Excel faila paraugs uzdevuma izpildes uzraudzībai. Mēs veidojam projektu izmaiņu kontroles veidlapas programmā Excel
Izmaiņu kontrole - organizējot to, mums ir jāizveido veidlapas un atskaites rīki, kas nepieciešami šī procesa vadīšanai. Sāksim ar izmaiņu pieprasījuma veidlapu.
Mainīšanas pieprasījuma veidlapa
Pirmkārt, mēs izveidosim izmaiņu pieprasījuma veidlapu. Šeit sākas izmaiņu kontroles process. Kā minēts iepriekš, izmaiņu pieprasījumi vienmēr jāiesniedz rakstiski, un īpaša veidlapa piešķirs šim noteikumam vēl lielāku nozīmi projektā ieinteresēto personu acīs. Attēlā 1. attēlā parādīts izmaiņu pieprasījuma veidlapas veidnes piemērs.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka šīs veidlapas galvenē esam pievienojuši rindiņu izsekošanas numuram (rindiņai Izsekošanas numurs). Tāpat kā daudziem citiem objektiem, kuriem piešķīrām unikālus numurus, lai tos būtu vieglāk izsekot, mums ir jādara tas pats izmaiņu pieprasījumiem. Kad šādu pieprasījumu saraksts pieaugs līdz iespaidīgam izmēram, šie unikālie identifikācijas numuri arī palīdzēs mums izsekot pieprasījumiem un sastādīt pārskatus par katru no tiem.
Izmaiņu pieprasījuma iesniedzējam ir jānorāda datums (rindiņa Datums), uzvārds (rindiņa Pieprasītājs) un kontaktinformācija, kā arī pieprasīto izmaiņu apraksts (Izmaiņu rindiņa). Turklāt jāsniedz īss izmaiņu pamatojums. Šo informāciju izmantos izmaiņu kontroles padome, lemjot, vai apstiprināt vai noraidīt pieprasītās izmaiņas. Pamatojumā ir arī jāuzsver ieguvumi, kas var būt projekta galaproduktam vai organizācijai kopumā, ja tiek veiktas šādas izmaiņas.
Ir svarīgi dokumentēt (rindā Ietekme, ja izmaiņas netiek veiktas) iespējamās sekas projektam, ja pieprasītās izmaiņas netiks veiktas. Šeit varat pievērst uzmanību tādiem jautājumiem kā zaudētā peļņa, grūtības veikt turpmākus uzlabojumus un klientu apmierinātība. Jebkuri alternatīvie risinājumi (rindiņa Alternatīvi risinājumi), kas var būt zināmi personai, kas iesniedz pieprasījumu, ir jāieraksta šīs veidlapas sadaļas pēdējā rindā.
Nākamo sadaļu aizpilda projekta vadītājs. Šeit jums jādokumentē iespējamās ieviešanas sekas šīs izmaiņas, īpašu uzmanību pievēršot trim ierobežojumiem: izmaksām, grafikam, projekta mērogam. Jums arī jāpamato iemesli, kāpēc izmaiņas būtu (vai nevajadzētu) veikt.
Pēdējā sadaļa jāaizpilda arī projekta vadītājam. Šeit jānorāda izmaiņu kontroles padomes sēdes datums, galīgais lēmums par pieprasītajām izmaiņām un sapulces dalībnieku vārdi vai personas, kas pieņēma galīgo lēmumu.
Izmaiņu pieprasījumu žurnāls
Kad sāks saņemt izmaiņu pieprasījumus, jums būs jāizmanto kāds veids, kā šos pieprasījumus izsekot. Vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir izmantot Excel izklājlapu. Mēs jau esam runājuši par Excel tabulām, un tagad mēs īsumā atcerēsimies tikai to, kas ir nepieciešams Šis brīdis, bet ja vajag vairāk Detalizēta informācija, varat atgriezties pie sniegtā materiāla. Attēlā 2. attēlā parādīts mūsu izmaiņu kontroles žurnāls.
Lai izveidotu šādu tabulu, atlasiet šūnu diapazonu A6-H12. Grupā Stili(Stili) cilnē Sākums noklikšķiniet uz ikonas Formatēt kā tabulu(Formatēt kā tabulu). Pēc tam parādītajā izvēlnē atlasiet atbilstošo tabulas formātu. Jūsu darbību rezultātā ekrānā parādīsies dialoglodziņš Formatēt kā tabulu(Tabulas formatēšana), kas parādīts attēlā. 3. Atsevišķs tekstlodziņš šajā logā norāda tabulā iekļauto šūnu diapazonu. Neaizmirstiet atzīmēt izvēles rūtiņu Manai tabulai ir galvenes(Tabula ar galvenēm) (jo šajā piemērā atlasīto šūnu diapazonā esam iekļāvuši galvenes rindu, t.i., 6. rindu), pretējā gadījumā Excel automātiski pievienos galvenes rindu.
Kā jūs, iespējams, pamanījāt, izmaiņu kontroles žurnālā ir iekļauti lauki, kas atrodas izmaiņu pieprasījuma veidlapā. Pateicoties izklājlapai, mēs varam kārtot pēc jebkuriem tabulā ietvertajiem datiem. Piemēram, varat kārtot pieprasījumus pēc par šiem pieprasījumiem pieņemtā lēmuma veida (apstiprināt, noraidīt, atcelt vai atlikt).
Ailē E esam pievienojuši jauna veida informāciju: Smagums, kas ir skaitliska vērtība, kas atspoguļo iespējamās sekas, ja projektā netiks veiktas pieprasītās izmaiņas. Šāda veida informācija var nebūt nepieciešama visiem izmaiņu pieprasījumiem. Bet, ja norādāt smaguma pakāpi projektiem, kas ietver kāda produkta vai rezultāta iegūšanu (piemēram, jaunu datorprogramma), - tad pieprasīto izmaiņu neieviešanas iespējamās sekas būs diezgan viegli novērtēt. Smaguma pakāpi novērtē piecu ballu skalā. Tas varētu izskatīties apmēram šādi:
- 1 = kritiskas sekas; projekts var beigties (vai jau ir beidzies) neveiksmīgi; darbs pie projekta ir jāpārtrauc
- 2 = nopietnas sekas; projekts var beigties neveiksmīgi; darbs pie projekta ir jāpārtrauc
- 3 = mērenas sekas; projekts var beigties neveiksmīgi; darbs pie projekta var turpināties
- 4 = nelielas sekas; projekta neveiksme ir maz ticama; darbs pie projekta var turpināties
- 5 = minimālas sekas vai to nav; pieprasītajām izmaiņām ir jāuzlabo projekta galaprodukta veiktspēja
Smaguma pakāpe jānorāda projekta vadītājam. Dažādu pakāpju definīcijas un apraksti jādokumentē projekta sākumā (ja tos vēl nav noteicis projekta vadības birojs). Iesaistiet izmaiņu kontroles padomes locekļus un/vai tiešos projekta īstenotājus, rakstot aprakstus par iespējamām sekām, ja pieprasītās izmaiņas netiks veiktas.
Tabulas pārvēršana diapazonā
Varbūt jums ir jāizdzēš visi tabulas dati, atstājot tabulu neskartu? Apskatiet att. 4, kurā parādīts Grant St projekta izmaiņu kontroles žurnāla piemērs. Kustēties.
Iespējams, Park St. biroja direktors. bija pārāk aizrāvies, uzskatot, ka varētu mainīt biroja pārvietošanas datumu uz jaunu ēku Grant St., taču viņš tomēr izdarīja šādu mēģinājumu, kas tomēr tika atcelts. Taču mēs esam nedaudz novirzījušies no galvenās mūsu diskusijas tēmas.
Pieņemsim, ka kāds nejauši ievadīja savu informāciju mūsu izmaiņu kontroles žurnāla veidnē un saglabāja to kopā ar sava projekta datiem tabulā. Tagad mums ir jānoņem šie dati no tabulas. Atlasiet šūnas, kurās ir dzēšamie dati (šajā gadījumā šūnas diapazonā no A7 līdz 118). Noklikšķiniet uz atlases ar peles labo pogu un parādās konteksta izvēlne(5. att.) atlasiet komandu Notīrīt saturu(Notīrīt saturu) - atbilstošie dati atlasītajās šūnās tiks nekavējoties iznīcināti. Ja nejauši notīrījāt tabulas saturu, nekavējoties atjaunojiet izdzēstos datus, nospiežot taustiņu kombināciju Ctrl+Z, kas atbilst komandas izpildei Atsaukt(Atcelt).
Tagad pieņemsim, ka jums vairs nav jāglabā dati tabulas formātā un vēlaties tos pārvērst parastā šūnu diapazonā. Lai to izdarītu, ir jāatlasa visas tabulas šūnas, ieskaitot galveni. Mūsu gadījumā mums vajadzētu atlasīt šūnas diapazonā no A6 līdz H12. Pēc tam, tāpat kā iepriekšējā gadījumā, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlases un parādītajā konteksta izvēlnē (6. att.) atlasiet komandu Tabula → Konvertēt uz diapazonu(Tabula → Konvertēt uz diapazonu).
