Κατεβάστε ένα πρόγραμμα για την εκτύπωση εγγράφων στον υπολογιστή σας. Ποιο είναι το όνομα της εφαρμογής όπου μπορείτε να εκτυπώσετε. Πώς να πληκτρολογήσετε κείμενο - τα βασικά της εργασίας με κείμενο. Οι απλούστεροι επεξεργαστές κειμένου

Γεια σε όλους αγαπητοί μου! Μόλις χθες συνειδητοποίησα αυτό το πράγμα: πολλοί από τους αναγνώστες μου δεν γνωρίζουν πολύ καλά τους υπολογιστές. Δηλαδή, μιλάω εδώ για το πώς να βγάλω χρήματα χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο, για μερικές καλές υπηρεσίες για εξοικονόμηση χρημάτων ενώ ταξιδεύω, αλλά όλα είναι σαν τρελά, επειδή οι υπολογιστές είναι ένα σκοτεινό δάσος για μερικούς από τους καλεσμένους μου.

Σήμερα λοιπόν αποφάσισα να διορθώσω αυτήν την παράλειψη και να ξεκινήσω με μια πολύ λεπτομερή ιστορία για το πώς να πληκτρολογήσετε κείμενο σε έναν υπολογιστή. Ετσι...

Σε αυτό το άρθρο:

1. Πρόγραμμα για εργασία με κείμενο

Για να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο κειμένου, υπάρχουν ειδικά προγράμματα. Σας επιτρέπουν να εκτυπώσετε κείμενο, δηλαδή να δημιουργήσετε μια διάταξη εγγράφου σε ηλεκτρονική μορφή, το οποίο στη συνέχεια μπορεί να εκτυπωθεί σε υπολογιστή ή να μεταφερθεί σε μονάδα flash.

Υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός τέτοιων προγραμμάτων, αλλά υπάρχουν μόνο μερικά από τα πιο δημοφιλή.

1 — το γραφείο της MicrosoftΛέξη
2 -Σημειωματάριο
3 - Writer (σπάνια χρησιμοποιείται, πρέπει να εγκατασταθεί ξεχωριστά).

2. Πώς να βρείτε το επιθυμητό πρόγραμμα στον υπολογιστή σας

Γνωρίζω από την οικογένειά μου ότι το πιο δύσκολο πράγμα για έναν αρχάριο στο πρώτο στάδιο είναι να βρει και να ανοίξει αυτά τα προγράμματα.

Για να αντιμετωπίσετε αυτήν την εργασία, πρέπει να καταλάβετε πώς μοιάζουν τα εικονίδια του προγράμματος. Τις περισσότερες φορές αυτό είναι ένα εικονίδιο εγγράφου με το γράμμα W, ή όπως στην τελευταία περίπτωση - με το γράμμα ΕΝΑ(έτσι ορίζεται το πρόγραμμα WordPad):

Κοιτάξτε προσεκτικά την επιφάνεια εργασίας και τη γραμμή εργαλείων παρακάτω, τα προγράμματα μπορούν να τοποθετηθούν σε εμφανές σημείο, όπως στην επιφάνεια εργασίας μου (παρεμπιπτόντως, εδώ είναι, μην ανησυχείτε):

Εάν δεν βρείτε κάτι τέτοιο, δοκιμάστε τη δεύτερη μέθοδο:

1 - εκκινήστε τον πίνακα Αρχήή απλώς κάντε κλικ στο στρογγυλό εικονίδιο στην κάτω αριστερή γωνία, θα ανοίξει ένα μενού.

Σε αυτό πρέπει να βρείτε ένα πεδίο για αναζήτηση αρχείων, το αποκαλώ Βρείτε προγράμματα και αρχεία:

Σε αυτό το πεδίο εισάγετε το όνομα του προγράμματος που αναζητάτε. Για παράδειγμα, εισάγω τη λέξη Word και παίρνω προγράμματα της Microsoft Office Word:

Αν πληκτρολογήσω τη λέξη WordPad, θα βρει αυτό το πρόγραμμα για μένα:

Μετά από αυτό, απλά κάνετε κλικ στο πρόγραμμα που βρέθηκε και ανοίγει ένα παράθυρο εργασίας μπροστά σας στο οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο: να εκτυπώσετε κείμενο, να το επεξεργαστείτε και να το αποθηκεύσετε.

3. Εργασία με ένα έγγραφο και επεξεργασία κειμένου

Έτσι, μπροστά σας είναι ένας χώρος εργασίας, το λεγόμενο κενό φύλλο. Εδώ μπορείτε να εκτυπώσετε κείμενο και να το επεξεργαστείτε όπως θέλετε.

Συνήθως, οι αρχάριοι, όταν βλέπουν αυτό το φύλλο και έναν τεράστιο αριθμό κουμπιών, χάνονται και δεν ξέρουν τι να κάνουν. Αυτό που προκαλεί μια εγκεφαλική έκρηξη περισσότερο από όλα είναι το πληκτρολόγιο: δεν είναι σαφές πού και τι να πατήσετε.

Έτσι, δεν χρειάζεται να φοβάστε αυτό, σίγουρα θα μπορείτε να το καταλάβετε. Για να το κάνετε αυτό, απλώς παρακολουθήστε αυτό το ενημερωτικό βίντεο· όλα σε αυτό είναι πολύ απλά και εξηγούν λεπτομερώς τα κύρια χαρακτηριστικά του προγράμματος.

Φροντίστε να παρακολουθήσετε αυτό το κατατοπιστικό βίντεο από την αρχή μέχρι το τέλος, θυμηθείτε να επαναλάβετε όλα τα βήματα μετά τον παρουσιαστή. Αυτό θα κάνει ένα τεράστιο βήμα στην εκμάθηση των επεξεργαστών κειμένου.

Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εξασκηθείτε και στη συνέχεια θα μπορείτε να πλοηγηθείτε κυριολεκτικά σε οποιοδήποτε πρόγραμμα κειμένου, αφού όλα έχουν σχεδιαστεί περίπου το ίδιο.

4. Πώς να αποθηκεύσετε κείμενο

Αφού δημιουργήσετε το έγγραφό σας, μπορείτε να το αποθηκεύσετε. Για να το κάνετε αυτό, βρείτε το κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία που καλεί το μενού και επιλέξτε από αυτό το μενού Αποθήκευση ωςκαι οποιαδήποτε κατάλληλη μορφή, για παράδειγμα Έγγραφο Word:

Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε:

1. πού να αποθηκεύσετε το αρχείο (συνήθως επιλέγω Desktop,
2. πώς να ονομάσετε το αρχείο (εισαγάγετε οποιοδήποτε κατάλληλο όνομα),
3. και τη μορφή αρχείου (δεν το αλλάζω, το αφήνω ως προεπιλογή).

Ετοιμος! Αυτό το αρχείο θα εμφανίζεται τώρα στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας.

Μπορείτε να κάνετε ό,τι θέλετε με αυτό το έγγραφο. Για παράδειγμα, τοποθετήστε το σε μια μονάδα flash, στείλτε το μέσω ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, ανοίξτε για περαιτέρω επεξεργασία ή διαγραφή.

Παρεμπιπτόντως, εάν εργάζεστε σε ένα μεγάλο έγγραφο, σας συνιστώ να κάνετε ενδιάμεσες αποθηκεύσεις. Και όσο πιο συχνά, τόσο το καλύτερο.

5. Πώς να μεταφέρετε ένα αρχείο κειμένου σε μια μονάδα flash

Όλα είναι πολύ απλά.

1. Τοποθετήστε τη μονάδα flash στον υπολογιστή.

2. Στην επιφάνεια εργασίας σας, βρείτε και ανοίξτε Ο υπολογιστής μου(ή απλά Υπολογιστή).

3. Στο παράθυρο που ανοίγει θα πρέπει να δείτε Αφαιρούμενη μονάδα δίσκου, κάντε κλικ σε αυτό 2 φορές:

Θα ανοίξει ένα κενό παράθυρο, το οποίο θα αφήσουμε προς το παρόν:

4. Τώρα βρείτε το αρχείο κειμένου μας, το αποθηκεύσαμε στην προηγούμενη παράγραφο στην επιφάνεια εργασίας σας. Κάντε κλικ σε αυτό με το ΔΕΞΙ κουμπί του ποντικιού και στο μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε αντίγραφο:

5. Τώρα επιστρέψτε στην αφαιρούμενη μονάδα που μόλις ανοίξαμε στο βήμα 3, κάντε κλικ στο ελεύθερο πεδίο με το ΔΕΞΙ κουμπί του ποντικιού και επιλέξτε Εισάγετε:

Το έγγραφο θα αντιγραφεί και θα εμφανιστεί σε αυτό το πεδίο:

Αυτό ήταν, τώρα η μονάδα flash μπορεί να αφαιρεθεί από τον υπολογιστή.

6. Πώς να εκτυπώσετε ένα έγγραφο σε έναν εκτυπωτή

Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν εκτυπωτή, είναι ήδη συνδεδεμένος στον υπολογιστή σας και έχει ρυθμιστεί σωστά. Δεν θα μιλήσω για τη σύνδεση του εκτυπωτή και των ρυθμίσεων τώρα, καθώς αυτό είναι ένα θέμα για ξεχωριστό άρθρο.

Αλλά αν έχετε ήδη ρυθμίσει τα πάντα, μπορείτε να εκτυπώσετε το έγγραφο κυριολεκτικά με 2 κλικ. Αλλά πρώτα, βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής είναι ενεργοποιημένος και έχει την απαιτούμενη ποσότητα χαρτιού.

1. Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να εκτυπώσετε:

2 . Βρείτε και ανοίξτε το μενού στην επάνω αριστερή γωνία και επιλέξτε από αυτό Σφραγίδα,και μετά πάλι Σφραγίδα:

Θα ανοίξει ένα παράθυρο με πολλές ρυθμίσεις, αλλά μην τις φοβάστε, είναι όλες αρκετά απλές.

Εδώ μπορείτε να επιλέξετε έναν εκτυπωτή, εάν έχετε πολλούς από αυτούς, τον αριθμό των αντιγράφων του εγγράφου, τη μορφή φύλλου, το χρώμα εκτύπωσης κ.λπ.

Αλλά αν δεν χρειάζεστε συγκεκριμένες ρυθμίσεις, μπορείτε να αφήσετε τα πάντα ως προεπιλογή και απλώς να κάνετε κλικ στο OK.

Ο εκτυπωτής θα ξεκινήσει την εκτύπωση και θα λάβετε το έγγραφο. Παρεμπιπτόντως, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εκτυπώσετε όχι μόνο ένα έγγραφο κειμένου, αλλά και άλλα αρχεία, το σχήμα θα είναι το ίδιο.

7. Γίνετε «ΕΣΥ» με τον υπολογιστή σας και βελτιώστε τη ζωή σας

Δεν έχω κοινή γλώσσαμε έναν υπολογιστή σήμερα είναι ένα μεγάλο πρόβλημα. Αν πριν από 5 χρόνια ήταν συγγνώμη να μην μπορώ να δουλέψω με την τεχνολογία, σήμερα αυτό έχει ως αποτέλεσμα ένα τεράστιο εμπόδιο για κάθε αρχάριο. Αυτό συμβαίνει γιατί σχεδόν κάθε επάγγελμα σήμερα έρχεται σε επαφή με έναν υπολογιστή με τον ένα ή τον άλλο τρόπο.

