Exemple de fichier Excel pour surveiller l’exécution des tâches. Nous créons des formulaires de contrôle des modifications de projet dans Excel

Contrôle des modifications : en l'organisant, nous devons créer les formulaires et les outils de reporting dont vous avez besoin pour gérer ce processus. Commençons par le formulaire de demande de modification.

Formulaire de demande de changement

Tout d’abord, nous allons créer un formulaire de demande de modification. C’est là que commence le processus de contrôle des changements. Comme indiqué ci-dessus, les demandes de modification doivent toujours être soumises par écrit, et disposer d'un formulaire spécial donnera encore plus de poids à cette règle aux yeux des parties prenantes du projet. En figue. La figure 1 montre un exemple de modèle de formulaire de demande de modification.

Veuillez noter que nous avons ajouté une ligne pour le numéro de suivi à l'en-tête de ce formulaire (la ligne Numéro de suivi). Comme pour de nombreux autres objets auxquels nous avons attribué des numéros uniques pour faciliter leur suivi, nous devons faire de même pour les demandes de modification. Lorsque la liste de ces demandes atteint une taille impressionnante, ces numéros d'identification uniques nous aideront également à suivre les demandes et à compiler des rapports sur chacune d'elles.

La personne soumettant la demande de modification doit fournir la date (ligne Date), son nom de famille (ligne Demandeur) et ses coordonnées, ainsi qu'une description du changement demandé (ligne Description de la modification). De plus, une brève justification du changement doit être fournie. Ces informations seront utilisées par le comité de contrôle des modifications pour décider d'approuver ou de rejeter une modification demandée. La justification doit également mettre en évidence les avantages que le produit final du projet ou l'organisation dans son ensemble peut avoir si un tel changement est effectué.

Il est important de documenter (ligne Impact si le changement n'est pas effectué) les conséquences possibles pour le projet si le changement demandé n'est pas effectué. Ici, vous pouvez prêter attention à des problèmes tels que la perte de bénéfices, la difficulté d’apporter des améliorations futures et la satisfaction du client. Toute solution alternative (Ligne Solutions alternatives) dont pourrait avoir connaissance la personne qui soumet la demande doit être enregistrée sur la dernière ligne de cette section du formulaire.

La section suivante est complétée par le chef de projet. Ici, vous devez documenter les conséquences possibles de l'introduction Ce changement, en accordant une attention particulière à trois contraintes : le coût, le calendrier, l'ampleur du projet. Vous devez également justifier les raisons pour lesquelles le changement devrait (ou ne devrait pas) être effectué.

La dernière section doit également être complétée par le chef de projet. Ici, vous devez indiquer la date de la réunion du comité de contrôle des modifications, la décision finale sur la modification demandée et les noms des participants à la réunion ou de la personne qui a pris la décision finale.

Journal des demandes de modification

Lorsque les demandes de modification commenceront à arriver, vous devrez utiliser un moyen de suivre ces demandes. Le moyen le plus simple de procéder consiste à utiliser une feuille de calcul Excel. Nous avons déjà parlé des tableaux Excel et maintenant nous rappellerons brièvement uniquement ce qui est requis dans ce moment, mais si tu as besoin de plus des informations détaillées, vous pouvez revenir au matériel donné. En figue. La figure 2 montre notre journal de contrôle des modifications.

Pour créer un tel tableau, sélectionnez la plage de cellules A6-H12. En groupe modes(Styles) de l'onglet Accueil, cliquez sur l'icône Formater sous forme de tableau(Format sous forme de tableau). Sélectionnez ensuite le format de tableau approprié dans le menu qui apparaît. À la suite de vos actions, une boîte de dialogue apparaîtra à l'écran Formater sous forme de tableau(Formatage du tableau), illustré à la Fig. 3. La zone de texte unique de cette fenêtre indique la plage de cellules incluses dans le tableau. N'oubliez pas de cocher la case Ma table a des en-têtes(Tableau avec en-têtes) (car dans cet exemple nous avons inclus une ligne d'en-tête dans la plage de cellules sélectionnées, c'est-à-dire la ligne 6), sinon Excel ajoutera automatiquement la ligne d'en-tête.

Comme vous l'avez peut-être remarqué, le journal de contrôle des modifications inclut les champs qui figurent sur le formulaire de demande de modification. Grâce à une feuille de calcul, nous pouvons trier selon toutes les données contenues dans le tableau. Par exemple, vous pouvez trier les demandes selon le type de décision prise concernant ces demandes (approuver, refuser, annuler ou reporter).

Nous avons ajouté un nouveau type d'information dans la colonne E : Gravité, qui est une valeur numérique qui reflète les conséquences possibles si la modification demandée n'est pas apportée au projet. Ce type d’informations peut ne pas être requis pour toutes les demandes de modification. Mais si vous précisez le degré de gravité des projets qui impliquent l'obtention d'un produit ou d'un résultat (par exemple, un nouveau Programme d'ordinateur), - alors les conséquences possibles de la non-mise en œuvre du changement demandé seront assez faciles à évaluer. Le degré de gravité est évalué sur une échelle de cinq points. Cela pourrait ressembler à ceci :

• 1 = Conséquences critiques ; le projet peut se terminer (ou s'est déjà terminé) par un échec ; les travaux sur le projet devraient être arrêtés
• 2 = Conséquences graves ; le projet peut échouer ; les travaux sur le projet devraient être arrêtés
• 3 = Conséquences modérées ; le projet peut échouer ; les travaux sur le projet peuvent continuer
• 4 = Conséquences mineures ; l'échec du projet est peu probable ; les travaux sur le projet peuvent continuer
• 5 = Conséquences minimes ou nulles ; le changement demandé doit entraîner une amélioration des performances du produit final du projet

Le niveau de gravité doit être précisé par le chef de projet. Les définitions et descriptions des différents degrés doivent être documentées dès le début du projet (si elles n'ont pas déjà été définies par le bureau de maîtrise d'œuvre). Impliquez les membres du comité de contrôle des changements et/ou dirigez les responsables de la mise en œuvre du projet dans la rédaction des descriptions des conséquences possibles de la non-application des changements demandés.

Conversion d'un tableau en plage

Peut-être devez-vous supprimer toutes les données du tableau, en laissant le tableau lui-même intact ? Jetez un œil à la fig. 4, qui montre un exemple de journal de contrôle des modifications pour le projet Grant St. Se déplacer.

Probablement le directeur du bureau de Park Street. était trop emporté, croyant qu'il pouvait changer la date du déménagement de son bureau dans un nouveau bâtiment sur Grant St., mais il a néanmoins fait une telle tentative, qui a cependant été annulée. Mais nous nous sommes quelque peu éloignés du sujet principal de notre discussion.

Supposons que quelqu'un ait accidentellement saisi ses propres informations dans notre modèle de journal de contrôle des modifications et les ait enregistrées avec les données de son projet dans un tableau. Nous devons maintenant supprimer ces données du tableau. Sélectionnez les cellules contenant les données à supprimer (dans ce cas, les cellules comprises entre A7 et 118). Cliquez sur la sélection avec le bouton droit de la souris et dans le champ apparu menu contextuel(Fig. 5) sélectionnez la commande Effacer le contenu(Effacer le contenu) - les données correspondantes dans les cellules sélectionnées seront immédiatement détruites. Si vous avez effacé le contenu du tableau par inadvertance, restaurez immédiatement les données supprimées en appuyant sur la combinaison de touches Ctrl+Z, ce qui correspond à l'exécution de la commande annuler(Annuler).

Supposons maintenant que vous n'avez plus besoin de stocker vos données sous forme de tableau et que vous souhaitiez les convertir en une plage de cellules normale. Pour ce faire, vous devez sélectionner toutes les cellules du tableau, y compris l'en-tête. Dans notre cas, nous devons sélectionner des cellules comprises entre A6 et H12. Puis, comme dans le cas précédent, faites un clic droit sur la sélection et dans le menu contextuel qui apparaît (Fig. 6) sélectionnez la commande Tableau → Convertir en plage(Tableau → Convertir en plage).

