Word, Outlook, Internet Explorer. Consejos útiles. Seleccionar un idioma de edición o desarrollo adicional y configurar la configuración de idioma en Office Word Excel Mail Microsoft Outlook
Estoy escribiendo esta introducción para aquellos que cogieron un libro del estante de una tienda y quieren entender lo que dice y a quién está destinado.
1. Este es un tutorial sobre los programas ofimáticos más comunes en la actualidad bajo el nombre general de paquete. oficina de microsoft 2007 ("paquete", porque contiene muchos programas; en ruso simplemente se llama "oficina"). Este tutorial describe:
editor de texto de Word;
editor de hojas de cálculo de Excel;
software de presentación de PowerPoint;
Programa de correo Outlook.
2. Este tutorial está destinado a principiantes. ¡Pero! Debes saber cómo encender una computadora, cómo crear un documento y cómo encontrar la tecla correcta en el teclado.
Si realmente no sabes de qué manera acercarte a la computadora, te recomiendo comenzar con mi libro “Computadora para mujeres”.
3. Este tutorial no pretende llevar a un usuario novato al nivel de un súper profesional. Aquí consideramos lo necesario en el trabajo. usuario regular cosas.
Pero te garantizo que el conocimiento de este libro será más que suficiente para escribir e imprimir correctamente cualquier texto, entender una tabla en Excel, hacer una presentación absolutamente impresionante en PowerPoint y enviar un correo electrónico.
4. El lenguaje del libro es lo más “humano” posible, sin términos informáticos complejos.
¡Nota! Este libro describirá los programas incluidos en el Microsoft Office 2007. Si tiene una versión diferente de la “oficina”, las ilustraciones del libro no coincidirán con lo que ve en la pantalla. Además, realicé los dibujos del libro en el sistema operativo. Windows 7. Por lo tanto, si tienes un sistema operativo diferente, las imágenes también pueden diferir ligeramente.
Del editor
Envía tus comentarios, sugerencias y preguntas a: Correo electrónico (Editorial Peter, edición informática).
¡Nos encantaría escuchar tu opinión!
En el sitio web del editor http://www.piter.com usted encontrará información detallada sobre nuestros libros.
editor de texto Microsoft Word
Aparición de la palabra
Pestaña de inicio
Revisar
Botones de menú de oficina
Opciones de palabras
Primero, algunas palabras de teoría.
Como dije en el prefacio, debes tener instalado en tu computadora Sistema operativo ventana 7 y también el paquete Microsoft Office 2007. Estas son las versiones más nuevas y más recientes hasta la fecha. windows y microsoft Oficina.
No se incluyen programas composición de microsoft Probablemente sea impensable trabajar en cualquier oficina, escuela, clínica o incluso en casa. Cuanto más penetran los ordenadores en nuestras vidas, más personas se ven obligadas a empezar a trabajar con estos programas.
Es una pena que muchos de los que se ven obligados por la dura realidad a sentarse frente a una computadora no intenten hacerles la vida más fácil y dediquen un poco de tiempo a estudiar las capacidades de los programas en los que trabajan. Y, a menudo, se dedica una enorme cantidad de tiempo precioso para todos nosotros a algo que se puede hacer con solo hacer clic en un botón.
Pero como compraste este tutorial, lo resolveremos juntos rápidamente. Los programas de Microsoft Office son muy simples.
Sabes lo que es ¿interfaz? Este apariencia programa, su shell, que facilita tu trabajo.
Entonces, la interfaz de los programas "de oficina" es muy "amigable". Casi todos los botones están etiquetados y hay ayuda. Y el mayor valor de la interfaz de Office es que tienen una para todos los programas. Es decir, con cada programa posterior te resultará cada vez más fácil de entender.
Bueno, ¿ya no tienes miedo de ponerte a trabajar? ¡Entonces comencemos!
1. ¡Encendamos la computadora!
2. Crea tu propia carpeta de trabajo. Hacemos esto para no obstruir la computadora. ¿Qué pasa si trabajas para otra persona?
Para hacer esto, haga clic en el botón Comenzar
El cual se encuentra ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. En el menú que aparece, seleccione Documentación. Abrimos la biblioteca de documentos del propietario de la computadora (esperemos que no se ofenda demasiado por esto) (Fig. 1.1).
Ahora imagina que la computadora es un armario y necesitas su propio estante.
Verás un botón en la parte superior de la ventana. ¿Nueva carpeta? Haz click en eso.
Arroz. 1.1. Ventana de la biblioteca de documentos
Una carpeta recién nacida apareció en la pantalla, con su nombre resaltado (Fig. 1.2).
Arroz. 1.2. La carpeta recién creada
Escribe el nombre Y estos son mis documentos. ¿Lo marcaste? Hacer clic Ingresar o haga clic con el botón del mouse en un área vacía de la pantalla. Confirmamos el nombre ingresado.
Si, al ingresar el nombre de una carpeta, intenta escribir (accidentalmente o intencionalmente) no una letra, sino uno de los caracteres inaceptables (¡qué siniestro suena!) en este caso, aparecerá un mensaje (Fig. 1.3) . Desde allí puede averiguar qué caracteres no deben contener el nombre del archivo y el nombre de la carpeta.
Arroz. 1.3. Estos caracteres no deberían (y no pueden) estar en el nombre del archivo.
Así que ahora en la biblioteca Documentación ahí está tu carpeta personal.
