Laboratoire : Accès. Lab : accès au rapport de laboratoire, accès ms
Université technique de l'aviation d'État d'Oufa
Département d'informatique
Travail de laboratoire n°4
Technologies de l'information pour la création et le traitement de bases de données avecAvec de l'aideMSACCÉDERXP.
Étudiant à l'INEC
Groupe K-122
Kizka N.D.
Vérifié:
Filosova E.I.
Rapport surACCÉDER.
1) Création de tableaux.
Afin de créer des tables dans ACCESS, nous devons sélectionner l'élément Créer une table à l'aide du concepteur dans la base de données. Dans le constructeur, nous remplissons les propriétés du champ et les champs dont nous avons directement besoin. C'est ainsi que nous créons les tables dont nous avons besoin. (Clients, Implémentation)
2) Création d'un schéma de données.
Pour créer un schéma de données, nous utilisons l'icône sur le panneau de configuration.
Après l'avoir ouvert, nous insérons ceux dont nous avons besoin dans les tables à l'aide de la commande Ajouter une table et établissons une connexion entre les champs en faisant simplement glisser le champ dont nous avons besoin d'une table à l'autre.
3) Tri.
Pour trier, nous devons ouvrir une table non clé et utiliser Enregistrements/Filtre/Filtre avancé pour trier les données.
4) Sélection de données à l'aide de requêtes.
Pour créer une requête, nous utiliserons le Query Builder.
une valeur spécifique dans un champ de texte (par exemple, sélectionner des produits d'une catégorie).
une plage de valeurs dans n'importe quel champ numérique (par exemple, sélectionnez des produits dont le coût est supérieur à 1 000 roubles).
plage de valeurs dans n'importe quel champ de texte (par exemple, recherchez des produits dont les noms commencent par les lettres M-S).
correspondance inexacte des valeurs dans un champ de texte (par exemple, rechercher des clients vivant dans la même ville).
ET logique, reliant deux valeurs d'un champ numérique (par exemple, des biens dont le coût est supérieur à 200 et inférieur à 500 roubles).
ET logique, reliant les valeurs de deux champs différents (par exemple, des biens d'une valeur supérieure à 200 roubles vendus aujourd'hui).
OU logique, reliant deux valeurs dans un champ de texte (par exemple, produits d'une catégorie particulière).
OU logique, reliant les valeurs de deux champs différents (par exemple, des biens vendus un certain jour, OU des biens dont le coût est d'au moins 100 roubles).
Opérateur NOT dans un champ de texte (par exemple, tous les produits sauf une certaine catégorie).
5) Création de requêtes à l'aide du générateur d'expressions.
Créez une requête de base de données dans laquelle l'un des champs est obtenu en concaténant les valeurs de plusieurs champs de texte dans la table source.
6) Création de requêtes finales.
Créez une demande de mise à jour d'enregistrement qui double la valeur de l'un des champs numériques.
Créez une requête sur une copie de la table Produits, dans laquelle tous les enregistrements sur les produits de la même catégorie seront supprimés.
Créez une demande d'ajout à une copie de la table Produits, dans laquelle les enregistrements seront ajoutés à la copie à partir de la table Produits selon n'importe quelle condition.
Créez une requête croisée qui calcule le volume total de marchandises dans chaque catégorie pour chaque client.
Élaboration de rapports.
Pour créer un rapport, vous devez utiliser l'assistant de rapport, dans lequel nous sélectionnerons tous les champs des tables dont nous avons besoin et les champs de calcul, ainsi que le formulaire d'en-tête et le type de rapport.
Questions de contrôle.
1. Quel modèle de données est dit relationnel ?
Un SGBD pour PC prend principalement en charge un modèle relationnel, qui se distingue par la simplicité et l'uniformité de la présentation des données dans les tableaux bidimensionnels les plus simples.
La principale unité structurelle logique de manipulation des données est une ligne de tableau - un enregistrement. La structure d'un enregistrement est déterminée par la composition de ses champs constitutifs. L'ensemble des champs d'enregistrement correspond à des détails logiquement liés qui caractérisent une certaine essence du domaine. Les fonctions typiques d'un SGBD pour la manipulation de données sont : récupérer, ajouter, supprimer, modifier des données.
Microsoft Access appelle les objets tout ce qui peut avoir un nom, ces objets sont des tables, des requêtes, des formulaires, des macros et des modules.
Comment implémenter une relation un-à-plusieurs dans un modèle de données relationnel ?
Pour la communication, nous utiliserons l’objet Évaluation. Chaque étudiant a des notes dans plusieurs disciplines, la relation entre les étudiants et les notes sera donc de un à plusieurs (1 : M). Chaque discipline est suivie par de nombreux étudiants, la relation entre les disciplines et les notes sera donc de un à plusieurs.
Qu'est-ce qui est inclus dans la structure du tableau ?
La structure du tableau comprend : le nom du champ, le type de données, les propriétés de la note et du champ.
4. Comment déterminer les propriétés des champs d'un tableau ?
Il est nécessaire de sélectionner les propriétés du champ dans le concepteur de table et d'y définir les qualités de cette table dont nous avons besoin.
5. Nommez les principaux éléments de la fenêtre Query Builder.
Champ, Nom de la table, Tri, Affichage, Conditions de sélection ou.
6. Comment écrire des conditions de sélection avec ET logique et OU logique dans une requête ?
Vous devez utiliser le générateur d'expression et spécifier And ou Or dans la condition.
7. Comment créer un champ calculé dans une requête ?
Vous devez concevoir une fonction sur le terrain à l'aide du Générateur d'expressions pour calculer certains résultats.
8. A quoi servent les requêtes récapitulatives et croisées ?
Pour résumer les résultats, par exemple en calculant la valeur moyenne ou maximale.
Et à l'aide d'une requête croisée, vous pouvez présenter plus clairement les données des requêtes finales, qui permettent un regroupement selon plusieurs critères (deux notamment). Dans ce cas, les valeurs des champs selon la première caractéristique de regroupement peuvent devenir des en-têtes de lignes et selon la deuxième, des en-têtes de colonnes.
9. Comment pouvez-vous utiliser les requêtes d'action pour modifier des tables ?
Par exemple, vous pouvez utiliser la demande de suppression pour supprimer n'importe quel enregistrement, ou mettre à jour, ajouter, insérer à partir d'une autre table.
10. De quelles sections se compose la fenêtre Form Builder ?
À partir de sections spécifiées lors du processus de formation.
MINISTÈRE DE L'ÉDUCATION ET DES SCIENCES DE LA RF
INSTITUT D'ÉTAT D'ÉLECTRONIQUE ET DE MATHÉMATIQUES DE MOSCOU
(Université technique)
Département d'informatique
pour les travaux de laboratoire n°7
« Microsoft Bureau .
Système de gestion de base de données
ACCÉDER»
Étudiant : Malofeev S.A. C-12
Enseignant : Voskov L.S.
Moscou 2008
J'ai terminé la théorie :
Les bases
BASES DE DONNÉES et systèmes de gestion de bases de données (SGBD)
B les bases D Les bases de données (DB) sont conçues pour stocker sur un ordinateur et utiliser efficacement de grands volumes d'informations très diverses :
sur les livres, magazines et journaux dans les bibliothèques,
sur les marchandises dans les magasins et les produits dans les usines,
sur les expositions dans les musées et les collections diverses,
sur tous les salariés des entreprises, des entreprises et des institutions,
sur tous les vols d'avion dans les aéroports, les prix des billets et la disponibilité des sièges,
sur les horaires de tous les trains au départ des gares, sur le coût des billets et la disponibilité des places,
sur toutes les voitures immatriculées auprès de l'Inspection nationale de la sécurité routière (GAI), y compris celles volées,
sur tous les circuits, y compris ceux de dernière minute, dans les agences de voyages et agences de voyages,
sur la météo partout dans le monde aujourd'hui et il y a de nombreuses années, etc.
Tous les SGBD, y compris le SGBD ACCESS, permettent :
Créez rapidement des bases de données, complétez-les et modifiez-les.
Trouvez rapidement les données spécifiques dont vous avez besoin dans la base de données.
Triez les données dans la base de données selon divers critères (par exemple, par ordre alphabétique).
Extrayez des sous-ensembles de données à l'écran en fonction de vos demandes, c'est-à-dire satisfaisant un critère donné.
Effectuer des calculs statistiques sur les données de la base de données à des fins d'analyse et de prise de décision.
Imprimer des données sélectionnées à des fins spécifiques, par ex. préparer des certificats, des rapports, etc.
Comme les tableaux Excel, les tableaux de base de données sont constitués de colonnes et de lignes. Dans ce cas, les colonnes de la base de données sont appelées " DES CHAMPS"et ils ont des noms spécifiques
(des noms " DES CHAMPS"), et non des lettres de l'alphabet latin comme nom comme dans les tableaux Excel. De telles colonnes, c'est-à-dire Il peut y avoir jusqu'à 255 champs dans les tables de base de données (comme dans Excel).
Chaque ligne des tables de la base de données est appelée " PAR ENREGISTREMENT" et possède son propre numéro de série, le même qu'une ligne dans une feuille de calcul Excel. Le nombre de lignes, c'est-à-dire d'enregistrements dans les tables de la base de données, est pratiquement illimité.
Tous " ENREGISTREMENTS"(les lignes) de la table de la base de données contiennent dans chaque cellule nécessairement le même type d'informations correspondant au nom" DES CHAMPS". C'est la principale différence entre un tableau de base de données et une feuille de calcul Excel. Par exemple, dans une colonne avec le nom de champ " NOM ET PRÉNOM"(voir tableau de la base de données " Étudiant" sur la page suivante) dans toutes les entrées (c'est-à-dire dans toutes les lignes), vous verrez des noms spécifiques de personnes ;
dans la colonne avec le nom du champ " GODR" dans tous les enregistrements (c'est-à-dire dans toutes les lignes), vous verrez les années de naissance spécifiques des étudiants ;
dans la colonne avec le nom du champ " NG" Dans toutes les entrées (c'est-à-dire dans toutes les lignes), vous verrez des numéros de groupe d'étudiants spécifiques.
Une base de données peut comprendre non pas une, mais plusieurs tables liées. Sauf les tables – l'objet principal de la Base de Données - la base de données peut contenir d'autres objets, à savoir :
Formulaire (un ou plus). Un formulaire est un moyen d'afficher les données des tables de base de données sur l'écran, pratique pour saisir des données et les visualiser.
Demande (un ou plus). Une requête est un moyen de sélectionner et afficher données des tables de base de données selon les critères que vous spécifiez.
Rapport (un ou plus). Un rapport est un moyen de sélectionner et impression
Macro (un ou plus). Une macro est un ensemble de macro-commandes qui effectuent certaines opérations avec la base de données, par exemple l'impression de rapports.
Module (un ou plus). Un module est un programme dans le langage de programmation Access Basic utilisé dans une base de données pour effectuer des tâches non triviales.
Tous les objets répertoriés, s'ils ont été créés, font partie du fichier de base de données avec l'extension . mdb.
Vous apprendrez Access 2000 - dernière version programme, mais il diffère peu de la version Access 97, donc les deux versions sont actuellement utilisées.
Ce Travaux pratiques vous permettra de maîtriser toutes les opérations de base de création, de modification et d'utilisation de bases de données, quelle que soit la version d'Access que vous utilisez.
DÉMARRAGE DU SGBD D'ACCÈS
L'apparence de l'écran après le démarrage du système d'exploitation Windows peut être très différente, mais il y a toujours de nombreuses icônes de programme, fichiers et dossiers sur l'écran du moniteur (votre bureau) et en bas la barre des tâches (une bande étroite en bas de l'écran avec un bouton Démarrer).
S'il y a une icône de programme Access quelque part sur l'écran, placez le pointeur de la souris dessus et double-cliquez sur la souris pour exécuter le programme.
S'il n'y a pas d'icône de programme Access sur l'écran, alors en cliquant sur le bouton Démarrer, ouvrez le menu principal du système, sélectionnez-y « Programmes », puis dans le deuxième menu ouvert automatiquement, cliquez sur « Microsoft Access ». article et exécutez ce programme pour le calcul.
Un logiciel typique s'ouvrira Fenêtre Windows avec le titre « Microsoft Access », et dedans (Fig. 1) :
BOÎTE DE DIALOGUE Microsoft Access pour créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une existante.
BARRE DE MENU sous la barre de titre (Fenêtre d'aide des outils d'insertion de la vue Édition de fichier),
Une BARRE D'OUTILS STANDARD sous la barre de menu, qui est activée et désactivée à l'aide de la commande "Barres d'outils" dans le menu "Affichage". Tous les outils ont une « étiquette » qui apparaît automatiquement lorsque vous placez une flèche de la souris sur l'outil.
BARRE D'ÉTAT DU PROGRAMME tout en bas de la fenêtre. Il affichera des informations actuelles sur votre base de données et le mode de fonctionnement Access.