Un système de contrôle automatisé permet facilement de visualiser toutes les tâches non seulement par date limite, mais aussi par exécuteur testamentaire, et ainsi de voir le chargement de chacune, et de fournir des listes de documents non exécutés avec un délai expirant qui n'ont pas encore été pris en compte par l'exécuteur testamentaire. . Le programme vous permet de différencier les droits d'accès, de préparer les rapports nécessaires à la gestion...
La configuration est configurée facilement et rapidement par l'utilisateur.

Le programme comprend les rapports suivants :
- Liste des tâches dues à une date
- Certificat de discipline d'exécution
- Tâches réalisées en violation des délais
- Tâches sous contrôle

Le programme de contrôle automatisé de l'exécution des tâches offre aux utilisateurs les fonctionnalités suivantes :
Aux gestionnaires :
. créer (enregistrer) de nouvelles fiches de tâches ;
. surveiller l'état récapitulatif des affectations en cours pour tous les artistes interprètes et les statistiques des disciplines de performance ;
. contrôler l'avancement des tâches spécifiques pour chacun des exécutants, en tenant compte du report des délais d'exécution ;
. effectuer un échange textuel d'informations avec les interprètes pendant l'exécution de la tâche ;
. enregistrer le fait d'achèvement (tâches « clôturées ») ;
. rechercher des tâches selon divers critères ;
. consulter les archives des tâches clôturées ;
. imprimer, exporter vers MS Word et MS Excel une tâche distincte ;
. imprimer, exporter vers MS Word et MS Listes Excel tâches selon divers critères;

. génération de rapports sur l'exécution des tâches et la discipline de performance.

Interprètes :
. recevoir de nouvelles tâches de la direction ;
. surveiller l'état récapitulatif de vos tâches en cours ;
. effectuer un échange textuel d'informations avec la direction et les co-exécutants lors de l'exécution des tâches ;
. enregistrer le fait d'avoir terminé la tâche ;
. rechercher vos missions selon différents critères ;
. consulter les archives des tâches terminées ;
. marquage automatique des tâches en retard ;
. imprimer, exporter vers Word et Excel des listes individuelles ou de tâches selon divers critères.

A titre informatif vous pouvez, qui a une limite de temps : 50 jours, et n'a aucune limitation fonctionnelle. À la fin de la période de démonstration, vous devrez acheter une licence. Après paiement, vous recevez un code de licence au programme par email. Il doit être renseigné au démarrage du programme dans la boîte de dialogue "Activation" et votre version démo deviendra version complète sans restrictions temporelles et fonctionnelles, le code sous licence n'est pas limité dans le temps.

Informations pour les acheteurs :

1. En achetant l'une des licences proposées pour le programme, vous pouvez installer le code de licence sur un nombre illimité d'ordinateurs (postes de travail sur le réseau).

2. Licence réseau sans restrictions, possibilité d'utiliser pour toujours la version et la licence que vous avez achetées.

3. Possibilité de télécharger gratuitement les mises à jour du logiciel pendant 1 an.

5. Vous pouvez utiliser le programme acheté dans le cadre de vos activités professionnelles.

Avantages de ce programme

Structure de base de données flexible
Vous pouvez y créer de nouvelles tables et champs (stockés et calculés), définir des listes déroulantes, attribuer des sous-tables, créer des vues et des rapports, et bien plus encore. Le système peut être adapté à n’importe quel domaine sans connaissances particulières.

Génération de documents bureautiques avec les données de la base de données à l'aide de modèles
Vous pouvez créer des modèles Documents Word, Formats Excel avec du texte statique, des images ainsi que des signets dans lesquels les données actuelles de la base de données seront insérées lors de la génération du document.

Stockage d'images dans une base de données et de liens vers des documents de différents formats
Chaque entrée du tableau peut être liée à des images stockées dans la base de données elle-même, ainsi qu'à des liens vers des fichiers stockés quelque part sur un serveur de fichiers, tandis que toutes les informations nécessaires seront situées dans la base de données pour faciliter la recherche, le filtrage et la classification des documents.

Interface utilisateur pratique et hautement personnalisable
Vous pouvez trier, filtrer, rechercher des enregistrements par n'importe quel champ, modifier l'ordre et la largeur des champs, la hauteur des lignes, définir des règles de couleur pour les lignes et les cellules, des formules pour calculer les totaux et créer une arborescence basée sur des champs donnés. Vous pouvez effectuer des saisies soit directement dans le tableau (style Excel), soit via un formulaire séparé, personnalisable de manière flexible.

Filtres, tri, champs calculés, vues
Conditions de filtrage des données flexibles maximales, nombreuses valeurs prédéfinies ("commence par", "contient", "aujourd'hui", "hier"...). Différents ensembles de filtres peuvent être enregistrés dans des fichiers pour être réutilisés. La possibilité de définir des formules pour les champs calculés (y compris les expressions SQL) et de créer des vues de table qui affichent les champs de différentes tables et champs calculés.

Création et configuration de rapports et de rappels pour diverses conditions
Vous pouvez définir des règles de rappel selon lesquelles un formulaire de rappel sera présenté à un utilisateur particulier.

Mode réseau et multijoueur
Lors de l'utilisation du mode multi-utilisateurs, les droits d'accès sont configurés de manière flexible pour chaque utilisateur en fonction des paramètres suivants : visibilité et disponibilité des éléments de menu, des onglets principaux, des tableaux, des champs et des enregistrements pour la visualisation et l'édition.

Importation et exportation de données
L'importation de données tabulaires à partir de fichiers Excel et Access est prise en charge. L'export est possible en Word, Excel, HTML.

Standard SGBD Microsoft Access ou Microsoft serveur SQL
Pas de « boîtes noires ». Nous avons un format de stockage de données standard - MS Access ou client-serveur MS SQL Server. Ces deux SGBD sont très fiables, constituent des normes reconnues et sont leaders dans leur catégorie. Cela offre des avantages par rapport aux formats fermés : la possibilité d'administrer, d'affiner, d'optimiser, d'intégrer avec d'autres systèmes... Vous pouvez ajouter des boutons personnalisés dans le programme qui, une fois sélectionnés, exécuteront actions nécessaires(par exemple, certains travaillent directement avec la base de données, en lançant applications tierces etc.).

Comme vous le savez, la fonctionnalité d'un assistant ou d'un assistant personnel (quel que soit le nom de ce poste dans le cahier de travail) dans différentes entreprises varie en fonction des spécificités et de la taille de l'organisation, de la culture d'entreprise adoptée dans l'entreprise et de la personnalité. du gérant. Cependant, il existe des responsabilités dont tout assistant personnel ne peut tout simplement pas se passer, quel que soit son lieu de travail. Parmi ceux-ci figure le contrôle de l’exécution des ordres.

Dans de nombreuses organisations, le non-respect des commandes et le manque de contrôle sur leur exécution dans les délais constituent un problème, ce qu'on appelle. " goulot"(de l'anglais) goulot- goulot d'étranglement), c'est-à-dire un obstacle sérieux qui ralentit considérablement les processus commerciaux de l’entreprise. Beaucoup de choses dépendent vraiment de l'assistant ici ! Cependant, tout n’est pas aussi évident qu’il y paraît à première vue. Nous rencontrons souvent des situations où un assistant irremplaçable tombe soudainement malade ou part en vacances ou part pour une fois en voyage d'affaires, et pendant son absence... le travail s'est arrêté, les commandes ne sont pas enregistrées, les délais ne sont pas respectés et les responsables sont inconnus. En règle générale, cela ne parle pas tant du caractère indispensable de l'employé que de l'absence de système. Ainsi, la tâche de l’assistant est de construire un système de suivi de l’exécution des commandes. Et le système, comme nous le savons, est largement capable de maintenir ses performances par lui-même. Et vous ne pouvez pas gérer cela seul ! Mais traitons tout dans l'ordre.