Όταν δούλευα σε μια μεγάλη στρατιωτική επιχείρηση, εγκατέστησαν νέα έκδοσηπρόγραμμα σχεδιασμού. Δεν μου δημιούργησε κανένα πρόβλημα, απλά ένα νέο κέλυφος.

Αυτό μπορεί να συγκριθεί με την ενημερωμένη συσκευασία των αγαπημένων μου καραμέλες: δεν σταμάτησα να τα αγοράζω λιγότερο, αλλά απλά μπόρεσα να προσαρμοστώ γρήγορα στο νέο περιτύλιγμα.

Αλλά για πολλούς υπαλλήλους αυτό ήταν κυριολεκτικά μια καταστροφή, ήταν τόσο εξαρτημένοι από τη διεπαφή του προγράμματος και ο εγκέφαλός τους ήταν τόσο απελπιστικά ανθεκτικός σε οτιδήποτε νέο. Ως αποτέλεσμα, εκπαιδεύτηκαν ακόμη και να εργάζονται στη νέα διεπαφή.

Σήμερα δεν είναι η καλύτερη στιγμή για Ρωσικές εταιρείες, και δεν χρειάζεται καν να μαντέψω ποιος θα απολυθεί πρώτος...

Και ένα εντελώς αντίθετο παράδειγμα είναι επίσης από την πραγματική ζωή.

Ο μηχανικός έχει περισσότερα από 40 χρόνια εμπειρίας, αναπτύσσει και κατέχει συνεχώς όχι μόνο τον υπολογιστή, αλλά και όλα τα σύγχρονα προγράμματα μηχανικής. Δεν θέλουν να αφήσουν έναν τέτοιο ειδικό να φύγει· είναι απαραίτητος, περιζήτητος και μιλάει την ίδια γλώσσα με τους νεαρούς υφισταμένους του.

Αυτό είναι μόνο ένα παράδειγμα. Τώρα σκεφτείτε πόσες ευκαιρίες ανοίγει η δυνατότητα χρήσης υπολογιστή για να κερδίσετε χρήματα εξ αποστάσεως μέσω του Διαδικτύου. Ακόμη και αφού μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, μπορείτε να γράψετε .

Η εξοικείωση με έναν υπολογιστή είναι μια αναγκαιότητα σήμερα. Δεν έχει σημασία πού σπουδάζετε, σήμερα υπάρχει ένας τεράστιος όγκος χρήσιμου υλικού, μαθημάτων και σχολείων στο Διαδίκτυο.

Θα τελειώσω εδώ. Ελπίζω ότι το άρθρο ήταν χρήσιμο για εσάς και σας βοήθησε να κατανοήσετε τα κύρια σημεία. Προχωρήστε μπροστά, βελτιώστε, γίνετε καλύτεροι. Αυτό είναι όλο για σήμερα, σας ευχαριστώ για την προσοχή σας και αντίο!

Microsoft Word– ένα πρόγραμμα σχεδιασμένο για δημιουργία, επεξεργασία και επεξεργασία έγγραφα κειμένου. Αυτό το πρόγραμμαεξοπλισμένο με πολλά εργαλεία και πάνελ που παρέχουν γρήγορη επεξεργασία δεδομένων και εκτύπωση κειμένου. Το Microsoft Word κατέχει την πρώτη θέση μεταξύ των προγραμμάτων για αυτόν τον σκοπό, επειδή δεν έχει όμοιο σε λειτουργικότητα και πρακτικότητα. Εάν είναι απαραίτητο, κατεβάστε ένα δωρεάν πρόγραμμα για δημιουργία Έγγραφα Wordμπορείτε να ακολουθήσετε τον παρακάτω σύνδεσμο.

Το Microsoft Word είναι ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου που δημιουργήθηκε από προγραμματιστές της Microsoft. Αυτό το πρόγραμμα χρησιμοποιείται σε οποιοδήποτε γραφείο, εταιρεία και επιχείρηση. Η δημιουργία και η εκτύπωση εγγράφων κειμένου χρησιμοποιείται εδώ και πολύ καιρό κατά την κατάρτιση συμβάσεων και τη σύναψη συναλλαγών μεταξύ εταιρειών.

Το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου Microsoft Word σάς επιτρέπει να δημιουργείτε μεγάλα έγγραφα. Στο πρόγραμμα μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά, μια σημείωση, μια αφηρημένη ή πολυεπίπεδη εργασία κειμένου χρησιμοποιώντας συνδέσμους και πίνακες περιεχομένων.

Στιγμιότυπα οθόνης

Ο χρήστης μπορεί να εισάγει εικόνες, πίνακες και άλλα αρχεία σε οποιοδήποτε μέρος του εγγράφου και να δημιουργεί πλαίσια στο έγγραφο. Το Microsoft Word υποστηρίζει τη δημιουργία γραφημάτων και πολύπλοκων τύπων που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό αναλυτικών δεδομένων.

Στο πρόγραμμα, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε ένα έγγραφο ορίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης. Το Microsoft Word είναι εξοπλισμένο με εργαλεία για τη δημιουργία λιστών, αριθμημένων σελίδων, αυτόματων πινάκων περιεχομένων, υπερσυνδέσμων και άλλων στοιχείων που διευκολύνουν την εργασία με ένα μεγάλο έγγραφο κειμένου.

Ο χρήστης μπορεί να μορφοποιήσει το έτοιμο κείμενο και να προσθέσει στοιχεία που διευκολύνουν την προβολή των δεδομένων κειμένου. Στο Microsoft Word, μπορείτε να αλλάξετε το στυλ γραμματοσειράς, να καθορίσετε το μέγεθος, να δημιουργήσετε μια υπογραμμισμένη γραμματοσειρά, να επισημάνετε τυχόν τμήματα κειμένου με έντονη γραφή και πολλά άλλα.

Ανασκόπηση βίντεο του Word 2016

Αυτό το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου έχει σχεδιαστεί απλά και άνετα. Το Word δεν απαιτεί ειδικές δεξιότητες ή πρόσθετη εκπαίδευση για τη δημιουργία ενός εγγράφου και την επεξεργασία του. Όλα τα χειριστήρια και τα εργαλεία εμφανίζονται στον πίνακα, εάν είναι απαραίτητο, ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει την εμφάνιση των εικονιδίων και να προσθέσει πρόσθετες λειτουργίες.

Όταν παρουσιαστεί πρόβλημα κατά την επεξεργασία κειμένου ή δεν είναι σαφές πώς να εκτελέσετε μια λειτουργία ή να προσθέσετε ένα στοιχείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη βοήθεια. Η Βοήθεια του Microsoft Word είναι πολύ βολική και περιέχει κεφάλαια για γρήγορη μετάβαση στο επιθυμητό θέμα.

Το Microsoft Word 2007 επανασχεδιάστηκε. Όλα τα πάνελ και τα εργαλεία τοποθετούνται σε ξεχωριστό υποπαράθυρο, το οποίο απλοποιεί την επιλογή ενός στοιχείου. Αυτή η προσέγγιση στον επανασχεδιασμό του σχεδιασμού δεν άρεσε σε πολλούς χρήστες που ήταν συνηθισμένοι σε περισσότερα προηγούμενες εκδόσειςπρογράμματα.

Για συγκεκριμένο αριθμό χρηστών, η ενημερωμένη διεπαφή προγράμματος έγινε κάτι νέο και οι οπαδοί του παλιού σχεδιασμού εξέφρασαν αρνητικά σχόλια. Το Microsoft Word δημιουργείται χρησιμοποιώντας καρτέλες στις οποίες βρίσκονται αντικείμενα και εργαλεία για ένα συγκεκριμένο στοιχείο στο κύριο μενού του προγράμματος. Αυτή η μετάβαση από κλασικό μενούκαι οι λίστες με καρτέλες δεν αρέσουν σε όλους, αλλά αυτή η διεπαφή έχει πολλά πλεονεκτήματα. Τώρα όλες οι λειτουργίες ενός μενού βρίσκονται σε μία καρτέλα, κάτι που είναι πολύ βολικό όταν χρειάζεται συχνά να έχετε πρόσβαση σε εργαλεία.

Αυτό το πρόγραμμα λειτουργεί ακόμη και σε αδύναμους υπολογιστές. Το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σάς επιτρέπει να επεξεργάζεστε κείμενα και να προσθέτετε νέα στοιχεία σε αυτά. Το Microsoft Word 2007 δεν έχει διαφορές στη λειτουργικότητα ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΕΣ ΕΚΔΟΣΕΙΣπρογράμματα. Το πρόγραμμα λειτουργεί σταθερά σε λειτουργικά συστήματα νέας γενιάς.

Το Microsoft Word σάς επιτρέπει να δημιουργείτε πρότυπα, επαγγελματικές κάρτες, δοκιμαστικά έγγραφα με μεγάλο αριθμό σελίδων και άλλα έγγραφα κειμένου με δομή πολλών επιπέδων. Σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου μπορείτε να δημιουργήσετε μακροεντολές και σενάρια που αυτοματοποιούν την εργασία του χρήστη.

Η εργασία με έγγραφα απαιτεί πολύ χρόνο από τους χρήστες, ειδικά τους υπαλλήλους γραφείου. Υπάρχουν όμως πολλά προγράμματα που μπορούν να βελτιστοποιήσουν σημαντικά τη χειρωνακτική εργασία κατά την εργασία με έγγραφα αυτοματοποιώντας ορισμένες διαδικασίες. Πολλές από αυτές τις λύσεις είναι εύχρηστες, πολύ βολικές και φθηνές, και επομένως είναι διαθέσιμες σε ένα ευρύ φάσμα χρηστών. Σχετικά με τέτοια προγράμματα και θα μιλήσουμεσε αυτό το άρθρο.

Οργάνωση εγγράφων

Χρήστες που έχουν να αντιμετωπίσουν μεγάλο αριθμό από ηλεκτρονικά έγγραφα, η κατάσταση είναι γνωστή όταν, ακόμη και παρά το αυστηρό σύστημα καταλόγων και υποκαταλόγων, χρειάζεται πολύς χρόνος για να βρεθεί το σωστό έγγραφο. Μία από τις επιλογές για την επίλυση αυτού του προβλήματος είναι η χρήση ενός ειδικού προγράμματος καταλογογράφησης, το κύριο καθήκον του οποίου είναι η οργάνωση και η ταξινόμηση δεδομένων, η οποία τελικά εξασφαλίζει μια γρήγορη αναζήτηση για τις απαραίτητες πληροφορίες. Υπάρχει μια τεράστια ποικιλία τέτοιων καταλογιστών στην αγορά και όλοι τους επικεντρώνονται στην καταλογογράφηση είτε δίσκων, φακέλων και αρχείων, είτε ορισμένων εξαιρετικά εξειδικευμένων πληροφοριών (ταινίες, νομίσματα, γραμματόσημα κ.λπ.). Οποιοσδήποτε γενικός κατάλογος που σας επιτρέπει να καταλογίζετε φακέλους και αρχεία είναι κατάλληλος για την καταλογογράφηση εγγράφων. ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙ. Η καλύτερη από αυτές τις λύσεις είναι το πακέτο WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), αλλά είναι αρκετά ακριβό και οι δυνατότητές του είναι σαφώς περιττές για πολλούς χρήστες. Για τους περισσότερους ανθρώπους, η χρήση του πακέτου WinCatalog Standard θα είναι επαρκής.