THÉORIE : CRÉATION ET UTILISATION DE QUESTIONS DANS DES BASES DE DONNÉES
DONNÉES
La plupart méthode efficace utiliser une base de données, c'est créer " Demandes". Demande– c'est un moyen de sélectionner et d'afficher les données des tables de base de données selon les critères que vous spécifiez.THÉORIE : CRÉATION ET UTILISATION DE RAPPORTS DANS DES BASES DE DONNÉES
Sauf " les tables", "Formulaire" Et " Demandes" un fichier de base de données peut en contenir un ou plusieurs " Rapports". "Rapport " est une manière de choisir et impression les données des tables de la base de données sous la forme dans laquelle elles sont requises par l'utilisateur, c'est-à-dire Pour vous.THÉORIE : CRÉATION D'UN SCHÉMA DE BASE DE DONNÉES – 3ÈME ÉTAPE
Créer un schéma de base de données consiste à définir les relations entre les tables incluses dans cette base de données, ou plus précisément, entre des champs spécifiques de ces tables.
Lorsque les tables sont liées, les modifications apportées à l'une d'elles sont automatiquement transférées à l'autre. L'objectif principal de la liaison des tables est d'éviter la duplication des informations dans la base de données.
Le moyen le plus simple de comprendre la signification des connexions est de prendre l'exemple de la base de données spécifique que vous créez, c'est-à-dire Processus éducatif. Le schéma de connexion de cette base de données est présenté sur la Fig. 3.
Dans la fenêtre Processus éducatif : bouton de clic sur la base de données Schéma de données sur la barre d'outils. Dans la fenêtre qui s'ouvre Ajouter un tableau, sélectionnez un signet les tables et en appuyant sur le bouton Ajouter, placez-le dans la fenêtre Schéma de données tous les tableaux. Appuyez ensuite sur le bouton Fermer. En conséquence, dans la fenêtre Schéma de données toutes les tables de la base de données seront présentées Processus éducatif avec des listes de vos champs.
Riz. 3. Schéma de base de données Processus éducatif
Les relations doivent être établies avec des tables vides, sinon des problèmes peuvent survenir lors de la coordination des propriétés des relations.
THÉORIE : Création et utilisation de rapports dans des bases de données.
Développement de rapports multi-tableaux
Avec une table unique Accéder aux rapports vous permet de créer des rapports complexes fournissant des données provenant de plusieurs tables de base de données interconnectées. Pour afficher des données interdépendantes dans un rapport multi-tables, les connexions nécessaires sont établies automatiquement conformément au schéma de données.
Les rapports multi-tableaux peuvent contenir une partie principale et une partie incluse, c'est-à-dire un sous-rapport. Chacune de ces parties est basée sur son propre tableau.
Les rapports multi-tables peuvent également contenir des champs provenant de différentes tables sans nécessiter l'inclusion de sous-rapports.
Envisageons de créer un rapport pour les tables qui entretiennent des relations un-à-plusieurs. Dans cette relation, une table est la table maître et l’autre est la table esclave. La construction d'un tel rapport a ses propres caractéristiques selon le choix du tableau principal ou subordonné comme base du rapport.
Exercice 31. Rapport multi-tables avec la partie principale basée sur la table principale
Riz. 19. Mise en page du rapport sur les départements
Examinons la technologie permettant de créer un rapport multi-tables en utilisant des tableaux comme exemple DÉPARTEMENT et ENSEIGNANT. Supposons que vous deviez préparer un rapport contenant des informations sur les départements, y compris des listes d'enseignants.
Dans la section tabulaire de chaque département, vous devez afficher une liste des enseignants. Ces données peuvent être obtenues à partir d'un tableau Professeur. La mise en page proposée donne raison de choisir le tableau comme tableau principal du rapport DÉPARTEMENT, et le tableau PROFESSEURVATEL- comme source de données pour un sous-formulaire avec une liste d'enseignants.
Présentation du rapport. Supposons que la présentation d'un rapport avec des listes d'enseignants par département ressemble à celle illustrée à la Fig. 19. Conformément au projet de présentation, le rapport est censé afficher des données pour chaque département, y compris le nom, le code et le numéro de téléphone, ainsi que le nom et la photographie du chef. Ces données sont contenues dans le tableau DÉPARTEMENT.
Exercices terminés :
Exercice 1. Création d'une base de données simple sous la forme d'une seule table
Exercice 2 : Modification des largeurs de colonnes à l'aide de la souris ou à l'aide de la commande "Largeur de colonne" du menu "Format"
Exercice 3. « Insérer » et « Supprimer » des champs, ainsi que modifier l'ordre des « Champs » (colonnes) dans le tableau.
Exercice 4. Insérer un nouveau champ avec des « photos » d'employés
Exercice 5. Saisie de nouvelles données dans le tableau, modification et suppression d'enregistrements
Exercice 6. Tri des données dans une table de base de données
Exercice 7. Recherche d'enregistrements par modèle dans de grandes tables de base de données et recherche et remplacement du contenu d'un champ spécifique
Exercice 8. Création et utilisation d'un nouvel objet de base de données - « Requête ».
Exercice 9. Créer et utiliser une « Requête avec un paramètre ».
Exercice 10. Création d'un nouvel objet dans la base de données - « Formulaires ».
Exercice 11. Création et utilisation d'un nouvel objet de base de données - "Rapport".
Exercice 12. Création d'un rapport avec un paramètre basé sur une requête avec un paramètre
Exercice 13. Concevoir une table "Groupe" en mode "Table"
Exercice 14. Conception du tableau « Enseignants » en mode « Assistant »
Exercice 15. Concevoir la table "Département" en mode "Conception"
Exercice 16. Conception des tableaux Etude et Progrès en mode Conception
Exercice 17. Établir des connexions entre les tables de la base de données.
Exercice 18 : Supprimer une relation entre des tables
Exercice 19. Saisie des données directement dans les tableaux « Spécialité », « Enseignants » et « Groupes »
Exercice 20. Former une requête en mode Conception
Exercice 21. Préparation à la création d'un formulaire composite « Liste des étudiants du groupe »
Exercice 22 : Utilisation de l'assistant pour créer un formulaire pour deux tables
Exercice 23. Sélection d'un type de formulaire
Exercice 24 : Nommer le formulaire et l'ouvrir
Exercice 25 : Modification d'un formulaire en mode Création
Exercice 26 : Modification d'un sous-formulaire
Exercice 27 : Passer au mode Formulaire et charger des tables
Exercice 28. Rapport multi-tables avec la partie principale basée sur la table principale
Exercice 29 : Création du corps du rapport
Exercice 30. Création d'un rapport automatique.
Exercice 31 : Finaliser un rapport subordonné
Exercice 32 : Inclure un sous-rapport.
Rapport sur l'achèvement de la tâche de contrôle :
Base de données:
Remplir les tables de la base de données.
Création de liens de base de données :
Introduction à ACCÉDER
Nous examinerons les capacités d'Access et les types de problèmes qui peuvent être résolus à l'aide de ce SGBD. En particulier:
Access est un système de gestion de base de données (SGBD).
Utiliser l'accès pour stocker et récupérer des données, présenter les informations sous une forme pratique et automatiser les tâches répétitives.
Développement en utilisant Access de formulaires simples et pratiques pour la saisie de données, le traitement des données et la génération de rapports complexes.
Utiliser Access 97 pour l'hébergement Formulaires d'accès sous forme de documents HTML sur des pages Web et échange de données avec des nœuds Internet/Intranet.
Prise en charge dans Access du mécanisme de requête par exemple (QBE), qui permet l'échantillonnage, le tri et la recherche de données.
Créez des applications sans codage à l’aide des macros Access.
Les utilisateurs de feuilles de calcul et de bases de données doivent être familiers avec de nombreux concepts clés utilisés dans Access.
Avant de commencer à travailler avec un produit logiciel, il est important de comprendre ses capacités et les types de problèmes qu’il est censé résoudre. MicrosoftAccess 97 (ci-après simplement Access) est un produit aux multiples facettes dont l'utilisation n'est limitée que par l'imagination de l'utilisateur.
Accéder - c'est avant tout, système de gestion de base de données(SGBD). Comme d'autres produits de cette catégorie, il est conçu pour stocker et récupérer des données, présenter des informations de manière pratique et automatiser des opérations fréquemment répétées (telles que la comptabilité, la comptabilité, la planification, etc.). Avec Accéder Vous pouvez développer des formulaires de saisie de données simples et pratiques, ainsi que traiter des données et émettre des rapports complexes.
Access est une application Windows puissante ; Pour la première fois, les performances d'un SGBD sont parfaitement combinées avec la commodité dont disposent les utilisateurs de Microsoft Windows. Étant donné que ces deux produits sont une idée originale de Microsoft, ils interagissent parfaitement les uns avec les autres. L'accès fonctionne sous Contrôle Windows 95 ou WindowsNT, afin que lorsqu'il travaille avec, l'utilisateur ait accès à tous Avantages de Windows. Vous pouvez couper, copier et coller des données de n'importe quelle application Windows dans Access et vice versa ; Vous pouvez créer un projet de formulaire dans Access et l'insérer dans le concepteur de formulaires.
Avec les objets OLE (Object Linking and Embedding) dans les composants Windows 95 et Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint et Outlook), vous pouvez transformer Access en un véritable environnement d'exploitation de base de données. Avec les nouvelles extensions Internet, vous pouvez créer des formulaires qui interagissent directement avec les données du WorldWideWeb et les traduire en une vue sur Langage HTML, qui fonctionne avec des produits tels qu'InternetExplorer et NetscapeNavigator.
Avec tout cela, Access n’est pas qu’un simple SGBD. Comment relationnel Le SGBD Access donne accès à tous types de données et permet d'utiliser plusieurs tables de base de données simultanément. Dans le même temps, vous pouvez simplifier considérablement la structure des données, facilitant ainsi la mise en œuvre des tâches assignées. Une table Access peut être liée à des données stockées sur un ordinateur central ou un serveur. En revanche, vous pouvez utiliser des tables créées dans l'environnement Paradox ou dBASE. Les résultats obtenus peuvent être rapidement et facilement liés et combinés avec les données des feuilles de calcul Excel. Travaillant dans l'environnement Microsoft Office 97, l'utilisateur a accès à Access et Word, Excel et PowerPoint entièrement compatibles.
Access est un ensemble d'outils d'utilisateur final pour gérer des bases de données. Il comprend des concepteurs de tableaux, de formulaires, de requêtes et de rapports. Ce système peut également être considéré comme un environnement de développement d'applications. En utilisant des macros ou des modules pour automatiser les tâches, vous pouvez créer des applications centrées sur l'utilisateur qui sont aussi puissantes que des applications écrites directement dans des langages de programmation. Ils comprendront des boutons, des menus et Boîtes de dialogue. En programmant en VBA, vous pouvez créer des programmes aussi puissants qu'Access lui-même. En fait, de nombreux outils Access (tels que les assistants et les concepteurs) sont écrits en VBA.
La puissance et l'accessibilité d'Access en font le meilleur système de gestion de bases de données actuellement disponible sur le marché. Tout d’abord, découvrons Access au niveau de l’utilisateur final. Nous passerons ensuite à des éléments plus complexes comme les éléments de programmation en VBA et l'interaction avec Internet.
Que propose-t-il ? Accéder
1.Véritable modèle de base de données relationnelle
Entièrement implémenté dans Access gestion de bases de données relationnelles. Le système conserve les clés primaires et étrangères et applique l'intégrité des données au niveau du noyau (ce qui empêche les opérations de mise à jour ou de suppression incohérentes). De plus, les tableaux d'Access sont équipés d'outils de validation des données qui empêchent les saisies incorrectes, quelle que soit la manière dont elles sont saisies, et chaque champ du tableau a son propre format et ses propres descriptions standard, ce qui simplifie grandement la saisie des données. Access prend en charge tous les types de champs requis, notamment les champs texte, numérique, compteur, devise, date/heure, MEMO, booléen, lien hypertexte et objet OLE. Si lors d'un traitement spécial il n'y a aucune valeur dans les champs, le système fournit plein soutien valeurs vides.
Le traitement des données relationnelles dans Access, grâce à l'architecture flexible du système, peut satisfaire tous les besoins. Parallèlement, Access peut être utilisé comme SGBD autonome en mode serveur de fichiers ou comme composant client de produits tels que SQLServer. En plus. Access prend en charge le protocole ODBC (OpenDatabaseConnectivity), qui vous permet de vous connecter à des bases de données de nombreux formats différents, tels que SQLServer, Oracle, Sybase et même DB/2 pour les ordinateurs centraux IBM.
Access prend en charge le traitement des transactions avec une assurance d’intégrité. De plus, une sécurité au niveau de l'utilisateur est fournie, ce qui vous permet de contrôler l'accès aux données pour des utilisateurs individuels et des groupes entiers.
Aide contextuelle et Bureau Assistant
Le système d'aide de Microsoft reste le meilleur du secteur, tant pour les utilisateurs nouveaux que expérimentés. Access fournit une aide contextuelle à laquelle vous pouvez accéder en cliquant simplement sur
Dans Access 97, Microsoft a introduit OfficeAssistant et ScreenTips. Info-bulles contenir de brèves explications sur quelque chose. Le système propose toute une galerie de dix personnages assistants possibles (vous pouvez choisir n'importe qui à votre guise). Si assistant Si vous en avez assez, vous pouvez l'éteindre.
Assistants et constructeurs faciles à utiliser
Maître(Assistant) peut transformer des heures de travail en minutes. Les maîtres posent des questions suggestives concernant le contenu, le style et le format de l'objet créé ; ils construisent ensuite automatiquement l'objet souhaité. Inclus dans l'accès une centaine d'artisans pour vous aider à concevoir des bases de données, des applications, des tableaux, des formulaires, des rapports, des graphiques, des étiquettes, des contrôles et des propriétés. Vous pouvez même personnaliser les assistants pour résoudre différents problèmes.