Contrôle et ses types

Un éléphant, comme on dit, doit être mangé en morceaux. Et cela vaut la peine de commencer par la terminologie.

Contrôle- il s'agit d'une comparaison du plan avec la situation réelle. Le contrôle révèle même de petits écarts par rapport aux résultats et aux actions prévus des personnes et permet de changer la situation.

On distingue les types de contrôle suivants :

1. Préliminaire. Réalisé par le responsable avant le début effectif des travaux sur la mission. Le contrôle préliminaire est utilisé en tenant compte des ressources humaines, matérielles et financières, c'est-à-dire qu'avant de donner un ordre de travail, le responsable doit s'assurer que l'artiste interprète dispose des ressources nécessaires pour l'exécuter.

2. Conceptuel (entrant). Utilisé pour clarifier :

L'artiste sait-il qu'il a une mission ?

Comment la personne qui va le résoudre a-t-elle compris le problème ?

Comment va-t-il faire cela exactement ?

Ce type de contrôle est effectué par le directeur adjoint, et immédiatement après la passation de la commande. L’objectif est de vérifier la compréhension par l’exécuteur de l’essence de l’ordonnance et la rapidité de son exécution. À cette étape, la tâche de l’assistant est d’attirer l’attention de l’exécuteur sur la disponibilité de la mission, le moment et la priorité de la tâche, et de s’assurer que la mission a été acceptée pour le travail. Dans ce cas, l'assistant doit « mettre en évidence » les missions urgentes et importantes (rappelez-vous la matrice d'Eisenhower), par exemple comme suit : « Veuillez noter que cette mission est importante et urgente ! Cette phrase magique, prononcée au bon moment, permettra d'éviter bien des malentendus et des pertes de temps impardonnables - il est inacceptable de laisser suivre son cours le processus de classement des tâches par priorité, car l'avis des interprètes ne coïncide pas toujours avec celui avis du gérant. N’oubliez pas que ce qui est évident pour vous ne l’est peut-être pas pour les autres.

3. Courant (intermédiaire, contrôle de processus). L'objectif est d'évaluer le processus d'activité en cours : comment le travail est effectué, ce qui a déjà été fait, quelles difficultés sont survenues. Ce type de contrôle est effectué par un assistant lorsque les travaux sont déjà en cours, mais que la date limite de réalisation de la commande n'est pas encore arrivée. La tâche du contrôle est d'identifier rapidement les écarts qui surviennent pendant le travail et d'en informer le responsable pour une éventuelle correction. paramètres donnés. Le contrôle actuel est basé sur retour.

4. Finale (finale, contrôle du résultat). Il est utilisé pour évaluer si un objectif est atteint à une date donnée.

Les résultats réels obtenus sont comparés à ceux établis précédemment. Malgré le fait qu'il soit trop tard pour interférer avec les travaux à ce stade, ce contrôle est nécessaire. Il montre les résultats obtenus par les interprètes et révèle les omissions et les lacunes de leur travail. Aide à tirer des leçons pour l’avenir. En règle générale, à ce stade, le manager et l'assistant travaillent ensemble, car Les qualifications de l’assistant peuvent ne pas être suffisantes pour déterminer l’exhaustivité et l’exactitude de la mission.

Quoi et comment contrôler

La répartition des responsabilités pour assurer le contrôle dans les domaines clés dépend de la taille de l'organisation :

Contrôller	Taille de l'entreprise	Responsablepour assurer le contrôle
Normes et exigences juridiques	Jusqu'à 100 personnes Jusqu'à 500 personnes Plus de 500 personnes	Responsable de l'organisation Avocat, comptable Service juridique, comptabilité Service juridique et responsables de domaines
Les ordres du chef	Jusqu'à 100 personnes Jusqu'à 500 personnes Plus de 500 personnes	Responsable de l'organisation Secrétaire en chef Directeur adjoint Assistants et chefs de secteurs
Exigences des documents réglementaires locaux	Jusqu'à 100 personnes Jusqu'à 500 personnes Plus de 500 personnes	Responsable de l'organisation Secrétaire en chef Directeur adjoint Responsables d'activités
Commandes individuelles du gestionnaire	Jusqu'à 500 personnes Plus de 500 personnes	Responsable de l'organisation Secrétaire en chef Directeur adjoint
Instructions reçues du centre corporatif	Jusqu'à 1500 personnes Jusqu'à 2500 personnes Plus de 2500 personnes	Directeur adjoint Directeur adjoint et secrétariat La gestion de cas

« Contrôle » et « surveillance » sont des choses différentes !

Pour enfin comprendre de quoi il s'agit, il convient de prêter attention à un autre terme que l'on retrouve souvent dans la gestion moderne : « surveillance ». Souvent dans la littérature, les concepts de « contrôle » et de « surveillance » sont utilisés de manière identique, mais ce sont des choses fondamentalement différentes ! Pour appliquer une approche systématique à la gestion de l’exécution des ordres, il faut comprendre cette différence. Si surveillance- il s'agit de surveiller les paramètres d'un objet avec enregistrement et sauvegarde des données, puis contrôle- c'est une observation obligatoire impact sur l'objet en cas de valeurs de paramètres dépassant les limites acceptables. Par rapport aux missions, cela signifie que l'assistant doit disposer d'un outil de suivi, c'est-à-dire maintenir une certaine base de données dans laquelle il enregistre les instructions, les délais, les personnes responsables et l'état d'exécution (terminé/non terminé). Cependant, pour construire un système de contrôle efficace, il ne suffit pas de tenir des statistiques - le contrôle implique une gestion active de la situation, un ajustement et une influence, c'est-à-dire influence consciente ciblée afin de parvenir à une dynamique positive dans la discipline du spectacle.

Comment s'assurer que les commandes sont exécutées ?

Pour que les commandes soient exécutées, une approche intégrée pour résoudre ce problème est nécessaire. Le système de contrôle de l’exécution des ordres fonctionnera selon les principes suivants :

1) Haute priorité de la part de la direction. Le dirigeant doit démontrer que le strict respect de ses instructions est important pour lui et pour l’entreprise.

2) Discussion commune sur les approches pour résoudre le problème. Afin de prendre en compte tous les risques et d'envisager la problématique de manière globale, il est nécessaire d'impliquer dans la discussion tous les participants au processus - à la fois le manager donnant les instructions et l'assistant qui les supervise, ainsi que les managers qui seront directement responsables de exécution. Les accords devraient porter principalement sur les modalités d'obtention d'informations sur les instructions et les délais, le format du rapport d'exécution, la procédure de reprogrammation, les modalités de récompenses ou de sanctions en cas de non-respect des instructions. Le manager doit également informer ses subordonnés sur les pouvoirs de l'assistant en matière de contrôle de l'exécution des ordres (si vous êtes une nouvelle personne dans l'équipe et n'avez pas encore acquis d'autorité, renseignez-vous à ce sujet auprès de votre manager).

3) Informer tous les salariés de l'entreprise sur la mise en place d'un système de suivi de l'exécution des commandes. Il est nécessaire d'assurer la transparence des approches, c'est-à-dire les règles doivent être formalisées dans le document réglementaire local de l’entreprise.

4) Cohérence et régularité. La discipline de la direction augmentera si les employés sont sûrs que chaque mission est enregistrée, que chaque mission doit être prise en compte, qu'aucune d'entre elles ne sera manquée ou oubliée et que le non-respect des instructions de la direction sera inévitablement puni. (Il convient immédiatement de prévoir la procédure d'information, car les instructions peuvent être a priori impraticables ou avoir des raisons impérieuses de ne pas être respectées dans les délais. Chaque cas doit être examiné individuellement.)

