Plantillas Excel para seguimiento de plazos. Herramientas útiles en el arsenal del asistente. Cómo crear un panel de gestión de proyectos en Excel

Para empezar, recordemos las reglas para monitorear la ejecución de órdenes, que luego comenzaremos a automatizar utilizando las capacidades estándar de MS Excel.

Existe control sobre la esencia de la resolución de problemas y control sobre los plazos para completar las tareas.

Control sustantivo

El control de fondo es una evaluación de cuán correcta, exitosa y completamente se ha resuelto el problema. Dicho control lo ejerce el director (de una institución o departamento) o una persona especialmente autorizada. La responsabilidad de la resolución correcta y oportuna de las cuestiones reflejadas en los documentos recae en los jefes de las divisiones estructurales y los empleados encargados de la ejecución del documento. El intérprete suele:

• indicado en la resolución del gerente en un documento (por ejemplo, en una carta entrante, en la solicitud de un empleado) o
• está escrito directamente en el texto de la orden (generalmente en la orden/protocolo, las instrucciones individuales se redactan como párrafos independientes del texto y se formulan de tal manera que queda inmediatamente claro qué, a quién y cuándo se debe hacer; en consecuencia, cada elemento (tarea/instrucción) se controla por separado),
• cuando el ejecutor no se especifica directamente, se determina de acuerdo con la distribución de responsabilidades en la organización.

Si en la resolución/instrucción del administrador se indican varios ejecutores, la persona indicada primero en la resolución es responsable de la ejecución del documento/instrucción y, en consecuencia, de organizar su ejecución.

Las instrucciones pueden derivarse del texto del documento o pueden ser "independientes", es decir. indocumentados y sin embargo sujetos a control de su ejecución. Si el pedido se crea sobre la base de un documento, contiene un enlace al documento base (consulte cómo completar las primeras cuatro columnas de la tabla en la Figura 1). Las instrucciones las dan los directivos de todos los niveles. Sin embargo, cada organización decide por sí misma qué documentos/instrucciones poner bajo control. Por lo general, todas estas son instrucciones del jefe de la organización y sus adjuntos. Cuanto mayor sea el número de documentos en una organización, más importante será agilizar el trabajo de seguimiento de la ejecución de los documentos y más selectivamente abordará la organización la solución a la pregunta "¿qué controlaremos?": aquí es importante el punto medio dorado. . Así, el control suele recaer en la ejecución de las instrucciones de la primera persona, esto lo realiza el servicio de la institución de educación preescolar o la secretaria.

Las instrucciones deben formularse de forma clara e inequívoca:

• la orden misma;
• período de ejecución;
• albacea (es posible que varias personas ejecuten una orden, luego una es designada como albacea responsable y el resto se consideran coejecutores).

Al formular instrucciones, es aconsejable seguir reglas simples: la redacción debe ser breve, concisa, eliminar la ambigüedad de interpretación y tener un resultado claramente definido y mensurable.

Mientras se ejecuta la orden, son posibles las siguientes acciones:

• el autor puede modificar el plazo para completar el pedido;
• el autor puede cambiar el ejecutor responsable de la cesión;
• los artistas crean informes sobre los resultados de la ejecución;
• el autor tiene la oportunidad de devolver la orden para su revisión o aprobar el resultado de la ejecución.

Si la tarea se dividió entre coejecutores, entonces el ejecutor responsable recibe sus informes de desempeño. Es él quien genera el informe único final en nombre del autor y lo envía al autor.

Control de plazos

El control de los plazos para la ejecución de documentos/órdenes lo lleva a cabo el servicio de soporte de documentación de gestión (DOU) y, en una organización pequeña, la secretaria.

La tecnología de seguimiento de plazos se puede dividir en los siguientes procedimientos:

• registro de todos los documentos, instrucciones, instrucciones y tareas de gestión puestos bajo control;
• verificar la entrega oportuna del documento al albacea;
• ajuste de datos sobre documentos controlados cuando cambian los plazos de ejecución, los documentos se transfieren de albacea a albacea, de división a división (esto lo registramos en el campo "Estado de ejecución", ver Figura 1);
• recordatorio a los artistas intérpretes y jefes de departamento sobre la presencia de documentos e instrucciones no cumplidas;
• informar a los gerentes (divisiones y organizaciones) sobre el estado y progreso de la ejecución de los documentos;
• ingresar datos sobre la ejecución de documentos;
• análisis del estado de cosas y el nivel de disciplina de desempeño de la organización en su conjunto, por divisiones estructurales, especialistas, tipos de documentos y otros aspectos.

Plazos Los documentos se pueden definir:

Como puede ver, el plazo para ejecutar una orden suele ser fijado por su autor. Se acepta que los pedidos que contengan instrucciones "urgentemente", están sujetos a ejecución dentro de los 3 días. La instrucción "sin demora" prevé un período de 1 día para la ejecución de la orden. Si la fecha de ejecución no está especificada en la orden, está sujeto a ejecución dentro de 1 mes a partir de la fecha de su firma (hasta la fecha correspondiente del mes siguiente, y si no existe tal fecha en el mes siguiente, hasta el último día del mes). Si el último día del plazo de ejecución de la orden cae en un día no laborable, ésta estará sujeta a ejecución el día laborable anterior.

Para documentos que contienen una tarea compleja, puede configurar largo plazo ejecución (varios meses, seis meses, un año). En este caso es necesario dividir la tarea en etapas y monitorear la finalización de la tarea paso a paso.

El control de plazos incluye:

• Control actual,
• útil y
• controles finales.

Los principales tipos de control son el actual y el preventivo.

Bajo Control actual comprender la preparación diaria de información sobre documentos que vencen hoy. El control actual se realiza verificando diariamente el avance del documento y recordando al contratista la expiración del plazo de ejecución y la necesidad de completar el trabajo en el documento. Los responsables del control de ejecución (en una pequeña empresa, una secretaria) diariamente, generalmente al comienzo de la jornada laboral, identifican y elaboran una lista de documentos cuyos plazos vencen hoy.

El control actual ayuda a crear un plan de trabajo para el día. Muestra inmediatamente qué tareas deben completarse hoy (resolver un problema en una reunión, firmar un documento, enviar un fax, etc.). Por tanto, el control de los plazos de ejecución de los documentos es una función que necesariamente está prevista en descripción del trabajo secretaria del gerente. Todos los días, al identificar los documentos cuyos plazos están a punto de vencer, el secretario descubre la posibilidad de resolver el problema de manera oportuna y, si se incumplen los plazos, informa al gerente.

Durante control preventivo Se elaboran informes y se notifica a los albaceas sobre los documentos cuyos plazos vencen en 2-3 días (en nuestra organización lo hacemos con 4 días naturales de anticipación). Y luego el empleado todavía tiene tiempo para resolver el problema de manera oportuna.

La posición de control es muy importante. Sólo la orientación del control hacia la ayuda a los empleados, y no hacia la identificación de deficiencias, el deseo de ayudar, recordar y no incriminar, puede garantizar la mayor eficiencia del servicio de control.

Una verificación sistemática de la ejecución, realizada de manera hábil y correcta por un empleado que recuerda con tacto que el documento es necesario a tiempo, que la prosperidad de la empresa depende de la resolución oportuna del problema, etc., enfatiza la necesidad de este empleado y sus esfuerzos. Además, el “índice de tarjetas de tiempo” ayuda a planificar la jornada laboral del gerente, ya que refleja los eventos y tareas para una fecha determinada.

Si al recibir un documento o durante su ejecución por parte del contratista queda claro que es imposible ejecutarlo a tiempo, esto se informa al gerente (el autor de dicha orden), quien tiene derecho a posponer el plazo para ejecución del documento. si el gerente extiende el plazo, el secretario, siguiendo sus instrucciones, introduce un nuevo plazo en el formulario de inscripción.

La cuestión del aplazamiento del plazo para la ejecución de un documento debe plantearse a más tardar 1 día antes de la expiración de la fecha prevista. No está permitido aplazar el plazo con carácter retroactivo y, por regla general, en los sistemas automatizados es imposible.

Para documentos con un período de ejecución largo (varios meses), las etapas intermedias de ejecución se pueden monitorear registrando información sobre el progreso de la ejecución (lo hacemos en el campo "Estado de ejecución" de la tarjeta de registro del documento).

A menudo, resolver un problema requiere un trabajo secuencial en un documento por parte de varios ejecutores o la coordinación del documento con varios departamentos. En estos casos se debe controlar el tiempo que el documento permanece en poder de cada albacea. Al transferir un documento se debe dejar constancia del hecho de la transferencia. El registro suele ser realizado por el secretario de la unidad que transmite el documento. Reflejamos el movimiento del documento y la fecha de su transferencia en el campo "Estado de ejecución".

Cuando aparecen documentos con plazos vencidos su lista se imprime el mismo día y se informa al gerente.

Si el derecho a registrar documentos se puede conceder a una amplia gama de empleados, los cambios que reflejan el progreso de su ejecución, por regla general, los lleva a cabo un solo empleado responsable: el subsecretario o un especialista en educación preescolar.

Quitar un documento del control Se lleva a cabo solo después de la ejecución completa del documento: ejecución de la resolución del administrador, preparación de un documento de respuesta, recepción de una respuesta al documento saliente u otra confirmación documentada del hecho de la ejecución. El resultado de la ejecución del documento debe quedar registrado en la tarjeta de registro (por ejemplo, “se envió una invitación”, “se envió una carta de... No....", etc.). La tarjeta de registro también contiene información sobre la fecha de ejecución del documento e indica el número de caso según la nomenclatura en la que se archiva el documento ejecutado.