Importation, exportation et liaison de fichiers externes
Access vous permet d'importer et d'exporter de nombreux formats de fichiers connus, notamment dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, de nombreux formats de texte ASCII (y compris ceux avec une longueur de ligne fixe ou un délimiteur spécifié) et des données HTML. À la suite de l’importation, une table Access est créée ; L'exportation d'une table Access crée un fichier au format spécifié.
Obligatoire(anciennement appelé accession) signifie que vous pouvez utiliser des données externes sans créer de table Access. Vous pouvez établir des relations similaires avec les données dBASE, FoxPro, Excel, ASCII et SQL. Une fonctionnalité très puissante consiste à lier les tables Access à leurs tables externes, puis à les partager ; cela s'applique aux tables Access, dBASE, FoxPro et SQLServer.
Formulaires et rapports WYSIWYG
Les fenêtres du concepteur de formulaire et de rapport ont la même interface et offrent à l'utilisateur de nombreuses options. Le formulaire ou le rapport est conçu selon le principe WYSIWYG (WhatYouSeeIsWhatYouGet - ce que vous voyez est ce que vous obtenez). En ajoutant un autre élément de contrôle, l'utilisateur voit comment le formulaire créé change.
Vous pouvez inclure des zones de texte, des boutons radio, des cases à cocher, des lignes et des rectangles dans des formulaires et des rapports, et vous pouvez les concevoir avec des couleurs et des ombres. De plus, vous pouvez inclure des images entières, des diagrammes, des sous-formulaires et des sous-rapports. Dans le même temps, tous les paramètres de présentation des données restent entièrement sous le contrôle de l'utilisateur. Les formulaires peuvent s'étendre sur plusieurs pages et les rapports peuvent comporter plusieurs niveaux de regroupement et de synthèse des données.
Les formulaires et les rapports peuvent être consultés en mode aperçu, offrant une vue à vol d'oiseau en changeant l'échelle. En mode conception, vous pouvez afficher le rapport avec des données factices afin de ne pas avoir à attendre le traitement d'un fichier réel volumineux.
Le Report Builder est un outil très puissant qui permet jusqu'à dix niveaux de regroupement et de tri. Grâce à lui, il est possible de créer des rapports montrant des pourcentages et des totaux, qui peuvent être obtenus en seulement deux passes. Vous pouvez créer de nombreux types de rapports, notamment des étiquettes de publipostage et des listes de distribution de courrier.
Requêtes et relations multi-tables
L'une des fonctionnalités les plus puissantes d'Access est également la plus importante. Les relations vous permettent de connecter des tables graphiquement. Vous pouvez même lier des tableaux représentant des fichiers différents types(comme une table Access et une table dBASE). Après un tel lien, les tables apparaissent comme un tout et vous pouvez désormais créer des requêtes concernant toutes les données qu'elles contiennent. Vous pouvez sélectionner des champs spécifiques, définir l'ordre de tri, créer des expressions calculées et saisir des critères de sélection des enregistrements souhaités. Vous pouvez afficher les résultats d'une requête sous forme de tableau, de formulaire ou de rapport. L'utilisateur n'est pas obligé d'établir des connexions à l'avance ; il lui suffit de saisir le générateur de requêtes (par exemple, lorsque vous souhaitez créer un rapport spécifique).
Les requêtes sont également utilisées dans d'autres cas. Vous pouvez créer des requêtes qui calculent des totaux, afficher des tableaux groupés et créer de nouveaux tableaux. La requête peut même être utilisée pour mettre à jour les données des tables, supprimer des enregistrements et ajouter une table à une autre.
Graphiques et diagrammes
Access utilise la même application graphique que Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Project. Il vous permet de créer des centaines de types de graphiques et de diagrammes, en les personnalisant en fonction de vos besoins spécifiques. Vous pouvez créer des graphiques à barres, des graphiques à barres, des diagrammes circulaires, des graphiques de surface et d'autres graphiques en 2D et 3D. Ils peuvent éventuellement être accompagnés de texte, décorés de différentes couleurs et motifs. Les valeurs peuvent être affichées dans des colonnes ou des tranches de diagrammes circulaires. Vous pouvez faire pivoter les images du diagramme afin qu’elles soient reproduites sous n’importe quel angle de vue pratique. Tout cela est fourni par le programme AccessGraph.
Possibilités DDE Et OLE
En utilisant DDE (DynamicDataExchange) et OLE (ObjectLinkingandEmbedding), vous pouvez ajouter toutes sortes de nouveaux objets aux formulaires et rapports Access. Ces objets peuvent être des sons, des images, des diagrammes et même des clips vidéo. Vous pouvez intégrer des objets OLE (tels que des bitmaps) ou des documents traitement de texte(Word ou WordPerfect) ou établissez des connexions à des feuilles de calcul Excel. En liant ces objets à sa base de données, l'utilisateur peut créer des formulaires et des rapports dynamiques, et utiliser les mêmes informations dans différents Applications Windows.
Accès à l'Internet
Access fournit désormais toutes les fonctionnalités permettant à une application de se connecter à Internet/intranet. En un clic, vous pouvez enregistrer des tableaux, des requêtes, des formulaires et des rapports au format HTML. L'assistant correspondant permet même à un novice de transférer des codes HTML d'un objet vers une page Web, les rendant ainsi disponibles pour toute personne surfant sur Internet ! Les hyperliens vous permettent d'accéder aux données situées sur une page Web directement à partir des formulaires Access.
De nombreuses personnes pensent que la publication de données sur des pages Web devrait être effectuée par les administrateurs Web. Access 97 démontre clairement que cette opération peut être effectuée avec succès par n'importe quel utilisateur. Et il sera aidé en cela par l'assistant de placement sur la page Web, qui assure la conversion des objets de base de données sélectionnés au format HTML et leur transfert sous cette forme vers la page Web. Grâce à cet assistant, vous pouvez créer des pages statiques ou dynamiques, les transférer sur un serveur Web et créer les vôtres. page d'accueil et même utiliser des modèles pour créer une apparence standard pour toutes les pages HTML !
Fonctions intégrées
L'accès contient plus d'une centaine les fonctions(petits programmes intégrés qui renvoient une valeur une fois exécutés) qui effectuent une grande variété de tâches. Il existe des fonctions pour manipuler des bases de données, des chaînes, des nombres au format date et heure, mathématiques, commerciales et financières. Ils peuvent être utilisés pour créer des expressions calculées dans des formulaires, des rapports et des requêtes.
Macros : programmer sans programmer
Pour les non-programmeurs (ou les utilisateurs avancés qui ne veulent tout simplement pas coder), Access fournit des macros. Ils vous permettent d'automatiser certaines tâches. Près cinquante macros permettent de manipuler des données, de créer des menus et des boîtes de dialogue, d'ouvrir des formulaires et des rapports, en un mot, d'automatiser l'exécution de presque toutes les tâches. À l'aide de macros, vous pouvez résoudre environ 90 % de toutes les tâches de traitement de données.
Modules: Visuel Basique pour Applications programmation de base de données
Access est un environnement de développement d'applications sérieux doté d'un langage de programmation complet. Le langage VBA (anciennement connu sous le nom d'AccessBasic) implémente une approche de programmation orientée objet et permet au programmeur de faire presque tout ce qui est imaginable. C'est un langage de programmation structuré puissant. Il est entièrement extensible et prend en charge les procédures API dans toutes les bibliothèques de liens dynamiques (DLL) systèmes d'exploitation Windows 95 et Windows NT.
L'environnement de développement complet prend en charge de nombreux capacités modernes: mode multi-fenêtres pour l'édition et le débogage, contrôle automatique la syntaxe, les points d'arrêt, l'exécution étape par étape et même une aide sur la syntaxe qui affiche les options à l'écran pour les commandes que vous entrez.
Même si vous avez déjà travaillé avec des bases de données, cela ne signifie pas que tout se passera immédiatement sans problème avec Access. Vous pouvez être un expert majeur des SGBD relationnels tels que dBASE, FoxPro et Paradox, mais n'avoir aucune expérience de travail avec des bases de données dans un environnement Windows.
Tout d'abord, vous devriez mieux connaître Windows : travailler avec Éditeur de peinture, expérimentez Word ou Excel, apprenez à utiliser correctement la souris. Il vaut la peine de créer un diagramme dans Excel, en utilisant les services de l'un des assistants et en contactant le système d'aide. Tout cela aidera à l'avenir lors de la maîtrise d'Access. Vous devez également vous habituer à de nouveaux termes.
Informations destinées aux utilisateurs de feuilles de calcul
Un utilisateur expérimenté d'Excel (ou 1-2-3) remarquera qu'Access et Excel sont similaires à bien des égards. Premièrement, ces deux programmes sont des produits Windows, il devrait donc déjà être familier avec les conventions Windows qui seront utilisées lors de l'utilisation d'Access. Apparition des tableaux et Requêtes d'accès correspond à l’apparence des tableurs et s’appelle tableaux de données ( Fiche de données ). Les tailles des lignes et des colonnes du tableau peuvent être modifiées de la même manière que dans le travail Feuilles Excel. Essentiellement, le mode de saisie des données dans Access 97 correspond au mode de saisie Données Excel. Il vous suffit de saisir les données et de définir les en-têtes de colonnes ; Access fera le reste automatiquement.
Access, comme Excel, prend en charge le mode WYSIWYG et fonctionne avec application graphique MicrosoftGraph. Ainsi, l'utilisateur a toujours la possibilité de créer le même type de diagrammes dans les deux systèmes. Access comprend également un assistant graphique similaire à celui utilisé dans Excel.
Comme Excel, Access 97 inclut un assistant de tableau croisé dynamique ; en fait, vous pouvez l'utiliser pour créer des tableaux croisés dynamiques Excel : informations provenant de bases de données Données d'accès peuvent être facilement transférés vers des feuilles de calcul Excel. Les bases de données Access peuvent être liées aux tableaux Excel. Dans les deux produits, vous pouvez créer des requêtes et effectuer des tris à l'aide de la même interface. (Si vous avez déjà utilisé les menus Excel pour créer des requêtes et trier des données, vous connaissez déjà ces concepts.) En bref, Access 97 est compatible avec tous les produits Office 97.
Conférence 1.
Principes de fonctionnement de base
avec une base de données dans Microsoft Access.
1.3. Création de base de données.
1.4. Travailler avec des tableaux.
1.5. Types de données.
1.6. Propriétés du champ.
1.7. Champs clés.
1.8. Définir les relations entre les tables de la base de données.
1.9. Assurer l'intégrité des données dans Microsoft Access.
1.1. Qu'est-ce qu'une "base de données".
Dans la vie professionnelle ou personnelle, vous devez souvent travailler avec des données provenant de différentes sources, chacune étant associée à un type d'activité spécifique. La coordination de toutes ces données nécessite des connaissances spécifiques et des compétences organisationnelles. Microsoft Access combine des informations provenant de différentes sources dans une seule base de données relationnelle. Formulaires créés, Requêtes et Rapports vous permettent de mettre à jour rapidement et efficacement les données, d'obtenir des réponses aux questions, de rechercher les données dont vous avez besoin, d'analyser les données et d'imprimer des rapports.
Dans la base de données, les informations de chaque source sont stockées dans une table distincte. Lorsque vous travaillez avec des données provenant de plusieurs tables, des relations sont établies entre les tables.
Une requête est créée pour rechercher et sélectionner des données qui répondent à certaines conditions. Les requêtes vous permettent également de mettre à jour ou de supprimer plusieurs enregistrements à la fois et d'effectuer des calculs intégrés ou spéciaux.
Les formulaires permettent d'afficher, de saisir ou de modifier des données directement dans le tableau. Un formulaire vous permet de sélectionner des données dans un ou plusieurs tableaux et de les afficher à l'écran à l'aide d'une mise en page standard ou personnalisée.
Un rapport est utilisé pour analyser des données ou les imprimer d'une manière spécifique. par exemple, vous pouvez créer et imprimer un rapport qui regroupe les données et calcule les totaux.
Pour effectuer certaines opérations automatiquement, des macros sont utilisées, qui contiennent un ensemble d'une ou plusieurs commandes de macro, telles que l'ouverture de formulaires ou l'impression de rapports. Les macros peuvent être utiles pour automatiser les tâches fréquemment effectuées. Par exemple, lorsqu'un utilisateur clique sur un bouton, vous pouvez exécuter une macro qui imprime un rapport.
Parfois, il est nécessaire de créer votre propre procédure qui doit être lancée depuis n'importe quelle fenêtre de la base de données ou une procédure conçue pour gérer un événement spécifique. Un ensemble de telles procédures dans le langage Visual Basic, assemblées en une seule unité de programme, est appelé module. Il existe deux principaux types de modules : les modules de classe et les modules standards. Les modules de classe sont des modules de formulaire et des modules de rapport associés à un formulaire ou un rapport spécifique. Ils contiennent souvent des procédures de gestion des événements (comme une pression sur une touche) et sont créés automatiquement lorsque vous créez la première procédure événementielle. En norme
Dans la fenêtre de la base de données, vous pouvez travailler avec tous ses objets. Pour afficher des objets d'un certain type, sélectionnez l'onglet approprié (par exemple, « Tableaux »).
A l'aide des boutons de droite, vous pouvez créer et modifier des objets existants.
1.2. Conception de base de données.
Avant de créer des tables, des formulaires et d'autres objets, vous devez définir la structure de la base de données. Une bonne structure de base de données est la base pour créer une base de données conforme et efficace.