Automatizētā vadības sistēma ļauj ērti apskatīt visus uzdevumus ne tikai pēc termiņa, bet arī pēc izpildītāja un tādējādi redzēt katra ielādi, un nodrošināt neizpildīto dokumentu sarakstus ar beigu termiņu, kurus izpildītājs vēl nav ņēmis vērā . Programma ļauj diferencēt piekļuves tiesības, sagatavot nepieciešamās atskaites vadībai...
Konfigurāciju viegli un ātri konfigurē lietotājs.
Programma ietver šādus pārskatus:
- Uzdevumu saraksts, kas jāveic noteiktā datumā
- Apliecība par disciplīnas izpildi
- Uzdevumi, kas izpildīti, pārkāpjot termiņus
- Uzdevumi tiek kontrolēti
Programma Automated Task Execution Control nodrošina lietotājiem šādas iespējas:
Vadītājiem:
. izveidot (reģistrēt) jaunas uzdevumu kartes;
. uzraudzīt visu izpildītāju pašreizējo uzdevumu kopsavilkuma statusu un izpildes disciplīnu statistiku;
. kontrolēt konkrētu uzdevumu gaitu kādam no izpildītājiem, ņemot vērā izpildes termiņu pārcelšanu;
. uzdevuma izpildes laikā veic teksta informācijas apmaiņu ar izpildītājiem;
. fiksēt izpildes faktu (“aizvērt” uzdevumus);
. meklēt uzdevumus, izmantojot dažādus kritērijus;
. apskatīt slēgto uzdevumu arhīvu;
. drukāt, eksportēt uz MS Word un MS Excel atsevišķs uzdevums;
. drukāt, eksportēt uz MS Word un MS Excel saraksti uzdevumi pēc dažādiem kritērijiem;
. atskaišu ģenerēšana par uzdevumu izpildi un izpildes disciplīnu.
Izpildītāji:
. saņemt jaunus uzdevumus no vadības;
. kontrolēt savu pašreizējo uzdevumu kopsavilkuma statusu;
. uzdevumu izpildes laikā veic teksta informācijas apmaiņu ar vadību un līdzizpildītājiem;
. fiksēt uzdevuma izpildes faktu;
. meklēt savus uzdevumus, izmantojot dažādus kritērijus;
. apskatīt izpildīto uzdevumu arhīvu;
. automātiska nokavēto uzdevumu atzīmēšana;
. drukāt, eksportēt uz Word un Excel individuālu vai uzdevumu sarakstus atbilstoši dažādiem kritērijiem.
Informatīviem nolūkiem jūs varat, kam ir laika ierobežojums: 50 dienas, un tam nav funkcionālu ierobežojumu. Demonstrācijas perioda beigās jums būs jāiegādājas licence. Pēc apmaksas saņemat personīgo licences kods programmai pa e-pastu. Tas jāievada, startējot programmu dialoglodziņā "Aktivizācija", un tā kļūs par jūsu demonstrācijas versiju pilna versija bez laika un funkcionāliem ierobežojumiem licencētais kods nav ierobežots laikā.
Informācija pircējiem:
1. Iegādājoties kādu no piedāvātajām programmas licencēm, jūs varat instalēt licences kodu neierobežotā skaitā datoru (tīkla darbstacijās).
2. Tīkla licence bez ierobežojumiem, iespēja mūžīgi izmantot iegādāto versiju un licenci.
3. Iespēja lejupielādēt programmatūras atjauninājumus bez maksas 1 gadu.
5. Iegādāto programmu varat izmantot savā saimnieciskajā darbībā.
Elastīga datu bāzes struktūra
Varat izveidot jaunas tabulas un tajās esošos laukus (saglabātos un aprēķinātos), definēt nolaižamos sarakstus, piešķirt apakštabulas, izveidot skatus un atskaites un daudz ko citu. Sistēmu var pielāgot jebkurai priekšmeta jomai bez īpašām zināšanām.
Biroja dokumentu ģenerēšana ar datiem no datu bāzes, izmantojot veidnes
Jūs varat izveidot veidnes Word dokumenti, Excel formāti ar statisku tekstu, attēliem, kā arī grāmatzīmēm, kurās, ģenerējot dokumentu, tiks ievietoti aktuālie dati no datu bāzes.
Attēlu glabāšana datu bāzē un saites uz dažāda formāta dokumentiem
Katrs tabulas ieraksts var būt saistīts ar attēliem, kas glabājas pašā datu bāzē, kā arī saites uz failiem, kas glabājas kaut kur failu serverī, savukārt visa nepieciešamā informācija tiks izvietota datu bāzē, lai atvieglotu dokumentu meklēšanu, filtrēšanu un klasifikāciju.
Ērts un ļoti pielāgojams lietotāja interfeiss
Varat kārtot, filtrēt, meklēt ierakstus pēc jebkura lauka, mainīt lauku secību un platumu, rindu augstumu, iestatīt krāsu noteikumus rindām un šūnām, formulas kopsummas aprēķināšanai un veidot koku, pamatojoties uz dotajiem laukiem. Ierakstus var veikt vai nu tieši tabulā (Excel stilā), vai arī izmantojot atsevišķu veidlapu, kas ir elastīgi pielāgojama.
Filtri, šķirošana, aprēķinātie lauki, skati
Maksimāli elastīgi datu filtrēšanas nosacījumi, daudzas iepriekš iestatītas vērtības ("sākas ar", "satur", "šodien", "vakar"...). Dažādas filtru kopas var saglabāt failos atkārtotai izmantošanai. Iespēja iestatīt formulas aprēķinātajiem laukiem (tostarp SQL izteiksmēm) un veidot tabulu skatus, kas parāda laukus no dažādām tabulām un aprēķinātajiem laukiem.
Atskaišu un atgādinājumu izveide un iestatīšana dažādiem apstākļiem
Varat iestatīt atgādinājuma noteikumus, saskaņā ar kuriem konkrētam lietotājam tiks parādīta atgādinājuma veidlapa.
Tīkla un vairāku spēlētāju režīms
Izmantojot vairāku lietotāju režīmu, piekļuves tiesības tiek elastīgi konfigurētas katram lietotājam atbilstoši šādiem parametriem: izvēlnes vienumu, galveno cilņu, tabulu, lauku un ierakstu redzamība un pieejamība apskatei un rediģēšanai.
Datu importēšana un eksportēšana
Tiek atbalstīts tabulu datu imports no Excel un Access failiem. Eksportēšana ir iespējama programmā Word, Excel, HTML.
Standarta Microsoft DBVS Access vai Microsoft SQL serveris
Nav "melno kastu". Mums ir standarta datu uzglabāšanas formāts - MS Access vai klientserveris MS SQL Server. Abas šīs DBVS ir ļoti uzticamas, ir atzīti standarti un ir līderi savā klasē. Tas sniedz priekšrocības salīdzinājumā ar slēgtajiem formātiem: iespēja administrēt, precizēt, optimizēt, integrēt ar citām sistēmām... Programmā var pievienot pielāgotas pogas, kuras, izvēloties, tiks izpildītas nepieciešamās darbības(piemēram, daži strādā tieši ar datu bāzi, palaižot trešo pušu lietojumprogrammas utt.).
Kā zināms, asistenta vai personīgā asistenta (neatkarīgi no tā, kā šis amats tiek saukts darba grāmatā) funkcionalitāte dažādos uzņēmumos atšķiras atkarībā no organizācijas specifikas un lieluma, uzņēmumā pieņemtās korporatīvās kultūras un personības. no vadītāja. Tomēr ir pienākumi, bez kuriem ikviens personīgais asistents vienkārši nevar iztikt neatkarīgi no viņa darba vietas. Starp tiem ir kontrole pār pasūtījumu izpildi.
Daudzās organizācijās problēma ir pasūtījumu nepildīšana un kontroles trūkums pār to savlaicīgu izpildi, t.s. " sašaurinājums"(no angļu valodas) sašaurinājums- sašaurinājums), t.i. nopietns šķērslis, kas ievērojami palēnina uzņēmuma biznesa procesus. Šeit tiešām daudz kas ir atkarīgs no asistenta! Tomēr ne viss ir tik acīmredzams, kā šķiet no pirmā acu uzmetiena. Bieži sastopamies ar situācijām, kad neaizvietojams palīgs pēkšņi saslimst vai dodas atvaļinājumā vai uz reiz aizbrauc komandējumā, un viņa prombūtnes laikā... darbs apstājies, pasūtījumi netiek fiksēti, termiņi nokavēti, atbildīgie nav zināmi. Parasti tas runā ne tik daudz par darbinieka neaizstājamību, bet gan par sistēmas neesamību. Tātad asistenta uzdevums ir izveidot sistēmu pasūtījumu izpildes uzraudzībai. Un sistēma, kā mēs zinām, lielākoties spēj patstāvīgi uzturēt savu veiktspēju. Un jūs viens ar to nevarēsit tikt galā! Bet risināsim visu kārtībā.
