Excel šablóny na sledovanie termínov. Praktické nástroje v arzenáli asistenta. Ako vytvoriť informačný panel projektového riadenia v Exceli

Na začiatok si pripomeňme pravidlá sledovania realizácie objednávok, ktoré neskôr začneme automatizovať pomocou štandardných možností MS Excel.

Existuje kontrola nad podstatou riešenia problémov a kontrola nad termínmi plnenia úloh.

Vecná kontrola

Kontrola na základe podstaty je hodnotením toho, ako správne, úspešne a úplne sa problém vyriešil. Takúto kontrolu vykonáva vedúci (inštitúcie alebo oddelenia) alebo osobitne poverená osoba. Za správne a včasné riešenie problémov vyjadrených v dokumentoch sú zodpovední vedúci štrukturálnych odborov a zamestnanci poverení vyhotovením dokumentu. Interpret zvyčajne:

• uvedené v uznesení konateľa na dokumente (napríklad na došlom liste, na prihláške zamestnanca) alebo
• sa píše priamo v texte objednávky (spravidla v objednávke/protokole sú jednotlivé pokyny vypracované ako samostatné odseky textu a formulované tak, aby bolo ihneď jasné, čo, komu a kedy treba urobiť; podľa toho sa každá položka - úloha / pokyn dostane pod kontrolu samostatne),
• keď nie je priamo určený účinkujúci, určuje sa v súlade s rozdelením zodpovednosti v organizácii.

Ak je v uznesení/pokyne konateľa uvedených viacero vykonávateľov, zodpovedá za vyhotovenie dokumentu/pokynu a podľa toho aj organizáciu jeho vyhotovenia ten, kto je v uznesení uvedený ako prvý.

Pokyny môžu vyplývať z textu dokumentu, alebo môžu byť „samostatné“, t.j. nezdokumentované a napriek tomu podliehajú kontrole ich vykonávania. Ak je objednávka vytvorená na základe dokladu, obsahuje prepojenie na základný doklad (viď vyplnenie prvých štyroch stĺpcov v tabuľke na obrázku 1). Pokyny vydávajú manažéri na všetkých úrovniach. Každá organizácia sa však sama rozhodne, ktoré dokumenty/pokyny dá pod kontrolu. Zvyčajne sú to všetko pokyny vedúceho organizácie a jeho zástupcov. Čím väčší je počet dokumentov v organizácii, tým dôležitejšie je zefektívniť prácu pri monitorovaní vykonávania dokumentov a tým selektívnejšie pristupuje organizácia k riešeniu otázky „čo budeme kontrolovať“ – tu je dôležitá zlatá stredná cesta . Kontrolu vykonávania pokynov zvyčajne vykonáva prvá osoba, ktorú vykonáva služba predškolského zariadenia alebo sekretárka.

Pokyny musia byť formulované jasne a jednoznačne:

• samotná objednávka;
• doba vykonania;
• exekútor (príkaz môže vykonať viacero osôb, potom je jeden ustanovený za zodpovedného vykonávateľa a zvyšok sa považuje za spoluexekútorov).

Pri tvorbe pokynov je vhodné dodržiavať jednoduché pravidlá: formulácia by mala byť stručná, výstižná, eliminujúca nejednoznačnosť výkladu a mala by mať jasne definovaný a merateľný výsledok.

Počas vykonávania objednávky sú možné nasledujúce akcie:

• autor môže zmeniť termín dokončenia objednávky;
• autor môže zmeniť zodpovedného realizátora zadania;
• umelci vytvárajú správy o výsledkoch vykonávania;
• autor má možnosť objednávku vrátiť na prepracovanie alebo schváliť výsledok exekúcie.

Ak bola úloha rozdelená medzi spoluvykonávateľov, potom zodpovedný vykonávateľ dostane správy o ich výkone. Je to on, kto vygeneruje konečnú samostatnú správu v mene a odošle ju autorovi.

Kontrola nad termínmi

Kontrolu lehôt na vykonanie dokumentov/príkazov vykonáva služba podpory riadiacej dokumentácie (DOU) a v malej organizácii tajomník.

Technológiu sledovania termínov je možné rozdeliť do nasledujúcich postupov:

• zaznamenávanie všetkých dokumentov, pokynov, inštrukcií a úloh riadenia, ktoré sú pod kontrolou;
• kontrola včasného doručenia písomnosti exekútorovi;
• úprava údajov na kontrolovaných dokumentoch pri zmene lehôt na vykonanie exekúcie, prevode dokumentov z exekútora na exekútora, z divízie na divíziu (toto evidujeme v poli „Stav exekúcie“, pozri obrázok 1);
• pripomenutie účinkujúcich a vedúcich oddelení o prítomnosti nesplnených dokumentov a pokynov;
• informovanie manažérov (oddielov a organizácií) o stave a priebehu vybavovania dokumentov;
• zadávanie údajov o vyhotovení dokumentov;
• analýza stavu vecí a úrovne výkonnostnej disciplíny organizácie ako celku, podľa štrukturálnych divízií, špecialistov, typov dokumentov a iných aspektov.

Termíny dokumenty môžu byť definované:

Ako vidíte, lehotu na vykonanie príkazu zvyčajne stanovuje jeho autor. Je akceptované, že objednávky obsahujúce inštrukcie "naliehavo", podliehajú exekúcii do 3 dní. Pokyn „bezodkladne“ poskytuje 1-dňovú lehotu na vykonanie príkazu. Ak dátum vyhotovenia nie je uvedený v objednávke, podlieha exekúcii do 1 mesiaca odo dňa jej podpisu (do zodpovedajúceho dátumu nasledujúceho mesiaca, a ak takýto dátum v nasledujúcom mesiaci nie je, tak do posledného dňa v mesiaci). Ak posledný deň lehoty na vykonanie príkazu pripadne na deň pracovného pokoja, podlieha vykonaniu v predchádzajúci pracovný deň.

Pre dokumenty obsahujúce komplexnú úlohu môžete nastaviť dlhé termíny exekúcie (niekoľko mesiacov, šesť mesiacov, rok). V tomto prípade je to nevyhnutné rozdeliť zadanie na etapy a sledovať plnenie úlohy krok za krokom.

Termínová kontrola zahŕňa:

• ovládanie prúdu,
• užitočné a
• konečná kontrola.

Hlavné typy kontroly sú aktuálne a preventívne.

Pod kontrola prúdu rozumieť každodennej príprave informácií o dokumentoch, ktorých platnosť dnes končí. Bežná kontrola sa vykonáva každodennou kontrolou priebehu dokumentu a upozornením zhotoviteľa na uplynutie lehoty vyhotovenia a potrebu dokončiť prácu na dokumente. Tí, ktorí sú zodpovední za kontrolu výkonu (v malej firme - sekretárka) denne, zvyčajne na začiatku pracovného dňa, identifikujú a zostavia zoznam dokumentov, ktorých termíny uplynú dnes.

Súčasná kontrola pomáha vytvoriť pracovný plán na daný deň. Okamžite ukazuje, aké úlohy treba dnes splniť (vyriešenie problému na porade, podpísanie dokumentu, odoslanie faxu atď.). Kontrola lehôt na vyhotovenie dokumentov je preto funkciou, ktorá je nevyhnutne zabezpečená v popis práce sekretárka manažéra. Tajomník každý deň identifikujúc dokumenty, ktorých termíny sa blížia ku koncu, zisťuje možnosť včasného vyriešenia problému a ak sa termíny zmeškajú, oznámi to manažérovi.

Počas preventívna kontrola zostavujú sa správy a sú oboznámení exekútori o dokumentoch, ktorých lehota uplynie o 2-3 dni (v našej organizácii to robíme 4 kalendárne dni vopred). A potom má zamestnanec stále čas na vyriešenie problému včas.

Poloha ovládania je veľmi dôležitá. Len orientácia kontroly na pomoc zamestnancom, a nie na zisťovanie nedostatkov, chuť pomáhať, pripomínať, a nie inkriminovať, môže zabezpečiť najväčšiu efektivitu kontrolnej služby.

Systematická kontrola vykonania, zručne a správne vykonaná zamestnancom, ktorý taktne pripomína, že dokument je potrebný včas, že prosperita spoločnosti závisí od včasného riešenia problému atď., zdôrazňuje potrebu tohto zamestnanca a jeho snahy. Okrem toho „index časových kariet“ pomáha pri plánovaní pracovného dňa manažéra, pretože odráža udalosti a úlohy k danému dátumu.

Ak po prijatí dokumentu alebo počas jeho vyhotovenia dodávateľom vyjde najavo, že ho nie je možné vykonať včas, oznámi to manažérovi (autorovi objednávky), ktorý má právo posunúť termín vyhotovenie dokumentu. Ak manažér predlžuje lehotu, tajomník v súlade s jeho pokynmi zapíše do registračného formulára nový termín.

Otázku odloženia lehoty na vyhotovenie dokumentu je potrebné nastoliť najneskôr 1 deň pred uplynutím cieľového termínu. Spätný odklad termínu nie je povolený a v automatizovaných systémoch je spravidla v zásade nemožné.

Pri dokumentoch s dlhou (niekoľkomesačnou) dobou vyhotovenia možno medzistupne vyhotovenia sledovať zaznamenávaním informácií o priebehu vyhotovenia (urobíme to v poli „Stav vyhotovenia” na karte dokladu).

Riešenie problému si často vyžaduje postupnú prácu na dokumente viacerými vykonávateľmi alebo koordináciu dokumentu s viacerými oddeleniami. V týchto prípadoch musí byť skontrolovaná doba, počas ktorej má dokument v držbe každý exekútor. Pri prevode dokumentu musí byť skutočnosť prevodu zaznamenaná. Registráciu zvyčajne vykonáva tajomník oddelenia, ktorý dokument odosiela. Pohyb dokumentu a dátum jeho prevodu odrážame v poli „Stav vyhotovenia“.

Keď sa objavia dokumenty, ktorým uplynula lehota ich zoznam je vytlačený v ten istý deň a nahlásený vedúcemu.

Ak právo na evidenciu dokumentov môže byť udelené širokému okruhu zamestnancov, zmeny odrážajúce priebeh jeho vykonávania spravidla vykonáva iba jeden zodpovedný zamestnanec: asistent tajomníka alebo odborník na predškolskú výchovu.

Odstránenie dokumentu z kontroly vykonáva sa až po úplnom vykonaní dokumentu: vykonanie uznesenia manažéra, príprava dokumentu s odpoveďou, prijatie odpovede na odchádzajúci dokument alebo iné zdokumentované potvrdenie skutočnosti o vykonaní. Výsledok vyhotovenia dokladu musí byť zaznamenaný v evidenčnej karte (napr. „bola odoslaná pozvánka“, „bol odoslaný list z... č..“ a pod.). Evidenčná karta obsahuje aj údaj o dátume vyhotovenia listiny a uvádza číslo prípadu podľa nomenklatúry, v ktorej je vyhotovená listina uložená.