3. Inicie el programa Word.
Para hacer esto, haga clic nuevamente en el botón Comenzar
El cual se encuentra ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Luego haga clic en la línea Todos los programas, haga clic en la carpeta oficina de microsoft, y luego presione el elemento Microsoft Office Word 2007(Figura 1.4).
Arroz. 1.5. Ventana de Microsoft Office Word 2007
Mira la línea superior. En el centro está el nombre del programa ( Microsoft Word ) y nombre del documento ( Documento), en la esquina superior derecha hay iconos para minimizar, reducir (ampliar) y cerrar la ventana
.Microsoft Word puede hacerlo todo. Le permite escribir texto, luego, en cualquier momento, en cualquier lugar, realizar cualquier corrección en el texto y luego también diseñar este texto, es decir, formatearlo.
Disposición El texto es una hermosa disposición de texto en la pantalla y luego en papel.
Además de Outlook, el conjunto de aplicaciones de Microsoft Office incluye aplicaciones tan comunes como el editor de texto de Word, el editor de hojas de cálculo de Excel, la aplicación de presentación de PowerPoint y la aplicación de base de datos Access.
Todas estas aplicaciones son independientes y autosuficientes, pero su uso conjunto abre posibilidades verdaderamente ilimitadas a la hora de organizar el trabajo de oficina. Usar Outlook con otras aplicaciones incluidas en el paquete Microsoft Office le permite:
- crear mensajes usando todo el poder editor de texto Palabra. En comparación con las capacidades relativamente pobres (aunque suficientes) proporcionadas por el panel de formato de Outlook, Word es capaz de crear documentos completos que presentan una variedad de estilos y plantillas de diseño, que contienen objetos integrados, etc. La interacción de Outlook y Word se discutirá en la primera sección de este capítulo. Además, en esta sección se analizará una herramienta común a todas las aplicaciones de Office: distribución a lo largo de la ruta;
- cree mensajes utilizando todo el poder del editor de hojas de cálculo de Excel. La tabla creada se puede enviar fácilmente no solo como un archivo adjunto, sino también guardarla como un mensaje. Esta oportunidad se discutirá en la segunda sección de este capítulo. Además, en esta sección hablaremos de una herramienta común a todas las aplicaciones de Microsoft: colocar documentos en una carpeta compartida;
- Crear reuniones para participar en una conferencia electrónica celebrada utilizando PowerPoint. La creación de una conferencia electrónica está directamente relacionada con el uso de la aplicación Microsoft NetMeeting comentada anteriormente. (Ver sección 11.5 “Reunión Neta”). En la tercera sección se analizará cómo funciona PowerPoint con Outlook;
- crear mensajes usando acceso Microsoft, capaz de conectarse a una base de datos remota para mostrar información. El uso conjunto de Outlook y Access le permite exportar e importar rápidamente datos desde carpetas de Outlook a tablas de Access. Esta posibilidad se discutirá en la cuarta y última sección de este capítulo.
perspectiva y palabra
La interacción entre Outlook y Word es quizás el ejemplo más típico. colaboración. Ya mencioné anteriormente que el usuario puede especificar Microsoft Word como editor de mensajes.
Ejemplo 18.1. Word como editor de mensajes
(Usando la aplicación Outlook)
> Herramientas >Mensaje de opciones
Utilice Microsoft Word como editor de mensajes
Utilice Microsoft Word para leer mensajes en formato RTF
Como ejemplo del uso de Word, considere crear un mensaje que contenga texto rizado y un diagrama que demuestre la estructura de un libro determinado.
Crear un mensaje usando Word
Hay dos formas de crear un mensaje usando Word:
- Inicie la aplicación Word, cree un documento y seleccione el comando > Archivo > Enviar > Mensaje.
- Directamente en Outlook seleccionando el comando > Acciones > Nuevo mensaje usando > Microsoft Word (Figura 18.1).
Como se puede ver en la figura, la esencia del mensaje no ha cambiado, los campos para ingresar a los destinatarios y el asunto del mensaje permanecen, se agregan automáticamente una firma y un panel. Dibujo(Dibujo), sin embargo, la barra de herramientas se ha enriquecido notablemente. Formato(Formato).
Arroz. 18.1. Mensaje de Outlook (editor de Microsoft Word)
Insertar texto rizado
Entonces, primero creemos un título bonito para nuestro mensaje usando un objeto de WordArt.
Ejemplo 18.2. Insertar un objeto de WordArt
> Insertar > Dibujo > WordArt
Seleccione el estilo de texto deseado Aceptar
Texto:= Estructura del libro Negrita Aceptar
(Panel Formato) Centrado
Como resultado de nuestras acciones, aparecerá un texto bellamente diseñado con un relleno degradado amarillo en el centro (Fig. 18.2).
Para cambiar propiedades de este objeto Puede utilizar los botones de la barra de herramientas del mismo nombre. En nuestro caso, cambiemos el color de relleno de amarillo a azul.
Arroz. 18.2. Texto de WordArt en el mensaje
Arroz. 18.3. Ventana de diálogo Métodos de llenado
Ejemplo 18.3. Cambiar las propiedades de los objetos de WordArt
(En la barra de herramientas de WordArt)
Color y líneas del formato de objeto de WordArt
Métodos de relleno de color...
Degradado
Un color Color1 Azul
Tipo de sombreado Desde el centro
Opciones (Fig. 18.3)
Insertar un gráfico
El siguiente paso que estamos considerando es insertar un diagrama, que, por cierto, es una de las innovaciones de Word.
Ejemplo 18.4. Insertar un gráfico
> Insertar >Organigrama...
