Excelove predloge za spremljanje rokov. Priročna orodja v pomočnikovem arzenalu. Kako ustvariti nadzorno ploščo za upravljanje projektov v Excelu

Za začetek se spomnimo pravil za spremljanje izvajanja naročil, ki jih bomo kasneje začeli avtomatizirati s standardnimi zmožnostmi MS Excel.

Obstaja nadzor nad bistvom reševanja zadev in nadzor nad roki za izvedbo nalog.

Vsebinski nadzor

Meritorna kontrola je presoja, kako pravilno, uspešno in celovito je bila zadeva rešena. Takšen nadzor izvaja predstojnik (ustanove ali službe) ali posebej pooblaščena oseba. Odgovornost za pravilno in pravočasno reševanje vprašanj, ki se odražajo v dokumentih, nosijo vodje strukturnih oddelkov in zaposleni, ki jim je zaupana izvedba dokumenta. Izvajalec običajno:

• navedeno v sklepu vodje na dokumentu (na primer na dohodnem pismu, na vlogi zaposlenega) ali
• je zapisano neposredno v besedilu odredbe (običajno so v odredbi/protokolu posamezna navodila sestavljena kot samostojni odstavki besedila in oblikovana tako, da je takoj jasno, kaj, komu in kdaj je treba storiti); v skladu s tem je vsaka postavka - naloga / navodilo pod nadzorom posebej),
• kadar izvajalec ni neposredno določen, se določi v skladu z razdelitvijo odgovornosti v organizaciji.

Če je v sklepu / navodilu vodje navedenih več izvajalcev, je oseba, ki je prva navedena v sklepu, odgovorna za izvršitev dokumenta / navodila in s tem organizira njegovo izvedbo.

Navodila lahko sledijo iz besedila dokumenta ali pa so »samostojna«, tj. nedokumentirani in kljub temu predmet nadzora njihovega izvajanja. Če je naročilo izdelano na podlagi dokumenta, vsebuje povezavo na osnovni dokument (glej izpolnjevanje prvih štirih stolpcev v tabeli na sliki 1). Navodila izdajajo vodje na vseh ravneh. Vsaka organizacija pa se sama odloči, katere dokumente/navodila bo dala pod nadzor. Običajno so to vsa navodila vodje organizacije in njegovih namestnikov. Večje kot je število dokumentov v organizaciji, bolj je pomembno racionalizirati delo spremljanja izvrševanja dokumentov in bolj selektivno organizacija pristopa k rešitvi vprašanja "kaj bomo nadzorovali" - tukaj je pomembna zlata sredina. . Torej se nadzor nad izvajanjem navodil izvaja od prve osebe, to pa izvaja služba vrtca ali tajnik.

Navodila morajo biti jasno in nedvoumno oblikovana:

• samo naročilo;
• obdobje izvršitve;
• izvršitelj (možno je, da naročilo izvede več oseb, takrat se ena določi za odgovornega izvršitelja, ostali pa se štejejo za soizvajalce).

Pri oblikovanju navodil je priporočljivo upoštevati preprosta pravila: besedilo mora biti kratko, jedrnato, odpravljati dvoumnost interpretacije in imeti jasno opredeljen in merljiv rezultat.

Med izvajanjem naročila so možna naslednja dejanja:

• avtor lahko spremeni rok za izpolnitev naročila;
• avtor lahko zamenja odgovornega izvajalca naloge;
• izvajalci ustvarjajo poročila o rezultatih izvedbe;
• avtor ima možnost vrniti naročilo v popravek ali potrditi rezultat izvedbe.

Če je bila naloga razdeljena med soizvajalce, prejme odgovorni izvajalec njihova poročila o delu. On je tisti, ki v imenu ustvari končno enotno poročilo in ga pošlje avtorju.

Nadzor nad roki

Nadzor nad roki za izvedbo dokumentov / nalogov izvaja služba za podporo dokumentaciji upravljanja (DOU), v majhni organizaciji pa tajnik.

Tehnologijo spremljanja rokov lahko razdelimo na naslednje postopke:

• evidentiranje vseh pod nadzorom dokumentov, navodil, navodil in vodstvenih nalog;
• preverjanje pravočasne dostave dokumenta izvršitelju;
• prilagoditev podatkov o nadzorovanih dokumentih ob spremembi rokov za izvršitev, prenosu dokumentov od izvršitelja do izvršitelja, od oddelka do oddelka (to beležimo v polje »Stanje izvršitve«, glej sliko 1);
• opomnik izvajalcem in vodjem oddelkov o prisotnosti neizpolnjenih dokumentov in navodil;
• obveščanje vodij (oddelkov in organizacij) o stanju in napredku izvajanja dokumentov;
• vnašanje podatkov o izvedbi dokumentov;
• analiza stanja in stopnje izvedbene discipline za organizacijo kot celoto, po strukturnih oddelkih, strokovnjakih, vrstah dokumentov in drugih vidikih.

Roki dokumente je mogoče opredeliti:

Kot lahko vidite, rok za izvedbo naročila običajno določi njegov avtor. Sprejemajo se naročila, ki vsebujejo navodila "nujno", so predmet izvedbe v roku 3 dni. Navodilo "takoj" predvideva 1-dnevni rok za izvedbo naročila. če datum izvedbe v nalogu ni naveden, je predmet izvršitve v 1 mesecu od datuma podpisa (do ustreznega datuma v naslednjem mesecu, in če tega datuma v naslednjem mesecu ni, potem do zadnjega dne v mesecu). Če zadnji dan roka za izvedbo naročila pade na dela prost dan, je predmet izvršitve prejšnji delovni dan.

Za dokumente, ki vsebujejo zapleteno nalogo, lahko nastavite dolgi roki izvedba (več mesecev, šest mesecev, leto). V tem primeru je potrebno nalogo razdelite na stopnje in korak za korakom spremljajte dokončanje naloge.

Nadzor termina vključuje:

• trenutni nadzor,
• koristno in
• končna kontrola.

Glavni vrsti nadzora sta tekoči in preventivni.

Spodaj trenutni nadzor razumeti dnevno pripravo informacij o dokumentih, ki jim danes poteče veljavnost. Tekoči nadzor izvajamo tako, da dnevno preverjamo napredek dokumenta in izvajalca opominjamo na potek izvedbenega roka in potrebo po dokončanju dela na dokumentu. Odgovorni za nadzor izvajanja (v manjšem podjetju - tajnica) dnevno, praviloma na začetku delovnega dne, ugotavljajo in sestavljajo seznam dokumentov, ki jim roki potečejo danes.

Trenutni nadzor pomaga ustvariti delovni načrt za dan. Takoj pokaže, katere naloge je treba opraviti danes (rešiti vprašanje na sestanku, podpisati dokument, poslati faks itd.). Zato je nadzor nad roki za izvedbo dokumentov funkcija, ki je nujno predvidena v opis dela tajnica direktorja. Vsak dan pri identifikaciji dokumentov, katerih roki se iztečejo, tajnik ugotovi možnost pravočasne rešitve vprašanja in če so roki zamujeni, to sporoči vodji.

Med preventivni nadzor sestavimo poročila in obvestimo izvajalce o dokumentih, katerih roki potečejo v 2-3 dneh (v naši organizaciji to naredimo 4 koledarske dni vnaprej). In potem ima zaposleni še vedno čas, da težavo reši pravočasno.

Nadzorni položaj je zelo pomemben. Le usmerjenost nadzora v pomoč zaposlenim in ne v ugotavljanje pomanjkljivosti, želja po pomoči, opominjanju in ne inkriminiranju lahko zagotovi največjo učinkovitost nadzorne službe.

Sistematično preverjanje izvajanja, ki ga spretno in pravilno izvaja zaposleni, ki taktno opozarja, da je dokument potreben pravočasno, da je blaginja podjetja odvisna od pravočasne rešitve vprašanja itd., Poudarja potrebo po tem zaposlenem in njegova prizadevanja. Poleg tega "indeks časovne kartice" pomaga pri načrtovanju delovnega dne vodje, saj odraža dogodke in naloge za določen datum.

Če se po prejemu dokumenta ali med njegovo izvedbo s strani izvajalca izkaže, da ga ni mogoče pravočasno izvršiti, se o tem obvesti upravnika (avtorja takega naročila), ki ima pravico preložiti rok za izvedbo. izvedba dokumenta. Če upravnik podaljša rok, tajnik v skladu z njegovimi navodili v vpisnico vpiše nov rok.

Vprašanje preložitve roka za izvršitev dokumenta je treba postaviti najpozneje 1 dan pred iztekom ciljnega datuma. Preložitev roka za nazaj ni dovoljena in je v avtomatiziranih sistemih praviloma načeloma nemogoča.

Pri dokumentih z dolgim ​​(večmesečnim) rokom izvajanja lahko spremljamo vmesne faze izvajanja z beleženjem podatkov o poteku izvajanja (to naredimo v polju »Status izvrševanja« v registracijskem kartonu dokumenta).

Pogosto reševanje zadeve zahteva zaporedno delo na dokumentu več izvajalcev ali usklajevanje dokumenta z več službami. V teh primerih je treba nadzorovati čas hrambe dokumenta pri posameznem izvršitelju. Pri prenosu dokumenta je treba zabeležiti dejstvo prenosa. Vpis običajno opravi tajnik enote, ki posreduje dokument. V polju »Status izvedbe« odražamo gibanje dokumenta in datum njegovega prenosa.

Ko se pojavijo dokumenti s potečenimi roki njihov seznam se še isti dan natisne in sporoči upravniku.

Če se pravica do registracije dokumentov lahko podeli širokemu krogu zaposlenih, potem spremembe, ki odražajo napredek njegovega izvajanja, praviloma izvaja samo en odgovorni uslužbenec: pomočnik sekretarja ali specialist za predšolsko vzgojo.

Odstranjevanje dokumenta iz nadzora se izvede šele po popolni izvršitvi dokumenta: izvršitev sklepa upravitelja, priprava odzivnega dokumenta, prejem odgovora na izhodni dokument ali druga dokumentirana potrditev dejstva izvršitve. Rezultat izvedbe dokumenta je treba zabeležiti v registrski kartici (na primer, "poslano je bilo vabilo", "poslano je bilo pismo od ... št....", itd.). Registrska kartica vsebuje tudi podatke o datumu izvršitve dokumenta in navaja številko zadeve po nomenklaturi, v kateri je izvršeni dokument vložen.