Ένας άλλος τρόπος είναι να συνδυαστούν τα σχετικά έγγραφα σε πολύπλοκα ιεραρχικά δομημένα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε αρχεία δεδομένων που αντιστοιχούν σε αυτές τις δομές. Σε τέτοια δομημένα έγγραφα, είναι πολύ πιο βολικό να πλοηγηθείτε και να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε χάρη στις δυνατότητες δομής και προηγμένης αναζήτησης εντός του εγγράφου. Επιπλέον, μια τέτοια δομή σάς επιτρέπει να πραγματοποιείτε εξωτερικές αναζητήσεις και να αναζητάτε έγγραφα με βάση τμήματα του κειμένου που περιλαμβάνονται σε αυτές. Για παράδειγμα, το πακέτο Maple έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία ιεραρχικά δομημένων εγγράφων.

WinCatalog Standard

Προγραμματιστής: WinCatalog.com

Μέγεθος διανομής: 1,62 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Μέθοδος διανομής: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Τιμή: 200 τρίψτε.

Το WinCatalog Standard είναι ένας εύχρηστος πολυλειτουργικός καταλογιστής με σαφή διεπαφή στη ρωσική γλώσσα (Εικ. 1). Το πακέτο σάς επιτρέπει να καταγράφετε δεδομένα από οποιοδήποτε μέσο αποθήκευσης που μπορεί να συνδεθεί σε υπολογιστή: δισκέτες, σκληρούς δίσκους και μονάδες δικτύου, κανονικά CD και δίσκους ήχου, δίσκους Zip κ.λπ. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να ταξινομήσετε και να οργανώσετε τυχόν φακέλους και αρχεία, ανεξάρτητα από τη θέση τους. Μπορείτε να εισάγετε δεδομένα στον κατάλογο είτε χειροκίνητα (απευθείας σε εικονικούς φακέλους) είτε σαρώνοντας δίσκους (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων Zip που βρίσκονται εκεί) - σε αυτήν την περίπτωση, για ευκολία προσανατολισμού, οι φάκελοι και τα αρχεία που εξάγονται από δίσκους είναι καλύτερα να ταξινομούνται σε εικονικούς φακέλους. οι οποίες, χάρη στην υποστήριξη, οι λειτουργίες μεταφοράς και απόθεσης δεν θα χρειαστούν πολύ χρόνο.

Ρύζι. 1. Τυπική διεπαφή WinCatalog

Η γενική διαχείριση καταλόγου είναι εύκολη και βολική. Η διαίρεση των δεδομένων σε θεματικούς φακέλους απλοποιεί σημαντικά τον προσανατολισμό και η τοποθέτηση των φακέλων και των ένθετων στοιχείων τους μπορεί εύκολα να αλλάξει με απλή μεταφορά και απόθεση. Σύνθετη αναζήτηση (κατά όνομα, σχόλιο, μέγεθος και ημερομηνία τροποποίησης, Εικ. 2), που υποστηρίζει λειτουργίες Boolean και τη δυνατότητα επιλογής συγκεκριμένου φακέλου για αναζήτηση, καθώς και λαμβάνοντας υπόψη λέξεις-κλειδιά (μπορούν να προστεθούν με σύνεση σε μεμονωμένα στοιχεία καταλόγου), σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα το επιθυμητό έγγραφο και να βρείτε διπλότυπα - αφαιρέστε τα διπλά στοιχεία από τη συλλογή. Η εξαγωγή ολόκληρου ή μέρους του καταλόγου τεκμηρίωσης σε ένα αρχείο CVS καθιστά δυνατή την επεξεργασία των δεδομένων σε άλλη εφαρμογή (για παράδειγμα, MS Excel) και η εξαγωγή σε ένα αρχείο HTML είναι βολική για την εκτύπωση του καταλόγου.

Ρύζι. 2. Αναζήτηση εγγράφων στο WinCatalog Standard

Σφενδάμι 6.25

Προγραμματιστής: Crystal Office Systems

Μέγεθος διανομής: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows (όλες οι εκδόσεις)

Μέθοδος διανομής: shareware (έκδοση επίδειξης 30 ημερών: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Τιμή: Maple - 21,95 $, Maple Professional - 30,95 $

Το Maple είναι ένας εύχρηστος διαχειριστής εγγράφων που σας επιτρέπει να συνδυάσετε διάφορα υλικά ιεραρχικές δομέςκαι τελικά λάβετε δομημένα έγγραφα: επιχειρηματικά σχέδια, εκθέσεις, αναλυτικές σημειώσεις, φυλλάδια κ.λπ. Σε τέτοια ιεραρχικά δέντρα εγγράφων, οι διάφορες πληροφορίες παρουσιάζονται πιο ξεκάθαρα και η εύρεση οποιουδήποτε εγγράφου είναι πολύ πιο εύκολη από ό,τι με την τυπική καταλογογράφηση. Για να προβάλετε έγγραφα που δημιουργούνται στο Maple, χρειάζεστε ένα ειδικό πρόγραμμα προβολής, το Maple Reader, το οποίο μπορείτε να λάβετε δωρεάν στη διεύθυνση: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Το πακέτο έχει μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή (Εικ. 3) και είναι τόσο εύκολο να το μάθει κανείς που ακόμη και η έλλειψη ρωσικής τοπικής προσαρμογής του προγράμματος δεν θα αποτελέσει εμπόδιο για τους περισσότερους χρήστες, και επομένως αυτή την απόφασημπορεί να προταθεί στο ευρύτερο κοινό.

Ρύζι. 3. Διεπαφή προγράμματος Maple

Ο διαχειριστής είναι διαθέσιμος σε δύο εκδόσεις: βασικό Maple και εκτεταμένο Maple Professional. Μεταξύ των θεμελιωδών διαφορών της εκτεταμένης έκδοσης είναι η παρουσία πρόσθετων λειτουργιών όπως η αναζήτηση εγγράφων, ο γραμματικός έλεγχος, η κρυπτογράφηση αρχείων και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ιεραρχικών δομών.

Η βάση οποιουδήποτε εγγράφου στο Maple είναι ένα ιεραρχικό δέντρο κόμβων, το επίπεδο ένθεσης των υποκόμβων στους οποίους, καθώς και ο αριθμός τους, είναι απεριόριστος. Κάθε κόμβος αντιπροσωπεύει ένα ξεχωριστό έγγραφο που περιέχει όχι μόνο κείμενο (πληκτρολογημένο απευθείας, επικολλημένο από το πρόχειρο ή εισαγωγή από έγγραφα RTF, DOC, WRI και HTML), αλλά επίσης υλικό σε πίνακα, γραφικά, σύνδεσμοι σε βασικά τμήματα του τελικού εγγράφου ή αρχείων κ.λπ. Κατά την προετοιμασία εγγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα τυπικό σύνολο λειτουργιών για την εργασία με κείμενο: αλλαγή του τύπου και του μεγέθους γραμματοσειράς, δημιουργία λιστών, μορφοποίηση παραγράφων, χρήση στυλ κ.λπ. Η ενσωμάτωση με το MS Word σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τον ορθογραφικό έλεγχο που είναι ενσωματωμένος MS Word για έλεγχο γραμματικής και αναζήτηση συνωνύμων όχι μόνο στα αγγλικά, αλλά και στα ρωσικά. Το ενσωματωμένο σύστημα πλεονασμού παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας συμπιεσμένων αντίγραφα ασφαλείαςιεραρχικά έγγραφα (σε μορφές ZIP και CAB). Ο ενσωματωμένος οδηγός κρυπτογράφησης σάς βοηθά να κρυπτογραφείτε ευαίσθητα έγγραφα χρησιμοποιώντας τον κρυπτογραφικό αλγόριθμο Blowfish. Και η ενότητα αναζήτησης Finder σάς επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα τα απαραίτητα έγγραφα ανά τμήμα ονόματος, συγγραφέα, σχόλια, περιεχόμενο (Εικ. 4) κ.λπ.

Ρύζι. 4. Αναζήτηση εγγράφων κατά περιεχόμενο
σε αυτά το κείμενο στο Maple

Γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα

Η τεχνολογία της προετοιμασίας εγγράφων από υπολογιστή προϋποθέτει ότι τα έγγραφα που δημιουργούνται χρησιμοποιούνται στη συνέχεια επανειλημμένα. Για παράδειγμα, κατά την ανάπτυξη ενός νέου εγγράφου, μπορεί να χρειαστείτε μία ή δύο παραγράφους από το χθεσινό έγγραφο ή νέο έγγραφοΓενικά είναι αντίγραφο του παλιού αλλά με αλλαγμένες πληροφορίες μεταβλητής κ.λπ.

Δυστυχώς, ο χρήστης δεν μπορεί πάντα να θυμάται το όνομα ενός σημαντικού εγγράφου που δημιουργήθηκε προχθές και μερικές φορές δεν έχει την παραμικρή ιδέα για το πού να το αναζητήσει. Φυσικά, πρέπει να δώσετε στα έγγραφα ουσιαστικά ονόματα και να τα αποθηκεύσετε, τηρώντας τη σαφή καταλογογράφηση, αλλά, δυστυχώς, συμβαίνει διαφορετικά, λόγω βιασύνης, κλήσεων που αποσπούν την προσοχή κ.λπ. Ως αποτέλεσμα, η αναζήτηση του απαιτούμενου εγγράφου μπορεί να πάρει πολύ πολύτιμο χρόνο - σε τελική ανάλυση, δεν είναι καθόλου γεγονός ότι θα μπορείτε να το ανοίξετε μέσω της λίστας των Windows με συνδέσμους προς τα πιο πρόσφατα έγγραφα που είναι προσβάσιμα μέσω του μενού Έναρξη . Γεγονός είναι ότι αυτή τη λίστα:

• περιορίζεται σε 15 έγγραφα - αυτό σημαίνει ότι η πιθανότητα να συμπεριληφθούν έγγραφα, για παράδειγμα, πριν από μια εβδομάδα είναι πρακτικά μηδενική.
• δεν σας επιτρέπει να εντοπίσετε ένα έγγραφο εάν θυμάστε μέρος του κειμένου, αλλά ξεχάσατε το όνομα του αρχείου.
• δεν περιλαμβάνει έγγραφα με το ίδιο όνομα (αλλά ταυτόχρονα διαφορετικά) που είναι αποθηκευμένα με το ίδιο όνομα, αλλά σε διαφορετικούς φακέλους, κάτι που είναι σχετικό, για παράδειγμα, όταν Δουλεύοντας μαζίπάνω από το έγγραφο με το σχηματισμό πολλών από τις εκδόσεις του.