TO konečná kontrola zahŕňajú analytickú prácu na zhrnutie výkonnostnej disciplíny a výsledkov výkonnosti zamestnancov oddelenia alebo organizácie ako celku. Záverečnú kontrolu vykonávajú zamestnanci (servis) zodpovední za sledovanie výkonu alebo tajomník organizácie v danej frekvencii (týždenne, mesačne, štvrťročne). Výsledky následnej kontroly sú premietnuté do záverečných kvantitatívnych a zoznamových správ o stave plnenia úloh (kontrolované dokumenty). To umožňuje manažmentu vedieť, čo konkrétny zamestnanec (divízia) robí a ako sa veci vyvíjajú v konkrétnej oblasti činnosti (riešenie konkrétneho problému).

Záverečná kontrola v povinnej kombinácii s preventívnou kontrolou je stimulačným faktorom pri zvyšovaní disciplíny zamestnancov.

Príklad kontroly zákazky pomocou MS Excel

Teraz si ukážeme, čo sa dá automatizovať pomocou štandardných možností MS Excel. Ak chcete začať, otvorte nová kniha MS Excel a vytvorte si v ňom tabuľku s poliami/stĺpcami/grafmi znázornenými na obrázku 1. Toto je hlavná tabuľka, ktorá zobrazuje informácie o včasnej kontrole realizácie objednávok v našej organizácii.

Ďalej do samostatnej bunky zadajte vzorec tak, aby pri otvorení tohto hárku MS Excel bol vždy nad tabuľkou. bol zobrazený aktuálny dátum(označené číslom 1 na obrázku 1). Potom sa nám bude hodiť pri každodennej práci so stolom. Môžete to urobiť dvoma spôsobmi:

Obrázok 2

Zbaliť reláciu

V tejto tabuľke môžete filtrovať riadky (t. j. riadené zákazky) podľa rôznych kritérií. Ak to chcete urobiť, musíte povoliť filter:

Obrázok 3

Tlačidlo na obrazovke na aktiváciu filtra v MS Excel 2007 a 2010

Zbaliť reláciu

Obrázok 4

Kritériá na filtrovanie riadkov tabuľky podľa obsahu stĺpcov v MS Excel 2007 a 2010

Zbaliť reláciu

Kritériá filtrovania uvedené vyššie sa objavili ako výsledok kliknutia na sivé štvorcové tlačidlo filtra v stĺpci „Umelci“ (označené číslom 1). Bunky tohto stĺpca sú vyplnené textom, takže program nám ponúkol nasledujúce možnosti:

2 - po prvé, môžeme filtrovať jedného alebo viacerých interpretov a ponechať „začiarknutia“ iba pre nich; môžeme tiež vybrať iba prázdne riadky, pričom „začiarknutie“ necháme iba v poslednej položke v zozname; ak ponecháme začiarkavacie políčko v polohe „Vybrať všetko“, nebude filtrovanie podľa tohto kritéria (toto je teraz znázornené na obrázku);

3 - po druhé, môžete filtrovať podľa textu obsiahnutého v bunkách stĺpca, toto kritérium je však vhodnejšie pri práci so stĺpcom „Súhrn“ dokumentu atď. Napríklad, ak si presne nepamätáme názov, ale pamätáme si kľúčové slovo, ktoré by v ňom malo byť, potom musíme vybrať položku „obsahuje...“ a zadať toto slovo bez jeho konca, potom v dôsledku filter, iba riadky, ktoré majú v poli „Súhrn“ slovo, ktoré sme napísali, s rôznymi koncami.

Filter môžete odstrániť výberom príkazu s rovnakým názvom – označeného číslom 6. Ak ste filtrovali riadky zadaním rôznych kritérií výberu vo viacerých stĺpcoch, potom výberom tohto príkazu raz odstránite filter iba v stĺpci, v ktorom ste vybrali príkaz, pričom zostávajúce filtre v iných stĺpcoch zostanú platné - každý z nich je potrebné odstrániť jednotlivo. V tých stĺpcoch, v ktorých je filter povolený, tlačidlo volania filtra zmení svoj obrázok na tlačidlo aktivovaného filtra.

Ak je stĺpec, podľa ktorého obsahu chceme filtrovať riadky tabuľky, vyplnený dátumami, tak namiesto textového filtra nám program ponúkne iný - špeciálny pre dátumy - označený číslom 4: môžeme vybrať nielen konkrétny dátum, ale aj neskôr alebo skôr ako nejaký dátum alebo obmedzené časové obdobie, včera, dnes alebo zajtra atď.

Naša tabuľka má 3 stĺpce s dátumami.

Číselný filter (označený číslom 5) je špeciálne navrhnutý na prácu so stĺpcami, ktorých obsahom sú čísla (v našom prípade ide o evidenčné číslo dokumentu).

Obrázok 5

Kritériá na filtrovanie riadkov tabuľky podľa obsahu stĺpcov v MS Excel 2003

Zbaliť reláciu

V MS Excel 2003 sa filter podľa obsahu stĺpca vyvolá rovnakým tlačidlom na obrazovke ako v novších verziách programu, ale kliknutím naň sa otvorí jeden všeobecný zoznam na výber konkrétnej hodnoty bunky alebo nastavenie ďalších ťažké podmienky filtrovanie, ktoré je už individuálne prispôsobené pre text, dátumy alebo čísla - spúšťa sa v samostatnom okne obrazovky po výbere položky „(Podmienka...)“ v zozname.

Obrázky 4 a 5 jasne ukazujú Podľa akých kritérií môžeme teraz filtrovať? riadkov tabuľky v MS Excel rôznych verzií. Budeme môcť filtrovať príkazy podľa vykonávateľa, ich autorov, termínov, údajov kontrolovaných dokumentov a akýchkoľvek ďalších informácií zadaných do tabuľkového procesora. Okrem toho bude možné súčasne filtrovať podľa niekoľkých kritérií, napríklad:

• Pri ktorých objednávkach dnes uplynie lehota pre konkrétneho dodávateľa:
  v stĺpci „Účinkujúci“ vyberte požadovaného zamestnanca (pozri číslo 2 na obrázku 4) a v stĺpci „Dátum splatnosti“ vyfiltrujte riadky, ktorých dátum spĺňa kritérium „dnes“ (číslo 4 na tom istom obrázku) resp.
• Komu dal náš vybraný vodca tento mesiac pokyny:
  v stĺpci „Autor objednávky“ vyberieme manažéra, ktorého analyzujeme (číslo 2 na obrázku 4), a v stĺpci „Termín vykonania“ vyfiltrujeme dátumy, ktoré spadajú pod kritérium „Tento mesiac“ (číslo 4), atď.

Teraz vás naučíme, ako môžete nakonfigurovať program tak, aby pri otvorení súboru automaticky dostávať informácie o tom, ktoré objednávky je potrebné dokončiť, napríklad po 4 dňoch, aby na to vopred upozornili účinkujúcich. Na tento účel sme v tabuľke poskytli špeciálny stĺpec, ktorý sme nazvali „Obdobie distribúcie“. Teraz to nakonfigurujeme:

• vyberte bunku I6 (v prvom riadku vlastného stĺpca) a zadajte do nej znak „=“;
• kliknite myšou na susednú bunku J6 (v rovnakom riadku, ale v stĺpci „Dátum splatnosti“) a uvidíte, že je zahrnutá do vzorca na výpočet obsahu bunky I6;
• potom pokračujte v ukladaní vzorca do záložiek zadaním „-4“ z klávesnice;
• V tomto momente je vypĺňanie vzorca ukončené (jeho aktuálny stav je vždy vidieť na vzorcovom riadku umiestnenom nad excelovým hárkom, viď. symbol 1 na obrázku 7, dostaneme „=j6-4“). Teraz stlačte na klávesnici Zadajte- a výsledok výpočtu vloženého vzorca sa zobrazí v bunke tabuľky;
• potom je možné vzorec skopírovať do nasledujúcich riadkov tabuľky a potom v nich v stĺpci „Termín distribúcie“ bude dátum vždy o 4 dni skôr ako v stĺpci „Dátum splatnosti“: ukážte myšou vpravo dole rohu bunky I6 (zatiaľ čo ukazovateľ „myš“ by mal mať podobu čierneho tučného kríža), kliknite ľavé tlačidlo"myš" a bez toho, aby ste ju pustili, potiahnite nadol na koniec stĺpca a potom tlačidlo uvoľnite. V stĺpci I uvidíte dátumy všetkých požadovaných upozornení (číslo 2 na obrázku 7);
• Potom sa môžete uistiť, že v stĺpci “Obdobie distribúcie” sa automaticky farebne zvýraznia bunky s aktuálnymi, t.j. dnešné dátumy (1. októbra to budú nejaké bunky a 2. októbra - iné atď.). Ak to chcete urobiť, musíte použiť funkciu podmieneného formátovania. V MS Excel 2007 alebo 2010 sa to robí takto:
  • vyberte všetky bunky tabuľky v stĺpci „Obdobie distribúcie“ umiestnenom pod „hlavičkou“;
  • kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie v skupine Štýly na karte Domov(pozri obrázok 6), vyberte príkaz Pravidlá výberu buniek a na paneli, ktorý sa otvorí vľavo alebo vpravo, vyberte príkaz dátum. Otvorí sa dialógové okno s rovnakým názvom, v ktorom sú dva zoznamy (obrázok 8): vľavo musíte vybrať pozíciu Dnes a vpravo - spôsob formátovania buniek, ktoré spĺňajú túto podmienku, napr. Svetločervená výplň a tmavočervený text. Ďalšie kliknutie Dobre.

Obrázok 8 ukazuje, ako vyzerá hotová tabuľka s podmieneným formátovaním. Otvorením tejto tabuľky, napríklad 13. augusta 2012, môže odborník ľahko určiť, ktoré upozornenia sa odosielajú.

V tabuľke môžete zabezpečiť prítomnosť posledného „technického“ stĺpca, v ktorom musíte v každom riadku umiestniť číslo 1. Potom pri filtrovaní podľa jedného alebo viacerých kritérií vždy rýchlo spočítate počet filtrované riadky. Ak to chcete urobiť, vyberte zostávajúce bunky na obrazovke pomocou myši v tomto stĺpci - MS Excel vypočíta súčet ich hodnôt a zapíše ho do spodného referenčného riadku pod hárkom Excel.

Obrázok 6

Podmienené formátovanie

Zbaliť reláciu

Lehoty na vyhotovenie dokumentov možno interpretovať rôzne. Napríklad, kedy sa má začať počítať lehota (odo dňa vystavenia príkazu alebo deň po ňom)? Má sa to počítať v kalendárnych alebo pracovných dňoch? Čo robiť s dokumentmi, ktorých uzávierka pripadá na víkend? Čo ak termín nie je určený vôbec? Všetky tieto otázky sú podrobne zodpovedané a veľa je vysvetlené na príkladoch (celkom 16) v článku „Ako určiť termíny? "na strane 12 časopisu č. 8" 2011

Je nereálne kontrolovať vykonávanie všetkých dokumentov organizácie. Pomôžu vám preto odporúčania na určenie zoznamu dokumentov podliehajúcich exekučnej kontrole. Dozviete sa, aké termíny sa zvyčajne stanovujú a ako sa to robí, ako aj ako môžete kontrolovať ústne objednávky. Pozrite si článok „Čo budeme kontrolovať? "na strane 30 časopisu č. 7" 2011

Zjednodušte si proces sledovania vašich projektov pomocou pripravených šablón projektového manažmentu v Exceli. Hodnota každej šablóny je v tom, že je to váš východiskový bod a môžete ju použiť znova a znova. Nemusíte vytvárať rámec od začiatku zakaždým, keď potrebujete poslať správu zainteresovaným stranám, oznámiť zmenu stavu alebo sledovať úlohy. Základ už bude vytvorený a budete musieť pridať iba údaje projektu.