TO končna kontrola vključujejo analitično delo za povzetek delovne discipline in delovnih rezultatov zaposlenih v oddelku ali organizaciji kot celoti. Končno kontrolo izvajajo zaposleni (služba), odgovorni za spremljanje izvajanja, ali tajnik organizacije v določeni frekvenci (tedensko, mesečno, četrtletno). Rezultati naknadne kontrole se odražajo v končnih kvantitativnih in kataloških poročilih o stanju izvajanja nalog (kontrolirani dokumenti). To omogoča vodstvu, da ve, kaj določen zaposleni (oddelek) počne in kako potekajo stvari na določenem področju dejavnosti (reševanje določenega vprašanja).

Končna kontrola je v obvezni kombinaciji s preventivno kontrolo spodbuden dejavnik za večjo disciplino zaposlenih.

Primer kontrole naročila v MS Excelu

Zdaj bomo pokazali, kaj je mogoče avtomatizirati z uporabo standardnih zmogljivosti MS Excel. Za začetek odprite nova knjiga MS Excel in ustvarite tabelo v njej s polji/stolpci/grafi, prikazanimi na sliki 1. To je glavna tabela, ki prikazuje informacije o pravočasnem nadzoru izvajanja naročil v naši organizaciji.

Nato v ločeno celico vnesite formulo, tako da bo ta list, ko odprete MS Excel, vedno nad tabelo. je bil prikazan trenutni datum(označeno s številko 1 na sliki 1). Potem nam bo koristila pri vsakdanjem delu z mizo. To lahko storite na dva načina:

Slika 2

Strni oddajo

V tej tabeli lahko filtrirate vrstice (tj. nadzorovana naročila) glede na različne kriterije. Toda za to morate omogočiti filter:

Slika 3

Gumb na zaslonu za omogočanje filtra v MS Excel 2007 in 2010

Strni oddajo

Slika 4

Kriteriji za filtriranje vrstic tabele po vsebini stolpcev v MS Excel 2007 in 2010

Strni oddajo

Kriteriji filtriranja, prikazani zgoraj, so se pojavili kot rezultat klika na sivi kvadratni gumb filtra v stolpcu »Umetniki« (označen s številko 1). Celice tega stolpca so zapolnjene z besedilom, zato nam je program ponudil naslednje možnosti:

2 - prvič, lahko filtriramo enega ali več izvajalcev in pustimo "kljukice" samo za njih; lahko izberemo tudi samo prazne vrstice, pri čemer pustimo »kljukico« le pri zadnjem elementu na seznamu; če pustimo potrditveno polje na poziciji »Izberi vse«, potem filtriranja po tem kriteriju ne bo (to je zdaj prikazano na sliki);

3 - drugič, filtrirate lahko po besedilu v celicah stolpcev, vendar je to merilo bolj primerno pri delu s stolpcem »Povzetek« dokumenta itd. Na primer, če se ne spomnimo natančno naslova, vendar se spomnimo ključne besede, ki bi morala biti v njem, potem moramo izbrati postavko »vsebuje ...« in vnesti to besedo brez konca, nato kot rezultat filter, samo vrstice, ki imajo v polju »Povzetek« besedo, ki smo jo vtipkali z različnimi končnicami.

Filter lahko odstranite tako, da izberete istoimenski ukaz – označen s številko 6. Če ste filtrirali vrstice tako, da v več stolpcih podate različna izbirna merila, boste z enkratno izbiro tega ukaza odstranili filter samo v stolpcu, kjer ste izbrali ukaz, pri čemer bodo ostali filtri v drugih stolpcih ostali veljavni - vsakega od njih je treba odstraniti posebej. V tistih stolpcih, v katerih je filter omogočen, se gumb za klic filtra spremeni v sliko omogočenega gumba filtra.

Če je stolpec, po vsebini katerega želimo filtrirati vrstice tabele, zapolnjen z datumi, nam bo program namesto besedilnega filtra ponudil drugega - posebnega za datume - označenega s številko 4: izberemo lahko ne samo določen datum, ampak tudi pozneje ali prej kot določen datum ali omejeno časovno obdobje, včeraj, danes ali jutri itd.

Naša tabela ima 3 stolpce z datumi.

Številčni filter (označen s številko 5) je posebej zasnovan za delo s stolpci, katerih vsebina je številka (v našem primeru je to registrska številka dokumenta).

Slika 5

Kriteriji za filtriranje vrstic tabele po vsebini stolpca v MS Excel 2003

Strni oddajo

V MS Excelu 2003 je filter po vsebini stolpca priklican z istim zaslonskim gumbom kot v novejših različicah programa, vendar se s klikom nanj odpre en splošni seznam za izbiro določene vrednosti celice ali nastavitev več težke razmere filtriranje, ki je že individualno prilagojeno za besedilo, datume ali številke - zažene se v ločenem oknu zaslona, ​​ko na seznamu izberete postavko “(Pogoj...)”.

Sliki 4 in 5 jasno prikazujeta Po katerih kriterijih lahko zdaj filtriramo? vrstice tabel v MS Excelu različnih različic. Naročila bomo lahko filtrirali po izvajalcih, njihovih avtorjih, rokih, podatkih nadzorovanih dokumentov in morebitnih drugih informacijah, vnesenih v preglednico. Poleg tega bo mogoče filtrirati hkrati po več kriterijih, na primer:

• Za katera naročila se danes izteče rok za določenega izvajalca:
  v stolpcu »Izvajalci« izberite želenega delavca (glej številko 2 na sliki 4), v stolpcu »Rok zapadlosti« pa filtrirajte vrstice, katerih datum ustreza kriteriju »danes« (številka 4 na isti sliki) oz.
• Komu je ta mesec naš izbrani voditelj dal navodila:
  v stolpcu »Avtor naročila« izberemo upravitelja, ki ga analiziramo (številka 2 na sliki 4), v stolpcu »Rok izvedbe« pa filtriramo datume, ki spadajo pod kriterij »Ta mesec« (številka 4), itd.

Zdaj vas bomo naučili, kako lahko konfigurirate program tako, da ko odprete datoteko samodejno prejema informacije o tem, katera naročila je treba dokončati, na primer po 4 dneh, da nastopajoče o tem predhodno obvesti. Da bi to naredili, smo v tabeli zagotovili poseben stolpec, ki smo ga poimenovali »Razdelitveno obdobje«. Zdaj pa ga konfigurirajmo:

• izberite celico I6 (v prvi vrstici stolpca po meri) in vanjo vnesite znak »=«;
• z miško kliknite na sosednjo celico J6 (v isti vrstici, vendar v stolpcu »Rok zapadlosti«) in videli boste, da je vključena v formulo za izračun vsebine celice I6;
• nato nadaljujte z dodajanjem formule med zaznamke tako, da na tipkovnici vtipkate »-4«;
• Na tej točki je izpolnjevanje formule končano (njeno trenutno stanje je vedno mogoče videti v vrstici s formulo, ki se nahaja nad Excelovim listom, glejte simbol 1 na sliki 7, dobimo "=j6-4"). Zdaj pritisnite na tipkovnici Vnesite- in rezultat izračuna vdelane formule se prikaže v celici tabele;
• po tem lahko formulo kopirate v naslednje vrstice tabele in potem bo v njih v stolpcu »Rok razdelitve« datum vedno 4 dni prej kot v stolpcu »Rok zapadlosti«: z miško pokažite desno spodaj. kot celice I6 (medtem ko mora biti kazalec "miške" v obliki črnega krepkega križa), kliknite levi gumb"miško" in, ne da bi jo spustili, povlecite navzdol do konca stolpca, nato spustite gumb. V stolpcu I boste videli datume vseh zahtevanih opozoril (številka 2 na sliki 7);
• Nato se lahko prepričate, da so v stolpcu »Distribucijsko obdobje« celice s trenutnimi samodejno označene z barvo, tj. današnji datumi (1. oktober bodo nekatere celice, 2. oktober pa druge itd.). Če želite to narediti, morate uporabiti funkcijo pogojnega oblikovanja. V MS Excel 2007 ali 2010 se to naredi takole:
  • izberite vse celice tabele v stolpcu »Obdobje distribucije«, ki se nahaja pod »glavo«;
  • kliknite gumb Pogojno oblikovanje v skupini Slogi na zavihku domov(glejte sliko 6), izberite ukaz Pravila izbire celic in v plošči, ki se odpre na levi ali desni, izberite ukaz datum. Odpre se istoimensko pogovorno okno, v katerem sta dva seznama (slika 8): na levi izberite položaj Danes, in na desni - način za oblikovanje celic, ki izpolnjujejo ta pogoj, na primer, Svetlo rdeče polnilo in temno rdeče besedilo. Naslednji klik V redu.

Slika 8 prikazuje, kako izgleda končana tabela s pogojnim oblikovanjem. Z odpiranjem te tabele na primer 13. avgusta 2012 lahko strokovnjak zlahka ugotovi, katera obvestila so poslana.

Lahko zagotovite prisotnost zadnjega "tehničnega" stolpca v tabeli, v njej morate v vsako vrstico postaviti številko 1. Nato boste pri filtriranju po enem ali več merilih vedno hitro prešteli število filtrirane vrstice. Če želite to narediti, z miško v tem stolpcu izberite preostale celice na zaslonu - MS Excel bo izračunal vsoto njihovih vrednosti in jo zapisal v spodnjo referenčno vrstico pod Excelovim listom.

Slika 6

Pogojno oblikovanje

Strni oddajo

Roke za izvedbo dokumentov je mogoče razlagati različno. Na primer, kdaj naj se rok začne računati (od dneva izdaje naročila ali dan po njem)? Ali naj se šteje v koledarskih ali delovnih dneh? Kaj storiti z dokumenti, katerih rok je konec tedna? Kaj pa, če rok sploh ni naveden? Na vsa ta vprašanja je podrobno odgovorjeno, veliko pa je pojasnjeno s primeri (skupaj 16) v članku »Kako določiti roke? "na 12. strani revije št. 8" 2011

Nerealno je nadzorovati izvajanje vseh dokumentov organizacije. Zato vam bodo pomagala priporočila za določitev seznama dokumentov, ki so predmet nadzora izvršitve. Izvedeli boste, kakšni so običajno določeni roki in kako to poteka ter kako lahko nadzirate ustne naloge. Oglejte si članek »Kaj bomo nadzorovali? "na 30. strani revije št. 7" 2011

Poenostavite postopek spremljanja svojih projektov s predlogami za upravljanje projektov v Excelu, pripravljenimi za uporabo. Vrednost katere koli predloge je, da je vaše izhodišče in jo lahko uporabljate znova in znova. Ni vam treba ustvariti ogrodja iz nič vsakič, ko morate zainteresiranim stranem poslati poročilo, sporočiti spremembo statusa ali slediti nalogam. Osnova bo že ustvarjena, dodati pa boste morali samo podatke o projektu.

