Excel sablonok a határidők figyeléséhez. Praktikus eszközök az asszisztens arzenáljában. Projektmenedzsment irányítópult létrehozása Excelben

Kezdésként emlékezzünk meg a megbízások végrehajtásának felügyeletére vonatkozó szabályokról, amelyeket később az MS Excel szabványos képességeivel kezdünk automatizálni.

Ellenőrzés van a problémák megoldásának lényege és a feladatok elvégzésének határideje felett.

Lényeges ellenőrzés

Az érdemi ellenőrzés annak értékelése, hogy mennyire helyesen, sikeresen és maradéktalanul sikerült megoldani a kérdést. Ezt az ellenőrzést (intézmény vagy osztályvezető) vagy erre felhatalmazott személy gyakorolja. A dokumentumokban megjelenő kérdések helyes és időben történő megoldásáért a strukturális osztályok vezetői és a dokumentum végrehajtásával megbízott alkalmazottak felelősek. Az előadó általában:

• a vezetői határozatban feltüntetett dokumentumon (például bejövő levélen, munkavállalói kérvényen), ill.
• közvetlenül a végzés szövegébe van írva (általában a megbízásban/jegyzőkönyvben, az egyedi utasítások a szöveg önálló bekezdéseiként kerülnek megfogalmazásra, és úgy vannak megfogalmazva, hogy azonnal világos legyen, mit, kinek és mikor kell tenni; ennek megfelelően minden egyes tétel - feladat/utasítás külön ellenőrzés alá kerül)
• ha az előadót nem határozzák meg közvetlenül, akkor a szervezeten belüli felelősségmegosztásnak megfelelően határozzák meg.

Ha a vezető állásfoglalásában/utasításában több végrehajtó van megjelölve, az irat/utasítás végrehajtásáért és ennek megfelelően a végrehajtás megszervezéséért a határozatban elsőként megjelölt személy a felelős.

Az utasítások következhetnek a dokumentum szövegéből, vagy lehetnek „függetlenek”, pl. okmány nélküliek, és végrehajtásuk ellenőrzése alatt állnak. Ha a megbízás bizonylat alapján jön létre, az tartalmaz egy hivatkozást az alapbizonylatra (lásd az 1. ábra táblázatának első négy oszlopának kitöltését). Az utasításokat a vezetők adják ki minden szinten. Azonban minden szervezet maga dönti el, hogy mely dokumentumokat/utasításokat veszi ellenőrzés alá. Általában ezek mind a szervezet vezetőjének és helyetteseinek utasításai. Minél több dokumentum van egy szervezetben, annál fontosabb a dokumentumok lebonyolításának nyomon követésének egyszerűsítése, és minél szelektívebben közelíti meg a szervezet a „mit fogunk ellenőrizni” kérdés megoldását - itt az arany középút a fontos. . Tehát általában az első személytől származó utasítások végrehajtását ellenőrzik, ezt az óvodai nevelési intézmény szolgálata vagy a titkár végzi.

Az utasításokat egyértelműen és egyértelműen meg kell fogalmazni:

• maga a rend;
• a végrehajtás időtartama;
• végrehajtó (lehet, hogy egy megbízást több személy is végrehajthat, ekkor egyet neveznek ki felelős végrehajtónak, a többiek társvégrehajtónak minősülnek).

Az utasítások kialakításakor célszerű betartani az egyszerű szabályokat: a megfogalmazás legyen rövid, tömör, az értelmezési kétértelműséget kiküszöbölve, világosan meghatározott és mérhető eredménnyel járjon.

A megrendelés végrehajtása közben a következő műveletek lehetségesek:

• a szerző módosíthatja a megrendelés teljesítésének határidejét;
• a szerző megváltoztathatja a megbízás felelős végrehajtóját;
• az előadók jelentéseket készítenek a végrehajtás eredményeiről;
• a szerzőnek lehetősége van a végzést felülvizsgálatra visszaküldeni vagy a végrehajtás eredményét jóváhagyni.

Ha a feladatot megosztották a társvégrehajtók között, akkor a felelős végrehajtó megkapja a teljesítményjelentéseket. Ő az, aki elkészíti a végső jelentést a nevében, és elküldi a szerzőnek.

A határidők ellenőrzése

A dokumentumok/megbízások teljesítési határidejének ellenőrzését a vezetői dokumentációt támogató szolgálat (DOU), kis szervezetben - a titkár végzi.

A határidők figyelésének technológiája a következő eljárásokra osztható:

• minden ellenőrzés alá vont dokumentum, utasítás, utasítás és vezetői megbízás rögzítése;
• a dokumentum végrehajtóhoz történő időben történő kézbesítésének ellenőrzése;
• az ellenőrzött dokumentumok adatainak korrekciója a végrehajtási határidők változásakor, a dokumentumok végrehajtóról végrehajtóra, megosztásról megosztásra kerül át (ezt a „Végrehajtás állapota” mezőben rögzítjük, lásd 1. ábra);
• emlékeztető az előadóknak és az osztályvezetőknek a teljesítetlen dokumentumok és utasítások jelenlétéről;
• a vezetők (részlegek és szervezetek) tájékoztatása a dokumentumok végrehajtásának állásáról és előrehaladásáról;
• a dokumentumok lebonyolítására vonatkozó adatok bevitele;
• a helyzet és a teljesítményfegyelem szintjének elemzése a szervezet egészére, strukturális részlegek, szakemberek, dokumentumtípusok és egyéb szempontok szerint.

Határidők dokumentumokat lehet meghatározni:

Amint látható, a megbízás teljesítésének határidejét általában annak szerzője határozza meg. Elfogadjuk, hogy az utasításokat tartalmazó megrendeléseket "sürgősen", 3 napon belül végre kell hajtani. Az „azonnal” utasítás 1 napos határidőt ír elő a megbízás teljesítésére. Ha a végrehajtás dátuma nincs megadva a megbízásban, az aláírásától számított 1 hónapon belül teljesíthető (a következő hónap megfelelő időpontjáig, ha pedig a következő hónapban nincs ilyen dátum, akkor a hónap utolsó napjáig). Ha a megbízás teljesítési időszakának utolsó napja munkaszüneti napra esik, úgy azt az előző munkanapon kell teljesíteni.

Összetett feladatot tartalmazó dokumentumoknál beállíthatja hosszú távú végrehajtás (több hónap, hat hónap, egy év). Ebben az esetben szükséges osztja szakaszokra a feladatot, és lépésről lépésre kövesse nyomon a feladat teljesítését.

A futamidő szabályozás a következőket tartalmazza:

• áramszabályozás,
• segítőkész és
• végső ellenőrzés.

Az ellenőrzés fő típusai az aktuális és a megelőző jellegűek.

Alatt áramszabályozás megértse a ma lejáró dokumentumokkal kapcsolatos információk napi előkészítését. Az aktuális ellenőrzés úgy történik, hogy naponta ellenőrzik a dokumentum előrehaladását, és emlékeztetik a vállalkozót a végrehajtási határidő lejártára és a dokumentumon végzett munka szükségességére. A végrehajtás-ellenőrzésért felelős személyek (kis cégnél - titkár) naponta, általában a munkanap elején azonosítják és összeállítják azon dokumentumok listáját, amelyek határideje ma jár le.

Az aktuális vezérlés segít a napi munkaterv elkészítésében. Azonnal megmutatja, hogy milyen feladatokat kell ma elvégezni (egy értekezleten probléma megoldása, dokumentum aláírása, fax küldése stb.). Ezért a dokumentumok lebonyolítási határidejének ellenőrzése olyan funkció, amelyről feltétlenül gondoskodik munkaköri leírásügyvezető titkára. A titkár minden nap beazonosítva azokat az iratokat, amelyek határideje hamarosan lejár, kideríti a probléma időben történő megoldásának lehetőségét, és a határidők elmulasztását jelenti a vezetőnek.

Alatt megelőző ellenőrzés A 2-3 napon belül lejáró dokumentumokról jelentéseket állítunk össze és értesítjük a végrehajtókat (szervezetünkben ezt 4 naptári nappal korábban tesszük). És akkor a munkavállalónak még mindig van ideje, hogy időben megoldja a problémát.

A vezérlés pozíciója nagyon fontos. Csak az ellenőrzésnek az alkalmazottak segítésére, és nem a hiányosságok feltárására irányuló orientációja, a segítés, az emlékeztetés és a nem vádaskodás vágya biztosíthatja az ellenőrzési szolgáltatás legnagyobb hatékonyságát.

A végrehajtás szisztematikus ellenőrzése, amelyet ügyesen és helyesen hajt végre egy alkalmazott, aki tapintatosan emlékeztet arra, hogy a dokumentumra időben szükség van, hogy a vállalat jóléte függ a probléma időben történő megoldásától stb., hangsúlyozza ennek a munkavállalónak és a erőfeszítéseit. Ezen túlmenően az „időkártya index” segíti a vezetői munkanap megtervezését, hiszen az adott időpont eseményeit, feladatait tükrözi.

Ha egy dokumentum kézhezvételekor vagy annak kivitelezése során nyilvánvalóvá válik, hogy azt nem lehet időben teljesíteni, ezt jelenteni kell a vezetőnek (a megrendelés szerzőjének), aki jogosult a határidő elhalasztására. a dokumentum végrehajtása. Ha a menedzser meghosszabbítja a határidőt, a titkár utasításának megfelelően új határidőt ír be a regisztrációs lapba.

Az iratkészítési határidő elhalasztásának kérdését legkésőbb a céldátum lejárta előtt 1 nappal kell feltenni. A határidő visszamenőleges elhalasztása nem megengedett, és automatizált rendszerekben elvileg lehetetlen.

A hosszú (több hónapos) lebonyolítási időtartamú dokumentumoknál a végrehajtás közbenső szakaszai nyomon követhetők a végrehajtás előrehaladásáról szóló információk rögzítésével (ezt az iratnyilvántartó kártya „Végrehajtási állapota” mezőjében tesszük).

Egy probléma megoldásához gyakran több végrehajtónak kell egymás után dolgoznia egy dokumentumon, vagy a dokumentumot több osztállyal egyeztetni. Ezekben az esetekben ellenőrizni kell, hogy az egyes végrehajtók mennyi ideig őrzik a dokumentumot. Bizonylat átadáskor az átadás tényét rögzíteni kell. A regisztrációt általában a dokumentumot továbbító egység titkára végzi. A „Végrehajtás állapota” mezőben megjelenítjük a bizonylat mozgását és az átadás dátumát.

Amikor megjelennek a lejárt határidejű dokumentumok listájukat még aznap kinyomtatják és jelentik a vezetőnek.

Ha a dokumentumok nyilvántartásának joga a munkavállalók széles köre számára biztosítható, akkor a végrehajtás előrehaladását tükröző változtatásokat általában csak egy felelős alkalmazott hajtja végre: az asszisztens titkár vagy az óvodai nevelési szakember.

Dokumentum eltávolítása az irányítás alól csak az irat teljes körű végrehajtása után hajtható végre: a vezetői határozat végrehajtása, válaszdokumentum elkészítése, a kimenő dokumentumra adott válasz kézhezvétele vagy a végrehajtás tényének egyéb dokumentált megerősítése. Az irat lebonyolításának eredményét rögzíteni kell a regisztrációs kártyán (például „meghívót küldtek”, „levelet küldtek a... Nem...” címről stb.). A regisztrációs kártya tartalmazza az irat elkészítésének dátumát is, és feltünteti az ügyszámot azon nómenklatúra szerint, amelyben a teljesített iratot iktatják.