V tomto článku nájdete popis hlavných šablón pre riadenie projektov v Exceli, ktoré si môžete stiahnuť zadarmo. Pozrieme sa aj na Rôzne druhyšablóny a povedia vám, kedy je lepšie použiť každú z nich. Navyše sa naučíte, ako vytvoriť šablónu riadiaceho panela riadenia projektov v Exceli od začiatku.

Ukážeme vám tiež, ako používať šablóny projektového manažmentu v Smartsheet, nástroji na správu celej vašej práce s rozhraním podobným tabuľkovým procesorom. Smartsheet vám poskytuje lepšiu spoluprácu ako Excel a uľahčuje sledovanie vašich projektov.

Šablóna projektu Ganttov diagram

Šablóna Ganttovho diagramu projektu je jednou z najpopulárnejších šablón používaných projektovými manažérmi. Ganttov diagram preberá údaje, ktoré máte o názvoch úloh, dátumoch spustenia, termínoch splnenia a trvaní úloh, a transformuje ich na kaskádový vodorovný pruhový graf. Týmto spôsobom môžete rýchlo vizualizovať poradie, v ktorom je potrebné úlohy dokončiť, a tiež určiť, ako úlohy navzájom závisia. Ganttov diagram je obzvlášť účinný pri riadení zložitých projektov so závislosťami.

Funkcie interaktívneho Ganttovho diagramu Smartsheet uľahčujú vizualizáciu vášho projektu. Graf si môžete prispôsobiť rôznymi farbami a symbolmi na označenie stavu alebo použiť podmienené formátovanie na zvýraznenie úloh priradených konkrétnym členom tímu. Aktivujte funkciu kritickej cesty, aby ste identifikovali závislosti medzi úlohami a zistili, ktoré úlohy priamo ovplyvňujú dátum dokončenia projektu. Zdieľajte svoj Ganttov diagram so svojím tímom alebo klientmi, aby mali prehľad o tom, čo sa deje.

Šablóna sledovania projektu

Zhromaždite všetky údaje o svojom projekte, aby každý, kto je s vaším projektom spojený, vždy vedel, kde nájsť dôležité informácie. Pomocou šablóny sledovania projektu môžete pridávať úlohy, meniť stav a prioritu, špecifikovať výstupy, termíny, náklady, strávený čas a ďalšie dôležité údaje pre váš projekt. Ak máte veľký projekt, šablóna sledovania projektu vám pomôže udržať všetko usporiadané.

Používanie funkcie Smartsheet uľahčuje vášmu tímu spoluprácu v reálnom čase a neustále informácie o postupe projektu. Vďaka intuitívnemu a prehľadnému rozhraniu môžete robiť zmeny v projekte, priraďovať k úlohám nových ľudí, meniť dátumy a vykonávať ďalšie akcie.

Šablóna agilného plánu projektu

Agilný plán projektu je založený na funkčnosti. Plán odhaduje, ako dlho bude trvať implementácia každej funkcie, ale neuvádza podrobnosti o tom, ako bude každá funkcia implementovaná. Keďže projektové plány sa zameriavajú na funkčnosť, podobnú funkčnosť môžete zoskupiť do sprintov.

Plán agilného projektu sa neustále mení. Po vypracovaní plánu by ho projektový tím mal monitorovať a podľa potreby aktualizovať stav a časové harmonogramy.

Táto šablóna (známa aj ako agilný plán projektu) vám umožňuje pridávať úlohy, priraďovať zodpovednosť, dátumy začiatku a dokončenia a stav. Trvanie každej úlohy sa vypočíta automaticky. Táto šablóna obsahuje aj Ganttov diagram (vizuálne znázornenie časovej osi projektu), ktorého veľkosť sa automaticky mení pri pridávaní údajov do tabuľky.

Smartsheet ponúka šablónu projektu určenú pre základné agilné projekty. Plánujte a spravujte sprinty, funkcie produktu a úlohy a použite vstavaný Ganttov diagram na zobrazenie vášho projektu ako časovej osi. Váš tím môže aktualizovať pokrok, sledovať výstupy, ukladať súbory a nastavovať upozornenia, a to všetko v jednej zdieľanej tabuľke.

Šablóna rozpočtu projektu

Vždy majte prehľad o tom, ako je váš projekt v rozpočte, sledovaním mzdových nákladov, materiálových nákladov, pevných cien a skutočných nákladov. Šablóna rozpočtu vám dáva možnosť pozorne sledovať svoje výdavky a umožňuje ostatným členom tímu zistiť, či sa držíte v rámci alebo nad rámec svojho rozpočtu. Túto šablónu je možné použiť pre akýkoľvek projekt bez ohľadu na jeho veľkosť.

Sledujte priebeh projektu a využitie rozpočtu na jednom mieste v aplikácii Smartsheet. Táto šablóna projektu obsahuje súhrn stavu projektu, odchýlky a harmonogram rozpočtu a Ganttov diagram so závislosťami. Môžete jednoducho porovnať odhadované a skutočné náklady na prácu, materiál a iné náklady.

Šablóna zoznamu úloh

Keďže v každom projekte je toľko neustále sa meniacich komponentov, zoznam úloh vám umožňuje zamerať sa na najdôležitejšie úlohy. Môžete zmeniť termíny každý deň alebo dokonca každú hodinu a zobraziť si úlohy s najvyššou prioritou na týždeň dopredu. Ak potrebujete usporiadať jednotlivé úlohy, použite šablónu zoznamu úloh.

Vytvorte centralizovaný spôsob zobrazenia všetkých svojich povinností v rámci viacerých projektov naraz pomocou tohto zoznamu úloh v aplikácii Smartsheet. Zdieľajte tabuľku so svojím tímom, aby ste vytvorili potrebnú úroveň transparentnosti, sledujte stav úlohy pomocou vlastných symbolov a označujte položky s vysokou prioritou, aby vám nič neušlo.

Šablóna časovej osi projektu

Časová os vám pomáha vizualizovať zložité informácie pohodlným a ľahko zrozumiteľným spôsobom. Môžete sledovať pokrok, identifikovať potenciálne oneskorenia, sledovať skutočný čas zostávajúci do dokončenia každej projektovej úlohy a oveľa viac. Časová os je skvelá pre projekt akejkoľvek veľkosti, najmä ak potrebujete oznámiť zmeny stavu externým spolupracovníkom alebo zainteresovaným stranám.

Smartsheet ponúka šablónu časovej osi určenú pre jednoduché plány projekt s úlohami, podúlohami a časovou osou v zobrazení Ganttovho diagramu. Váš tím môže jednoducho aktualizovať pokrok, sledovať výstupy a kontrolovať stav kedykoľvek a kdekoľvek.

Šablóna na sledovanie problémov

Potenciálne problémy v projektoch môžu často zostať nejaký čas neodhalené. Ak sa však tieto problémy nevyriešia, môžu v konečnom dôsledku oddialiť dokončenie celého projektu a negatívne ovplyvniť konečné výsledky. Na účely sledovania projektu vám použitie šablóny na sledovanie problémov môže pomôcť rýchlo identifikovať problémy a priradiť, kto je zodpovedný za ich vyriešenie, aby ste mohli opraviť problémy, keď sa vyskytnú. Túto šablónu použite, ak máte stredný až veľký projekt s množstvom meniacich sa údajov.

Sledujte problémy a chyby pomocou šablóny Smartsheet Issue and Error Tracker. Vytvorte vlastný webový formulár pre pracovníkov údržby, testerov alebo zákazníkov na zaznamenávanie problémov a správu histórie chýb na jednom centrálnom mieste. Potom uprednostnite a zatvorte požiadavky.

Šablóna časového rozvrhu projektu

Získajte rýchly prehľad alokácie zdrojov pomocou šablóny časového výkazu, ktorá umožňuje všetkým členom tímu, ako aj zainteresovaným stranám, zobraziť úroveň odhodlania každého člena tímu k projektu. Sledujte dostupnosť zdrojov na týždeň dopredu, aby ste vždy vedeli, kto ich má voľný čas pracovať na projekte a ktorí sú veľmi zaneprázdnení. Časový rozvrh - efektívna metóda riadenie veľkého množstva zdrojov vo veľkom projekte.

Spravujte svoju pracovnú silu v reálnom čase pomocou jednoduchej šablóny projektu správy zdrojov Smartsheet. Priradiť konkrétnych interpretov pre úlohy a ľahko identifikovať nedostatok alebo prebytok pracovných zdrojov.

Sledovanie rizika projektu

Projekty sú svojou povahou plné skrytých rizík. Dôvody vzniku rizík sú rôzne: nesprávne stanovený rozsah práce, nesprávne stanovené závislosti atď. Kľúčom je identifikovať takéto riziká v počiatočných fázach projektu, skôr ako stihnú ovplyvniť náklady a načasovanie dokončenia. Sledovač rizík projektu zhromažďuje všetky potenciálne riziká do jednej tabuľky, vďaka čomu je výhodný pre každého stredného až veľkého projektového manažéra.

Dashboard pre riadenie projektov

Pomocou panelov Smartsheet Sights môžete vytvoriť informačný panel na správu svojho projektu v aplikácii Smartsheet. Panely Sights poskytujú tímom bezprecedentný prehľad o vykonávanej práci sústredením údajov z kľúčových tabuliek projektu. Zdieľajte svoj informačný panel Smartsheet so zamestnancami vašej spoločnosti alebo ho zdieľajte s externými zainteresovanými stranami, čím im poskytnete ďalšiu úroveň prehľadu pri prezeraní kľúčových metrík a stavov.

Ako vytvoriť informačný panel projektového riadenia v Exceli

Tu je postup, ako vytvoriť dashboard riadenia projektov v Exceli.

Vytvorte si excelovú tabuľku

Dashboard riadenia projektov zahŕňa hlavne grafické obrázky, no zároveň by mali byť niekde uložené aj úplné údaje, na ktorých sú tieto obrázky vytvorené Excel súbor. Ak to chcete urobiť, musíte súčasne pracovať na dvoch kartách tabuľky Excel. Jedna karta bude obsahovať grafické obrázky, zatiaľ čo druhá karta bude obsahovať všetky údaje, z ktorých budú tieto obrázky vytvorené. Jedna karta bude obsahovať grafické obrázky, zatiaľ čo druhá karta bude obsahovať všetky údaje, z ktorých budú tieto obrázky vytvorené.