V tem članku boste našli opis glavnih predlog za vodenje projektov v Excelu, ki jih lahko brezplačno prenesete. Ogledali si bomo tudi Različne vrste predloge in vam povem, kdaj je bolje uporabiti vsako od njih. Poleg tega se boste naučili, kako iz nič ustvariti predlogo nadzorne plošče za upravljanje projektov v Excelu.

Pokazali vam bomo tudi, kako uporabljati predloge za upravljanje projektov v Smartsheetu, orodju za upravljanje vsega vašega dela z vmesnikom, podobnim preglednici. Smartsheet vam omogoča več sodelovanja kot Excel in olajša sledenje vašim projektom.

Projektna predloga gantograma

Predloga projektnega gantograma je ena izmed najbolj priljubljenih predlog, ki jih uporabljajo vodje projektov. Ganttov grafikon vzame podatke, ki jih imate o naslovih opravil, začetnih datumih, rokih in trajanju opravil, ter jih pretvori v kaskadni vodoravni palični grafikon. Na ta način lahko hitro vizualizirate vrstni red, v katerem je treba opraviti naloge, in ugotovite, kako so naloge odvisne ena od druge. Ganttov diagram je še posebej učinkovit pri upravljanju kompleksnih projektov z odvisnostmi.

Zmožnosti interaktivnega gantograma Smartsheet olajšajo vizualizacijo vašega projekta. Grafikon lahko prilagodite z različnimi barvami in simboli, da označite status, ali uporabite pogojno oblikovanje, da označite naloge, dodeljene določenim članom skupine. Aktivirajte funkcijo kritične poti, da prepoznate odvisnosti med opravili in ugotovite, katera opravila neposredno vplivajo na datum zaključka projekta. Delite svoj gantogram s svojo ekipo ali strankami, da bodo na tekočem z dogajanjem.

Predloga sledilnika projekta

Zberite vse svoje podatke o projektu skupaj, tako da bodo vsi, ki so povezani z vašim projektom, vedno vedeli, kje najti pomembne informacije. S predlogo sledilnika projekta lahko dodajate naloge, spreminjate status in prioriteto, določate rezultate, roke, stroške, porabljen čas in druge pomembne podatke za vaš projekt. Če imate velik projekt, vam bo predloga za sledenje projektom pomagala, da bo vse organizirano.

Z uporabo Smartsheeta vaša ekipa lažje sodeluje v realnem času in ostane obveščena o napredku projekta. Zahvaljujoč intuitivnemu in jasnemu vmesniku lahko spremenite projekt, dodelite nove osebe nalogam, spremenite datume in izvedete druga dejanja.

Predloga načrta agilnega projekta

Agilni projektni načrt temelji na funkcionalnosti. Načrt ocenjuje, kako dolgo bo trajalo izvajanje vsake funkcionalnosti, vendar ne navaja podrobnosti, kako bo vsaka funkcija implementirana. Ker se projektni načrti osredotočajo na funkcionalnost, lahko podobno funkcionalnost združite v sprinte.

Načrt agilnega projekta se nenehno spreminja. Ko je načrt izdelan, ga mora projektna skupina spremljati in po potrebi posodabljati status in časovnice.

Ta predloga (znana tudi kot urnik projekta Agile) vam omogoča, da dodate svoje naloge, dodelite odgovornost, datume začetka in zapadlosti ter status. Trajanje za vsako nalogo bo samodejno izračunano. Ta predloga vključuje tudi gantogram (vizualno predstavitev časovnice projekta), ki samodejno spremeni velikost, ko dodate podatke v tabelo.

Smartsheet ponuja projektno predlogo, zasnovano za osnovne agilne projekte. Načrtujte in upravljajte sprinte, funkcije izdelka in naloge ter uporabite vgrajeni gantogram za ogled vašega projekta kot časovnice. Vaša ekipa lahko posodablja napredek, spremlja rezultate, shranjuje datoteke in nastavlja opozorila, vse v eni skupni preglednici.

Predloga proračuna projekta

Vedno bodite na tekočem s proračunom vašega projekta, tako da spremljate stroške dela, materialne stroške, fiksne cene in dejanske stroške. Predloga proračuna vam omogoča, da pozorno spremljate svojo porabo, drugim članom ekipe pa omogoča, da vidijo, ali ostajate v okviru proračuna ali ga presegate. To predlogo je mogoče uporabiti za kateri koli projekt, ne glede na njegovo velikost.

Spremljajte napredek projekta in porabo proračuna na enem mestu v Smartsheetu. Ta predloga projekta vključuje povzetek statusa projekta, proračunsko odstopanje in razpored ter gantogram z odvisnostmi. Preprosto lahko primerjate ocenjene in dejanske stroške dela, materiala in druge stroške.

Predloga seznama opravil

Ker je v vsakem projektu toliko komponent, ki se nenehno spreminjajo, vam seznam opravil omogoča, da se osredotočite na najpomembnejše naloge. Roke lahko spremenite vsak dan ali celo vsako uro in si ogledate naloge z najvišjo prioriteto za prihodnji teden. Uporabite predlogo seznama opravil, ko morate organizirati posamezna opravila.

Ustvarite centraliziran način za ogled vseh svojih odgovornosti v več projektih hkrati s tem seznamom opravil v Smartsheetu. Dajte preglednico v skupno rabo s svojo ekipo, da ustvarite raven preglednosti, ki jo potrebujete, spremljajte status opravila s simboli po meri in označite elemente z visoko prioriteto, da ničesar ne zamudite.

Predloga časovnice projekta

Časovnica vam pomaga vizualizirati kompleksne informacije na priročen in lahko razumljiv način. Sledite lahko napredku, prepoznate morebitne zamude, spremljate dejanski preostali čas za dokončanje posamezne projektne naloge in še veliko več. Časovnica je odlična za projekt katere koli velikosti, še posebej, če morate zunanje sodelavce ali zainteresirane strani obvestiti o spremembah stanja.

Smartsheet ponuja predlogo časovnice, zasnovano za preprosti načrti projekt z nalogami, podnalogami in časovnico v pogledu gantograma. Vaša ekipa lahko preprosto posodablja napredek, spremlja rezultate in preverja stanje kadar koli in kjer koli.

Predloga za sledenje težavam

Pogosto lahko morebitne težave v projektih ostanejo nekaj časa neodkrite. Vendar pa lahko te težave, če jih ne rešite, na koncu odložijo dokončanje celotnega projekta in negativno vplivajo na končne rezultate. Za namene sledenja projektom vam lahko uporaba predloge sledilnika težav pomaga hitro prepoznati težave in določiti, kdo je odgovoren za njihovo reševanje, tako da lahko težave razrešite takoj, ko se pojavijo. Uporabite to predlogo, če imate srednje do velik projekt z veliko spreminjajočimi se podatki.

Sledite težavam in napakam s predlogo Smartsheet Issue and Error Tracker. Ustvarite spletni obrazec po meri za vzdrževalno osebje, preizkuševalce ali stranke za beleženje težav in upravljanje zgodovine napak na enem osrednjem mestu. Nato določite prednost in zaprite zahteve.

Predloga časovnega lista projekta

Pridobite hiter posnetek dodeljevanja virov s predlogo časovnega lista, ki omogoča vsem članom skupine in zainteresiranim stranem, da si ogledajo stopnjo predanosti vsakega člana ekipe projektu. Sledite razpoložljivosti virov za teden pred vami, da boste vedno vedeli, kdo jih ima prosti čas za delo na projektu in ki so zelo zaposleni. Časovni list – učinkovita metoda upravljanje velikega števila virov v velikem projektu.

Upravljajte svojo delovno silo v realnem času s preprosto predlogo projekta za upravljanje virov Smartsheet. Dodeli konkretnih izvajalcev za naloge in zlahka prepoznajo pomanjkanje ali presežek delovne sile.

Sledilnik tveganja projekta

Projekti so po svoji naravi polni skritih tveganj. Vzroki za nastanek tveganj so različni: nepravilno določen obseg dela, nepravilno vzpostavljene odvisnosti itd. Ključno je prepoznati takšna tveganja v zgodnjih fazah projekta, preden imajo čas, da vplivajo na stroške in čas dokončanja. Project Risk Tracker zbere vsa potencialna tveganja v eni tabeli, zaradi česar je koristen za vsakega srednjega do velikega vodjo projekta.

Nadzorna plošča za vodenje projektov

Z nadzornimi ploščami Smartsheet Sights lahko ustvarite nadzorno ploščo za upravljanje svojega projekta v Smartsheetu. Nadzorne plošče Sights omogočajo ekipam izjemno preglednost nad opravljenim delom s koncentracijo podatkov iz ključnih projektnih tabel. Delite svojo nadzorno ploščo Smartsheet z zaposlenimi v vašem podjetju ali jo delite z zunanjimi zainteresiranimi stranmi, kar jim daje dodatno raven vpogleda pri ogledu ključnih meritev in stanj.

Kako ustvariti nadzorno ploščo za upravljanje projektov v Excelu

Tukaj je opisano, kako ustvarite nadzorno ploščo za upravljanje projektov v Excelu.

Ustvarite svojo Excelovo preglednico

Nadzorna plošča za upravljanje projektov vključuje predvsem grafične podobe, hkrati pa bi morali biti nekje v vašem datoteka Excel. Če želite to narediti, morate sočasno delati na dveh zavihkih vaše Excelove preglednice. En zavihek bo vseboval grafične podobe, drugi pa vse podatke, iz katerih bodo te slike ustvarjene. En zavihek bo vseboval grafične podobe, drugi pa vse podatke, iz katerih bodo te slike ustvarjene.

1. Na dnu datoteke dvokliknite zavihek "List1" da preimenujete tabelo. Priporočamo spremembo imena v "Nadzorna plošča projekta".
2. Nato kliknite ikono znaka plus (+) na desni strani zavihka, da dodate še en zavihek.
3. Dvakrat kliknite zavihek "List2" in preimenujte tabelo v "Opombe".

Dodajte svoje podrobnosti o oblikovanju

Zdaj lahko dodate svoje načrtovalne podatke (vse vaše "številke") na zavihek Opombe. Ti podatki bodo uporabljeni za ustvarjanje grafov, ki jih lahko nato premikate znotraj zavihka Nadzorna plošča projekta.