Cela ressemble à une tâche, dites-vous. C’est en partie vrai. Quel est le rôle de l'assistant ? Un assistant est exactement le même employé de l'entreprise qui doit informer le manager qu'un problème existe, qu'il comporte des risques spécifiques, que vous essayez de garder le « doigt sur le pouls » (et jusqu'à présent, cela réussit en grande partie grâce à votre qualités personnelles), mais l'absence du système se fera tôt ou tard sentir et cela vous inquiète.

L'essentiel est de ne pas oublier de dire que vous avez une proposition spécifique sur la manière d'organiser un système de contrôle (c'est-à-dire qu'il ne doit pas s'agir simplement d'un problème servi sur un plateau d'argent, mais d'un problème et d'options pour le résoudre).

Même si vous êtes un nouvel employé de l'entreprise, vous ne devriez pas avoir peur de vous adresser à votre manager avec une telle proposition. Si jusqu'à présent rien de fatal ne s'est produit dans votre entreprise en raison d'une commande non exécutée/en retard/non comptabilisée, votre responsable ne fera toujours pas la sourde oreille à votre proposition. Il n’y a probablement personne dans l’ensemble de l’entreprise plus intéressé par la résolution de ce problème.

L’importance d’une communication efficace

Disons que votre proposition est acceptée : le manager a souligné l'importance de la tâche, annoncé votre rôle dans ce processus, approuvé le local document normatif réglementant le processus, tous les employés de l’entreprise sont informés. Et après? Le document publié risque de rester un bout de papier sans âme si vous abandonnez à ce stade. Comment faire fonctionner tout cela ?

La réponse réside principalement dans les compétences de communication efficaces de l’assistant. Oui, c’est la même phrase que l’on voit si souvent dans les curriculum vitae des postes administratifs. Avoir de telles compétences est vital pour un assistant. Au sens étroit, en ce qui concerne le contrôle de l'exécution des ordres, une communication efficace est un moyen de transmettre rapidement des informations sans distorsion et de recevoir un retour sur la bonne compréhension du « message ».

Une communication efficace se construit :

Efficace ou inefficace ?

Une communication inefficace consiste à discuter avec les autres pour protéger vos objectifs et vos projets. Cela implique la présence de gagnants et de perdants. Ce style de « communication » est catégorique : il y a le « bien » et le « mal », la « victoire » et la « défaite », le « bien » et le « mal », sans tenir compte des états intermédiaires. Il n’existe qu’une seule opinion correcte, nous pouvons donc négliger les points de vue et les expériences des personnes qui peuvent enrichir notre connaissance du monde et former une image globale. Au lieu de cela, nous défendons constamment nos vues étroites. Une pause dans le conflit est considérée comme un succès lorsque le défenseur recule temporairement. Finalement, le désaccord entraîne de la résistance, une perte d’efficacité de l’équipe et même du sabotage jusqu’à ce qu’un équilibre de pouvoir et de respect prévale.

Une communication efficace, quant à elle, vise à comprendre les points de vue, les sentiments et les opinions des autres. Lorsque les deux camps s’écoutent, les deux gagnent. La compréhension et le respect mutuels deviennent la base de la coopération, de l'interdépendance et de la loyauté. Le succès sera atteint si chaque partie dit : « Oui, c’est exactement ce que je voulais dire. Est-ce que tu me comprends".

Une communication efficace est sans aucun doute nécessaire à la mise en œuvre réussie des objectifs organisationnels. Les messages déformés et mal interprétés entraînent souvent des défaites pour les grandes entreprises, les armées et les nations.

Des compétences de communication efficaces permettent aux opposés de coexister – la capacité ultime de comprendre un autre point de vue et de trouver un compromis. Pourquoi débattre pour savoir qui a raison et qui a tort ? L’objectif d’une communication efficace est d’établir et de maintenir des relations de travail mutuellement bénéfiques et donc durables.

En matière de contrôle de l'exécution des commandes, l'assistant doit faire preuve compétences en communication efficacesà toutes les étapes du « voyage » consignes :

1) Interaction avec le manager lors de la définition des instructions. La tâche de l'assistant est d'enregistrer correctement la mission, en essayant de respecter un schéma de définition d'objectifs spécifique, par exemple SMART. Cela permettra aux subordonnés de comprendre ce qu’on attend d’eux. Le libellé de la commande doit être clair, sous forme verbale (répondre à la question : que faire ?), la commande doit avoir un délai précis et un exécuteur responsable doit être identifié pour chaque commande.

Une fois la commande correctement enregistrée, l'assistant doit s'assurer de l'absence d'inexactitude et fournir version finale protocole ou registre d'instructions au responsable pour approbation, ou demander verbalement : « Vous ai-je bien compris ? Ivanov I.I. doit-il élaborer et soumettre pour approbation un calendrier de mise en œuvre du projet d’ici le 11 mai 2015 ?

Ce qui s'est passéINTELLIGENT?

INTELLIGENT est un acronyme mnémonique utilisé en gestion et en gestion de projet pour définir des buts et fixer des objectifs.
Un objectif ou une tâche établi selon les critères SMART présente les caractéristiques suivantes :
. S- spécifique (spécifique) - clair, précis, clairement décrit ;
. M- mesurable (mesurable) - avoir établi des indicateurs de résultats grâce auxquels on peut comprendre que l'objectif a été atteint. Ils peuvent être à la fois quantitatifs et qualitatifs. Sans ces critères, il est presque impossible d’évaluer l’achèvement de la tâche ;
. UN- réalisable (réalisable) - réaliste, mais nécessitant un certain effort, qui sert de facteur de motivation supplémentaire ;
. R.- pertinent (approprié) - coïncidant avec les objectifs plus larges du département ou de l'organisation ;
. T- limité dans le temps (limité dans le temps) - les délais pour atteindre l'objectif doivent être déterminés.

2) Interaction avec les artistes lors du transfert des commandes au travail. La tâche clé à ce stade est de s'assurer que l'entrepreneur est informé de la mission et qu'il l'accepte pour les travaux. Si l'organisation est petite, l'assistant ou le secrétaire contacte directement les artistes via E-mail ou par téléphone. Dans les grandes organisations, une telle interaction est difficile à réaliser, donc l'assistant transmet l'ordre et interagit directement avec les chefs adjoints de l'organisation, et lors du transfert des ordres, le principe en cascade s'applique, par exemple : EEchef de départementEchef de départementEexécuteur testamentaire direct.

3) Les informations relatives à l'exécution de l'ordre sont transmises par la voie inverse : PDG/AssistantBDirecteur général adjointBchef de départementBchef de départementBexécuteur testamentaire direct.

L'assistant joue le rôle d'intermédiaire dans la transmission des informations sur la commande. Parallèlement, pour réduire le temps de transfert des données vers l'assistant, il est conseillé de prévoir l'utilisation ressource d'informations, qui vous permet de publier des informations récapitulatives sur les commandes dans accès général, par exemple, au portail d'entreprise interne de l'organisation, où tout employé peut voir rapidement quelles sont ses missions et envoyer des commentaires à l'assistant.

4) Lors de la réalisation du contrôle intermédiaire, il est nécessaire de clarifier les prévisions du contractant : que le délai soit respecté ou qu'au cours de l'exécution, il s'est avéré que le volume de travail est supérieur à celui prévu précédemment, ou que les ressources de l'entrepreneur sont insuffisantes et que la participation d'employés d'autres divisions structurelles est requise, car la tâche s'est avérée être transversale. L'assistant doit mener un dialogue constructif continu avec le gestionnaire/exécutant responsable pour obtenir des informations rapides et fiables sur l'avancement de l'exécution, et si des problèmes graves surviennent, en informer le gestionnaire pendant que quelque chose peut encore être corrigé. Dans le même temps, vous ne devez pas aller trop loin et devenir intrusif, déranger l'interprète et le distraire pour des bagatelles. Tous les participants au processus doivent clairement comprendre qu'ils ont des objectifs communs et respecter le travail de chacun. Pour ce faire, vous devez vous mettre d’accord sur un format de communication acceptable.