A control final incluir trabajo analítico para resumir la disciplina de desempeño y los resultados de desempeño de los empleados de un departamento u organización en su conjunto. El control final lo realizan los empleados (servicio) responsables del seguimiento de la ejecución, o el secretario de la organización con una periodicidad determinada (semanal, mensual, trimestral). Los resultados del control posterior se reflejan en los informes finales cuantitativos y enumerativos del estado de ejecución de las tareas (documentos controlados). Esto permite a la gerencia saber qué está haciendo un empleado (división) en particular y cómo van las cosas en un área específica de actividad (resolviendo un problema en particular).

El control final, en combinación obligatoria con el control preventivo, es un factor estimulante para aumentar la disciplina de los empleados.

Ejemplo de control de pedidos usando MS Excel

Ahora mostraremos qué se puede automatizar utilizando las capacidades estándar de MS Excel. Para empezar, abre Nuevo libro MS Excel y crear una tabla en ella con los campos/columnas/gráficos que se muestran en la Figura 1. Esta es la tabla principal que muestra información sobre el control oportuno de la ejecución de órdenes en nuestra organización.

A continuación, en una celda separada, ingrese una fórmula para que cuando abra esta hoja de MS Excel, siempre esté encima de la tabla. se mostró la fecha actual(indicado por el número 1 en la Figura 1). Entonces nos será útil en el trabajo diario con la mesa. Puede hacer esto de dos maneras:

Figura 2

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En esta tabla, puede filtrar filas (es decir, pedidos controlados) según varios criterios. Pero para hacer esto necesitas habilitar el filtro:

figura 3

Botón en pantalla para habilitar un filtro en MS Excel 2007 y 2010

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Figura 4

Criterios para filtrar filas de tablas por contenido de columnas en MS Excel 2007 y 2010

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Los criterios de filtrado que se muestran arriba aparecieron como resultado de hacer clic en el botón de filtro cuadrado gris en la columna "Artistas" (marcada con el número 1). Las celdas de esta columna están llenas de texto, por lo que el programa nos ofreció las siguientes opciones:

2 - en primer lugar, podemos filtrar uno o más artistas, dejando "marcas de verificación" solo para ellos; también podemos seleccionar sólo líneas vacías, dejando una “marca de verificación” sólo en el último elemento de la lista; si dejamos la casilla de verificación en la posición "Seleccionar todo", entonces no habrá filtrado por este criterio (esto ahora se muestra en la Figura);

3 - en segundo lugar, puedes filtrar por el texto contenido en las celdas de las columnas, sin embargo, este criterio es más adecuado cuando se trabaja con la columna "Resumen" de un documento, etc. Por ejemplo, si no recordamos exactamente el título, pero recordamos la palabra clave que debería estar en él, entonces debemos seleccionar el elemento "contiene..." y escribir esta palabra sin su terminación, luego como resultado de el filtro, solo las líneas que tienen en el campo “Resumen” hay una palabra que escribimos con diferentes terminaciones.

Puede eliminar el filtro seleccionando el comando del mismo nombre, indicado por el número 6. Si filtró filas especificando diferentes criterios de selección en varias columnas, al seleccionar este comando una vez se eliminará el filtro solo en la columna donde seleccionó dicho un comando, con los filtros restantes en otras columnas seguirá siendo válido; cada uno de ellos debe eliminarse individualmente. En aquellas columnas en las que el filtro está habilitado, el botón de llamada del filtro cambia su imagen al botón de filtro habilitado.

Si la columna por cuyo contenido queremos filtrar las filas de la tabla está llena de fechas, entonces en lugar de un filtro de texto el programa nos ofrecerá otro, especial para fechas, indicado con el número 4: podemos seleccionar no sólo un fecha concreta, pero también posterior o anterior a alguna fecha o período de tiempo limitado, ayer, hoy o mañana, etc.

Nuestra tabla tiene 3 columnas con fechas.

El filtro numérico (indicado por el número 5) está especialmente diseñado para trabajar con columnas cuyo contenido son números (en nuestro caso, este es el número de registro del documento).

Figura 5

Criterios para filtrar filas de tablas por contenido de columnas en MS Excel 2003

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En MS Excel 2003, un filtro por contenido de columna se activa mediante el mismo botón en pantalla que en versiones posteriores del programa, pero al hacer clic en él se abre una lista general para seleccionar un valor de celda específico o configurar más condiciones difíciles filtrado, que ya está personalizado individualmente para texto, fechas o números; se inicia en una ventana de pantalla separada después de seleccionar el elemento "(Condición...)" en la lista.

Las figuras 4 y 5 muestran claramente ¿Por qué criterios podemos filtrar ahora? filas de tablas en MS Excel de diferentes versiones. Podremos filtrar las órdenes por ejecutor, sus autores, plazos, datos de los documentos controlados y cualquier otra información ingresada en una hoja de cálculo. Además, será posible filtrar simultáneamente por varios criterios, por ejemplo:

• ¿Para qué pedidos vence hoy el plazo para un contratista específico?
  en la columna “Artistas”, seleccione el empleado requerido (ver número 2 en la Figura 4), y en la columna “Fecha de vencimiento”, filtre las filas cuya fecha cumple con el criterio “hoy” (número 4 en la misma Figura) o
• ¿A quién le dio instrucciones nuestro líder elegido este mes?
  en la columna “Autor de la orden” seleccionamos el gestor que estamos analizando (número 2 en la Figura 4), y en la columna “Fecha límite de ejecución” filtramos las fechas que caen bajo el criterio “Este mes” (número 4), etc.

Ahora te enseñaremos cómo puedes configurar el programa para que cuando abras un archivo recibir automáticamente información sobre qué pedidos deben completarse, por ejemplo, después de 4 días, para notificar a los artistas sobre esto con anticipación. Para hacer esto, proporcionamos una columna especial en la tabla, a la que llamamos "Período de distribución". Ahora vamos a configurarlo:

• seleccione la celda I6 (en la primera línea de la columna personalizada) y escriba el signo “=" en ella;
• haga clic con el mouse en la celda adyacente J6 (en la misma fila, pero en la columna "Fecha de vencimiento") y verá que está incluida en la fórmula para calcular el contenido de la celda I6;
• luego continúe marcando la fórmula escribiendo "-4" en el teclado;
• En este punto, se completa el llenado de la fórmula (su estado actual siempre se puede ver en la barra de fórmulas ubicada encima de la hoja de Excel, consulte símbolo 1 en la Figura 7, obtenemos “=j6-4”). Ahora presiona en tu teclado Ingresar- y el resultado del cálculo de la fórmula incrustada aparecerá en la celda de la tabla;
• después de esto, la fórmula se puede copiar a las filas siguientes de la tabla, y luego en ellas, en la columna “Fecha límite de distribución”, la fecha siempre será 4 días antes que en la columna “Fecha límite”: apunte el mouse hacia la parte inferior derecha esquina de la celda I6 (mientras que el puntero "mouse" debe tomar la forma de una cruz negra en negrita), haga clic en botón izquierdo"mouse" y, sin soltarlo, arrastre hacia abajo hasta el final de la columna, luego suelte el botón. En la Columna I verá las fechas de todas las advertencias requeridas (número 2 en la Figura 7);
• Luego puedes asegurarte de que en la columna “Periodo de distribución” las celdas con las actuales se resalten automáticamente en color, es decir fechas de hoy (el 1 de octubre serán algunas celdas, y el 2 de octubre, otras diferentes, etc.). Para hacer esto, necesita utilizar la función de formato condicional. En MS Excel 2007 o 2010 esto se hace así:
  • seleccione todas las celdas de la tabla en la columna "Período de distribución" ubicada debajo del "encabezado";
  • clic en el botón Formato condicional en grupo Estilos en la pestaña hogar(ver Figura 6), seleccione el comando Reglas de selección de celdas, y en el panel que se abre a la izquierda o derecha, seleccione el comando fecha. Se abrirá un cuadro de diálogo con el mismo nombre, en el que hay dos listas (Figura 8): a la izquierda debe seleccionar una posición Hoy y a la derecha, una forma de formatear celdas que cumplen esta condición, por ejemplo, Relleno rojo claro y texto rojo oscuro.. Siguiente clic De acuerdo.

La Figura 8 muestra cómo se ve la tabla terminada con formato condicional. Al abrir esta tabla, por ejemplo, el 13 de agosto de 2012, un especialista puede determinar fácilmente qué notificaciones se envían.

Puede prever la presencia de la última columna "técnica" en la tabla, en ella en cada fila debe colocar el número 1. Luego, al filtrar por uno o más criterios, siempre contará rápidamente el número de filas filtradas. Para hacer esto, seleccione las celdas restantes en la pantalla con el mouse en esta columna; MS Excel calculará la suma de sus valores y la escribirá en la línea de referencia inferior debajo de la hoja de Excel.

Figura 6

Formato condicional

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Los plazos para la ejecución de documentos se pueden interpretar de diferentes maneras. Por ejemplo, ¿en qué momento se debe comenzar a computar el plazo (a partir del día en que se emitió la orden o al día siguiente)? ¿Se debe contar en días naturales o laborables? ¿Qué hacer con los documentos cuyo plazo cae en fin de semana? ¿Qué pasa si no se especifica el plazo en absoluto? Todas estas preguntas se responden en detalle y mucho se explica con ejemplos (16 en total) en el artículo “¿Cómo determinar los plazos? “en la página 12 de la revista N° 8” 2011

No es realista controlar la ejecución de todos los documentos de la organización. Por lo tanto, las recomendaciones para determinar la lista de documentos sujetos a control de ejecución le ayudarán. Aprenderás qué plazos se suelen fijar y cómo se hace, así como cómo puedes controlar las órdenes verbales. Ver el artículo “¿Qué controlaremos? “en la página 30 de la revista N° 7” 2011

Simplifique el proceso de realizar un seguimiento de sus proyectos con plantillas de gestión de proyectos listas para usar en Excel. El valor de cualquier plantilla es que es su punto de partida y puede usarse una y otra vez. No es necesario crear un marco desde cero cada vez que necesite enviar un informe a las partes interesadas, comunicar un cambio de estado o realizar un seguimiento de las tareas. La base ya estará creada y solo necesitarás agregar los datos del proyecto.