Ustvarite tabelo projektnih nalog in gantogram

1. Znotraj zavihka Opombe ustvarite tabelo opravil. Dodajte naslove stolpcev »Naloge«, »Izvajalec«, »Začetni datum«, »Zaradi zaključka«, »Število dni« in "Stanje".
2. Dodajte svoje načrtovalne podatke v tabelo. Navedite vse naloge v vašem projektu, osebo, ki je odgovorna za njihovo dokončanje, začetni datum, rok, število dni, dodeljenih za dokončanje posamezne naloge, in status (uporabite možnosti "Dokončano", "Zamujeno", "V teku" in "Ni se začelo").

1. Nato uporabite te podatke za ustvarjanje gantograma.
2. Ko ustvarite gantogram, z desno miškino tipko kliknite grafikon in izberite "Izrezati". Pojdite na zavihek Nadzorna plošča projekta, kliknite z desno tipko miške in izberite "Vstavi". Določene dele imena opravila lahko tudi izrežete in prilepite, če jih želite prikazati na nadzorni plošči.

Opomba. V tabelo opravil smo dodali stolpec "Prednostna naloga" in uporabil simbole zvezdic, da bi označil pomembnost dokončanja nalog. Če želite dodati simbole, kliknite na celico in na desni strani zavihka "Vstavi" izberite "Simboli".

Dodajte grafikone za status opravila, proračun projekta in čakajoče elemente.

Zdaj razmislite, katere druge informacije bi radi dali na nadzorno ploščo projekta. V našem primeru bomo dodali graf za splošno stanje nalog, proračuna in čakajočih elementov.

1. Pojdite na zavihek Opombe in ustvarite mini tabelo za vsak niz podatkov, ki jih želite vizualizirati. Želeli smo na primer prikazati, koliko nalog ima status "Dokončano", "Zamujeno", "V teku" in "Ni začeto". Te statuse smo postavili v en stolpec in enega poleg drugega. Navedli smo tudi, koliko projektov je v tem statusu v odstotkih ali deležih. Na proračunskem grafikonu smo prikazali, koliko denarja je bilo predvidenega v proračunu in koliko je bilo dejansko porabljenega.

1. Nato, ko dodate podatke, izberite tabelo in pojdite na zavihek "Vstavi". V skupini "Diagrami" Izberite vrste grafikonov, ki jih želite uporabiti (tortni grafikoni, palični grafikoni, mehurčasti grafikoni itd.).

1. Ponovite prejšnje korake za vse druge nize podatkov.
2. Ko ustvarite grafikone za vse nabore podatkov, jih izrežite in prilepite na zavihek nadzorne plošče projekta.

Nastavite nadzorno ploščo projekta

1. Če želite spremeniti barvo ozadja vaše tabele opravil, kliknite celico in zavihek "dom" V poglavju "Pisava" Kliknite ikono vedra barve, da izberete barvo, ki jo potrebujete.
2. Če želite spremeniti barve gantograma, dvokliknite opravilno vrstico in izberite možnost "Oblika območja grafikona". Kliknite ikono vedra barve, izberite "Izpolni" in nato na dnu okna izberite barvo, ki jo potrebujete.
3. Če želite spremeniti barvo svojih grafov, dvokliknite celoten graf ali kateri koli njegov del. Ob strani se prikaže okno "Oblika serije podatkov". Kliknite ikono vedra za barvo in izberite možnost "Izpolni", nato pa na dnu okna znova kliknite ikono vedra barve, da izberete želeno barvo.

Sprejemajte boljše odločitve z nadzornimi ploščami Smartsheet Sights

Nadzorna plošča Smartsheet Sight vam pomaga vizualizirati, povzeti in deliti pomembne vidike vašega dela, kot je stanje projekta ali napredek naloge, prek ključnih indikatorjev uspešnosti (KPI). Nadzorna plošča Sighta bo tudi pomagala ekipam ostati organizirana, saj jim bo dala osrednje mesto za vire, kot so zbirke tabel ali poročil.

• Nadzorne plošče zagotavljajo vpogled v ključne informacije iz projektnih tabel v realnem času.
• Prilagodljiv vmesnik, primeren za uporabo v katerem koli oddelku vaše organizacije
• Preprosti pripomočki vam pomagajo hitro začeti.

Nadzorne plošče Sights ponujajo izboljšano vidljivost za poljubno število projektov, dejavnosti in informacij v vaši organizaciji. S centralizacijo informacij o poteku dela na nadzornih ploščah Sights uporabniki pridobijo dodaten vpogled v zapletene procese, lahko bolje predvidijo vrzeli v projektu in hitreje pridobijo kritične informacije.

Uporabite Smartsheet za upravljanje podrobnosti posameznih projektov, nato pa dostopajte do nadzornih plošč Sights, da dobite pogled na visoki ravni nad statusom vašega portfelja projektov in zagotovite neprimerljiv vpogled v delo, ki poteka, za sodelavce in vodje. Obrnite se na ekipo Smartsheet, če želite izvedeti, kako lahko nadzorne plošče Sights koristijo vaši organizaciji.

Excelove predloge za vodenje projektov: za velike in majhne projekte

Predloga za upravljanje projektov je učinkovito orodje za upravljanje katerega koli projekta: velikega ali majhnega, preprostega ali zapletenega. Obstaja pogosto napačno prepričanje, da mora biti projekt velik in zelo podroben, da lahko uporabimo predloge. Pravzaprav je predloga lahko prav tako uporabna za manjše projekte. Tudi če so rezultati majhni in delovno intenzivni, boste vseeno morali oceniti, koliko časa bo trajalo posamezno opravilo, določiti potrebne vire in dodeliti naloge vsakemu članu ekipe.

Smartsheet je orodje za upravljanje dela na podlagi preglednic z zmogljivimi funkcijami za komunikacijo in sodelovanje. S širokim naborom pametnih pogledov – Mreža, Koledar, Gantt, Znamenitosti in Kartice – Smartsheet deluje tako, kot želite. Naučite se preprosto ustvariti predlogo za vodenje projekta. Preizkusite Smartsheet brezplačno 30 dni.

Bi radi izvedeli več o Najboljše prakse in osnovna priporočila za vodenje projekta? Pojdite na našo stran za dostop do najnovejših člankov, predlog, videoposnetkov in še več.

Izvedite več o vrhunskih rešitvah za upravljanje projektov Smartsheet

Vodite na stotine projektov? Vrhunska rešitev za upravljanje portfelja projektov Smartsheet pomaga povečati projektno usmerjena podjetja in oddelke prepustnost projektov, povečajo prepoznavnost v realnem času in zmanjšajo projektno tveganje.

Uporabite Smartsheet Project Portfolio Solution za:

• Prihranite čas z avtomatizacijo nastavitve novega projekta.
• Uskladite uspešnost projektnega vodenja s svojimi poslovnimi cilji.
• Zagotovite dosledne politike vodenja projektov.
• Izboljšajte vpogled v uspešnost projektnega portfelja v realnem času.
• Izvedite poglobljeno analizo portfelja projektov s z uporabo Microsofta Power BI.

Vodje projektov lahko uporabljajo rešitev za upravljanje portfelja projektov Smartsheet, da preprosto in hitro pridobijo standardni nabor tabel, poročil in nadzornih plošč Sights za svoje nove projekte. vsak nov projekt Privzeto podeduje že obstoječe pravice dostopa, ki jih je določil vodja projektnega vodenja, da zagotovi vidnost vseh projektov v njihovem portfelju. Končno rešitev samodejno združi metapodatke projekta v eno samo podatkovno datoteko, do katere je mogoče dostopati z nadzorno ploščo Smartsheet Sights ali Microsoft Power BI za poročanje celotnega portfelja.

Kot veste, se funkcionalnost pomočnika ali osebnega pomočnika (ne glede na to, kako se ta položaj imenuje v delovni knjižici) v različnih podjetjih razlikuje glede na posebnosti in velikost organizacije, korporativno kulturo, sprejeto v podjetju, in osebnost upravnika. So pa obveznosti, brez katerih vsak osebni asistent ne more, ne glede na delovno mesto. Med temi je nadzor nad izvajanjem naročil.

V mnogih organizacijah je problem neizpolnjevanje naročil in pomanjkljiv nadzor nad njihovo pravočasno izvedbo, t.i. " ozko grlo« (iz angleščine) ozko grlo- ozko grlo), tj. resna ovira, ki močno upočasni poslovne procese podjetja. Tukaj je res veliko odvisno od pomočnika! Vendar ni vse tako očitno, kot se zdi na prvi pogled. Pogosto se srečujemo s situacijami, ko nenadomestljivi pomočnik nenadoma zboli ali odide na dopust ali za enkrat na službeno pot, med njegovo odsotnostjo pa ... se delo zaustavi, naročila se ne evidentirajo, roki so zamujeni, odgovorni pa neznani. To praviloma ne govori toliko o nepogrešljivosti zaposlenega, ampak o odsotnosti sistema. Torej, naloga asistenta je zgraditi sistem za spremljanje izvajanja naročil. In kot vemo, je sistem večinoma sposoben sam vzdrževati svojo zmogljivost. In tega ne morete rešiti sami! Toda obravnavajmo vse po vrsti.

Nadzor in njegove vrste

Slona, ​​kot pravijo, je treba jesti po delih. In vredno je začeti s terminologijo.

Nadzor- to je primerjava načrta z dejanskim stanjem. Kontrola razkrije že majhna odstopanja od načrtovanih rezultatov in dejanj ljudi ter omogoči spremembo stanja.

Razlikujemo naslednje vrste nadzora:

1. Predhodni. Izvede vodja pred dejanskim začetkom dela na nalogi. Predhodni nadzor se uporablja ob upoštevanju človeških, materialnih in finančnih virov, to pomeni, da se mora vodja, preden izda nalog za delo, prepričati, ali ima izvajalec sredstva za njegovo izvedbo.

2. Konceptualni (vhodni). Uporablja se za pojasnitev:

Ali izvajalec ve, da ima nalogo;

Kako je problem razumel tisti, ki ga bo reševal?

Kako točno bo to naredil?