5) Dès réception des informations sur l'exécution d'une commande, l'assistant, en collaboration avec le responsable, évalue l'exhaustivité des données présentées et prend la décision d'accepter la commande ou de la renvoyer pour révision. L'adjoint doit aviser l'exécuteur testamentaire de la décision prise.

6) Lors de la génération de rapports analytiques. Une comptabilité stricte implique des rapports et des analyses réguliers basés sur des données statistiques. À une certaine fréquence, par exemple une fois par mois, l'assistant doit analyser les données statistiques accumulées sur les missions et générer un rapport sur la discipline de performance (Fig. 1). Un tel rapport peut contenir des informations sur le nombre d'instructions, combien d'entre elles ont été exécutées à temps/en retard/non exécutées, quels départements sont leaders et lesquels sont anti-leaders en termes d'exécution dans les délais des instructions du manager. Le gestionnaire peut disposer de ces informations à sa propre discrétion. Il est toutefois souhaitable que l’approche en matière de récompense et de punition soit prévisible et uniforme pour tous.

Riz. 1

Des outils pratiques dans l'arsenal de l'assistant

Il existe une grande variété de tels outils, mais il est important de suivre le principe clé : toutes les instructions du gestionnaire doivent être matérialisées et saisies dans un référentiel unique, où il est possible de suivre régulièrement l'exécution des ordres en fonction de leur priorité.

La mise en œuvre technique idéale est Microsoft Outlook , parce que il contient des mécanismes de paramètres flexibles dits. "Vues des utilisateurs". En plus des vues standards "Par exécuteurs", "Par catégories", "Par délais", vous pouvez en configurer d'autres - "Par usines", "Par comités", "Uniquement les tâches en retard dont le délai a expiré du 5 au Il y a 20 jours » et etc. Une fois configurée, la vue devient disponible dans le futur en un seul clic de souris. Nous ne nous attarderons pas là-dessus en détail, car... Une série d'articles ont déjà été consacrées à cet outil.

Parfois système similaire configuré sur la base systèmes de gestion électronique de documents, par exemple Lotus Notes, Documentum ou Directum, où les informations clés sur la commande sont enregistrées dans la carte d'enregistrement et de contrôle (RCC). Cependant, EDMS est un programme coûteux que toutes les organisations ne peuvent pas se permettre.

L'un des outils les plus universels et les plus accessibles pour suivre l'exécution des ordres est Microsoft Exceller. Ce programme peut être utilisé en complément de ceux existants si vous travaillez en grande entreprise, et en tant qu'outil indépendant. La beauté de cela est que, sur la base de cette solution technique, vous pouvez créer une base de données unique de commandes avec des paramètres flexibles de champs et de filtres à votre discrétion. Un tel registre consolidé des instructions peut être rendu public, et chaque employé peut clarifier le libellé, les délais et suivre l'état de ses instructions. Vous devez d'abord configurer des droits limités pour modifier le fichier afin d'éviter toute corruption accidentelle ou suppression de données.

Dans MS Excel, vous pouvez non seulement saisir des instructions manuellement, comme dans le cas d'ordres verbaux du responsable, mais également télécharger des instructions depuis l'EDMS (s'il s'agit d'instructions issues de protocoles ou d'instructions venant de l'extérieur, par exemple des demandes des autorités de régulation ou des organismes gouvernementaux ou un centre d'entreprise).

En paramétrant les champs d'une certaine manière, vous pouvez définir un codage couleur dans la colonne « Statut d'exécution de la commande ». Par exemple, une commande qui n’est pas encore arrivée sera automatiquement indiquée en bleu ; une commande exécutée dans les délais est verte (pour cela, les dates des champs « En raison de l'exécution » et « Exécution réelle » doivent correspondre) ; un ordre dont le délai d'exécution est expiré et dont aucun accusé de réception du rapport d'exécution n'a été reçu sera automatiquement affiché comme non exécuté et marqué en rouge.

Constitution d'un registre des commandes dansMS Exceller

Les champs du registre sont configurés en écrivant une macro. Pour un tel réglage fin Il est préférable de faire appel à un informaticien.

S'il n'y a pas d'informaticien et que vous n'avez pas de compétences en programmation, vous pouvez utiliser une autre méthode plus simple et plus accessible.

Vous pouvez personnaliser vous-même les cellules du tableau en utilisant fonctionnalités de formatage conditionnel.

Pour configurer le remplissage des cellules, sélectionnez la cellule du tableau dont nous allons configurer la mise en forme (dans notre cas, il s'agit de la cellule g10 ), sur l'onglet maison - Mise en forme conditionnelle, dans le menu contextuel proposé - Créer une règle(Fig.2).

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Dans la barre de formule de la boîte de dialogue sous le titre, vous devez définir une règle qui sera considérée comme vraie (Fig. 4).

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Pour notre registre, il faudra configurer séquentiellement quatre règles pour une même cellule g10 , puis « étendre » leur action à l’ensemble de la colonne g.

• Pour indiquer une commande non exécutée, configurez la règle 1. Dans la boîte de dialogue Créer une règle de formatage en utilisant la clé Format sélectionnez la couleur de remplissage. La première règle correspondra à la couleur rouge.

Ensuite, saisissez la description suivante de la règle dans la barre de formule : =SI(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Fig.5). Cela signifie qu'à condition que dans la cellule F10 la date d'échéance est indiquée et elle est déjà expirée, la cellule deviendra automatiquement rouge.

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Appuyez sur la toucheÔÀ.

• Pour indiquer une commande en cours, configurez la règle 2. Nous répétons la séquence d'actions décrite ci-dessus : sélectionnez la cellule g10 , allons à Mise en forme conditionnelle, sélectionner Créer une règle Et Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater.

Dans la boîte de dialogue déjà familière Créer une règle de formatage en utilisant la clé Format choisissez une couleur de remplissage différente. La deuxième règle correspondra à la couleur bleue.

=SI(F10>0;F10>AUJOURD'HUI();""). Cela signifie que si dans une cellule F10 un délai est indiqué et il n'est pas encore arrivé, la cellule est automatiquement colorée en bleu.

Appuyez sur la touche ÔÀ.

• Pour indiquer une commande terminée à temps, nous avons mis en place la règle 3. Encore une fois, nous répétons la séquence d'actions décrite ci-dessus, mais cette fois dans la boîte de dialogue Créer une règle de formatage en utilisant la clé Format sélectionnez une couleur de remplissage verte pour indiquer que la commande a été exécutée strictement à temps ou en avance.

Saisissez la description de la règle dans la barre de formule : =SI(F10>0;SI(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Cela signifie que si dans une cellule F10 g10 le délai d'exécution effective est indiqué, qui coïncide avec le délai F10 ou le précède, cellule g10 deviendra automatiquement vert.

Appuyez sur la touche ÔÀ.

• Enfin, pour indiquer une commande exécutée après le délai imparti, nous avons mis en place la règle 4. Dans la boîte de dialogue Créer une règle de formatage en utilisant la clé Format sélectionnez une couleur de remplissage jaune pour indiquer que la commande a été exécutée en retard.

Entrez la règle suivante dans la barre de formule : =SI(F10>0;SI(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Cela signifie que si dans une cellule F10 la date d'échéance est indiquée, et dans la cellule g10 la date d'exécution effective est indiquée, qui est postérieure à la date F10 , puis la cellule g10 deviendra automatiquement jaune.

Une fois dans la cellule g10 les quatre règles sont configurées, nous « étirons » la formule donnée sur toute la colonne g et remplissez-le avec les dates réelles d'exécution des commandes. Les cellules seront automatiquement colorées dans la palette spécifiée.

La prochaine étape est paramètres de visualisation, c'est à dire. des diagrammes pour une perception plus visuelle de l'image de la discipline du spectacle.