En este artículo encontrarás una descripción de las principales plantillas para la gestión de proyectos en Excel, que puedes descargar de forma gratuita. También veremos Varios tipos plantillas y te indicará cuándo es mejor utilizar cada una de ellas. Además, aprenderá a crear una plantilla de panel de gestión de proyectos en Excel desde cero.

También le mostraremos cómo utilizar plantillas de gestión de proyectos en Smartsheet, una herramienta para gestionar todo su trabajo con una interfaz similar a una hoja de cálculo. Smartsheet le brinda más colaboración que Excel y facilita el seguimiento de sus proyectos.

Plantilla de diagrama de Gantt del proyecto

La plantilla de diagrama de Gantt del proyecto es una de las plantillas más populares utilizadas por los directores de proyectos. Un diagrama de Gantt toma los datos que tiene sobre los títulos de las tareas, las fechas de inicio, las fechas de vencimiento y la duración de las tareas y los transforma en un gráfico de barras horizontales en cascada. De esta manera, puede visualizar rápidamente el orden en el que se deben completar las tareas y también determinar cómo las tareas dependen unas de otras. El diagrama de Gantt es especialmente eficaz cuando se gestionan proyectos complejos con dependencias.

Las capacidades interactivas del diagrama de Gantt de Smartsheet facilitan la visualización de su proyecto. Puede personalizar su gráfico con diferentes colores y símbolos para indicar el estado o utilizar formato condicional para resaltar tareas asignadas a miembros específicos del equipo. Active la función de ruta crítica para identificar dependencias entre tareas y descubrir qué tareas afectan directamente la fecha de finalización del proyecto. Comparta su diagrama de Gantt con su equipo o clientes para que estén al tanto de lo que sucede.

Plantilla de seguimiento de proyectos

Reúna todos los datos de su proyecto para que cualquier persona asociada con su proyecto siempre sepa dónde encontrar información importante. Con una plantilla de seguimiento de proyectos, puede agregar tareas, cambiar el estado y la prioridad, especificar entregables, fechas de vencimiento, costos, tiempo invertido y otros datos importantes para su proyecto. Si usted tiene gran proyecto, una plantilla de seguimiento de proyectos te ayudará a mantener todo organizado.

El uso de Smartsheet facilita que su equipo colabore en tiempo real y se mantenga informado sobre el progreso del proyecto. Puedes realizar cambios en el proyecto, asignar nuevas personas a tareas, cambiar fechas y realizar otras acciones gracias a la interfaz intuitiva y clara.

Plantilla de plan de proyecto ágil

Un plan de proyecto ágil se basa en la funcionalidad. El plan estima cuánto tiempo llevará implementar cada funcionalidad, pero no detalla cómo se implementará cada funcionalidad. Dado que los planes de proyecto se centran en la funcionalidad, puedes agrupar funcionalidades similares en sprints.

El plan de proyecto ágil cambia constantemente. Una vez desarrollado el plan, el equipo del proyecto debe monitorearlo y actualizar el estado y los cronogramas según sea necesario.

Esta plantilla (también conocida como cronograma de proyecto ágil) le permite agregar sus tareas, asignar responsabilidades, fechas de inicio y vencimiento, y estado. La duración de cada tarea se calculará automáticamente. Esta plantilla también incluye un diagrama de Gantt (una representación visual de la línea de tiempo de un proyecto) que cambia de tamaño automáticamente a medida que agrega sus datos a la tabla.

Smartsheet ofrece una plantilla de proyecto diseñada para proyectos ágiles básicos. Planifique y administre sprints, funciones del producto y tareas, y utilice el diagrama de Gantt integrado para ver su proyecto como una línea de tiempo. Su equipo puede actualizar el progreso, realizar un seguimiento de los resultados, almacenar archivos y configurar alertas, todo en una hoja de cálculo compartida.

Plantilla de presupuesto del proyecto

Manténgase siempre al tanto de cómo su proyecto está dentro del presupuesto mediante el seguimiento de los costos de mano de obra, costos de materiales, precios fijos y costos reales. Una plantilla de presupuesto le brinda la posibilidad de controlar de cerca sus gastos y permite a otros miembros del equipo ver si se mantiene dentro o por encima de su presupuesto. Esta plantilla se puede utilizar para cualquier proyecto, sin importar su tamaño.

Realice un seguimiento del progreso del proyecto y del uso del presupuesto en un solo lugar en Smartsheet. Esta plantilla de proyecto incluye un resumen del estado del proyecto, variación y cronograma del presupuesto, y un diagrama de Gantt con dependencias. Puede comparar fácilmente la mano de obra, los materiales y otros costos estimados y reales.

Plantilla de lista de tareas

Dado que hay tantos componentes que cambian constantemente en cualquier proyecto, una lista de tareas le permite concentrarse en las tareas más importantes. Puede cambiar las fechas de entrega todos los días o incluso cada hora y ver sus tareas de mayor prioridad para la próxima semana. Utilice una plantilla de lista de tareas cuando necesite organizar tareas individuales.

Cree una forma centralizada de ver todas sus responsabilidades en múltiples proyectos a la vez con esta lista de tareas pendientes en Smartsheet. Comparta la hoja de cálculo con su equipo para crear el nivel de transparencia que necesita, realizar un seguimiento del estado de las tareas con símbolos personalizados y marcar elementos de alta prioridad para que no se pierda nada.

Plantilla de cronograma del proyecto

Una línea de tiempo le ayuda a visualizar información compleja de una manera cómoda y fácil de entender. Puede realizar un seguimiento del progreso, identificar posibles retrasos, controlar el tiempo real restante para completar cada tarea del proyecto y mucho más. Una línea de tiempo es excelente para un proyecto de cualquier tamaño, especialmente si necesita comunicar cambios de estado a colaboradores externos o partes interesadas.

Smartsheet ofrece una plantilla de cronograma diseñada para planes simples proyecto con tareas, subtareas y cronograma en la vista de diagrama de Gantt. Su equipo puede actualizar fácilmente el progreso, realizar un seguimiento de los resultados y verificar el estado en cualquier momento y lugar.

Plantilla de seguimiento de problemas

A menudo, los problemas potenciales en los proyectos pueden pasar desapercibidos durante algún tiempo. Sin embargo, si no se resuelven, estos problemas pueden, en última instancia, retrasar la finalización de todo el proyecto y afectar negativamente a los resultados finales. Para fines de seguimiento de proyectos, el uso de una plantilla de seguimiento de problemas puede ayudarle a identificar rápidamente los problemas y asignar quién es responsable de resolverlos, para que pueda solucionar los problemas a medida que surjan. Utilice esta plantilla si tiene un proyecto mediano a grande con muchos datos cambiantes.

Realice un seguimiento de los problemas y errores mediante la plantilla de seguimiento de problemas y errores de Smartsheet. Cree un formulario web personalizado para que el personal de mantenimiento, los evaluadores o los clientes registren problemas y administren el historial de errores en una ubicación central. Luego priorice y cierre las solicitudes.

Plantilla de hoja de horas del proyecto

Obtenga una instantánea rápida de la asignación de recursos con una plantilla de hoja de horas que permite a todos los miembros del equipo, así como a las partes interesadas, ver el nivel de compromiso de cada miembro del equipo con el proyecto. Realice un seguimiento de la disponibilidad de recursos para la próxima semana para saber siempre quién los tiene tiempo libre trabajar en un proyecto y que están muy ocupados. Hoja de tiempo – método efectivo gestionar una gran cantidad de recursos en un gran proyecto.

Administre su fuerza laboral en tiempo real con la sencilla plantilla de proyecto de gestión de recursos de Smartsheet. Asignar artistas específicos para tareas e identificar fácilmente carencias o excesos de recursos laborales.

Rastreador de riesgos del proyecto

Por su naturaleza, los proyectos están llenos de riesgos ocultos. Los motivos de la aparición de riesgos son diferentes: el alcance del trabajo se determina incorrectamente, las dependencias se establecen incorrectamente, etc. La clave es identificar dichos riesgos en las primeras etapas del proyecto, antes de que tengan tiempo de afectar el costo y el calendario de finalización. Project Risk Tracker recopila todos los riesgos potenciales en una tabla, lo que lo hace beneficioso para cualquier gerente de proyectos mediano y grande.

Panel de control para la gestión de proyectos

Puede crear un panel para administrar su proyecto en Smartsheet utilizando los paneles de Smartsheet Sights. Los paneles de Sights brindan a los equipos una visibilidad sin precedentes del trabajo que se realiza al concentrar datos de tablas clave del proyecto. Comparta su panel de Smartsheet con los empleados de su empresa o compártalo con partes interesadas externas, brindándoles un nivel adicional de información al ver métricas y estados clave.

Cómo crear un panel de gestión de proyectos en Excel

A continuación se explica cómo crear un panel de gestión de proyectos en Excel.

Crea tu hoja de cálculo de Excel

El panel de gestión de proyectos incluye principalmente imágenes gráficas, pero al mismo tiempo, los datos completos en los que se crean estas imágenes también deben almacenarse en algún lugar de su archivo Excel. Para hacer esto, necesita trabajar simultáneamente en dos pestañas de su hoja de cálculo de Excel. Una pestaña contendrá las imágenes gráficas, mientras que la segunda pestaña contendrá todos los datos a partir de los cuales se crearán estas imágenes. Una pestaña contendrá las imágenes gráficas, mientras que la segunda pestaña contendrá todos los datos a partir de los cuales se crearán estas imágenes.