1. V spodnej časti súboru dvakrát kliknite na kartu "Hárok 1" premenovať tabuľku. Odporúčame zmeniť názov na "Dashboard projektu".
2. Potom kliknite na ikonu znamienka plus (+) napravo od karty a pridajte ďalšiu kartu.
3. Dvakrát kliknite na kartu "Hárok 2" a premenovať tabuľku na "poznámky".

Pridajte podrobnosti o svojom dizajne

Teraz môžete pridať svoje konštrukčné údaje (všetky vaše "čísla") na kartu Poznámky. Tieto údaje sa použijú na vytvorenie grafov, ktoré potom môžete presúvať na karte Project Dashboard.

Vytvorte tabuľku úloh projektu a Ganttov diagram

1. Na karte Poznámky vytvorte tabuľku úloh. Pridajte hlavičky stĺpcov „Úlohy“, „Vykonateľ“, „Dátum začatia“, „Dokončenie“, „Počet dní“ A "Postavenie".
2. Pridajte svoje konštrukčné údaje do tabuľky. Uveďte všetky úlohy vo svojom projekte, osobu zodpovednú za ich dokončenie, dátum začiatku, termín dokončenia, počet dní pridelených na dokončenie každej úlohy a stav (použite možnosti "Dokončené", "Po splatnosti", "Prebieha" A "Nezačal").

1. Potom použite tieto údaje na vytvorenie Ganttovho diagramu.
2. Po vytvorení Ganttovho diagramu kliknite pravým tlačidlom myši na graf a vyberte "vystrihnúť". Prejdite na kartu Project Dashboard, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte "Vložiť". Môžete tiež vystrihnúť a prilepiť konkrétne časti názvu úlohy, ak ich chcete zobraziť na palubnej doske.

Poznámka. Do tabuľky úloh sme pridali stĺpec "Priorita" a používali symboly hviezd na označenie dôležitosti dokončenia úloh. Ak chcete pridať symboly, kliknite na bunku a na pravú stranu karty "Vložiť" vyberte "symboly".

Pridajte grafy pre stav úlohy, rozpočet projektu a čakajúce položky.

Teraz premýšľajte o tom, aké ďalšie informácie by ste chceli umiestniť na dashboard vášho projektu. V našom príklade pridáme graf celkového stavu úloh, rozpočtu a čakajúcich položiek.

1. Prejdite na kartu Poznámky a vytvorte minitabuľku pre každú množinu údajov, ktorú chcete vizualizovať. Chceli sme napríklad zobraziť, koľko úloh má stav „Dokončené“, „Po splatnosti“, „Prebieha“ a „Nespustené“. Tieto stavy sme umiestnili do jedného stĺpca a vedľa seba. Uviedli sme tiež, koľko projektov je v tomto stave v percentách alebo podieloch. Na grafe rozpočtu sme ukázali, koľko peňazí bolo rozpočtovaných a koľko sa skutočne minulo.

1. Potom po pridaní údajov vyberte tabuľku a prejdite na kartu "Vložiť". V skupine "diagramy" Vyberte typy grafov, ktoré chcete použiť (koláčové grafy, stĺpcové grafy, bublinové grafy atď.).

1. Opakujte predchádzajúce kroky pre všetky ostatné množiny údajov.
2. Po vytvorení grafov pre všetky množiny údajov ich vystrihnite a prilepte na kartu Project Dashboard.

Nastavte si hlavný panel projektu

1. Ak chcete zmeniť farbu pozadia tabuľky úloh, kliknite na bunku a na kartu "Domov" V kapitole "písmo" Kliknutím na ikonu vedierka farby vyberte farbu, ktorú potrebujete.
2. Ak chcete zmeniť farby Ganttovho diagramu, dvakrát kliknite na panel úloh a vyberte príslušnú možnosť "Formátovať oblasť grafu". Kliknite na ikonu vedierka farby, vyberte "vyplniť" a potom v spodnej časti okna vyberte farbu, ktorú potrebujete.
3. Ak chcete zmeniť farbu grafov, dvakrát kliknite na celý graf alebo na akúkoľvek jeho časť. Na boku sa zobrazí okno "Formát série údajov". Kliknite na ikonu vedierka farby a vyberte možnosť "vyplniť" a potom v spodnej časti okna opätovným kliknutím na ikonu vedierka farby vyberte požadovanú farbu.

Robte lepšie rozhodnutia pomocou informačných panelov Smartsheet Sights

Ovládací panel Smartsheet Sight vám pomáha vizualizovať, sumarizovať a zdieľať dôležité aspekty vašej práce, ako je stav projektu alebo priebeh úlohy, prostredníctvom kľúčových ukazovateľov výkonu (KPI). Dashboard Sight tiež pomôže tímom zostať organizovaný tým, že im poskytne centrálne miesto pre zdroje, ako sú zbierky tabuliek alebo správ.

• Dashboardy poskytujú prehľad kľúčových informácií z projektových tabuliek v reálnom čase.
• Prispôsobiteľné rozhranie vhodné na použitie v akomkoľvek oddelení vašej organizácie
• Jednoduché miniaplikácie vám pomôžu rýchlo začať.

Panely Sights ponúkajú lepšiu viditeľnosť pre ľubovoľný počet projektov, aktivít a informácií vo vašej organizácii. Centralizáciou informácií o pracovnom toku do panelov Sights získajú používatelia ďalší prehľad o zložitých procesoch, môžu lepšie predvídať medzery v projekte a rýchlejšie získať dôležité informácie.

Použite Smartsheet na správu podrobností o jednotlivých projektoch, potom prejdite na ovládacie panely Sights, aby ste získali prehľad o stave vášho projektového portfólia na vysokej úrovni a poskytli kolegom a manažérom bezprecedentný prehľad o prebiehajúcej práci. Obráťte sa na tím Smartsheet a zistite, ako môžu informačné panely Sights prospieť vašej organizácii.

Šablóny programu Excel pre riadenie projektov: pre veľké a malé projekty

Šablóna riadenia projektov je efektívnym nástrojom na riadenie akéhokoľvek projektu: veľkého alebo malého, jednoduchého alebo zložitého. Existuje všeobecná mylná predstava, že projekt musí byť veľký a veľmi podrobný, aby bolo možné použiť šablóny. V skutočnosti môže byť šablóna rovnako užitočná pre menšie projekty. Aj keď sú výstupy malé a nie sú veľmi náročné na prácu, stále budete musieť odhadnúť, ako dlho bude každá úloha trvať, určiť potrebné zdroje a prideliť úlohy každému členovi tímu.

Smartsheet je tabuľkový nástroj na správu práce s výkonnými funkciami na komunikáciu a spoluprácu. Vďaka širokej škále inteligentných zobrazení – Mriežka, Kalendár, Gantt, Pamiatky a Karty – Smartsheet funguje tak, ako chcete. Zistite, ako jednoducho vytvoriť šablónu projektového manažmentu. Vyskúšajte Smartsheet na 30 dní zadarmo.

Chceli by ste sa dozvedieť viac o osvedčené postupy a základné odporúčania pre riadenie projektu? Prejdite na našu stránku a získajte prístup k najnovším článkom, šablónam, videám a ďalším.

Získajte viac informácií o prémiových riešeniach riadenia projektov Smartsheet

Riadite stovky projektov? Prémiové riešenie správy projektového portfólia od Smartsheet pomáha rásť projektovo orientovaným podnikom a oddeleniam priepustnosť projekty, zvýšiť viditeľnosť v reálnom čase a znížiť riziko projektu.

Použite Smartsheet Project Portfolio Solution na:

• Ušetrite čas automatizáciou nastavenia nového projektu.
• Zosúlaďte výkon projektového riadenia s vašimi obchodnými cieľmi a zámermi.
• Zabezpečte konzistentné zásady riadenia projektov.
• Zlepšite prehľad o výkonnosti portfólia projektov v reálnom čase.
• Vykonajte hĺbkovú analýzu projektového portfólia s pomocou Microsoftu Power BI.

Projektoví manažéri môžu použiť riešenie správy projektového portfólia Smartsheet na jednoduché a rýchle získanie štandardnej sady tabuliek, správ a panelov Sights pre svoje nové projekty. Každý nový projekt V predvolenom nastavení dedí už existujúce prístupové práva nastavené manažérom projektového manažmentu, aby sa zabezpečila viditeľnosť všetkých projektov v ich portfóliu. Nakoniec riešenie automaticky konsoliduje metadáta projektu do jedného dátového súboru, ku ktorému je možné pristupovať pomocou ovládacieho panela Smartsheet Sights alebo Microsoft Power BI na vytváranie prehľadov v rámci celého portfólia.

Ako viete, funkčnosť asistenta alebo osobného asistenta (bez ohľadu na to, ako sa táto pozícia nazýva v pracovnom zošite) v rôznych spoločnostiach sa líši v závislosti od špecifík a veľkosti organizácie, firemnej kultúry prijatej v spoločnosti a osobnosti. manažéra. Sú však povinnosti, bez ktorých sa každý osobný asistent jednoducho nezaobíde, bez ohľadu na jeho pôsobisko. Medzi ne patrí kontrola nad vykonávaním príkazov.

V mnohých organizáciách je problémom neplnenie objednávok a nedostatočná kontrola ich včasného vykonania, tzv. " úzke miesto"(z angličtiny) úzke miesto- úzke miesto), t.j. vážna prekážka, ktorá výrazne spomaľuje obchodné procesy spoločnosti. Tu naozaj veľa závisí od asistenta! Nie všetko je však také samozrejmé, ako sa na prvý pohľad zdá. Často sa stretávame so situáciami, že nenahraditeľný asistent náhle ochorie alebo odíde na dovolenku alebo raz na služobnú cestu a počas jeho neprítomnosti... práca prestala, zákazky sa neevidujú, termíny sa míňajú a zodpovední sú neznámi. Spravidla to nehovorí ani tak o nevyhnutnosti zamestnanca, ale o absencii systému. Úlohou asistenta je teda vybudovať systém na sledovanie plnenia objednávok. A systém, ako vieme, je z veľkej časti schopný udržať si výkon sám. A sám to nezvládneš! Ale poďme sa vysporiadať so všetkým po poriadku.

Ovládanie a jeho typy

Slon, ako sa hovorí, by sa mal jesť po častiach. A stojí za to začať s terminológiou.

Kontrola- ide o porovnanie zámeru so skutočným stavom veci. Kontrola odhaľuje aj malé odchýlky od plánovaných výsledkov a konania ľudí a umožňuje zmeniť situáciu.

Rozlišujú sa tieto typy kontroly:

1. Predbežné. Vykonáva vedúci pred samotným začatím prác na zadaní. Predbežná kontrola sa používa s prihliadnutím na ľudské, materiálne a finančné zdroje, t. j. pred vydaním príkazu na prácu sa vedúci musí uistiť, že výkonný umelec má prostriedky na jej vykonanie.

2. Koncepčný (prichádzajúci). Používa sa na objasnenie:

Vie účinkujúci, že má úlohu;

Ako problém pochopil ten, kto to bude riešiť?

Ako presne to urobí?