Pour construire un diagramme, nous avons besoin de données quantitatives, c'est-à-dire le nombre de toutes les commandes et chaque type séparément. Un ajustement intermédiaire sera donc nécessaire. Nous pouvons afficher les données quantitatives dans une légende, où elles seront automatiquement saisies depuis notre tableau (la légende peut être placée sur la même feuille, par exemple, au-dessus du tableau).

Pour collecter des statistiques, vous devez remplir l'une des cellules du tableau, par exemple la cellule adjacente H10 , de la manière suivante :

1. Sélectionnez une cellule H10 , en haut de la barre de formule, cliquez sur l'icône effets Insérer une fonction, sélectionnez la catégorie " logique», « SI».

Nous écrivons la règle suivante dans la première ligne des formules : =SI($F10>0,SI($G10>0,SI($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Fig.6).

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Nous étendons la règle spécifiée dans la cellule H10 , dans toute la colonne H(Fig.7).

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Puis colonne H peut être masqué, ne laissant visibles que les informations de registre nécessaires.

• Mise en place d'une légende. Pour que les données d'une colonne H tombent dans la légende et y sont affichés sous forme quantitative, vous devez configurer les cellules de légende comme suit :

1. Définir une règle pour une cellule g3 : sélectionnez cette cellule, cliquez sur l'icône dans la barre de formule effets Insérer une fonction, sélectionnez le type de fonctions " statistique», « COUNTIF».

2. Écrivez ensuite ce qui suit dans la barre de formule : =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(Fig. 8).

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3. « Étirez » la formule de la cellule g3 avant g6 respectivement.

Vous pouvez également personnaliser la visualisation et télécharger des données sur les commandes pour une période de temps donnée sous la forme d'un graphique.

• AVECcréer un diagramme. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Insérer et sélectionnez un graphique, par exemple un camembert, après avoir préalablement sélectionné la plage dans laquelle il se situe. cellules depuis g3 avant g6 (Fig. 9).

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Nous insérons le diagramme et colorons ses segments dans les couleurs de remplissage que nous avons choisies en sélectionnant le segment et en appelant le menu contextuel correspondant avec le bouton droit de la souris (tout y est intuitif). Notre registre est prêt (Fig. 10).

Riz. dix

et enfin

Créer un système efficace de suivi de l'exécution des commandes est assez difficile - il est nécessaire de prendre en compte de nombreux aspects et caractéristiques différents qui peuvent être uniques à différentes organisations. Ce n'est pas facile, mais n'oubliez pas que chaque énigme a une solution. Lorsque je suis confronté à un problème difficile qui, à première vue, n'a pas de solution, je me souviens toujours de l'énigme de B. Verber :

« Comment relier ces neuf points par quatre lignes sans retirer le stylo du papier ?

Souvent, nous ne pouvons pas trouver de solution car notre esprit est limité à la zone du dessin. Mais il n’est dit nulle part qu’on ne peut pas dépasser ses limites.

Il existe une solution :

Moralité : pour comprendre le système, il faut... en sortir.»

Il existe de nombreuses façons d'organiser un système efficace de suivi de l'exécution des commandes. L'essentiel est de trouver exactement celui qui s'intégrera le plus organiquement dans le travail de votre entreprise et du vôtre, de ressentir de la modération en tout et de ne pas franchir la ligne au-delà de laquelle vient l'hypercontrôle maniaque.

M.A. Suchkova, directeur général adjoint de Ryazan Oil Refining Company CJSC (filiale de NK-Rosneft OJSC)

26 février 2010 15h19

Alexey Afanasyev, directeur qualité de la société InterTrust

Dans de nombreuses entreprises en Russie, en particulier celles qui ont connu une croissance rapide ces dernières années, le même problème est observé : l'incapacité des responsables de l'organisation à assurer un contrôle de haute qualité et approprié sur l'exécution de leurs commandes. Généralement, les nouvelles entreprises souffrent de ce problème, tandis que les organisations qui ont encore un passé soviétique, ainsi que les administrations des autorités municipales, régionales et fédérales, utilisent assez efficacement l'expérience de la gestion directive, particulièrement populaire dans notre pays avant la perestroïka. . Cet article fixe comme objectif principal le transfert d'expérience dans le domaine du contrôle de l'exécution des instructions des dirigeants vers les entreprises modernes.

Presque tout type d'activité de gestion d'une organisation est associé à l'exécution des instructions de sa direction, il est donc important d'établir un contrôle sur l'exécution des instructions. Les instructions peuvent :

● apposés sous forme de résolutions sur les documents internes et entrants (par exemple sur les mémos et les lettres) ;

● être formulée dans les documents administratifs des organes collégiaux (en procès-verbaux) et des organes individuels de direction (en arrêtés et directives).

Concernant les recours des citoyens, nous notons ce qui suit. Formellement, la procédure pour travailler avec eux est identique au traitement de la correspondance entrante, cependant, les délais sont régis par la législation en vigueur au niveau fédéral, qui doivent être pris en compte tant par le gestionnaire qui fixe les délais que par l'entrepreneur sollicité. pour respecter ces délais.

De nombreux documents peuvent faire l’objet d’un contrôle au cours de leur cycle de vie. On peut voir à la fois l'empreinte d'un tampon avec la lettre « K » et le mot « Contrôle » écrit au stylo rouge ou réalisé sous la forme d'une empreinte (voir exemple 1). Le but de ces notes en est un : attirer l'attention sur la nécessité de contrôler les instructions données dans le texte du document ou dans la résolution le concernant (dans notre exemple, la lettre entrante contient une résolution avec des instructions d'Ignatova Yu.S. , que faut-il faire et quand). Jusqu'à la fin de l'exécution, ces documents sont stockés dans un dossier séparé. À la fin de l'exécution, une note à ce sujet est faite sur le document (dans l'exemple 1, dans le coin inférieur droit du 10/07/2009, une note a été faite concernant la conclusion de l'accord et le placement du document dans le dossier n° .08-24).

Définir la tâche des artistes interprètes ou exécutants

Qui formule la commande ? Ceci est fait par les gestionnaires à tous les niveaux. C'est juste qu'un contrôle est généralement exercé sur l'exécution des instructions de la première personne ou de l'ensemble de la haute direction de l'organisation, et le service de l'établissement d'enseignement préscolaire s'en occupe. Et les instructions des cadres inférieurs - les chefs de département, en règle générale, sont traitées par des employés des mêmes départements, responsables du travail de bureau dans ceux-ci.

Il semblerait que le texte de la résolution ou du document administratif doive déjà formuler clairement et sans ambiguïté :

● la commande elle-même,

● délai,

● interprète spécifique.

Si au moins une de ces conditions n'est pas remplie (ce qui arrive), il faut un employé distinct qui puisse reformuler clairement les exigences des managers et, si nécessaire, les décomposer en plus petites, mais avec des interprètes clairement définis.

Lors de la formulation d'instructions, il est conseillé de respecter les règles simples suivantes : la formulation doit être brève, succincte, éliminant au maximum toute ambiguïté d'interprétation et avoir un résultat clairement défini et mesurable. Tout cela vous permettra de ne pas perdre de temps sur des précisions supplémentaires sur la commande. D’un autre côté, cela donne à l’exécuteur un objectif et à l’auteur de la mission la certitude que le résultat des actions de l’exécuteur sera attendu.

Voici des exemples de formulations vagues et des structures de texte correctes correspondantes :

Lorsqu'une organisation établit un contrôle sur l'exécution des instructions, les documents commencent assez vite à changer : au lieu d'exigences générales, des instructions courtes et complètes apparaissent avec un exécuteur spécifique, un délai et un résultat attendu. Cela augmente considérablement l'efficacité de la gestion de l'entreprise, ce qui est presque immédiatement remarqué tant par la direction que par les propriétaires.

Délai d’exécution des ordres

Les délais d'exécution des commandes dans une organisation sont généralement fixés par l'auteur-responsable qui a créé la commande. Dans certains cas, le délai d'exécution des commandes peut être fixé par un acte local de l'organisme ou un document réglementaire externe.