1. En la parte inferior de su archivo, haga doble clic en la pestaña "Hoja1" para cambiar el nombre de la tabla. Recomendamos cambiar el nombre a "Panel de control del proyecto".
2. Luego haga clic en el icono del signo más (+) a la derecha de la pestaña para agregar otra pestaña.
3. Haga doble clic en la pestaña "Hoja2" y cambiar el nombre de la tabla a "Notas".

Añade los detalles de tu diseño

Ahora puede agregar sus datos de diseño (todos sus "números") a la pestaña Notas. Estos datos se utilizarán para crear gráficos, que luego podrá mover dentro de la pestaña Panel del proyecto.

Crear una tabla de tareas del proyecto y un diagrama de Gantt

1. Dentro de la pestaña Notas, cree una tabla de tareas. Agregar encabezados de columna “Tareas”, “Ejecutor”, “Fecha de inicio”, “Por finalización”, “Número de días” Y "Estado".
2. Agregue sus datos de diseño a la tabla. Enumere todas las tareas de su proyecto, la persona responsable de completarlas, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, la cantidad de días asignados para completar cada tarea y el estado (use las opciones "Terminado", "Atrasado", "En curso" Y "No empezado").

1. Luego use estos datos para crear un diagrama de Gantt.
2. Una vez que haya creado un diagrama de Gantt, haga clic derecho en el gráfico y seleccione "Separar". Vaya a la pestaña Panel del proyecto, haga clic derecho y seleccione "Insertar". También puede cortar y pegar partes específicas del nombre de su tarea si desea mostrarlas en su panel.

Nota. Hemos agregado una columna a la tabla de tareas. "Una prioridad" y utilizó símbolos de estrellas para indicar la importancia de completar las tareas. Para agregar símbolos, haga clic en la celda y en el lado derecho de la pestaña "Insertar" seleccionar "Símbolos".

Agregue gráficos para el estado de las tareas, el presupuesto del proyecto y los elementos pendientes.

Ahora piense qué otra información le gustaría incluir en el panel de su proyecto. En nuestro ejemplo, agregaremos un gráfico para el estado general de las tareas, el presupuesto y los elementos pendientes.

1. Vaya a la pestaña Notas y cree una minitabla para cada conjunto de datos que desee visualizar. Por ejemplo, queríamos mostrar cuántas tareas tienen el estado "Completada", "Atrasada", "En curso" y "No iniciada". Hemos colocado estos estados en una columna y uno al lado del otro. También indicamos cuántos proyectos se encuentran en este estado como porcentaje o participación. En el cuadro de presupuesto mostramos cuánto dinero se presupuestaba y cuánto se gastaba realmente.

1. Luego, después de haber agregado sus datos, seleccione la tabla y vaya a la pestaña "Insertar". En grupo "Diagramas" Seleccione los tipos de gráficos que le gustaría utilizar (gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de burbujas, etc.).

1. Repita los pasos anteriores para todos los demás conjuntos de datos.
2. Una vez que haya creado gráficos para todos los conjuntos de datos, córtelos y péguelos en la pestaña Panel de su proyecto.

Configure el panel de su proyecto

1. Para cambiar el color de fondo de su tabla de tareas, haga clic en la celda y en la pestaña "Hogar" en el capitulo "Fuente" Haga clic en el icono del cubo de pintura para seleccionar el color que necesita.
2. Para cambiar los colores de su diagrama de Gantt, haga doble clic en la barra de tareas y seleccione la opción "Área de formato de gráfico". Haga clic en el icono del cubo de pintura, seleccione "Llenar" y luego en la parte inferior de la ventana seleccione el color que necesita.
3. Para cambiar el color de sus gráficos, haga doble clic en todo el gráfico o en cualquier parte de él. Aparecerá una ventana al costado. "Formato de serie de datos". Haga clic en el icono del cubo de pintura y seleccione la opción "Llenar" y luego, en la parte inferior de la ventana, haga clic nuevamente en el ícono del cubo de pintura para seleccionar el color deseado.

Tome mejores decisiones con los paneles de Smartsheet Sights

El panel de Smartsheet Sight le ayuda a visualizar, resumir y compartir aspectos importantes de su trabajo, como el estado del proyecto o el progreso de la tarea, a través de indicadores clave de rendimiento (KPI). El panel de Sight también ayudará a los equipos a mantenerse organizados brindándoles un lugar central para los recursos, como colecciones de tablas o informes.

• Los paneles brindan visibilidad en tiempo real de la información clave de las tablas del proyecto.
• Interfaz personalizable adecuada para usar en cualquier departamento de su organización
• Los widgets simples lo ayudan a comenzar rápidamente.

Los paneles de Sights ofrecen visibilidad mejorada para cualquier número de proyectos, actividades e información en toda su organización. Al centralizar la información del flujo de trabajo en los paneles de Sights, los usuarios obtienen información adicional sobre procesos complejos, pueden anticipar mejor las brechas en un proyecto y acceder a información crítica más rápido.

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Plantillas de Excel para gestión de proyectos: para proyectos grandes y pequeños

Una plantilla de gestión de proyectos es una herramienta eficaz para gestionar cualquier proyecto: grande o pequeño, simple o complejo. Existe la idea errónea de que un proyecto debe ser grande y muy detallado para poder utilizar plantillas. De hecho, la plantilla puede resultar igualmente útil para proyectos más pequeños. Incluso si los entregables son de tamaño pequeño y no requieren mucha mano de obra, aún deberá estimar cuánto tiempo llevará cada tarea, determinar los recursos necesarios y asignar tareas a cada miembro del equipo.

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Los gerentes de proyectos pueden utilizar la solución de gestión de cartera de proyectos de Smartsheet para obtener fácil y rápidamente un conjunto estándar de tablas, informes y paneles de Sights para sus nuevos proyectos. Cada nuevo proyecto De forma predeterminada, hereda los derechos de acceso preexistentes establecidos por el Gerente de Gestión de Proyectos para garantizar la visibilidad de todos los proyectos en su cartera. Finalmente, la solución consolida automáticamente los metadatos del proyecto en un único archivo de datos al que se puede acceder mediante el panel de Smartsheet Sights o Microsoft Power BI para generar informes de todo el portafolio.

Como sabes, la funcionalidad de un asistente o asistente personal (sin importar cómo se llame este puesto en el libro de trabajo) en diferentes empresas varía según las particularidades y el tamaño de la organización, la cultura corporativa adoptada en la empresa y la personalidad. del gerente. Sin embargo, existen responsabilidades de las que cualquier asistente personal simplemente no puede prescindir, independientemente de su lugar de trabajo. Entre ellos se encuentra el control sobre la ejecución de órdenes.

En muchas organizaciones, el incumplimiento de las órdenes y la falta de control sobre su ejecución oportuna es un problema, el llamado. " embotellamiento"(De inglés) embotellamiento- cuello de botella), es decir un serio obstáculo que ralentiza enormemente los procesos de negocio de la empresa. ¡Mucho depende realmente del asistente aquí! Sin embargo, no todo es tan obvio como parece a primera vista. A menudo nos encontramos con situaciones en las que un asistente insustituible de repente se enferma, se va de vacaciones o por una vez se va de viaje de negocios, y durante su ausencia... el trabajo se detiene, los pedidos no se registran, los plazos se incumplen y se desconocen los responsables. Como regla general, esto no habla tanto de la indispensabilidad del empleado, sino de la ausencia de un sistema. Entonces, la tarea del asistente es construir un sistema para monitorear la ejecución de las órdenes. Y el sistema, como sabemos, es en gran medida capaz de mantener su rendimiento por sí solo. ¡Y no puedes manejar esto solo! Pero tratemos todo en orden.

Control y sus tipos.

Un elefante, como suele decirse, hay que comerse en partes. Y vale la pena comenzar con la terminología.

Control- se trata de una comparación del plan con la situación real. El control revela incluso pequeñas desviaciones de los resultados y acciones planificados de las personas y permite cambiar la situación.

Se distinguen los siguientes tipos de control:

1. Preliminar. Realizado por el gerente antes del inicio real del trabajo del encargo. El control preliminar se utiliza teniendo en cuenta los recursos humanos, materiales y económicos, es decir, antes de dar una orden de trabajo, el gerente debe asegurarse de que el ejecutante tenga los recursos para ejecutarla.

2. Conceptual (entrante). Se utiliza para aclarar:

¿Sabe el intérprete que tiene una tarea?

¿Cómo entendió el problema la persona que lo resolverá?

¿Cómo exactamente hará esto?

Este tipo de control lo realiza el subgerente, e inmediatamente después de establecer el pedido. El objetivo es comprobar la comprensión por parte del ejecutor de la esencia de la orden y la puntualidad de su ejecución. En esta etapa, la tarea del asistente es llamar la atención del ejecutor sobre la disponibilidad de la tarea, el momento y la prioridad de la tarea, y asegurarse de que la tarea haya sido aceptada para trabajar. En este caso, el asistente debe "resaltar" las tareas urgentes e importantes (recuerde la matriz de Eisenhower), por ejemplo, de la siguiente manera: "¡Tenga en cuenta que esta tarea es importante y urgente!" Esta frase mágica, pronunciada en el momento adecuado, ayudará a evitar muchos malentendidos y pérdidas de tiempo imperdonables: es inaceptable dejar que el proceso de clasificación de tareas por prioridad siga su curso, porque la opinión de los ejecutores no siempre coincide con la opinión del gerente. No olvides que lo que es obvio para ti puede no serlo para otras personas.