Tovrstno kontrolo izvaja pomočnik vodje in to takoj po postavitvi naročila. Cilj je preveriti izvajalčevo razumevanje bistva naročila in pravočasnost njegovega izvajanja. Na tej stopnji je naloga pomočnika opozoriti izvajalca na prisotnost naročila, časovni okvir in prioriteto naloge ter zagotoviti, da je naročilo sprejeto v delo. V tem primeru mora pomočnik "poudariti" nujne in pomembne naloge (spomnite se Eisenhowerjeve matrike), na primer takole: "Upoštevajte, da je ta naloga pomembna in nujna!" Ta čarobna besedna zveza, izgovorjena ob pravem času, bo pomagala preprečiti številne nesporazume in neodpustljivo izgubo časa - nesprejemljivo je pustiti, da se postopek razvrščanja nalog po prednostni poti izvaja, ker mnenje izvajalcev ne sovpada vedno z mnenje upravnika. Ne pozabite, da tisto, kar je vam očitno, drugim ljudem morda ni.

3. Tok (vmesni, nadzor procesa). Cilj je oceniti trenutni proces dejavnosti: kako poteka delo, kaj je že bilo narejeno, kakšne težave so se pojavile. Tovrstno kontrolo izvaja pomočnik, ko delo že poteka, vendar še ni prišel rok za izvedbo naročila. Naloga nadzora je pravočasno ugotavljanje odstopanj, ki nastanejo pri delu, in o njih obveščanje vodje za morebitno odpravo. danih parametrov. Trenutni nadzor temelji na povratne informacije.

4. Finale (finale, kontrola rezultata). Uporablja se za oceno, ali je cilj dosežen do določenega datuma.

Dobljene dejanske rezultate primerjamo s predhodno ugotovljenimi. Kljub temu, da je v tej fazi prepozno posegati v delo, je ta nadzor nujen. Prikazuje, kakšne rezultate so izvajalci dosegli, ter razkriva opustitve in pomanjkljivosti pri njihovem delu. Pomaga pri pridobivanju lekcij za prihodnost. Praviloma na tej stopnji vodja in pomočnik sodelujeta, ker Kvalifikacije pomočnika morda ne bodo zadostovale za določitev popolnosti in pravilnosti naloge.

Kaj in kako nadzorovati

Porazdelitev odgovornosti za zagotavljanje nadzora na ključnih področjih je odvisna od velikosti organizacije:

Nadzorovati	Velikost podjetja	Odgovornoza zagotavljanje nadzora
Pravne norme in zahteve	Do 100 ljudi Do 500 ljudi Več kot 500 ljudi	Vodja organizacije Pravnik, računovodja Pravne storitve, računovodstvo Pravna služba in vodje področij
Ukazi vodje	Do 100 ljudi Do 500 ljudi Več kot 500 ljudi	Vodja organizacije Glavni sekretar Pomočnik direktorja Pomočnik in vodje področij
Zahteve lokalnih regulativnih dokumentov	Do 100 ljudi Do 500 ljudi Več kot 500 ljudi	Vodja organizacije Glavni sekretar Pomočnik direktorja Vodje dejavnosti
Individualna naročila upravitelja	Do 500 ljudi Več kot 500 ljudi	Vodja organizacije Glavni sekretar Pomočnik direktorja
Navodila prejeta iz centra podjetja	Do 1500 ljudi Do 2500 ljudi Več kot 2500 ljudi	Pomočnik direktorja Pomočnik direktorja in sekretariat Vodenje primerov

"Nadzor" in "monitoring" sta različni stvari!

Da bi končno razumeli, kaj je kaj, je vredno biti pozoren na še en izraz, ki ga pogosto najdemo v sodobnem managementu - "monitoring". Pogosto se v literaturi pojma "nadzor" in "monitoring" uporabljata kot enaka, vendar sta to bistveno različni stvari! Za uporabo sistematičnega pristopa k upravljanju izvajanja naročil je treba to razliko razumeti. če spremljanje- to je spremljanje parametrov objekta s snemanjem in shranjevanjem podatkov, torej nadzor- to je obvezna opazka vpliv na objekt v primeru, da vrednosti parametrov presegajo sprejemljive meje. V zvezi z nalogami to pomeni, da mora imeti asistent orodje za spremljanje, tj. vzdržuje določeno bazo podatkov, kjer beleži navodila, roke, odgovorne osebe in status izvedbe (izpolnjeno/neizvedeno). Za izgradnjo učinkovitega nadzornega sistema pa zgolj vodenje statistike ni dovolj – nadzor pomeni aktivno obvladovanje situacije, prilagajanje in vplivanje, tj. namensko zavestno vplivanje z namenom doseganja pozitivne dinamike v izvajalski disciplini.

Kako zagotoviti, da se naročila izvajajo?

Za izvedbo naročil je potreben celovit pristop k reševanju tega problema. Sistem nadzora nad izvajanjem naročil bo deloval po naslednjih načelih:

1) Visoka prioriteta vodstva. Vodja mora pokazati, da je dosledno upoštevanje njegovih navodil pomembno zanj in za podjetje.

2) Skupna razprava o pristopih k reševanju problema. Da bi upoštevali vsa tveganja in problematiko obravnavali celovito, je treba v razpravo vključiti vse udeležence v procesu – tako vodjo, ki daje navodila, in pomočnika, ki jih nadzoruje, kot tudi vodje, ki bodo neposredno odgovorni za izvedba. Dogovori naj zadevajo predvsem načine pridobivanja informacij o navodilih in rokih, obliko poročila o izvedbi, postopek prerazporeditve, pristope k nagrajevanju ali kaznovanju v primeru neizpolnjevanja navodil. Vodja naj svoje podrejene seznani tudi s pooblastili pomočnika v smislu spremljanja izvrševanja naročil (če ste nova oseba v ekipi in si še niste pridobili avtoritete, o tem povprašajte svojega vodjo).

3) Obveščanje vseh zaposlenih v podjetju o uvedbi sistema za spremljanje izvajanja naročil. Zagotoviti je treba transparentnost pristopov, tj. pravila morajo biti formalizirana v lokalnem regulativnem dokumentu podjetja.

4) Doslednost in pravilnost. Izvršilna disciplina se bo povečala, če bodo zaposleni prepričani, da je vsaka naloga zabeležena, da je treba vsako nalogo upoštevati, da nobena od njih ne bo izpuščena ali pozabljena in da bo neizpolnjevanje navodil vodstva neizogibno kaznovano. (Smiselno je takoj predvideti postopek obveščanja, ker so lahko navodila vnaprej neizvedljiva ali pa imajo tehtne razloge za neupoštevanje pravočasnosti. Vsak tak primer je treba obravnavati posebej.)

Videti je kot naloga, pravite. To je deloma res. Kakšna je vloga asistenta? Asistent je natanko tisti zaposleni v podjetju, ki mora obvestiti vodjo, da problem obstaja, da prinaša določena tveganja, da poskušate držati »s prstom na utripu« (in zaenkrat uspeva predvsem zaradi vaših osebne lastnosti), vendar bo odsotnost sistem prej ali slej dala vedeti in vas skrbi.

Glavna stvar je, da ne pozabite povedati, da imate konkreten predlog, kako organizirati nadzorni sistem (tj. ne sme biti samo problem, postrežen na pladnju, ampak problem in možnosti za njegovo rešitev).

Tudi če ste novi zaposleni v podjetju, naj vas ne bo strah pristopiti k vodji s takšnim predlogom. Če se do sedaj v vašem podjetju ni zgodilo nič usodnega zaradi neizpolnjenega/zamudenega/neobračunanega naročila, se vaš vodja še vedno ne bo gluh za vaš predlog. Verjetno ni osebe v celotnem podjetju, ki bi bila bolj zainteresirana za rešitev tega problema.

Pomen učinkovite komunikacije

Recimo, da je vaš predlog sprejet: vodja je orisal pomembnost naloge, napovedal vašo vlogo v tem procesu, odobril lokalno normativni dokument o urejanju procesa so obveščeni vsi zaposleni v podjetju. Kaj je naslednje? Objavljeni dokument tvega, da bo ostal kos papirja brez duše, če na tej stopnji obupate. Kako vse to narediti?

Odgovor se skriva predvsem v asistentovih učinkovitih komunikacijskih veščinah. Da, to je isti stavek, ki ga tako pogosto vidimo v življenjepisih za upravna delovna mesta. Takšne veščine so ključnega pomena za pomočnika. V ožjem smislu, v zvezi s spremljanjem izvajanja ukazov, je učinkovita komunikacija način hitrega prenosa informacij brez izkrivljanja in sprejemanja povratnih informacij o pravilnem razumevanju »sporočila«.

Učinkovito komunikacijo gradimo:

Učinkovito ali neučinkovito?

Neučinkovita komunikacija je prepiranje z drugimi, katerega cilj je zaščititi vaše cilje in načrte. Pomeni prisotnost zmagovalcev in poražencev. Ta slog "komunikacije" je kategoričen: obstaja "prav" in "narobe", "zmaga" in "poraz", "dobro" in "slabo", ne da bi upoštevali vmesna stanja. Pravilno mnenje je samo eno, zato lahko zanemarimo poglede in izkušnje ljudi, ki lahko obogatijo naše poznavanje sveta in ustvarijo celostno sliko. Namesto tega nenehno zagovarjamo svoje ozke poglede. Premor v spopadu se šteje za uspeh, ko se branilec začasno umakne. Sčasoma nesoglasje povzroči odpor, izgubo timske učinkovitosti in celo sabotažo, dokler ne prevlada ravnovesje moči in spoštovanja.

Cilj učinkovite komunikacije pa je razumeti poglede, občutke in mnenja drugih. Ko se dve strani poslušata, obe zmagata. Medsebojno razumevanje in spoštovanje postaneta osnova sodelovanja, soodvisnosti in lojalnosti. Uspeh bo dosežen, če bo vsaka stran rekla: »Da, točno to sem mislil. Me razumeš".

Za uspešno uresničevanje organizacijskih ciljev je nedvomno potrebna učinkovita komunikacija. Izkrivljena, napačno interpretirana sporočila pogosto povzročijo poraze velikim podjetjem, vojskam in državam.

Učinkovite komunikacijske veščine omogočajo soobstoj nasprotij – končna sposobnost razumevanja drugega stališča in iskanja kompromisa. Zakaj bi se prepirali, kdo ima prav in kdo ne? Cilj učinkovite komunikacije je vzpostavitev in vzdrževanje obojestransko koristnih in s tem dolgotrajnih delovnih odnosov.

V smislu spremljanja izvrševanja naročil mora asist učinkovite komunikacijske veščine na vseh stopnjah "potovanja" navodila:

1) Interakcija z upraviteljem pri nastavitvi navodil. Naloga pomočnika je, da pravilno zabeleži nalogo, pri čemer se poskuša držati določene sheme za določanje ciljev, na primer SMART. To bo podrejenim omogočilo razumeti, kaj se od njih zahteva. Besedilo naročila mora biti jasno, v ustni obliki (odgovoriti na vprašanje: kaj storiti?), naročilo mora imeti določen rok, za vsako naročilo mora biti določen odgovorni izvršitelj.