Kontrole un to veidi
Zilonis, kā saka, jāēd pa daļām. Un ir vērts sākt ar terminoloģiju.
Kontrole- tas ir plāna salīdzinājums ar faktisko lietu stāvokli. Kontrole atklāj pat nelielas novirzes no plānotajiem cilvēku rezultātiem un darbībām un ļauj mainīt situāciju.
Izšķir šādus kontroles veidus:
1. Iepriekšēja. To veic vadītājs pirms faktiskā darba uzsākšanas ar uzdevumu. Iepriekšēja kontrole tiek izmantota, ņemot vērā cilvēku, materiālos un finanšu resursus, t.i., pirms darba pasūtījuma došanas vadītājam ir jāpārliecinās, vai izpildītājam ir resursi tā veikšanai.
2. Konceptuāls (ienākošais). Izmanto, lai precizētu:
Vai izpildītājs zina, ka viņam ir uzdevums;
Kā cilvēks, kurš to atrisinās, saprata problēmu?
Kā tieši viņš to darīs?
Šāda veida kontroli veic vadītāja palīgs un uzreiz pēc pasūtījuma iestatīšanas. Mērķis ir pārbaudīt izpildītāja izpratni par pasūtījuma būtību un tā izpildes savlaicīgumu. Šajā posmā asistenta uzdevums ir pievērst izpildītāja uzmanību uzdevuma pieejamībai, uzdevuma izpildes laikam un prioritātei, kā arī pārliecināties, vai uzdevums ir pieņemts darbam. Šajā gadījumā asistentam ir “jāizceļ” steidzami un svarīgi uzdevumi (atcerieties Eizenhauera matricu), piemēram, šādi: “Lūdzu, ņemiet vērā, ka šis uzdevums ir svarīgs un steidzams!” Šī īstajā laikā izrunātā maģiskā frāze palīdzēs izvairīties no daudziem pārpratumiem un nepiedodama laika zaudējuma – ir nepieņemami ļaut uzdevumu sakārtošanas procesam ritēt savu gaitu, jo izpildītāju viedoklis ne vienmēr sakrīt ar vadītāja viedoklis. Neaizmirstiet, ka tas, kas jums ir skaidrs, citiem cilvēkiem var nebūt tāds.
3. Strāva (starpposma, procesa vadība). Mērķis ir izvērtēt pašreizējo darbības procesu: kā notiek darbs, kas jau ir izdarīts, kādas grūtības radušās. Šāda veida kontroli asistents veic, kad darbi jau notiek, bet pasūtījuma izpildes termiņš vēl nav pienācis. Kontroles uzdevums ir operatīvi identificēt darba laikā radušās novirzes un informēt par tām vadītāju iespējamai korekcijai. noteikti parametri. Pašreizējā kontrole ir balstīta uz atsauksmes.
4. Fināls (fināls, rezultāta kontrole). To izmanto, lai novērtētu, vai mērķis ir sasniegts noteiktā datumā.
Faktiskos iegūtos rezultātus salīdzina ar iepriekš noteiktajiem. Neskatoties uz to, ka šajā posmā ir par vēlu traucēt darbu, šī kontrole ir nepieciešama. Tas parāda, kādus rezultātus ir sasnieguši izpildītāji, un atklāj izlaidumus un nepilnības viņu darbā. Palīdz gūt mācības nākotnei. Kā likums, šajā posmā vadītājs un asistents strādā kopā, jo Asistenta kvalifikācija var nebūt pietiekama, lai noteiktu uzdevuma pilnīgumu un pareizību.
Ko un kā kontrolēt
Atbildības sadalījums par kontroles nodrošināšanu galvenajās jomās ir atkarīgs no organizācijas lieluma:
|
Kontrolēt |
Uzņēmuma lielums |
Atbildīgskontroles nodrošināšanai |
|
Tiesību normas un prasības |
Līdz 100 cilvēkiem Līdz 500 cilvēkiem Vairāk nekā 500 cilvēku |
Organizācijas vadītājs Jurists, grāmatvede Juridiskais serviss, grāmatvedība Juridiskais dienests un jomu vadītāji |
|
Līdera pavēles |
Līdz 100 cilvēkiem Līdz 500 cilvēkiem Vairāk nekā 500 cilvēku |
Organizācijas vadītājs Galvenais sekretārs Vadītāja palīgs Asistents un jomu vadītāji |
|
Vietējo normatīvo dokumentu prasības |
Līdz 100 cilvēkiem Līdz 500 cilvēkiem Vairāk nekā 500 cilvēku |
Organizācijas vadītājs Galvenais sekretārs Vadītāja palīgs Nodarbību vadītāji |
|
Individuāli vadītāja rīkojumi |
Līdz 500 cilvēkiem Vairāk nekā 500 cilvēku |
Organizācijas vadītājs Galvenais sekretārs Vadītāja palīgs |
|
Instrukcijas saņemtas no korporatīvā centra |
Līdz 1500 cilvēkiem Līdz 2500 cilvēkiem Vairāk nekā 2500 cilvēku |
Vadītāja palīgs Vadītāja palīgs un sekretariāts Lietu pārvaldība |
“Kontrole” un “uzraudzība” ir dažādas lietas!
Lai beidzot saprastu, kas ir kas, ir vērts pievērst uzmanību citam terminam, kas bieži sastopams mūsdienu vadībā - “uzraudzība”. Bieži vien literatūrā jēdzieni “kontrole” un “uzraudzība” tiek lietoti kā identiski, taču tās ir principiāli atšķirīgas lietas! Lai piemērotu sistemātisku pieeju rīkojumu izpildes vadīšanai, šī atšķirība ir jāsaprot. Ja uzraudzību- tā ir objekta parametru uzraudzība ar datu ierakstīšanu un saglabāšanu kontrole- tas ir obligāts novērojums ietekme uz objektu ja parametru vērtības pārsniedz pieļaujamās robežas. Attiecībā uz uzdevumiem tas nozīmē, ka asistentam jābūt uzraudzības instrumentam, t.i. uztur noteiktu datu bāzi, kurā fiksē norādījumus, termiņus, atbildīgās personas un izpildes statusu (pabeigts/nepabeigts). Taču, lai izveidotu efektīvu kontroles sistēmu, nepietiek tikai ar statistikas glabāšanu – kontrole nozīmē aktīvu situācijas pārvaldību, pielāgošanos un ietekmēšanu, t.i. mērķtiecīga apzināta ietekme, lai sasniegtu pozitīvu dinamiku izpildīšanas disciplīnā.
Kā nodrošināt pasūtījumu izpildi?
Lai pasūtījumi tiktu izpildīti, ir nepieciešama integrēta pieeja šīs problēmas risināšanai. Pasūtījumu izpildes kontroles sistēma darbosies saskaņā ar šādiem principiem:
1) Augsta prioritāte no vadības puses. Vadītājam jāpierāda, ka viņam un uzņēmumam ir svarīga stingra viņa norādījumu ievērošana.
2) Kopīga diskusija par pieejām problēmas risināšanai. Lai ņemtu vērā visus riskus un izskatītu jautājumu vispusīgi, diskusijā nepieciešams iesaistīt visus procesa dalībniekus - gan vadītāju, kas dod norādījumus, gan tos uzraugošo palīgu, gan vadītājus, kuri būs tieši atbildīgi par izpildi. Līgumiem pirmām kārtām būtu jāattiecas uz informācijas iegūšanas metodēm par norādījumiem un termiņiem, izpildes ziņojuma formātu, pārcelšanas kārtību, pieejām atalgojumam vai sodam norādījumu nepildīšanas gadījumā. Tāpat vadītājam jāinformē padotie par asistenta pilnvarām attiecībā uz pasūtījumu izpildes uzraudzību (ja esat jauns cilvēks komandā un vēl neesat nopelnījis pilnvaras, jautājiet par to savam vadītājam).
3) Visu uzņēmuma darbinieku informēšana par pasūtījumu izpildes uzraudzības sistēmas ieviešanu. Nepieciešams nodrošināt pieeju caurskatāmību, t.i. noteikumi ir jāformalizē uzņēmuma vietējā normatīvajā dokumentā.
4) Konsekvence un regularitāte. Vadības disciplīna palielināsies, ja darbinieki būs pārliecināti, ka katrs uzdevums ir reģistrēts, ka katrs uzdevums ir jāatskaitās, ka neviens no tiem netiks palaists garām vai aizmirsts un ka vadības norādījumu nepildīšana neizbēgami tiks sodīta. (Nekavējoties ir vērts paredzēt informēšanas kārtību, jo norādījumi var būt a priori nepraktiski vai tiem var būt pārliecinoši iemesli to neievērošanai laikā. Katrs šāds gadījums ir jāizskata individuāli.)
Izskatās pēc uzdevuma, jūs sakāt. Daļēji tā ir taisnība. Kāda ir asistenta loma? Asistents ir tieši tas pats uzņēmuma darbinieks, kuram ir jāinformē vadītājs, ka problēma pastāv, ka tā rada īpašus riskus, ka tu centies turēt “pirkstu uz pulsa” (un līdz šim tas lielā mērā izdodas, pateicoties personiskās īpašības), taču sistēmas trūkums agrāk vai vēlāk par sevi darīs zināmu, un tas jūs satrauc.