3. Actual (intermedio, control de procesos). El objetivo es evaluar el proceso actual de actividad: cómo se está realizando el trabajo, qué ya se ha hecho, qué dificultades han surgido. Este tipo de control lo realiza un asistente cuando el trabajo ya está en marcha, pero aún no ha llegado el plazo para finalizar el pedido. La tarea del control es identificar oportunamente las desviaciones que surjan durante el trabajo e informar al gerente sobre ellas para su posible corrección. parámetros dados. El control actual se basa en comentario.

4. Final (final, control del resultado). Se utiliza para evaluar si se está logrando un objetivo en una fecha determinada.

Los resultados reales obtenidos se comparan con los previamente establecidos. A pesar de que ya es demasiado tarde para interferir en el trabajo en esta etapa, este control es necesario. Muestra qué resultados han logrado los artistas y revela omisiones y deficiencias en su trabajo. Ayuda a aprender lecciones para el futuro. Como regla general, en esta etapa el gerente y el asistente trabajan juntos, porque Las calificaciones del asistente pueden no ser suficientes para determinar la integridad y corrección de la tarea.

Que y como controlar

La distribución de la responsabilidad de garantizar el control en áreas clave depende del tamaño de la organización:

Al control	Tamaño de la empresa	Responsablepara garantizar el control
Normas y requisitos legales.	Hasta 100 personas Hasta 500 personas Más de 500 personas	jefe de la organizacion abogado, contador servicio legal, contabilidad Servicio jurídico y jefes de área.
Órdenes del líder	Hasta 100 personas Hasta 500 personas Más de 500 personas	jefe de la organizacion Secretario Principal Subdirector Asistente y jefes de áreas
Requisitos de los documentos reglamentarios locales.	Hasta 100 personas Hasta 500 personas Más de 500 personas	jefe de la organizacion Secretario Principal Subdirector jefes de actividades
Órdenes individuales del gerente.	Hasta 500 personas Más de 500 personas	jefe de la organizacion Secretario Principal Subdirector
Instrucciones recibidas del centro corporativo.	Hasta 1500 personas Hasta 2500 personas Más de 2500 personas	Subdirector Subgerente y Secretaría Gestión de casos

¡“Control” y “monitoreo” son cosas diferentes!

Para entender finalmente qué es qué, vale la pena prestar atención a otro término que se encuentra a menudo en la gestión moderna: "seguimiento". A menudo en la literatura los conceptos de “control” y “monitoreo” se utilizan como idénticos, ¡pero son cosas fundamentalmente diferentes! Para aplicar un enfoque sistemático a la gestión de la ejecución de órdenes, se debe comprender esta diferencia. Si supervisión- esto es monitorear los parámetros de un objeto con grabación y guardado de datos, luego control- esta es una observación obligatoria impacto en el objeto en caso de que los valores de los parámetros excedan los límites aceptables. En relación con las asignaciones, esto significa que el asistente debe tener una herramienta de seguimiento, es decir. mantener una determinada base de datos donde registra instrucciones, plazos, responsables y estado de ejecución (completada/no completada). Sin embargo, para construir un sistema de control eficaz, no basta con llevar estadísticas: el control implica una gestión activa de la situación, ajuste e influencia, es decir. influencia consciente y decidida para lograr una dinámica positiva en la disciplina escénica.

¿Cómo garantizar que los pedidos se lleven a cabo?

Para que las órdenes se ejecuten, es necesario un enfoque integrado para resolver este problema. El sistema de control de ejecución de órdenes funcionará sujeto a los siguientes principios:

1) Alta prioridad por parte de la dirección. El directivo debe demostrar que el cumplimiento estricto de sus instrucciones es importante para él y para la empresa.

2) Discusión conjunta de enfoques para resolver el problema. Para tener en cuenta todos los riesgos y considerar el problema de manera integral, es necesario involucrar a todos los participantes en el proceso en la discusión: tanto el gerente que da instrucciones como el asistente que los supervisa, así como los gerentes que serán directamente responsables de ejecución. Los acuerdos deben referirse principalmente a los métodos para obtener información sobre instrucciones y plazos, el formato del informe de ejecución, el procedimiento de reprogramación, enfoques para las recompensas o castigos en caso de incumplimiento de las instrucciones. El gerente también debe informar a sus subordinados sobre los poderes del asistente en términos de monitorear la ejecución de las órdenes (si es una persona nueva en el equipo y aún no se ha ganado la autoridad, pregúntele a su gerente).

3) Informar a todos los empleados de la empresa sobre la implantación de un sistema de seguimiento de la ejecución de las órdenes. Es necesario garantizar la transparencia de los enfoques, es decir las reglas deben formalizarse en el documento regulatorio local de la empresa.

4) Coherencia y regularidad. La disciplina ejecutiva aumentará si los empleados confían en que cada tarea se registra, que cada tarea debe ser contabilizada, que ninguna de ellas será pasada por alto u olvidada y que el incumplimiento de las instrucciones de la gerencia será inevitablemente castigado. (Vale la pena prever de inmediato el procedimiento para informar, porque las instrucciones pueden ser impracticables a priori o tener razones de peso para no cumplirse a tiempo. Cada uno de estos casos debe considerarse individualmente).

Parece una tarea para, dices. Esto es en parte cierto. ¿Cuál es el papel del asistente? Un asistente es exactamente el mismo empleado de la empresa que debe informar al gerente de que existe un problema, que conlleva riesgos específicos, que está tratando de mantener el “dedo en el pulso” (y hasta ahora lo está logrando en gran medida gracias a su cualidades personales), pero la ausencia el sistema tarde o temprano se dará a conocer y te preocupa.

Lo principal es no olvidar decir que tiene una propuesta específica sobre cómo organizar un sistema de control (es decir, no debe ser simplemente un problema servido en bandeja de plata, sino un problema y opciones para resolverlo).

Incluso si es un empleado nuevo de la empresa, no debe tener miedo de acercarse a su superior con tal propuesta. Si hasta ahora no ha ocurrido nada fatal en su empresa debido a un pedido no ejecutado/vencido/no contabilizado, su gerente no hará oídos sordos a su propuesta. Probablemente no haya ninguna persona en toda la empresa más interesada en solucionar este problema.

La importancia de una comunicación efectiva

Digamos que su propuesta es aceptada: el gerente describió la importancia de la tarea, anunció su papel en este proceso, aprobó el local documento normativo regulando el proceso, se informa a todos los empleados de la empresa. ¿Que sigue? El documento publicado corre el riesgo de quedarse en un pedazo de papel sin alma si se da por vencido en esta etapa. ¿Cómo hacer que todo esto funcione?

La respuesta reside principalmente en la capacidad de comunicación eficaz del asistente. Sí, esta es la misma frase que vemos tan a menudo en los currículums para puestos administrativos. Tener estas habilidades es vital para un asistente. En sentido estricto, en relación con el seguimiento de la ejecución de órdenes, la comunicación eficaz es una forma de transmitir información rápidamente sin distorsiones y recibir retroalimentación sobre la correcta comprensión del "mensaje".

La comunicación efectiva se construye:

¿Eficaz o ineficaz?

La comunicación ineficaz es discutir con los demás, con el objetivo de proteger sus metas y planes. Implica la presencia de ganadores y perdedores. Este estilo de “comunicación” es categórico: hay “bien” y “mal”, “victoria” y “derrota”, “bueno” y “mal”, sin tener en cuenta estados intermedios. Sólo hay una opinión correcta, por lo que podemos descuidar las opiniones y experiencias de personas que pueden enriquecer nuestro conocimiento del mundo y formar una imagen holística. En cambio, defendemos constantemente nuestras opiniones estrechas. Una pausa en el conflicto se considera un éxito cuando el defensor se retira temporalmente. Al final, el desacuerdo resulta en resistencia, pérdida de efectividad del equipo e incluso sabotaje hasta que prevalece un equilibrio de poder y respeto.

La comunicación eficaz, a su vez, tiene como objetivo comprender los puntos de vista, sentimientos y opiniones de los demás. Cuando dos partes se escuchan, ambas ganan. La comprensión y el respeto mutuos se convierten en la base de la cooperación, la interdependencia y la lealtad. Se logrará el éxito si cada parte dice: “Sí, eso es exactamente lo que quise decir. Me entiendes".

Sin duda, la comunicación eficaz es necesaria para la implementación exitosa de los objetivos organizacionales. Los mensajes distorsionados y mal interpretados a menudo causan derrotas a grandes empresas, ejércitos y naciones.

Las habilidades de comunicación efectiva permiten que los opuestos coexistan: la capacidad suprema de comprender otro punto de vista y llegar a un acuerdo. ¿Por qué discutir sobre quién tiene razón y quién no? El objetivo de una comunicación eficaz es establecer y mantener relaciones laborales mutuamente beneficiosas y, por tanto, duraderas.

En materia de seguimiento de la ejecución de las órdenes, el asistente deberá demostrar habilidades de comunicación efectiva en todas las etapas del “viaje” instrucciones:

1) Interacción con el gerente al establecer instrucciones. La tarea del asistente es registrar correctamente la tarea, tratando de cumplir con un esquema específico de establecimiento de objetivos, por ejemplo SMART. Esto permitirá a los subordinados comprender lo que se requiere de ellos. La redacción de la orden debe ser clara, en forma verbal (responda la pregunta: ¿qué hacer?), la orden debe tener un plazo específico y debe identificarse un ejecutor responsable para cada orden.

Una vez registrada correctamente la orden, el asistente deberá asegurarse de que no existan inexactitudes y proporcionar versión definitiva protocolo o registro de instrucciones al gerente para su aprobación, o preguntar verbalmente: “¿Te entendí bien? Ivánov I.I. ¿Debe desarrollar y presentar para aprobación un cronograma de implementación del proyecto antes del 11 de mayo de 2015?”

Qué ha pasadoELEGANTE?