Ko je naročilo pravilno evidentirano, mora pomočnik zagotoviti, da ni netočnosti in zagotoviti končna različica protokol ali register navodil vodji v odobritev ali ustno vprašati: »Ali sem vas prav razumel? Ivanov I.I. mora do 11. maja 2015 izdelati in predložiti v potrditev terminski plan izvedbe projekta?«

Kaj se je zgodiloPAMETNO?

PAMETNO je mnemonična kratica, ki se uporablja pri vodenju in vodenju projektov za opredelitev in zastavljanje ciljev.
Cilj ali naloga, postavljena po merilih SMART, ima naslednje značilnosti:
. S- specifičen (specifičen) - jasen, natančen, jasno opisan;
. M- merljiv (merljiv) - z vzpostavljenimi kazalniki rezultatov, po katerih lahko razumemo, da je cilj dosežen. Lahko so kvantitativne in kvalitativne. Brez teh kriterijev je skoraj nemogoče oceniti dokončanje naloge;
. A- dosegljivo (dosegljivo) - realno, vendar zahteva nekaj truda, kar služi kot dodaten motivacijski dejavnik;
. R- relevantno (primerno) - sovpada s širšimi cilji oddelka ali organizacije;
. T- časovno vezana (časovno omejena) - določeni morajo biti roki za dosego cilja.

2) Interakcija z izvajalci pri prenosu naročil v delo. Ključna naloga v tej fazi je zagotoviti, da je izvajalec seznanjen z nalogo in jo sprejme v delo. Če je organizacija majhna, potem asistent ali tajnik neposredno stopi v stik z izvajalci E-naslov ali po telefonu. V velikih organizacijah je takšno interakcijo težko izvesti, zato pomočnik posreduje naročilo in neposredno komunicira z namestniki vodje organizacije, pri prenosu naročil pa velja kaskadni princip, na primer: EEdirektor oddelkaEvodja oddelkaEneposredni izvajalec.

3) Informacije o izvedbi naročila se prenašajo po obratni poti: Generalni direktor/pomočnikBNamestnik generalnega direktorjaBdirektor oddelkaBvodja oddelkaBneposredni izvajalec.

Asistent ima vlogo posrednika pri posredovanju informacij o naročilu. Hkrati je za zmanjšanje časa prenosa podatkov do pomočnika priporočljivo zagotoviti uporabo informacijski vir, ki vam omogoča objavo povzetkov informacij o naročilih v splošni dostop, na primer na interni korporativni portal organizacije, kjer lahko vsak zaposleni hitro vidi, katere zadolžitve ima, in pošlje komentarje pomočniku.

4) Pri izvajanju vmesnega nadzora je potrebno razjasniti napoved izvajalca: ali se drži roka ali se je med izvajanjem izkazalo, da je obseg dela večji od pričakovanega, ali pa so izvajalčevi viri nezadostni in je potrebna vključitev zaposlenih iz drugih strukturnih enot, ker izkazalo se je, da je naloga medfunkcionalna. Pomočnik mora voditi stalen konstruktiven dialog z odgovornim vodjo/izvajalcem za pridobivanje hitrih in zanesljivih informacij o poteku izvedbe, v primeru resnejših težav pa o tem obvestiti vodjo, dokler se še da kaj popraviti. Hkrati ne smete iti predaleč in postati vsiljivi, motiti izvajalca in ga odvrniti zaradi malenkosti. Vsi udeleženci v procesu se morajo jasno zavedati, da imajo skupne cilje in spoštujejo delo drug drugega. Če želite to narediti, se morate dogovoriti o sprejemljivem formatu komunikacije.

5) Po prejemu informacij o izvedbi naročila pomočnik skupaj z vodjo oceni popolnost predstavljenih podatkov in sprejme odločitev o sprejemu naročila ali vrnitvi v popravek. Pomočnik mora o sprejetem sklepu obvestiti izvršitelja.

6) Pri izdelavi analitičnega poročanja. Strogo računovodstvo pomeni redno poročanje in analitiko na podlagi statističnih podatkov. Ob določeni frekvenci, na primer enkrat mesečno, mora asistent analizirati zbrane statistične podatke o nalogah in izdelati poročilo o delovni disciplini (slika 1). Takšno poročilo lahko vsebuje informacije o tem, koliko je bilo navodil, koliko jih je bilo pravočasno/pozno/neizpolnjenih, katere enote so vodilne in katere antivodilne v smislu pravočasnega izvajanja vodjevih navodil. Upravitelj lahko s temi podatki razpolaga po lastni presoji. Zaželeno pa je, da je pristop k nagrajevanju in kaznovanju predvidljiv in enoten za vse.

riž. 1

Priročna orodja v pomočnikovem arzenalu

Takih orodij je veliko, vendar je pomembno upoštevati ključno načelo - vsa navodila upravljavca morajo biti materializirana in vnesena v enoten repozitorij, kjer je omogočeno redno spremljanje izvajanja naročil glede na njihovo prioriteto.

Idealna tehnična izvedba je Microsoft Outlook , Ker vsebuje prilagodljive mehanizme nastavitev tako imenovane. "ogledi uporabnikov". Poleg standardnih pogledov »Po izvajalcih«, »Po kategorijah«, »Po rokih«, lahko konfigurirate vse druge - »Po obratih«, »Po komisijah«, »Samo zamudne naloge, katerih rok je potekel od 5. Pred 20 dnevi« itd. Ko je pogled konfiguriran, postane v prihodnosti na voljo z enim klikom miške. O tem se ne bomo podrobneje ukvarjali, ker ... Temu orodju je bila posvečena že vrsta člankov.

včasih podoben sistem konfiguriran na osnovi sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov, na primer Lotus Notes, Documentum ali Directum, kjer so ključni podatki o naročilu zapisani v registracijsko-kontrolnem kartonu (RCC). Vendar je EDMS drag program, ki si ga ne morejo privoščiti vse organizacije.

Eno najbolj univerzalnih in dostopnih orodij za spremljanje izvajanja naročil je Microsoft Excel. Ta program lahko uporabljate poleg obstoječih, če delate v veliko podjetje, in kot samostojno orodje. Lepota je v tem, da lahko na podlagi te tehnične rešitve ustvarite enotno bazo naročil s prilagodljivimi nastavitvami polj in filtrov po lastni presoji. Tak zbirni register navodil je lahko javno dostopen, vsak zaposleni pa lahko pojasnjuje besedilo, roke in spremlja status svojih navodil. Najprej morate konfigurirati omejene pravice za urejanje datoteke, da preprečite nenamerno poškodbo ali izbris podatkov.

V MS Excel ne morete samo ročno vnesti navodil, kot v primeru ustnih ukazov upravitelja, temveč tudi prenesti navodila iz EDMS (če so to navodila iz protokolov ali navodila, ki prihajajo od zunaj, na primer zahteve regulativnih organov ali državni organi ali korporativni center).

Z določeno nastavitvijo polj lahko nastavite barvno kodiranje v stolpcu »Status izvedbe naročila«. Na primer, naročilo, ki še ni prispelo, bo samodejno označeno z modro; pravočasno zaključeno naročilo je zeleno (za to se morata datuma v poljih »Zaradi izvedbe« in »Dejanska izvršitev« ujemati); naročilo, za katerega je potekel rok za izvedbo in ni bilo prejeto potrdilo o prejemu poročila o izvedbi, bo samodejno prikazano kot neizpolnjeno in označeno z rdečo barvo.

Vzpostavitev registra naročil vGOSPA Excel

Polja v registru se konfigurirajo s pisanjem makra. Za take fina nastavitev Najbolje je vključiti strokovnjaka za informatiko.

Če ni IT strokovnjaka in nimate znanja programiranja, lahko uporabite drugo preprostejšo in dostopnejšo metodo.

Celice tabele lahko prilagodite sami z uporabo funkcije pogojnega oblikovanja.

Če želite konfigurirati polnjenje celice, izberite celico v tabeli, za katero bomo konfigurirali oblikovanje (v našem primeru je to celica G10 ), na zavihku domov - Pogojno oblikovanje, v predlaganem kontekstni meni - Ustvarite pravilo(slika 2).

riž. 3

V vrstici s formulami pogovornega okna pod naslovom morate nastaviti pravilo, ki bo veljalo za resnično (slika 4).

riž. 4

Za naš register bo treba zaporedno konfigurirati štiri pravila za isto celico G10 , nato pa svoje delovanje »razširijo« na celoten stolpec G.

• Če želite označiti neizpolnjeno naročilo, nastavite pravilo 1. V pogovornem oknu Ustvarite pravilo oblikovanja z uporabo ključa Oblika izberite barvo polnila. Prvo pravilo bo ustrezalo rdeči barvi.

Nato v vrstico s formulami vnesite naslednji opis pravila: =ČE(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (slika 5). To pomeni, da pod pogojem, da v celici F10 če je rok naveden in je že potekel, bo celica samodejno postala rdeča.

riž. 5

Pritisnite tipkoOTO.

• Če želite označiti naročilo, ki je v teku, nastavite 2. pravilo. Ponavljamo zgoraj opisano zaporedje dejanj: izberite celico G10 , pojdimo na Pogojno oblikovanje, izberite Ustvarite pravilo in S formulo določite, katere celice želite oblikovati.

V že znanem pogovornem oknu Ustvarite pravilo oblikovanja z uporabo ključa Oblika izberite drugo barvo polnila. Drugo pravilo bo ustrezalo modri barvi.

=ČE(F10>0;F10>DANES();""). To pomeni, da če v celici F10 če je rok naveden in še ni prišel, se celica samodejno obarva modro.

Pritisnite tipko OTO.

• Za označevanje naročila, ki je bilo dokončano pravočasno, smo nastavili pravilo 3. Ponovno ponovimo zgoraj opisano zaporedje dejanj, le da tokrat v pogovornem oknu Ustvarite pravilo oblikovanja z uporabo ključa Oblika izberite zeleno barvo polnila, ki označuje, da je bilo naročilo dokončano točno na čas ali pred rokom.

V vrstico s formulami vnesite opis pravila: =ČE(F10>0;ČE(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). To pomeni, da če v celici F10 G10 naveden je rok za dejansko izvršitev, ki sovpada z rokom F10 ali pred njim, celica G10 samodejno postane zelena.