NAK NEK végső ellenőrzés elemző munkát foglal magában a teljesítményfegyelem és a részleg vagy szervezet egésze alkalmazottainak teljesítményeredményeinek összefoglalására. A végső ellenőrzést meghatározott gyakorisággal (hetente, havonta, negyedévente) a végrehajtás ellenőrzéséért felelős munkatársak (szolgálat), vagy a szervezet titkára végzik. Az utólagos ellenőrzés eredményei a feladatok végrehajtásának állapotáról szóló záró kvantitatív és listajelentésekben (ellenőrzött dokumentumok) jelennek meg. Ez lehetővé teszi a vezetés számára, hogy tudja, mit csinál egy adott alkalmazott (részleg), és hogyan mennek a dolgok egy adott tevékenységi területen (egy adott probléma megoldása).

A végső kontroll, a megelőző kontrollal kombinálva, ösztönző tényező a munkavállalói fegyelem növelésében.

Példa rendelésvezérlésre MS Excel segítségével

Most megmutatjuk, mit lehet automatizálni a szabványos MS Excel képességekkel. Kezdésként nyissa meg új könyv MS Excel és hozzon létre benne egy táblázatot Az 1. ábrán látható mezőkkel/oszlopokkal/grafikonokkal. Ez a fő táblázat, amely információkat jelenít meg a megbízások végrehajtásának időben történő ellenőrzéséről szervezetünkben.

Ezután egy külön cellába írjon be egy képletet, hogy az MS Excel munkalap megnyitásakor mindig a táblázat felett legyen. az aktuális dátum jelent meg(az 1. ábrán 1-es számmal jelölve). Akkor hasznos lesz számunkra az asztallal végzett mindennapi munkában. Ezt kétféleképpen teheti meg:

2. ábra

Show összecsukása

Ebben a táblázatban különféle kritériumok szerint szűrheti a sorokat (azaz ellenőrzött rendeléseket). Ehhez azonban engedélyeznie kell a szűrőt:

3. ábra

A képernyőn megjelenő gomb a szűrő engedélyezéséhez az MS Excel 2007-ben és 2010-ben

Show összecsukása

4. ábra

A táblázatsorok oszloptartalom szerinti szűrésének kritériumai az MS Excel 2007 és 2010 programban

Show összecsukása

A fent látható szűrési feltételek a „Művészek” oszlopban (1-es számmal jelölt) szürke négyzet szűrőgombra kattintva jelentek meg. Ennek az oszlopnak a cellái szöveggel vannak kitöltve, így a program a következő lehetőségeket kínálta számunkra:

2 - először is szűrhetünk egy vagy több előadót, csak rájuk hagyva a „pipát”; csak üres sorokat is kijelölhetünk, csak a lista utolsó elemében hagyunk „pipát”; ha a jelölőnégyzetet az „Összes kijelölése” pozícióban hagyjuk, akkor nem lesz szűrés ezen kritérium alapján (ez most az ábrán látható);

3 - másodszor, szűrhet az oszlopcellákban található szöveg alapján, azonban ez a kritérium megfelelőbb, ha egy dokumentum „Összefoglaló” oszlopával dolgozik stb. Például, ha nem emlékszünk pontosan a címre, de emlékszünk a kulcsszóra, aminek szerepelnie kell, akkor ki kell választanunk a „tartalmaz...” elemet, és be kell írni ezt a szót a végződés nélkül, majd a a szűrőt, csak az „Összefoglaló” mezőben lévő sorokban van olyan szó, amelyet különböző végződésekkel írtunk be.

A szűrőt az azonos nevű - 6-os számmal jelölt - parancs kiválasztásával távolíthatja el. Ha a sorokat úgy szűrte le, hogy több oszlopban különböző kiválasztási feltételeket ad meg, akkor ennek a parancsnak a egyszeri kiválasztásával csak abban az oszlopban távolítja el a szűrőt, ahol ilyent választott. parancsot, a többi oszlopban lévő többi szűrővel továbbra is érvényesek maradnak – mindegyiket külön kell eltávolítani. Azokban az oszlopokban, amelyekben a szűrő engedélyezve van, a szűrőhívás gomb a képét az engedélyezett szűrőgombra változtatja.

Ha az az oszlop, amelynek tartalma alapján a táblázat sorait szűrni kívánjuk, dátumokkal van kitöltve, akkor szövegszűrő helyett egy másik - dátumokra speciálisan - 4-es számmal jelöltet kínál a program: nem csak egy adott dátum, de később vagy korábban is, mint bizonyos dátum vagy korlátozott időszak, tegnap, ma vagy holnap stb.

Táblázatunk 3 oszlopból áll dátumokkal.

A numerikus szűrőt (amit az 5-ös szám jelzi) kifejezetten arra tervezték, hogy olyan oszlopokkal dolgozzon, amelyek tartalma szám (esetünkben ez a dokumentum regisztrációs száma).

5. ábra

A táblázatsorok oszloptartalom szerinti szűrésének kritériumai MS Excel 2003-ban

Show összecsukása

Az MS Excel 2003-ban az oszloptartalom szerinti szűrőt ugyanaz a képernyőgomb hívja elő, mint a program későbbi verzióiban, de rákattintva megnyílik egy általános lista egy adott cellaérték kiválasztásához vagy több beállításhoz. nehéz körülmények szűrés, amely már egyedileg szövegre, dátumra vagy számokra szabott - a listában a „(Feltétel...)” elem kiválasztása után egy külön képernyőablakban indul el.

A 4. és 5. ábra jól mutatja Milyen kritériumok alapján szűrhetünk most? táblázat sorai az MS Excel különböző verzióiban. Szűrni tudjuk a megbízásokat végrehajtó, szerzőjük, határidők, ellenőrzött bizonylatadatok és minden egyéb táblázatba bevitt információ szerint. Ezenkívül lehetőség lesz egyidejűleg több kritérium alapján is szűrni, például:

• Mely megrendelések esetében jár le a határidő egy adott vállalkozó esetében:
  a „Teljesítõk” oszlopban válassza ki a kívánt munkavállalót (lásd a 4. ábrán a 2-es számot), és a „Határidõ” oszlopban szűrje le azokat a sorokat, amelyek dátuma megfelel a „ma” kritériumnak (ugyanazon az ábrán a 4-es), ill.
• Kinek adott utasítást választott vezetőnk ebben a hónapban:
  a „Megbízás szerzője” oszlopban kiválasztjuk az általunk elemzett vezetőt (4. ábra 2.), a „Végrehajtási határidő” oszlopban pedig kiszűrjük az „E hónapban” kritérium alá eső dátumokat (4. szám), stb.

Most megtanítjuk, hogyan konfigurálhatja úgy a programot, hogy amikor megnyit egy fájlt automatikusan tájékoztatást kap arról, hogy mely rendeléseket kell teljesíteni, például 4 nap elteltével, hogy erről előre értesítsék az előadókat. Ehhez a táblázatban külön oszlopot adtunk meg, amelyet „Terjesztési időszak”-nak neveztünk. Most konfiguráljuk:

• válassza ki az I6 cellát (az egyéni oszlop első sorában), és írja be a „=” jelet;
• kattintson az egérrel a szomszédos J6 cellára (ugyanabban a sorban, de a „Határidő” oszlopban), és látni fogja, hogy az szerepel az I6 cella tartalmának kiszámítására szolgáló képletben;
• majd folytassa a képlet könyvjelzővel való rögzítését a „-4” beírásával a billentyűzetről;
• Ezen a ponton a képlet kitöltése befejeződött (aktuális állapota mindig látható az Excel lap felett található képletsávban, ld. szimbólum 1 a 7. ábrán, kapjuk a „=j6-4”). Most nyomja meg a billentyűzetet Belép- és a táblázat cellájában megjelenik a beágyazott képlet kiszámításának eredménye;
• ezt követően a képlet a táblázat következő soraiba másolható, majd ezekben a „Felosztási határidő” oszlopban a dátum mindig 4 nappal korábbi lesz, mint a „Határidő” oszlopban: mutasson az egérrel a jobb alsó sarokra. az I6-os cella sarkában (miközben az egérmutatónak fekete, félkövér keresztnek kell lennie), kattintson bal gomb"egeret", és anélkül, hogy elengedné, húzza le az oszlop végére, majd engedje fel a gombot. Az I. oszlopban látni fogja az összes szükséges figyelmeztetés dátumát (2. szám a 7. ábrán);
• Ekkor megbizonyosodhat arról, hogy az „Elosztási időszak” oszlopban az aktuálisat tartalmazó cellák automatikusan színesen kiemelésre kerülnek, pl. mai dátumok (október 1. ezek néhány cella, október 2. pedig különböző stb.). Ehhez a feltételes formázási funkciót kell használni. Az MS Excel 2007-ben vagy 2010-ben ez a következőképpen történik:
  • jelölje ki az összes táblázatcellát a „Felosztási időszak” oszlopban, amely a „fejléc” alatt található;
  • kattintson a gombra Feltételes formázás csoportban Stílusok a lapon itthon(lásd 6. ábra), válassza ki a parancsot Cellakiválasztási szabályok, és a bal vagy jobb oldalon megnyíló panelen válassza ki a parancsot dátum. Megnyílik egy azonos nevű párbeszédablak, amelyben két lista található (8. ábra): bal oldalon ki kell választani egy pozíciót Ma, és a jobb oldalon - olyan cellák formázásának módja, amelyek megfelelnek ennek a feltételnek, például, Világos piros kitöltés és sötétvörös szöveg. Következő kattintás Rendben.

A 8. ábra azt mutatja, hogyan néz ki a kész táblázat feltételes formázással. Ennek a táblázatnak a megnyitásával például 2012. augusztus 13-án a szakember könnyen meghatározhatja, hogy mely értesítések kerüljenek kiküldésre.

Biztosíthatja a táblázat utolsó „technikai” oszlopának jelenlétét, ebben minden sorban el kell helyeznie az 1-es számot. Ezután egy vagy több kritérium alapján történő szűréskor mindig gyorsan megszámolja az oszlopok számát. szűrt sorok. Ehhez válassza ki a képernyőn lévő többi cellát az egérrel ebben az oszlopban - az MS Excel kiszámítja az értékek összegét, és beírja az Excel lap alsó hivatkozási sorába.

6. ábra

Feltételes formázás

Show összecsukása

A dokumentumok teljesítésének határideje eltérően értelmezhető. Például mikortól kell elkezdeni a futamidő számítását (a megbízás kibocsátásának napjától vagy az azt követő naptól)? Naptárban vagy munkanapokban kell számolni? Mi a teendő azokkal a dokumentumokkal, amelyek határideje hétvégére esik? Mi van akkor, ha a határidő egyáltalán nincs megadva? Mindezekre a kérdésekre részletes választ adunk, és sok mindent (összesen 16) példákkal magyarázunk a „Hogyan határozzuk meg a határidőket? "a 8. számú folyóirat 12. oldalán" 2011

Irreális a szervezet összes dokumentumának végrehajtásának ellenőrzése. Ezért a végrehajtási ellenőrzés alá eső dokumentumok listájának meghatározására vonatkozó ajánlások segítenek Önnek. Megtudhatja, hogy általában milyen határidőket szabnak meg, és hogyan történik ez, valamint azt is, hogyan ellenőrizheti a szóbeli megrendeléseket. Lásd a „Mit irányítunk? "a 7. számú folyóirat 30. oldalán" 2011

Egyszerűsítse projektjei nyomon követésének folyamatát az Excel használatra kész projektkezelési sablonjaival. Bármely sablon értéke az, hogy ez a kiindulópont, és újra és újra használható. Nem kell minden alkalommal a nulláról keretrendszert létrehoznia, amikor jelentést kell küldenie az érdekelt feleknek, közölnie kell az állapotváltozást, vagy követnie kell a feladatokat. Az alapítvány már létrejön, és csak a projektadatokat kell hozzáadnia.