Seleccione el tipo de gráfico (Fig. 18.4)
Arroz. 18.4. Ventana de diálogo Biblioteca de gráficos
Aparecerá un marcador de posición en el cuerpo del mensaje, mostrando el gráfico seleccionado. Pero consta de una “raíz” y sólo tres “ramas”, mientras que este libro tiene cuatro partes. Agreguemos otra rama y cambiemos el estilo del gráfico.
Ejemplo 18.5. Agregar una rama a un diagrama
(Resalte la raíz del diagrama)
(En el panel Organigrama) Agregar una forma
Auto formato
Seleccione un estilo de gráfico: Degradado en relieve
Ahora solo queda ingresar el texto del diagrama. Para hacer esto, haga clic izquierdo una vez en uno de los resúmenes del gráfico e ingrese el texto apropiado. La versión final del mensaje, editada y formateada en Word, se muestra en la Fig. 18.5.
Arroz. 18.5. Mensaje final
Una vez creado el mensaje, solo queda completar los campos. A quien(Eso) y Sujeto(Asunto), luego presione el botón Enviar(Enviar).
Comentario
Debido a que nuestro mensaje se guarda y envía en formato HTML, es posible que se pierda o modifique parte del formato. ¡Tenga esto en cuenta al crear mensajes en Word! A veces es mejor simplemente adjuntar los mensajes creados como archivo adjunto.
Permítanos recordarle una vez más que aquí solo consideramos el principio general de cómo funcionan juntos Outlook y otras aplicaciones de Office. Además de insertar objetos (de los cuales hay muchos más de dos), también hay formularios, marcos, estilos, tablas, campos… La lista sigue y sigue. El mundo de las aplicaciones de Microsoft Office es amplio y verdaderamente multifuncional. Aprendalo en paralelo con Outlook y otras aplicaciones existentes. Al final, el camino lo dominará el que camina...
Distribuir un documento a lo largo de la ruta.
Distribución de un documento a lo largo de la ruta.(Enrutamiento) es el envío de un documento por correo electrónico a colegas en una secuencia determinada. La secuencia de correo se llama ruta del documento.
Una vez recibido el documento, el destinatario puede realizar sus cambios y comentarios y enviar el documento más adelante a lo largo de la ruta. Al final de la ruta, después de que el documento haya sido visto por todos los destinatarios especificados en la lista de enrutamiento, puede solicitar la devolución del documento o especificar el usuario al que está destinado, por ejemplo, un director de proyecto.
Ejemplo 18.6. Envío de un documento a lo largo de una ruta
> Archivo > Abrir… (abre el documento requerido)
> Archivo > Enviar > A lo largo de la ruta. . .
Nashatyrev Anton A quien
Mokhovikov Oleg Komu
Mensaje text:= ¡Estimados colegas! Lea el documento adjunto y exprese sus pensamientos y comentarios sobre lo escrito. Gracias de antemano, Egor Usarov.
uno a uno
Regresar al finalizar
Estado de seguimiento
Enviar
Comentario
Mientras ejecuta este programa, es posible que vea Cuadros de diálogo Advertencias de seguridad de Outlook sobre la manipulación y el acceso de terceros a los datos de Outlook. En este caso, siempre acepta permitir el acceso (después de todo, esta solicitud proviene de tus acciones y tú lo esperas).
Puede adjuntar una ruta designada a un documento para no enviarlo inmediatamente, sino más tarde. Para hacer esto, en el último paso del programa debe presionar el botón Agregar(Agregar resbalón).
> Archivo > Enviar > Siguiente destinatario...
Enviar el documento Nashatyrev Antón
Para negarse a enviar un documento a lo largo de una ruta y desconectar la ruta por completo, debe hacer clic en el botón Claro(Claro).
Volvamos al ejemplo. Después de presionar el botón Enviar(Ruta), se creará automáticamente un mensaje con el texto especificado en el campo Mensaje de texto(Texto del mensaje), y con un documento adjunto que debe enviarse (Fig. 18.6). Supongamos que el primer destinatario (en nuestro ejemplo, Anton Nashatyrev) está configurado de manera responsable, es decir, no dejará el mensaje recibido desatendido ni lo eliminará sin leerlo, sino que reaccionará adecuadamente: no solo leerá el correo. mensaje, pero y el documento adjunto en sí, y no solo lo leerá, sino que también le agregará sus deseos y comentarios, y luego lo enviará al siguiente corresponsal. Intentemos seguir cómo sucede esto.
Para abrir el documento enviado, el destinatario sólo necesita hacer doble clic en el icono del documento adjunto en el mensaje. A continuación, el destinatario realiza los cambios en el documento de la forma habitual. Al finalizar el trabajo, deberá enviar el documento más adelante en la ruta.
>Archivo>Enviar>Siguiente destinatario...
Enviar documento "Oleg Mokhovikov"
Arroz. 18.6. Mensaje con distribución de documentos.
¿Qué pasa después de esto? Primero, el mensaje se enviará al siguiente destinatario de la lista de correo: Oleg Mokhovikov. Podrá leer el documento con los cambios ya realizados y hacer el suyo propio. En segundo lugar, se notificará al remitente original cuando el documento pase por la lista de correo porque el cuadro de diálogo Ruta Se seleccionó la casilla de verificación (Desvío de ruta) Estado de seguimiento(Estado de la pista).
Si todo va bien, el documento se promocionará a través de la lista de correo hasta agotar toda la lista de correo. de este documento. Al último destinatario de la ruta se le pedirá que devuelva el documento modificado al iniciador del envío y así se cerrará el círculo.