ELEGANTE es un acrónimo mnemotécnico utilizado en gestión y gestión de proyectos para definir metas y establecer objetivos.
Una meta o tarea establecida según criterios SMART tiene las siguientes características:
. S- específico (específico) - claro, preciso, claramente descrito;
. METRO- mensurable (mensurable): haber establecido indicadores de resultados mediante los cuales se puede entender que se ha logrado el objetivo. Pueden ser tanto cuantitativos como cualitativos. Sin estos criterios, es casi imposible evaluar la realización de la tarea;
. A- alcanzable (alcanzable): realista, pero que requiere algo de esfuerzo, lo que sirve como factor de motivación adicional;
. R- relevante (apropiado): coincidente con los objetivos más amplios del departamento u organización;
. t- con límite de tiempo (limitado en el tiempo): se deben determinar los plazos para lograr el objetivo.

2) Interacción con los artistas al transferir órdenes al trabajo. La tarea clave en esta etapa es asegurarse de que el contratista esté informado sobre la tarea y la acepte para trabajar. Si la organización es pequeña, entonces el asistente o secretaria contacta directamente con los artistas a través de Correo electrónico o por teléfono. En organizaciones grandes, dicha interacción es difícil de llevar a cabo, por lo que el asistente transmite la orden e interactúa directamente con los jefes adjuntos de la organización, y al transferir órdenes, se aplica el principio de cascada, por ejemplo: mimidirector de departamentomiJefe de departamentomiejecutor directo.

3) La información sobre la ejecución de la orden se transmite por la ruta inversa: Director General/AsistenteBDirector general adjuntoBdirector de departamentoBJefe de departamentoBejecutor directo.

El asistente desempeña el papel de intermediario en la transmisión de información sobre el pedido. Al mismo tiempo, para reducir el tiempo de transferencia de datos al asistente, es recomendable prever el uso recurso de información, que le permite publicar información resumida sobre los pedidos en acceso general, por ejemplo, al portal corporativo interno de la organización, donde cualquier empleado puede ver rápidamente qué tareas tiene y enviar comentarios al asistente.

4) Al realizar el control intermedio, es necesario aclarar la previsión del contratista: si cumplió con el plazo o durante la ejecución resultó que el volumen de trabajo es mayor de lo esperado anteriormente, o los recursos del contratista son insuficientes y se requiere la participación de empleados de otras divisiones estructurales, porque la tarea resultó ser multifuncional. El asistente debe mantener un diálogo constructivo continuo con el gerente/ejecutor responsable para obtener información rápida y confiable sobre el progreso de la ejecución, y si surgen problemas graves, informar al gerente mientras aún se pueda corregir algo. Al mismo tiempo, no debe ir demasiado lejos y volverse intrusivo, molestando al artista y distrayéndolo con nimiedades. Todos los participantes en el proceso deben comprender claramente que tienen objetivos comunes y respetar el trabajo de los demás. Para hacer esto, debe acordar un formato de comunicación aceptable.

5) Al recibir información sobre la ejecución de un pedido, el asistente, junto con el gerente, evalúa la integridad de los datos presentados y toma la decisión de aceptar el pedido o devolverlo para su revisión. El asistente deberá notificar al albacea la decisión tomada.

6) Al generar informes analíticos. Una contabilidad estricta implica informes y análisis periódicos basados ​​en datos estadísticos. Con cierta frecuencia, por ejemplo una vez al mes, el asistente debe analizar los datos estadísticos acumulados sobre las asignaciones y generar un informe sobre la disciplina de desempeño (Fig. 1). Dicho informe puede contener información sobre cuántas instrucciones hubo, cuántas de ellas se completaron a tiempo/retrasadas/no completadas, qué unidades son líderes y cuáles son antilíderes en términos de ejecución oportuna de las instrucciones del gerente. El administrador puede disponer de esta información a su propia discreción. Sin embargo, es deseable que el enfoque de la recompensa y el castigo sea predecible y uniforme para todos.

Arroz. 1

Herramientas útiles en el arsenal del asistente.

Existe una gran variedad de herramientas de este tipo, pero es importante seguir el principio clave: todas las instrucciones del administrador deben materializarse e ingresarse en un único repositorio, donde es posible monitorear periódicamente la ejecución de las órdenes de acuerdo con su prioridad.

La implementación técnica ideal es Microsoft Outlook , porque contiene los llamados mecanismos de configuración flexibles. "vistas de usuario". Además de las vistas estándar "Por ejecutores", "Por categorías", "Por plazos", puede configurar cualquier otra: "Por plantas", "Por comités", "Solo tareas vencidas, cuyo plazo expiró del 5 al Hace 20 días”, etc. Una vez configurada, la vista estará disponible en el futuro con un clic del mouse. No nos detendremos en esto en detalle, porque... Ya se han dedicado una serie de artículos a esta herramienta.

A veces sistema similar configurado en la base sistemas de gestión de documentos electrónicos, por ejemplo Lotus Notes, Documentum o Directum, donde la información clave sobre el pedido se registra en la tarjeta de registro y control (RCC). Sin embargo, EDMS es un programa costoso que no todas las organizaciones pueden permitirse.

Una de las herramientas más universales y accesibles para monitorear la ejecución de órdenes es microsoft Sobresalir. Este programa se puede utilizar además de los existentes si trabaja en empresa grande y como herramienta independiente. Lo bueno de esto es que, basándose en esta solución técnica, puede crear una base de datos única de pedidos con configuraciones flexibles de campos y filtros a su discreción. Dicho registro consolidado de instrucciones puede ponerse a disposición del público y cada empleado puede aclarar la redacción, los plazos y realizar un seguimiento del estado de sus instrucciones. Primero debe configurar derechos limitados para editar el archivo para evitar la corrupción o eliminación accidental de datos.

En MS Excel, no solo puede ingresar instrucciones manualmente, como en el caso de las órdenes verbales del gerente, sino también descargar instrucciones del EDMS (si se trata de instrucciones de protocolos o instrucciones provenientes del exterior, por ejemplo, solicitudes de las autoridades reguladoras). u organismos gubernamentales o un centro corporativo).

Al configurar los campos de cierta manera, puede establecer un código de colores en la columna "Estado de ejecución del pedido". Por ejemplo, un pedido que aún no ha llegado se indicará automáticamente en azul; una orden completada a tiempo es verde (para esto, las fechas en los campos “Debido a la ejecución” y “Ejecución real” deben coincidir); una orden cuyo período de ejecución haya expirado y no se haya recibido confirmación de recepción del informe de ejecución se mostrará automáticamente como no cumplida y se marcará en rojo.

Creación de un registro de pedidos enEM Sobresalir

Los campos del registro se configuran escribiendo una macro. Para tal sintonia FINA Lo mejor es involucrar a un especialista en TI.

Si no tienes un especialista en informática y no tienes conocimientos de programación, puedes utilizar otro método más sencillo y accesible.

Puede personalizar las celdas de la tabla usted mismo usando características de formato condicional.

Para configurar el relleno de celda, seleccione la celda de la tabla para la que configuraremos el formato (en nuestro caso, esta es la celda GRAMO10 ), en la pestaña hogar - Formato condicional, en la propuesta Menú de contexto - Crear una regla(Figura 2).

Arroz. 3

En la barra de fórmulas del cuadro de diálogo debajo del título, debe establecer una regla que se considerará verdadera (Fig. 4).

Arroz. 4

Para nuestro registro será necesario configurar secuencialmente cuatro reglas para una misma celda GRAMO10 y luego "extender" su acción a toda la columna GRAMO.

• Para indicar un pedido no cumplido, configure la regla 1. En el cuadro de diálogo Crear una regla de formato usando la llave Formato seleccione el color de relleno. La primera regla corresponderá al color rojo.

Luego, ingrese la siguiente descripción de la regla en la barra de fórmulas: =SI(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Figura 5). Esto significa que siempre que en la celda F10 Se indica la fecha de vencimiento y ya venció, la celda automáticamente se pondrá roja.

Arroz. 5

Presione la teclaohA.

• Para indicar una orden que está en progreso, configure la regla 2. Repetimos la secuencia de acciones descritas anteriormente: seleccionamos la celda GRAMO10 , vamos a Formato condicional, seleccionar Crear una regla Y Utilice una fórmula para determinar qué celdas formatear.

En el ya familiar cuadro de diálogo Crear una regla de formato usando la llave Formato elige un color de relleno diferente. La segunda regla corresponderá al color azul.

=SI(F10>0;F10>HOY();""). Esto significa que si en una celda F10 Se indica una fecha límite y aún no ha llegado, la celda automáticamente se colorea de azul.

Presione la tecla ohA.

• Para indicar un pedido que se completó a tiempo, configuramos la regla 3. Nuevamente repetimos la secuencia de acciones descritas anteriormente, solo que esta vez en el cuadro de diálogo Crear una regla de formato usando la llave Formato seleccione un color de relleno verde para indicar que el pedido se completó estrictamente a tiempo o antes de lo previsto.

Ingrese la descripción de la regla en la barra de fórmulas: =SI(F10>0;SI(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Esto significa que si en una celda F10 GRAMO10 Se indica el plazo de ejecución real, que coincide con el plazo. F10 o lo precede, celda GRAMO10 se volverá verde automáticamente.

Presione la tecla ohA.

• Finalmente, para indicar un pedido que se completó después del plazo especificado, configuramos la regla 4. En el cuadro de diálogo Crear una regla de formato usando la llave Formato seleccione un color de relleno amarillo para indicar que el pedido se completó tarde.

Ingrese la siguiente regla en la barra de fórmulas: =SI(F10>0;SI(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Esto significa que si en una celda F10 se indica la fecha de vencimiento, y en la celda GRAMO10 Se indica la fecha de ejecución real, que es posterior a la fecha. F10 , entonces la celda GRAMO10 se volverá amarillo automáticamente.