Galvenais ir neaizmirst pateikt, ka jums ir konkrēts priekšlikums, kā organizēt kontroles sistēmu (t.i., tai nav jābūt tikai uz sudraba paplātes pasniegtai problēmai, bet gan problēmai un tās risināšanas iespējām).
Pat ja esat jauns uzņēmuma darbinieks, jums nevajadzētu baidīties vērsties pie sava vadītāja ar šādu priekšlikumu. Ja līdz šim jūsu uzņēmumā nekas liktenīgs nav noticis kāda neizpildīta/nokavēta/neuzskaitīta pasūtījuma dēļ, vadītājs tik un tā nepievērs ausis par tavu priekšlikumu. Visā uzņēmumā, iespējams, nav neviena cilvēka, kurš būtu vairāk ieinteresēts šīs problēmas risināšanā.
Efektīvas komunikācijas nozīme
Pieņemsim, ka jūsu priekšlikums ir pieņemts: vadītājs izklāstīja uzdevuma svarīgumu, paziņoja par jūsu lomu šajā procesā, apstiprināja vietējo normatīvais dokuments regulējot procesu, tiek informēti visi uzņēmuma darbinieki. Ko tālāk? Publicētais dokuments riskē palikt bez dvēseles papīra, ja jūs šajā posmā padodaties. Kā panākt, lai tas viss darbotos?
Atbilde galvenokārt slēpjas asistenta efektīvajās komunikācijas prasmēs. Jā, šī ir tā pati frāze, ko mēs tik bieži redzam administratīvo amatu CV. Asistentam šādas prasmes ir ļoti svarīgas. Šaurā nozīmē attiecībā uz pasūtījumu izpildes uzraudzību efektīva komunikācija ir veids, kā ātri bez kropļojumiem pārraidīt informāciju un saņemt atgriezenisko saiti par pareizu “ziņojuma” izpratni.
Efektīva komunikācija tiek veidota:
Efektīvi vai neefektīvi?
Neefektīva komunikācija ir strīds ar citiem, kuru mērķis ir aizsargāt savus mērķus un plānus. Tas nozīmē uzvarētāju un zaudētāju klātbūtni. Šis "saziņas" stils ir kategorisks: ir "pareizais" un "nepareizais", "uzvara" un "sakāve", "labs" un "slikts", neņemot vērā starpstāvokļus. Ir tikai viens pareizais viedoklis, tāpēc mēs varam atstāt novārtā to cilvēku uzskatus un pieredzi, kuri var bagātināt mūsu zināšanas par pasauli un veidot holistisku ainu. Tā vietā mēs pastāvīgi aizstāvam savus šauros uzskatus. Pauze konfliktā tiek uzskatīta par veiksmīgu, kad aizstāvis uz laiku atkāpjas. Galu galā domstarpības izraisa pretestību, komandas efektivitātes zudumu un pat sabotāžu, līdz dominē spēku un cieņas līdzsvars.
Savukārt efektīvas komunikācijas mērķis ir izprast citu cilvēku uzskatus, jūtas un viedokļus. Kad abas puses klausās viena otrā, abas gūst labumu. Savstarpēja sapratne un cieņa kļūst par sadarbības, savstarpējās atkarības un lojalitātes pamatu. Panākumi tiks gūti, ja katra puse teiks: “Jā, tieši to es arī domāju. Vai tu mani saproti".
Efektīva komunikācija neapšaubāmi ir nepieciešama veiksmīgai organizācijas mērķu īstenošanai. Izkropļoti, nepareizi interpretēti ziņojumi bieži izraisa sakāves lieliem uzņēmumiem, armijām un valstīm.
Efektīvas komunikācijas prasmes ļauj līdzāspastāvēt pretstatiem — izcilu spēju izprast citu viedokli un rast kompromisu. Kāpēc strīdēties par to, kuram ir taisnība un kuram nav? Efektīvas komunikācijas mērķis ir izveidot un uzturēt abpusēji izdevīgas un līdz ar to arī ilgstošas darba attiecības.
Attiecībā uz pasūtījumu izpildes uzraudzību asistentam ir jāparāda efektīvas komunikācijas prasmes visos “ceļojuma” norādījumu posmos:
1) Mijiedarbība ar vadītāju, uzstādot norādījumus. Asistenta uzdevums ir pareizi ierakstīt uzdevumu, cenšoties ievērot noteiktu mērķu noteikšanas shēmu, piemēram, SMART. Tas ļaus padotajiem saprast, kas no viņiem tiek prasīts. Rīkojuma formulējumam jābūt skaidram, mutiskā formā (atbildiet uz jautājumu: ko darīt?), rīkojumā ir jābūt noteiktam termiņam, un katram pasūtījumam jānorāda atbildīgais izpildītājs.
Pēc tam, kad pasūtījums ir pareizi ierakstīts, asistentam ir jāpārliecinās, ka nav neprecizitātes un jānodrošina pēdējā versija protokolu vai instrukciju reģistru vadītājam apstiprināšanai, vai mutiski jautāt: “Vai es jūs pareizi sapratu? Ivanovs I.I. jāizstrādā un jāiesniedz apstiprināšanai projekta īstenošanas grafiks līdz 2015.gada 11.maijam?”
Kas notikaGUDRS?
GUDRS ir mnemonisks akronīms, ko izmanto vadībā un projektu vadībā, lai definētu mērķus un izvirzītu mērķus.
Mērķim vai uzdevumam, kas izveidots saskaņā ar SMART kritērijiem, ir šādas īpašības:
.
S- konkrēts (specifisks) - skaidrs, precīzs, skaidri aprakstīts;
.
M- izmērāms (izmērāms) - ar noteiktiem iznākuma rādītājiem, pēc kuriem var saprast, ka mērķis ir sasniegts. Tie var būt gan kvantitatīvi, gan kvalitatīvi. Bez šiem kritērijiem ir gandrīz neiespējami novērtēt uzdevuma izpildi;
.
A- sasniedzams (sasniedzams) - reāls, bet prasa zināmu piepūli, kas kalpo kā papildus motivējošs faktors;
.
R- atbilstošs (atbilstošs) - sakrīt ar plašākiem nodaļas vai organizācijas mērķiem;
.
T- ierobežots laikā (ierobežots laikā) - jānosaka mērķa sasniegšanas termiņi.
2) Mijiedarbība ar izpildītājiem, pārvedot pasūtījumus uz darbu. Galvenais uzdevums šajā posmā ir pārliecināties, ka darbuzņēmējs ir informēts par uzdevumu un pieņēmis to darbam. Ja organizācija ir maza, tad asistents vai sekretāre sazinās tieši ar izpildītājiem caur E-pasts vai pa telefonu. Lielās organizācijās šādu mijiedarbību ir grūti veikt, tāpēc palīgs nodod rīkojumu un tieši sazinās ar organizācijas vadītāju vietniekiem, un, pārsūtot pasūtījumus, tiek piemērots kaskādes princips, piemēram: EEnodaļas direktorsEdepartamenta direktorsEtiešais izpildītājs.
3) Informācija par pasūtījuma izpildi tiek pārsūtīta pa apgrieztu maršrutu: Izpilddirektors/asistentsBĢenerāldirektora vietnieksBnodaļas direktorsBdepartamenta direktorsBtiešais izpildītājs.
Asistents pilda starpnieka lomu informācijas pārsūtīšanā par pasūtījumu. Tajā pašā laikā, lai samazinātu datu pārsūtīšanas laiku asistentam, ieteicams nodrošināt izmantošanu informācijas resurss, kas ļauj ievietot kopsavilkuma informāciju par pasūtījumiem vispārēja piekļuve, piemēram, uz organizācijas iekšējo korporatīvo portālu, kur jebkurš darbinieks var ātri redzēt, kādi uzdevumi viņam ir, un nosūtīt komentārus asistentam.
4) Veicot starpposma kontroli, ir jāprecizē līgumslēdzēja prognoze: vai tas tiek ievērots noteiktajā termiņā vai izpildes laikā atklājies, ka darbu apjoms ir lielāks nekā iepriekš paredzēts, vai arī izpildītāja resursi ir nepietiekami un nepieciešama citu struktūrvienību darbinieku piesaiste, jo uzdevums izrādījās starpfunkcionāls. Asistentam ir jāveido nepārtraukts konstruktīvs dialogs ar atbildīgo vadītāju/izpildītāju, lai iegūtu operatīvu un ticamu informāciju par izpildes gaitu, un, ja rodas nopietnas problēmas, par to jāinformē vadītājs, kamēr kaut kas vēl ir labojams. Tajā pašā laikā nevajadzētu iet pārāk tālu un kļūt uzmācīgam, traucējot izpildītājam un novērst viņa uzmanību par sīkumiem. Visiem procesa dalībniekiem ir skaidri jāsaprot, ka viņiem ir kopīgi mērķi un jāciena viens otra darbs. Lai to izdarītu, jums jāvienojas par pieņemamu saziņas formātu.