Pritisnite tipko OTO.

• Nazadnje, za označevanje naročila, ki je bilo zaključeno po določenem roku, smo nastavili pravilo 4. V pogovornem oknu Ustvarite pravilo oblikovanja z uporabo ključa Oblika izberite rumeno barvo polnila, da označite, da je bilo naročilo zaključeno z zamudo.

V vrstico s formulami vnesite naslednje pravilo: =ČE(F10>0;ČE(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). To pomeni, da če v celici F10 rok je naveden in v celici G10 naveden je datum dejanske izvršitve, ki je poznejši od datuma F10 , nato celica G10 bo samodejno postal rumen.

Enkrat v celici G10 konfigurirana so vsa štiri pravila, dano formulo »raztegnemo« po celotnem stolpcu G in ga izpolnite z dejanskimi datumi izvedbe naročil. Celice bodo samodejno obarvane v določeni paleti.

Naslednji korak je nastavitve vizualizacije, tj. diagrami za bolj vizualno dojemanje slike nastopajoče discipline.

Za izdelavo diagrama potrebujemo kvantitativne podatke, tj. število vseh naročil in vsako vrsto posebej. Zato bo potrebna vmesna prilagoditev. Kvantitativne podatke lahko prikažemo v legendi, kamor bodo samodejno vneseni iz naše tabele (legenda je lahko postavljena na isti list, npr. nad tabelo).

Če želite zbrati statistiko, morate izpolniti eno od celic tabele, na primer sosednjo celico H10 , na naslednji način:

1. Izberite celico H10 , na vrhu vrstice s formulami kliknite ikono fx Vstavi funkcijo, izberite kategorijo " logično», « ČE».

V zgornjo vrstico formul zapišemo naslednje pravilo: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (slika 6).

riž. 6

Pravilo, navedeno v celici, razširimo H10 , navzdol po celotnem stolpcu H(slika 7).

riž. 7

Nato stolpec H lahko skrijete, pri čemer ostanejo vidne le potrebne informacije o registru.

• Postavitev legende. Za podatke iz stolpca H spadajo v legendo in so v njej prikazani v kvantitativni obliki, morate celice legende konfigurirati na naslednji način:

1. Nastavite pravilo za celico G3 : izberite to celico, kliknite ikono v vrstici s formulami fx Vstavi funkcijo, izberite vrsto funkcij " statistični», « COUNTIF».

2. Nato v vrstico s formulami zapišite naslednje: =COUNTIF(H$10:H$19;F3)(slika 8).

riž. 8

3. "Raztegnite" formulo iz celice G3 prej G6 oz.

Prav tako lahko prilagodite vizualizacijo in naložite podatke o naročilih za določeno časovno obdobje v obliki grafikona.

• Zustvarjanje diagrama.Če želite to narediti, pojdite na zavihek Vstavi in izberite grafikon, na primer tortni grafikon, potem ko ste predhodno izbrali obseg celice od G3 prej G6 (slika 9).

riž. 9

Vstavimo diagram in njegove segmente pobarvamo v barve polnila, ki smo jih izbrali tako, da izberemo segment in z desnim gumbom miške pokličemo ustrezen kontekstni meni (tam je vse intuitivno). Naš register je pripravljen (slika 10).

riž. 10

In končno

Ustvarjanje učinkovitega sistema za spremljanje izvajanja naročil je precej težko - upoštevati je treba veliko različnih vidikov in lastnosti, ki so lahko edinstvene za različne organizacije. Ni enostavno, vendar ne pozabite, da ima vsaka uganka rešitev. Ko se znajdem pred težkim problemom, ki na prvi pogled nima rešitve, se vedno spomnim na uganko B. Verberja:

»Kako povezati teh devet pik s štirimi črtami, ne da bi dvignili pisalo s papirja?

Pogosto ne najdemo rešitve, ker je naš um omejen na področje risbe. A nikjer ne piše, da ne smete preseči njegovih meja.

Obstaja rešitev:

Morala: da bi razumeli sistem, morate ... izstopiti iz njega.«

Obstaja veliko načinov za organizacijo učinkovitega sistema za spremljanje izvajanja naročil. Glavna stvar je najti točno tistega, ki se bo najbolj organsko prilegal v delo vašega podjetja in vaše, čutiti zmernost v vsem in ne prestopiti meje, za katero prihaja manična hiperkontrola.

M.A. Suchkova, pomočnica generalnega direktorja Ryazan Oil Refining Company CJSC (hčerinska družba NK-Rosneft OJSC)

Vsaka organizacija se prej ali slej sooči s problemom spremljanja nalog, ki jih postavlja vodstvo. Vsakdo to vprašanje rešuje drugače: nekateri izvajajo elektronski sistem za upravljanje dokumentov, nekateri vpisujejo oznake v vpisne knjige, drugi postavijo kartoteko na star način. V tem članku bomo obravnavali problematiko spremljanja nalogov, ki jih je izdal vodja v zvezi z vhodnimi in internimi dokumenti podjetja, in vam predstavili eno od možnosti za organizacijo nadzornega sistema z uporabo MS Outlook.

Kaj je nadzor nad izvajanjem nalog?

Naročilo vodje se običajno začne z resolucijo na vhodnem ali internem (na primer internem memo) dokumentu. Resolucija mora, kot je znano, vsebovati izvajalca, vsebino naloge in rok, v katerem mora biti naročilo dokončano.

Če organizacija nima nadzornega sistema, potem vodja praviloma zaključi svoje delo na dokumentu s sklepom, izvedba naloge pa ostane v celoti na vesti izvršitelja. V najboljšem primeru si bo direktor v dnevnik naredil zabeležko, da ne bi izgubil izpred oči najpomembnejših zadev, ko pa obseg prejetih dokumentov doseže nekaj deset ali sto na dan, ga noben dnevnik ne reši.

Posledično odgovornost za spremljanje izvajanja pade na krhka ramena tajnice (ali, drugače, enega od uslužbencev v pisarni). Tako ali drugače je naloga kontrolorja, da se seznani s sklepom, prinese naročilo izvršitelju in poskrbi za pravočasno izvedbo.

Ali so vsi dokumenti pod nadzorom?

Na samem začetku, ko se sistem za nadzor dokumentov v vaši organizaciji šele pojavlja, je bolje nadzorovati le del dokumentov. Katere - naj vodja odloči osebno. Prvič, lažje bo za nadzornika, in drugič, negativna (kot se vedno zgodi pri spremembah) reakcija zaposlenih bo zglajena. V prihodnosti se bo seznam dokumentov, poslanih v nadzor, postopoma širil. Naj povemo, da je bil v prvi fazi sprejet sklep o spremljanju izvrševanja navodil v zvezi s prejetimi pritožbami posameznikov in morebitnimi zahtevami državnih organov.

Če pa podjetje takoj preide na elektronsko upravljanje dokumentov, ni težav z izbiro: programi EDMS samodejno sledijo poti vsakega dokumenta.

Ustvari nalogo vGOSPA Outlook

Outlook je predvsem e-poštni odjemalec, ki lahko nadomesti sistem elektronskega upravljanja dokumentov le v smislu komunikacije med uporabniki; uspešno opravlja vse potrebne funkcije, predvsem spremljanje izvajanja nalog in generiranje poročil.

Nepogrešljiv pogoj za organizacijo nadzora vGOSPA Outlook: Sklep upravnika mora biti tako ali drugače utelešen v elektronski obliki. Upravljavec mora optično prebrati dokument z resolucijo, da to datoteko pripne nalogi, ali ročno reproducirati besedilo resolucije v telesu naloge.

Če želite ustvariti nalogo za uporabnika, zaženite MS Outlook in v zgornjem meniju izberite ukaze mapa, Ustvari in naročilo(slika 1), nato pa se odpre novo okno - vaša bodoča naloga.

Slika 1. Ustvarjanje naročila

Začnimo z izpolnjevanjem polj. V prvem od njih ( Komu) vpiše naslov izvršitelja, ki ga imenuje direktor.

Če je izvajalcev več, se naloga kreira za vsakega posebej (značilnost programa; sicer bo pri sledenju nalogi težave).

Drugo polje Predmet izpolniti ga morate čim bolj pravilno, da bo že jasno, na kaj se naloga nanaša, npr.

Vnos-234 z dne 29.01.2013.

To bo priročno tako za kontrolorja kot za izvajalca.

Naslednje pomembno področje za nas je Izraz. Ustanovljen je na podlagi rokov za izvedbo dokumentov, sprejetih v vašem podjetju.

Opozarjamo vas, da je standardno obdobje, sprejeto v praksi poslovne komunikacije, 30 koledarskih dni.

V bližini polja Izraz Izberete lahko stopnjo pomembnosti opravila: nizko, normalno ali visoko.

Polja Začni, država in pripravljena Pri ustvarjanju naloge se krmilnik običajno ne dotakne, ker izvajalec še ni začel z izvajanjem, začetek časa, dodeljenega za delo, pa bo trenutek, ko je naloga poslana izvajalcu.

Na jedilniku Opcije Nalogo lahko ponovite tako, da kliknete ustrezni gumb.

To je pomembno na primer za mesečna poročila ali zagotavljanje drugih informacij ob določeni pogostosti.

Tukaj morate izbrati kategorijo (če jo uporabljate) in dodati opomnik za izvajalca.

Primerno je nastaviti opomnik tri dni pred rokom: na zahtevani dan bo izvajalec prejel pismo z ustrezno vsebino.

Opcije Posodobljeno kopijo tega opravila hranite na seznamu opravil in Pošlji mi poročilo o stanju, ko je naloga končana se vklopijo in izklopijo s kljukico v potrditvenih poljih.

Na opombo!

Checkbox (iz angleščine check box) je element grafičnega uporabniškega vmesnika, ki uporabniku omogoča nadzor nad parametrom z dvema stanjema - ☑ vklopljeno in ☐ izklopljeno.

V polje za črke se vnese besedilno polje - navodila, potrebna za dokončanje naloge. Če jih ni, lahko vnesete standard Preberite sklep in upoštevajte navodila.

Pojdite na zavihek menija Vstavi. Tukaj priložimo datoteko z resolucijo k nalogi.

Po tem kliknite Pošlji– in nalogo prejme odgovorna oseba (slika 2).