Tento typ kontroly vykonáva asistent manažéra a to ihneď po zadaní objednávky. Cieľom je skontrolovať, či vykonávateľ rozumie podstate príkazu a včasnosti jeho realizácie. V tejto fáze je úlohou asistenta upozorniť vykonávateľa na dostupnosť úlohy, načasovanie a prioritu úlohy a uistiť sa, že úloha bola prijatá do práce. V tomto prípade musí asistent „zvýrazniť“ naliehavé a dôležité úlohy (pamätajte na Eisenhowerovu maticu), napríklad takto: „Upozorňujeme, že táto úloha je dôležitá a naliehavá!“ Táto magická fráza, vyslovená v správnom čase, pomôže predísť mnohým nedorozumeniam a neodpustiteľným stratám času - je neprijateľné nechať proces zoraďovania úloh podľa priorít voľný priebeh, pretože názor účinkujúcich sa nie vždy zhoduje s názorom. názor manažéra. Nezabúdajte, že to, čo je pre vás samozrejmé, nemusí byť pre ostatných také samozrejmé.

3. Prúd (stredný, riadenie procesu). Cieľom je zhodnotiť súčasný proces činnosti: ako sa práca vykonáva, čo sa už urobilo, aké ťažkosti sa vyskytli. Tento typ kontroly vykonáva asistent, keď už práca prebieha, ale ešte nenastal termín dokončenia zákazky. Úlohou kontroly je promptne identifikovať odchýlky, ktoré vznikajú pri práci a informovať o nich vedúceho pracovníka pre prípadnú nápravu. dané parametre. Súčasná kontrola je založená na spätná väzba.

4. Záverečná (záverečná, kontrola výsledku). Používa sa na posúdenie, či sa k danému dátumu podarilo dosiahnuť cieľ.

Skutočne získané výsledky sa porovnajú s tými, ktoré boli predtým stanovené. Napriek tomu, že v tejto fáze je už neskoro zasahovať do práce, je táto kontrola nevyhnutná. Ukazuje, aké výsledky interpreti dosiahli a odhaľuje opomenutia a nedostatky v ich práci. Pomáha poučiť sa do budúcnosti. Manažér a asistent v tejto fáze spravidla spolupracujú, pretože Kvalifikácia asistenta nemusí byť dostatočná na určenie úplnosti a správnosti zadania.

Čo a ako ovládať

Rozdelenie zodpovednosti za zabezpečenie kontroly v kľúčových oblastiach závisí od veľkosti organizácie:

Kontrolovať	Veľkosť spoločnosti	Zodpovednýna zabezpečenie kontroly
Právne normy a požiadavky	Až 100 ľudí Až 500 ľudí Viac ako 500 ľudí	Vedúci organizácie Právnik, účtovník Právny servis, účtovníctvo Právny servis a vedúci oblastí
Príkazy vodcu	Až 100 ľudí Až 500 ľudí Viac ako 500 ľudí	Vedúci organizácie Hlavný tajomník Asistent manažéra Asistent a vedúci oblastí
Požiadavky miestnych regulačných dokumentov	Až 100 ľudí Až 500 ľudí Viac ako 500 ľudí	Vedúci organizácie Hlavný tajomník Asistent manažéra Vedúci činností
Individuálne príkazy manažéra	Až 500 ľudí Viac ako 500 ľudí	Vedúci organizácie Hlavný tajomník Asistent manažéra
Pokyny prijaté z podnikového centra	Až 1500 ľudí Až 2500 ľudí Viac ako 2500 ľudí	Asistent manažéra Zástupca manažéra a sekretariát Vedenie prípadov

„Kontrola“ a „monitorovanie“ sú rôzne veci!

Aby sme konečne pochopili, čo je čo, stojí za to venovať pozornosť inému pojmu, ktorý sa často vyskytuje v modernom manažmente - „monitorovanie“. V literatúre sa pojmy „kontrola“ a „monitorovanie“ často používajú ako identické, ale ide o zásadne odlišné veci! Na uplatnenie systematického prístupu k riadeniu vykonávania príkazov je potrebné tento rozdiel pochopiť. Ak monitorovanie- ide teda o sledovanie parametrov objektu so záznamom a ukladaním údajov ovládanie- toto je povinný postreh dopad na objekt v prípade, že hodnoty parametrov prekračujú prijateľné limity. Vo vzťahu k zadaniam to znamená, že asistent musí mať monitorovací nástroj, t.j. viesť určitú databázu, kde eviduje pokyny, termíny, zodpovedné osoby a stav realizácie (dokončené/nedokončené). Na vybudovanie efektívneho systému kontroly však nestačí len vedenie štatistík – kontrola znamená aktívne riadenie situácie, úpravu a ovplyvňovanie, t.j. cieľavedomé vedomé ovplyvňovanie za účelom dosiahnutia pozitívnej dynamiky v predvádzacej disciplíne.

Ako zabezpečiť, aby boli objednávky splnené?

Aby bolo možné vykonať objednávky, je potrebný integrovaný prístup k riešeniu tohto problému. Systém kontroly vykonávania objednávok bude fungovať podľa nasledujúcich zásad:

1) Vysoká priorita vedenia. Manažér musí preukázať, že prísne dodržiavanie jeho pokynov je pre neho a spoločnosť dôležité.

2) Spoločná diskusia o prístupoch k riešeniu problému. Aby sme zohľadnili všetky riziká a zvážili danú problematiku komplexne, je potrebné zapojiť do diskusie všetkých účastníkov procesu – ako manažéra udeľujúceho pokyny a asistenta, ktorý na ne dohliada, tak aj manažérov, ktorí budú priamo zodpovední za exekúcie. Dohody by sa mali týkať predovšetkým spôsobov získavania informácií o pokynoch a termínoch, formátu správy o vykonaní, postupu pri zmene termínu, prístupov k odmenám či trestu v prípade nesplnenia pokynov. Manažér by mal informovať svojich podriadených aj o právomociach asistenta z hľadiska sledovania plnenia príkazov (ak ste v tíme nová osoba a ešte nemáte oprávnenie, spýtajte sa na to svojho manažéra).

3) Informovanie všetkých zamestnancov spoločnosti o implementácii systému sledovania plnenia zákaziek. Je potrebné zabezpečiť transparentnosť prístupov, t.j. pravidlá musia byť formalizované v miestnom regulačnom dokumente spoločnosti.

4) Dôslednosť a pravidelnosť. Disciplína vedenia sa zvýši, ak si zamestnanci budú istí, že každá úloha je zaznamenaná, že každá úloha musí byť vyúčtovaná, že žiadna z nich nebude vynechaná alebo zabudnutá a že nesplnenie pokynov vedenia bude nevyhnutne potrestané. (Okamžite sa oplatí ustanoviť postup informovania, pretože pokyny môžu byť a priori neuskutočniteľné alebo môžu mať závažné dôvody na nesplnenie včas. Každý takýto prípad treba posudzovať individuálne.)

Vyzerá to ako úloha, hovoríte si. Čiastočne je to pravda. Aká je úloha asistenta? Asistent je presne ten istý zamestnanec firmy, ktorý musí manažéra informovať o tom, že problém existuje, že so sebou nesie špecifické riziká, že sa snažíte držať „prst na tepe“ (a zatiaľ sa to darí najmä vďaka vašej osobné vlastnosti), ale absencia systému dá o sebe skôr či neskôr vedieť a vás to znepokojuje.

Hlavné je nezabudnúť povedať, že máte konkrétny návrh, ako zorganizovať systém kontroly (t. j. nemal by to byť len problém naservírovaný na striebornom podnose, ale problém a možnosti jeho riešenia).

Aj keď ste novým zamestnancom spoločnosti, nemali by ste sa báť osloviť svojho manažéra s takýmto návrhom. Ak sa doteraz vo vašej firme nestalo nič fatálne z dôvodu nesplnenej/neuplatnenej/nezaúčtovanej zákazky, váš konateľ stále nebude hluchý na váš návrh. V celej spoločnosti sa asi nenájde nikto, kto by mal väčší záujem riešiť tento problém.

Dôležitosť efektívnej komunikácie

Povedzme, že váš návrh je prijatý: manažér načrtol dôležitosť úlohy, oznámil vašu úlohu v tomto procese, schválil miestne normatívny dokument o regulácii procesu sú informovaní všetci zamestnanci spoločnosti. Čo bude ďalej? Zverejnený dokument riskuje, že zostane bezduchým kusom papiera, ak sa v tejto fáze vzdáte. Ako dosiahnuť, aby toto všetko fungovalo?

Odpoveď spočíva predovšetkým v efektívnych komunikačných schopnostiach asistenta. Áno, toto je tá istá fráza, ktorú tak často vidíme v životopisoch na administratívne pozície. Mať takéto zručnosti je pre asistenta životne dôležité. V užšom zmysle je efektívna komunikácia vo vzťahu k monitorovaniu vykonávania príkazov spôsobom rýchleho prenosu informácií bez skreslenia a získania spätnej väzby o správnom pochopení „správy“.

Efektívna komunikácia je postavená:

Efektívne alebo neúčinné?

Neefektívna komunikácia je hádka s ostatnými, zameraná na ochranu vašich cieľov a plánov. Znamená to prítomnosť víťazov a porazených. Tento štýl „komunikácie“ je kategorický: existuje „správne“ a „nesprávne“, „víťazstvo“ a „porážka“, „dobré“ a „zlé“, bez zohľadnenia prechodných stavov. Správny názor je len jeden, preto môžeme zanedbávať názory a skúsenosti ľudí, ktorí môžu obohatiť naše poznanie o svete a vytvoriť si ucelený obraz. Namiesto toho neustále obhajujeme svoje úzke názory. Pauza v konflikte sa považuje za úspech, keď obranca dočasne ustúpi. Nakoniec nezhoda vyústi do odporu, straty tímovej efektivity a dokonca sabotáže, kým nezvíťazí rovnováha síl a rešpektu.

Efektívna komunikácia má zas za cieľ pochopiť názory, pocity a názory iných. Keď sa dve strany navzájom počúvajú, obe vyhrávajú. Vzájomné porozumenie a rešpekt sa stávajú základom spolupráce, vzájomnej závislosti a lojality. Úspech sa dosiahne, ak každá strana povie: „Áno, presne to som mal na mysli. Rozumieš mi".

Pre úspešnú realizáciu cieľov organizácie je nepochybne nevyhnutná efektívna komunikácia. Skreslené, nesprávne interpretované správy často spôsobujú porážky veľkých spoločností, armád a národov.

Efektívne komunikačné schopnosti umožňujú koexistenciu protikladov – konečná schopnosť pochopiť iný uhol pohľadu a nájsť kompromis. Prečo sa hádať, kto má pravdu a kto nie? Cieľom efektívnej komunikácie je nadväzovanie a udržiavanie vzájomne výhodných, a teda dlhodobých pracovných vzťahov.