Para acelerar el proceso, puedes enviar el documento no uno por uno, sino a todos a la vez. En este caso, la fusión de cambios recae sobre los hombros del remitente.
Outlook y Excel
Desde el principio del libro, al crear un mensaje, nos propusimos transmitir como cuerpo del mensaje no solo texto, sino una tabla. El uso de herramientas de Excel le permite resolver fácilmente no solo el problema de insertar tablas, sino también componentes relacionados (por ejemplo, gráficos de Excel).
Como ejemplo de Outlook y Excel trabajando juntos, considere enviar un mensaje que contenga una tabla con datos sobre el número de páginas de cada parte del libro y un gráfico de Excel que muestre gráficamente el porcentaje de cada parte del libro.
Crear un mensaje usando Excel
Al igual que con Word, puedes crear un mensaje de dos formas. Pero si en Word elegimos la segunda opción (crear un mensaje desde Outlook), veamos ahora el envío de una tabla directamente desde la aplicación Excel.
Arroz. 18.7. Mensaje de Outlook (editor Microsoft Excel)
Ejemplo 18.9. Crear un mensaje usando Excel
>Archivo > Enviar > Mensaje
Incluir la hoja actual en el cuerpo del mensaje
Asunto:= Estadísticas
Introducción:= Este mensaje contiene...
Comentario
En el campo Introducción, el usuario puede ingresar mensaje de texto(comentario) que precede a la tabla.
Como se mencionó anteriormente, consideraremos enviar la tabla que se muestra en la Fig. 18.10. En esta etapa, la tabla contiene solo texto y no tiene formato adicional.
trabajando con una mesa
Antes de enviar un mensaje que contenga una tabla, es recomendable formatearla: resaltar el encabezado, enfatizar los bordes, etc. Pero las funciones de Outlook le permiten no sólo formatear la tabla, sino también trabajar en su lógica. En el ejemplo 18.10, agregamos otra fila, "Total", que contiene la suma de todas las páginas del libro y luego aplicamos el estilo de la tabla en consecuencia.
Si el texto del mensaje no cabe en la celda, se pueden ampliar sus bordes. Para hacer esto, mueva el puntero del mouse al cruce con el nombre o la numeración de las celdas (el puntero se verá como una flecha de dos puntas) y, mientras mantiene presionado botón izquierdo ratón, mueva los límites de la columna o fila a la distancia requerida.
Ejemplo 18.10. Trabajar con una tabla de Excel
(Edición)
R6:= Total
Wb Autosuma
A1:Вб (Seleccione mientras mantiene presionado el botón izquierdo del mouse)
> Formato > Auto formato...
Arroz. 18.8. Mensaje formateado con hoja de cálculo de Excel.
Comentario
Además de utilizar el estilo automático, puede aplicar formato adicional utilizando los botones de la barra de herramientas del mismo nombre.
Insertar un gráfico de Excel
El siguiente paso para demostrar las capacidades de Excel y el uso de esta aplicación con Outlook es crear un cuadro que represente los datos de la hoja de cálculo de forma gráfica clara.
Ejemplo 18.11. Insertar un gráfico de Excel
> Insertar > Gráfico... Estándar
Tipo Circular
Título del gráfico:= perspectiva en original
Acciones de firmas de datos
Arroz. 18.9. Diagrama construido
Comentario
Si no hubiéramos seleccionado el rango A2:B6 antes de comenzar a construir el gráfico, podríamos haberlo configurado más tarde, en el segundo paso del Asistente para gráficos. En este caso, no es absolutamente necesario ingresar manualmente una fórmula compleja en el campo Rango de datos. Basta con seleccionar el rango deseado en la hoja de trabajo con el mouse, el cuadro de diálogo del asistente se colapsará para no interferir con la selección y la fórmula aparecerá automáticamente.
Una vez insertado un gráfico, es posible que se superponga a la tabla que está utilizando. Para mover un diagrama, simplemente selecciónelo y, manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse, arrástrelo a la ubicación deseada.
Ahora veamos directamente el diagrama en sí. Todos los elementos se muestran de forma clara y hermosa, a excepción del círculo de datos en sí, que es de tamaño muy pequeño. Para ampliar el área del diagrama, debe hacer clic en el cuadrado invisible en el que están inscritos el círculo y las explicaciones del texto (Fig. 18.9). Aparecerá un marco cuadrado con controladores de selección en las esquinas. Enganche estos controladores y arrástrelos, estirando el marco de selección hasta que el círculo tenga el tamaño que necesita.
Entonces, el mensaje está completamente listo para ser enviado, solo queda ingresar la dirección del destinatario del mensaje y presionar el botón Enviar hoja(Envíe esta Hoja).
De particular interés es cómo se mostrará nuestro mensaje al usuario, porque, en primer lugar, se convierte al formato HTML y, en segundo lugar, es posible que no todos los destinatarios tengan Excel instalado. Después de enviar y recibir mensajes, vaya a V carpeta Bandeja de entrada(Bandeja de entrada) y abra el mensaje creado (Fig. 18.10).
Arroz. 18.10. Mensaje recibido con tabla y gráfico.
En primer lugar, como puede ver, el texto ingresado en el campo Introducción(Introducción) precede a la tabla y está separada de ella por una línea. En segundo lugar, se conserva el formato de la tabla. Y finalmente, estamos orgullosos: el diagrama coincide completamente con el creado (formato, datos, etc.). Lo único que falta es que no hay firma ya que creamos nuestro mensaje desde Excel y no desde Outlook. Este defecto podría corregirse ejecutando el comando > .Insertar > Firma > Atentamente antes de enviar.