Ebben a cikkben megtalálja az ingyenesen letölthető Excel projektmenedzsment főbb sablonjainak leírását. Azt is megnézzük Különféle típusok sablonokat, és megmondja, mikor érdemes mindegyiket használni. Ezenkívül megtanulja, hogyan hozhat létre projektmenedzsment-irányítópult-sablont az Excelben a semmiből.

Megmutatjuk azt is, hogyan használhatja a projektmenedzsment sablonokat a Smartsheetben, egy olyan eszközben, amellyel minden munkáját kezelheti táblázatszerű felülettel. A Smartsheet több együttműködést biztosít, mint az Excel, és könnyebbé teszi a projektek nyomon követését.

Projekt Gantt diagramsablon

A projekt Gantt diagramsablonja a projektmenedzserek által használt egyik legnépszerűbb sablon. A Gantt-diagram átveszi a feladatok címeiről, kezdési dátumairól, esedékességi dátumairól és időtartamáról meglévő adatokat, és lépcsőzetes vízszintes oszlopdiagrammá alakítja át. Így gyorsan megjelenítheti a feladatok elvégzésének sorrendjét, és azt is meghatározhatja, hogy a feladatok hogyan függenek egymástól. A Gantt-diagram különösen hatékony függőséget tartalmazó komplex projektek kezelésekor.

A Smartsheet interaktív Gantt-diagram képességei megkönnyítik a projekt megjelenítését. Személyre szabhatja diagramját különböző színekkel és szimbólumokkal az állapot jelzésére, vagy feltételes formázással kiemelheti az adott csapattagokhoz rendelt feladatokat. Aktiválja a kritikus elérési út szolgáltatást, hogy azonosítsa a feladatok közötti függőséget, és megtudja, mely feladatok befolyásolják közvetlenül a projekt befejezési dátumát. Oszd meg Gantt-diagramját csapatoddal vagy ügyfeleiddel, hogy folyamatosan tájékozódjanak a történésekről.

Projektkövető sablon

Gyűjtsd össze az összes projektadatot, hogy a projektedhez kapcsolódó bárki mindig tudja, hol találhat fontos információkat. A projektkövető sablonnal feladatokat adhat hozzá, módosíthatja az állapotot és a prioritást, megadhatja a teljesítéseket, a határidőket, a költségeket, a ráfordított időt és egyéb fontos adatokat a projekthez. Ha van nagy projekt, egy projektkövető sablon segít mindent rendben tartani.

A Smartsheet használata megkönnyíti csapata számára a valós idejű együttműködést és a projekt előrehaladásáról való tájékoztatást. Az intuitív és áttekinthető felületnek köszönhetően módosíthatja a projektet, új személyeket rendelhet a feladatokhoz, módosíthatja a dátumokat és végrehajthat egyéb műveleteket.

Agilis projektterv sablon

Az agilis projektterv a funkcionalitáson alapul. A terv megbecsüli, hogy mennyi ideig tart az egyes funkciók megvalósítása, de nem részletezi az egyes funkciók megvalósításának módját. Mivel a projekttervek a funkcionalitásra összpontosítanak, a hasonló funkciókat sprintekbe csoportosíthatja.

Az agilis projektterv folyamatosan változik. A terv kidolgozása után a projektcsapatnak figyelemmel kell kísérnie azt, és szükség szerint frissítenie kell az állapotot és az ütemtervet.

Ez a sablon (más néven Agilis projektütemezés) lehetővé teszi a feladatok hozzáadását, a felelősségek hozzárendelését, a kezdési és határidőket, valamint az állapotot. Az egyes feladatok időtartama automatikusan kiszámításra kerül. Ez a sablon egy Gantt-diagramot is tartalmaz (a projekt idővonalának vizuális megjelenítése), amely automatikusan átméretezi az adatokat, amikor hozzáadja az adatokat a táblázathoz.

A Smartsheet egy projektsablont kínál az alapvető agilis projektekhez. Tervezze meg és kezelje a sprinteket, a termékjellemzőket és feladatokat, és használja a beépített Gantt-diagramot a projekt idővonalként való megtekintéséhez. Csapata frissítheti az előrehaladást, nyomon követheti a teljesítéseket, tárolhat fájlokat és beállíthat riasztásokat, mindezt egyetlen megosztott táblázatban.

Projekt költségvetési sablon

Mindig nyomon követheti projektje költségvetését a munkaerőköltségek, az anyagköltségek, a rögzített árak és a tényleges költségek nyomon követésével. A költségkeret-sablon lehetővé teszi, hogy szorosan figyelemmel kísérje kiadásait, és lehetővé teszi a csapat többi tagjának, hogy lássa, hogy a költségkereten belül vagy túllépi-e. Ez a sablon bármilyen projekthez használható, méretétől függetlenül.

Kövesse nyomon a projekt előrehaladását és a költségvetés felhasználását egy helyen a Smartsheetben. Ez a projektsablon tartalmazza a projekt állapotának összefoglalását, a költségvetés eltérését és ütemezését, valamint egy Gantt-diagramot a függőségekkel. Könnyedén összehasonlíthatja a becsült és a tényleges munka-, anyag- és egyéb költségeket.

Feladatlista sablon

Mivel minden projektben nagyon sok folyamatosan változó összetevő van, a feladatlista lehetővé teszi, hogy a legfontosabb feladatokra összpontosítson. Minden nap vagy akár óránként módosíthatja a határidőket, és megtekintheti az előttünk álló hét legfontosabb feladatait. Használjon feladatlista-sablont, ha egyedi feladatokat kell rendeznie.

Hozzon létre egy központosított módot arra, hogy egyszerre több projektben megtekinthesse az összes felelősségét a Smartsheet teendőlistájával. Ossza meg a táblázatot csapatával, hogy megteremtse a szükséges szintű átláthatóságot, nyomon kövesse a feladatok állapotát egyéni szimbólumokkal, és jelölje meg a kiemelt fontosságú elemeket, hogy semmiről se maradjon le.

Projekt idővonal sablon

Az idővonal segít az összetett információk kényelmes és könnyen érthető megjelenítésében. Nyomon követheti az előrehaladást, azonosíthatja a lehetséges késéseket, nyomon követheti az egyes projektfeladatok elvégzéséhez hátralévő tényleges időt és még sok mást. Az idővonal bármilyen méretű projekthez nagyszerű, különösen akkor, ha az állapotváltozásokról tájékoztatnia kell a külső együttműködőket vagy érdekelt feleket.

A Smartsheet egy idővonalsablont kínál, amelyhez készült egyszerű terveket projekt feladatokkal, részfeladatokkal és idővonallal Gantt diagram nézetben. Csapata bármikor és bárhol könnyedén frissítheti az előrehaladást, nyomon követheti a teljesítéseket, és ellenőrizheti az állapotot.

Problémakövető sablon

Gyakran előfordul, hogy a projektek lehetséges problémái egy ideig észrevétlenül maradnak. Ha azonban megoldatlanok maradnak, ezek a problémák végső soron késleltethetik a teljes projekt befejezését, és negatívan befolyásolhatják a végeredményt. Projektkövetési célokra a problémakövető sablon segítségével gyorsan azonosíthatja a problémákat, és kijelölheti, hogy ki a felelős azok megoldásáért, így a felmerülő problémákat kijavíthatja. Használja ezt a sablont, ha egy közepes vagy nagy projektje sok változó adattal rendelkezik.

Kövesse nyomon a problémákat és hibákat a Smartsheet Issue and Error Tracker sablon használatával. Hozzon létre egyéni webes űrlapot a karbantartók, tesztelők vagy ügyfelek számára, hogy egy központi helyen naplózzák a problémákat és kezeljék a hibaelőzményeket. Ezután rangsorolja és zárja be a kéréseket.

Projekt munkaidő-nyilvántartási sablon

Gyors pillanatképet kaphat az erőforrások elosztásáról egy munkaidő-nyilvántartási sablon segítségével, amely lehetővé teszi a csapat összes tagjának, valamint az érdekelt feleknek, hogy megtekintsék az egyes csapattagok projekt iránti elkötelezettségét. Kövesse nyomon az erőforrások rendelkezésre állását az előttünk álló héten, hogy mindig tudja, kinek van Szabadidő egy projekten dolgozni, és akik nagyon elfoglaltak. Jelenléti ív - hatékony módszer nagy számú erőforrás kezelése egy nagy projektben.

Kezelje munkaerőjét valós időben a Smartsheet egyszerű erőforrás-menedzsment projektsablonjával. Hozzárendelni konkrét előadók feladatok elvégzésére, és könnyen azonosíthatja a munkaerő-erőforrások hiányát vagy túlterheltségét.

Projekt kockázatkövető

A projektek természetüknél fogva tele vannak rejtett kockázatokkal. A kockázatok előfordulásának okai különbözőek: helytelenül van meghatározva a munkakör, helytelenül állapítják meg a függőségeket stb. A kulcs az ilyen kockázatok azonosítása a projekt korai szakaszában, még mielőtt azok befolyásolnák a költségeket és a befejezés ütemezését. A Project Risk Tracker egy táblázatban gyűjti össze az összes lehetséges kockázatot, így bármely közepes és nagy projektvezető számára előnyös.

Irányítópult projektmenedzsmenthez

A Smartsheet Sights irányítópultjaival létrehozhat egy irányítópultot a projekt Smartsheet alkalmazásban történő kezeléséhez. A Sights irányítópultjai példátlan rálátást biztosítanak a csapatoknak az elvégzett munkára a kulcsfontosságú projekttáblázatokból származó adatok koncentrálásával. Ossza meg Smartsheet irányítópultját vállalata alkalmazottaival, vagy ossza meg külső érdekelt felekkel, így további szintű betekintést kaphatnak a legfontosabb mutatók és állapotok megtekintésekor.

Projektmenedzsment irányítópult létrehozása Excelben

Így hozhat létre projektmenedzsment irányítópultot Excelben.

Készítse el Excel-táblázatát

A projektmenedzsment irányítópult főként tartalmazza grafikus képek, de ugyanakkor a teljes adatot, amelyen ezek a képek létrejönnek, valahol el kell tárolni Excel fájl. Ehhez egyszerre kell dolgoznia az Excel-táblázat két lapján. Az egyik lapon a grafikus képek, a másodikon pedig az összes adat található, amelyből ezek a képek létrejönnek. Az egyik lapon a grafikus képek, a másodikon pedig az összes adat található, amelyből ezek a képek létrejönnek.

1. A fájl alján kattintson duplán a fülre "1. lap"átnevezni a táblázatot. Javasoljuk a név megváltoztatását erre "Projekt irányítópult".
2. Ezután kattintson a pluszjel (+) ikonra a lap jobb oldalán egy másik lap hozzáadásához.
3. Kattintson duplán a fülre "2. lap"és nevezze át a táblát erre "Jegyzetek".

Adja hozzá a tervezési részleteket

Most hozzáadhatja tervadatait (összes "számát") a Megjegyzések laphoz. Ezeket az adatokat a rendszer grafikonok létrehozására használja, amelyeket aztán áthelyezhet a Projekt irányítópult lapján.