Citons ici le Règlement type pour l'interaction des organes exécutifs fédéraux :

Fragment de document

Modèle de règlement pour l'interaction entre les autorités exécutives fédérales, approuvé. Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 19 janvier 2005 n° 30, tel que modifié le 21 février 2008 La commande est susceptible d'être exécutée dans le délai qui y est précisé. Si un délai est fixé comme délai d'exécution, son début est considéré comme la date de signature de la commande. Une commande contenant l’instruction « urgente » est susceptible d’être exécutée dans un délai de 3 jours. L'instruction « dans les meilleurs délais » prévoit un délai de 10 jours pour l'exécution de la commande. Si le délai d'exécution n'est pas précisé dans l'ordre, celui-ci est soumis à exécution dans un délai d'un mois à compter de la date de sa signature (jusqu'à la date correspondante du mois suivant, et s'il n'y a pas de telle date le mois suivant, alors jusqu'au dernier jour du mois). Si le dernier jour du délai d’exécution de l’ordre tombe un jour non ouvré, celui-ci est soumis à exécution le jour ouvrable précédent.

Afin d'améliorer le système de gestion de l'organisation, il est logique que les commandes mises sous contrôle unifient les délais d'exécution - pour les ramener à une base unique établie dans l'organisation. Initialement, une telle décision doit être documentée dans un acte local, par exemple dans les instructions de gestion du bureau. La modification du délai ne devrait également être possible que dans les cas documentés dans les actes locaux de l’organisation. Et bien entendu, le système de calcul des délais introduit doit correspondre au bon sens. Après tout, il est difficile de trouver un facteur plus démotivant pour l’interprète qu’une tâche impossible.

Nous donnerons des exemples de plusieurs formulations d'instructions et expliquerons quelle date pour chacune d'elles sera considérée comme la date limite pour l'exécution dans les délais de l'instruction. C'est très important parce que... Il y a souvent une confusion sur cette question.

Une situation assez courante est celle où un responsable confie l'exécution d'une tâche à un autre responsable à un niveau inférieur et qu'il abaisse, à sa propre discrétion, la mission à un autre « étage inférieur ». Ainsi, la commande passe entre les mains de plusieurs gestionnaires avant d'arriver à l'exécuteur final. Certes, en descendant cette échelle, la mission peut « se diviser » en plusieurs « sous-tâches » exécutées par différentes personnes à des moments différents. Ce système est appelé création d’un « ordre imbriqué ».

Lors de la formulation Pour les commandes « imbriquées », il est important de prévoir une réserve temporaire. Par rapport à l'ordonnance « parentale », il doit être d'au moins 1 à 3 jours ouvrés. Il convient d’éviter une trop grande « imbrication » des instructions, en excluant de la chaîne les managers qui ne font que « passer le relais plus loin ». S'il existe un exécuteur qui est responsable de l'exécution de l'ensemble de l'ordre, il est appelé « exécuteur responsable ».

A titre d'exemple, lorsque le délai d'exécution d'une ordonnance est réglementé par un document réglementaire externe, citons la loi fédérale n° 59-FZ « sur la procédure d'examen des recours des citoyens de la Fédération de Russie ». Selon ce document, le délai maximum d'examen d'une demande écrite d'un citoyen de la Fédération de Russie est de 30 jours et il commence à être examiné à partir du moment de l'enregistrement d'un tel document (la loi alloue 3 jours pour cette procédure à partir de au moment de la réception de la candidature).

Si un citoyen, par exemple, a besoin de l'assistance d'un organisme gouvernemental local pour exercer ses droits, le délai requis pour cela dépasse souvent largement un mois. Dans une telle situation, le demandeur reçoit dans un délai d'un mois une réponse écrite, qui ne résout pas son problème sur le fond, mais décrit clairement la procédure d'assistance supplémentaire de l'organisme. Au sein de l'autorité elle-même, l'arrêté formé sur la base de l'examen d'une telle réclamation doit être mis sous contrôle opérationnel avec remise régulière d'un rapport sur l'évolution de la situation au gestionnaire - l'auteur de l'arrêté.

Il arrive souvent que les citoyens adressent leurs recours de manière incorrecte. Et puis le destinataire ne les examine pas, mais les transmet à l'organisme ou au fonctionnaire dont la question relève de la compétence. La loi prévoit pour cela 7 jours à compter de la date d'enregistrement de la demande. Dans ce cas, le citoyen est informé d'une telle réorientation. Et, en passant, la loi interdit clairement d'envoyer des plaintes pour examen à l'organisme ou au fonctionnaire dont la décision ou l'action (inaction) fait l'objet d'un appel.

Procédure de suivi de l'exécution des ordres

Désormais, disposant des informations de base sur la préparation des instructions, il est nécessaire d'examiner en détail la procédure de suivi de l'exécution des instructions.

Notez que dans une entreprise spécifique des travaux de contrôle de l'exécution des commandes peuvent être effectués:

● manuellement à l'aide d'un fichier de cartes d'enregistrement et de contrôle (RCC) ;

● dans un système de gestion électronique de documents, où la composition des informations enregistrées dans les « cartes électroniques » reste la même, mais de nombreuses opérations de notification aux artistes interprètes et de génération de rapports sur la discipline d'exécution sont effectuées automatiquement ;

● il existe également une option intermédiaire, lorsque les capacités de MS Excel sont utilisées pour faciliter le travail - les ordres mis sous contrôle sont décrits sous forme de tableau, dans lequel vous pouvez ensuite filtrer les informations par exécuteurs testamentaires, délais, etc. Voir.

A l'étape « Placement pour contrôle », l'employé de bureau enregistre la commande. S'il est contenu dans un document, alors un tampon « K » ou « Contrôle » est apposé dessus, ou le même est écrit avec un stylo brillant ; il est également possible de simplement déplacer le document vers le dossier des commandes contrôlées.

L'exécuteur testamentaire, recevant l'ordre, doit en prendre connaissance et, avant l'expiration du délai précisé sur la commande, accomplir les tâches qui y sont fixées. Si l'entrepreneur doit transférer des travaux à effectuer par d'autres employés qui lui sont subordonnés, il crée alors des commandes d'un niveau inférieur, comme nous l'avons évoqué précédemment.

Si l'entrepreneur se rend compte que le délai ne correspond pas à la capacité d'accomplir les tâches spécifiées dans les délais, il demande au gestionnaire qui a émis l'ordre de reporter la date d'exécution. Dans un autre cas, si l'exécuteur se rend compte que l'exécution de l'ordre dépasse sa compétence et son domaine de responsabilité, il peut demander l'annulation totale ou partielle de l'ordre.

Si le gestionnaire décide de reporter les délais ou d'annuler une commande, il en informe la personne chargée du contrôle des délais. Dans tous les cas, les demandes de l'exécuteur visant à reporter ou à annuler la mission doivent être soumises au gestionnaire avant la date d'expiration de la période de contrôle de la mission.

« Contrôle de l'exécution des instructions au fond» est généralement réalisé par un employé suffisamment compétent pour évaluer la pertinence du résultat d'exécution obtenu par rapport à la tâche définie dans la mission. Un tel contrôle peut être lancé par un employé compétent dès réception d'un rapport de performance et peut être complété soit par une suppression du contrôle, soit par un retour pour révision.

La procédure de « Retrait du contrôle » d'un ordre est effectuée par un salarié qui a vérifié l'exécution de l'ordre sur le fond, ainsi que si le gestionnaire satisfait à la demande de retrait complet de l'ordre.

Dans le cadre de la scène " Contrôle de l'exécution dans les délais» un employé dédié contrôle les délais d'exécution de toutes les commandes actives, c'est-à-dire en cours d'exécution, en même temps (si ce travail dans une organisation est effectué manuellement ou à l'aide de MS Excel, cela est généralement effectué par le secrétaire de l'auteur de l'arrêté ou des employés du service de l'établissement d'enseignement préscolaire). Actuellement, la plupart de ces travaux peuvent être effectués par des systèmes de gestion électronique de documents, informant les interprètes des délais d'exécution des commandes. La notification est un avertissement transversal pour toutes les commandes qui n'ont pas été retirées du contrôle (voir exemple 4).