Ejemplo 18.12. Insertar una firma
> Insertar > Firma > Saludos cordiales
Comentario
En términos generales, a veces es necesario, si no es necesario, realizar ediciones y formatos adicionales de las publicaciones. Después de crear la tabla (con usando excel) el usuario siempre puede abrir el mensaje y editarlo: insertar una firma o una serie de comentarios adicionales, así como agregar un fondo, agregar una imagen, etc.
Carpeta de intercambio
Trabajar con carpetas de Exchange es tan común a todas las aplicaciones de Office como la distribución de rutas. La esencia de esta función es colocar el documento activo en carpetas públicas del servidor Microsoft Exchange. De esta forma, el usuario da acceso a este documento a todos los miembros del grupo de trabajo.
Ejemplo 18.13. Enviar a la carpeta Exchange
> Archivo > Enviar a > Carpeta de Exchange…
Seleccione la carpeta < Общая папка>
Una vez que el documento se coloca en una carpeta compartida, cada usuario puede abrirlo haciendo clic en el enlace correspondiente en la ventana de visualización de información (Fig. 18.11).
Outlook y PowerPoint
Microsoft PowerPoint es una herramienta de presentación versátil. Después de crear una presentación, el usuario puede mostrarla como computadora local y realizar una presentación online para todo el grupo de trabajo. La presentación de PowerPoint se entrega en formato HTML, por lo que los participantes sólo necesitan un navegador para verla. explorador de Internet 4.0. Así, la presentación se puede realizar tanto en toda la empresa como entre miembros de un pequeño grupo ubicados en diferentes lugares. El número de participantes no está limitado, pero si participan más de 16 oyentes en la presentación, se debe utilizar una aplicación de servidor especial Microsoft NetShow Server para realizarla.
El problema de cualquier reunión es su planificación. Por supuesto, para realizar una conferencia, además de la voluntad del ponente, también se requiere el consentimiento de los participantes. En el caso de una conferencia regular, la participación de todos los participantes se confirma por el hecho de que todos se reúnen aproximadamente al mismo tiempo en la sala designada para la conferencia. El presentador puede programar una conferencia electrónica de PowerPoint como cualquier otra reunión utilizando Outlook.
Arroz. 12.18. Presentación y Diálogo Planeando transmitir una presentación
Ejemplo 18.14. Planificación de retransmisiones presentaciones de power point
> Presentación de diapositivas > Transmisión en vivo > Configurar y programar...
Descripción:= "Microsoft Outlook 2002 en original"(Figura 18.12)
Parámetros... Configuración de la transmisión (Fig. 18.13)
Modo de visualización redimensionable
Asignar…
Ingrese o seleccione un nombre:< participantes de la presentación
Requerido
Enviar
(Aparecerá un cuadro de diálogo notificándole que hay una transmisión programada)
Arroz. 18.13. Ventana de diálogo Opciones de transmisión
Comentario
interruptores Solo sonido(Sólo audio) y Vídeo y sonido(Video y audio) tiene sentido instalarlo si la computadora del presentador está equipada con un micrófono y una cámara de video, y las computadoras de los participantes están equipadas con equipos para reproducir audio y video. En nuestro ejemplo no asumimos esto, por lo que la casilla de verificación está marcada. No(Ninguno).
El formulario de reunión que se completa automáticamente (Fig. 18.14) es idéntico a los discutidos anteriormente, Consulte el Capítulo 2, Calendario y el Capítulo 10, Colaborar en Outlook.
Comentario
La única condición obligatoria para la transmisión en vivo de una presentación a una amplia audiencia es una conexión de computadora a la red (global o local). No se podrán utilizar funciones adicionales si las condiciones técnicas no lo permiten.
Después de acordar el tiempo y la composición de los participantes, puede proceder directamente a la demostración.
Arroz. 18.14. Formulario de reunión
Ejemplo 18.15. Transmisión en vivo de la presentación.
> Presentación de diapositivas > Transmisión en vivo > Iniciar transmisión...
Al realizar una conferencia programada, el presentador planea transmitirla utilizando la interfaz de programación de reuniones en Outlook 2002. A la hora especificada, aparecerá una ventana de recordatorio de la reunión en las pantallas de las computadoras de los participantes, en la que el participante verá un botón, después de hacer clic en el que se cargará la página introductoria de la presentación (Fig. 18.15). El presentador controla el cambio de diapositivas. En las pantallas de ordenador de los participantes, las diapositivas se muestran del mismo modo que en una presentación de diapositivas normal.
Arroz. 18.15. Página principal para presentación en vivo.
Durante la presentación, los participantes pueden tener debates privados, hacer preguntas al presentador y recibir respuestas por correo electrónico a través de Outlook.
Outlook y acceso
Microsoft Access es un sistema universal de gestión de bases de datos y Outlook es un sistema universal de gestión de información. Con base en estas definiciones, es natural suponer que estas aplicaciones tienen algún medio para intercambiar información entre sí. Pero además de intercambiar información, Outlook, al igual que Word o Excel, es capaz de crear mensajes utilizando las herramientas de Microsoft Access. Solo que en este caso estas herramientas no están en el área de formato o edición, sino en el área de proporcionar datos para enviar y publicar.
En esta sección veremos un ejemplo de importación de información desde directorio Outlook a su base de datos de Access y cree un mensaje que contenga la información que acaba de importar.