Una vez en la celda GRAMO10 las cuatro reglas están configuradas, "estiramos" la fórmula dada a lo largo de toda la columna GRAMO y complételo con las fechas reales de ejecución de las órdenes. Las celdas se colorearán automáticamente en la paleta especificada.

El siguiente paso es configuración de visualización, es decir. diagramas para una percepción más visual de la imagen de la disciplina escénica.

Para construir un diagrama, necesitamos datos cuantitativos, es decir. el número de todos los pedidos y cada tipo por separado. Por lo tanto, será necesario un ajuste intermedio. Podemos mostrar datos cuantitativos en una leyenda, donde se ingresarán automáticamente desde nuestra tabla (la leyenda se puede colocar en la misma hoja, por ejemplo, encima de la tabla).

Para recopilar estadísticas, debe completar una de las celdas de la tabla, por ejemplo, la celda adyacente h10 , de la siguiente manera:

1. Seleccione una celda h10 , en la parte superior de la barra de fórmulas, haz clic en el icono fx Función de inserción, seleccione la categoría “ lógico», « SI».

Escribimos la siguiente regla en la línea superior de fórmulas: =SI($F10>0,SI($G10>0,SI($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Figura 6).

Arroz. 6

Ampliamos la regla especificada en la celda. h10 , por toda la columna h(Figura 7).

Arroz. 7

Luego columna h se puede ocultar, dejando visible sólo la información de registro necesaria.

• Creando una leyenda. Para que los datos de una columna h caen en la leyenda y se muestran en ella en forma cuantitativa, debe configurar las celdas de la leyenda de la siguiente manera:

1. Establecer una regla para una celda GRAMO3 : seleccione esta celda, haga clic en el icono en la barra de fórmulas fx Función de inserción, seleccione el tipo de funciones " estadístico», « CONTAR.SI».

2. Luego escribe lo siguiente en la barra de fórmulas: =CONTAR.SI(H$10:H$19,F3)(Figura 8).

Arroz. 8

3. "Estirar" la fórmula de la celda GRAMO3 antes GRAMO6 respectivamente.

También puede personalizar la visualización y cargar datos sobre pedidos durante un período de tiempo determinado en forma de gráfico.

• CONcreando un diagrama. Para hacer esto, vaya a la pestaña Insertar y seleccione un gráfico, por ejemplo un gráfico circular, habiendo seleccionado previamente el rango células de GRAMO3 antes GRAMO6 (Figura 9).

Arroz. 9

Insertamos el diagrama y coloreamos sus segmentos con los colores de relleno que hayamos elegido seleccionando el segmento y llamando al menú contextual correspondiente con el botón derecho del ratón (allí todo es intuitivo). Nuestro registro está listo (Fig. 10).

Arroz. 10

Y finalmente

Crear un sistema eficaz para monitorear la ejecución de órdenes es bastante difícil: es necesario tener en cuenta muchos aspectos y características diferentes que pueden ser exclusivos de diferentes organizaciones. No es fácil, pero recuerda que todo acertijo tiene solución. Cuando me enfrento a un problema difícil que, a primera vista, no tiene solución, siempre recuerdo el acertijo de B. Verber:

“¿Cómo conectar estos nueve puntos con cuatro líneas sin levantar el bolígrafo del papel?

Muchas veces no podemos encontrar una solución porque nuestra mente se limita al área del dibujo. Pero en ninguna parte dice que no se pueda ir más allá de sus límites.

Hay una solucion:

Moraleja: para entender el sistema hay que... salir de él”.

Hay muchas formas de organizar un sistema eficaz de seguimiento de la ejecución de órdenes. Lo principal es encontrar exactamente el que encajará más orgánicamente en el trabajo de su empresa y el suyo, sentir moderación en todo y no cruzar la línea más allá de la cual viene el hipercontrol maníaco.

MAMÁ. Suchkova, subdirectora general de Ryazan Oil Refining Company CJSC (filial de NK-Rosneft OJSC)

Toda organización, tarde o temprano, se enfrenta al problema de controlar las tareas asignadas por la dirección. Cada uno resuelve este problema de forma diferente: algunos implementan un sistema de gestión de documentos electrónicos, otros ponen marcas en los libros de registro, otros instalan un archivador a la antigua usanza. En este artículo analizaremos el problema de monitorear las instrucciones emitidas por el gerente con respecto a los documentos internos y entrantes de la empresa, y le presentaremos una de las opciones para organizar un sistema de control utilizando MS Outlook.

¿Qué es el control de ejecución de tareas?

Una orden de un gerente generalmente comienza con una resolución colocada en un documento entrante o interno (por ejemplo, una nota interna). Como es sabido, la resolución deberá indicar el ejecutor, el contenido de la tarea y el plazo dentro del cual deberá cumplirse la orden.

Si la organización no tiene un sistema de control, entonces, como regla general, el gerente finaliza su trabajo en el documento con una resolución, y la ejecución de la tarea queda enteramente en la conciencia del ejecutor. En el mejor de los casos, el director tomará notas en el diario para no perder de vista los asuntos más importantes, pero cuando el volumen de documentos entrantes alcanza varias decenas o cientos por día, ningún diario lo salvará.

Como resultado, la responsabilidad de supervisar la ejecución recae sobre los frágiles hombros de la secretaria (o, alternativamente, de uno de los empleados de la oficina). De una forma u otra, la tarea del controlador es familiarizarse con la resolución, llevar la orden al ejecutor y asegurarse de que se complete a tiempo.

¿Están todos los documentos bajo control?

Al principio, cuando apenas aparece un sistema de control de documentos en su organización, es mejor controlar solo una parte de los documentos. Cuáles: deje que el líder decida personalmente. En primer lugar, será más fácil para el controlador y, en segundo lugar, se suavizará la reacción negativa (como siempre ocurre con los cambios) de los empleados. En el futuro, la lista de documentos enviados para control se ampliará gradualmente. Digamos que en una primera etapa se tomó la decisión de monitorear el cumplimiento de las instrucciones sobre las quejas recibidas de particulares y las solicitudes de las autoridades gubernamentales.

Sin embargo, si una empresa cambia inmediatamente a la gestión de documentos electrónicos, no hay problema de elección: los programas EDMS rastrean automáticamente la ruta de cada documento.

Crear una tarea enEM panorama

Outlook es principalmente un cliente de correo electrónico que puede reemplazar un sistema de gestión de documentos electrónicos sólo en términos de comunicaciones entre usuarios; realiza con éxito todas las funciones necesarias, en particular, monitorear la ejecución de tareas y generar informes.

Una condición indispensable para organizar el control enEM panorama: La resolución del administrador deberá, de una forma u otra, plasmarse en formato electrónico. El responsable del tratamiento debe escanear el documento con la resolución para adjuntar este archivo a la tarea o reproducir el texto de la resolución manualmente en el cuerpo de la tarea.

Para crear una tarea para un usuario, inicie MS Outlook y seleccione comandos en el menú superior Archivo, Crear Y Orden(Fig. 1), después de lo cual se abrirá una nueva ventana: su tarea futura.

Figura 1. Creando un pedido

Comencemos a completar los campos. En el primero de ellos ( A quien) ingresar la dirección del albacea designado por el director.

Si hay varios ejecutantes, la tarea se crea para cada uno por separado (una característica del programa; de lo contrario, habrá dificultades para seguir la tarea).

Segundo campo Sujeto debe completarlo lo más correctamente posible para que ya quede claro a qué se refiere la tarea, por ejemplo:

Entrada-234 del 29/01/2013.

Esto será conveniente tanto para el controlador como para el intérprete.

El siguiente campo importante para nosotros es Término. Se establece en base a los plazos de ejecución de los documentos aceptados en su empresa.

Le recordamos que el plazo estándar aceptado en la práctica de la comunicación empresarial es de 30 días naturales.

cerca del campo Término Puede seleccionar el nivel de importancia de la tarea: baja, normal o alta.

Campos Inicio, Estado Y Listo Al crear una tarea, el controlador generalmente no la toca, porque el ejecutor aún no ha comenzado la ejecución, y el inicio del tiempo asignado para el trabajo será el momento en que se envíe la tarea al ejecutor.

En el menú Opciones Puede programar una tarea para que se repita haciendo clic en el botón correspondiente.

Esto es relevante, por ejemplo, para informes mensuales o para proporcionar otra información con una frecuencia específica.

Aquí se le pide que seleccione una categoría (si la usa) y agregue un recordatorio para el artista.

Es conveniente fijar un recordatorio tres días antes de la fecha límite: el día indicado, el contratista recibirá una carta con el contenido correspondiente.

Opciones Mantenga una copia actualizada de esta tarea en su lista de tareas Y Enviarme un informe de estado cuando se complete una tarea se activan y desactivan usando una marca de verificación en las casillas de verificación.

¡En una nota!

Casilla de verificación (de la casilla de verificación en inglés) es un elemento de interfaz gráfica de usuario que permite al usuario controlar un parámetro con dos estados: ☑ activado y ☐ desactivado.

En el campo de letras se ingresa un texto: las instrucciones necesarias para completar la tarea. Si no hay ninguno, puede ingresar el estándar. Por favor lea la resolución y siga las instrucciones..

Ir a la pestaña del menú Insertar. Aquí adjuntamos un archivo con una carta de resolución a la tarea.

Después de eso, haga clic Enviar– y la tarea pasa a la persona responsable (Fig. 2).

Fig 2. Envío de una tarea para su ejecución

Trabajo del ejecutante en una tarea.

El contratista recibirá una carta con un archivo adjunto que contiene la tarea. Al abrir la tarea, verá un archivo con la resolución del gerente, la fecha de finalización y otra información que le enviaste (Fig. 3).

