Для збільшення області побудови діаграми необхідно клацнути мишею по невидимому квадрату, в який вписано коло та текстові пояснення (рис. 18.9). З'явиться квадратна рамка із маркерами виділення по кутах. Зачепіть ці маркери і тягніть, розтягуючи рамку виділення доти, доки коло не прийме необхідний вам розмір.

Отже, повідомлення повністю готове до відправки, залишилося внести адресу одержувача повідомлення та натиснути кнопку Надіслати лист(Send this Sheet).

Особливий інтерес представляє те, як наше повідомлення відобразиться у користувача, адже, по-перше, воно перетворено на HTML-формат, а по-друге, не в кожного одержувача може бути встановлений Excel. Після надсилання та отримання повідомлень перейдіть впапку Вхідні(Inbox) та відкрийте створене повідомлення (рис. 18.10).

Мал. 18.10. Прийняте повідомлення з таблицею та діаграмою

По-перше, як ви бачите, текст, введений у поле Вступ(Introduction) передує таблиці та відокремлений від неї рисою. По-друге, формат таблиці збережено. І нарешті, наша гордість – діаграма повністю збігається зі створеною (формат, дані тощо). Єдине, що згаяно, це немає підпису, оскільки ми створювали наше повідомлення з Excel, а не з Outlook. Виправити цей недолік можна було, виконавши перед відправкою команду > Вставка > Підпис > З повагою.

Приклад 18.12. Вставка підпису

> Вставка > Підпис > З повагою

Зауваження

Взагалі, додаткове редагування та форматування повідомлень іноді необхідні, якщо не обов'язкові. Після створення таблиці (з використанням Excel) користувач завжди може відкрити повідомлення та відредагувати: вставити підпис або ряд додаткових зауважень, а також додати фон, додати малюнок і т.д.

Папка Exchange

Робота з папками Exchange є таким самим загальним засобом для всіх програм Office, як і розсилка за маршрутом. Суть цієї можливості розміщення активного документа в спільних папках сервера Microsoft Exchange. Тим самим користувач хіба що відкриває доступом до даного документа всім учасникам робочої групи.

Приклад 18.13. Надсилання до папки Exchange

> Файл > Надіслати > Папка Exchange…

Виберіть папку < Общая папка>

Після того, як документ розміщений у спільній папці, кожен з користувачів може його відкрити, клацнувши за посиланням у вікні перегляду інформації (рис. 18.11).

Outlook та PowerPoint

Microsoft PowerPoint – це універсальний засіб підготовки презентацій. Після створення презентації користувач може демонструвати її як на локальному комп'ютері, так і провести презентацію в мережі для всієї робочої групи. Презентація PowerPoint передається у форматі HTML і тому для її перегляду учасникам необхідний лише оглядач Internet Explorer 4.0. Таким чином, презентація може бути проведена як у масштабах компанії, так і між членами невеликої групи, що знаходяться у різних місцях. Кількість учасників не обмежена, але якщо у презентації бере участь більше 16 слухачів, для її проведення необхідно використовувати спеціальний серверний додаток Microsoft NetShow Server.

Проблема будь-якої зустрічі – її планування. Зрозуміло, для проведення конференції, окрім бажання доповідача, потрібна ще й згода учасників. У разі проведення звичайної конференції участь усіх дійових осіб підтверджується тим, що вони всі разом і приблизно одночасно збираються у приміщенні, призначеному для конференції. Електронну конференцію PowerPoint провідний презентації може запланувати, як будь-яку іншу зустріч, використовуючи Outlook.

Мал. 18.12. Презентація та діалогове вікно Планування трансляції презентації

Приклад 18.14. Планування мовлення презентації PowerPoint

> Показ слайдів > Пряме мовлення > Налаштувати та спланувати…

Опис:= «Microsoft Outlook 2002 у оригіналі»(Рис. 18.12)

Параметри… Налаштування мовлення (рис. 18.13)

Режим показу Змінний розмір

Призначити…

Введіть або виберіть ім'я:< учасники презенту-

Обов'язковий

Відправити

( З'явиться діалогове вікно з повідомленням, що мовлення заплановано)

Мал. 18.13. Діалогове вікно Параметри мовлення

Зауваження

Перемикачі Тільки звук(Audio only) та Відео та звук(Video and Audio) має сенс встановити в тому випадку, якщо комп'ютер провідного презентацію обладнаний мікрофоном та відеокамерою, а комп'ютери учасників обладнані апаратурою для відтворення звукового та відеоряду. У нашому прикладі ми цього не припускаємо, тому встановлено прапорець Ні(None).