Intercambio de información
En primer lugar, abra Access y cree una base de datos. Nuestro objetivo será entonces crear una tabla que contenga datos de la libreta de direcciones de Outlook.
Ejemplo 18.16. Importar datos de Outlook a Access
> Archivo > Datos externos > Importar...
Tipo de archivo de Outlook (el asistente de importación de Exchange/Outlook se iniciará automáticamente)
> Libretas de direcciones > Libreta de direcciones de contactos de Outlook
en una nueva mesa
(En este paso se le pedirá que defina los parámetros de los datos importados y averigüe si es necesario importarlos)
no importar
Importar a tabla:= Contactos
Arroz. 18.16. Tabla de Microsoft Access con datos importados
Después de la importación, como se esperaba, aparecerá una nueva tabla en Access contactos, que contiene información de la libreta de direcciones de Outlook. El resultado de la importación se muestra en la Fig. 18.16.
Trabajar con la página de datos de acceso
Considere el siguiente ejemplo. Digamos que uno de los participantes del proyecto ha creado una base de datos cuya información es interesante y quizás necesaria para otros miembros del equipo. Existen varias soluciones para este problema, pero nos centraremos en la opción de enviar un mensaje que contenga una página de datos de acceso. De hecho, el mensaje simplemente contiene una página HTML con un objeto ActiveX que se conecta a la base de datos y muestra datos.
Ejemplo 18.17. Crear un mensaje con la página de datos de acceso
> Acciones > Nuevo mensaje usando... > Microsoft Office >Página de datos de Microsoft Access
(El acceso se abrirá con un asistente Nueva pagina acceso a los datos)
Constructor
Seleccionar fuente de datos:=< Base de datos>
Después de completar los procedimientos, se abrirá una página con una cuadrícula de datos. Entonces, en primer lugar, debe colocar los campos de información que estarán en la página. Para hacer esto, arrastre los campos requeridos a la cuadrícula de la tabla y reemplace su nombre, por ejemplo con Contactos. Luego ingrese el nombre de los destinatarios del mensaje y haga clic en el botón Envía una copia.
Antes de enviar un mensaje, el usuario puede ver cómo se mostrará al destinatario. Para hacer esto, seleccione el comando > Archivo > vista previa de la página web. Se abrirá un navegador web con una página cargada, que se mostrará de la misma manera para el destinatario del mensaje.
Arroz. 18.23. Página web con datos de Access
Usando los botones Atrás y Siguiente, puedes navegar a través de los datos de la tabla Contactos. Además, al especificar los parámetros de acceso apropiados, puede editar la tabla (agregar o eliminar registros), organizar el filtrado de datos, etc. Pero esto está más allá del alcance de este libro.
Resumen
Entonces, en este capítulo analizamos la posibilidad de que las aplicaciones de Office y Outlook funcionen juntas. En verdad, usar Outlook junto con las herramientas proporcionadas por Word, Excel, PowerPoint y Access le permite crear mensajes enriquecidos y facilitar el compartir y acceder a la información.
- Palabra. Formatear un mensaje. Usando Word como su editor predeterminado. Distribución del documento a lo largo de la ruta.
- Sobresalir. Crea una publicación con una tabla y un gráfico. Colocar documentos en carpetas públicas en el servidor Exchange.
- PowerPoint. Organizar una reunión en línea para presentar una presentación.
- Acceso. Importe datos de Outlook a Access. Cree un mensaje que contenga una página de datos de acceso.
MS Word proporciona varios atajos de teclado para que su oficina funcione más rápido. Si necesita utilizar mucho MS Word, le recomendamos encarecidamente que aprenda algunos atajos de teclado útiles que le ayudarán a trabajar rápidamente. Puedes hacer clic Ctrl+B hacer texto en negrita, Ctrl+U para subrayar el texto. Estos atajos de teclado funcionan en todas las partes de Microsoft Office como MS Excel, MS Outlook, MS PowerPoint, etc.
Sin embargo, de forma predeterminada, MS Word no proporciona atajo para tachar un comando. Aunque tachar es un comando de uso frecuente, sorprende que Microsoft no haya creado Atajos de teclado para tachado. Pero lo bueno es que podemos configurar MS Word para crear dicho atajo de teclado. acceso rapido. Hoy te enseñaré a instalar. de manera rápida para que el texto esté tachado.
¿Qué es tachado?
A veces, en un documento, no necesitas cierto texto, pero no deseas eliminarlo. En tales casos, puede tachar el texto. Un fragmento de texto permanecerá en el documento para su uso posterior (e incluso para su inclusión posterior), pero al mismo tiempo, los tachados le mostrarán al lector que el texto ya no es relevante. Se parece a esto: tachado
Cómo instalar el acceso directo tachado en MS Word
Deberás realizar el siguiente proceso una sola vez y luego podrás tachar el texto presionando la combinación de la tecla seleccionada.
Abra cualquier documento de MS Word. Incluso puedes abrir un documento en blanco.
Presione Ctrl + D para abrir el cuadro de diálogo Fuente. Esta ventana muestra opciones de formato de fuente.
Ahora presione Ctrl + Alt y manteniendo presionadas ambas teclas presione la tecla más en el teclado numérico (Numpad).
El cursor cambiará a un clavel con la forma de uno. Suelte las teclas Ctrl + Alt y haga clic en la opción Tachado en el cuadro de diálogo Fuente (que se muestra como el círculo rojo en la imagen de arriba).