Hozzon létre egy projekt feladattáblázatot és Gantt-diagramot

1. A Megjegyzések lapon hozzon létre egy feladattáblázatot. Oszlopfejlécek hozzáadása „Feladatok”, „Végrehajtó”, „Kezdési dátum”, „Befejezés határideje”, „Napok száma”És "Állapot".
2. Adja hozzá a tervezési adatokat a táblázathoz. Sorolja fel a projektben szereplő összes feladatot, a végrehajtásért felelős személyt, a kezdési dátumot, a határidőt, az egyes feladatok elvégzésére szánt napok számát és állapotát (használja a lehetőségeket "Befejezve", "Lejárt", "Folyamatban"És "Nem kezdődött").

1. Ezután használja ezeket az adatokat egy Gantt-diagram létrehozásához.
2. Miután létrehozott egy Gantt-diagramot, kattintson a jobb gombbal a diagramra, és válassza ki "Kivág". Lépjen be a Project Dashboard lapra, kattintson a jobb gombbal, és válassza ki "Beszúrás". A feladat nevének bizonyos részeit is kivághatja és beillesztheti, ha meg szeretné jeleníteni azokat az irányítópulton.

Jegyzet. Hozzáadtunk egy oszlopot a feladattáblázathoz "Prioritás"és csillag szimbólumokkal jelezte a feladatok elvégzésének fontosságát. Szimbólumok hozzáadásához kattintson a cellára és a lap jobb oldalán "Beszúrás" válassza ki "Szimbólumok".

Adjon hozzá diagramokat a feladat állapotához, a projekt költségvetéséhez és a függőben lévő tételekhez.

Most gondolja át, milyen egyéb információkat szeretne elhelyezni a projekt irányítópultján. Példánkban egy grafikont adunk hozzá a feladatok általános állapotához, a költségvetéshez és a függőben lévő tételekhez.

1. Lépjen a Jegyzetek lapra, és hozzon létre egy minitáblázatot minden megjeleníteni kívánt adatkészlethez. Például azt szerettük volna megjeleníteni, hogy hány feladat állapota „Befejezve”, „Késés”, „Folyamatban” és „Nem indult el”. Ezeket az állapotokat egy oszlopba és egymás mellé helyeztük. Azt is feltüntettük, hány projekt van ebben az állapotban százalékban vagy részesedésben. A költségvetési diagramon megmutattuk, hogy mennyi pénzt terveztek és mennyit költöttek el ténylegesen.

1. Ezután, miután hozzáadta az adatokat, válassza ki a táblázatot, és lépjen a lapra "Beszúrás". Csoportban "Diagramok" Válassza ki a használni kívánt diagramtípusokat (kördiagramok, oszlopdiagramok, buborékdiagramok stb.).

1. Ismételje meg az előző lépéseket az összes többi adatkészlethez.
2. Miután elkészítette az összes adatkészlethez tartozó diagramokat, vágja ki és illessze be azokat a Project Dashboard lapra.

Állítsa be a projekt irányítópultját

1. A feladattábla háttérszínének megváltoztatásához kattintson a cellára és a fülre "Itthon" fejezetben "Betűtípus" Kattintson a festékes vödör ikonra a kívánt szín kiválasztásához.
2. A Gantt-diagram színeinek módosításához kattintson duplán a tálcára, és válassza ki a lehetőséget "Diagramterület formázása". Kattintson a festékes vödör ikonra, és válassza ki "Tölt" majd az ablak alján válassza ki a kívánt színt.
3. A grafikonok színének megváltoztatásához kattintson duplán a teljes grafikonra vagy annak bármely részére. Az oldalán megjelenik egy ablak "Adatsor formátum". Kattintson a festékes vödör ikonra, és válassza ki a lehetőséget "Tölt", majd az ablak alján kattintson ismét a festékes vödör ikonra a kívánt szín kiválasztásához.

Hozz jobb döntéseket a Smartsheet Sights irányítópultjaival

A Smartsheet Sight irányítópultja a legfontosabb teljesítménymutatókon (KPI-k) keresztül segít megjeleníteni, összefoglalni és megosztani a munkája fontos szempontjait, például a projekt állapotát vagy a feladat előrehaladását. A Sight irányítópultja abban is segít a csapatoknak, hogy szervezett maradjanak, mivel központi helyet biztosít számukra az erőforrások, például a táblázatok vagy jelentések gyűjteményének.

• Az irányítópultok valós idejű áttekintést biztosítanak a projekttáblázatokból származó legfontosabb információkról.
• Testreszabható felület, amely a szervezet bármely részlegén használható
• Az egyszerű widgetek segítenek a gyors kezdésben.

A Sights irányítópultjai jobb láthatóságot kínálnak a szervezeten belüli számos projekthez, tevékenységhez és információhoz. A munkafolyamat-információk Sights irányítópultjaiba való központosításával a felhasználók további betekintést nyerhetnek az összetett folyamatokba, jobban előre láthatják a projekt hiányosságait, és gyorsabban juthatnak hozzá a kritikus információkhoz.

A Smartsheet segítségével kezelheti az egyes projektek részleteit, majd elérheti a Sights irányítópultjait, hogy magas szintű képet kapjon projektportfóliójának állapotáról, és példátlan rálátást biztosítson a folyamatban lévő munkára a kollégák és a vezetők számára. Lépjen kapcsolatba a Smartsheet csapatával, hogy megtudja, hogyan lehetnek hasznosak a Sights irányítópultjai szervezete számára.

Excel-sablonok projektmenedzsmenthez: kicsi és nagy projektekhez

A projektmenedzsment-sablon hatékony eszköz bármilyen projekt kezeléséhez: legyen nagy vagy kicsi, egyszerű vagy összetett. Általános tévhit, hogy egy projektnek nagynak és nagyon részletesnek kell lennie ahhoz, hogy sablonokat használhasson. Valójában a sablon ugyanolyan hasznos lehet kisebb projekteknél. Még akkor is, ha a leszállítandó termékek kis méretűek és nem túl munkaigényesek, akkor is meg kell becsülnie, hogy az egyes feladatok mennyi ideig tartanak, meg kell határoznia a szükséges erőforrásokat, és ki kell osztania a feladatokat az egyes csapattagokhoz.

A Smartsheet egy táblázatkezelő alapú munkakezelési eszköz, amely hatékony kommunikációs és együttműködési funkciókkal rendelkezik. Az intelligens nézetek széles választékával – rács, naptár, Gantt, látnivalók és kártyák – a Smartsheet úgy működik, ahogy szeretné. Ismerje meg, hogyan hozhat létre egyszerűen projektmenedzsment-sablont. Próbálja ki a Smartsheetet 30 napig ingyenesen.

Szeretne többet tudni róla legjobb gyakorlatokés alapvető ajánlások a projektmenedzsmenthez? Látogasson el oldalunkra, hogy hozzáférjen a legújabb cikkekhez, sablonokhoz, videókhoz és még sok máshoz.

Tudjon meg többet a Smartsheet prémium projektmenedzsment megoldásairól

Több száz projektet irányít? A Smartsheet prémium projektportfólió-kezelési megoldása segíti a projektorientált vállalkozások és részlegek növekedését áteresztőképesség projekteket, növelje a valós idejű láthatóságot és csökkentse a projekt kockázatát.

A Smartsheet Project Portfolio megoldás használatával:

• Takarítson meg időt egy új projekt beállításának automatizálásával.
• Igazítsa a projektmenedzsment teljesítményét üzleti céljaihoz és célkitűzéseihez.
• Konzisztens projektmenedzsment-politikák biztosítása.
• Javítsa a projektportfólió teljesítményének valós idejű láthatóságát.
• Végezze el a projektportfólió mélyreható elemzését Microsoft segítségével Power BI.

A projektmenedzserek a Smartsheet projektportfólió-kezelési megoldásával egyszerűen és gyorsan hozzájuthatnak új projektjeikhez standard Sights táblák, jelentések és műszerfalak készletéhez. Minden új projekt Alapértelmezés szerint örökli a projektmenedzsment-menedzser által beállított, már meglévő hozzáférési jogokat, hogy biztosítsa a portfóliójában lévő összes projekt láthatóságát. Végül a megoldás automatikusan egyesíti a projekt metaadatait egyetlen adatfájlba, amely a Smartsheet Sights irányítópultjával vagy a Microsoft Power BI-val érhető el a portfóliószintű jelentéskészítéshez.

Mint ismeretes, az asszisztens vagy személyi asszisztens (függetlenül attól, hogy ezt a pozíciót a munkafüzetben miként nevezik) funkcionalitása a különböző cégeknél a szervezet sajátosságaitól és méretétől, a vállalatban elfogadott vállalati kultúrától és a személyiségtől függően változik. a menedzsertől. Vannak azonban olyan kötelezettségek, amelyeket bármely személyi asszisztens egyszerűen nem nélkülözhet, függetlenül a munkahelyétől. Ezek közé tartozik a megbízások végrehajtásának ellenőrzése.

Sok szervezetben problémát jelent a megbízások teljesítésének elmulasztása, azok időbeni végrehajtása feletti ellenőrzés hiánya, az ún. " palacknyak"(angolról) palacknyak- szűk keresztmetszet), azaz komoly akadály, amely nagymértékben lassítja a vállalat üzleti folyamatait. Itt tényleg sok múlik az asszisztensen! Azonban nem minden olyan nyilvánvaló, mint amilyennek első pillantásra tűnik. Sokszor találkozunk olyan helyzetekkel, amikor egy pótolhatatlan asszisztens hirtelen megbetegszik vagy nyaralni megy, vagy egyszer csak üzleti útra megy, és távolléte alatt... a munka leállt, a rendeléseket nem rögzítik, a határidők elmaradnak, a felelősök ismeretlenek. Ez általában nem annyira a munkavállaló nélkülözhetetlenségéről beszél, hanem a rendszer hiányáról. Tehát az asszisztens feladata a megrendelések végrehajtásának nyomon követésére szolgáló rendszer kiépítése. A rendszer pedig, mint tudjuk, nagyrészt önmagában is képes fenntartani teljesítményét. És ezt egyedül nem tudod megoldani! De foglalkozzunk mindennel sorban.

Vezérlés és típusai

Az elefántot, ahogy mondják, részenként kell megenni. És érdemes a terminológiával kezdeni.

Ellenőrzés- ez a terv összehasonlítása a tényállással. A kontroll az emberek tervezett eredményeitől és cselekedeteitől való kis eltéréseket is feltárja, és lehetővé teszi a helyzet megváltoztatását.

A következő típusú ellenőrzéseket különböztetjük meg:

1. Előzetes. A megbízás tényleges megkezdése előtt a vezető végzi el. Az előzetes ellenőrzést a humán, anyagi és anyagi erőforrások figyelembevételével alkalmazzák, vagyis a munkavégzési megbízás megadása előtt a vezetőnek meg kell győződnie arról, hogy az előadó rendelkezik-e a végrehajtáshoz szükséges erőforrásokkal.

2. Fogalmi (bejövő). A tisztázásra szolgál:

Tudja-e az előadó, hogy megbízása van;

Hogyan értette meg a problémát az, aki megoldja?

Hogy fogja ezt pontosan megtenni?