Étapes de conception de la base de données :
1.Déterminer le but de la création d'une base de données, ses principales fonctions et les informations qu'elle doit contenir. La base de données doit répondre aux exigences de ceux qui travailleront directement avec elle. Pour ce faire, vous devez déterminer les sujets que la base de données doit couvrir, les rapports qu'elle doit produire, analyser les formulaires qui actuellement sont utilisés pour enregistrer des données, comparer la base de données en cours de création avec une base de données similaire bien conçue.
2. Développer sur papier la structure des tableaux que la base de données doit contenir. Lors de la conception des tableaux, il est recommandé de se laisser guider par les principes de base suivants :
Les informations du tableau ne doivent pas être dupliquées. Il ne devrait y avoir aucune répétition entre les tables. Lorsque certaines informations sont stockées dans une seule table, elles ne devront alors être modifiées qu'à un seul endroit. Cela rend le travail plus efficace et élimine également la possibilité d'informations incompatibles dans différents tableaux. Par exemple, un tableau doit contenir les adresses et les numéros de téléphone des clients.
Chaque tableau doit contenir des informations sur un seul sujet. Les informations sur chaque sujet sont traitées beaucoup plus facilement si elles sont contenues dans des tableaux indépendants les uns des autres. Par exemple, les adresses des clients et les commandes sont stockées dans des tables distinctes afin que lorsqu'une commande est supprimée, les informations client restent dans la base de données.
3.Déterminez les champs requis dans le tableau. Chaque table contient des informations sur un sujet différent et chaque champ du tableau contient des informations distinctes sur le sujet du tableau. Par exemple, une table de données client peut contenir des champs pour le nom de l'entreprise, l'adresse, la ville, le pays et le numéro de téléphone. Lors de la conception des champs pour chaque table, gardez à l'esprit :
Chaque champ doit être lié au sujet du tableau.
Le tableau doit contenir toutes les informations nécessaires.
Les informations doivent être décomposées en unités logiques les plus petites (par exemple, les champs Prénom et Nom, plutôt qu'un champ Prénom général).
4.Définissez le champ clé. Pour que Microsoft Access puisse lier les données de différentes tables, par exemple les données client et ses commandes, chaque table doit contenir un champ ou un ensemble de champs qui spécifieront la valeur individuelle de chaque enregistrement de la table. Ce champ ou cet ensemble de champs est appelé clé primaire.
5.Définissez les relations entre les tables. Après avoir réparti les données entre les tables et défini les champs clés, vous devez sélectionner un schéma pour lier les données dans différentes tables. Pour ce faire, vous devez définir les relations entre les tables.
6. Examinez à nouveau la structure de la base de données et identifiez les éventuelles lacunes. Il est conseillé de le faire à ce stade, alors que les tableaux ne sont pas remplis de données.
7.Ajoutez des données et créez d'autres objets de base de données. Si les structures des tableaux répondent aux exigences, toutes les données peuvent être saisies. Vous pouvez ensuite créer des requêtes, formulaires, rapports, macros et modules.
8.Utilisez les outils d'analyse dans Microsoft Access. Microsoft Access dispose de deux outils pour améliorer la structure de votre base de données. L'assistant d'analyse de table examine la table, si nécessaire, suggère une nouvelle structure et de nouvelles relations, et la retravaille également. L'analyseur de performances examine l'ensemble de la base de données, formule des recommandations pour son amélioration et les met en œuvre.
1.3. Création de base de données.
Microsoft Access prend en charge deux manières de créer une base de données. Vous pouvez créer une base de données vide, puis y ajouter des tables, des formulaires, des rapports et d'autres objets.
Cette méthode est la plus flexible, mais nécessite une définition distincte de chaque élément de la base de données. Il est également possible de créer immédiatement une base de données grâce à l'assistant
un certain type avec tous les tableaux, formulaires et rapports nécessaires. Ce la manière la plus simple création initiale de la base de données. Dans les deux cas, vous aurez la possibilité de
il est temps de modifier et d’élargir la base de données créée.
Si vous créez une nouvelle base de données (dans ce cas uniquement), la boîte de dialogue Fichier apparaîtra. nouvelle base data", dans lequel vous devez spécifier le nom et l'emplacement du fichier pour le créé
Base de données. Le fichier de base de données Microsoft Access porte l'extension .mdb. Pour obtenir une copie de la base de données, vous devez copier le fichier qui la contient, car
Lorsque vous quittez Microsoft Access, vos modifications de données sont automatiquement enregistrées. Toutefois, lorsque vous modifiez la structure d'un objet de base de données dans Microsoft Access, vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez enregistrer les modifications avant de quitter.
1.4. Travailler avec des tableaux.
Une table stocke des informations sur un problème spécifique, par exemple, la table « Produits » contient uniquement des informations sur les produits et la table « Fournisseurs » contient des informations uniquement sur les entreprises fournissant des biens. Pour garantir que les données ne sont pas dupliquées et que des erreurs ne se produisent pas lors de leur émission, il est nécessaire de répartir différents types de données dans différentes tables. Les données d'un tableau sont organisées en colonnes (« champs ») et en lignes (« enregistrements »).
Il existe deux modes de travail avec la table. Vous pouvez sélectionner le mode Conception ou le mode Tableau en cliquant sur le bouton spécial de la barre d'outils.
En mode Création de table, vous pouvez créer une table entière en ajoutant de nouveaux champs ou en supprimant et en personnalisant les champs de table existants.
Pour ajouter un champ, saisissez le nom du champ et saisissez-le en haut de la fenêtre du tableau. Pour renommer un champ, modifiez son nom dans la colonne Nom du champ.
Le type de données détermine le type de données qui peuvent être saisies dans le champ. Par exemple, la saisie de texte dans un champ de devise n'est pas autorisée. La sélection du type de données approprié garantit que les données sont saisies sous la forme correcte pour le tri, les calculs et d'autres opérations. Pour définir ou modifier le type de données, sélectionnez la colonne Type de données, cliquez sur le symbole déroulant dans le champ et sélectionnez un type de données dans la liste.
Chaque champ a des propriétés, en modifiant lesquelles vous pouvez contrôler l'enregistrement, le traitement et l'affichage des données du champ. Par exemple, pour le format « Cash », un séparateur de groupe de chiffres et un symbole monétaire (1 234 g) sont automatiquement ajoutés. Pour définir une propriété de champ, sélectionnez-la en haut de la fenêtre du concepteur de table et en bas de la fenêtre, saisissez la valeur de cette propriété ou sélectionnez-la dans la liste. L'ensemble des propriétés disponibles est déterminé par le type de données du champ.
Une étiquette unique, appelée clé, est utilisée pour identifier chaque entrée du tableau. Tout comme une plaque d'immatriculation identifie de manière unique une voiture, une clé identifie de manière unique un enregistrement. Les champs clés des tables sont utilisés pour créer des relations entre les tables. Pour définir une clé, sélectionnez la ligne décrivant le champ requis et cliquez sur le bouton Clé de la barre d'outils.
En vue Tableau, vous ajoutez, modifiez ou affichez des données tabulaires. Vous pouvez également vérifier l'orthographe et imprimer des données tabulaires, filtrer et trier les enregistrements, modifier apparence tableaux ou modifier la structure du tableau en ajoutant ou en supprimant des colonnes.
Pour ajouter des enregistrements, utilisez le bouton Nouvel enregistrement dans la barre d'outils. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une ligne vide apparaît à la fin du tableau.
Pour supprimer des enregistrements, sélectionnez n'importe quel champ de l'enregistrement et cliquez sur le bouton Supprimer l'enregistrement dans la barre d'outils.
Les lignes d'un tableau peuvent être triées en fonction du contenu d'une ou plusieurs colonnes. Pour ce faire, sélectionnez le champ selon lequel vous allez trier et cliquez sur le bouton Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant de la barre d'outils.
Le filtrage vous permet d'afficher uniquement certains enregistrements dans un formulaire. Sélectionnez les données que vous souhaitez filtrer et cliquez sur le bouton Filtrer par sélection dans la barre d'outils. Pour modifier le filtre, cliquez sur le bouton Modifier le filtre. Pour définir une condition de filtrage plus détaillée, sélectionnez la commande Filtrer dans le menu Enregistrements et la sous-commande Filtre avancé. Pour appliquer un filtre standard ou avancé, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre dans la barre d'outils.
1.5. Types de données.
Le type de données détermine le type de données qui peuvent être saisies dans le champ. Par exemple, la saisie de texte dans un champ de devise n'est pas autorisée. La sélection du type de données approprié garantit que les données sont saisies sous la forme correcte pour le tri, les calculs et d'autres opérations. Microsoft Access prend en charge les types de données suivants :
Texte
Texte ou chiffres ne nécessitant pas de calculs, comme les numéros de téléphone.
Champ MÉMO
Texte long ou une combinaison de texte et de chiffres.
Numérique
Données numériques utilisées pour effectuer des calculs.
Date Heure
Dates et heures liées aux années 100 à 9999 inclusivement.
Monétaire
Valeurs monétaires et données numériques utilisées dans les calculs mathématiques.
Comptoir
Unique augmentant séquentiellement (de 1) ou nombres aléatoires, saisi automatiquement lors de l'ajout de chaque nouvelle entrée V
Logique
Des valeurs booléennes, ainsi que des champs pouvant contenir l'une des deux valeurs possibles (Vrai/Faux, Oui/Non).
Champ d'objet OLE
Objet (tel qu'une feuille de calcul Microsoft Excel, document Microsoft Word, image, enregistrement sonore ou autres données au format binaire) liées ou intégrées dans une table Microsoft Access.
Lien hypertexte
Chaîne de lettres et de chiffres qui représente l'adresse d'un lien hypertexte.
Assistant de substitution
Crée un champ qui propose un choix de valeurs à partir d'une liste ou d'une zone de liste déroulante contenant un ensemble de valeurs constantes ou de valeurs d'une autre table. La sélection de cette option dans la liste d'une cellule lance l'Assistant de recherche, qui détermine le type de champ.
Conférence 2
Saisie et édition des données
Entrée de données
En mode tableau, toutes les données saisies sont affichées. Si seule la structure du tableau a été créée, cela signifie qu'il n'y a pas encore de données dans le tableau. Dans un tableau vide, le marqueur d'enregistrement (avec l'image d'un pointeur triangulaire pointant vers la droite) est généralement placé dans la première ligne du tableau.
Pour saisir une valeur dans un champ (en mode tableau), déplacez le curseur sur ce champ et saisissez la valeur. Lors de la modification d’une publication, le marqueur de publication prend l’apparence d’un crayon. Lorsque vous saisissez une nouvelle entrée (dont le marqueur a un crayon), la ligne suivante apparaît automatiquement (dont le marqueur a un astérisque pour indiquer une nouvelle entrée). Le nouveau marqueur d'enregistrement marque toujours la dernière ligne du tableau.
Lors de la saisie d'un nouvel enregistrement, le curseur est généralement placé dans le premier champ du tableau.
Selon l'opération effectuée et le type d'enregistrement, le jeton d'enregistrement peut prendre l'une des quatre formes suivantes.
Marqueur de l'enregistrement en cours.
Marqueur de l'entrée éditée.
Marqueur d'enregistrement bloqué (lorsque vous travaillez dans
mode multijoueur).
Nouveau marqueur d'entrée.
Sauvegarder un enregistrement
Une entrée ajoutée ou modifiée est automatiquement enregistrée lorsque vous passez à une autre entrée ou lorsque vous fermez le tableau. Parallèlement, le marqueur d'entrée change de forme : le crayon se transforme en flèche pointant vers la droite.
Pour enregistrer un enregistrement, vous devez entrer une valeur valide dans le champ Clé primaire. La valeur de la clé primaire est vérifiée par rapport au type de données, à l'unicité et à d'autres règles de vérification de valeur saisies dans la propriété Condition de valeur ( Validation Règle )
Bouton Annuler ( annuler Actuel Champ / Enregistrer ), situé dans la barre d'outils, vous permet d'annuler les modifications apportées uniquement à l'enregistrement actuel. Après être passé à l'entrée suivante, ce bouton reviendra au mode d'annulation normal. Et une fois que vous aurez modifié l'entrée suivante, vous ne pourrez plus annuler la modification apportée à la précédente.
Vous pouvez sauvegarder l'enregistrement en cours sur le disque à l'aide de la commande Enregistrements->Enregistrer l'enregistrement ( Enregistrements -> Sauvegarder Enregistrements ) ou des combinaisons de touches< Changement + Entrer >.
Vérification de l'exactitude des données saisies
Vérification automatique du type de données
Access vérifie automatiquement certains types de données, sans aucune intervention. Pour les champs contenant ces types de données , pas besoin de renseigner les propriétés Condition sur valeur. Listons ces types de données.
Nombre
Devise
Date/Heure
Logique (Oui/Non)
Nombre et Devise vous permettent de saisir des valeurs numériques valides. Bien qu'Access vous permette de saisir une lettre dans le champ Numéro, si vous essayez de quitter ce champ, une boîte de dialogue apparaît avec le message "La valeur que vous avez saisie ne correspond pas aux propriétés Type de données ou Taille du champ" Le message d'erreur apparaîtra également si vous saisissez d'autres caractères inacceptables ou plusieurs points décimaux, ou si vous essayez de saisir un nombre excessivement grand pour un champ de données de taille particulière du type Nombre.