Z hľadiska sledovania plnenia príkazov musí asistent ukázať efektívne komunikačné zručnosti vo všetkých fázach pokynov „cesty“:

1) Interakcia s manažérom pri nastavovaní pokynov.Úlohou asistenta je správne zaznamenať zadanie a snažiť sa dodržať špecifickú schému stanovovania cieľov, napríklad SMART. To umožní podriadeným pochopiť, čo sa od nich vyžaduje. Znenie príkazu musí byť jasné, v ústnej forme (odpovedzte na otázku: čo robiť?), príkaz musí mať stanovenú lehotu a pri každom príkaze musí byť určený zodpovedný vykonávateľ.

Po riadnom zaznamenaní objednávky musí asistent zabezpečiť, aby nedošlo k nepresnostiam a poskytnúť finálna verzia protokol alebo register pokynov konateľovi na schválenie, alebo sa ústne spýtať: „Rozumel som vám správne? Ivanov I.I. musí vypracovať a predložiť na schválenie harmonogram realizácie projektu do 11. mája 2015?“

Čo sa staloSMART?

SMART je mnemotechnická skratka používaná v manažmente a projektovom manažmente na definovanie cieľov a stanovovanie cieľov.
Cieľ alebo úloha stanovená podľa kritérií SMART má nasledujúce charakteristiky:
. S- špecifický (konkrétny) - jasný, presný, jasne popísaný;
. M- merateľné (merateľné) - majú stanovené ukazovatele výsledku, pomocou ktorých možno pochopiť, že cieľ bol dosiahnutý. Môžu byť kvantitatívne aj kvalitatívne. Bez týchto kritérií je takmer nemožné vyhodnotiť splnenie úlohy;
. A- dosiahnuteľný (dosiahnuteľný) - realistický, ale vyžadujúci určité úsilie, ktorý slúži ako dodatočný motivačný faktor;
. R- relevantné (vhodné) - zhodujúce sa so širšími cieľmi útvaru alebo organizácie;
. T- časovo ohraničené (časovo ohraničené) - musia byť určené termíny dosiahnutia cieľa.

2) Interakcia s účinkujúcimi pri prenášaní objednávok do práce. Kľúčovou úlohou v tejto fáze je zabezpečiť, aby bol dodávateľ informovaný o zadaní a akceptoval ho na prácu. Ak je organizácia malá, potom asistent alebo sekretárka kontaktuje priamo účinkujúcich prostredníctvom Email alebo telefonicky. Vo veľkých organizáciách je takáto interakcia ťažko realizovateľná, takže asistent prenáša objednávku a priamo komunikuje so zástupcami vedúceho organizácie a pri prenose objednávok sa uplatňuje kaskádový princíp, napríklad: EEriaditeľ odboruEvedúci oddeleniaEpriamy exekútor.

3) Informácie o vykonaní príkazu sa prenášajú spätnou cestou: generálny riaditeľ/asistentBZástupca generálneho riaditeľaBriaditeľ odboruBvedúci oddeleniaBpriamy exekútor.

Asistent zohráva úlohu sprostredkovateľa pri odovzdávaní informácií o objednávke. Zároveň, aby sa skrátil čas prenosu dát asistentovi, je vhodné zabezpečiť použitie zdroj informácií, ktorý umožňuje uverejňovať súhrnné informácie o objednávkach v všeobecný prístup, napríklad na interný podnikový portál organizácie, kde si každý zamestnanec môže rýchlo pozrieť, aké má zadania a poslať pripomienky asistentovi.

4) Pri vykonávaní priebežnej kontroly je potrebné objasniť predpoveď od dodávateľa:či už dodrží termín alebo počas realizácie sa ukázalo, že objem prác je väčší, ako sa pôvodne predpokladalo, alebo zdroje dodávateľa nepostačujú a je potrebné zapojenie zamestnancov z iných štrukturálnych divízií, pretože úloha sa ukázala ako medzifunkčná. Asistent musí viesť nepretržitý konštruktívny dialóg so zodpovedným manažérom/výkonným pracovníkom, aby získal rýchle a spoľahlivé informácie o postupe realizácie, a ak sa vyskytnú vážne problémy, informovať o tom manažéra, kým sa ešte dá niečo napraviť. Zároveň by ste nemali ísť príliš ďaleko a stať sa rušivými, rušiť interpreta a rozptyľovať ho maličkosťami. Všetci účastníci procesu musia jasne pochopiť, že majú spoločné ciele a rešpektovať prácu toho druhého. Ak to chcete urobiť, mali by ste sa dohodnúť na prijateľnom formáte komunikácie.

5) Po prijatí informácie o vykonaní objednávky asistent spolu s manažérom vyhodnotí úplnosť predložených údajov a rozhodne o prijatí objednávky alebo jej vrátení na prepracovanie. O prijatom rozhodnutí musí asistent informovať exekútora.

6) Pri generovaní analytických správ. Prísne účtovníctvo znamená pravidelné vykazovanie a analýzy založené na štatistických údajoch. V určitej frekvencii, napríklad raz za mesiac, musí asistent analyzovať nazhromaždené štatistické údaje o úlohách a vygenerovať správu o výkonnostnej disciplíne (obr. 1). Takáto správa môže obsahovať informácie o tom, koľko pokynov bolo, koľko z nich bolo dokončených včas/neskoro/nedokončených, ktoré jednotky sú vedúcimi a ktoré sú protivodcami z hľadiska včasného vykonania pokynov manažéra. S týmito informáciami môže konateľ nakladať podľa vlastného uváženia. Je však žiaduce, aby bol prístup k odmene a trestu predvídateľný a jednotný pre každého.

Ryža. 1

Praktické nástroje v arzenáli asistenta

Existuje veľké množstvo takýchto nástrojov, ale je dôležité dodržiavať kľúčový princíp - všetky pokyny manažéra musia byť zhmotnené a vložené do jedného úložiska, kde je možné pravidelne sledovať realizáciu objednávok v súlade s ich prioritou.

Ideálna technická realizácia je Microsoft Outlook , pretože obsahuje flexibilné mechanizmy nastavenia tzv. „užívateľské zobrazenia“. Okrem štandardných zobrazení „Podľa vykonávateľov“, „Podľa kategórií“, „Podľa termínov“ si môžete nakonfigurovať aj ďalšie – „Podľa závodov“, „Podľa výborov“, „Len oneskorené úlohy, ktorých termín uplynul od 5. do Pred 20 dňami“ atď. Po nakonfigurovaní bude zobrazenie v budúcnosti dostupné jediným kliknutím myši. Nebudeme sa tým podrobne zaoberať, pretože... Tomuto nástroju už bola venovaná séria článkov.

Niekedy podobný systém nakonfigurovaný na základni elektronické systémy správy dokumentov, napríklad Lotus Notes, Documentum alebo Directum, kde sú kľúčové informácie o objednávke zaznamenané v registračnej a kontrolnej karte (RCC). EDMS je však drahý program, ktorý si nie všetky organizácie môžu dovoliť.

Jedným z najuniverzálnejších a najdostupnejších nástrojov na sledovanie plnenia objednávok je Microsoft Excel. Tento program je možné použiť ako doplnok k existujúcim, ak v ňom pracujete veľká spoločnosť a ako nezávislý nástroj. Krása je v tom, že na základe tohto technického riešenia si môžete vytvoriť jednotnú databázu zákaziek s flexibilným nastavením polí a filtrov podľa vlastného uváženia. Takýto konsolidovaný register pokynov môže byť verejne dostupný a každý zamestnanec si môže ujasniť znenie, termíny a sledovať stav svojich pokynov. Najprv by ste mali nakonfigurovať obmedzené práva na úpravu súboru, aby ste predišli náhodnému poškodeniu alebo vymazaniu údajov.

V MS Excel môžete nielen zadávať pokyny manuálne, ako v prípade ústnych príkazov od manažéra, ale aj sťahovať pokyny z EDMS (ak ide o pokyny z protokolov alebo pokyny prichádzajúce zvonku, napr. požiadavky regulačných orgánov alebo vládne orgány alebo podnikové centrum).

Nastavením polí určitým spôsobom môžete nastaviť farebné označenie v stĺpci „Stav realizácie objednávky“. Napríklad objednávka, ktorá ešte neprišla, bude automaticky označená modrou farbou; objednávka dokončená včas je zelená (na tento účel sa dátumy v poliach „Z dôvodu vykonania“ a „Skutočné vykonanie“ musia zhodovať); objednávka, ktorej uplynula lehota na vykonanie a nebolo doručené potvrdenie o prijatí správy o vykonaní, sa automaticky zobrazí ako nesplnená a označí sa červenou farbou.

Založenie registra objednávok vPANI Excel

Polia v registri sa konfigurujú napísaním makra. Pre také jemné ladenie Najlepšie je zapojiť IT špecialistu.

Ak nie je IT špecialista a nemáte znalosti programovania, môžete použiť inú jednoduchšiu a dostupnejšiu metódu.

Bunky tabuľky si môžete prispôsobiť sami pomocou funkcie podmieneného formátovania.

Ak chcete nakonfigurovať výplň bunky, vyberte bunku v tabuľke, pre ktorú budeme konfigurovať formátovanie (v našom prípade je to bunka G10 ), na karte Domov - Podmienené formátovanie, v navrhovanom obsahové menu - Vytvorte pravidlo(obr. 2).

Ryža. 3

V riadku vzorcov dialógového okna pod nadpisom je potrebné nastaviť pravidlo, ktoré bude považované za pravdivé (obr. 4).

Ryža. 4

Pre náš register bude potrebné postupne nakonfigurovať štyri pravidlá pre rovnakú bunku G10 a potom „rozšírte“ svoju akciu na celý stĺpec G.

• Ak chcete označiť nesplnenú objednávku, nastavte pravidlo 1. V dialógovom okne Vytvorte pravidlo formátovania pomocou kľúča Formátovať vyberte farbu výplne. Prvé pravidlo bude zodpovedať červenej farbe.

Potom do riadka vzorcov zadajte nasledujúci popis pravidla: =IF(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (obr. 5). To znamená, že za predpokladu, že v bunke F10 je uvedený dátum splatnosti a už uplynul, bunka sa automaticky zmení na červenú.

Ryža. 5

Stlačte klávesOTO.

• Na označenie objednávky, ktorá prebieha, nastavte pravidlo 2. Opakujeme postupnosť akcií opísaných vyššie: vyberte bunku G10 , Poďme do Podmienené formátovanie, vyberte Vytvorte pravidlo A Použite vzorec na určenie, ktoré bunky sa majú formátovať.

V už známom dialógovom okne Vytvorte pravidlo formátovania pomocou kľúča Formátovať vyberte inú farbu výplne. Druhé pravidlo bude zodpovedať modrej farbe.

=AK(F10>0;F10>DNES();""). To znamená, že ak v cele F10 je uvedený termín a ešte neprišiel, bunka sa automaticky zafarbí na modro.

Stlačte kláves OTO.

• Na označenie objednávky, ktorá bola dokončená včas, sme nastavili pravidlo 3. Opäť zopakujeme postupnosť akcií popísaných vyššie, len tentoraz v dialógovom okne Vytvorte pravidlo formátovania pomocou kľúča Formátovať vyberte zelenú farbu výplne, ktorá označuje, že objednávka bola dokončená presne načas alebo v predstihu.