Ezt a fajta ellenőrzést a menedzser asszisztens végzi, és közvetlenül a megrendelés felállítása után. A cél annak ellenőrzése, hogy a végrehajtó megértette-e a megbízás lényegét és végrehajtásának időszerűségét. Ebben a szakaszban az asszisztens feladata, hogy felhívja a végrehajtó figyelmét a megbízás elérhetőségére, a feladat időzítésére és prioritására, valamint meggyőződjön arról, hogy a megbízást elfogadták-e. Ebben az esetben az asszisztensnek „kiemelnie kell” a sürgős és fontos feladatokat (emlékezzen az Eisenhower-mátrixra), például a következőképpen: „Kérjük, vegye figyelembe, hogy ez a feladat fontos és sürgős!” Ez a megfelelő időben kiejtett bűvös mondat segít elkerülni a sok félreértést és a megbocsáthatatlan időveszteséget – elfogadhatatlan, hogy a feladatok prioritás szerinti rangsorolása a maga útján haladjon, mert az előadók véleménye nem mindig esik egybe a a menedzser véleménye. Ne felejtsd el, hogy ami számodra nyilvánvaló, az mások számára nem biztos, hogy az.

3. Áram (köztes, folyamatvezérlés). A cél az aktuális tevékenységi folyamat értékelése: hogyan zajlik a munka, mi történt már, milyen nehézségek merültek fel. Ezt a fajta ellenőrzést egy asszisztens végzi, amikor a munka már folyamatban van, de még nem érkezett el a megrendelés teljesítésének határideje. Az ellenőrzés feladata a munkavégzés során fellépő eltérések azonnali felismerése és a vezető tájékoztatása az esetleges javítás érdekében. adott paramétereket. Az aktuális vezérlés alapja Visszacsatolás.

4. Döntő (döntő, eredmény ellenőrzése). Arra használják, hogy értékeljék, hogy egy célt egy adott időpontig elértek-e.

A tényleges eredményeket összehasonlítják a korábban megállapítottakkal. Annak ellenére, hogy ebben a szakaszban már túl késő beavatkozni a munkába, ez az ellenőrzés szükséges. Megmutatja, milyen eredményeket értek el az előadók, és feltárja munkájuk hiányosságait, hiányosságait. Segít levonni a tanulságokat a jövőre nézve. Általános szabály, hogy ebben a szakaszban a menedzser és az asszisztens együtt dolgoznak, mert Előfordulhat, hogy az asszisztens képzettsége nem elegendő a feladat teljességének és helyességének megállapításához.

Mit és hogyan kell irányítani

A kulcsfontosságú területeken az ellenőrzés biztosításával kapcsolatos felelősség megoszlása ​​a szervezet méretétől függ:

Ellenőrzés alatt tartani	Cég Méret	Felelősaz ellenőrzés biztosítására
Jogi normák és követelmények	100 főig 500 főig Több mint 500 ember	A szervezet vezetője Ügyvéd, könyvelő Jogi szolgáltatás, könyvelés Jogi szolgálat és területvezetők
Vezetői parancsok	100 főig 500 főig Több mint 500 ember	A szervezet vezetője főtitkár Asszisztens menedzser Asszisztens és területvezetők
A helyi szabályozási dokumentumok követelményei	100 főig 500 főig Több mint 500 ember	A szervezet vezetője főtitkár Asszisztens menedzser Tevékenységek vezetői
A menedzser egyéni utasításai	500 főig Több mint 500 ember	A szervezet vezetője főtitkár Asszisztens menedzser
A vállalati központtól kapott utasítások	1500 főig 2500 főig Több mint 2500 ember	Asszisztens menedzser Vezető asszisztens és titkárság Ügykezelő

Az „ellenőrzés” és a „monitoring” különböző dolgok!

Ahhoz, hogy végre megértsük, mi az, érdemes figyelni egy másik kifejezésre, amely gyakran megtalálható a modern menedzsmentben - a „monitoring”. A szakirodalomban gyakran az „ellenőrzés” és a „monitoring” fogalmak azonosakként szerepelnek, de ezek alapvetően különböző dolgok! A megbízások végrehajtásának szisztematikus megközelítéséhez ezt a különbséget meg kell érteni. Ha monitoring- ez egy objektum paramétereinek figyelése adatrögzítéssel és -mentéssel, akkor ellenőrzés- ez kötelező megfigyelés hatást a tárgyra elfogadható határértéket meghaladó paraméterértékek esetén. A megbízások kapcsán ez azt jelenti, hogy az asszisztensnek rendelkeznie kell egy felügyeleti eszközzel, pl. egy bizonyos adatbázist vezet, ahol rögzíti az utasításokat, a határidőket, a felelősöket és a végrehajtás állapotát (befejezett/nem teljesített). A hatékony ellenőrzési rendszer felépítéséhez azonban nem elég a statisztikák vezetése – az ellenőrzés a helyzet aktív kezelését, kiigazítást és befolyásolást jelenti, pl. céltudatos tudatos befolyásolás az előadói diszciplína pozitív dinamikájának elérése érdekében.

Hogyan biztosítható a megrendelések teljesítése?

A megrendelések teljesítéséhez integrált megközelítésre van szükség a probléma megoldásához. A megrendelések végrehajtását ellenőrző rendszer a következő elvek szerint működik:

1) Magas prioritás a vezetőség részéről. A vezetőnek bizonyítania kell, hogy az utasításainak szigorú betartása fontos számára és a vállalat számára.

2) A probléma megoldásának megközelítési módjainak közös megbeszélése. Az összes kockázat figyelembe vétele és a kérdés átfogó mérlegelése érdekében be kell vonni a megbeszélésbe a folyamat minden résztvevőjét - mind az utasítást adó vezetőt, mind az őket felügyelő asszisztenst, valamint a vezetőket, akik közvetlenül felelősek lesznek végrehajtás. A megállapodásoknak elsősorban az utasításokkal és határidőkkel kapcsolatos információk megszerzésének módjait, a végrehajtási jelentés formátumát, az átütemezési eljárást, az utasítások be nem tartása esetén a jutalmazás vagy büntetés módjait kell érinteni. A vezetőnek tájékoztatnia kell beosztottjait az asszisztens megbízások végrehajtásának ellenőrzésével kapcsolatos jogköreiről is (ha Ön új személy a csapatban, és még nem szerzett jogosultságot, kérdezze meg vezetőjét).

3) A cég valamennyi dolgozójának tájékoztatása a megrendelések végrehajtását ellenőrző rendszer bevezetéséről. Biztosítani kell a megközelítések átláthatóságát, pl. a szabályokat a vállalat helyi szabályozási dokumentumában kell formalizálni.

4) Következetesség és rendszeresség. A vezetői fegyelem növekszik, ha az alkalmazottak biztosak abban, hogy minden megbízást rögzítenek, minden megbízást el kell számolni, egyiket sem hagyják ki vagy felejtik el, és a vezetői utasítások végrehajtásának elmulasztása elkerülhetetlenül büntetést von maga után. (Érdemes azonnal gondoskodni a tájékoztatás menetéről, mert az utasítások eleve kivitelezhetetlenek lehetnek, vagy nyomós okai lehetnek a határidő elmulasztásának. Minden ilyen esetet egyedileg kell mérlegelni.)

Feladatnak tűnik, mondod. Ez részben igaz. Mi az asszisztens szerepe? Az asszisztens pontosan ugyanaz a cég alkalmazottja, akinek tájékoztatnia kell a vezetőt a probléma fennállásáról, hogy az konkrét kockázatokat rejt magában, hogy próbálja tartani az ujját a pulzuson (és ez eddig nagyrészt az Ön munkájának köszönhetően sikerült személyes tulajdonságok), de a hiánya a rendszer előbb-utóbb tudatára ébred, és ez aggaszt.

A lényeg, hogy ne felejtsd el elmondani, hogy van egy konkrét javaslatod az irányítási rendszer megszervezésére (azaz ne csak egy ezüsttálcán felszolgált probléma legyen, hanem egy probléma és a megoldási lehetőségek).

Még ha új alkalmazott is a cégnél, ne féljen felkeresni a vezetőjét egy ilyen javaslattal. Ha eddig nem történt semmi végzetes az Ön cégében egy teljesítetlen/lejárt/el nem számolt rendelés miatt, akkor a menedzsere továbbra sem fog süket fület kapni az ajánlatán. Valószínűleg nincs ember az egész cégben, aki jobban érdekelt volna ennek a probléma megoldásában.

A hatékony kommunikáció fontossága

Tegyük fel, hogy javaslatát elfogadják: a vezető felvázolta a feladat fontosságát, bejelentette az Ön szerepét ebben a folyamatban, jóváhagyta a helyi normatív dokumentum szabályozza a folyamatot, a cég valamennyi alkalmazottja tájékoztatást kap. Mi a következő lépés? A közzétett dokumentum azt kockáztatja, hogy lélektelen papír marad, ha ebben a szakaszban feladja. Hogyan lehet mindezt működőképessé tenni?

A válasz elsősorban az asszisztens hatékony kommunikációs készségében rejlik. Igen, ez ugyanaz a kifejezés, amit oly gyakran látunk az adminisztratív pozíciók önéletrajzaiban. Egy asszisztens számára létfontosságú, hogy rendelkezzen ilyen képességekkel. Szűk értelemben a megbízások végrehajtásának nyomon követésével kapcsolatban a hatékony kommunikáció az információ gyors, torzítás nélküli továbbításának és az „üzenet” helyes megértésére vonatkozó visszajelzésnek a módja.

A hatékony kommunikáció épül:

Hatékony vagy hatástalan?

Az eredménytelen kommunikáció másokkal való vita, céljai és tervei védelmében. Ez magában foglalja a nyertesek és a vesztesek jelenlétét. Ez a „kommunikációs” stílus kategorikus: létezik „helyes” és „rossz”, „győzelem” és „vereség”, „jó” és „rossz”, a köztes állapotok figyelmen kívül hagyása nélkül. Csak egy helyes vélemény létezik, így figyelmen kívül hagyhatjuk azoknak az embereknek a nézeteit, tapasztalatait, akik gazdagíthatják a világról alkotott ismereteinket, és holisztikus képet alkothatnak. Ehelyett folyamatosan megvédjük szűk nézeteinket. A konfliktus szünete akkor tekinthető sikeresnek, ha a védő átmenetileg visszavonul. Végül a nézeteltérések ellenállást, a csapat hatékonyságának elvesztését, sőt szabotázst is eredményeznek mindaddig, amíg az erő és a tisztelet egyensúlya nem áll fenn.

A hatékony kommunikáció pedig arra irányul, hogy megértsük mások nézeteit, érzéseit és véleményét. Ha két fél hallgat egymásra, mindkettő nyer. A kölcsönös megértés és tisztelet válik az együttműködés, az egymásrautaltság és a lojalitás alapjává. A siker akkor érhető el, ha mindkét fél azt mondja: „Igen, pontosan erre gondoltam. Értesz engem".

A hatékony kommunikáció kétségtelenül szükséges a szervezeti célok sikeres megvalósításához. A torz, félreértelmezett üzenetek gyakran nagy cégek, hadseregek és nemzetek vereségét okozzák.

A hatékony kommunikációs készségek lehetővé teszik az ellentétek egymás mellett létezését – a végső képesség egy másik nézőpont megértésére és a kompromisszum megtalálására. Miért vitatkozunk arról, hogy kinek van igaza és kinek nincs igaza? A hatékony kommunikáció célja a kölcsönösen előnyös és ezáltal tartós munkakapcsolatok kialakítása és fenntartása.

A megbízások végrehajtásának figyelemmel kísérése tekintetében az asszisztensnek fel kell mutatnia hatékony kommunikációs készségek az „utazási” utasítások minden szakaszában:

1) Interakció a menedzserrel az utasítások beállításakor. Az asszisztens feladata, hogy helyesen rögzítse a feladatot, megpróbálva betartani egy meghatározott célkitőzési sémát, például a SMART-ot. Ez lehetővé teszi a beosztottak számára, hogy megértsék, mit követelnek meg tőlük. A végzés szövegének egyértelműnek, szóbelinek kell lennie (válasz a kérdésre: mit kell tenni?), a végzésnek meghatározott határidővel kell rendelkeznie, és minden megbízáshoz meg kell határozni a felelős végrehajtót.