Les champs Date/Heure vérifient que les valeurs de date et d’heure sont correctes. Si vous essayez de saisir l'heure 44:44:44 ou simplement une lettre dans un champ Date/Heure, une boîte de dialogue d'erreur apparaîtra.
Booléen (Oui/Non) Vous ne pouvez saisir qu'une seule des valeurs définies suivantes : Oui, Vrai (On) ou tout nombre différent de zéro pour Booléen Oui et Non (Non), Faux (Faux), Désactivé ( Désactivé) ou 0 pour N° logique. Dans la propriété Format, vous pouvez définir vos propres valeurs booléennes (Oui/Non), mais les valeurs standards sont généralement utilisées
Méthodes de saisie des données
La saisie des données dans des champs de différents types est effectuée différentes façons. Pour certains types de données, la validité de la valeur est vérifiée automatiquement. Cependant, lors de la création de certaines tables, vous devrez peut-être saisir des données dans des formats non standard (définis par l'utilisateur) et définir des règles de validité pour celles-ci dans la propriété ValidationRule. Ensuite, nous examinerons différentes manières la saisie des données. |
Saisie de texte standard
Les trois champs saisis dans la table « MesÉtudiants » étaient des champs de type Texte. Dans les champs FamNameName1, un masque de saisie est utilisé pour la saisie des données. Si vous saisissez une valeur en minuscules, elle s'affichera : la première lettre est en majuscule, les autres sont en minuscules. Le texte peut être vérifié pour des significations particulières et affiché dans un format spécifié.
Parfois dans un champ comme Texte ( Texte ), vous devez saisir une valeur composée de plusieurs lignes. Pour ajouter une nouvelle ligne, appuyez sur la combinaison de touches< Ctrl + Entrer >. Cette fonctionnalité est utile pour formater les chaînes dans le champ d'adresse ainsi que dans le champ Mémo.
Saisir des données de date/heure
Les valeurs sont saisies au format mmm aa. C'est ce qui se passera lorsque vous entrerez le 8/04/96 et quitterez ce champ. Access affichera la valeur sous la forme Arg 96. Le tableau stocke en fait la valeur 8/04/92 et vous pouvez l'afficher en plaçant le curseur dans ce champ. Par contre, vous pouvez saisir 96 dans le champ Arg, et la valeur Arg 96 sera enregistrée dans le tableau.
Pour un champ de type Date/Heure, vous pouvez également définir une condition sur la valeur Between #1/1/70# AndDate(). Cette condition indique que la date de naissance inscrite doit être comprise entre le 1er janvier 1970 et la date actuelle.
Les formats affectent la façon dont les données sont affichées, et non la quantité de mémoire qu'elles occupent.
Saisie de données textuelles avec vérification des données
Un champ de texte peut avoir une propriété définie sur Condition sur la valeur. Il limite les données d'entrée à des valeurs (par exemple F, M, C). Si vous essayez de saisir des valeurs autres que F, M et C dans ce champ, une boîte de dialogue apparaîtra avec un message comme celui-ci : Vous ne pouvez saisir qu'une valeur pour M, F ou C dans ce champ. Ce message est déterminé par la valeur de la propriété "message à propos de l'erreur" pour de ce domaine.
Saisie de données numériques avec vérification de la condition de la valeur |
Pour les champs numériques, des règles de validation des données sont spécifiées. Pour le champ Resultat, la propriété Value Condition est définie pour limiter la valeur d'évaluation (>=2 et<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Saisie de données OLE
Un champ d'objet OLE appelé Foto peut être rempli même sans que l'objet (image) lui-même soit affiché à l'écran. Les objets suivants peuvent être stockés dans un champ de type OLE.
Images tramées.
Fichiers sonores.
Graphiques et (schémas).
Word ou Excel.
Un objet reconnu par le serveur OLE peut être stocké dans Access en tant que champ de type OLE. Les objets OLE sont généralement saisis dans des formulaires afin de pouvoir être vus, entendus ou utilisés. Lorsque vous placez un objet OLE dans un tableau, vous verrez un texte avec une description de l'objet (par exemple, dans un champ de type OLE, vous pouvez voir l'inscription PaintbrushPicture). Il existe deux manières de saisir un objet.
Coller depuis le presse-papiers.
Insérer à partir de la boîte de dialogue qui apparaît après l'exécution de la commande Insertion->Objet
Saisie de données MEMO
Le champ Recenzia contient des données de type MEMO. Ce type vous permet de saisir jusqu'à 64 000 octets de texte pour chaque entrée. Le tableau n'affiche qu'une partie du texte saisi. En appuyant
Parcourir les enregistrements dans une table
En règle générale, après la saisie des données, il devient souvent nécessaire d'effectuer certaines modifications. Cela peut être dû aux raisons suivantes :
Nouvelles informations reçues
Erreurs détectées
Besoin d'ajouter de nouvelles entrées
Pour modifier des données, ouvrez d'abord la table. Dans la fenêtre de la base de données, ouvrez la table en mode Feuille de données en double-cliquant sur la ligne portant son nom dans la liste des tables.
Si vous êtes en mode TableDesign, cliquez sur le bouton Vues pour accéder à la vue Tableau et apporter des modifications aux données.
Naviguer dans les entrées
Pour accéder à n'importe quel enregistrement, vous pouvez simplement placer le curseur dessus ou cliquer dessus avec la souris. Mais si les tableaux sont très grands, le problème du déplacement rapide vers l'enregistrement souhaité devient particulièrement aigu.
Vous pouvez utiliser la barre de défilement verticale pour vous déplacer dans les enregistrements. Les boutons fléchés de la barre de défilement vous permettent uniquement de déplacer le marqueur d'enregistrement d'une position par clic. Par conséquent, pour vous déplacer plus rapidement (dans plusieurs enregistrements à la fois), il est préférable d'utiliser le curseur de la barre de défilement. Vous pouvez également cliquer avec la souris dans la zone située entre le curseur et le bouton de la barre de défilement pour vous déplacer vers plusieurs positions en avant.
La commande Edition->Go propose plusieurs options pour vous déplacer rapidement dans la table.
Les cinq boutons de saut situés en bas de la fenêtre en mode Feuille de données peuvent également être utilisés pour parcourir les enregistrements. En cliquant sur ces boutons, vous pourrez accéder à n'importe quel enregistrement. Si vous connaissez le numéro d'enregistrement (le numéro de ligne d'un enregistrement donné) , cliquez sur le champ du numéro d'enregistrement, saisissez le numéro d'entrée et appuyez sur la touche
Lorsque vous vous déplacez dans la table, faites attention aux invites de la barre de défilement. Access ne mettra pas à jour le champ du numéro d’enregistrement tant que vous n’aurez pas cliqué sur un champ de l’enregistrement.
Recherche de consigne
Même si, connaissant le numéro de l'enregistrement, vous pouvez y accéder et trouver un champ spécifique, dans la plupart des cas, vous devrez rechercher une valeur spécifique dans l'enregistrement. Cela peut être fait de trois manières :
Sélectionnez la commande Edition->Rechercher (Edrt->Rechercher)
Cliquez sur le bouton FindSpecifiedText situé dans la barre d'outils (il affiche les jumelles).
Utiliser un raccourci clavier
Lorsque vous utilisez l'une de ces méthodes, une boîte de dialogue apparaîtra. Pour rechercher uniquement un champ spécifique, placez le curseur dedans (et faites-le avant d'ouvrir la boîte de dialogue). Cochez la case SearchOnlyCurrentField dans la boîte de dialogue et Access recherchera uniquement dans le champ spécifié.
Cette boîte de dialogue vous permet de définir divers paramètres de recherche. Dans la zone de texte FindWhat, saisissez la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir la valeur telle qu'elle apparaît dans le champ ou en utilisant ce qui suit : caractères spéciaux:
* - Correspond à n'importe quel nombre de caractères
Correspond à un caractère
# - Correspond à un chiffre
Pour comprendre le fonctionnement de ces symboles, supposons que vous souhaitiez rechercher toutes les valeurs commençant par AB. Pour ce faire, saisissez AB*
Supposons maintenant que vous souhaitiez rechercher des valeurs se terminant par les caractères 001. Dans ce cas, saisissez *001 . Pour rechercher une valeur commençant par les caractères AB, se terminant par les caractères 001 et ne contenant que deux caractères intermédiaires, vous devez saisir AB??001. Si vous avez besoin de trouver tous les noms de famille se terminant par « ko », alors pour rechercher des valeurs comme Brodsky et Tchaïkovski, saisissez *co.
La liste déroulante Correspondance contient trois choix :
Avec n'importe quelle partie du champ (AnyPartofField)
Des champs entiers
Depuis le début du champ (StartofField)
L'option standard est WholeField. Par exemple, la valeur Pet sera trouvée si la valeur est égale à Pet. Si l'option Avec n'importe quelle partie du champ (AnyPartofField) est sélectionnée, les valeurs Petrov, Petrovsky seront récupérées à la suite de la recherche. Shpetny, etc. À la suite de la recherche avec le paramètre Depuis le début du champ (StartofО), les valeurs Petrov, Petrovsky seront trouvées.
Dans la liste déroulante Rechercher, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs options parmi l'ensemble Haut, Bas, Tout.
Lorsque vous sélectionnez le bouton d'option Uniquement dans le champ actuel (SearchOnlyCurrentField), la valeur sera recherchée dans un seul champ. La case à cocher MatchCase détermine si les lettres majuscules et minuscules seront distinguées. Par défaut, ils ne diffèrent pas. Lors de la recherche de la valeur Pet, on trouvera pet, Petr et Petrov. Lorsque vous cochez la case MatchCase, vous devez saisir une chaîne de recherche qui prend en compte les lettres majuscules et minuscules.
Évidemment, pour les types de données Nombre, Devise et Date/Heure, le respect de la casse n'a pas de sens.) Lorsque vous cochez la case MatchCase, Access ignore la case à cocher SearchFieldsAsFormatted. (Si vous avez formaté les champs du tableau, cochez cette case). Par exemple, vous devez rechercher dans le champ DateBirth les enregistrements de toutes les personnes nées en avril 1982. Pour ce faire, cochez l'option SearchFieldsasFormatted et saisissez Apr 92. Si vous ne cochez pas cette case, la recherche devra être effectuée par date exacte de naissance, par exemple, recherchez le 8/04/92
L’utilisation de la case SearchFieldsasFormatted peut ralentir considérablement la recherche.
La recherche commence lorsque vous cliquez sur le bouton RechercherPremier ou RechercherSuivant. Une fois que vous avez trouvé une valeur, Access la sélectionne. Pour rechercher la première valeur correspondante, cliquez sur le bouton Rechercher. Pour rechercher la valeur suivante, cliquez sur le bouton Rechercher suivant. Tout au long du processus de recherche, la boîte de dialogue reste ouverte. Par conséquent, une fois que vous avez trouvé la valeur souhaitée, cliquez sur le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue.
Modification des valeurs en mode Feuille de données
Pour modifier une valeur, accédez-y et effectuez les corrections nécessaires. Il peut y avoir plusieurs raisons de modifier une valeur.
Ajouter une nouvelle valeur.
Remplacement d'une valeur existante
Changer une valeur existante
Si le champ est vide, saisissez simplement une nouvelle valeur. Lorsque vous saisissez de nouvelles valeurs dans le champ, suivez les mêmes règles que lors de la saisie de nouvelles entrées.
Remplacement d'une valeur existante
Vous pouvez sélectionner un champ à l'aide du clavier ou de la souris. Lors de l'utilisation du clavier, le contenu du champ est mis en surbrillance (il s'affiche sous forme inversée). Lorsque vous appuyez sur n'importe quelle touche, le contenu du champ est supprimé et remplacé par le symbole correspondant à la touche enfoncée L'appui sur une touche
A l'aide de la souris, le contenu d'un champ peut être sélectionné des manières suivantes :
Cliquez sur le bord gauche du champ (là où le pointeur se transforme en grand signe plus)
Double-cliquez sur le champ (cette méthode ne fonctionne pas s'il y a un espace dans le texte)
Cliquez et faites glisser le pointeur de la souris sur le contenu du champ de gauche à droite
Sélectionnez n'importe quelle partie du contenu du champ et appuyez sur la touche
Pour remplacer une valeur existante par la valeur par défaut de la propriété DefaultValue, mettez en surbrillance la valeur et appuyez sur la combinaison de touches
Pour remplacer une valeur existante par une valeur du même champ dans une entrée précédente, appuyez sur la combinaison de touches<Сtrl+"(кавычки)>
Assurez-vous de ne pas avoir cliqué<С1г1+-(минус)>, puisque dans ce cas l'entrée actuelle sera supprimée
Changer une valeur existante
Pour corriger une valeur existante, plutôt que de remplacer la valeur entière, cliquez devant n'importe quel caractère de cette valeur. En plaçant le pointeur de la souris devant un caractère spécifique, vous activez le mode insertion et lorsque vous entrez une nouvelle valeur, les valeurs existantes se déplaceront vers la droite. Après avoir appuyé sur la touche
Méthodes d'édition
| Se déplacer dans un champ | En appuyant sur les touches -> et<- |
| Insérer une valeur dans un champ | Sélectionnez la position d'insertion et entrez la valeur |
| Sélection du contenu d'un champ entier | Appuyez sur F2 ou double-cliquez |
| Remplacer une valeur par une nouvelle | Sélectionnez tout le champ et saisissez-en un nouveau |
| Remplacement du champ précédent | Ctrl+'(apostrophe) |
| Remplacer par la valeur par défaut | Ctrl+Alt+espace |
| Insérer un saut de ligne (texte, Mémo) | Ctrl+Entrée |
| Sauvegarde de la chaîne technique | Maj+Entrée ou passer à une autre ligne |
| Insérer la date actuelle | Ctrl+;(point-virgule) |
| Insérer l'heure actuelle | Ctrl+ :(deux-points) |
| Ajouter une nouvelle entrée | Ctrl++(plus) |
| Supprimer une entrée | Ctrl+-(moins) |
| Commutation des boutons d'option | Espace |
| Annuler les modifications apportées à un enregistrement actuel | Bouton Echap ou Annuler |
Champs non modifiables
Certains champs ne peuvent pas être modifiés. Types de ces champs
Annuler les actions
Parfois, le bouton Annuler situé dans la barre d'outils est grisé et ne peut pas être utilisé. Mais dès que vous commencerez à modifier l'enregistrement, il deviendra disponible et vous pourrez l'utiliser pour annuler les entrées dans le champ actuel. La clé est également utilisée pour annuler des opérations.