Форма зборів, що заповнювалася автоматично (рис. 18.14) ідентична розглянутим раніше, у розділі 2 "Календар" та розділі 10 "Колективна робота в Outlook".

Зауваження

Єдиною обов'язковою умовою проведення прямого мовлення презентації на широку аудиторію є підключення комп'ютера до мережі (глобальної або локальної). Додаткові можливості не можна використовувати, якщо цього не дозволяють технічні умови.

Після погодження часу проведення та складу учасників можна переходити безпосередньо до самої демонстрації.

Мал. 18.14. Форма зборів

Приклад 18.15. Пряме мовлення презентації

> Показ слайдів > Пряме мовлення > Розпочати мовлення…

Під час проведення планової конференції ведучий презентації планує її трансляцію за допомогою інтерфейсу планування зустрічей в Outlook 2002. У заданий час на екранах комп'ютерів учасників з'явиться вікно нагадування про зустріч, на якому учасник побачить кнопку після натискання на яку буде завантажена вступна сторінка презентації (рис. 18.15) ). Керує зміною слайдів провідний презентації. На екранах комп'ютерів учасників слайди демонструються так само, як у звичайному режимі показу слайдів.

Мал. 18.15. Основна сторінка прямого мовлення презентації

Під час демонстрації презентації учасники можуть проводити приватні обговорення, ставити запитання ведучому та отримувати на них відповіді електронною поштою через Outlook.

Outlook та Access

Microsoft Access – це універсальна система управління базами даних, а Outlook – універсальна система управління інформацією. З цих визначень, природно припустити, що це додатки мають певні кошти обміну інформацією між собою. Але, крім обміну інформацією, Outlook, як і Word або Excel, здатний створювати повідомлення, використовуючи засоби Microsoft Access. Тільки в цьому випадку ці кошти лежать не в області форматування або редагування, а в області надання даних для їх надсилання-публікації.

У цьому розділі ми розглянемо приклад імпорту інформації з адресної книги Outlook до бази даних Access, а також створення повідомлення, що містить щойно імпортовану інформацію.

Обмін інформацією

Насамперед відкрийте Access і створіть базу даних. Після цього нашою метою стане створення таблиці, що містить дані з адресної книги Outlook.

Приклад 18.16. Імпорт даних з Outlook у Access

> Файл > Зовнішні дані > Імпорт...

Тип файлів Outlook (Автоматично запуститься Майстер імпорту з Exchange/Outlook)

> Адреса книги > Адреса книги Outlook Contacts

У новій таблиці

(На цьому кроці пропонується визначити параметри даних, що імпортуються, з'ясувати, чи необхідно їх взагалі імпортувати)

He імпортувати

Імпорт у таблицю:= Контакти

Мал. 18.16. Таблиця Microsoft Access з імпортованими даними

Після імпорту, як і передбачалося, у Access з'явиться нова таблиця Контакти,містить інформацію з адресної книги Outlook. Результат імпортування зображено на рис. 18.16.

Робота з Access Data Page

Розглянемо наступний приклад. Припустимо, що один із учасників проекту створив базу даних, інформація якої цікава, а можливо, і необхідна іншим учасникам команди. Рішень для цього завдання кілька, але ми зупинимося на варіанті відправки повідомлення, що містить Access Data Page. Фактично повідомлення містить просто HTML-сторінку з об'єктом ActiveX, що з'єднує з'єднання з базою та відображення даних.

Приклад 18.17. Створення повідомлення з Access Data Page

> Дії > Нове повідомлення за допомогою… > Microsoft Office >Microsoft Access Data Page

(Відкриється Access із майстром Нова сторінкадоступу до даних)

Конструктор

Вибір джерела даних: =< База даних>

Після виконаних процедур відкриється сторінка із сіткою даних. Отже, перш за все необхідно розмістити інформаційні поля, які будуть на сторінці. Для цього перетягніть потрібні поля на сітку таблиці та замініть її назву, наприклад на Контакти.Після цього введіть ім'я одержувачів повідомлення та натисніть кнопку Надіслати копію.

Перед надсиланням повідомлення користувач може подивитися, як воно відображатиметься у одержувача. Для цього виберіть > Файл > Попередній перегляд веб-сторінки. Відкриється Web-браузер із завантаженою сторінкою, яка так само відображатиметься і в одержувача повідомлення.

Мал. 18.23. Web-сторінка з даними з Access

Користуючись кнопками Назад і далі,можна переміщатися за даними таблиці Контакти.Також при вказівці відповідних параметрів доступу можна редагувати таблицю (додавати або видаляти записи), організовувати фільтрацію даних тощо. Але це вже виходить за рамки цієї книги.