A megrendelés megfelelő rögzítése után az asszisztensnek meg kell győződnie arról, hogy nincs pontatlanság, és gondoskodnia kell végső verzió jegyzőkönyvet vagy utasításjegyzéket a vezetőnek jóváhagyásra, vagy szóban kérdezze meg: „Jól értettem? Ivanov I.I. 2015. május 11-ig ki kell dolgoznia és jóváhagyásra benyújtania a projekt megvalósítási ütemtervét?”

Mi történtOKOS?

OKOS egy mnemonikus mozaikszó, amelyet a menedzsmentben és a projektmenedzsmentben használnak a célok meghatározására és a célok kitűzésére.
A SMART kritériumok szerint meghatározott cél vagy feladat a következő jellemzőkkel rendelkezik:
. S- konkrét (specifikus) - világos, pontos, világosan leírt;
. M- mérhető (mérhető) - olyan eredménymutatókkal rendelkezik, amelyek alapján megérthető, hogy a célt elértük. Lehetnek mennyiségi és minőségi is. E kritériumok nélkül szinte lehetetlen értékelni a feladat teljesítését;
. A- elérhető (elérhető) - reális, de némi erőfeszítést igénylő, ami további motiváló tényezőként szolgál;
. R- releváns (megfelelő) - egybeesik az osztály vagy szervezet tágabb céljaival;
. T- időhöz kötött (időben korlátozott) - meg kell határozni a cél elérésének határidejét.

2) Interakció az előadókkal a rendelések munkába adása során. Ebben a szakaszban a legfontosabb feladat annak biztosítása, hogy a vállalkozó tájékozódjon a megbízásról, és azt munkára elfogadta. Ha kicsi a szervezet, akkor az asszisztens vagy a titkár közvetlenül lép kapcsolatba az előadókkal ezen keresztül Email vagy telefonon. Nagy szervezetekben az ilyen interakciót nehéz végrehajtani, ezért az asszisztens továbbítja a parancsot, és közvetlenül érintkezik a szervezet helyettes vezetőivel, és a megbízások átadásakor a lépcsőzetes elv érvényesül, például: EEosztály igazgatójaEosztályvezetőEközvetlen végrehajtó.

3) A megbízás teljesítésével kapcsolatos információk fordított úton kerülnek továbbításra: vezérigazgató/asszisztensBfőigazgató-helyettesBosztály igazgatójaBosztályvezetőBközvetlen végrehajtó.

Az asszisztens közvetítő szerepet tölt be a megrendeléssel kapcsolatos információk továbbításában. Ugyanakkor az asszisztensnek történő adatátviteli idő csökkentése érdekében célszerű a felhasználást biztosítani információs forrás, amely lehetővé teszi, hogy összefoglaló információkat tegyen közzé a rendelésekről általános hozzáférés, például a szervezet belső vállalati portáljára, ahol bármelyik alkalmazott gyorsan megtekintheti, milyen feladatai vannak, és megjegyzéseket küldhet az asszisztensnek.

4) A közbenső ellenőrzés végrehajtásakor tisztázni kell a vállalkozó előrejelzését: betartja-e a határidőt, vagy a kivitelezés során kiderült, hogy a munka volumene nagyobb a korábban vártnál, vagy a kivitelező erőforrásai nem elegendőek, és más szerkezeti részleg munkatársainak bevonása szükséges, mert a feladat keresztfunkcionálisnak bizonyult. Az asszisztensnek folyamatos konstruktív párbeszédet kell folytatnia a felelős vezetővel/fellépővel, hogy gyors és megbízható tájékoztatást kapjon a végrehajtás előrehaladásáról, és ha komoly problémák merülnek fel, értesítse a vezetőt, amíg még javítható. Ugyanakkor nem szabad túl messzire menni és tolakodóvá válni, zavarva az előadót, és elterelni a figyelmét apróságokon. A folyamat minden résztvevőjének világosan meg kell értenie, hogy közös céljaik vannak, és tisztelni kell egymás munkáját. Ehhez meg kell állapodnia egy elfogadható kommunikációs formátumban.

5) Az asszisztens a megrendelés teljesítésével kapcsolatos tájékoztatást követően a vezetővel közösen értékeli a közölt adatok teljességét, és döntést hoz a megrendelés elfogadásáról vagy felülvizsgálatra történő visszaküldéséről. A meghozott döntésről az asszisztens köteles értesíteni a végrehajtót.

6) Az analitikus jelentések készítésekor. A szigorú elszámolás rendszeres jelentéskészítést és statisztikai adatokon alapuló elemzést jelent. Az asszisztensnek meghatározott gyakorisággal, például havonta egyszer elemeznie kell a megbízásokról felhalmozott statisztikai adatokat, és jelentést kell készítenie a teljesítményfegyelemről (1. ábra). Egy ilyen jelentés tartalmazhat információt arról, hogy hány utasítás volt, mennyi volt belőlük időben/késve/nem teljesítve, mely egységek a vezetők és melyek az anti-vezérek a vezetői utasítások időben történő végrehajtása szempontjából. A vezető saját belátása szerint rendelkezhet ezekkel az információkkal. Kívánatos azonban, hogy a jutalmazás és büntetés megközelítése mindenki számára kiszámítható és egységes legyen.

Rizs. 1

Praktikus eszközök az asszisztens arzenáljában

Nagyon sokféle ilyen eszköz létezik, de fontos betartani a fő elvet - a menedzser minden utasítását meg kell valósítani és egyetlen adattárba kell vinni, ahol lehetőség van a megbízások teljesítésének rendszeres nyomon követésére azok prioritásának megfelelően.

Az ideális műszaki megvalósítás az Microsoft Outlook , mert rugalmas beállítási mechanizmusokat tartalmaz ún. "felhasználói nézetek". A szabványos „Végrehajtók szerint”, „Kategóriák szerint”, „Határidők szerint” nézeteken kívül beállíthat másokat is - „Üzemek szerint”, „Bizottságok szerint”, „Csak az esedékes feladatok, amelyek határideje 5-től lejárt. 20 nappal ezelőtt” és stb. A konfigurálás után a nézet a jövőben egyetlen egérkattintással elérhetővé válik. Ezt nem részletezzük, mert... Cikksorozatot szenteltek már ennek az eszköznek.

Néha hasonló rendszer bázison konfigurálva elektronikus dokumentumkezelő rendszerek, például a Lotus Notes, a Documentum vagy a Directum, ahol a megrendeléssel kapcsolatos legfontosabb információk a regisztrációs és ellenőrző kártyán (RCC) vannak rögzítve. Az EDMS azonban egy drága program, amelyet nem minden szervezet engedhet meg magának.

A megbízások teljesítésének nyomon követésének egyik leguniverzálisabb és legelérhetőbb eszköze az Microsoft Excel. Ez a program a meglévők mellett is használható, ha dolgozik nagy cég, és független eszközként. A szépség az, hogy ezzel a műszaki megoldással egyetlen adatbázist hozhat létre a megrendelésekről, rugalmas mező- és szűrőbeállításokkal, saját belátása szerint. Egy ilyen összevont utasítás-nyilvántartás nyilvánosan elérhetővé tehető, és minden dolgozó pontosíthatja utasításainak megfogalmazását, határidőit, nyomon követheti az utasítások állapotát. Először konfigurálnia kell a fájl szerkesztéséhez szükséges korlátozott jogokat, hogy elkerülje az adatok véletlen megsérülését vagy törlését.

Az MS Excelben nem csak manuálisan adhat meg utasításokat, mint a menedzser szóbeli utasításai esetén, hanem az EDMS-ből is letöltheti az utasításokat (ha ezek protokollokból származó utasítások vagy kívülről érkező utasítások, például szabályozó hatóságok kérései vagy kormányzati szervek vagy vállalati központ).

A mezők meghatározott módon történő beállításával a „Megrendelés végrehajtási állapota” oszlopban színkódolást állíthat be. Például egy még meg nem érkezett rendelés automatikusan kék színnel jelenik meg; a határidőre teljesített megbízás zöld színű (ehhez a „Végrehajtás miatt” és a „Tényleges teljesítés” mezők dátumának egyeznie kell); az a megbízás, amelynek teljesítési határideje lejárt, és nem érkezett visszaigazolás a végrehajtási jelentés kézhezvételéről, automatikusan nem teljesítettként jelenik meg és piros színnel jelöljük.

A rendelések nyilvántartásának felállításaKISASSZONY Excel

A beállításjegyzék mezői makró írásával konfigurálhatók. Az ilyenekre finomhangolás Célszerű informatikust bevonni.

Ha nincs informatikus és nem rendelkezik programozási ismeretekkel, használhat egy másik egyszerűbb és elérhetőbb módszert.

A táblázatcellákat saját maga is személyre szabhatja feltételes formázási funkciók.

A cellakitöltés beállításához jelölje ki a táblázatban azt a cellát, amelyhez a formázást beállítjuk (esetünkben ez a cella G10 ), a lapon itthon - Feltételes formázás, a javasolt helyi menü - Hozzon létre egy szabályt(2. ábra).

Rizs. 3

A cím alatti párbeszédpanel képletsorában be kell állítani egy szabályt, amely igaznak minősül (4. ábra).

Rizs. 4

A rendszerleíró adatbázisunkban négy szabályt kell egymás után beállítani ugyanahhoz a cellához G10 , majd „terjessze ki” tevékenységüket a teljes oszlopra G.

• Nem teljesített megrendelés jelzéséhez állítsa be az 1. szabályt. A párbeszédpanelen Hozzon létre egy formázási szabályt a kulcs segítségével Formátum válassza ki a kitöltési színt. Az első szabály a piros színnek felel meg.

Ezután írja be a szabály alábbi leírását a képletsorba: =IF(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (5. ábra). Ez azt jelenti, hogy feltéve, hogy a cellában F10 az esedékesség kijelzése és már lejárt, a cella automatikusan pirosra vált.

Rizs. 5

Nyomja meg a gombotONAK NEK.

• A folyamatban lévő megrendelés jelzéséhez állítsa be a 2. szabályt. Megismételjük a fent leírt műveletsort: válassza ki a cellát G10 , menjünk-hoz Feltételes formázás, válassza ki Hozzon létre egy szabálytÉs Használjon képletet a formázandó cellák meghatározásához.

A már ismerős párbeszédpanelen Hozzon létre egy formázási szabályt a kulcs segítségével Formátum válasszon másik kitöltő színt. A második szabály a kék színnek felel meg.

=HA(F10>0;F10>MA();""). Ez azt jelenti, hogy ha egy cellában F10 határidő van feltüntetve és még nem érkezett meg, a cella automatikusan kékre színeződik.

Nyomja meg a gombot ONAK NEK.

• Az időben elkészült megrendelés jelzésére a 3. szabályt állítjuk be. Ismételjük meg a fent leírt műveletsort, ezúttal csak a párbeszédablakban Hozzon létre egy formázási szabályt a kulcs segítségével Formátum válasszon egy zöld kitöltési színt annak jelzésére, hogy a rendelést szigorúan időben vagy az ütemezés előtt teljesítették.

Írja be a szabály leírását a képletsorba: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Ez azt jelenti, hogy ha egy cellában F10 G10 feltüntetik a tényleges teljesítési határidőt, amely egybeesik a határidővel F10 vagy megelőzi, cella G10 automatikusan zöldre vált.