Do riadka vzorcov zadajte popis pravidla: =IF(F10>0; IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). To znamená, že ak v cele F10 G10 je uvedená lehota na skutočné vykonanie, ktorá sa zhoduje s lehotou F10 alebo mu predchádza, bunka G10 sa automaticky zmení na zelenú.

Stlačte kláves OTO.

• Nakoniec, aby sme označili objednávku, ktorá bola dokončená po stanovenom termíne, nastavili sme pravidlo 4. V dialógovom okne Vytvorte pravidlo formátovania pomocou kľúča Formátovať vyberte žltú farbu výplne, ktorá označuje, že objednávka bola dokončená neskoro.

Do riadka vzorcov zadajte nasledujúce pravidlo: =IF(F10>0; IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). To znamená, že ak v cele F10 je uvedený dátum splatnosti a v bunke G10 je uvedený dátum skutočného vykonania, ktorý je neskorší ako dátum F10 , potom bunka G10 sa automaticky zmení na žltú.

Raz v cele G10 všetky štyri pravidlá sú nakonfigurované, daný vzorec „natiahneme“ po celom stĺpci G a vyplňte ho skutočnými dátumami realizácie objednávok. Bunky sa automaticky vyfarbia v určenej palete.

Ďalším krokom je nastavenia vizualizácie, t.j. diagramy pre vizuálnejšie vnímanie obrazu predvádzacej disciplíny.

Na zostavenie diagramu potrebujeme kvantitatívne údaje, t.j. počet všetkých objednávok a každý typ zvlášť. Preto bude potrebná stredná úprava. Kvantitatívne údaje môžeme zobraziť v legende, kde budú automaticky zadané z našej tabuľky (legendu je možné umiestniť na ten istý list napr. nad tabuľku).

Ak chcete zbierať štatistiky, musíte vyplniť jednu z buniek tabuľky, napríklad susednú bunku H10 , a to nasledujúcim spôsobom:

1. Vyberte bunku H10 , v hornej časti riadka vzorcov kliknite na ikonu fx Funkcia vloženia, vyberte kategóriu “ logické», « AK».

Do horného riadku vzorcov napíšeme nasledujúce pravidlo: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (obr. 6).

Ryža. 6

Rozšírime pravidlo uvedené v bunke H10 , nadol v celom stĺpci H(obr. 7).

Ryža. 7

Potom stĺpec H možno skryť a ponechať viditeľné iba potrebné informácie v registri.

• Nastavenie legendy. Aby boli údaje zo stĺpca H spadajú do legendy a zobrazujú sa v nej v kvantitatívnej forme, musíte bunky legendy nakonfigurovať takto:

1. Nastavte pravidlo pre bunku G3 : vyberte túto bunku, kliknite na ikonu v riadku vzorcov fx Funkcia vloženia, vyberte typ funkcií " štatistické», « COUNTIF».

2. Potom do riadka vzorcov napíšte nasledovné: =COUNTIF(H$10:H$19;F3)(obr. 8).

Ryža. 8

3. „Natiahnite“ vzorec z bunky G3 predtým G6 resp.

Môžete si tiež prispôsobiť vizualizáciu a nahrať dáta o objednávkach za dané časové obdobie vo forme grafu.

• Svytvorenie diagramu. Ak to chcete urobiť, prejdite na kartu Vložiť a vyberte graf, napríklad koláčový graf, keď ste predtým vybrali jeho rozsah bunky od G3 predtým G6 (obr. 9).

Ryža. 9

Diagram vložíme a vyfarbíme jeho segmenty v nami zvolených farbách výplne tak, že segment vyberieme a pravým tlačidlom myši vyvoláme príslušné kontextové menu (tam je všetko intuitívne). Náš register je pripravený (obr. 10).

Ryža. 10

A nakoniec

Vytvorenie efektívneho systému na sledovanie plnenia objednávok je pomerne náročné – je potrebné brať do úvahy veľa rôznych aspektov a vlastností, ktoré môžu byť jedinečné pre rôzne organizácie. Nie je to ľahké, ale pamätajte, že každá hádanka má riešenie. Keď stojím pred ťažkým problémom, ktorý na prvý pohľad nemá riešenie, vždy si spomeniem na hádanku B. Verbera:

„Ako spojiť týchto deväť bodov so štyrmi čiarami bez toho, aby ste zdvihli pero z papiera?

Často nemôžeme nájsť riešenie, pretože naša myseľ je obmedzená na oblasť kresby. Nikde však nie je napísané, že nemôžete prekročiť jeho hranice.

Existuje riešenie:

Morálka: aby ste pochopili systém, musíte... sa z neho dostať."

Existuje mnoho spôsobov, ako zorganizovať efektívny systém monitorovania vykonávania objednávok. Hlavné je nájsť presne ten, ktorý bude najorganickejšie zapadať do práce vašej a vašej firmy, cítiť vo všetkom striedmosť a neprekročiť hranicu, za ktorou prichádza manická hyperkontrola.

M.A. Suchková, zástupkyňa generálneho riaditeľa Ryazan Oil Rafining Company CJSC (dcérska spoločnosť NK-Rosneft OJSC)

Každá organizácia skôr či neskôr čelí problému sledovania úloh stanovených manažmentom. Každý rieši tento problém inak: niekto implementuje elektronický systém správy dokumentov, niekto dáva značky do registratúrnych kníh, iný zakladá kartotéku po starom. V tomto článku sa pozrieme na problém sledovania pokynov vydaných manažérom ohľadom došlých a interných dokumentov spoločnosti a predstavíme vám jednu z možností organizácie riadiaceho systému pomocou MS Outlook.

Čo je kontrola vykonávania úloh?

Príkaz od manažéra sa zvyčajne začína uznesením umiestneným na prichádzajúcom alebo internom (napríklad internom zázname) dokumente. Ako je známe, v uznesení musí byť uvedený vykonávateľ, obsah úlohy a lehota, v ktorej musí byť príkaz splnený.

Ak organizácia nemá systém kontroly, manažér spravidla ukončí prácu na dokumente uznesením a vykonanie zadania zostáva výlučne na svedomí vykonávateľa. V lepšom prípade si riaditeľ urobí do denníka poznámku, aby nestratil zo zreteľa to najdôležitejšie, no keď objem prichádzajúcich dokumentov dosiahne niekoľko desiatok či stoviek za deň, žiadny denník ho nezachráni.

Výsledkom je, že zodpovednosť za monitorovanie vykonávania padá na krehké ramená sekretárky (alebo prípadne jedného zo zamestnancov úradu). Tak či onak, úlohou správcu je zoznámiť sa s uznesením, priniesť príkaz exekútorovi a zabezpečiť jeho včasné vybavenie.

Sú všetky dokumenty pod kontrolou?

Na úplnom začiatku, keď sa systém kontroly dokumentov vo vašej organizácii ešte len objavuje, je lepšie ovládať iba časť dokumentov. Ktoré - nech sa osobne rozhodne vodca. Po prvé to bude pre kontrolóra jednoduchšie a po druhé sa vyhladia negatívne (ako vždy pri zmenách) reakcie zamestnancov. V budúcnosti sa bude zoznam dokumentov zasielaných na kontrolu postupne rozširovať. Povedzme, že v prvej fáze bolo prijaté rozhodnutie monitorovať vykonávanie pokynov týkajúcich sa sťažností prijatých od jednotlivcov a akýchkoľvek žiadostí od vládnych orgánov.

Ak však spoločnosť okamžite prejde na elektronickú správu dokumentov, nie je problém voľby: programy EDMS automaticky sledujú cestu každého dokumentu.

Vytvorte úlohu vPANI Outlook

Outlook je primárne e-mailový klient, ktorý môže nahradiť elektronický systém správy dokumentov len z hľadiska komunikácie medzi používateľmi; úspešne plní všetky potrebné funkcie, najmä monitoruje plnenie úloh a generuje správy.

Nevyhnutnou podmienkou pre organizáciu kontroly vPANI Outlook: Uznesenie konateľa musí byť tak či onak uskutočnené v elektronickej podobe. Kontrolór musí buď naskenovať dokument s rozlíšením, aby mohol priložiť tento súbor k úlohe, alebo manuálne reprodukovať text uznesenia do tela úlohy.

Ak chcete vytvoriť úlohu pre používateľa, spustite MS Outlook a vyberte príkazy v hornom menu Súbor, Vytvorte A objednať(obr. 1), po ktorom sa otvorí nové okno – vaša budúca úloha.

Obr.1. Vytvorenie objednávky

Začnime vypĺňať polia. V prvom z nich ( Komu) uvedie adresu riaditeľa menovaného exekútora.

Ak je viacero účinkujúcich, úloha sa vytvorí pre každého zvlášť (funkcia programu; inak budú problémy so sledovaním úlohy).

Druhé pole Predmet musíte ho vyplniť čo najpresnejšie, aby už bolo jasné, čoho sa úloha týka, napr.

Vstup-234 zo dňa 29.01.2013.

To bude výhodné pre ovládača aj interpreta.

Ďalšou dôležitou oblasťou pre nás je Termín. Stanovuje sa na základe lehôt na vyhotovenie dokumentov akceptovaných vo vašej spoločnosti.

Pripomíname, že štandardná lehota akceptovaná v praxi obchodnej komunikácie je 30 kalendárnych dní.

Blízko poľa Termín Môžete si vybrať úroveň dôležitosti úlohy: nízka, normálna alebo vysoká.

Polia Začni, štát A Pripravený Pri vytváraní úlohy sa jej ovládač zvyčajne nedotkne, pretože vykonávateľ ešte nezačal vykonávať a začiatok času určeného na prácu bude momentom odoslania úlohy vykonávateľovi.

Na jedálnom lístku možnosti Kliknutím na príslušné tlačidlo môžete naplánovať opakovanie úlohy.

Týka sa to napríklad mesačných správ alebo poskytovania iných informácií v stanovenej frekvencii.

Tu budete vyzvaní, aby ste vybrali kategóriu (ak ju používate) a pridali pripomienku pre interpreta.

Je vhodné nastaviť upomienku tri dni pred termínom: v požadovaný deň dostane dodávateľ list s príslušným obsahom.

možnosti Udržujte aktualizovanú kópiu tejto úlohy vo svojom zozname úloh A Po dokončení úlohy mi pošlite správu o stave sa zapínajú a vypínajú pomocou začiarknutia v začiarkavacích políčkach.

Na poznámku!

Checkbox (z anglického zaškrtávacieho políčka) je grafický prvok používateľského rozhrania, ktorý umožňuje používateľovi ovládať parameter s dvoma stavmi – ☑ zapnuté a ☐ vypnuté.

Do poľa písmena sa zadáva textové pole - pokyny potrebné na splnenie úlohy. Ak nie sú žiadne, môžete zadať štandard Prečítajte si prosím uznesenie a postupujte podľa pokynov.

Prejdite na kartu ponuky Vložiť. Tu k úlohe pripájame súbor s listom uznesenia.

Potom kliknite Odoslať– a úloha prejde na zodpovednú osobu (obr. 2).