Υπάρχει ένα άλλο πρόβλημα - προβλέπεται στο Λίστα WindowsΤα πρόσφατα έγγραφα είναι ένα από τα κανάλια για τη διαρροή εμπιστευτικών δεδομένων, καθώς μέσω αυτού οποιοσδήποτε χρήστης (συμπεριλαμβανομένου ενός εισβολέα) μπορεί να πλοηγηθεί στη φύση της δραστηριότητας του υπολογιστή του κατόχου. Επομένως, συνιστάται να καθαρίζετε τακτικά αυτήν τη λίστα, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας βοηθητικά προγράμματα για την αφαίρεση "άχρηστων" δεδομένων από το δίσκο. Ως αποτέλεσμα, προκύπτει μια φαινομενικά παράδοξη κατάσταση: εάν ο χρήστης καταστρέφει τακτικά πληροφορίες σχετικά με έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα για λόγους ασφαλείας, τότε χάνει γρήγορη πρόσβασησε αυτούς, και διαφορετικά κινδυνεύει να γίνει θύμα επιτιθέμενων. Ωστόσο, υπάρχει μια διέξοδος - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εξειδικευμένο βοηθητικό πρόγραμμα ActualDoc, το οποίο επεκτείνει τις δυνατότητες των Windows όσον αφορά την εργασία με τα πιο πρόσφατα έγγραφα.

Εάν το απαιτούμενο έγγραφο δημιουργήθηκε εδώ και πολύ καιρό και επομένως δεν μπορεί να εμφανιστεί στη λίστα των εγγράφων που έχουν ανοίξει πρόσφατα (τόσο ενσωματωμένο στα Windows όσο και στη λίστα ActualDoc), τότε θα πρέπει να καταφύγετε στην αναζήτησή του. Ένα άλλο πρόβλημα προκύπτει εδώ - κατά κανόνα, ο χρήστης δεν θυμάται το όνομα του εγγράφου (καθώς και την ημερομηνία δημιουργίας του), αλλά γνωρίζει ποιες λέξεις-κλειδιά εμφανίζονται στο κείμενο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αναζητήσετε ένα έγγραφο με τμήματα του κειμένου που περιλαμβάνεται σε αυτό - δυστυχώς, αυτή η εργασίααν και μπορεί να λυθεί με ενσωματωμένο χρησιμοποιώντας Windowsή, για παράδειγμα, Word, αλλά πολύ μέτρια. Και το θέμα δεν είναι μόνο ότι μια τέτοια αναζήτηση δεν είναι εντελώς προφανής και εκτελείται αργά - μερικές φορές μπορείς να ζήσεις με αυτό. Αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι ότι δεν θα βρεθούν όλα τα αρχεία - τα μορφολογικά χαρακτηριστικά της ρωσικής γλώσσας δεν θα ληφθούν υπόψη κατά την αναζήτηση, επομένως τα αρχεία στα οποία οι αναζητούμενες λέξεις έχουν διαφορετική κατάληξη πεζών-κεφαλαίων θα παραμείνουν αδιάφορα. Ταυτόχρονα, εξειδικευμένα βοηθητικά προγράμματα αναζήτησης όπως το "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/), το Superior Search (http://superiorsearch.ru/), το "Archivarius 3000" και το Phoenix Search (http ://indexlab.net/), μπορεί να βρει γρήγορα τα απαραίτητα έγγραφα ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Η πιο ελκυστική από τις προαναφερθείσες λύσεις σε σχέση τιμής/ποιότητας μας φαίνεται να είναι το πακέτο Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Προγραμματιστής: Λογισμικό Flexigen

Μέγεθος διανομής: Standard - 4,1 MB, Professional - 3,6 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 2000/XP/2003/Vista

Μέθοδος διανομής:Τυπικό - δωρεάν λογισμικό (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Επαγγελματικό - κοινόχρηστο λογισμικό (έκδοση επίδειξης 14 ημερών - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

Τιμή: Τυπικό - δωρεάν, Επαγγελματικό - 19,95 $

Το ActualDoc είναι ένας πρόσφατος διαχειριστής εγγράφων που θυμάται τα χρησιμοποιημένα έγγραφα και παρέχει γρήγορη και ασφαλή πρόσβαση σε αυτά. Το πρόγραμμα είναι απλό και διαισθητικό, έχει μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή με υποστήριξη για τη ρωσική γλώσσα (Εικ. 5) και δεν απαιτεί σχεδόν καθόλου χρόνο για να κυριαρχήσει, ειδικά επειδή συνοδεύεται από ένα ολοκληρωμένο σύστημα βοήθειας και ως εκ τούτου μπορεί να γίνει ένα απαραίτητο εργαλείο τόσο για επαγγελματίες όσο και για οικιακούς χρήστες.

Ρύζι. 5. Διεπαφή προγράμματος ActualDoc

Το ActualDoc διατηρεί αρχεία λήψης απεριόριστου αριθμού εγγράφων εντός μιας καθορισμένης από τον χρήστη περιόδου (60 ημέρες από προεπιλογή), υποστηρίζει περισσότερες από 40 μορφές αρχείων (κείμενο και αρχεία γραφικών, έγγραφα MS Office και έγγραφα HTML, αρχεία PDF κ.λπ.) και σας επιτρέπει να κατεβάσετε γρήγορα οποιοδήποτε από αυτά. Η εύρεση του απαιτούμενου εγγράφου στο περιβάλλον του προγράμματος δεν αποτελεί πρόβλημα. Εάν η κύλιση των εγγράφων που έχει απομνημονεύσει είναι σχετικά μικρή, τότε μπορείτε να επιλέξετε το έγγραφο απευθείας από τη λίστα. Διαφορετικά, θα ήταν σοφότερο να περιορίσετε πρώτα τη λίστα των πιθανών υποψηφίων φιλτράροντάς την (φιλτράρισμα κατά χρόνο είναι δυνατό). Ομεσοδιάστημα, κατά επέκταση και κατηγορία) ή αναζήτηση με βάση το όνομα του εγγράφου (γενικά) ή από ένα τμήμα του κειμένου που περιλαμβάνεται σε αυτό (ωστόσο, η αναζήτηση σε ρωσικό κείμενο δεν είναι πάντα επιτυχής). Υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να ανοίξετε γρήγορα το επιθυμητό έγγραφο - μέσω των ενσωματωμένων σελιδοδεικτών (όπως και στο Internet Explorer; ρύζι. 6), το οποίο μπορεί να αντιστοιχιστεί σε μεμονωμένα έγγραφα που χρησιμοποιούνται συχνά και επιταχύνει σημαντικά την πρόσβαση σε αυτά, καθώς δεν χρειάζεται αναζήτηση. Το επιλεγμένο έγγραφο είναι διαθέσιμο στην ενσωματωμένη προβολή - για προβολή, αναζήτηση και αντιγραφή, καθώς και σε εξωτερική εφαρμογή - για επεξεργασία και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πλήρη επεξεργασία, επιλεκτική αντιγραφή πληροφοριών από αυτό ή για αποστολή του εγγράφου από ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Ταυτόχρονα, η ίδια η λίστα των εγγράφων μπορεί να κρυφτεί από τα αδιάκριτα βλέμματα και να προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης - σε αυτήν την περίπτωση, τα αρχεία που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα δεν θα εμφανίζονται στο μενού Έναρξη -> Έγγραφα.

Ρύζι. 6. Άνοιγμα εγγράφου μέσω σελιδοδείκτη
στο ActualDoc

Το πακέτο διατίθεται σε δύο εκδόσεις: τη δωρεάν βασική Standard και την επί πληρωμή Professional. Δυνατότητες δωρεάν έκδοσηδεν σας επιτρέπουν να προβάλετε έγγραφα σε ενσωματωμένα προγράμματα προβολής, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αναζήτησης (ως αποτέλεσμα, μπορείτε να αναζητήσετε έγγραφα μόνο οπτικά, προβάλλοντας την πλήρη ή φιλτραρισμένη λίστα), να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες κατηγορίες και να επεξεργαστείτε σελιδοδείκτες.

Αρχειοθέτης 3000 (3.82)

Προγραμματιστής: Likasoft

Μέγεθος διανομής: 3 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Μέθοδος διανομής: shareware (έκδοση επίδειξης 30 ημερών - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Τιμή:φοιτητική άδεια - 195 ρούβλια, προσωπική άδεια - 295 ρούβλια, εμπορική άδεια - 900 ρούβλια.

« Archivist 3000" είναι η βέλτιστη λύση για γρήγορη αναζήτησηέγγραφα σε 18 διαφορετικές γλώσσες (συμπεριλαμβανομένων των ρωσικών, αγγλικών, γερμανικών και γαλλικών), που απευθύνονται σε ένα ευρύ φάσμα χρηστών. Το πρόγραμμα παρέχει άμεση πρόσβαση σε έγγραφα που βρίσκονται στον σκληρό σας δίσκο, στο δίκτυο και στις αφαιρούμενες μονάδες (CD, DVD, ZIP κ.λπ.) και μπορεί να λειτουργήσει με όλους τους δημοφιλείς τύπους εγγράφων (αρχεία PDF, έγγραφα MS Office, αρχεία κειμένου κ.λπ. ). ). Μπορεί να κάνει αναζήτηση σε αρχεία (ZIP, RAR κ.λπ.), σε μηνύματα email (Outlook, Outlook Express, The Bat!, κ.λπ.) και σε αρχεία που είναι συνημμένα σε αυτά. Επιπλέον, υποστηρίζεται η αναζήτηση στις βάσεις δεδομένων Lotus Notes και Lotus Domino και στις βάσεις δεδομένων μηνυμάτων ICQ, Odigo IM και Miranda IM.

Μαζί με την τακτική αναζήτηση ανά λέξη-κλειδί ή σύνολο λέξεων-κλειδιών, το πρόγραμμα υποστηρίζει μια σύνθετη λειτουργία αναζήτησης χρησιμοποιώντας λογικές λειτουργίες και μπορεί να αναζητήσει έγγραφα όχι μόνο κατά περιεχόμενο, αλλά και κατά όνομα αρχείου, ημερομηνία τροποποίησης, μέγεθος, τύπο εγγράφου, κωδικοποίηση κ.λπ. ( Εικ. 7). Χάρη σε πλήρης υποστήριξη Unicode, η αναζήτηση εκτελείται σωστά όχι μόνο σε έγγραφα σε μία γλώσσα, αλλά και σε πολύγλωσσα (για παράδειγμα, με κείμενο στα ρωσικά και γερμανικά ταυτόχρονα). Είναι δυνατή η απομακρυσμένη αναζήτηση εγγράφων μέσω του Διαδικτύου με επακόλουθη πρόσβαση στα έγγραφα που βρέθηκαν μέσω οποιουδήποτε προγράμματος περιήγησης στο Διαδίκτυο, για παράδειγμα, του Internet Explorer. Τα αποτελέσματα αναζήτησης μπορούν να παρουσιαστούν σε λειτουργία αποσπάσματος, όταν εμφανίζονται τα πιο σημαντικά (σχετικά) τμήματα επιλεγμένων εγγράφων με επισήμανση των λέξεων που βρέθηκαν και σε λειτουργία πίνακα, όταν σύντομες πληροφορίεςσχετικά με έγγραφα (Εικ. 8), βάσει των οποίων μπορούν να ταξινομηθούν.