Резюме

Отже, у цьому розділі ми розглянули можливість спільної роботи додатків Office та Outlook. Воістину, робота Outlook разом з інструментами, що надаються Word, Excel, PowerPoint і Access, дозволяє створювати повноцінні повідомлення та організовувати більш комфортний обмін інформацією та доступ до неї.

• Word.Форматування повідомлень. Використання Word як редактор за промовчанням. Розсилка документа за маршрутом.
• Excel.Створення повідомлення з таблицею та діаграмою. Розміщення документів у спільних папках сервера Exchange.
• PowerPoint.Організація зборів через мережу для демонстрації презентації.
• Access.Імпорт даних із Outlook у Access. Створення повідомлення, яке містить Access Data Page.

MS Word надає ряд клавіш, щоб зробити роботу вашого офісу швидше . Якщо вам потрібно використовувати MS Word багато, то настійно рекомендується, що ви дізнаєтесь кілька корисних комбінацій клавіш, які допоможуть вам працювати швидко. Ви можете натиснути Ctrl+B, щоб зробити текст жирним шрифтом, Ctrl+U, щоб зробити текст підкреслено. Ці клавіші працюють у всіх частинах Microsoft Office, як MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint і т.д.

Проте, за умовчанням, MS Word не забезпечує ярлик для закреслення команди.Навіть якщо закреслення часто використовується команда, це дивно, що Microsoft не створив поєднання клавіш для закреслення.Але добре, що ми можемо налаштувати MS Word, щоб створити таку комбінацію клавіш швидкого доступу. Сьогодні я навчатиму вас, як встановити швидкий спосіб, щоб зробити текст перекреслення.

Що таке закреслювання?

Іноді в документі вам не потрібний певний текст, але ви не хочете, щоб видалити його. У таких випадках ви можете закреслення тексту. Фрагмент тексту залишатиметься в документі для подальшого використання (і навіть для подальшого включення) бути в той же час, закреслення покаже читачеві, що текст вже не актуально. Це виглядає приблизно так: закресленням

Як встановити Закреслення ярлик у MS Word

Вам потрібно буде зробити наступний процес лише один раз і після цього ви зможете викреслити текст, натиснувши поєднання вибраного ключа.

Відкрийте будь-який документ MS Word.Можна відкрити навіть порожній документ, а також.

Натисніть Ctrl+D, щоб відкрити діалогове вікно Шрифт. Це вікно показує параметри форматування шрифту.

Тепер натисніть Ctrl+Altі, утримуючи обидві ці кнопки вниз натисніть плюс клавішуна цифровій клавіатурі (Numpad).

Курсор зміниться на гвоздику у формі один. Відпустіть клавіші Ctrl + Alt і натисніть опцію Закреслення в діалоговому вікні Шрифт (показані червоним кружком на зображенні вище).

Налаштування діалогового вікна Клавіатура з'явиться. Помістіть курсор у поле Ключ новий ярлик друкуі натисніть комбінацію клавіш швидкого виклику, який ви бажаєте встановити для закреслення опції. Я поставив його на Ctrl+Shift+S... Ви також можете встановити його в цьому роді. Помістіть курсор у прес - новий ключ швидкого викликута натисніть Ctrl + Shift + S.

MS Word автоматично фіксуватиме ключі натиснеш. Ви можете використовувати будь-яку комбінацію Shift, Alt, Ctrl та клавішуз буквою.Якщо ви натискаєте комбінацію клавіш, яка вже призначена на іншій команді, MS Word покаже вам цю інформацію. Краще, щоб не перезаписати існуючий ярлик. Ctrl+Shift+ хороша комбінація.

Натисніть на кнопку Призначити, щоб встановити ярлик для закреслення.

Тепер, щоб перевірити, чи вона працює чи ні, надрукуйте щось у документі MS Word. Виділіть текст і натисніть Ctrl+Shift+S (або іншу комбінацію, яку ви обрали). Виділений текст буде негайно бути закреслення.

Я сподіваюся, що ви знайшли це невелика порада з налаштування ярлика для закресленняу MS Word корисним. Якщо у Вас виникли питання на цю тему, будь ласка, не соромтеся запитувати мене через розділ коментарі на цій сторінці. Я намагатимусь з усіх сил, щоб бути корисним для вас. Дякуємо за використання TechWelkin!

Взаємодія Outlook та Word є, мабуть, найбільш характерним прикладом спільної роботи. Вище вже згадуюсь, що як редактор повідомлень користувач може вказати Microsoft Word.