La commande Edition->Annuler est également utilisée pour annuler des opérations, et Le nom de la commande change en fonction de l'action annulée.
Pour annuler la modification d'une valeur dans un champ, sélectionnez la commande Edition->AnnulerTyping ou utilisez le bouton Annuler situé dans la barre d'outils. Après avoir été déplacé vers un autre champ, les modifications apportées au champ précédent peuvent être annulées à l'aide de la commande Édition->Restaurer le champ/enregistrement actuel ou du bouton Annuler. Vous pouvez annuler toutes les modifications de l'enregistrement actuel qui n'a pas été enregistré à l'aide de la commande Édition->Restaurer le champ/enregistrement actuel (Édition->UndoCurrentField/Record). Après avoir enregistré un enregistrement, les modifications qui y sont apportées peuvent être annulées en sélectionnant la commande Edit->UndoSavedRecord. Cependant, une fois que vous modifiez l’entrée suivante, ces modifications ne peuvent plus être annulées.
Copier et coller des valeurs
La copie ou la suppression de données dans la mémoire tampon est effectuée par le système Microsoft Windows 95/NT lui-même et non par une fonction Access spéciale. Une valeur copiée ou supprimée du tampon peut être collée dans un autre champ ou enregistrement à l'aide de la commande Edition->Coller ou du bouton Coller situé dans la barre d'outils. Les opérations de suppression dans le tampon, de copier-coller depuis le tampon sont utilisées pour échanger des données à la fois entre diverses applications Windows et au sein d'Access lui-même. En utilisant cette méthode, vous pouvez copier des enregistrements entiers vers d'autres tables ou même d'autres bases de données, ainsi qu'échanger des données avec des programmes Microsoft Word et Excel.
Remplacement des valeurs
La commande de menu Edition->Remplacer vous permet de rechercher et de remplacer par motif. Après avoir sélectionné cette commande ou appuyé sur les touches < Ctrl + H > une boîte de dialogue apparaîtra à l'écran,
Cette boîte de dialogue est très similaire à celle qui apparaît après avoir choisi la commande Edition->Rechercher. Seulement, en plus du champ de texte Exemple (FindWhat), il comporte également un champ Remplacer par. La recherche démarre lorsque vous appuyez sur une touche
Ajout de nouvelles entrées
Pour ajouter un enregistrement en vue tableau, placez le curseur sur la dernière ligne (là où le marqueur d'enregistrement ressemble à un astérisque) et saisissez un nouvel enregistrement. Pour accéder à un nouvel enregistrement, vous pouvez sélectionner la commande
Insérer->Enregistrement ->Enregistrement), cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement situé dans la barre d'outils, utilisez les boutons de déplacement ou la commande Édition->Aller->Nouvel enregistrement
(Édition->Aller à->Nouveau). Vous pouvez également accéder à la dernière entrée et appuyer sur< | >Parfois, vous devez ajouter plusieurs nouvelles entrées et rendre les entrées existantes temporairement invisibles. Commande de menu
Records->DataEntry vous permettra d'effacer temporairement l'écran de toutes les entrées, puis vous pourrez modifier de nouvelles entrées sans interférence. Pour restaurer tous les enregistrements, sélectionnez la commande
Enregistrements-> Supprimer le filtre/Trier
Supprimer des entrées
Pour supprimer un nombre arbitraire d'entrées, sélectionnez-les et appuyez sur
Le paramètre par défaut de cette boîte de dialogue consiste à sélectionner le bouton Oui. Par conséquent, lorsque vous appuyez sur la touche
Pour sélectionner des enregistrements adjacents (c'est-à-dire voisins), cliquez sur le marqueur du premier enregistrement et faites glisser le pointeur de la souris vers la droite) jusqu'au dernier de ces enregistrements que vous souhaitez sélectionner.
Ajouter, modifier ou supprimer des colonnes
La possibilité d'ajouter, de supprimer et de renommer des colonnes en mode Feuille de données dans Access 97 présente de nombreux dangers. Le fait est que ces opérations modifient la structure des données. Comme vous le savez, lorsque vous apportez des modifications en mode TableDesign, la structure des données sous-jacente change. Cependant, en mode Table Design, vous ne réalisez peut-être même pas toutes les conséquences des modifications apportées. Par conséquent , lors de la création de bases de données pour d'autres utilisateurs, il convient de veiller à ce qu'ils ne puissent pas apporter de modifications dans la vue tableau.
Supprimer une colonne en mode Feuille de données
Pour supprimer une colonne en mode Feuille de données, sélectionnez-la et appuyez sur
Ajouter une colonne en mode Feuille de données
Pour ajouter une nouvelle colonne en mode Feuille de données, sélectionnez Insérer ^ Colonne, ce qui créera une colonne à droite de la colonne dans laquelle se trouve le curseur, avec l'en-tête Champ "1". Vous pourrez ensuite saisir de nouvelles données dans l'entrée de cette colonne.
Lorsque vous ajoutez une nouvelle colonne, la structure du tableau change (c'est-à-dire qu'un nouveau champ y est ajouté). Lorsque vous enregistrez une table, Access détermine les propriétés du champ ajouté en fonction des valeurs qui y sont saisies.
Modification du nom du champ (en-tête de colonne)
Lors de l'ajout d'une nouvelle colonne, il est conseillé de modifier son en-tête avant de sauvegarder le tableau. Pour ce faire, double-cliquez dessus et effectuez les modifications nécessaires. Lors de l'enregistrement du tableau, ce titre sera utilisé comme nom de champ dans la structure du tableau.
En modifiant l'en-tête de colonne, vous modifiez le nom du champ dans le tableau. Et s'il est utilisé dans des formulaires, des rapports, des requêtes, des macros ou des modules, alors ces objets ne fonctionneront pas tant que vous n'y apporterez pas les corrections appropriées. Cette méthode de modification du nom du champ est lourde de conséquences désagréables, il est donc conseillé que seuls les utilisateurs expérimentés l'utilisent.
Afficher les entrées
Vous pouvez utiliser la souris ou les commandes de menu pour ajouter ou modifier des entrées. À l'aide du menu Format ou des commandes de la souris, vous pouvez modifier l'ordre des champs, masquer et geler les colonnes, modifier la hauteur des lignes et la largeur des colonnes, sélectionner une police différente et même afficher ou supprimer des lignes de grille.
Changer l'ordre des champs
Par défaut, Access affiche les champs en mode Feuille de données dans le même ordre que celui dans lequel ils apparaissent dans la table ou la requête. Cependant, il est parfois nécessaire de placer certains champs les uns à côté des autres pour faciliter l'analyse des données qu'ils contiennent. Pour modifier l'ordre des champs, sélectionnez une colonne et faites-la glisser vers un nouvel emplacement.
Vous pouvez sélectionner et faire glisser les colonnes une par une ou en groupes. Supposons que vous souhaitiez que le champ Nom soit situé au début du tableau. Pour le faire, suivez ces étapes:
1. Placez le pointeur de la souris sur le nom du champ (colonne) Nom (il prendra la forme d'une flèche vers le bas).
2. Cliquez ici et maintenez le bouton de la souris enfoncé. En conséquence, toute la colonne Nom sera sélectionnée. Relâchez le bouton.
3.Cliquez à nouveau sur le nom d'une des colonnes et maintenez-le enfoncé ; Le pointeur apparaîtra comme une flèche avec un cadre.
Faites glisser cette colonne vers le bord gauche du tableau. Relâchez le bouton de la souris et la colonne se déplacera au début du tableau.
Vous pouvez ainsi déplacer un ou plusieurs champs sélectionnés vers la gauche, vers la droite, voire au-delà de la droite ! bordure de fenêtre hurlante.
Le déplacement de champs en mode Feuille de données ne modifie pas la structure de la table.
Modification de la largeur du champ
Pour modifier la largeur d'un champ (c'est-à-dire d'une colonne), vous devez la définir soit dans la boîte de dialogue (où elle est déterminée par le nombre de caractères), soit en faisant glisser le bord droit de l'en-tête de la colonne (le pointeur de la souris se transformer en croix avec une flèche à deux pointes).
Pour modifier la largeur des colonnes, suivez deux étapes simples :
1.Placez le curseur entre deux en-têtes de colonnes sur leur ligne de séparation.
2.Faites glisser la bordure de la colonne vers la gauche pour la réduire ou vers la droite pour l'élargir.
Pour modifier instantanément la largeur d'une colonne selon le principe du meilleur ajustement (basé sur l'élément le plus long), vous devez double-cliquer sur le bord droit de l'en-tête de la colonne.
Changer la largeur de la colonne/ne change pas la taille du champ dans le tableau : vous modifiez simplement les dimensions de la colonne affichée pour les données qu'elle contient.
Il existe une autre façon de modifier la largeur des colonnes : vous devez exécuter la commande Format^ColumnWidth ou cliquer avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne et sélectionner la commande ColumnWidth dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Largeur de colonne apparaît. Ici, vous pouvez demander
largeur de colonne, mesurée en nombre de caractères. Et pour définir la largeur par défaut, cochez la case Largeur standard.
Faire glisser la bordure droite d'une colonne vers la gauche jusqu'à ce qu'elle atteigne la bordure de la colonne précédente masquera cette colonne. La même chose se produira si vous définissez la valeur sur 0 dans la boîte de dialogue ColumnWidth. Par conséquent, pour afficher à nouveau une colonne masquée, exécutez Format^UnhideColumns.
Changer la hauteur d'un enregistrement (ligne)
Pour modifier la hauteur d'un enregistrement (c'est-à-dire d'une ligne), placez le pointeur de la souris sur la bordure de l'enregistrement (dans la zone du marqueur d'enregistrement) et faites glisser la bordure supérieure de la ligne, ou choisissez Format^RowHeight. La nécessité d'augmenter la hauteur de ligne se pose si vous devez placer du texte dans une police plus grande ou sur plusieurs lignes de texte.
Lorsque vous faites glisser la bordure d'une entrée, le pointeur de la souris change. Pour modifier la hauteur de la ligne, procédez comme suit.
1. Placez le curseur sur la ligne de séparation entre deux lignes dans la zone du marqueur d'enregistrement.
2. Faites glisser la bordure de la ligne vers le haut pour diminuer ou vers le bas pour augmenter la hauteur de la ligne.
La modification de la hauteur des lignes entraîne la modification simultanée de la hauteur de toutes les lignes de la vue tableau.
Il existe une autre façon de modifier la hauteur des lignes : sélectionnez la commande Format^RowHeight. Une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle vous pourrez saisir la hauteur de la ligne en points. Pour sélectionner une hauteur par défaut, cochez la case StandardHeight.
Si, lorsque vous faites glisser la bordure d'un enregistrement vers le haut, elle croise la bordure d'un enregistrement précédent, alors all| les lignes seront masquées. La même chose se produira si vous définissez la boîte de dialogue RowHeight sur une valeur proche de 0 (par exemple, 0,1). Dans ce cas, pour afficher les lignes, exécutez la commande Format^RowHeight (Format=>RowHeight) et définissez la valeur standard pour la hauteur des lignes.
Affichage de grille
En règle générale, l'écran affiche une grille avec des lignes qui servent de limites aux lignes et aux colonnes. À l'aide de la commande Format ^ Cellules, vous pouvez déterminer si cette grille sera affichée et à quoi elle doit ressembler. (Boîte de dialogue Affichage grille (CellEffects).)
Changer la police d'affichage
Les tailles de lignes et de colonnes changent automatiquement lorsque vous modifiez la taille de la police d'affichage. Par défaut, Access affiche toutes les données sous forme de tableau avec la police MSSansSerif à 8 points et le poids Regular. Vous constaterez peut-être qu’il ne s’imprime pas correctement puisqu’il s’agit d’une police d’écran. Par conséquent, il est préférable d’utiliser une taille de police Arial de 8 points et un style Regular. Sélectionnez la commande Format"=>Font(Fonnat^Font) pour modifier le type, la taille et le style de la police.
La modification de la police d'affichage affecte l'ensemble du tableau. Pour voir plus d'informations à l'écran, sélectionnez une petite taille de police. Si vous disposez du matériel nécessaire, passez à plus une haute résolution. Et si vous souhaitez que les lettres soient plus grandes, augmentez la taille de la police.