Arroz. 3. Recepción de la tarea por parte del ejecutante

a la figura: en esta imagen no hay ningún punto después del pedido, pero en la anterior sí

Una vez completado el encargo, el albacea deberá redactar un informe. Para hacer esto, en la tarea, como en un correo electrónico normal, debe seleccionar la opción Respuesta, redactar el texto del informe y enviarlo al responsable del tratamiento.

El informe debe ser correcto y contener información actualizada sobre la finalización de la tarea, y no una simple baja Terminado o peor, DE ACUERDO.

Ejemplo de informe sobre la ejecución de una orden:

A la contraparte se le envió por correo carta de fecha 30 de enero de 2013 No. 323.

Completando una tarea

Después de recibir el informe, el controlador marca la tarea como completada. Para hacer esto, haga clic derecho en la tarea en la lista de tareas y seleccione el comando en el menú desplegable Para ejecución, y luego Marcar como completado(Figura 4).

Arroz. 4. Completar la tarea

Informes

El seguimiento de la ejecución de las órdenes perderá todo sentido si el responsable del tratamiento no analiza periódicamente la calidad del trabajo de los ejecutores. Para ello, necesitas generar un informe basado en los parámetros que te interesan.

Para ver la lista completa de pedidos que has enviado, haz clic en el botón en la esquina inferior izquierda de la pantalla Tareas. Se formará una lista de tareas en el campo central y en la columna de la izquierda. Vista actual Se puede hacer cualquier selección. Normalmente los controladores usan vistas Lista detallada, Tareas atrasadas Y Por responsable(Figura 5).

Fig.5. Lista detallada de presentaciones

Cualquier lista se puede imprimir seleccionando el comando apropiado en el menú. Archivo.

Regular el proceso y trabajar con el personal.

Como ocurre con cualquier innovación, es imposible prescindir de una normativa para el proceso de seguimiento de la ejecución de las órdenes. Es recomendable incluir reglas para establecer y completar tareas en las instrucciones de trabajo de oficina. Si aún no tienes uno, puedes crear un documento separado, “Reglas...” o “Instrucciones...”. De una forma u otra, el proceso debe describirse con el mayor detalle posible y es recomendable acompañar la descripción con capturas de pantalla. Las instrucciones deberán ser aprobadas por el Director General.

La transición a un nuevo sistema de control significa la aparición de una serie de nuevas reglas que son obligatorias para todos. Sin embargo, el cumplimiento de estas reglas no será una gran molestia para sus colegas.

En primer lugar, cada empleado ahora tendrá que mantener MS Outlook constantemente encendido. Como último recurso, revisa tu correo electrónico al menos dos veces al día.

En segundo lugar, los colegas tendrán que recordar: la tarea, cuyo autor es el secretario, no es su capricho (el del secretario). Esto no es más que una orden del director, presentada en formato electrónico. Fue el director quien nombró al ejecutor y fijó el plazo para la tarea, y en realidad es el director quien deberá informar sobre la ejecución, y no el secretario interventor.

Como puede ver, el proceso de configuración de tareas en MS Outlook es bastante simple y bastante adecuado para una pequeña empresa donde se configuran hasta 20 tareas diarias. Lo principal es que cada una de las instrucciones enviadas de esta forma esté redactada de la forma más correcta posible: tiene un destinatario y un plazo concretos y se envía por escrito. La finalización del trabajo en una tarea se registra claramente. El responsable del tratamiento, a su vez, se libera de tener que llamar a los ejecutores para recordarles: sólo tiene que asegurarse de que el informe de ejecución llegue a tiempo.

Consideramos solo una de las opciones para automatizar el sistema de seguimiento de la ejecución de órdenes en una organización. Como cualquiera de los métodos de control que enumeramos al principio del artículo, éste tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas. Sin embargo, en nuestra opinión, esta es una de las alternativas de presupuesto óptimas para una empresa que recién comienza a descubrir la gestión documental electrónica.

Evgenia Kozhanova, especialista en instituciones de educación preescolar y gestión de registros de personal

Un sistema de control automatizado le permite ver fácilmente todas las tareas no solo por fecha límite, sino también por ejecutor, y así ver la carga de cada una, y proporcionar listas de documentos incumplidos con fecha límite de vencimiento que aún no han sido tenidos en cuenta por el ejecutor. . El programa permite diferenciar derechos de acceso, elaborar los informes necesarios para la gestión...
La configuración la configura fácil y rápidamente el usuario.

El programa incluye los siguientes informes:
- Lista de tareas pendientes en una fecha
- Certificado de disciplina escénica.
- Tareas realizadas incumpliendo los plazos.
- Tareas bajo control

El programa de control automatizado de ejecución de tareas proporciona a los usuarios las siguientes capacidades:
A los directivos:
. crear (registrar) nuevas tarjetas de tareas;
. monitorear el estado resumido de las asignaciones actuales para todos los artistas y las estadísticas de disciplina de desempeño;
. controlar el avance de tareas específicas para cualquiera de los ejecutantes, teniendo en cuenta el aplazamiento de los plazos de ejecución;
. realizar intercambio de textos de información con los artistas intérpretes o ejecutantes durante la ejecución de la tarea;
. registrar el hecho de la finalización (tareas "cerradas");
. buscar tareas utilizando varios criterios;
. ver el archivo de tareas cerradas;
. imprimir, exportar a MS Word y MS Excel es una tarea separada;
. imprimir, exportar a MS Word y MS Excel listas de tareas según diversos criterios;

. generación de informes sobre la ejecución de tareas y disciplina de desempeño.

Artistas:
. recibir nuevas tareas de la dirección;
. monitorear el estado resumido de sus tareas actuales;
. realizar intercambio de textos de información con la dirección y los coejecutores durante la ejecución de las tareas;
. registrar el hecho de completar la tarea;
. busque sus asignaciones utilizando varios criterios;
. ver el archivo de tareas completadas;
. marcado automático de tareas vencidas;
. imprimir, exportar a Word y Excel listas individuales o de tareas según diversos criterios.

Con fines informativos puedes, que tiene un límite de tiempo: 50 días, y no tiene limitaciones funcionales. Al final del período de demostración, deberá adquirir una licencia. Después del pago, recibirá por correo electrónico un código de licencia personal para el programa. Debe ingresarse al iniciar el programa en el cuadro de diálogo "Activación" y su versión de demostración se convertirá en la versión completa sin restricciones de tiempo ni funcionales, el código de licencia no está limitado en el tiempo.

Información para compradores:

1. Al comprar una de las licencias ofrecidas para el programa, puede instalar el código de licencia en un número ilimitado de computadoras (estaciones de trabajo en la red).

2. Licencia de red sin restricciones, la posibilidad de utilizar para siempre la versión y la licencia que compró.

3. Posibilidad de descargar actualizaciones de software gratis durante 1 año.

5. Puede utilizar el programa adquirido en sus actividades comerciales.

Beneficios de este programa

Estructura de base de datos flexible
Puede crear nuevas tablas y campos dentro de ellas (almacenados y calculados), definir listas desplegables, asignar subtablas, crear vistas e informes, y mucho más. El sistema se puede adaptar a cualquier área temática sin necesidad de conocimientos especiales.

Generación de documentos office con datos de la base de datos mediante plantillas.
Puede crear plantillas de documentos en formatos Word y Excel con texto estático, imágenes y marcadores en los que se insertarán los datos actuales de la base de datos al generar el documento.

Almacenamiento de imágenes en una base de datos y enlaces a documentos de varios formatos.
Cada entrada de la tabla se puede vincular a imágenes almacenadas en la propia base de datos, así como vínculos a archivos almacenados en algún lugar de un servidor de archivos, mientras que toda la información necesaria se ubicará en la base de datos para facilitar la búsqueda, filtrado y clasificación de documentos.

Interfaz de usuario cómoda y altamente personalizable
Puede ordenar, filtrar, buscar registros por cualquier campo, cambiar el orden y el ancho de los campos, la altura de las filas, establecer reglas de color para filas y celdas, fórmulas para calcular totales y crear un árbol basado en campos determinados. Puede realizar entradas directamente en la tabla (estilo Excel) o mediante un formulario independiente, que se puede personalizar de forma flexible.

Filtros, clasificación, campos calculados, vistas.
Condiciones de filtrado de datos máximamente flexibles, muchos valores preestablecidos ("comienza con", "contiene", "hoy", "ayer"...). Se pueden guardar diferentes conjuntos de filtros en archivos para su reutilización. La capacidad de establecer fórmulas para campos calculados (incluidas expresiones SQL) y crear vistas de tablas que muestren campos de diferentes tablas y campos calculados.

Crear y configurar informes y recordatorios para diversas condiciones.
Puede establecer reglas de recordatorio según las cuales se mostrará un formulario de recordatorio a un usuario en particular.

Modo de red y multijugador.
Cuando se utiliza el modo multiusuario, los derechos de acceso se configuran de manera flexible para cada usuario de acuerdo con los siguientes parámetros: visibilidad y disponibilidad de elementos del menú, pestañas principales, tablas, campos y registros para visualización y edición.

Importación y exportación de datos.
Se admite la importación de datos tabulares desde archivos de Excel y Access. La exportación es posible en Word, Excel, HTML.

DBMS estándar Microsoft Access o Microsoft SQL Server
Nada de "cajas negras". Disponemos de un formato de almacenamiento de datos estándar: MS Access o cliente-servidor MS SQL Server. Ambos DBMS son altamente confiables, cumplen con los estándares reconocidos y son líderes en su clase. Esto proporciona ventajas sobre los formatos cerrados: la capacidad de administrar, refinar, optimizar, integrar con otros sistemas... Puede agregar botones personalizados en el programa, cuando se seleccionan, se realizarán las acciones necesarias (por ejemplo, algunos trabajan directamente con el base de datos, iniciar aplicaciones de terceros, etc.).