Nyomja meg a gombot ONAK NEK.

• Végül a megadott határidőnél később teljesített megrendelés jelzésére a 4. szabályt állítottuk fel. A párbeszédpanelen Hozzon létre egy formázási szabályt a kulcs segítségével Formátum válasszon egy sárga kitöltőszínt, jelezve, hogy a rendelést későn fejezték be.

Írja be a következő szabályt a képletsorba: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Ez azt jelenti, hogy ha egy cellában F10 az esedékesség dátuma látható, és a cellában G10 a tényleges végrehajtás időpontja van feltüntetve, amely későbbi, mint a dátum F10 , majd a sejt G10 automatikusan sárgára vált.

Egyszer a cellában G10 mind a négy szabály konfigurálva van, az adott képletet „lenyújtjuk” a teljes oszlopra Gés töltse ki a megbízások teljesítésének tényleges dátumaival. A cellák automatikusan kiszíneződnek a megadott palettán.

A következő lépés az vizualizációs beállítások, azaz diagramok az előadó tudományág képének vizuálisabb érzékeléséhez.

Diagram felépítéséhez kvantitatív adatokra van szükségünk, pl. az összes rendelés száma és minden típus külön-külön. Ezért közbenső beállításra lesz szükség. A mennyiségi adatokat jelmagyarázatban jeleníthetjük meg, ahová a táblázatunkból automatikusan bekerülnek (a jelmagyarázat elhelyezhető ugyanarra a lapra, pl. a táblázat fölé).

Statisztikák gyűjtéséhez ki kell töltenie a táblázat egyik celláját, például a szomszédos cellát H10 , a következő módon:

1. Jelöljön ki egy cellát H10 , a képletsor tetején kattintson a ikonra fx Funkció beszúrása, válassza ki a kategóriát " logikus», « HA».

A képletek felső sorába írjuk a következő szabályt: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (6. ábra).

Rizs. 6

A cellában megadott szabályt kiterjesztjük H10 , lefelé a teljes oszlopban H(7. ábra).

Rizs. 7

Aztán oszlop H elrejthető, így csak a szükséges regisztrációs adatok láthatók.

• Legenda felállítása. Egy oszlopból származó adatok érdekében H ha beleesnek a jelmagyarázatba, és mennyiségi formában jelennek meg benne, akkor a jelmagyarázat cellákat a következőképpen kell konfigurálnia:

1. Állítson be egy szabályt egy cellához G3 : jelölje ki ezt a cellát, kattintson az ikonra a képletsorban fx Funkció beszúrása, válassza ki a funkciók típusát" statisztikai», « COUNTIF».

2. Ezután írja be a következőt a képletsorba: =COUNTIF(H$10:H$19,F3)(8. ábra).

Rizs. 8

3. „Nyújtsa ki” a képletet a cellából G3 előtt G6 illetőleg.

Ezenkívül testreszabhatja a vizualizációt és diagram formájában feltöltheti a rendelésekre vonatkozó adatokat egy adott időszakra vonatkozóan.

• VAL VELdiagram készítése. Ehhez lépjen a lapra Beszúrásés válasszon ki egy diagramot, például egy kördiagramot, miután korábban kiválasztotta a tartományt sejteket tól től G3 előtt G6 (9. ábra).

Rizs. 9

A diagramot beillesztjük, és a szegmenseit az általunk kiválasztott kitöltési színekkel színezzük úgy, hogy kiválasztjuk a szegmenst, és jobb egérgombbal hívjuk a megfelelő helyi menüt (ott minden intuitív). Elkészült a nyilvántartásunk (10. ábra).

Rizs. 10

És végül

Meglehetősen nehéz hatékony rendszert létrehozni a megbízások végrehajtásának nyomon követésére - sok különböző szempontot és jellemzőt kell figyelembe venni, amelyek a különböző szervezetekre jellemzőek lehetnek. Nem könnyű, de ne feledd, hogy minden rejtvénynek van megoldása. Amikor olyan nehéz problémával szembesülök, amelyre első pillantásra nincs megoldás, mindig eszembe jut B. Verber rejtvénye:

„Hogy lehet ezt a kilenc pontot négy vonallal összekötni anélkül, hogy felemelné a tollat ​​a papírról?

Gyakran nem találunk megoldást, mert az elménk a rajz területére korlátozódik. De sehol nem mondja ki, hogy nem léphet túl a határain.

Van megoldás:

Erkölcs: ahhoz, hogy megértsd a rendszert, ki kell lépned belőle."

Számos módja van a megbízások végrehajtásának hatékony felügyeleti rendszerének megszervezésére. A lényeg, hogy pontosan azt találd meg, amelyik a legorganikusabban illeszkedik a céged és a tiéd munkájába, mindenben érezd a mértékletességet és ne lépd át azt a határt, amelyen túl jön a mániás hiperkontroll.

M.A. Suchkova, a Ryazan Oil Refining Company CJSC (az NK-Rosneft OJSC leányvállalata) vezérigazgató-helyettese

Minden szervezet előbb-utóbb szembesül azzal a problémával, hogy figyelemmel kíséri a vezetés által kitűzött feladatokat. Mindenki másként oldja meg ezt a kérdést: van, aki elektronikus dokumentumkezelő rendszert valósít meg, van, aki jelöléseket tesz a regisztrációs könyvekbe, van, aki a régi módon irattárat alakít ki. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a menedzser által a vállalat bejövő és belső dokumentumaira vonatkozó utasítások figyelésének problémáját, és bemutatjuk az egyik lehetőséget az MS Outlook segítségével történő vezérlőrendszer megszervezésére.

Mi a feladatvégrehajtás ellenőrzése?

A menedzsertől érkező megrendelés általában egy bejövő vagy belső (például belső emlékeztető) dokumentumon tett állásfoglalással kezdődik. Mint ismeretes, a határozatban meg kell jelölni a végrehajtót, a feladat tartalmát és azt az időtartamot, amelyen belül a megbízást teljesíteni kell.

Ha a szervezet nem rendelkezik ellenőrzési rendszerrel, akkor a vezető általában határozattal fejezi be a dokumentummal kapcsolatos munkáját, és a megbízás végrehajtása teljes mértékben a végrehajtó lelkiismeretén marad. Legjobb esetben az igazgató feljegyzi magának a naplóba, hogy ne tévessze szem elől a legfontosabb dolgokat, de amikor a beérkező dokumentumok mennyisége eléri a napi több tízet vagy százat, már egyetlen napló sem menti meg.

Ennek eredményeként a végrehajtás ellenőrzésének felelőssége a titkár (vagy az irodai alkalmazottak egyike) törékeny vállaira hárul. Az adatkezelő feladata így vagy úgy, hogy megismerkedjen a határozattal, eljuttassa a megbízást a végrehajtóhoz, és gondoskodjon arról, hogy az időben elkészüljön.

Minden dokumentum ellenőrzés alatt áll?

A legelején, amikor egy dokumentumkezelő rendszer még csak megjelenik a szervezetében, jobb, ha csak a dokumentumok egy részét irányítja. Melyek – döntse el személyesen a vezető. Egyrészt a kontrollernek könnyebb lesz, másrészt a dolgozók negatív (a változásoknál mindig megtörténik) reakciója kisimul. A jövőben fokozatosan bővül az ellenőrzésre küldött dokumentumok listája. Tegyük fel, hogy az első szakaszban úgy döntöttek, hogy figyelemmel kísérik az egyénektől beérkezett panaszokkal és a kormányzati hatóságoktól érkező kérelmekkel kapcsolatos utasítások végrehajtását.

Ha azonban egy cég azonnal áttér az elektronikus dokumentumkezelésre, akkor nincs választási probléma: az EDMS programok automatikusan követik az egyes dokumentumok elérési útját.

Hozzon létre egy feladatotKISASSZONY Outlook

Az Outlook elsősorban egy e-mail kliens, amely csak a felhasználók közötti kommunikáció terén helyettesítheti az elektronikus dokumentumkezelő rendszert; sikeresen ellátja az összes szükséges funkciót, így különösen a feladatok végrehajtásának nyomon követését és a jelentések készítését.

Az ellenőrzés megszervezésének nélkülözhetetlen feltételeKISASSZONY Outlook: A vezető állásfoglalását így vagy úgy elektronikus formában kell megtestesíteni. A vezérlőnek vagy be kell szkennelnie a dokumentumot a felbontással, hogy ezt a fájlt a feladathoz csatolja, vagy manuálisan reprodukálja a felbontás szövegét a feladat törzsében.

Feladat létrehozásához egy felhasználó számára indítsa el az MS Outlook programot, és válassza ki a parancsokat a felső menüben Fájl, TeremtÉs Rendelés(1. ábra), amely után egy új ablak nyílik meg - a jövőbeni feladata.

1. ábra. Megrendelés létrehozása

Kezdjük a mezők kitöltésével. Az elsőben ( Kinek) írja be az igazgató által kijelölt végrehajtó címét.

Ha több előadó van, akkor a feladat mindegyikhez külön jön létre (a program sajátossága, ellenkező esetben nehézségekbe ütközik a feladat követése).

Második mező Tantárgy a lehető legpontosabban kell kitöltenie, hogy már egyértelmű legyen, hogy mire vonatkozik a feladat, pl.

Input-234 2013.01.29.

Ez kényelmes lesz mind a vezérlő, mind az előadó számára.

A következő fontos terület számunkra Term. Az Ön cégében elfogadott dokumentumok teljesítési határideje alapján kerül megállapításra.

Felhívjuk figyelmét, hogy az üzleti kommunikáció gyakorlatában elfogadott szabványos időszak 30 naptári nap.

A mező közelében Term Kiválaszthatja a feladat fontossági szintjét: alacsony, normál vagy magas.

Mezők Start, államÉs Kész A feladat létrehozásakor a vezérlő általában nem nyúl hozzá, mert a végrehajtó még nem kezdte el a végrehajtást, és a munkára szánt idő kezdete a feladat végrehajtóhoz történő elküldésének pillanata lesz.

A menün Lehetőségek A megfelelő gombra kattintva ütemezheti a feladat ismétlését.

Ez például a havi jelentések vagy egyéb információk meghatározott gyakorisággal történő szolgáltatása esetén releváns.

Itt ki kell választani egy kategóriát (ha használja), és emlékeztetőt kell hozzáadni az előadóhoz.

A határidő lejárta előtt három nappal kényelmes emlékeztetőt beállítani: a szükséges napon a vállalkozó megkapja a megfelelő tartalmú levelet.

Lehetőségek Tartsa meg a feladat frissített példányát a feladatlistábanÉs Küldjön állapotjelentést, ha egy feladat befejeződött a jelölőnégyzetekben található pipával be- és kikapcsolhatók.

Egy megjegyzésben!

A Checkbox (angol jelölőnégyzetből) egy grafikus felhasználói felület elem, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy paramétert két állapotú - ☑ be és ☐ ki - vezéreljen.

A szövegmező a betűmezőbe kerül - a feladat elvégzéséhez szükséges utasítások. Ha nincs ilyen, megadhatja a szabványt Kérjük, olvassa el a határozatot, és kövesse az utasításokat.

Lépjen a menü fülre Beszúrás. Itt csatolunk egy fájlt a feladathoz egy feloldólevéllel.

Ezt követően kattintson Küld– és a feladat a felelős személyhez kerül (2. ábra).