5) Saņemot informāciju par pasūtījuma izpildi, palīgs kopā ar vadītāju izvērtē iesniegto datu pilnīgumu un pieņem lēmumu par pasūtījuma pieņemšanu vai atdošanu pārskatīšanai. Asistentam par pieņemto lēmumu jāpaziņo izpildītājam.
6) Veidojot analītiskos pārskatus. Stingra uzskaite nozīmē regulāru pārskatu sniegšanu un analīzi, kuras pamatā ir statistikas dati. Noteiktā biežumā, piemēram, reizi mēnesī, asistentam jāanalizē uzkrātie statistikas dati par uzdevumiem un jāģenerē atskaite par izpildes disciplīnu (1. att.). Šādā pārskatā var būt informācija par to, cik norādījumu bija, cik no tiem tika izpildīti laikā/novēloti/neizpildīti, kuri departamenti ir vadošie un kuri ir pretlīderi attiecībā uz vadītāja norādījumu savlaicīgu izpildi. Pārvaldnieks var rīkoties ar šo informāciju pēc saviem ieskatiem. Tomēr ir vēlams, lai pieeja apbalvošanai un sodīšanai būtu visiem paredzama un vienota.
Rīsi. 1
Parocīgi instrumenti asistenta arsenālā
Ir ļoti daudz šādu rīku, taču ir svarīgi ievērot galveno principu - visi pārvaldnieka norādījumi ir jārealizē un jāievada vienotā repozitorijā, kur iespējams regulāri uzraudzīt pasūtījumu izpildi atbilstoši to prioritātei.
Ideāls tehniskais izpildījums ir Microsoft Outlook , jo tas satur elastīgus iestatījumu mehānismus, tā sauktos. "lietotāju skatījumi". Papildus standarta skatiem “Pēc izpildītājiem”, “Pēc kategorijām”, “Pēc termiņiem” varat konfigurēt jebkurus citus - “Pēc rūpnīcām”, “Pēc komitejām”, “Tikai nokavētie uzdevumi, kuru izpildes termiņš beidzās no 5. Pirms 20 dienām” un utt. Kad skats ir konfigurēts, nākotnē tas kļūst pieejams ar vienu peles klikšķi. Sīkāk par to nekavēsimies, jo... Šim rīkam jau ir veltīta virkne rakstu.
Dažkārt līdzīga sistēma konfigurēts uz bāzes elektroniskās dokumentu vadības sistēmas, piemēram, Lotus Notes, Documentum vai Directum, kur galvenā informācija par pasūtījumu tiek ierakstīta reģistrācijas un kontroles kartē (RCC). Tomēr EDMS ir dārga programma, ko ne visas organizācijas var atļauties.
Viens no universālākajiem un pieejamākajiem pasūtījumu izpildes uzraudzības instrumentiem ir Microsoft Excel. Šo programmu var izmantot papildus esošajām programmām, ja strādājat liels uzņēmums un kā neatkarīgs rīks. Skaistums ir tāds, ka, pamatojoties uz šo tehnisko risinājumu, jūs varat izveidot vienotu pasūtījumu datu bāzi ar elastīgiem lauku un filtru iestatījumiem pēc saviem ieskatiem. Šādu konsolidētu instrukciju reģistru var padarīt publiski pieejamu, un katrs darbinieks var precizēt savu norādījumu formulējumu, termiņus un izsekot savu norādījumu statusam. Vispirms ir jākonfigurē ierobežotas tiesības rediģēt failu, lai izvairītos no nejaušas datu sabojāšanas vai dzēšanas.
Programmā MS Excel jūs varat ne tikai manuāli ievadīt norādījumus, piemēram, pārziņa mutisku rīkojumu gadījumā, bet arī lejupielādēt instrukcijas no EDMS (ja tie ir norādījumi no protokoliem vai norādījumi, kas nāk no ārpuses, piemēram, regulējošo iestāžu pieprasījumi vai valdības iestādēm vai korporatīvajam centram).
Iestatot laukus noteiktā veidā, kolonnā “Pasūtījuma izpildes statuss” var iestatīt krāsu kodējumu. Piemēram, pasūtījums, kas vēl nav saņemts, tiks automātiski norādīts zilā krāsā; laicīgi izpildīts pasūtījums ir zaļā krāsā (lai to izdarītu, datumiem laukos “Saistībā ar izpildi” un “Faktiskā izpilde” jāsakrīt); rīkojums, kuram ir beidzies izpildes termiņš un nav saņemts apstiprinājums par izpildes pārskata saņemšanu, automātiski tiks attēlots kā neizpildīts un atzīmēts ar sarkanu krāsu.
Pasūtījumu reģistra izveide iekšāJAUNKUNDZE Excel
Reģistra lauki tiek konfigurēti, ierakstot makro. Par tādiem laba skaņa Vislabāk ir piesaistīt IT speciālistu.
Ja nav IT speciālista un nav programmēšanas prasmju, varat izmantot citu vienkāršāku un pieejamāku metodi.
Varat pats pielāgot tabulas šūnas, izmantojot nosacījumformatēšanas funkcijas.
Lai konfigurētu šūnu aizpildīšanu, atlasiet šūnu tabulā, kurai mēs konfigurēsim formatējumu (mūsu gadījumā šī ir šūna G10 ), cilnē mājas - Nosacījuma formatēšana, piedāvātajā konteksta izvēlnē - Izveidojiet noteikumu(2. att.).
Rīsi. 3
Dialoglodziņa formulu joslā zem virsraksta ir jāiestata noteikums, kas tiks uzskatīts par patiesu (4. att.).
Rīsi. 4
Mūsu reģistrā būs nepieciešams secīgi konfigurēt četrus noteikumus vienai un tai pašai šūnai G10 un pēc tam “paplašināt” to darbību uz visu kolonnu G.
- Lai norādītu uz neizpildītu pasūtījumu, iestatiet 1. kārtulu. Dialoglodziņā Izveidojiet formatēšanas kārtulu izmantojot atslēgu Formāts izvēlieties aizpildījuma krāsu. Pirmais noteikums atbilst sarkanai krāsai.
Pēc tam formulas joslā ievadiet šādu kārtulas aprakstu: =IF(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (5. att.). Tas nozīmē, ka ar nosacījumu, ka šūnā F10 ir norādīts izpildes datums un tas jau ir beidzies, šūna automātiski kļūs sarkana.
Rīsi. 5
Nospiediet taustiņuOUZ.
- Lai norādītu pasūtījumu, kas tiek veikts, iestatiet 2. kārtulu. Mēs atkārtojam iepriekš aprakstīto darbību secību: atlasiet šūnu G10 , ejam uz Nosacījuma formatēšana, atlasiet Izveidojiet noteikumu Un Izmantojiet formulu, lai noteiktu, kuras šūnas formatēt.
Jau pazīstamajā dialoglodziņā Izveidojiet formatēšanas kārtulu izmantojot atslēgu Formāts izvēlieties citu aizpildījuma krāsu. Otrais noteikums atbildīs zilajai krāsai.
=IF(F10>0;F10>ŠODIEN();""). Tas nozīmē, ka, ja šūnā F10 ir norādīts termiņš un tas vēl nav pienācis, šūna automātiski tiek iekrāsota zilā krāsā.
Nospiediet taustiņu OUZ.
- Lai norādītu pasūtījumu, kas tika izpildīts laikā, mēs iestatījām 3. kārtulu. Atkal mēs atkārtojam iepriekš aprakstīto darbību secību, tikai šoreiz dialoglodziņā Izveidojiet formatēšanas kārtulu izmantojot atslēgu Formāts atlasiet zaļo aizpildījuma krāsu, lai norādītu, ka pasūtījums tika izpildīts stingri laikā vai pirms grafika.
Ievadiet kārtulas aprakstu formulas joslā: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Tas nozīmē, ka, ja šūnā F10 G10 norādīts faktiskās izpildes termiņš, kas sakrīt ar termiņu F10 vai pirms tā, šūna G10 automātiski kļūs zaļš.
Nospiediet taustiņu OUZ.
- Visbeidzot, lai norādītu pasūtījumu, kas izpildīts vēlāk par norādīto termiņu, mēs izveidojām 4. noteikumu. Dialoglodziņā Izveidojiet formatēšanas kārtulu izmantojot atslēgu Formāts atlasiet dzeltenu aizpildījuma krāsu, lai norādītu, ka pasūtījums tika pabeigts novēloti.
Formulas joslā ievadiet šādu noteikumu: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Tas nozīmē, ka, ja šūnā F10 ir norādīts izpildes datums, un šūnā G10 ir norādīts faktiskās izpildes datums, kas ir vēlāks par datumu F10 , tad šūna G10 automātiski kļūs dzeltens.
Reiz kamerā G10 visi četri noteikumi ir konfigurēti, mēs “izstiepjam” doto formulu pa visu kolonnu G un aizpildiet to ar faktiskajiem pasūtījumu izpildes datumiem. Šūnas tiks automātiski iekrāsotas norādītajā paletē.