Ρύζι. 7. Αναζήτηση εγγράφων στο περιβάλλον Archivist 3000

Ρύζι. 8. Επιλογές για την παρουσίαση των αποτελεσμάτων αναζήτησης
στο "Archivarius 3000"

Συμπλήρωση τυπικών εγγράφων

Η προετοιμασία τυποποιημένων εγγράφων καταλαμβάνει σημαντικό μέρος του χρόνου εκείνων των χρηστών που, ως μέρος των καθηκόντων τους, ασχολούνται με την προετοιμασία διαφόρων εγγράφων σε ασφαλιστικές εταιρείες, τράπεζες, συμβολαιογραφεία, εταιρείες παροχής διαφόρων ειδών υπηρεσιών κ.λπ. Κατά κανόνα, τέτοια έγγραφα δημιουργούνται σε κείμενο Επεξεργαστής Wordβασίζονται σε έγγραφα βάσης που αναπτύχθηκαν αρχικά στα οποία απλώς αντικαθίστανται ορισμένες μεταβλητές πληροφορίες. Δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο σε αυτό, αλλά με μεγάλους όγκους τεκμηρίωσης, τα σφάλματα είναι αναπόφευκτα - μπορείτε, για παράδειγμα, να εισαγάγετε κατά λάθος δεδομένα σε λάθος μέρος όπου υποτίθεται ότι βρίσκονται ή να διαγράψετε πολλές λέξεις του εγγράφου κ.λπ. Επομένως, είναι επιθυμητό μόνο εκείνα τα πεδία στα οποία πρέπει να εισαχθούν δεδομένα να είναι ανοιχτά για εισαγωγή και όλο το άλλο κείμενο να είναι αποκλεισμένο. Οι προγραμματιστές έχουν παράσχει τη δυνατότητα δημιουργίας τέτοιων εγγράφων στο Word. Αρκεί να αναπτυχθεί μια σειρά προτύπων για όλα τα τυπικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται στον οργανισμό, ώστε κάθε πρότυπο να απαγορεύει την αλλαγή μόνιμων δεδομένων (εντολή Εργαλεία -> Ρύθμιση προστασίας -> Απαγόρευση τυχόν αλλαγών εκτός από την εισαγωγή δεδομένων σε πεδία φόρμας) και εκπαιδεύστε τους χρήστες να δημιουργούν έγγραφα χρησιμοποιώντας πρότυπα. Για τυπικά έγγραφα, όπου υπάρχουν σχετικά λίγες μεταβλητές πληροφορίες, τέτοια πρότυπα θα είναι αρκετά επαρκή για να επιταχύνουν σημαντικά τη διαδικασία προετοιμασίας των εγγράφων και να μειώσουν τον κίνδυνο σφαλμάτων.

Ωστόσο, στην πράξη, χρησιμοποιούνται πολλά τυπικά έγγραφα στα οποία οι πληροφορίες μεταβλητών καταλαμβάνουν έως και το ήμισυ του όγκου και ορισμένα από τα μεταβλητά δεδομένα επαναλαμβάνονται πολλές φορές με τη μία ή την άλλη μορφή (Εικ. 9) - για παράδειγμα, πλήρες όνομα. σε διαφορετικές περιπτώσεις, λέξεις για καταχωρημένες ημερομηνίες ή ποσά κ.λπ. Σε αυτήν την περίπτωση, η χρήση προτύπων του Word δεν βοηθάει πολύ, καθώς η συμπλήρωση εγγράφων ακόμη και με τη χρήση προτύπων θα πάρει πολύ χρόνο, επειδή όλα τα μεταβλητά δεδομένα θα πρέπει να εισαχθούν χειροκίνητα.

Ρύζι. 9. Παράδειγμα εγγράφου με μεγάλο όγκο
μεταβλητές πληροφορίες

Υπάρχει ένα ακόμη χαρακτηριστικό της προετοιμασίας τυποποιημένων εγγράφων - συχνά είναι απαραίτητο να συντάσσετε όχι ένα έγγραφο, αλλά πολλά ταυτόχρονα (για παράδειγμα, για τη σύνταξη τραπεζικής συμφωνίας για το άνοιγμα ενός θεματοφύλακα, χρειάζονται τρεις ή τέσσερις τύποι συμφωνιών για υπογραφή). Έτσι, οι ίδιες πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν σε διαφορετικά έγγραφα, κάτι που απαιτεί επίσης πολύ χρόνο και η πιθανότητα σφάλματος αυξάνεται ανάλογα. Μπορείτε να προετοιμάσετε τέτοια έγγραφα πολύ πιο γρήγορα χρησιμοποιώντας εξειδικευμένες εφαρμογές που έχουν σχεδιαστεί για να αυτοματοποιούν τη διαδικασία προετοιμασίας τυπικών εγγράφων, όπως το AutoDoc ή το Blitz Document. Αυτές οι εφαρμογές βασίζονται επίσης στη χρήση προτύπων, τα οποία, σε αντίθεση με τα συνηθισμένα πρότυπα του Word, όχι μόνο σας επιτρέπουν να εισάγετε δεδομένα στα πεδία που προβλέπονται για αυτό (για τα οποία ο χρήστης πρέπει να συμπληρώσει ένα σύνολο φορμών με δεδομένα), αλλά μπορεί επίσης να μετασχηματίσει τα δεδομένα που εισάγονται με προγραμματισμένο τρόπο, για παράδειγμα μπορεί να αντικαταστήσει αριθμούς σε λέξεις, κλίση λέξεων και φράσεων σύμφωνα με γραμματικές περιπτώσεις κ.λπ. Ως αποτέλεσμα, τα απαραίτητα έγγραφα συμπληρώνονται γρήγορα και ο αριθμός των σφαλμάτων που μπορούν να γίνουν είναι μια τάξη μεγέθους μικρότερος από ό,τι κατά την παραδοσιακή προετοιμασία τους στο Word. Επιπλέον, η δημιουργία τυπικών εγγράφων μέσω εξειδικευμένων λύσεων είναι επίσης ελκυστική επειδή όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται καταχωρούνται αυτόματα και η εύρεση οποιουδήποτε από αυτά στο μέλλον δεν αποτελεί πρόβλημα και ο χρήστης δεν χρειάζεται να γνωρίζει τις περιπλοκές της προετοιμασίας εγγράφων, επειδή όλες οι νομικές αποχρώσεις λαμβάνονται ήδη υπόψη στα πρότυπα.

AutoDoc 1.2

Προγραμματιστής: EleWise

Μέγεθος διανομής: 6 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 2000/XP/2003

Μέθοδος διανομής:κοινόχρηστο λογισμικό (λειτουργικά περιορισμένη έκδοση επίδειξης - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Τιμή:"AvtoDoc-Personal" - 1980 ρούβλια, "AvtoDoc-Server" - 2980 ρούβλια, "AvtoDoc-Client" - 1490 ρούβλια.

Το "AutoDoc" είναι ένα πρόγραμμα που σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε και να επιταχύνετε τη διαδικασία συμπλήρωσης τυπικών εγγράφων χρησιμοποιώντας πρότυπα που δημιουργήθηκαν με χρήση του MS Word και τη διατήρηση ενός αρχείου εγγράφων και εγγραφών που έγιναν με αυτά τα πρότυπα. Η διαδικασία δημιουργίας νέων εγγράφων σε αυτό είναι εξαιρετικά αυτοματοποιημένη - απλώς επιλέξτε το επιθυμητό επιχειρηματικό σενάριο από τη γενική λίστα σεναρίων (το επιχειρηματικό σενάριο σημαίνει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο) και συμπληρώστε τη φόρμα εισαγωγής με τα απαιτούμενα δεδομένα (Εικ. 10). Το έγγραφο που δημιουργήθηκε μπορεί να προβληθεί, να αποθηκευτεί, να εκτυπωθεί ή να ανοίξει στο Word για περαιτέρω επεξεργασία.

Ρύζι. 10. Δημιουργία εγγράφου χρησιμοποιώντας τη δέσμη ενεργειών "AutoDoc".

Ο αριθμός των ενσωματωμένων σεναρίων είναι μικρός (Εικ. 11), αλλά μπορεί να επεκταθεί με προσαρμοσμένα σενάρια, η διαδικασία δημιουργίας των οποίων παρουσιάζεται λεπτομερώς και ξεκάθαρα στη βοήθεια και ελέγχεται πλήρως από τον οδηγό και επομένως είναι προσβάσιμη σε οι περισσότεροι χρήστες. Η ανάπτυξη ενός νέου σεναρίου περιλαμβάνει την εκτέλεση πέντε βημάτων: εισαγωγή του ονόματος του σεναρίου, δημιουργία προτύπου, καθορισμός μεταβλητών, ρύθμιση και δοκιμή του σεναρίου και αποθήκευση του για περαιτέρω επεξεργασία (Εικ. 12). Με την πρώτη ματιά, η προετοιμασία ενός προτύπου μπορεί να προκαλέσει κάποιες δυσκολίες, καθώς πρέπει να δημιουργηθεί χειροκίνητα στο Word και αυτό απαιτεί γνώση μιας γλώσσας δέσμης ενεργειών. Αλλά στην πράξη όλα είναι πολύ πιο απλά - αρκεί να καταλάβουμε ότι οι μεταβλητές εισάγονται άγκιστρα, και μπροστά τους τοποθετείται το σύμβολο $, όλο το υπόλοιπο κείμενο εκτυπώνεται με τον συνηθισμένο τρόπο (Εικ. 13). Μπορούν να δημιουργηθούν νέα πρότυπα όχι μόνο από την αρχή, αλλά και με βάση υπάρχοντα πρότυπα ή έτοιμα έγγραφα - στην πρώτη περίπτωση, πρέπει απλώς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις σεναρίου και να το δοκιμάσετε με τις αλλαγμένες ρυθμίσεις και στη δεύτερη, ανοίξτε ένα έτοιμο έγγραφο, αντικαταστήστε την αλλαγή πληροφοριών με μεταβλητές και καθορίστε το πρόγραμμα ως πρότυπο. Οι μεταβλητές μπορεί να είναι πολλών τύπων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που επιτρέπουν:

• Εισαγάγετε δεδομένα σε πολλά πεδία ταυτόχρονα: πλήρες όνομα, δεδομένα διαβατηρίου, στοιχεία οργανισμού κ.λπ.
• επιλέξτε μια μεταβλητή τιμή από ένα σύνολο τιμών.
• εκτελέστε διάφορες πράξεις και μετασχηματισμούς: υπολογίστε το ποσοστό ενός αριθμού ή ΦΠΑ ενός ποσού, μετατρέψτε έναν αριθμό σε συμβολοσειρά, εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία κ.λπ.
• υποδεικνύουν μια λέξη ή φράση σε μια συγκεκριμένη περίπτωση κ.λπ.