Приклад 18.1. Word як редактор повідомлень

(Б додатку Outlook)

> Сервіс >Параметри Повідомлення

Використовувати Microsoft Word як редактор повідомлень

Використовувати Microsoft Word для читання повідомлень у форматі RTF

Як приклад використання Word розглянемо створення повідомлення, що містить фігурний текст і діаграму, що демонструє структуру цієї книги.

Створення повідомлення засобами Word

Створити повідомлення за допомогою Word можна двома способами:

• Запустити Word, створити документ і вибрати команду > Файл > Надіслати > Повідомлення.
• Безпосередньо у Outlook, вибравши команду > дії > Нове повідомлення за допомогою > Microsoft Word (рис. 18.1).

Як видно з малюнка, суть повідомлення не змінилася, залишилися поля для введення адресатів та теми повідомлення, автоматично додалися підпис та панель Малювання(Drawing), проте помітно збагатилася панель інструментів Форматування(Formatting).

Мал. 18.1. Повідомлення Outlook (редактор Microsoft Word)

Вставка фігурного тексту

Отже, створимо спочатку гарний заголовок для нашого повідомлення, використовуючи WordArt.

Приклад 18.2. Вставка об'єкта WordArt

> Вставка > Малюнок > Об'єкт WordArt

Виберіть потрібний стиль напису ОК

Текст:= Структура книгиЖирний ОК

(Панель Фоматування) По центру

В результаті наших дій з'явиться красиво оформлений текст із жовтою градієнтною заливкою до центру (рис. 18.2).

Щоб змінити властивості цього об'єкта, можна скористатися кнопками однойменної панелі інструментів. У нашому випадку змінимо колір заливки з жовтого на синій.

Мал. 18.2. Текст WordArt у повідомленні

Мал. 18.3. Діалогове вікно Способи заливання

Приклад 18.3. Зміна властивостей об'єкта WordArt

(На панелі інструментів WordArt)

Формат об'єкта WordArt Колір та Лінії

Колір Способи заливки.

Градієнтна

Один колір Колір1 Синій

Тип штрихування Від центру

Варіанти (Рис. 18.3)

Вставка діаграми

Наступний крок, що розглядається, - вставка діаграми, до речі, що є одним з нововведень Word.

Приклад 18.4. Вставка діаграми

> Вставка >Організаційна діаграма...

Виберіть тип діаграми (рис. 18.4)

Мал. 18.4. Діалогове вікно Бібліотека діаграм

У тексті повідомлення з'явиться заглушка, яка відображатиме вибрану діаграму. Але вона складається з одного "кореня" і всього трьох "гілок", тоді як ця книга має чотири частини. Додамо ще одну гілку та змінимо стиль діаграми.

Приклад 18.5. Додавання гілки в діаграму

(Виділіть корінь діаграми)

(На панелі Організаційна діаграма) Додати фігуру

Автоформат

Виберіть стиль діаграми Рельєфний градієнт

Тепер залишилося запровадити текст діаграми. Для цього клацніть один раз лівою кнопкою миші по одній із заглушок діаграми та введіть відповідний текст. Остаточний варіант повідомлення, відредагованого та відформатованого засобами Word, показано на рис. 18.5.

Мал. 18.5. Остаточний варіант повідомлення

Після того, як повідомлення створено, залишиться заповнити поля Кому(То) і Тема(Subject), після чого натиснути кнопку Відправити(Send).

Зауваження

Оскільки наше повідомлення зберігається та надсилається у форматі HTML, деякі елементи форматування можуть загубитися або видозмінюватися. Не забувайте про це, створюючи повідомлення в Word! Іноді створені повідомлення краще просто прикріпити як вкладення.

Ще раз нагадаємо, що ми тут розглядаємо лише загальний принцип спільної роботи Outlook та інших програм Office. Крім вставки об'єктів (яких набагато більше, ніж два), існують ще форми, кадри, стилі, таблиці, поля... Список можна продовжувати до нескінченності. Світ програм Microsoft Office широкий і воістину багатофункціональний. Вивчайте його паралельно з Outlook та іншими наявними ліруваннями. Зрештою, дорогу здолає той, хто йде...

Розсилка документа за маршрутом

Розсиланням документа за маршрутом(Routing) називається відправка документа електронною поштою колегам у певній послідовності. Послідовність розсилки називається маршрутом документа.

Отримавши документ, адресат може внести свої зміни та зауваження та надіслати документ далі за маршрутом. Наприкінці маршруту, після того як документ переглянуть усі адресати, зазначені у списку маршрутизації, можна вимагати повернення документа або вказати користувача, для якого він призначений, наприклад, керівника проекту.