Nākamais solis ir vizualizācijas iestatījumi, t.i. diagrammas vizuālākai priekšnesuma disciplīnas attēla uztverei.
Lai izveidotu diagrammu, mums ir nepieciešami kvantitatīvie dati, t.i. visu pasūtījumu skaits un katrs veids atsevišķi. Tāpēc būs nepieciešama starpposma korekcija. Kvantitatīvos datus varam attēlot leģendā, kur tie tiks automātiski ievadīti no mūsu tabulas (leģendu var novietot uz vienas lapas, piemēram, virs tabulas).
Lai apkopotu statistiku, jāaizpilda viena no tabulas šūnām, piemēram, blakus esošā šūna H10 , šādā veidā:
1. Atlasiet šūnu H10 , formulas joslas augšdaļā noklikšķiniet uz ikonas fx Ievietošanas funkcija, izvēlieties kategoriju " loģiski», « JA».
Formulu augšējā rindā mēs ierakstām šādu noteikumu: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (6. att.).
Rīsi. 6
Mēs pagarinām šūnā norādīto noteikumu H10 , uz leju pa visu kolonnu H(7. att.).
Rīsi. 7
Pēc tam kolonna H var paslēpt, atstājot redzamu tikai nepieciešamo reģistra informāciju.
- Leģendas iestatīšana. Lai iegūtu datus no kolonnas H nokļuva leģendā un tika tajā parādīti kvantitatīvā formā, leģendas šūnas jākonfigurē šādi:
1. Iestatiet kārtulu šūnai G3 : atlasiet šo šūnu, noklikšķiniet uz ikonas formulas joslā fx Ievietošanas funkcija, izvēlieties funkciju veidu " statistikas», « COUNTIF».
2. Pēc tam formulu joslā ierakstiet: = COUNTIF(H$10:H$19,F3)(8. att.).
Rīsi. 8
3. “Izstiepiet” formulu no šūnas G3 pirms tam G6 attiecīgi.
Varat arī pielāgot vizualizāciju un augšupielādēt datus par pasūtījumiem noteiktā laika periodā diagrammas veidā.
- ARdiagrammas izveidošana. Lai to izdarītu, dodieties uz cilni Ievietot un atlasiet diagrammu, piemēram, sektoru diagrammu, iepriekš atlasot tās diapazonu šūnas no G3 pirms tam G6 (9. att.).
Rīsi. 9
Ievietojam diagrammu un iekrāsojam tās segmentus mūsu izvēlētajās aizpildījuma krāsās, atlasot segmentu un ar peles labo pogu izsaucot atbilstošo kontekstizvēlni (tur viss ir intuitīvi). Mūsu reģistrs ir gatavs (10. att.).
Rīsi. 10
Un visbeidzot
Izveidot efektīvu pasūtījumu izpildes uzraudzības sistēmu ir diezgan sarežģīti – ir jāņem vērā daudzi dažādi aspekti un pazīmes, kas var būt unikāli dažādām organizācijām. Tas nav viegli, taču atcerieties, ka katrai mīklai ir risinājums. Kad es saskaros ar sarežģītu problēmu, kurai, no pirmā acu uzmetiena, nav risinājuma, es vienmēr atceros B. Verbera mīklu:
“Kā savienot šos deviņus punktus ar četrām līnijām, nepaceļot pildspalvu no papīra?
Bieži vien mēs nevaram atrast risinājumu, jo mūsu prāts ir ierobežots ar zīmējuma laukumu. Bet nekur nav teikts, ka jūs nevarat pārsniegt tās robežas.
Ir risinājums:
Morāle: lai saprastu sistēmu, jums... ir jāiziet no tās.
Ir daudzi veidi, kā organizēt efektīvu pasūtījumu izpildes uzraudzības sistēmu. Galvenais ir atrast tieši to, kas visorganiskāk iederēsies jūsu un jūsu uzņēmuma darbā, sajust mērenību it visā un nepārkāpt robežu, aiz kuras nāk maniakālā hiperkontrole.
M.A. Suchkova, Ryazan Oil Refining Company CJSC (NK-Rosneft OJSC meitasuzņēmums) ģenerāldirektora palīgs
2010. gada 26. februāris 15:19Aleksejs Afanasjevs, uzņēmuma InterTrust kvalitātes direktors
Daudzos Krievijas uzņēmumos, īpaši tajos, kas pēdējos gados piedzīvojuši strauju izaugsmi, ir novērojama viena un tā pati problēma: organizācijas amatpersonu nespēja nodrošināt kvalitatīvu un pareizu pasūtījumu izpildes kontroli. Parasti no šīs problēmas cieš jauni uzņēmumi, savukārt organizācijas, kurām joprojām ir padomju pagātne, kā arī pašvaldību, reģionālo un federālo iestāžu administrācijas diezgan efektīvi izmanto direktīvās vadības pieredzi, kas mūsu valstī bija īpaši populāra pirms perestroikas. . Šajā rakstā kā galvenais mērķis ir izvirzīta pieredzes nodošana instrukciju izpildes uzraudzības jomā no vadītājiem uz mūsdienu uzņēmumiem.
Gandrīz jebkura veida organizācijas vadības darbība ir saistīta ar tās vadības norādījumu izpildi, tāpēc ir svarīgi izveidot kontroli pār norādījumu izpildi. Pasūtījumi var:
● piestiprina rezolūciju veidā uz iekšējiem un ienākošajiem dokumentiem (piemēram, piezīmēm un vēstulēm);
● jāformulē koleģiālo institūciju (protokolos) un atsevišķu vadības institūciju administratīvajos dokumentos (rīkojumos un rīkojumos).
Attiecībā uz pilsoņu aicinājumiem mēs atzīmējam sekojošo. Formāli darba kārtība ar viņiem ir identiska ienākošās korespondences apstrādei, tomēr termiņus regulē spēkā esošie federālā līmeņa tiesību akti, kas jāņem vērā gan vadītājam, kurš nosaka termiņus, gan uzaicinātajam darbuzņēmējam. ievērot šos termiņus.
Daudzus dokumentus var kontrolēt to dzīves cikla laikā. Redzam gan zīmoga nospiedumu ar burtu “K”, gan ar sarkanu pildspalvu rakstītu vai nospieduma veidā izgatavotu vārdu “Kontrole” (skat. 1.piemēru). Šādu piezīmju mērķis ir viens - pievērst uzmanību nepieciešamībai kontrolēt dokumenta tekstā vai rezolūcijā par to sniegtos norādījumus (mūsu piemērā ienākošajā vēstulē ir rezolūcija ar norādījumiem no Ignatova Yu.S. , kas un kad ir jādara). Līdz izpildes pabeigšanai šādi dokumenti tiek glabāti atsevišķā mapē. Pabeidzot izpildi, par to tiek izdarīta atzīme uz dokumenta (1.piemērā labajā apakšējā stūrī 2009.10.07. izdarīta atzīme par līguma noslēgšanu un dokumenta ievietošanu lietā Nr. 08-24).
Uzdevuma iestatīšana izpildītājiem
Kurš formulē pasūtījumu? To dara visu līmeņu vadītāji. Vienkārši parasti tiek kontrolēta pirmās personas vai visas organizācijas augstākās vadības norādījumu izpilde, un ar to nodarbojas pirmsskolas izglītības iestādes dienests. Un zemāka ranga vadītāju - nodaļu vadītāju norādījumus, kā likums, izpilda to pašu nodaļu darbinieki, kas atbild par biroja darbu tajās.
Šķiet, ka rezolūcijas vai administratīvā dokumenta tekstā jau vajadzētu skaidri un nepārprotami formulēt:
● pats pasūtījums,
● termiņš,
● konkrēts izpildītājs.
Ja nav izpildīts kaut viens no šiem nosacījumiem (kas notiek), nepieciešams atsevišķs darbinieks, kurš var skaidri pārformulēt vadītāju prasības, un, ja nepieciešams, sadalīt tās mazākās, bet ar skaidri noteiktiem izpildītājiem.
Formulējot norādījumus, ieteicams ievērot šādus vienkāršus noteikumus: formulējumam jābūt īsam, kodolīgam, maksimāli novēršot interpretācijas neskaidrības, un ar skaidri definētu un izmērāmu rezultātu. Tas viss ļaus jums netērēt laiku papildu pasūtījuma precizējumiem. No otras puses, tas dod izpildītājam mērķi, bet rīkojuma autoram pārliecību, ka rezultāts no izpildītāja darbības tiks sagaidīts.
Tālāk ir sniegti neskaidru formulējumu un atbilstošo pareizo teksta struktūru piemēri:
Kad organizācija nosaka kontroli pār instrukciju izpildi, diezgan ātri dokumenti sāk mainīties: vispārīgu prasību vietā parādās īsas un pilnīgas instrukcijas ar konkrētu izpildītāju, termiņu un sagaidāmo rezultātu. Tas būtiski paaugstina uzņēmuma vadības efektivitāti, ko gandrīz uzreiz atzīmē gan tā vadība, gan īpašnieki.