Τα έγγραφα που δημιουργούνται σύμφωνα με τα επιχειρηματικά σενάρια του AutoDoc αποθηκεύονται με τη μορφή σαφώς δομημένων εγγραφών και επομένως ανά πάσα στιγμή μπορείτε να βρείτε το επιθυμητό έγγραφο φιλτράροντας ή αναζητώντας, να το προβάλετε, να το εκτυπώσετε, να το δημιουργήσετε ξανά ή να το διαγράψετε.

Ρύζι. 11. Παράθυρο «AutoDoc» με λίστα ενσωματωμένων ομάδων
επιχειρηματικά σενάρια

Ρύζι. 12. Ανάπτυξη νέου σεναρίου στο AutoDoc

Ρύζι. 13. Παράδειγμα κειμένου προτύπου στο "AutoDoc",
στην οποία εμφανίζονται τέσσερις μεταβλητές: "αριθμός",
"μήνας", "οργάνωση" και "πλήρες όνομα"

Το πρόγραμμα παρέχεται σε δύο εκδόσεις: για έναν χρήστη - "AvtoDoc-Personal" και για πολλούς χρήστες (δίκτυο), που αντιπροσωπεύεται από δύο ενότητες - "AvtoDoc-Server" και "AvtoDoc-Client". Στην έκδοση ενός χρήστη, όλα τα στοιχεία του συστήματος βρίσκονται στο τοπικός υπολογιστής, και σε μια βάση δεδομένων πολλών χρηστών με σενάρια, πρότυπα και εγγραφές εγκαθίσταται στον διακομιστή και σε υπολογιστές χρηστών είναι εγκατεστημένο μόνο το τμήμα πελάτη, το οποίο σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε όλα τα υλικά AutoDoc που είναι αποθηκευμένα στον διακομιστή.

Έγγραφο Blitz 3.4.1

Προγραμματιστής: BlitzSoft

Μέγεθος διανομής: 991 KB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Μέθοδος διανομής:κοινόχρηστο λογισμικό (λειτουργικά περιορισμένη έκδοση επίδειξης - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Τιμή: 500 τρίψτε.

Το Blitz Document είναι ένα συμπαγές πρόγραμμα για την αυτόματη δημιουργία τυπικών εγγράφων χρησιμοποιώντας πρότυπα σεναρίων. Σας επιτρέπει να δημιουργείτε γρήγορα έγγραφα με βάση ενσωματωμένα πρότυπα, ο αριθμός των οποίων είναι πάνω από 30 (Εικ. 14), ή προσαρμοσμένα σενάρια που μπορούν να αναπτυχθούν με βάση ενσωματωμένα πρότυπα ή κενές διατάξεις. Η δημιουργία ενός εγγράφου χρησιμοποιώντας ένα έτοιμο σενάριο είναι εξαιρετικά απλή - απλώς επιλέξτε τον τύπο του σεναρίου και ακολουθήστε τις οδηγίες του οδηγού, ο οποίος θα καθοδηγήσει ευσυνείδητα τον χρήστη σε όλα τα στάδια προετοιμασίας του εγγράφου (Εικ. 15). Το έτοιμο έγγραφο μπορεί να προβληθεί, να εκτυπωθεί, να επεξεργαστεί στον ενσωματωμένο επεξεργαστή κειμένου (μπορούν να διορθωθούν τόσο τα μεταβλητά όσο και τα σταθερά δεδομένα) ή να ανοίξει για επεξεργασία στο Word.

Ρύζι. 14. Λίστα ενσωματωμένων σεναρίων Blitz Document

Ρύζι. 15. Δημιουργία εγγράφου σε σενάριο
Έγγραφο Blitz

Η ανάπτυξη των δημιουργημένων προτύπων είναι κάπως πιο περίπλοκη, αλλά θα είναι επίσης εντός των δυνατοτήτων των περισσότερων χρηστών. Είναι αλήθεια ότι η εκμάθηση αυτής της δυνατότητας θα χρειαστεί λίγο χρόνο, καθώς, δυστυχώς, οι πληροφορίες αναφοράς που περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα έχουν σχεδιαστεί για επαρκώς εκπαιδευμένους χρήστες (είναι πολύ σπάνιες και δεν περιέχουν εικόνες ή παραδείγματα). Τεχνικά, η δημιουργία ενός νέου προτύπου αποτελείται από δύο στάδια: επιλογή ενός ενσωματωμένου προτύπου ή διάταξης βάσει του οποίου θα αναπτυχθεί ένα νέο πρότυπο και διαδοχική προσαρμογή των σταθερών και μεταβλητών δεδομένων που περιλαμβάνονται σε αυτό (Εικ. 16). Τα σταθερά δεδομένα εισάγονται στην πραγματική τους μορφή, αλλά όχι απευθείας στο κείμενο, αλλά μέσω παράθυρα διαλόγου. Οι πληροφορίες μεταβλητών προσαρμόζονται επίσης κατά τη διάρκεια του διαλόγου και δεν εισάγονται πλέον απευθείας, αλλά αντικαθίστανται από μεταβλητές με ετικέτες μπαλαντέρ, σχεδιασμένες λαμβάνοντας υπόψη τη γλώσσα σεναρίου που χρησιμοποιείται στο πρόγραμμα. Τα σενάρια μπορούν όχι μόνο να εμφανίσουν το κείμενο που εισάγεται κατά τη δημιουργία εγγράφου, αλλά και να το αλλάξουν χρησιμοποιώντας ένα σύστημα εντολών αντικατάστασης ή μετατροπής δεδομένων. Για παράδειγμα, παρέχεται:

Ρύζι. 16. Ανάπτυξη νέου προτύπου με βάση τη διάταξη
στο Blitz Document

• Κλίση λέξεων και φράσεων σύμφωνα με γραμματικές περιπτώσεις.
• μετατροπή αριθμών σε συμβολοσειρές.
• μετατροπή ημερολογιακών ημερομηνιών σε συμβολοσειρές.
• διεξαγωγή οποιωνδήποτε υπολογισμών που χρησιμοποιούνται σε νομικά και επιχειρηματικά έγγραφα·
• αλλαγή του κειμένου ανάλογα με την τιμή των δεδομένων που εισάγονται κ.λπ.

Τα έγγραφα που δημιουργούνται με το Blitz Document αποθηκεύονται σε δομημένα περιοδικά - αυτό σας επιτρέπει να περιηγηθείτε γρήγορα στην τεκμηρίωση και να αποκτήσετε σχεδόν αμέσως πρόσβαση στα απαραίτητα υλικά, για παράδειγμα, για να τα εκτυπώσετε. Επιπλέον, τα έγγραφα μπορούν να ομαδοποιηθούν σε εικονικά αρχεία, κάτι που είναι βολικό για γρήγορη πρόσβαση σε υλικό που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή αντικείμενο που εμφανίζεται στη βάση δεδομένων.

Κείμενο OCR σε σαρωμένα έγγραφα

Οι χρήστες που συχνά πρέπει να μετατρέψουν έντυπα έγγραφα (σελίδες βιβλίου, εφημερίδας, περιοδικού ή φαξ) σε ηλεκτρονική επεξεργάσιμη μορφή δεν μπορούν να κάνουν χωρίς σύστημα αναγνώρισης χαρακτήρων ή σύστημα OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων), σχεδιασμένο για αυτόματη εισαγωγή κειμένου από έντυπα έγγραφα σε έναν υπολογιστή. Θεωρητικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα FineReader από την ABBYY ή το CuneiForm από την Cognitive Technologies - και τα δύο είναι αξιόπιστα στη λειτουργία και έχουν υψηλή ακρίβεια αναγνώρισης. Αλλά το πακέτο FineReader έχει μια απλοποιημένη και προσιτή έκδοση για οικιακούς χρήστες, το ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, που το κάνει πιο ελκυστικό σε ένα ευρύτερο κοινό.

ABBYY FineReader 8.0

Προγραμματιστής: Λογισμικό ABBYY

Μέγεθος διανομής: 40,5 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Μέθοδος διανομής: shareware (δεν υπάρχει δοκιμαστική έκδοση του FineReader Home Edition, μια λειτουργικά περιορισμένη δοκιμαστική έκδοση του FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Τιμή: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader - τέλεια λύσηγια την αναγνώριση εγγράφων στα οποία αναγνωρίζεται όχι μόνο το κείμενο, αλλά και το σχέδιο, γεγονός που διασφαλίζει την ακριβή μετάδοση πινάκων, εικόνων και διαίρεση κειμένου σε στήλες (Εικ. 17). Το πρόγραμμα είναι εύκολο στη χρήση, μπορεί να αναγνωρίσει πολύγλωσσα (υποστηρίζονται 179 γλώσσες) και πολυσέλιδα έγγραφα. Είναι δυνατή η αναγνώριση ολόκληρου του εγγράφου ή των μεμονωμένων σελίδων του. Το αποτέλεσμα μπορεί να αποθηκευτεί σε μία από τις κοινές μορφές: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ή PDF. Είναι δυνατή η αποθήκευση των αποτελεσμάτων αναγνώρισης βήμα προς βήμα για την εξάλειψη σφαλμάτων. Η εξαγωγή των αποτελεσμάτων αναγνώρισης απευθείας σε Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect και Adobe Acrobat έχει υλοποιηθεί. Ο ενσωματωμένος ορθογραφικός έλεγχος (για 36 γλώσσες) θα σας βοηθήσει να επιταχύνετε τον έλεγχο του αποτελέσματος και η ενσωμάτωση με το Microsoft Word σάς επιτρέπει να καλείτε το πρόγραμμα απευθείας από το Word, χωρίς να αποσπάται η προσοχή από την εργασία με το κείμενο.

Ρύζι. 17. Αποτέλεσμα αναγνώρισης εγγράφων
στην ABBYY FineReader Home Edition

Το πρόγραμμα παρουσιάζεται σε δύο εκδόσεις: FineReader Home Edition, σχεδιασμένη για αρχάριους, και FineReader Professional Edition, που απευθύνεται σε επαγγελματίες. Η επαγγελματική έκδοση σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις παραμέτρους αναγνώρισης (αλλάξτε τη λειτουργία, πραγματοποιήστε αναγνώριση με εκπαίδευση) και έχει ένα πλουσιότερο σύνολο λειτουργιών αναγνώρισης (αναγνώριση αρχείων PDF, κειμένων που καταγράφονται με ψηφιακή κάμερα κ.λπ.). Επιπλέον, η Professional Edition παρέχει περισσότερες διαφορετικές μορφές αποθήκευσης, πρόσθεσε τη δυνατότητα αναγνώρισης γραμμωτού κώδικα και γρήγορης αναγνώρισης στιγμιότυπων οθόνης χρησιμοποιώντας το βοηθητικό πρόγραμμα Screenshot Reader.