La charge de travail d'un artiste individuel augmente constamment et, par conséquent, la discipline d'exécution des travailleurs commence à diminuer en raison d'un oubli élémentaire. L'information périodique des salariés, par exemple hebdomadaire, permet de bien comprendre l'étendue des tâches à réaliser et de s'y retrouver dans les délais de reporting.

Fiche d'information peut être soit bref (voir), soit plus complet, avec la composition des informations présentées dans le tableau de. À propos, si dans un tel tableau MS Excel nous filtrons les commandes pour un exécuteur spécifique avec une marque d'exécution vide, alors en imprimant le résultat, nous obtiendrons une autre version de la fiche d'information pour l'exécuteur.

Si de telles feuilles sont générées par l'EDMS, il est alors pratique d'inclure sous forme de tableau une colonne avec le nombre de jours restant jusqu'à la fin de la période d'exécution. Le classement des commandes par date d'expiration est également très pratique - cela permet à l'entrepreneur de naviguer rapidement et de gérer plus efficacement son propre temps de travail.

Rapport sur la discipline de performance

Certaines organisations pratiquent rapport intermédiaire des artistes interprètes ou exécutants. S'il est nécessaire de suivre régulièrement l'avancement de l'exécution d'ordres particulièrement importants, leurs auteurs ajoutent au texte de l'ordre des informations sur la nécessité d'un reporting périodique, par exemple hebdomadaire, qui doit être fourni pendant toute la période d'exécution. Un rapport de performance intermédiaire est généralement préparé sous n'importe quelle forme écrite ou sous la forme d'une note. La préparation de ces rapports peut être effectuée par :

● l'interprète lui-même

● secrétaire qui lui est subordonné,

● un employé responsable de la discipline de performance dans l'entreprise.

Pour surveiller périodiquement ou à la demande de la direction le niveau de discipline de performance dans une organisation, plusieurs types de rapports sont préparés qui peuvent concerner la discipline de performance :

● un dirigeant distinct ;

● division spécifique

● l'organisation dans son ensemble ;

● instructions émises par un certain manager, etc.

Les informations sont résumées sous la forme d'une synthèse statistique pour la gestion sur les commandes livrées, exécutées et transférées à une autre période de reporting. Pour permettre une gestion plus efficace de la discipline de performance, différents modèles de reporting sont utilisés. Les options de formulaires de déclaration sont présentées dans et selon l'avis de E. Kameneva.

Étant donné que de tels rapports sont préparés à la fois pour l'organisation dans son ensemble et pour ses divisions en particulier, seuls les fonctionnaires auxquels le gestionnaire donne directement des instructions sont inclus dans la section des exécuteurs testamentaires. Par exemple, pour le directeur général ce seront ses adjoints et chefs de domaines d'activité, tandis que pour le chef de service ce seront les chefs de départements et, éventuellement, de secteurs.

Même si l'organisation ne dispose pas d'une automatisation complète du flux de documents via EDMS, un tel document est assez pratique à rédiger et à conserver dans un tableur. Microsoft Excel ou OpenOffice.org Calc. Ces systèmes ont une interface et des fonctionnalités largement similaires ; ils peuvent aider à automatiser la comptabilité et le reporting dans une petite et moyenne entreprise. L'essentiel est de savoir clairement ce que vous devez obtenir exactement.

Avis

Nous avons examiné les questions de passation et de retrait des ordres du contrôle, ainsi que la méthodologie d'exécution des ordres et le reporting sur le suivi de leur exécution. Les modèles de gestion directive proposés dans l'article contribueront à rendre la gestion de l'organisation plus claire et plus transparente.

La première objection, la plus évidente, que je dois expliquer à mon lecteur est : pourquoi exécuter un projet dans Excel s'il existe des programmes spécialisés pour cela, y compris des gratuits. Oui, vous pouvez choisir vous-même une bonne application de gestion de projet, cependant, le problème est que vos collègues avec lesquels vous aimeriez certainement partager des statuts ou travailler ensemble sur des projets ne disposent pas de ces applications. En règle générale, les conseils et les appels pour installer une application similaire ne fonctionnent pas et vous avez probablement quelque chose à faire sans elle.

Il arrive souvent dans un environnement d'entreprise qu'une entreprise soit prête à acheter MS Project uniquement pour certains employés, ce qui n'a généralement aucun sens. Télécharger constamment des rapports de MS Project vers HTML ou Excel et les envoyer par courrier à toutes les parties intéressées est une tâche assez fastidieuse. À ma mémoire, personne ne l'a fait, même si nous (le service informatique) l'avons proposé en option. Microsoft ne propose pas de visionneuse de fichiers MS Project gratuite. Les entreprises tierces, à ma connaissance, font de même (mais il y en a des payantes).

Maintenant, si seulement le projet pouvait être réalisé dans MS Office, disponible presque partout... Excel est le mieux adapté pour cette tâche.

Un autre modèle de projet pour Excel ?

Cela ne veut pas dire qu’il existe peu de bonnes choses sur Internet. Assez. Cependant, mon modèle est assez pratique, fonctionnel et je ne demande pas d'argent pour cela. Pour autant que j'ai pu prendre connaissance des propositions sur ce sujet, elles sont principalement réparties dans les classes suivantes :

Quelque chose de gratuit, mais extrêmement simple et misérable.

Quelque chose de bureaucratique et d'indigeste, comme « Un ensemble de modèles de documents de projet composé de 55 fichiers ».

Quelque chose de vraiment pratique, mais qui a un coût.

La réalité nous présente à l'autre extrême : la plupart des projets de petite et moyenne taille sont réalisés sans aucune documentation, ce qui ne donne aucune chance à ces projets d'être mis en œuvre.

Mon modèle s'adresse à ceux qui veulent éviter les extrêmes, garder le contrôle sur le projet et éviter les dépenses inutiles.

Possibilités

Planifier le timing et les étapes du projet

Structure à deux niveaux des étapes du projet

Délais pour le plan et le réel

Possibilité de superposer des points de plan adjacents

Comptabilisation de l'achèvement d'un élément plan en pourcentage

Comptabilisation des coûts décaissés par étape (prévu/réel)

Évaluation de la qualité de travail requise et obtenue

Capacité à marquer les étapes du projet

Capacité à associer une étape spécifique à un risque ou un problème

Automatisation sérieuse lors de la planification des délais.

diagramme de Gantt

Échelle de temps

Possibilité de visualiser soit le planning prévu, soit le planning réel

Mise en couleur des week-ends et des jours fériés

Comptabilité des ressources

Planifier la quantité de ressources requise

Comptabilisation de la quantité de ressources disponibles

Comparaison du plan et des faits

Statut du projet (tableau)

Indicateurs de feux tricolores : planning, budget, qualité, ressources, risques, problèmes

Indicateur de sommation

Indicateurs quantitatifs et analytiques

Informations de base

Principales étapes

Liste des problèmes

Liste des risques

Dans l’ensemble, la planche semble assez esthétique

Maintenir des répertoires

Risques du projet

Problèmes de projet

1. Paramètres

Pousser

J'ai aimé le résultat de mon diagramme de Gantt. Je n'ai jamais vu une telle mise à l'échelle chez quelqu'un d'autre. C'est un merveilleux exemple de l'interaction entre les formules et la mise en forme conditionnelle.

Le modèle est assez complexe et peut évidemment contenir des erreurs. Veuillez signaler toute erreur que vous remarquez et je les corrigerai le plus rapidement possible. En général, le développement de ce projet dépend du nombre d'utilisateurs actifs. J'espère que vous bénéficierez de cet outil.