2. ábra Feladat elküldése végrehajtásra

Előadói munka egy feladaton

A kivitelező levelet kap a feladatot tartalmazó melléklettel. A feladat megnyitása után megjelenik egy fájl a vezető állásfoglalásával, a teljesítési dátummal és egyéb információkkal, amelyeket Ön küldött neki (3. ábra).

Rizs. 3. A feladat átvétele az előadó által

ábrához - ezen a képen nincs pont a rendelés után, az előzőn viszont igen

A megbízás elvégzése után a végrehajtónak jegyzőkönyvet kell készítenie. Ehhez a feladatban, mint egy normál e-mailben, ki kell választani a lehetőséget Válasz, írja meg a jelentés szövegét és küldje el a vezérlőnek.

A jelentésnek helyesnek kell lennie, és naprakész információkat kell tartalmaznia a feladat elvégzéséről, nem pedig egyszerű leiratkozást Befejezve vagy ami még rosszabb, rendben.

Példa a megbízás végrehajtásáról szóló jelentésre:

A 2013. január 30-án kelt, 323. számon kelt levelet postai úton küldték meg az ügyfélnek.

Feladat elvégzése

A jelentés kézhezvétele után a vezérlő befejezettként jelöli meg a feladatot. Ehhez kattintson a jobb gombbal a feladatra a feladatlistában, és válassza ki a parancsot a legördülő menüből A végrehajtáshoz, és akkor Megjelölés befejezettként(4. ábra).

Rizs. 4. A feladat elvégzése

Jelentés

A megrendelések végrehajtásának nyomon követése értelmét veszti, ha az adatkezelő nem elemzi időszakonként az előadók munkájának minőségét. Ehhez jelentést kell készítenie az Önt érdeklő paraméterek alapján.

Az elküldött rendelések teljes listájának megtekintéséhez kattintson a képernyő bal alsó sarkában található gombra Feladatok. A központi mezőben és a bal oldali oszlopban megjelenik a feladatok listája Aktuális nézet Bármilyen kiválasztás elvégezhető. A vezérlők általában nézeteket használnak Részletes lista, Lejárt feladatokÉs Felelősséggel(5. ábra).

5. ábra. A beadványok részletes listája

Bármely lista kinyomtatható a menü megfelelő parancsának kiválasztásával Fájl.

A folyamat szabályozása és a személyzettel való munka

Mint minden újításnál, itt sem nélkülözhető a megrendelések végrehajtásának ellenőrzésére vonatkozó szabályozás. A feladatok kitűzésére és elvégzésére vonatkozó szabályokat célszerű az irodai munkautasításba belefoglalni. Ha még nem rendelkezik ilyennel, létrehozhat egy külön dokumentumot, „Szabályok...” vagy „Utasítások...”. Így vagy úgy, a folyamatot a lehető legrészletesebben le kell írni, és célszerű a leírást képernyőképekkel ellátni. Az utasításokat a főigazgatónak jóvá kell hagynia.

Az új ellenőrzési rendszerre való átállás számos új, mindenki számára kötelező szabály megjelenését jelenti. A szabályok betartása azonban nem okoz nagy gondot kollégáinak.

Először, mostantól minden alkalmazottnak folyamatosan bekapcsolva kell tartania az MS Outlook alkalmazást. Végső megoldásként naponta legalább kétszer ellenőrizze e-mailjeit.

Másodszor, a kollégáknak emlékezniük kell: a feladat, amelynek szerzője a titkár, nem az ő (a titkárnő) szeszélye. Ez nem más, mint az igazgatótól kapott, elektronikus formában benyújtott parancs. Az igazgató jelölte ki a végrehajtót és szabta meg a feladat határidejét, és tulajdonképpen az igazgatónak kell majd beszámolnia a megvalósításról, nem pedig az irányító-titkárnak.

Amint láthatja, a feladatok beállításának folyamata az MS Outlookban meglehetősen egyszerű, és nagyon alkalmas egy kis cég számára, ahol naponta legfeljebb 20 feladatot állítanak be. A lényeg az, hogy az így küldött utasítások mindegyike a lehető legpontosabban legyen elkészítve: meghatározott címzettje és határideje van, és írásban kerül kiküldésre. A feladat elvégzését egyértelműen rögzítik. A kontroller pedig felszabadul az előadók emlékeztetőkkel történő felhívásától: csak arra kell ügyelnie, hogy a végrehajtási jelentés időben megérkezzen.

A szervezeti megbízások végrehajtásának felügyeletére szolgáló rendszer automatizálásának csak az egyik lehetőségét vettük figyelembe. Mint minden, a cikk elején felsorolt ​​ellenőrzési módszernek, ennek is megvannak a maga előnyei és hátrányai. Azonban véleményünk szerint ez az egyik optimális költségvetési alternatíva egy olyan cég számára, amely csak most kezdi felfedezni az elektronikus dokumentumkezelést.

Evgenia Kozhanova, az óvodai oktatási intézmények és a személyzeti nyilvántartások szakértője

Az automatizált vezérlőrendszer segítségével könnyedén megtekintheti az összes feladatot nem csak határidőnként, hanem végrehajtónként is, és így láthatja az egyes betöltési folyamatokat, valamint listákat ad a lejáró határidővel nem teljesített dokumentumokról, amelyeket még nem vett figyelembe a végrehajtó. . A program lehetővé teszi a hozzáférési jogok megkülönböztetését, a szükséges riportok elkészítését a menedzsment...
A konfigurációt a felhasználó egyszerűen és gyorsan konfigurálja.

A program a következő jelentéseket tartalmazza:
- A határidőre esedékes feladatok listája
- Fegyelmi bizonyítvány
- A határidők megszegésével végzett feladatok
- Feladatok ellenőrzés alatt

Az Automatizált Feladatvégrehajtás-vezérlő program a következő lehetőségeket kínálja a felhasználóknak:
Vezetőknek:
. új feladatkártyák létrehozása (regisztrálása);
. figyelemmel kíséri az összes előadóra vonatkozó aktuális megbízások összesített állapotát és a teljesítmény fegyelem statisztikáit;
. bármely előadó esetében ellenőrizni a konkrét feladatok előrehaladását, figyelembe véve a végrehajtási határidők elhalasztását;
. szöveges információcserét végezni az előadókkal a feladat végrehajtása során;
. rögzítse a teljesítés tényét (feladatok „bezárása”);
. feladatok keresése különféle szempontok alapján;
. a lezárt feladatok archívumának megtekintése;
. nyomtatás, exportálás MS Wordbe és MS Excelbe külön feladat;
. feladatlisták nyomtatása, exportálása MS Word-be és MS Excel-be különféle kritériumok szerint;

. a feladatok végrehajtásáról és a teljesítményfegyelemről beszámolók generálása.

Fellépők:
. új feladatokat kapni a vezetőségtől;
. figyelemmel kíséri aktuális feladatai összesített állapotát;
. a feladatok végrehajtása során szöveges információcserét végezni a vezetőséggel és a közreműködőkkel;
. rögzítse a feladat elvégzésének tényét;
. különböző kritériumok alapján keresse meg feladatait;
. az elvégzett feladatok archívumának megtekintése;
. késedelmes feladatok automatikus jelölése;
. nyomtatás, exportálás Word-be és Excelbe egyénileg vagy feladatlistákba különböző kritériumok szerint.

Tájékoztatási célból megteheti, amelynek időkorlátja: 50 nap, és nincsenek funkcionális korlátai. A bemutató időszak végén licencet kell vásárolnia. Fizetés után e-mailben kap egy személyes licenckódot a programhoz. Ezt a program indításakor kell megadni az "Aktiválás" párbeszédablakban, és az Ön demo verziója idő- és funkcionális korlátozások nélkül lesz a teljes verzió, a licenckód időben nincs korlátozva.

Információ vásárlóknak:

1. A programhoz kínált licencek valamelyikének megvásárlásával a licenckódot korlátlan számú számítógépre (hálózati munkaállomásra) telepítheti.

2. Korlátozások nélküli hálózati licenc, a megvásárolt verzió és licenc örökkévaló használatának lehetősége.

3. Lehetőség a szoftverfrissítések ingyenes letöltésére 1 évig.

5. A megvásárolt programot üzleti tevékenységei során használhatja.

A program előnyei

Rugalmas adatbázis-struktúra
Létrehozhat új táblákat és azokon belüli mezőket (tárolt és kiszámított), legördülő listákat definiálhat, altáblázatokat rendelhet hozzá, nézetek és jelentések hozhatók létre, és még sok más. A rendszer speciális ismeretek nélkül bármilyen tantárgyhoz illeszthető.

Irodai dokumentumok generálása az adatbázisból származó adatokkal sablonok segítségével
Word és Excel formátumú dokumentumsablonokat készíthet statikus szöveggel, képekkel, valamint könyvjelzőkkel, amelyekbe a dokumentum generálásakor az adatbázis aktuális adatai kerülnek beillesztésre.

Képek tárolása adatbázisban és hivatkozások különböző formátumú dokumentumokhoz
Minden táblabejegyzés összekapcsolható magában az adatbázisban tárolt képekkel, valamint valahol egy fájlszerveren tárolt fájlokhoz mutató hivatkozásokkal, miközben minden szükséges információ az adatbázisban található majd a dokumentumok egyszerű keresése, szűrése és osztályozása érdekében.

Kényelmes és nagymértékben testreszabható felhasználói felület
Rekordokat rendezhet, szűrhet, kereshet bármilyen mező alapján, módosíthatja a mezők sorrendjét és szélességét, a sorok magasságát, beállíthat színszabályokat a sorokhoz és cellákhoz, képleteket az összegek kiszámításához, valamint fát építhet adott mezők alapján. Bejegyzéseket közvetlenül a táblázatba (Excel stílusban) vagy külön űrlapon keresztül is megtehet, amely rugalmasan testreszabható.

Szűrők, rendezés, számított mezők, nézetek
Maximális rugalmas adatszűrési feltételek, sok előre beállított érték ("kezdődik", "tartalmazza", "ma", "tegnap"...). Különféle szűrőkészletek menthetők fájlba újrafelhasználás céljából. Képletek beállításának lehetősége a számított mezőkhöz (beleértve az SQL-kifejezéseket is), és olyan táblázatnézeteket hozhat létre, amelyek különböző táblákból és számított mezőkből jelenítenek meg mezőket.

Jelentések és emlékeztetők készítése és beállítása különféle állapotokhoz
Beállíthat emlékeztető szabályokat, amelyek szerint egy emlékeztető űrlap jelenik meg egy adott felhasználó számára.

Hálózati és többjátékos mód
Többfelhasználós mód használatakor a hozzáférési jogok rugalmasan konfigurálhatók minden felhasználó számára a következő paraméterek szerint: a menüelemek, fő fülek, táblázatok, mezők és rekordok láthatósága és elérhetősége megtekintésre és szerkesztésre.

Adatok importálása és exportálása
Táblázatos adatok importálása Excel és Access fájlokból támogatott. Exportálás lehetséges Word, Excel, HTML formátumban.

Szabványos DBMS Microsoft Access vagy Microsoft SQL Server
Nincsenek "fekete dobozok". Van egy szabványos adattárolási formátumunk - MS Access vagy kliens-szerver MS SQL Server. Mindkét DBMS rendkívül megbízható, elismert szabványok, és kategóriájukban vezető szerepet töltenek be. Ez előnyöket biztosít a zárt formátumokkal szemben: adminisztrálható, finomítható, optimalizálható, integrálható más rendszerekkel... A programban egyéni gombokat is felvehet, kiválasztásakor a szükséges műveletek végrehajtásra kerülnek (például egyesek közvetlenül a adatbázis, harmadik féltől származó alkalmazások indítása stb.).