Μετατροπή εγγράφων από μορφή PDF

Όλη η τεχνική τεκμηρίωση παρέχεται σήμερα στο Μορφή PDF, το οποίο χρησιμοποιεί το δωρεάν βοηθητικό πρόγραμμα Adobe για την προβολή εγγράφων Acrobat Reader. Αλλά αρκετά συχνά υπάρχει ανάγκη χρήσης θραυσμάτων αρχείων PDF κατά την προετοιμασία των δικών σας εγγράφων ή την επεξεργασία υλικού σε μορφή PDF (για παράδειγμα, ένα άρθρο, σύμβαση, έκθεση κ.λπ.). Στην πρώτη περίπτωση, θα χρειαστεί να εξαγάγετε τμήματα κειμένου ή/και εικόνων από αρχεία PDF (θεωρητικά, αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα εργαλεία του Acrobat Reader, αλλά με πολύ μέτρια αποτελέσματα). Στη δεύτερη περίπτωση, θα πρέπει να μετατρέψετε έγγραφα PDF σε επεξεργάσιμη μορφή (για παράδειγμα, σε μορφή Word) διατηρώντας παράλληλα τη σχεδίαση του αρχικού εγγράφου, η οποία δεν προβλέπεται καν στο Acrobat Reader. Σε τέτοιες περιπτώσεις, θα έρθουν στη διάσωση ειδικές βοηθητικές υπηρεσίες, εκ των οποίων τα πιο ελκυστικά είναι τα πακέτα ABBYY PDF Transformer και PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Θα εξετάσουμε το πρώτο από αυτά - αν και είναι πιο ακριβό, έχει διεπαφή ρωσικής γλώσσας και σας επιτρέπει να μετατρέψετε αρχεία PDF σε διάφορες επεξεργάσιμες μορφές και μπορεί να αναγνωρίσει σωστά όχι μόνο αγγλικό, αλλά και ρωσικό κείμενο.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Προγραμματιστής:Λογισμικό ABBYY

Μέγεθος διανομής: 52 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 2000 (SP2 ή νεότερη έκδοση)/XP/Server 2003

Μέθοδος διανομής: shareware (έκδοση επίδειξης 15 ημερών - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Τιμή: 1490 τρίψτε.

Το ABBYY PDF Transformer είναι ένα βοηθητικό πρόγραμμα για τη μετατροπή εγγράφων PDF σε μορφές εγγράφων Microsoft Word (Εικ. 18), Excel, καθώς και αρχεία HTML και TXT. Το πακέτο έχει μια διαισθητική διεπαφή και είναι πολύ εύκολο στη χρήση, έτσι ώστε ακόμη και οι αρχάριοι χρήστες να μπορούν να το κυριαρχήσουν.

Το ABBYY PDF Transformer μπορεί να μετατρέψει οποιαδήποτε αρχεία PDF, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων χωρίς στρώμα κειμένου (τέτοια αρχεία λαμβάνονται πιο συχνά από σαρωμένα έγγραφα και αντιπροσωπεύουν μια εικόνα κειμένου) και επεξεργάζεται σωστά αρχεία PDF που περιέχουν οποιονδήποτε συνδυασμό υποστηριζόμενων γλωσσών (συμπεριλαμβανομένων των ρωσικών και Αγγλικά). Το βοηθητικό πρόγραμμα διατηρεί με ακρίβεια τη σχεδίαση του εγγράφου προέλευσης (εικόνες, πίνακες, διάταξη στηλών, σύνδεσμοι) και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις επιλογές μετατροπής και αποθήκευσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε με σαφήνεια περιοχές που πρέπει να γίνονται αντιληπτές από το πρόγραμμα ως κείμενο ή ως εικόνα (το οποίο είναι σημαντικό για αρχεία PDF με περίπλοκη σχεδίαση), να αποθηκεύσετε το έτοιμο έγγραφο με το ίδιο σχέδιο όπως στο πρωτότυπο ή ως στήλη κειμένου (με ή χωρίς εικόνες - προαιρετικό) κ.λπ. Εάν είναι απαραίτητο, είναι δυνατή η επιλεκτική μετατροπή μεμονωμένων σελίδων ή ακόμη και αποσπασμάτων τους. Επιπλέον, το ABBYY PDF Transformer μπορεί επίσης να πραγματοποιήσει αντίστροφη μετατροπή, επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε αρχεία PDF από έγγραφα Microsoft Word, υπολογιστικά φύλλα Excel, Παρουσιάσεις PowerPoint, διαγράμματα Visio και αρχεία HTML, καθώς και από σχεδόν οποιαδήποτε εφαρμογή που υποστηρίζει την εκτύπωση ενός εγγράφου (αυτό υλοποιείται μέσω εικονικός εκτυπωτής PDF-XChange για ABBYY PDF Transformer 2.0).

Σήμερα είναι απλά αδύνατο να φανταστεί κανείς την εργασία με έγγραφα οποιασδήποτε κατεύθυνσης και επιπέδου πολυπλοκότητας χωρίς τη χρήση εργαλείων επεξεργασίας πληροφοριών υπολογιστή. Η εποχή των γραφομηχανών ανήκει στο παρελθόν. Στις περισσότερες περιπτώσεις, εάν δεν λάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες ή υπολογισμούς, είναι κείμενα που πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία. Ας δούμε τα πιο δημοφιλή και διαδεδομένα δωρεάν προγράμματα για εργασία με ορισμένους τύπους εγγράφων. Ας δώσουμε ιδιαίτερη προσοχή στα αρχεία δοκιμής.

Προγράμματα για εργασία με έγγραφα: μια επισκόπηση

Ως γνωστόν, η πλειοψηφία των χρηστών συστήματα υπολογιστώνΜε βάση το λειτουργικό σύστημα Windows, προτιμούν να συνεργάζονται με το τυπικό πακέτο εφαρμογών MS Office, το οποίο περιέχει προγράμματα για σχεδόν όλες τις περιπτώσεις.

Ωστόσο, στις μέρες μας μπορείτε να βρείτε πολλές εναλλακτικές εξελίξεις, οι οποίες παρέχουν επίσης προγράμματα για εργασία με έγγραφα οποιουδήποτε τύπου, τα οποία με τον δικό τους τρόπο λειτουργικότηταδεν είναι κατώτερα από το πακέτο MS Office και σε ορισμένες περιπτώσεις το ξεπερνούν.

Οποιοδήποτε πακέτο, ανεξάρτητα από τον προγραμματιστή, περιέχει εφαρμογές που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε, να προβάλλετε και να επεξεργάζεστε αρχεία κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων, καθώς και να επεξεργάζεστε αντικείμενα γραφικών ή ακόμα και πολυμέσα.

Σουίτα Office από τη Microsoft

Αρχικά, ας δούμε τη γνωστή σουίτα γραφείου της Microsoft. Θεωρείται καθολική, δεδομένου ότι τα προγράμματα για την επεξεργασία εγγράφων που χρησιμοποιούνται στις επιχειρήσεις αντιπροσωπεύονται ευρύτερα εδώ.

Δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι πολλοί προγραμματιστές δεν εφευρέθηκαν εκ νέου τον τροχό και απλώς αντέγραψαν τις περισσότερες εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων των αναλόγων τους στα δικά τους πακέτα. Το ίδιο το MS Office περιέχει πολλές κύριες εφαρμογές, μεταξύ των οποίων το Word, το Excel και η Access χρησιμοποιούνται συχνότερα.

Αν μιλάμε συγκεκριμένα για έγγραφα κειμένου, το Word είναι ο προγονέας της μορφής DOC/DOCX, η οποία σήμερα υποστηρίζεται σχεδόν από όλα τα πακέτα τρίτων. Ωστόσο, οι προγραμματιστές αυτού δεν στάθηκαν στην άκρη και με την πάροδο του χρόνου εισήγαγαν στον επεξεργαστή τους τη δυνατότητα να εργάζονται με μορφές που διαφέρουν από τις τυπικές, τις οποίες χρησιμοποιούν οι άλλοι προγραμματιστές από προεπιλογή.

Εξάλλου, αν κοιτάξετε, για παράδειγμα, τις δυνατότητες ανοίγματος ή αποθήκευσης ενός εγγράφου κειμένου, εδώ μπορείτε να βρείτε ακόμη και υποστήριξη αρχεία PDF. Αλλά περισσότερα για αυτό αργότερα.

Στην πραγματικότητα, το ίδιο το Office μπορεί να ληφθεί και να εγκατασταθεί εντελώς δωρεάν· το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα κλειδί ενεργοποίησης προϊόντος. Αυτό δεν εμποδίζει κανέναν, γιατί μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας ένα μικρό βοηθητικό πρόγραμμα που ονομάζεται KMS Activator. Άλλα δωρεάν πακέτα δεν έχουν αυτήν την υποχρεωτική απαίτηση ενεργοποίησης ή εγγραφής.

Εναλλακτικές εξελίξεις

Στην αυγή της ανάπτυξης των προγραμμάτων γραφείου, το MS Office κατέλαβε ηγετική θέση, καθώς οι δημιουργοί του μπόρεσαν να συμπεριλάβουν σε ένα ενιαίο σύνολο προγράμματα για εργασία με έγγραφα εντελώς διαφορετικών τύπων, τα οποία επέτρεψαν τη δημιουργία ενός εργαλείου για εργασία μαζί τους , όπως λένε τώρα, του προτύπου "όλα σε ένα" "

Ωστόσο, αποδείχθηκε ότι ήταν αδύνατο να διατηρηθεί η ηγεσία για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα, καθώς εμφανίστηκαν αρκετά σοβαροί ανταγωνιστές στην αγορά. Πρώτα, το πακέτο Lotus Pro έγινε τέτοιο και λίγο αργότερα εμφανίστηκε μια άλλη σοβαρή εξέλιξη που ονομάζεται Open Office. Παρεμπιπτόντως, πολλοί ειδικοί αποκαλούν αυτό το πακέτο όχι μόνο άμεσο ανταγωνιστή της Microsoft, αλλά εφιστούν επίσης την προσοχή των χρηστών στο γεγονός ότι περιέχει ορισμένα πρόσθετα εργαλεία που δεν διαθέτει το τυπικό MS Office.

Οι απλούστεροι επεξεργαστές κειμένου

Αλλά ας εστιάσουμε στα αρχεία κειμένου, τα οποία είναι τα πιο κοινά στη διαχείριση εγγράφων σήμερα. Για προβολή και ενημέρωση, μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι πιο απλές, όπως φαίνεται σε πολλούς, εφαρμογές, όπως το Σημειωματάριο, το οποίο περιλαμβάνεται στο τυπικό σετ των Windows. Ναι, πράγματι, στο Σημειωματάριο μπορείτε να εργαστείτε αποκλειστικά με κείμενο, όπως ήταν στο Norton Commander στα συστήματα DOS. Όλα εδώ είναι σχεδόν τα ίδια, μόνο το Notepad έχει γραφικό κέλυφος. Είναι αυτονόητο ότι δεν χρειάζεται να μιλήσουμε για οποιαδήποτε μορφοποίηση κειμένου, σχεδιασμό ή εισαγωγή πρόσθετων αντικειμένων.

Αλλά λίγοι γνωρίζουν ότι είναι το Σημειωματάριο και προγράμματα για εργασία με έγγραφα τύπου κειμένου, παρόμοια με αυτό, που υποστηρίζουν τη σύνταξη των περισσότερων γλωσσών προγραμματισμού που είναι γνωστές σήμερα, γι' αυτό οι προγραμματιστές και οι προγραμματιστές εφαρμογών προτιμούν να εργάζονται με τέτοιους επεξεργαστές.