Obr 2. Odoslanie úlohy na vykonanie

Práca umelca na úlohe

Dodávateľ dostane list s prílohou, ktorý obsahuje úlohu. Po otvorení úlohy uvidí súbor s uznesením manažéra, dátumom dokončenia a ďalšími informáciami, ktoré ste mu poslali (obr. 3).

Ryža. 3. Prijatie úlohy vykonávateľom

do Obr - na tomto obrázku nie je bodka za objednávkou, ale na predchádzajúcom áno

Po dokončení zadania musí exekútor vypracovať správu. Ak to chcete urobiť, v úlohe, ako v bežnom e-maile, musíte vybrať možnosť Odpoveď, napíšte text hlásenia a odošlite ho kontrolórovi.

Správa musí byť správna a obsahovať aktuálne informácie o splnení úlohy, a nie jednoduché odhlásenie Dokončené alebo ešte horšie, OK.

Príklad správy o vykonaní objednávky:

List z 30. januára 2013 č. 323 bol zaslaný protistrane poštou.

Dokončenie úlohy

Po prijatí správy kontrolór označí úlohu ako dokončenú. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na úlohu v zozname úloh a vyberte príkaz z rozbaľovacej ponuky Na popravu, a potom Označiť ako dokončené(obr. 4).

Ryža. 4. Dokončenie úlohy

Nahlasovanie

Sledovanie plnenia objednávok stratí akýkoľvek význam, ak správca nebude pravidelne analyzovať kvalitu práce výkonných umelcov. Na to je potrebné vygenerovať prehľad na základe parametrov, ktoré vás zaujímajú.

Ak chcete zobraziť celý zoznam objednávok, ktoré ste odoslali, kliknite na tlačidlo v ľavom dolnom rohu obrazovky Úlohy. V strednom poli a v ľavom stĺpci sa vytvorí zoznam úloh Aktuálny pohľad Je možné vykonať ľubovoľný výber. Ovládače zvyčajne používajú zobrazenia Podrobný zoznam, Oneskorené úlohy A Zodpovedným(obr. 5).

Obr.5. Podrobný zoznam podaní

Akýkoľvek zoznam je možné vytlačiť výberom príslušného príkazu v ponuke Súbor.

Regulácia procesu a práca s personálom

Ako to už pri každej inovácii býva, bez regulácií sa nezaobíde ani proces sledovania plnenia zákaziek. Do návodu na prácu v kancelárii je vhodné zahrnúť pravidlá pre stanovovanie a plnenie úloh. Ak ho ešte nemáte, môžete vytvoriť samostatný dokument „Pravidlá...“ alebo „Pokyny...“. Tak či onak, proces je potrebné opísať čo najpodrobnejšie a je vhodné poskytnúť popis aj so snímkami obrazovky. Pokyny musí schváliť generálny riaditeľ.

Prechod na nový systém kontroly znamená vznik množstva nových pravidiel, ktoré sú povinné pre všetkých. Dodržiavanie týchto pravidiel však nebude pre vašich kolegov veľkým problémom.

Po prvé, každý zamestnanec teraz bude musieť mať neustále zapnutý MS Outlook. V krajnom prípade skontrolujte svoj e-mail aspoň dvakrát denne.

Po druhé, kolegovia si budú musieť pamätať: úloha, ktorej autorom je tajomník, nie je jeho (tajomník) rozmarom. Nejde o nič iné ako o príkaz riaditeľa, podaný v elektronickej podobe. Bol to riaditeľ, kto určil vykonávateľa a určil termín plnenia úlohy a o plnení bude musieť referovať vlastne riaditeľ a nie kontrolór-tajomník.

Ako vidíte, proces nastavovania úloh v MS Outlook je pomerne jednoduchý a je celkom vhodný pre malú spoločnosť, kde sa denne nastavuje až 20 úloh. Hlavná vec je, že každý z takto zaslaných pokynov je vypracovaný čo najpresnejšie: má konkrétneho adresáta a lehotu a posiela sa písomne. Dokončenie práce na úlohe je prehľadne zaznamenané. Kontrolór je zas oslobodený od toho, aby umelcom volal s upomienkami: musí sa len postarať o to, aby správa o vykonaní prišla včas.

Zvažovali sme len jednu z možností automatizácie systému sledovania plnenia objednávok v organizácii. Ako každá z metód kontroly, ktoré sme uviedli na začiatku článku, aj táto má svoje výhody a nevýhody. Podľa nás je to však jedna z optimálnych alternatív rozpočtu pre firmu, ktorá s objavovaním elektronickej správy dokumentov len začína.

Evgenia Kozhanova, špecialistka na predškolské vzdelávacie inštitúcie a správu osobných záznamov

Automatizovaný kontrolný systém umožňuje jednoducho zobraziť všetky úlohy nielen podľa termínu, ale aj podľa exekútora, a teda vidieť načítanie každej a poskytnúť zoznamy nesplnených dokumentov s končiacou lehotou, ktoré ešte exekútor nezohľadnil. . Program umožňuje rozlíšiť prístupové práva, pripraviť potrebné reporty pre riadenie...
Konfigurácia je ľahko a rýchlo konfigurovaná používateľom.

Program obsahuje nasledujúce prehľady:
- Zoznam úloh splatných k určitému dátumu
- Osvedčenie o vykonávaní disciplíny
- Úlohy splnené v rozpore s termínmi
- Úlohy pod kontrolou

Program Automated Task Execution Control poskytuje používateľom nasledujúce možnosti:
Pre manažérov:
. vytvárať (registrovať) nové karty úloh;
. monitorovať súhrnný stav aktuálnych úloh pre všetkých účinkujúcich a štatistiky výkonových disciplín;
. kontrolovať priebeh konkrétnych úloh u niektorého z výkonných umelcov s prihliadnutím na posúvanie termínov plnenia;
. vykonávať textovú výmenu informácií s výkonnými umelcami počas vykonávania úlohy;
. zaznamenajte skutočnosť dokončenia („uzavreté“ úlohy);
. hľadať úlohy podľa rôznych kritérií;
. zobraziť archív uzavretých úloh;
. tlač, export do MS Word a MS Excel samostatná úloha;
. tlačiť, exportovať do MS Word a MS Excel zoznamy úloh podľa rôznych kritérií;

. generovanie správ o plnení úloh a výkonovej disciplíne.

Účinkujúci:
. prijímať nové úlohy od vedenia;
. sledovať súhrnný stav vašich aktuálnych úloh;
. vykonávať textovú výmenu informácií s vedením a spolupracovníkmi počas plnenia úloh;
. zaznamenať skutočnosť dokončenia úlohy;
. hľadať svoje úlohy pomocou rôznych kritérií;
. zobraziť archív dokončených úloh;
. automatické označovanie oneskorených úloh;
. tlačiť, exportovať do Wordu a Excelu jednotlivé alebo zoznamy úloh podľa rôznych kritérií.

Na informačné účely môžete, ktorý má časový limit: 50 dní a nemá žiadne funkčné obmedzenia. Na konci obdobia ukážky si budete musieť zakúpiť licenciu. Po zaplatení obdržíte e-mailom osobný licenčný kód programu. Ten je potrebné zadať pri spustení programu v dialógovom okne „Aktivácia“ a vaša demo verzia sa stane plnou verziou bez časového a funkčného obmedzenia, licenčný kód nie je časovo obmedzený.

Informácie pre kupujúcich:

1. Zakúpením niektorej z ponúkaných licencií programu si môžete nainštalovať licenčný kód na neobmedzený počet počítačov (pracovných staníc v sieti).

2. Sieťová licencia bez obmedzení, možnosť navždy používať verziu a licenciu, ktorú ste si zakúpili.

3. Možnosť bezplatného sťahovania aktualizácií softvéru na 1 rok.

5. Zakúpený program môžete využiť vo svojich podnikateľských aktivitách.

Výhody tohto programu

Flexibilná štruktúra databázy
Môžete v nich vytvárať nové tabuľky a polia (uložené a vypočítané), definovať rozbaľovacie zoznamy, priraďovať podtabuľky, vytvárať zobrazenia a zostavy a oveľa viac. Systém je možné prispôsobiť akejkoľvek oblasti bez špeciálnych znalostí.

Generovanie kancelárskych dokumentov s údajmi z databázy pomocou šablón
Môžete vytvárať šablóny dokumentov vo formátoch Word a Excel so statickým textom, obrázkami, ale aj záložkami, do ktorých sa pri generovaní dokumentu vložia aktuálne dáta z databázy.

Ukladanie obrázkov do databázy a odkazy na dokumenty rôznych formátov
Každý záznam tabuľky môže byť prepojený s obrázkami uloženými v samotnej databáze, ako aj s odkazmi na súbory uložené niekde na súborovom serveri, pričom všetky potrebné informácie budú umiestnené v databáze pre jednoduché vyhľadávanie, filtrovanie a klasifikáciu dokumentov.

Pohodlné a vysoko prispôsobiteľné používateľské rozhranie
Môžete triediť, filtrovať, vyhľadávať záznamy podľa ľubovoľného poľa, meniť poradie a šírku polí, výšky riadkov, nastavovať pravidlá farieb pre riadky a bunky, vzorce na výpočet súčtu a na základe daných polí vytvárať strom. Záznamy môžete vykonávať buď priamo v tabuľke (štýl Excel), alebo prostredníctvom samostatného formulára, ktorý je flexibilne prispôsobiteľný.

Filtre, triedenie, vypočítané polia, zobrazenia
Maximálne flexibilné podmienky filtrovania údajov, veľa prednastavených hodnôt („začína s“, „obsahuje“, „dnes“, „včera“...). Rôzne sady filtrov je možné uložiť do súborov na opätovné použitie. Schopnosť nastaviť vzorce pre vypočítané polia (vrátane výrazov SQL) a vytvoriť zobrazenia tabuliek, ktoré zobrazujú polia z rôznych tabuliek a vypočítaných polí.

Vytváranie a nastavenie správ a pripomienok pre rôzne podmienky
Môžete nastaviť pravidlá pripomenutia, podľa ktorých sa konkrétny používateľ zobrazí formulár pripomienky.

Sieťový a multiplayerový režim
Pri použití viacužívateľského režimu sú prístupové práva flexibilne konfigurované pre každého užívateľa podľa nasledujúcich parametrov: viditeľnosť a dostupnosť položiek menu, hlavné karty, tabuľky, polia a záznamy na prezeranie a editáciu.

Import a export údajov
Podporovaný je import tabuľkových údajov zo súborov Excel a Access. Export je možný vo Worde, Exceli, HTML.

Štandardný DBMS Microsoft Access alebo Microsoft SQL Server
Žiadne „čierne skrinky“. Máme štandardný formát na ukladanie dát - MS Access alebo klient-server MS SQL Server. Oba tieto DBMS sú vysoko spoľahlivé, sú uznávanými štandardmi a sú lídrami vo svojej triede. To poskytuje výhody oproti uzavretým formátom: možnosť spravovať, spresňovať, optimalizovať, integrovať s inými systémami... Do programu si môžete pridať vlastné tlačidlá, po výbere sa vykonajú potrebné akcie (napríklad niektoré práce priamo so systémom databázy, spúšťanie aplikácií tretích strán atď.).