Pour passer à une police Arial de 10 points avec un style gras, procédez comme suit :
Sélectionnez Format ^ Police et une boîte de dialogue apparaîtra à l'écran.
Dans le champ Police, sélectionnez Arial,
Dans le champ FontStyle, sélectionnez Gras.
Entrez 10 dans le champ Taille.
Cliquez sur OK.
Lorsque vous modifiez les attributs d'une police, un échantillon de cette police apparaît dans la zone Échantillon. De cette façon, avant d’apporter des modifications, vous pouvez les voir. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la couleur de la police.
Masquer et afficher des colonnes
Pour masquer une colonne, vous pouvez faire glisser sa bordure vers le champ précédent ou définir la largeur de la colonne sur 0. Vous pouvez également utiliser la commande Format^Masquer les colonnes pour masquer une ou plusieurs colonnes. Pour masquer une colonne, procédez comme suit :
1. Placez le curseur n'importe où dans la colonne que vous souhaitez masquer.
2. Sélectionnez Format^HideColumns et la colonne disparaîtra. En effet, la propriété ColumnWidth sera définie sur 0. Pour masquer plusieurs colonnes, vous devez d'abord les sélectionner puis utiliser Format^Hide Columns ^ HideColumns)
Une colonne masquée peut être à nouveau affichée à l'aide de la commande Format ^ UnhideColumns. Cela affiche une boîte de dialogue qui vous permet de masquer ou d'afficher sélectivement des colonnes en cochant ou en décochant les options appropriées dans la liste des colonnes.
Geler les colonnes
Si vous souhaitez que certains champs du tableau restent toujours visibles lorsque vous faites défiler le tableau, utilisez la commande Format ^ Geler les colonnes. Par exemple, vous pouvez rendre le champ Nom toujours visible lorsque vous faites défiler le tableau lorsque vous avez besoin de rechercher d'autres informations. Les colonnes gelées seront placées à gauche de toutes les colonnes. Si vous souhaitez geler plusieurs colonnes, alors elles doivent être adjacentes (Bien sûr, les colonnes peuvent être déplacées en premier pour qu'elles soient les unes à côté des autres) Et si nécessaire libérer ces colonnes, sélectionnez la commande Format^Libérer toutes les colonnes (Format ^ UnfreezeAllColumns).
Sauvegarder un enregistrement
Access enregistre une entrée lorsque vous la quittez. Pour enregistrer une entrée sans la quitter, appuyez sur le raccourci clavier.
Trier et filtrer les enregistrements dans la vue tableau
Lors de la recherche d'une certaine valeur, Access trouve et affiche l'enregistrement correspondant. Mais si plusieurs enregistrements satisfont à un critère donné, alors par commodité il devient nécessaire de n'afficher que ceux-ci à l'écran à l'aide des boutons de tri et de filtrage situés sur la barre d'outils (ou du (Commandes Filtrer et Trier). Trier) à partir du menu Enregistrements), vous pouvez afficher à l'écran uniquement les enregistrements nécessaires au travail, et également les trier rapidement dans l'ordre souhaité. Pour trier l'ensemble du tableau, deux boutons de tri sont utilisés, et pour sélectionner des enregistrements spécifiques, trois boutons de filtre sont utilisés.
Tri rapide
Parfois, vous devez trier les enregistrements dans un ordre spécifique. Les boutons de tri de la barre d'outils vous permettent de trier les colonnes par ordre croissant ou décroissant. Sélectionnez d'abord les champs à trier, puis cliquez sur le bouton Trier par ordre croissant (A-Z) ou Trier par ordre décroissant (Z). -A) (TriDécroissant (Z-A))
Pour sélectionner un champ de tri, placez simplement le curseur dedans au niveau de n'importe quel enregistrement. Après cela, cliquez sur le bouton correspondant et les données seront instantanément triées.
Si vous souhaitez trier les données selon plusieurs champs, sélectionnez plusieurs colonnes. Pour ce faire, sélectionnez d'abord une colonne, puis appuyez sur
Pour restaurer l'ordre d'origine des enregistrements, utilisez la commande Records^RemoveFilter/Sort.
Impression des entrées
Les entrées du tableau peuvent être imprimées en lignes et en colonnes. Utilisez la méthode la plus simple - sélectionnez la commande Fichier"=> Imprimer (Fichier^Imprimer) ou cliquez sur le bouton Imprimer situé dans la barre d'outils. Une boîte de dialogue apparaîtra.
Supposons que vous ayez installé une imprimante sur un système Microsoft Windows 95/NT. Cliquez sur OK et imprimez Wy dans la police que vous avez choisie pour l'affichage (ou son équivalent d'imprimante le plus proche). L'impression reflétera également toutes les options définies au moment de l'impression du tableau. Les colonnes masquées ne seront pas imprimées. Les quadrillages ne sont imprimés que si les cases d'option du groupe GridlinesShown sont cochées dans la boîte de dialogue CellsEffects (que vous pouvez appeler à l'aide de Format^Cells). L'impression nécessitera autant de pages que nécessaire pour contenir toutes les données. De plus, Access effectue automatiquement la division des données en pages.
Imprimer le tableau
Vous pouvez contrôler le processus d'impression à partir de la boîte de dialogue Imprimer en sélectionnant les options suivantes.
Imprimer (PrintRange) Imprime le tableau entier ou uniquement les pages ou enregistrements sélectionnés
Copies Détermine le nombre de copies
Assembler Détermine si l'impression sera assemblée en copies.
Le bouton Propriétés ouvre la boîte de dialogue des paramètres de l'imprimante. Le bouton Paramètres vous permettra de définir les champs et les en-têtes.
Aperçu
Parfois, des doutes surgissent avant l’impression d’un rapport. Par exemple, ne serait-il pas préférable de modifier la hauteur des lignes et la largeur des colonnes, ou de choisir une police différente ? Par conséquent, avant de l'imprimer, il vaut toujours la peine d'afficher le rapport à l'écran pour s'assurer que tout est en ordre.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton situé dans la barre d'outils et sélectionnez la commande Fichier^PrintPreview. En conséquence, une fenêtre d'aperçu apparaîtra.
En cliquant sur le bouton PrintPreview, vous passerez en mode aperçu avant impression. L'écran affichera la première page à imprimer et de nouveaux boutons apparaîtront sur la barre d'outils.
Pour naviguer dans les pages, vous pouvez utiliser les boutons situés en bas de la fenêtre d'aperçu (les mêmes que pour parcourir les enregistrements en mode Feuille de données).
Les boutons de la barre d'outils fournissent accès rapide aux options d'impression suivantes :
Fermer Revient à la vue tableau
Imprimer Ouvre une boîte de dialogue
Une page Affiche une page en mode
Aperçu avant impression
Deux pages Affiche deux pages en mode
Aperçu avant impression
Sélection du zoom Augmente ou diminue l'échelle d'affichage
document
Pour afficher plus de deux pages, utilisez la commande Affichage^Nombre de pages ( Voir ^ Pages ), puis sélectionnez 1, 2, 4, 8 ou 12.
Si vous êtes satisfait de l'aperçu du tableau et souhaitez l'imprimer, cliquez sur le bouton Imprimer situé dans la barre d'outils. Si vous êtes confus, cliquez sur le bouton Fermer et vous reviendrez au mode Feuille de données, où vous pourrez modifier les données ou modifier la mise en page.
Conclusion
Les techniques permettant de saisir des données en mode tableau, de se déplacer dans les lignes et les colonnes et de modifier les données, de déplacer les lignes et les colonnes et de les redimensionner, de prévisualiser et d'imprimer les tableaux sont couvertes.
Dans la vue tableau, les données sont affichées sous forme de lignes (enregistrements) et de colonnes (champs).
Utilisez les barres de défilement, les touches de curseur, les options de menu et les boutons de navigation pour vous déplacer rapidement dans le tableau et placer le curseur sur n'importe quel enregistrement ou champ.
Vous pouvez passer en mode Feuille de données à partir de n'importe quelle fenêtre TableDesign en cliquant sur le bouton Feuille de données (vous pouvez également cliquer sur le bouton Ouvrir dans la fenêtre de la base de données).
Lors de la saisie des données dans le tableau, la ligne correspondante est marquée d'un nouveau marqueur d'enregistrement.
je. Access effectue une validation automatique des données divers types(c'est-à-dire les types Nombre, Devise, Date/Heure et Logique Oui/Non). De plus, au niveau du tableau ou du formulaire, vous pouvez ajouter vos propres règles de validation des données.
Objets OLE (par exemple, sons, images, graphiques, Documents Word et enregistrements vidéo numériques) peuvent être insérés dans un champ de type OLE à l'aide de la commande Insérer^Objet
Utilisez les boutons de navigation (situés au bas du tableau) pour vous déplacer rapidement dans les enregistrements.
Vous pouvez rechercher et remplacer les valeurs spécifiées à l'aide de la commande Modifier ^ Rechercher ou Modifier ^ Remplacer.
Pour insérer une valeur par défaut dans le champ, cliquez sur<Сп«1+А11>+ barre d'espace, et pour insérer une valeur de champ à partir d'une entrée précédente -
Les données ne sont pas modifiables dans certains types de champs. Il s'agit des champs de type Compteur (AutoNumber), calculés, bloqués, inaccessibles, d'un champ avec des enregistrements bloqués, ainsi que des champs de certains types de requêtes.
La fonction Annuler vous permet d'annuler la saisie d'une valeur de champ, l'entrée en cours ou une entrée enregistrée. Pour supprimer une entrée, vous devez la sélectionner et appuyer sur la touche , ou sélectionnez la commande Edit=>Delete (Edit^Delete)
Vous pouvez modifier l'apparence du tableau en réorganisant les champs de nouvelles manières, en modifiant la largeur des colonnes ou la hauteur des lignes affichées et en choisissant différentes polices.
Les colonnes peuvent être masquées et affichées, gelées et libérées ; Vous pouvez également supprimer et afficher des lignes de quadrillage à l'écran.
À l'aide des boutons de tri, vous pouvez modifier instantanément l'ordre dans lequel les enregistrements sont affichés.
Les boutons FilterbySelection et FilterbyForm permettent de définir l'ordre de tri ou les critères de filtrage des enregistrements de la table.
La commande Fichier ^ Pnnt est utilisée pour imprimer un tableau et la commande Fichier ^ PrintPreview est utilisée pour prévisualiser les pages avant l'impression.
Assistants Microsoft Access 97
Assistant de création de base de données
Assistant d'analyse de table
Assistant de requête
Assistant de création de base de données
L'assistant de création de base de données aide les débutants et les professionnels à commencer rapidement à travailler dans Microsoft Access. Vous pouvez choisir parmi une bibliothèque de plus de 20 types de bases de données différents pour choisir celle qui correspond le mieux à votre objectif spécifique.
Assistant d'importation/exportation de données
Si l'utilisateur dispose déjà de données stockées dans un format autre que Microsoft Access, il peut utiliser un assistant d'importation/exportation spécial. Cet assistant vous permet de gérer de manière flexible vos données lors de l'importation et de l'exportation de données de texte ou de feuille de calcul, ainsi que lors de l'exportation de données Microsoft Access vers des fichiers texte. L'assistant vous permet de sélectionner les séparateurs de champs, les types de données, etc. corrects. L'assistant dispose d'une fonctionnalité permettant de prévisualiser les données converties afin de faciliter le contrôle du processus de conversion.
Assistant d'analyse de table
Cet assistant vous permet de créer rapidement une base de données relationnelle avec plusieurs tables et relations entre elles à partir d'une grande table de données « plate ». L'assistant analysera la table existante et suggérera la meilleure façon de la convertir en base de données.
Assistant de requête
Si vous devez effectuer une sélection parmi les données disponibles, vous pouvez utiliser l'assistant de requête. Cet assistant crée automatiquement des requêtes pour récupérer les données d'une ou plusieurs tables. La possibilité de fonctionner avec plusieurs tables, reliant les champs de table individuels de manière arbitraire, vous permet de créer des structures de données ramifiées flexibles, faciles à gérer et efficaces à utiliser. De plus, l'assistant vous permet de regrouper les données et de calculer des totaux, par exemple, vous pouvez compter les commandes regroupées par date de placement.
Partage de données
Un assistant spécial pour diviser une base de données vous permet de diviser la base de données en deux fichiers, le premier contenant les tables réelles avec les données et le second contenant les requêtes, les formulaires, les macros et les modules. Cela résout le problème de l'organisation du traitement d'un tableau de données par plusieurs utilisateurs. Dans le même temps, les utilisateurs travaillant sur le réseau peuvent utiliser une source de données commune, modifier des formulaires, des rapports et d'autres objets utilisés pour traiter les données sur un lieu de travail spécifique.
Solutions pour Internet et Intranet
Microsoft Access 97 inclut des propriétés qui vous permettent de publier des données de Microsoft Access sur un serveur Web. Par exemple, HTML est inclus dans la liste des formats dans lesquels des rapports peuvent être créés, et il est désormais très simple de publier des données sous forme de rapport Microsoft Access sur le serveur.
Microsoft Access dispose d'un assistant spécial permettant de déplacer rapidement des informations d'une base de données vers un serveur Web.
Plan du cours d'introduction à Microsoft Accéder 97 (MSA)
Pour les enseignants du KNEU
Prérequis : Familiarité avec Windows et les applications Windows (Word, Excel, etc.)