Τυπικά προγράμματα για εργασία με έγγραφα του Word

Τώρα λίγα λόγια για τα ανάλογα του. Ας εξετάσουμε ένα παράδειγμα όταν ο χρήστης έχει ένα «καθαρό» σύστημα στον υπολογιστή του. Εάν κάποιος δεν γνωρίζει, το αρχικό πακέτο των Windows δεν περιλαμβάνει τη σουίτα γραφείου· πρέπει να εγκατασταθεί ξεχωριστά. Ως εκ τούτου, πολλοί δεν συνειδητοποιούν καν ότι το σύστημα περιέχει δωρεάν πρόγραμμαγια εργασία με έγγραφα του Word (είναι "ενσωματωμένο" στο σύστημα).

Μιλάμε για την εφαρμογή WordPad (Viewer). Μπορείτε να το ανοίξετε και να το δείτε Αρχεία Word, ωστόσο, δεν υπάρχουν ειδικές επιλογές για την επεξεργασία του εγγράφου. Αβολικό, φυσικά, αλλά καλύτερα από το τίποτα.

Ωστόσο, εάν δεν έχετε Word, μπορείτε να ανοίξετε ένα τέτοιο αρχείο κειμένου με άλλο τρόπο. Το Adobe Reader, το Acrobat ή το Acrobat Reader θα σας βοηθήσουν σε αυτό. Οποιοδήποτε τέτοιο πρόγραμμα για εργασία με έγγραφα κειμένου που περιέχουν γραφικά σάς επιτρέπει να ανοίγετε αρχεία σχεδόν οποιασδήποτε μορφής κειμένου ή να εισάγετε τα περιεχόμενά τους. Ανάλογα με τον τύπο της εφαρμογής, οι επιλογές επεξεργασίας ποικίλλουν, αλλά ακόμα κι αν δεν υπάρχει τέτοιο εργαλείο, μπορείτε να δείτε τα αρχεία σε κάθε περίπτωση.

συμπέρασμα

Φυσικά, είναι απλά αδύνατο να εξεταστούν όλες οι εφαρμογές τύπου γραφείου. Ωστόσο, ακόμη και όσον αφορά τα έγγραφα του Word ή τα αρχεία κειμένου, μπορεί να σημειωθεί ότι η εργασία με αυτά μπορεί να είναι αρκετά απλή. Εάν πραγματικά δεν έχετε τίποτα στο χέρι, μπορείτε να προβάλετε αυτούς τους τύπους αρχείων ακόμη και χρησιμοποιώντας τα πιο συνηθισμένα προγράμματα περιήγησης ιστού, για να μην αναφέρουμε την αποθήκευση τους με τη δυνατότητα επεξεργασίας τους σε υπηρεσίες cloud. Παρεμπιπτόντως, πολλά από αυτά καθιστούν δυνατή την ταυτόχρονη πραγματοποίηση αλλαγών που εμφανίζονται αυτόματα για όλους τους χρήστες, στο αυτή τη στιγμήσυνδεδεμένο με έναν απομακρυσμένο επεξεργαστή στον διακομιστή.

Μετά την αγορά ενός υπολογιστή, ο χρήστης συνήθως λαμβάνει ένα γυμνό σύστημα με ένα ελάχιστο σύνολο εφαρμογών. Πώς να πληκτρολογήσετε κείμενο σε έναν υπολογιστή, εάν δεν υπάρχει πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Και το πρώτο πράγμα που κάνει ένας νέος χρήστης είναι να αρχίσει να αναζητά τρόπους εγκατάστασης του Word από τη Microsoft. Γιατι το χρειαζεσαι? Λοιπόν, αν είστε πραγματικά επαγγελματίας, τότε χρειάζεστε αυτό το πρόγραμμα. Γιατί όμως το χρειάζεται ένας αρχάριος; Να γράψω μερικές γραμμές κειμένου και αυτό είναι.

Η λειτουργικότητα της σουίτας γραφείου της Microsoft είναι τεράστια και είναι απαραίτητη για επαγγελματική χρήση. Για να γράψετε μικρές σημειώσεις και άρθρα, ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, το οποίο περιλαμβάνεται ήδη στο Σύστημα Windows. Πιθανότατα δεν υποψιαστήκατε καν ότι έχετε ήδη ένα τέτοιο πρόγραμμα. Και δεν χρειάζεται να αγοράσετε ή να χρησιμοποιήσετε μια έκδοση χωρίς άδεια.

Το πρόγραμμα για την εκτύπωση κειμένου WordPad στα Windows

Το Wordpad είναι ένα πρόγραμμα για δημιουργία, επεξεργασία και στο σύστημα Windows. Υποστηρίζει τις ακόλουθες μορφές εγγράφων κειμένου: TXT, ODT, RTF.
Τα κείμενα που δημιουργούνται σε αυτό το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου μπορούν να σχεδιαστούν με διαφορετικές γραμματοσειρές. Τα σύμβολα μπορούν να τονιστούν έγχρωμα και να έχουν διαφορετικά στυλ. Μπορείτε να εισαγάγετε ένα σχέδιο ή φωτογραφία στο κείμενο.

ΕμφάνισηΠρογράμματα WordPad

Εμφάνιση Πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου WordPadμοιάζει με το Microsoft® Word, αλλά περιέχει ελάχιστα εργαλεία. Υπάρχει ένας χάρακας στην κορυφή του εγγράφου. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να ορίσετε μια κόκκινη γραμμή σε μια παράγραφο. Και η λειτουργία προεπισκόπησης θα σας επιτρέψει να δείτε ολόκληρη τη σελίδα.

Μπορείτε να διαβάσετε μια πρόσθετη περιγραφή της διεπαφής του προγράμματος Wordpad στο άρθρο.

Πώς να εκτελέσετε το WordPad στα Windows

Πατήστε το μενού Αρχή και στη γραμμή αναζήτησης προγράμματος πληκτρολογούμε Σημειωματάριο . Το όνομα του επεξεργαστή κειμένου θα εμφανιστεί στη λίστα. Κάντε κλικ σε αυτό και ανοίξτε το πρόγραμμα.

Κλήση του επεξεργαστή WordPad

Βλέπουμε ένα λευκό φύλλο χαρτί μπροστά μας. Τώρα μπορείτε να εκτυπώσετε κείμενο.

Βασικές τεχνικές δακτυλογράφησης

• Πρέπει να βάλετε κενά μεταξύ των λέξεων χρησιμοποιώντας το κλειδί Χώρος (το μεγαλύτερο κουμπί στο πληκτρολόγιο).
• Ένα κεφαλαίο γράμμα ή σύμβολο από την επάνω σειρά πάνω από τους αριθμούς μπορεί να εκτυπωθεί πατώντας ταυτόχρονα το κουμπί Βάρδια το επιθυμητό κλειδί με γράμμα ή σημάδι.
• Τα σημεία στίξης τοποθετούνται μαζί με τις λέξεις μετά τις οποίες γράφονται. Μια παύλα διακρίνεται από κενά και στις δύο πλευρές.
• Για να διορθώσετε ένα λανθασμένο γράμμα ή σύμβολο, δεν χρειάζεται να διαγράψετε ολόκληρη τη λέξη. Απλώς κάντε κλικ στον δείκτη του ποντικιού σας μετά από αυτό και πατήστε το κουμπί Backspace .

Πώς να αποθηκεύσετε το δακτυλογραφημένο κείμενο

Πατήστε το κουμπί μενού και επιλέξτε το στοιχείο Αποθηκεύσετε .
Στο παράθυρο που ανοίγει, πρέπει να δώσετε στο έγγραφό σας ένα όνομα και να υποδείξετε μια τοποθεσία για να το αποθηκεύσετε. Εδώ μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο αρχείου (η προεπιλογή είναι καθολική RTF).

Αποθήκευση αρχείου κειμένου

Περισσότερο αναλυτικές οδηγίεςΓια πληροφορίες σχετικά με την εργασία με κείμενο, ανατρέξτε στη βοήθεια του προγράμματος.

Πώς να εκτυπώσετε ένα αποθηκευμένο αρχείο

Αφού αποθηκεύσετε το κείμενο, μπορείτε να το εκτυπώσετε σε εκτυπωτή. Εάν ο εκτυπωτής είναι συνδεδεμένος στον υπολογιστή σας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

Στο χειρουργείο Σύστημα Windows 7 Κάντε κλικ στο κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία του προγράμματος WordPad, όπως στην εικόνα. Εάν έχετε διαφορετική έκδοση του συστήματος, τότε αυτό θα είναι ένα κουμπί Αρχείο . Στη συνέχεια, επιλέξτε Σφραγίδα . Έχετε τρεις επιλογές στη διάθεσή σας:

Πώς να μεταφέρετε σε μονάδα flash

Εάν δεν έχετε την ευκαιρία να εκτυπώσετε το αρχείο στον εκτυπωτή σας, τότε πρέπει να μεταφέρετε το κείμενο σε μια μονάδα flash και να το εκτυπώσετε σε άλλο υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή με συνδεδεμένο εκτυπωτή. Συνδέστε τη μονάδα flash στον υπολογιστή σας.

Αποστολή αρχείου σε μονάδα flash

Ανοίξτε τον αποθηκευμένο σας φάκελο αρχείο κειμένου. Κάντε δεξί κλικ πάνω του. ΕΠΕΛΕΞΕ ΕΝΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Στείλετε . Ακολουθήστε το βέλος προς τα δεξιά, επιλέξτε τη μονάδα flash μας και κάντε αριστερό κλικ πάνω της.

Προσοχή!Το όνομα της μονάδας flash θα διαφέρει από αυτό που φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης.

Τώρα ανοίξτε τη μονάδα flash για να βεβαιωθείτε ότι το αντιγραμμένο αρχείο είναι εκεί.

Ελπίζω να λάβατε μια ολοκληρωμένη απάντηση στην ερώτηση: "Πώς να πληκτρολογήσετε κείμενο σε έναν υπολογιστή, να το εκτυπώσετε και να το τοποθετήσετε σε μια μονάδα flash;" Αλλά αν εξακολουθείτε να μην έχετε αρκετή λειτουργικότητα, δοκιμάστε. Έχει επαρκή λειτουργικότητα για εργασία με κείμενο.

Σε αντίθεση με το Wordpad, μπορείτε να προσθέσετε πίνακες σε αυτό. Περιέχει επίσης ένα πρόγραμμα για τη δημιουργία παρουσιάσεων και έναν επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων. Παρεμπιπτόντως, στον επεξεργαστή Write από αυτό το πακέτο δημιουργώ . Δοκίμασε το. Εάν δεν σας αρέσει, εγκαταστήστε το Microsoft Word. Λάβετε όμως υπόψη ότι αυτό είναι ένα προϊόν επί πληρωμή.

ΥΓ: Τα σύγχρονα παιδιά προσπαθούν να πληκτρολογήσουν σε γραφομηχανή

Αγαπητέ αναγνώστη! Παρακολουθήσατε το άρθρο μέχρι το τέλος.
Έχετε λάβει απάντηση στην ερώτησή σας;Γράψτε λίγα λόγια στα σχόλια.
Εάν δεν έχετε βρει την απάντηση, υποδείξτε τι ψάχνατε.