Pasūtījuma izpildes termiņš
Pasūtījumu izpildes termiņus organizācijā parasti nosaka autors-pārzinis, kurš izveidojis pasūtījumu. Dažos gadījumos pasūtījumu izpildes termiņu var noteikt ar organizācijas vietējo aktu vai ārēju normatīvo dokumentu.
Šeit citēsim federālo izpildinstitūciju mijiedarbības paraugnoteikumus:
Dokumenta fragments
|
Apstiprinātie federālo izpildvaras iestāžu mijiedarbības paraugnoteikumi. Krievijas Federācijas valdības 2005. gada 19. janvāra dekrēts Nr. 30 ar grozījumiem 2008. gada 21. februārī Pasūtījums ir izpildāms tajā norādītajā termiņā. Ja par izpildes termiņu ir noteikts laika periods, par tā sākumu tiek uzskatīts rīkojuma parakstīšanas datums. Rīkojums, kurā ir norāde “steidzami”, tiek izpildīts 3 dienu laikā. Norādījums “nekavējoties” paredz 10 dienu termiņu rīkojuma izpildei. Ja rīkojumā nav norādīts izpildes termiņš, tas ir izpildāms 1 mēneša laikā no tā parakstīšanas dienas (līdz nākamā mēneša atbilstošajam datumam, un, ja tāda nav nākamajā mēnesī, tad līdz plkst. mēneša pēdējā diena). Ja pasūtījuma izpildes termiņa pēdējā diena iekrīt brīvdienā, tas tiek izpildīts iepriekšējā darba dienā. |
Lai pilnveidotu organizācijas vadības sistēmu, ir lietderīgi kontrolētos rīkojumos unificēt izpildes termiņus – satuvināt tos vienā organizācijā iedibinātā bāzē. Sākotnēji šāds lēmums ir jādokumentē vietējā aktā, piemēram, Biroja vadības instrukcijās. Arī termiņa maiņai jābūt iespējamai tikai gadījumos, kas dokumentēti organizācijas vietējos aktos. Un, protams, ieviestajai termiņu aprēķināšanas sistēmai jāatbilst veselajam saprātam. Galu galā izpildītājam ir grūti atrast vairāk motivējošu faktoru nekā neiespējamu uzdevumu.
Sniegsim vairāku instrukciju formulējumu piemērus un paskaidrosim, kurš datums katram no tiem tiks uzskatīts par pēdējo rīkojuma savlaicīgas izpildes datumu. Tas ir ļoti svarīgi, jo... Šajā jautājumā bieži rodas neskaidrības.
Diezgan izplatīta situācija ir, kad viens vadītājs uzdevuma izpildi uztic citam zemāka līmeņa vadītājam, kurš pēc saviem ieskatiem pazemina uzdevumu uz citu “stāvu zemāk”. Tādējādi pasūtījums iziet cauri vairāku vadītāju rokām, pirms nonāk pie gala izpildītāja. Tiesa, ejot lejup pa šīm kāpnēm, uzdevums var “sazaroties” vairākos “apakšuzdevumos”, ko dažādos laikos veic dažādi cilvēki. Šo sistēmu sauc par “ligzdota pasūtījuma” izveidi.
Formulējot“ligzdotajiem” pasūtījumiem ir svarīgi nodrošināt pagaidu rezervi. Attiecībā uz “vecāku” rīkojumu tam jābūt vismaz 1 līdz 3 darba dienām. Ieteicams izvairīties no pārāk lielas instrukciju “ligzdošanas”, izslēdzot no ķēdes tos vadītājus, kuri tikai “nodod stafeti tālāk”. Ja ir izpildītājs, kurš ir atbildīgs par visa pasūtījuma izpildi kopumā, viņu sauc par “atbildīgo izpildītāju”.
Piemēram, ja rīkojuma izpildes termiņu regulē ārējs normatīvais dokuments, citēsim Federālo likumu Nr. 59-FZ “Par Krievijas Federācijas pilsoņu pārsūdzības izskatīšanas kārtību”. Saskaņā ar šo dokumentu maksimālais termiņš Krievijas Federācijas pilsoņa rakstiska iesnieguma izskatīšanai ir 30 dienas, un to sāk izskatīt no šāda dokumenta reģistrācijas brīža (Likums šai procedūrai atvēl 3 dienas no plkst. pieteikuma saņemšanas brīdī).
Ja pilsonim, piemēram, ir nepieciešama pašvaldības institūcijas palīdzība savu tiesību īstenošanā, tad tam nepieciešamais laiks bieži vien ievērojami pārsniedz 1 mēnesi. Šādā situācijā pieteikuma iesniedzējam mēneša laikā tiek nosūtīta rakstiska atbilde, kurā viņa jautājums netiek atrisināts pēc būtības, bet gan skaidri aprakstīta turpmākās palīdzības sniegšanas kārtība no iestādes. Pašā iestādē uz šādas sūdzības izskatīšanas pamata veidotais rīkojums ir jānodod darba kontrolei, regulāri iesniedzot pārskatu par situācijas attīstību vadītājam - rīkojuma autoram.
Bieži gadās, ka pilsoņi savus aicinājumus adresē nepareizi. Un tad adresāts tos nevis izskata, bet nosūta iestādei vai amatpersonai, kuras kompetencē ir jautājums. Tam likumā noteiktas 7 dienas no pieteikuma reģistrācijas dienas. Šajā gadījumā pilsonim tiek paziņots par šādu novirzīšanu. Un, starp citu, Likums nepārprotami aizliedz sūtīt sūdzības izskatīšanai iestādei vai amatpersonai, kuras lēmums vai darbība (bezdarbība) tiek pārsūdzēta.
Pasūtījumu izpildes uzraudzības kārtība
Tagad, ņemot vērā pamatinformāciju par instrukciju sagatavošanu, ir detalizēti jāapsver instrukciju izpildes uzraudzības kārtība.
Ņemiet vērā, ka konkrētā uzņēmumā var veikt pasūtījumu izpildes kontroles darbus:
● manuāli izmantojot reģistrācijas un kontroles karšu failu (RCC);
● elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēmā, kur “elektroniskajās kartēs” ierakstītās informācijas sastāvs paliek nemainīgs, bet daudzas darbības izpildītāju apziņošanai un atskaišu veidošanai par izpildes disciplīnu tiek veiktas automātiski;
● ir arī starpposma iespēja, kad darbu atvieglošanai tiek izmantotas MS Excel iespējas - kontrolē nodotie pasūtījumi ir aprakstīti tabulas veidā, kurā pēc tam var filtrēt informāciju pēc izpildītājiem, termiņiem utt. Skat.
Posmā “Novietošana kontrolei” biroja darbinieks reģistrē pasūtījumu. Ja tas atrodas uz dokumenta, tad uz tā tiek uzlikts zīmogs “K” vai “Kontrole”, vai tas pats ir rakstīts ar spilgtu pildspalvu, iespējams arī vienkārši pārvietot dokumentu uz kontrolēto pasūtījumu mapi.
Izpildītājs, saņemot pasūtījumu, jāiepazīstas ar to un līdz pasūtījumā norādītā termiņa beigām jāpabeidz tajā noteiktie uzdevumi. Ja darbuzņēmējam ir jānodod darbs, kas jāveic citiem viņam padotajiem darbiniekiem, tad viņš veido zemāka līmeņa pasūtījumus, kā mēs runājām iepriekš.
Ja darbuzņēmējs saprot, ka termiņš neatbilst spējai izpildīt noteiktos uzdevumus laikā, viņš vēršas pie vadītāja, kurš izdevis rīkojumu, pārcelt izpildes datumu. Citā gadījumā, ja izpildītājs apzinās, ka pasūtījuma izpilde ir ārpus viņa kompetences un atbildības jomas, viņš var pieteikties uz pasūtījuma pilnīgu vai daļēju atcelšanu.
Ja vadītājs pieņem lēmumu pārcelt termiņus vai atcelt pasūtījumu, viņš par to informē par termiņa kontroli atbildīgo personu. Jebkurā gadījumā izpildītāja lūgumi pārcelt vai atcelt norīkojumu jāiesniedz vadītājam pirms norīkojuma kontroles perioda termiņa beigām.
« Kontrole pār norādījumu izpildi pēc būtības» parasti veic darbinieks, kurš ir pietiekami kompetents, lai novērtētu sasniegtā izpildes rezultāta atbilstību uzdevumā izvirzītajam uzdevumam. Šādu kontroli var uzsākt kompetents darbinieks pēc darbības pārskata saņemšanas, un to var pabeigt, vai nu noņemot no kontroles, vai atgriežot to pārskatīšanai.
Rīkojuma “Kontroles noņemšanas” procedūru veic darbinieks, kurš ir kontrolējis rīkojuma izpildi pēc būtības, kā arī tad, ja vadītājs apmierina lūgumu pilnībā atcelt rīkojumu.