Slika 2. Pošiljanje naloge v izvedbo

Delo izvajalca na nalogi

Izvajalec prejme dopis s priponko naloge. Ko odpre nalogo, bo videl datoteko z resolucijo upravitelja, datumom dokončanja in drugimi informacijami, ki ste mu jih poslali (slika 3).

riž. 3. Prejem naloge s strani izvajalca

do Fig - na tej sliki ni pike za vrstnim redom, na prejšnji pa je

Po opravljeni nalogi mora izvajalec sestaviti zapisnik. Če želite to narediti, morate v opravilu, tako kot v običajnem e-poštnem sporočilu, izbrati možnost Odgovori, napiše besedilo poročila in ga pošlje kontrolorju.

Poročilo mora biti pravilno in vsebovati ažurne podatke o izvedbi naloge, ne pa navadne odjave Dokončano ali, še huje, v redu.

Primer poročila o izvedbi naročila:

Dopis z dne 30. januarja 2013 št. 323 je bil poslan nasprotni stranki po pošti.

Dokončanje naloge

Po prejemu poročila kontrolor nalogo označi kot opravljeno. To storite tako, da z desno miškino tipko kliknete opravilo na seznamu opravil in v spustnem meniju izberete ukaz Za izvedbo, in potem Označi kot dokončano(slika 4).

riž. 4. Izpolnjevanje naloge

Poročanje

Spremljanje izvajanja naročil bo izgubilo vsakršen pomen, če kontrolor ne bo občasno analiziral kakovosti dela izvajalcev. Če želite to narediti, morate ustvariti poročilo na podlagi parametrov, ki vas zanimajo.

Za ogled celotnega seznama poslanih naročil kliknite na gumb v spodnjem levem kotu zaslona Naloge. V osrednjem polju in v levem stolpcu se oblikuje seznam nalog Trenutni pogled Izbira je možna poljubno. Običajno krmilniki uporabljajo poglede Podroben seznam, Zamujene naloge in Po odgovornem(slika 5).

Slika 5. Podroben seznam prispevkov

Vsak seznam lahko natisnete z izbiro ustreznega ukaza v meniju mapa.

Urejanje procesa in delo s kadri

Kot pri vsaki novosti tudi pri njej ne gre brez predpisov za proces nadzora nad izvajanjem naročil. V navodilih za pisarniško delo je priporočljivo vključiti pravila za zastavljanje in izpolnjevanje nalog. Če ga še nimate, lahko ustvarite ločen dokument, »Pravila ...« ali »Navodila ...«. Tako ali drugače je treba postopek opisati čim bolj podrobno, opis pa je priporočljivo opremiti s posnetki zaslona. Navodilo mora potrditi generalni direktor.

Prehod na nov nadzorni sistem pomeni nastanek številnih novih pravil, ki so obvezna za vse. Vendar pa upoštevanje teh pravil za vaše sodelavce ne bo predstavljalo večjih težav.

Prvič, bo moral vsak zaposleni imeti stalno vklopljen MS Outlook. V skrajnem primeru preverite svojo e-pošto vsaj dvakrat na dan.

Drugič, si bodo morali sodelavci zapomniti: naloga, katere avtor je tajnica, ni njegova (tajnikova) kaprica. To ni nič drugega kot ukaz direktorja, predstavljen v elektronski obliki. Direktor je bil tisti, ki je določil izvajalca in določil rok za izvedbo naloge, o izvedbi pa bo moral poročati pravzaprav direktor in ne kontrolor-sekretar.

Kot lahko vidite, je postopek postavljanja nalog v MS Outlooku dokaj preprost in zelo primeren za manjše podjetje, kjer se dnevno nastavi do 20 nalog. Glavna stvar je, da je vsako od tako poslanih navodil sestavljeno čim bolj pravilno: ima točno določenega naslovnika in rok ter je poslano v pisni obliki. Zaključek dela na nalogi se jasno zabeleži. Kontrolor pa je oproščen klicanja izvajalcev z opomini: poskrbeti mora le, da poročilo o izvedbi prispe pravočasno.

Upoštevali smo le eno od možnosti avtomatizacije sistema za spremljanje izvajanja naročil v organizaciji. Kot vsaka od metod nadzora, ki smo jih našteli na začetku članka, ima tudi ta svoje prednosti in slabosti. Po našem mnenju pa je to ena izmed optimalnih proračunskih alternativ za podjetje, ki šele začenja odkrivati ​​elektronsko upravljanje dokumentov.

Evgenia Kozhanova, specialistka za predšolske vzgojne ustanove in vodenje kadrovskih evidenc

Avtomatiziran nadzorni sistem omogoča enostaven pregled vseh nalog ne samo po roku, ampak tudi po izvajalcu in s tem vpogled v naloženost posameznega ter sezname neizpolnjenih dokumentov s potekom roka, ki jih izvajalec še ni upošteval. . Program omogoča razlikovanje pravic dostopa, pripravo potrebnih poročil za upravljanje ...
Konfiguracijo uporabnik enostavno in hitro konfigurira.

Program vključuje naslednja poročila:
- Seznam opravil na določen datum
- Potrdilo o izvajanju discipline
- Naloge, opravljene v nasprotju z roki
- Naloge pod nadzorom

Program za avtomatiziran nadzor izvajanja nalog uporabnikom nudi naslednje zmožnosti:
Upraviteljem:
. ustvarite (registrirajte) nove kartice opravil;
. spremljati sumarni status trenutnih nalog za vse izvajalce in statistiko izvedbene discipline;
. nadzor napredka določenih nalog za katerega koli od izvajalcev, ob upoštevanju prestavitve rokov za izvedbo;
. izvajajo besedilno izmenjavo informacij z izvajalci med izvajanjem naloge;
. zabeležite dejstvo zaključka (»zaprte« naloge);
. iskanje nalog po različnih kriterijih;
. ogled arhiva zaprtih opravil;
. tiskanje, izvoz v MS Word in MS Excel ločeno opravilo;
. tiskanje, izvoz v MS Word in MS Excel seznamov nalog po različnih kriterijih;

. izdelava poročil o izvajanju nalog in izvedbeni disciplini.

Izvajalci:
. prejemanje novih nalog od vodstva;
. spremljajte stanje povzetka vaših trenutnih nalog;
. izvajati besedilno izmenjavo informacij z vodstvom in soizvajalci med izvajanjem nalog;
. zabeležite dejstvo dokončanja naloge;
. poiščite svoje naloge po različnih kriterijih;
. ogled arhiva opravljenih nalog;
. samodejno označevanje zapadlih opravil;
. tiskanje, izvoz v Word in Excel posameznih ali seznamov nalog po različnih kriterijih.

V informativne namene lahko, ki ima časovno omejitev: 50 dni in nima funkcionalnih omejitev. Ob koncu demo obdobja boste morali kupiti licenco. Po plačilu prejmete osebno licenčno kodo za program po elektronski pošti. Vnesti jo morate ob zagonu programa v pogovornem oknu "Aktivacija" in vaša demo različica bo postala polna različica brez časovnih in funkcionalnih omejitev, licenčna koda ni časovno omejena.

Informacije za kupce:

1. Z nakupom ene od ponujenih licenc za program lahko licenčno kodo namestite na neomejeno število računalnikov (delovnih postaj v omrežju).

2. Omrežna licenca brez omejitev, možnost večne uporabe različice in licence, ki ste jo kupili.

3. Možnost brezplačnega prenosa posodobitev programske opreme za 1 leto.

5. Kupljeni program lahko uporabljate pri svojem poslovanju.

Prednosti tega programa

Prilagodljiva struktura baze podatkov
V njih lahko ustvarite nove tabele in polja (shranjena in izračunana), definirate spustne sezname, dodelite podtabele, ustvarite poglede in poročila ter še veliko več. Sistem je mogoče brez posebnega znanja prilagoditi kateremukoli predmetnemu področju.

Generiranje pisarniških dokumentov s podatki iz baze s pomočjo predlog
Ustvarite lahko predloge dokumentov v formatih Word in Excel s statičnim besedilom, slikami, kot tudi zaznamki, v katere bodo vstavljeni trenutni podatki iz baze pri generiranju dokumenta.

Shranjevanje slik v bazo podatkov in povezav do dokumentov različnih formatov
Vsak vnos tabele je mogoče povezati s slikami, ki so shranjene v sami bazi, pa tudi s povezavami do datotek, ki so shranjene nekje na datotečnem strežniku, vse potrebne informacije pa se bodo nahajale v bazi podatkov za enostavno iskanje, filtriranje in razvrščanje dokumentov.

Priročen in zelo prilagodljiv uporabniški vmesnik
Lahko razvrščate, filtrirate, iščete zapise po poljubnem polju, spreminjate vrstni red in širino polj, višine vrstic, nastavljate barvna pravila za vrstice in celice, formule za izračun vsot in sestavite drevo na podlagi danih polj. Vnašate lahko neposredno v tabelo (slog Excel) ali prek ločenega obrazca, ki je prilagodljivo prilagodljiv.

Filtri, razvrščanje, izračunana polja, pogledi
Največji prilagodljivi pogoji filtriranja podatkov, številne prednastavljene vrednosti ("začne se z", "vsebuje", "danes", "včeraj" ...). Različne nize filtrov lahko shranite v datoteke za ponovno uporabo. Možnost nastavitve formul za izračunana polja (vključno z izrazi SQL) in izdelava pogledov tabel, ki prikazujejo polja iz različnih tabel in izračunanih polj.

Izdelava in nastavitev poročil in opomnikov za različna stanja
Nastavite lahko pravila za opomnike, v skladu s katerimi bo obrazec za opomnike prikazan določenemu uporabniku.

Omrežni način in način za več igralcev
Pri uporabi večuporabniškega načina so pravice dostopa fleksibilno konfigurirane za vsakega uporabnika glede na naslednje parametre: vidnost in razpoložljivost elementov menija, glavnih zavihkov, tabel, polj in zapisov za ogled in urejanje.

Uvoz in izvoz podatkov
Podprt je uvoz tabelaričnih podatkov iz datotek Excel in Access. Izvoz je možen v Word, Excel, HTML.

Standardni DBMS Microsoft Access ali Microsoft SQL Server
Brez "črnih skrinjic". Imamo standardni format za shranjevanje podatkov - MS Access ali odjemalec-strežnik MS SQL Server. Oba DBMS-ja sta zelo zanesljiva, sta priznana standarda in sta vodilna v svojem razredu. To zagotavlja prednosti pred zaprtimi formati: možnost administriranja, izboljšave, optimizacije, integracije z drugimi sistemi ... V program lahko dodate gumbe po meri, ko so izbrani, bodo izvedena potrebna dejanja (npr. nekateri delujejo neposredno z baza podatkov, zagon aplikacij tretjih oseb itd.).