Приклад 18.6. Надсилання документа за маршрутом

> Файл > Відкрити... (відкрити потрібний документ)

> Файл > Надіслати > За маршрутом. . .

Нашатирьов Антон Кому

Моховиков Олег Кому

Текст повідомлення: = Шановні колеги! Прочитайте приєднаний документ і висловіть свої міркування та коментарі щодо написаного. Заздалегідь дякую, Єгору Усарову.

по черзі

Повернення після закінчення

Відстежувати стан

Відправити

Зауваження

Під час виконання цієї програми можуть з'являтися діалогові вікна безпеки Outlook, які попереджають про інше втручання та доступ до даних Outlook. В даному випадку завжди погоджуйтеся, щоб дозволити доступ (адже цей запит походить від ваших дій, і ви очікуєте).

Призначений маршрут можна приєднати до документа, щоб відправити його не відразу, а зробити це пізніше. Для цього на останньому етапі програми потрібно натиснути кнопку Додати(Add Slip).

> Файл > Надіслати > Наступний адресат...

Направити документ Нашатирьов Антон

Щоб відмовитися від відправки документа за маршрутом і взагалі від'єднати маршрут, потрібно натиснути кнопку Очистити(Clear).

Повернемося, наприклад. Після натискання кнопки Відправити(Route), автоматично буде створено повідомлення з текстом, вказаним у полі Текст повідомлення(Message Text), та з вкладеним документом, який необхідно надіслати (рис. 18.6). Припустимо, що перший адресат (у нашому прикладі це Антон Нашатирьов) налаштований відповідально, тобто він не залишить отримане повідомлення без уваги або не видалить його, не прочитавши, а відреагує на нього належним чином: прочитає не тільки повідомлення про розсилку, але і сам вкладений документ, причому не тільки прочитає його, а й внесе до нього свої побажання та коментарі, а потім надішле його наступному кореспондентові. Спробуємо простежити, як це відбувається.

Щоб відкрити документ, що сам пересилається, одержувачу достатньо зробити подвійне клацання мишею по значку вкладеного документа в повідомленні. Далі зазвичай одержувач вносить свої зміни до документа. Наприкінці роботи він має надіслати документ далі за маршрутом.

>Файл>Надіслати > Наступний адресат...

Надіслати документ "Олег Моховиков"

Мал. 18.6. Повідомлення з розсилкою документа

Що станеться після цього? По-перше, повідомлення буде надіслано наступному одержувачу у списку розсилки - Моховикову Олегу. Він зможе прочитати документ із уже внесеними змінами та внести власні. По-друге, вихідний відправник буде повідомлено про рух документа за списком розсилки, оскільки у діалоговому вікні Маршрут(Routing Slip) було встановлено прапорець Відстежувати стан(Track Status).

Якщо все буде гаразд, документ просуватиметься за списком розсилки, доки не буде вичерпано весь список розсилки цього документа. Остання адресаті в маршруті буде запропоновано повернути змінений документ ініціатору розсилки, і, таким чином, коло замкнеться.

Для прискорення процесу можна надіслати документ не по черзі, а всім одразу. У цьому випадку злиття змін лягає на плечі відправника.

Залежно від версії Word або Outlook, що використовується, ви можете вставити в документ Wordі додати до нього різні об'єкти (наприклад, PDF-файли, діаграми або листи Excel) або повідомлення електронної пошти за допомогою зв'язування або впровадження. Щоб вставити об'єкт, на вкладці Вставканатисніть кнопку Об'єкт.

Вставка нового об'єкту

Щоб створити новий файлдля вставки в документ Word або повідомлення електронної пошти:

Поради:

Відомості у розділі Результатвизначаються вибраним типом об'єкта та станом прапорця У вигляді піктограми(Встановлений чи ні). Ця інформація допоможе вам визначитися з тим, що саме потрібно вставити і в якому вигляді.

Щоб змінити дані у вставленому об'єкті, клацніть двічі.

Зв'язування або використання існуючого файлу

Щоб зв'язати або вбудувати вже створений об'єкт:

Впроваджені об'єкти та пов'язані об'єкти

Впроваджені об'єктистають частиною файлу Word або поштового повідомлення і після вставки втрачають зв'язок із вихідним файлом.

Пов'язані об'єктиможуть оновлюватись при зміні вихідного файлу. Пов'язані дані зберігаються у вихідному файлі. У файлі Word або поштовому повідомленні (цільовому файлі) зберігаються лише відомості про розташування вихідного файлу та відображається подання пов'язаних даних. Якщо розмір файлу має значення, використовуйте пов'язані об'єкти.