Kā daļa no skatuves " Izpildes kontrole laikā» norīkots darbinieks vienlaikus kontrolē visu aktīvo, tas ir, šobrīd izpildāmo, pasūtījumu izpildes termiņus (ja šāds darbs organizācijā tiek veikts manuāli vai izmantojot MS Excel, tad to parasti veic sekretāre rīkojuma autora vai pirmsskolas izglītības iestādes dienesta darbinieku). Šobrīd lielāko daļu šī darba var veikt elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, informējot izpildītājus par pasūtījumu izpildes pabeigšanas termiņiem. Paziņojums ir šķērsgriezuma brīdinājums visiem pasūtījumiem, kas nav izņemti no kontroles (skatiet 4. piemēru).
Atsevišķa izpildītāja slodze nepārtraukti pieaug, un rezultātā elementāras aizmāršības dēļ strādnieku darba disciplīna sāk kristies. Periodiska darbinieku informēšana, piemēram, katru nedēļu, ļauj skaidri izprast veicamo uzdevumu apjomu un orientēties ziņošanas termiņos.
Informācijas lapa var būt vai nu īss (skatīt), vai pilnīgāks ar informācijas sastāvu, kas parādīts tabulā no. Starp citu, ja šādā MS Excel tabulā mēs filtrējam pasūtījumus konkrētam izpildītājam ar tukšu izpildes atzīmi, tad, izdrukājot rezultātu, mēs iegūsim citu informācijas lapas versiju izpildītājam.
Ja šādas lapas ģenerē EDMS, tad tabulas formā ir ērti iekļaut kolonnu ar atlikušo dienu skaitu līdz izpildes perioda beigām. Ļoti ērta ir arī pasūtījumu sarindošana pēc derīguma termiņa – tas ļauj darbuzņēmējam ātri orientēties un efektīvāk pārvaldīt savu darba laiku.
Ziņošana par izpildes disciplīnu
Dažas organizācijas praktizē izpildītāju starpposma atskaites. Ja nepieciešams regulāri sekot līdzi īpaši svarīgu pasūtījumu izpildes gaitai, to autori pasūtījuma tekstam pievieno informāciju par periodiskas, piemēram, iknedēļas atskaites nepieciešamību, kas jāsniedz visā izpildes periodā. Starpposma darbības pārskatu parasti sagatavo jebkurā rakstiskā formā vai memoranda veidā. Šādu ziņojumu sagatavošanu var veikt:
● pats izpildītājs
● viņam pakļautais sekretārs,
● par darba izpildes disciplīnu uzņēmumā atbildīgs darbinieks.
Lai periodiski vai pēc vadības pieprasījuma uzraudzītu izpildes disciplīnas līmeni organizācijā, tiek sagatavoti vairāku veidu ziņojumi, kas var attiekties uz darbības disciplīnu:
● atsevišķa izpilddirektore;
● īpašs iedalījums
● organizācija kopumā;
● noteikta vadītāja izdotas instrukcijas u.c.
Informācija tiek apkopota pārvaldības statistikas kopsavilkuma veidā par pasūtījumiem, kas piegādāti, izpildīti un pārcelti uz citu pārskata periodu. Lai nodrošinātu efektīvāku darbības disciplīnas pārvaldību, tiek izmantoti dažādi ziņošanas modeļi. Atskaites veidlapu iespējas ir izklāstītas E. Kameņevas atzinumā.
Tā kā šādi pārskati tiek sagatavoti gan par organizāciju kopumā, gan konkrēti par tās nodaļām, izpildītāju sadaļā tiek iekļautas tikai tās amatpersonas, kurām vadītājs tieši dod norādījumus. Piemēram, ģenerāldirektoram tie būs viņa vietnieki un darbības jomu vadītāji, savukārt nodaļas vadītājam tie būs nodaļu un, iespējams, nozaru vadītāji.
Pat ja organizācijai nav pilnīgas dokumentu plūsmas automatizācijas caur EDMS, šādu dokumentu ir diezgan ērti noformēt un uzturēt izklājlapu sistēmā Microsoft Excel vai OpenOffice.org Calc. Šīm sistēmām ir lielā mērā līdzīga saskarne un funkcionalitāte, tās var palīdzēt automatizēt grāmatvedības uzskaiti un atskaites mazā un vidējā uzņēmumā. Galvenais ir skaidri zināt, kas tieši jums ir jāiegūst rezultātā.
Atzinums
Mēs izskatījām jautājumus par rīkojumu sniegšanu un izņemšanu no kontroles, kā arī metodiku rīkojumu izpildei un ziņošanai par to izpildes uzraudzību. Rakstā piedāvātie direktīvās vadības modeļi palīdzēs padarīt organizācijas vadību skaidrāku un caurskatāmāku.
Pirmais, acīmredzamākais iebildums, par kuru man vajadzētu paskaidrot savam lasītājam, ir šāds: kāpēc palaist projektu programmā Excel, ja tam ir specializētas programmas, tostarp bezmaksas. Jā, jūs varat izvēlēties sev labu projektu vadības aplikāciju, tomēr problēma ir tā, ka jūsu kolēģiem, ar kuriem jūs noteikti vēlētos dalīt statusus vai strādāt kopā pie projektiem, šo pieteikumu nav. Padomi un aicinājumi instalēt līdzīgu lietojumprogrammu, kā likums, nedarbojas, un, iespējams, jums ir kaut kas jādara bez tā.
Korporatīvajā vidē bieži gadās, ka uzņēmums ir gatavs pirkt MS Project tikai dažiem darbiniekiem, kam kopumā nav jēgas. Pastāvīga atskaišu augšupielāde no MS Project uz HTML vai Excel un sūtīšana pa pastu visiem interesentiem ir diezgan nogurdinošs darbs. Manā atmiņā neviens to nav darījis, lai gan mēs (IT nodaļa) to piedāvājām kā iespēju. Microsoft neizlaiž bezmaksas MS Project failu skatītāju. Trešās kompānijas, cik zinu, dara tāpat (bet ir arī maksas).
Tagad, ja nu vienīgi projektu varētu realizēt MS Office, kas pieejams gandrīz visur... Šim uzdevumam vislabāk piemērots Excel.
Vēl viena Excel projekta veidne?
Tas nenozīmē, ka internetā ir maz tādas labestības. Pietiekami. Tomēr mana veidne ir diezgan ērta, funkcionāla un par to naudu neprasu. Cik man bija iespēja iepazīties ar priekšlikumiem par šo tēmu, tie galvenokārt ir sadalīti šādās klasēs:
Kaut kas brīvs, bet ārkārtīgi vienkāršs un nožēlojams.
Kaut kas birokrātisks un nesagremojams, piemēram, “Projekta dokumentu veidņu komplekts, kas sastāv no 55 failiem”.
Kaut kas patiešām ērts, bet par maksu.
Reālā dzīve mūs iepazīstina ar otru galējību: lielākā daļa mazo un vidējo projektu tiek īstenoti bez jebkādas dokumentācijas, kas nedod šiem projektiem nekādas iespējas tikt īstenotiem.
Mana veidne ir paredzēta tiem, kas vēlas izvairīties no galējībām, saglabāt kontroli pār projektu un izvairīties no liekiem izdevumiem.
Iespējas
Projekta laika un posmu plānošana
Projekta posmu divu līmeņu struktūra
Plāna un faktiskā termiņi
Iespēja pārklāt blakus esošos plāna punktus
Plāna pozīcijas izpildes uzskaite procentos
Skaidras naudas izmaksu uzskaite pa posmiem (plāns/faktiskais)
Nepieciešamās un sasniegtās darba kvalitātes novērtējums
Spēja atzīmēt projekta atskaites punktus
Spēja saistīt konkrētu posmu ar risku vai problēmu (problēmu)
Nopietna automatizācija, plānojot termiņus.
Ganta diagramma
Laika mērogošana
Iespēja apskatīt plānoto grafiku vai faktisko
Nedēļas nogales un svētku dienu krāsu izcelšana
Resursu uzskaite
Nepieciešamā resursu apjoma plānošana
Pieejamā resursu apjoma uzskaite
Plāna un fakta salīdzinājums
Projekta statuss (dēlis)
Luksoforu indikatori: grafiks, budžets, kvalitāte, resursi, riski, problēmas
Summēšanas indikators
Kvantitatīvie un analītiskie rādītāji
Pamatinformācija
Galvenie posmi
Problēmu saraksts
Risku saraksts
Kopumā dēlis izskatās diezgan estētiski pievilcīgs
Katalogu uzturēšana
-
Iestatījumi
Projekta riski
Projekta problēmas
Spiediet
Man patika, kā izrādījās mana Ganta diagramma. Es nekad neesmu redzējis tādu mērogošanu no neviena cita. Tas ir brīnišķīgs piemērs mijiedarbībai starp formulām un nosacījumformatēšanu.
Veidne ir diezgan sarežģīta, un tajā acīmredzami var būt kļūdas. Lūdzu, ziņojiet par visām pamanītajām kļūdām, un es tās pēc iespējas ātrāk novērsīšu. Kopumā šī projekta attīstība ir atkarīga no aktīvo lietotāju skaita. Es ceru, ka jūs gūsit labumu no šī rīka.