Se abrirá el cuadro de diálogo Personalizar teclado. Coloque el cursor en el campo. Nuevo atajo de impresión clave y presione la combinación de teclas de método abreviado que desea configurar para tachar la opción. me lo puse Ctrl + Mayús + S... También puedes instalarlo así. Coloque el cursor en prensa - nueva tecla de acceso directo y presione Ctrl + Mayús + S.
MS Word capturará automáticamente las teclas que presione. Puede utilizar cualquier combinación de Shift, Alt, Ctrl y tecla Con carta. Si presiona una combinación de teclas que ya está asignada a algún otro comando, MS Word le mostrará esta información. Es mejor no sobrescribir un acceso directo existente. Ctrl + Shift + es una buena combinación.
Haga clic en el botón Asignar para establecer el acceso directo de tachado.
Ahora, para comprobar si funciona o no, escriba algo en un documento de MS Word. Seleccione el texto y presione Ctrl + Shift + S (o cualquier combinación que elija). El texto seleccionado quedará inmediatamente tachado.
Espero que hayas encontrado este pequeño consejo de configuración. etiqueta tachada en MS Word útil. Si tiene alguna pregunta sobre este tema, no dude en preguntarme a través de la sección de comentarios de esta página. Haré todo lo posible para serle útil. ¡Gracias por utilizar TechWelkin!
La interacción entre Outlook y Word es quizás el ejemplo más típico de colaboración. Ya mencioné anteriormente que el usuario puede especificar Microsoft Word como editor de mensajes.
Ejemplo 18.1. Word como editor de mensajes
(Usando la aplicación Outlook)
> Herramientas >Mensaje de opciones
Utilice Microsoft Word como editor de mensajes
Utilice Microsoft Word para leer mensajes en formato RTF
Como ejemplo del uso de Word, considere crear un mensaje que contenga texto rizado y un diagrama que demuestre la estructura de un libro determinado.
Crear un mensaje usando Word
Hay dos formas de crear un mensaje usando Word:
- Inicie la aplicación Word, cree un documento y seleccione el comando > Archivo > Enviar > Mensaje.
- Directamente en Outlook seleccionando el comando > Acciones > Nuevo mensaje usando > Microsoft Word (Figura 18.1).
Como se puede ver en la figura, la esencia del mensaje no ha cambiado, los campos para ingresar a los destinatarios y el asunto del mensaje permanecen, se agregan automáticamente una firma y un panel. Dibujo(Dibujo), sin embargo, la barra de herramientas se ha enriquecido notablemente. Formato(Formato).
Arroz. 18.1. Mensaje de Outlook (editor de Microsoft Word)
Insertar texto rizado
Entonces, primero creemos un título bonito para nuestro mensaje usando un objeto de WordArt.
Ejemplo 18.2. Insertar un objeto de WordArt
> Insertar > Dibujo > WordArt
Seleccione el estilo de texto deseado Aceptar
Texto:= Estructura del libro Negrita Aceptar
(Panel Formato) Centrado
Como resultado de nuestras acciones, aparecerá un texto bellamente diseñado con un relleno degradado amarillo en el centro (Fig. 18.2).
Para cambiar las propiedades de este objeto, puede utilizar los botones de la barra de herramientas del mismo nombre. En nuestro caso, cambiemos el color de relleno de amarillo a azul.
Arroz. 18.2. Texto de WordArt en el mensaje
Arroz. 18.3. Ventana de diálogo Métodos de llenado
Ejemplo 18.3. Cambiar las propiedades de los objetos de WordArt
(En la barra de herramientas de WordArt)
Color y líneas del formato de objeto de WordArt
Métodos de relleno de color...
Degradado
Un color Color1 Azul
Tipo de sombreado Desde el centro
Opciones (Fig. 18.3)
Insertar un gráfico
El siguiente paso que estamos considerando es insertar un diagrama, que, por cierto, es una de las innovaciones de Word.
Ejemplo 18.4. Insertar un gráfico
> Insertar >Organigrama...
Seleccione el tipo de gráfico (Fig. 18.4)
Arroz. 18.4. Ventana de diálogo Biblioteca de gráficos
Aparecerá un marcador de posición en el cuerpo del mensaje, mostrando el gráfico seleccionado. Pero consta de una "raíz" y sólo tres "ramas", mientras que este libro tiene cuatro partes. Agreguemos otra rama y cambiemos el estilo del gráfico.
Ejemplo 18.5. Agregar una rama a un diagrama
(Resalte la raíz del diagrama)
(En el panel Organigrama) Agregar una forma
Auto formato
Seleccione un estilo de gráfico: Degradado en relieve
Ahora solo queda ingresar el texto del diagrama. Para hacer esto, haga clic izquierdo una vez en uno de los resúmenes del gráfico e ingrese el texto apropiado. La versión final del mensaje, editada y formateada en Word, se muestra en la Fig. 18.5.
Arroz. 18.5. Mensaje final
Una vez creado el mensaje, solo queda completar los campos. A quien(Eso) y Sujeto(Asunto), luego presione el botón Enviar(Enviar).
Comentario
Debido a que nuestro mensaje se guarda y envía en formato HTML, es posible que se pierda o modifique parte del formato. ¡Tenga esto en cuenta al crear mensajes en Word! A veces es mejor simplemente adjuntar los mensajes creados como archivo adjunto.
Permítanos recordarle una vez más que aquí solo consideramos el principio general de cómo funcionan juntos Outlook y otras aplicaciones de Office. Además de insertar objetos (de los cuales hay muchos más de dos), también hay formularios, marcos, estilos, tablas, campos… La lista sigue y sigue. El mundo de las aplicaciones de Microsoft Office es amplio y verdaderamente multifuncional. Aprendalo en paralelo con Outlook y otras aplicaciones existentes. Al final, el camino lo dominará el que camina...