1. Introduction.
1.1. Principales propriétés du MSA.
1.1.1 Modèle relationnel (relations versus hiérarchie)
1.1.2. Environnement multi-utilisateurs.
1.1.3. Interface utilisateur.
1.2. Applications typiques (exemples) et brefs commentaires.
1.2.1.Répertoire téléphonique
1.2.2. Base de données. "Bibliothèque"
1.2.3. Comptabilisation des factures/commandes.
1.2.4. Base de données de démonstration "Borey".
1.3. Architecture de base de données MSA.
1.3.1. Les tableaux sont un stockage de données.
1.3.3. Formulaires - une interface graphique pour les données.
1.3.4. Rapports - impression de données
1.3.5. Macros et modules - automatisation.
2. Création d'une base de données.
2.1. Conception de base de données.
2.2.Étapes de création d'une base de données.
2.3. Nouvelle base de données.
2.4. Importer des données.
2.5. Enregistrer les modifications
3. Conception du tableau.
3.1. Champs et enregistrements.
3.2. Types de champs
3.3. Valeurs des champs par défaut
3.4. Validation de la saisie.
3.5. Masquage des entrées
3.6. Relier des tables.
3.7. Clés primaires.
4. Travailler avec des tableaux.
4.1 Formatage des lignes et des colonnes.
4.2. Geler, masquer et organiser les colonnes.
4.3. Tri et filtrage rapides.
4.4. Définition de la version linguistique lors du tri.
5. Création de requêtes.
5.1. Utiliser QBE pour développer des requêtes.
5.2. Tri.
5.3 Propriétés du champ
5.4. Sélection de critères.
5.5. Champs comptés.
5.6 Générateur d'expressions.
5.7. Regroupement et (sous)totaux.
5.8 Propriétés du champ.
5.9. Requêtes multi-tables (utilisant des relations).
6. Importation de données.
7 Bases des formulaires.
7.1 Fenêtre Projet, outils et palette.
7.2. Méthodes de base de création et de modification de formulaires.
7.3. Fenêtre des propriétés de contrôle et de contrôle.
7.4 Propriétés du formulaire.
7.5. Lier les formulaires et les sources de données.
7.6. Gestion et sa liaison à la source de données.
7.6.1. Zone de texte.
7.6.2. Zone de liste et zone de combinaison
7.6.3. Contrôles de boxe.
7.7 Affichage des propriétés du formulaire.
7.8. Utilisation de l'assistant de création de formulaire.
8. Formulaire/sous-formulaire principal (formulaire composé).
9 Bases des macros.
9.1. Comment les développer : n’écrivez pas en écrivant.
9.2. Présentation des macros.
9.3. Macro à exécution automatique.
10 Boutons de contrôle dans les formulaires.
10.1 Objectif des macros.
10.2. Utilisation de l'assistant pour créer des boutons.
11. Rapports.
11.1. Similitudes et différences avec les formulaires.
11.2.Groupes, sous-totaux de groupe et en-tête/pied de page de groupe.
12. Créez une application simple.
ACCÉDER"
dans le cours "Informatique"
Étudiant du groupe C-12 :
Professeur:
Moscou 2008
Partie théorique.
1)Bases de données et systèmes de gestion de bases de données (SGBD)
Les bases de données (DB) sont conçues pour stocker sur un ordinateur et utiliser efficacement de grands volumes d'informations très diverses :
sur les livres, magazines et journaux dans les bibliothèques,
sur les marchandises dans les magasins et les produits dans les usines,
sur les expositions dans les musées et les collections diverses,
sur tous les salariés des entreprises, des entreprises et des institutions,
sur tous les vols d'avion dans les aéroports, les prix des billets et la disponibilité des sièges,
sur les horaires de tous les trains au départ des gares, sur le coût des billets et la disponibilité des places,
sur toutes les voitures immatriculées auprès de l'Inspection nationale de la sécurité routière (GAI), y compris celles volées,
sur tous les circuits, y compris ceux de dernière minute, dans les agences de voyages et agences de voyages,
sur la météo partout dans le monde aujourd'hui et il y a de nombreuses années, etc.
Pour travailler avec des bases de données, des programmes d'application appelés DBMS - Database Management Systems sont utilisés. Le SGBD le plus populaire est le programme ACCESS de Microsoft.
2)Tous les SGBD, y compris les SGBDACCÉDERpermettre:
1. Créez rapidement des bases de données, complétez-les et modifiez-les.
2. Trouvez rapidement les données spécifiques dont vous avez besoin dans la base de données.
3. Triez les données dans la base de données selon divers critères (par exemple, par ordre alphabétique).
4. Extrayez à l'écran des sous-ensembles de données en fonction de vos demandes, c'est-à-dire celles qui satisfont à un critère donné.
5. Effectuer des calculs statistiques sur les données de la base de données à des fins d'analyse et de prise de décision.
6. Imprimer les données sélectionnées à des fins spécifiques, c'est-à-dire préparer des certificats, des rapports, etc.
Dans sa forme la plus simple, une base de données est une feuille de calcul qui ressemble à une feuille de calcul Excel.
Comme les tableaux Excel, les tableaux de base de données sont constitués de colonnes et de lignes. Dans ce cas, les colonnes de la base de données sont appelées " DES CHAMPS" et ils ont des noms spécifiques (noms " DES CHAMPS"), et non des lettres de l'alphabet latin comme nom comme dans les tableaux Excel. Il peut y avoir jusqu'à 255 colonnes de ce type, c'est-à-dire des champs dans des tables de base de données (comme dans Excel).
Chaque ligne des tables de la base de données est appelée " PAR ENREGISTREMENT" et possède son propre numéro de série, le même qu'une ligne dans une feuille de calcul Excel. Le nombre de lignes, c'est-à-dire d'enregistrements dans les tables de la base de données, est pratiquement illimité.
Tous " ENREGISTREMENTS"(les lignes) de la table de la base de données contiennent dans chaque cellule nécessairement le même type d'informations correspondant au nom" DES CHAMPS". C'est la principale différence entre un tableau de base de données et une feuille de calcul Excel. Par exemple, dans une colonne avec le nom de champ " NOM ET PRÉNOM" dans tous les enregistrements (c'est-à-dire dans toutes les lignes), vous verrez des noms de famille spécifiques de personnes ;
dans la colonne avec le nom du champ " GODR" dans tous les enregistrements (c'est-à-dire dans toutes les lignes), vous verrez les années de naissance spécifiques des étudiants ;
dans la colonne avec le nom du champ " NG" Dans toutes les entrées (c'est-à-dire dans toutes les lignes), vous verrez des numéros de groupe d'étudiants spécifiques.
Une base de données peut comprendre non pas une, mais plusieurs tables liées.
Sauf les tables– l'objet principal de la Base de Données - la base de données peut contenir d'autres objets, à savoir :
Formulaire(un ou plus). Un formulaire est un moyen d'afficher les données des tables de base de données sur l'écran, pratique pour saisir des données et les visualiser.
Demande(un ou plus). Une requête est un moyen de sélectionner et d'afficher des données à partir de tables de base de données selon les critères que vous spécifiez.
Rapport(un ou plus). Un rapport est un moyen de sélectionner et d'imprimer des données à partir de tables de base de données sous la forme requise par l'utilisateur, c'est-à-dire vous.
Macro(un ou plus). Une macro est un ensemble de macro-commandes qui effectuent certaines opérations avec la base de données, par exemple l'impression de rapports.
Module(un ou plus). Un module est un programme dans le langage de programmation Access Basic utilisé dans une base de données pour effectuer des tâches non triviales.
Tous les objets répertoriés, s'ils ont été créés, font partie du fichier de base de données avec l'extension . mdb.
3)Le travail de création d'une base de données multi-tables comprend 4 étapes :
1ère étape. Concevoir la structure de la base de données, c'est-à-dire déterminer le nombre de tables, leur objectif et leur composition.
2ème étape. Concevoir des tables de base de données, c'est-à-dire spécifier les champs, leurs types et propriétés pour chacune des tables.
3ème étape. Créer un schéma de base de données, c'est-à-dire définir et établir des connexions entre les tables de la base de données.
4ème étape. Saisie de données dans des tables de base de données vides.
Conception de la structure de la base de données – 1ère étape
Conception de la structure de la base de données– il s'agit de la détermination du nombre de tables dans la base de données, de leur objectif et de leur composition. Vous et moi avons déjà fait ce travail, puisque nous avons identifié 6 tables ("Étudiant", "Groupe", "Département", "Etude", "Réussite" et "Enseignants") nécessaires à la création de la Base de Données de l'Institut, qui permet de l'admission des étudiants , former des groupes dans des départements individuels et prendre également en compte les performances des étudiants.
Concevoir des tables de base de données vides - étape 2
Conception de tables de base de données– c'est la tâche des noms de champs dans chacune des tables et de la définition des types de données et des propriétés de chacun des champs. Il existe plusieurs manières (modes) de construire des tableaux :
Mode constructeur,
Mode tableau,
Mode Assistant de table.
Chacune de ces méthodes présente ses propres avantages et inconvénients. Vous essayez d'utiliser les trois méthodes pour construire les tables de la base de données que vous créez.
Dans la première partie de ce manuel, une base de données avec les tables « Étudiant » et « Sujet » a déjà été créée.
4)Création d'un schéma de base de données - Étape 3
Créer un schéma de base de données consiste à définir les relations entre les tables incluses dans cette base de données, ou plus précisément, entre des champs spécifiques de ces tables.
Lorsque les tables sont liées, les modifications apportées à l'une d'elles sont automatiquement transférées à l'autre. L'objectif principal de la liaison des tables est d'éviter la duplication des informations dans la base de données.
Partie pratique.
L'atelier de travail en laboratoire est composé de 33 exercices : complétés –33
J'ai appris des éléments Access tels que...
Création d'une base de données simple :
souris" ou la commande "Largeur de colonne" du menu "Format" :
Créer et utiliser une "Requête avec un paramètre" :
Création d'un nouvel objet dans la Base de données - "Formulaires" :
Création et utilisation d'un nouvel objet de base de données - "Rapport" :
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Sélection d'un type de formulaire :
Travail indépendant - test.
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Temps consacré aux travaux de laboratoire : 140 minutes, comprenant :
Atelier : 80 min ;
Documentation : 45 mn ;
25.1 Informations théoriques
Explorer base théorique création de formulaires dans la base de données Access, abordée dans le cours magistral, dans la section « Rapports dans la base de données Access 2007 - 2010 » ou d'autres sources d'information.
25.2. But du travail
Création de rapports dans une base de données Access à l'aide de l'Assistant et du Concepteur.
25.3. Formulation du problème
Donnée initiale:
- Domaine : « Bureau du doyen » (performance des étudiants).
- Principales entités disciplinaires significatives : étudiants, groupes d'étudiants, disciplines, performances académiques.
Plan de travail:
- Créez les rapports nécessaires pour afficher les informations de la base de données créée dans l'atelier n° 23.
- Vérifiez que les rapports fonctionnent (pour les rapports avec paramètres, utilisez plusieurs valeurs).
- Enregistrez les rapports.
- Préparer un rapport de laboratoire.
25.4. Exécution des travaux étape par étape
Pour créer un rapport, procédez comme suit :
Riz. 25.1
25.4.1. Modification d'un rapport
Pour modifier un rapport, procédez comme suit :
- supprimer les champs du code étudiant dans l’en-tête et la zone de données ;
- Déplacez tous les champs de l’en-tête et de la zone de données vers la gauche.
- Modifiez le texte dans le titre de la page :
- Dans la section Titre du rapport, sélectionnez Étudiants.
- Placez le pointeur de la souris à droite du mot Étudiants afin que le pointeur se transforme en barre verticale (le curseur de saisie) et cliquez à cette position.
- Entrez NTU « KhPI » et appuyez sur Entrée.
- Déplacez la légende. Dans le pied de page, sélectionnez le champ =Now() et faites-le glisser vers l'en-tête du rapport sous le nom Étudiants. La date apparaîtra sous le titre.
- Pour visualiser le rapport, cliquez sur le bouton « Aperçu » de la barre d'outils « Concepteur de rapports ».
25.4.2. Formatage d'un rapport
Pour formater le rapport, procédez comme suit :
- Sélectionnez la rubrique Étudiants de NTU "KhPI".
- Modifiez la police, le style et la couleur de la police, ainsi que la couleur de remplissage de l'arrière-plan.
- Dans la barre d'outils du Concepteur de rapports, cliquez sur le bouton Aperçu pour prévisualiser le rapport.
25.4.3. Modification du style du rapport
Pour modifier le style du rapport, procédez comme suit :
- Dans la barre d'outils du Concepteur de rapports, cliquez sur le bouton Mise en forme automatique pour ouvrir la boîte de dialogue Mise en forme automatique.
- Dans la liste des styles d'objet 'Rapport-autoformat', cliquez sur l'élément Strict puis cliquez sur le bouton OK. Le rapport sera formaté dans le style Strict.
- Passe en mode Aperçu. Le rapport sera affiché dans le style que vous avez sélectionné. Désormais, tous les rapports créés à l'aide de la fonction AutoReport auront le style Strict jusqu'à ce que vous spécifiiez un style différent dans la fenêtre AutoFormat.
25.4.4. Fermer
Parlez à votre professeur de votre travail terminé. Après avoir autorisé l'arrêt, fermez le programme d'application Microsoft Access, après quoi vous pourrez commencer à passer des tests sur le travail terminé.