Distribuir un documento a lo largo de la ruta.
Distribución de un documento a lo largo de la ruta.(Enrutamiento) es el envío de un documento por correo electrónico a colegas en una secuencia determinada. La secuencia de correo se llama ruta del documento.
Una vez recibido el documento, el destinatario puede realizar sus cambios y comentarios y enviar el documento más adelante a lo largo de la ruta. Al final de la ruta, después de que el documento haya sido visto por todos los destinatarios especificados en la lista de enrutamiento, puede solicitar la devolución del documento o especificar el usuario al que está destinado, por ejemplo, un director de proyecto.
Ejemplo 18.6. Envío de un documento a lo largo de una ruta
> Archivo > Abrir... (abre el documento requerido)
> Archivo > Enviar > A lo largo de la ruta. . .
Nashatyrev Anton A quien
Mokhovikov Oleg Komu
Mensaje text:= ¡Estimados colegas! Lea el documento adjunto y exprese sus pensamientos y comentarios sobre lo escrito. Gracias de antemano, Egor Usarov.
uno a uno
Regresar al finalizar
Estado de seguimiento
Enviar
Comentario
Mientras ejecuta este programa, es posible que aparezcan cuadros de diálogo de seguridad de Outlook advirtiéndole sobre la manipulación y el acceso de terceros a los datos de Outlook. En este caso, siempre acepta permitir el acceso (después de todo, esta solicitud proviene de tus acciones y tú lo esperas).
Puede adjuntar una ruta designada a un documento para no enviarlo inmediatamente, sino más tarde. Para hacer esto, en el último paso del programa debe presionar el botón Agregar(Agregar resbalón).
> Archivo > Enviar > Siguiente destinatario...
Enviar el documento Nashatyrev Antón
Para negarse a enviar un documento a lo largo de una ruta y desconectar la ruta por completo, debe hacer clic en el botón Claro(Claro).
Volvamos al ejemplo. Después de presionar el botón Enviar(Ruta), se creará automáticamente un mensaje con el texto especificado en el campo Mensaje de texto(Texto del mensaje), y con un documento adjunto que debe enviarse (Fig. 18.6). Supongamos que el primer destinatario (en nuestro ejemplo, Anton Nashatyrev) está configurado de manera responsable, es decir, no dejará el mensaje recibido desatendido ni lo eliminará sin leerlo, sino que reaccionará adecuadamente: no solo leerá el correo. mensaje, pero y el documento adjunto en sí, y no solo lo leerá, sino que también le agregará sus deseos y comentarios, y luego lo enviará al siguiente corresponsal. Intentemos seguir cómo sucede esto.
Para abrir el documento enviado, el destinatario sólo necesita hacer doble clic en el icono del documento adjunto en el mensaje. A continuación, el destinatario realiza los cambios en el documento de la forma habitual. Al finalizar el trabajo, deberá enviar el documento más adelante en la ruta.
>Archivo>Enviar>Siguiente destinatario...
Enviar documento a "Oleg Mokhovikov"
Arroz. 18.6. Mensaje con distribución de documentos.
¿Qué pasa después de esto? Primero, el mensaje se enviará al siguiente destinatario de la lista de correo: Oleg Mokhovikov. Podrá leer el documento con los cambios ya realizados y hacer el suyo propio. En segundo lugar, se notificará al remitente original cuando el documento pase por la lista de correo porque el cuadro de diálogo Ruta Se seleccionó la casilla de verificación (Desvío de ruta) Estado de seguimiento(Estado de la pista).
Si todo va bien, el documento se promocionará a través de la lista de correo hasta que se agote toda la lista de correo de ese documento. Al último destinatario de la ruta se le pedirá que devuelva el documento modificado al iniciador del envío y así se cerrará el círculo.
Para acelerar el proceso, puedes enviar el documento no uno por uno, sino a todos a la vez. En este caso, la fusión de cambios recae sobre los hombros del remitente.
Dependiendo de la versión de Word o Outlook que esté utilizando, es posible que pueda pegar en Documento de Word y agregarle varios objetos (por ejemplo, archivos PDF, diagramas o hojas de excel) o mensaje de correo electrónico mediante vinculación o incrustación. Para insertar un objeto, en la pestaña Insertar clic en el botón Un objeto.
Insertar un nuevo objeto
Crear archivo nuevo Para insertar en un documento de Word o correo electrónico:
Consejo:
Información en la sección Resultado determinado por el tipo de objeto seleccionado y el estado de la casilla de verificación como un icono(instalado o no). Esta información le ayudará a decidir qué se debe insertar exactamente y de qué forma.
Para cambiar los datos en un objeto insertado, haga doble clic en él.
Vincular o incrustar un archivo existente
Para vincular o incrustar un objeto ya creado:
Objetos incrustados y objetos relacionados.
Objetos incrustados pasan a formar parte de un archivo de Word o mensaje de correo electrónico y, una vez insertados, pierden su conexión con el archivo original.
Objetos relacionados se puede actualizar cuando cambia el archivo fuente. Los datos asociados se almacenan en el archivo fuente. El archivo de Word o mensaje de correo (archivo de destino) almacena solo la información de ubicación del archivo de origen y muestra una vista de los datos asociados. Si el tamaño del archivo es importante, utilice objetos vinculados.
