Шаблони Excel контролюють терміни виконання. Підручні інструменти у арсеналі помічника. Як створити панель моніторингу для керування проектом в Excel

Для початку нагадаємо правила здійснення контролю за виконанням доручень, до автоматизації яких за допомогою стандартних можливостей MS Excel ми пізніше приступимо.

Виділяють контроль по суті вирішення питань та контроль за термінами виконання завдань.

Контроль сутнісно

Контроль сутнісно - це оцінка того, наскільки правильно, вдало, вирішено питання. Такий контроль здійснює керівник (установи чи відділу) чи спеціально уповноважена особа. Відповідальність за правильне та своєчасне вирішення питань, відображених у документах, несуть керівники структурних підрозділів та працівники, яким доручено виконання документа. Виконавець, як правило:

• вказується у резолюції керівника на документі (наприклад, на вхідному листі, на заяві працівника) або
• прямо пишеться у тексті доручення (зазвичай у наказі / протоколі окремі доручення оформляють як самостійних пунктів тексту і формулюють їх те щоб відразу було зрозуміло, що, кому і коли потрібно зробити; відповідно, на контроль ставиться окремо кожен пункт - завдання / доручення) ,
• коли виконавець прямо не вказано, він визначається відповідно до розподілу обов'язків в організації.

Якщо у резолюції/дорученні керівника зазначено кілька виконавців, відповідальним за виконання документа/доручення і, відповідно, організуючим його виконання є особа, зазначена у резолюції першою.

Доручення можуть випливати з тексту документа, а може бути «самостійними», тобто. незадокументованими і тим щонайменше підлягають контролю їхнього виконання. Якщо доручення створено на підставі документа, воно містить посилання на документ-основу (див. заповнення перших чотирьох колонок таблиці на Малюнку 1). Доручення видають керівники всіх рівнів. Однак, які документи/доручення ставити на контроль, кожна організація вирішує сама. Зазвичай це все доручення керівника організації та його заступників. Чим більша кількість документів в організації, тим важливіше впорядкувати роботу з контролю виконання документів і тим більше вибірково організація підходить до вирішення питання «що контролюватимемо» - тут важлива золота середина. Отже, на контроль зазвичай ставлять виконання доручень першої особи, займається цим служба ДОП або секретар.

Доручення мають бути чітко та однозначно сформульовані:

• саме доручення;
• термін виконання;
• виконавець (можливе виконання доручення кількома особами, тоді одне призначається відповідальним виконавцем, інші вважаються співвиконавцями).

p align="justify"> При формуванні доручень бажано дотримуватися простих правил: формулювання повинні бути короткими, ємними, що виключають двоїстість тлумачень, мати чітко визначений і вимірний результат.

Поки доручення перебуває у виконанні, можливі такі действия:

• автор може змінити термін виконання доручення;
• автор може змінити відповідального виконавця доручення;
• виконавцями створюються звіти щодо результатів виконання;
• автор має можливість повертати доручення на доопрацювання або затверджувати результат виконання.

Якщо завдання було поділено між співвиконавцями, їх звіти про виконання отримує відповідальний виконавець. Саме він формує підсумковий єдиний звіт за дорученням та надсилає його автору.

Контроль за термінами виконання

Контроль за термінами виконання документів/доручень веде служба документаційного забезпечення управління (ДОП), а в невеликій організації – секретар.

Технологію ведення контролю за термінами виконання можна розбити на такі процедури:

• фіксація всіх поставлених на контроль документів, вказівок, доручень, завдань керівництва;
• перевірка своєчасного доведення документа до виконавця;
• коригування даних про контрольовані документи при зміні термінів виконання, передачу документа від виконавця до виконавця, з підрозділу до підрозділу (ми фіксуємо це у полі «Стан виконання», див. Рисунок 1);
• нагадування виконавцям та керівникам підрозділів про наявність невиконаних документів та доручень;
• інформування керівників (підрозділів та організації) про стан та хід виконання документів;
• внесення даних щодо виконання документів;
• аналіз стану справ та рівня виконавської дисципліни з організації в цілому, за структурними підрозділами, фахівцями, видами документів та іншими аспектами.

Терміни виконаннядокументів можуть бути визначені:

Як бачите, термін виконання доручення зазвичай встановлюється автором. При цьому прийнято, що доручення, що містять вказівку терміново, підлягають виконанню у 3-денний термін. Вказівка ​​«оперативно» передбачає 1-денний термін виконання доручення. Якщо термін виконання у дорученні не вказано, Воно підлягає виконанню у строк до 1-го місяця з дати його підписання (до відповідного числа наступного місяця, а якщо наступного місяця такого числа немає, то до останнього дня місяця). Якщо останній день терміну виконання доручення посідає неробочий день, воно підлягає виконанню в попередній робочий день.

Для документів, що містять складне завдання, можуть бути встановлені тривалі термінивиконання (кілька місяців, півроку, рік). У такому разі необхідно розділити доручення на етапи та контролювати виконання завдання поетапно.

У терміновому контролі можна назвати:

• поточний контроль,
• попереджувальний та
• підсумковий контроль.

Основними видами контролю є поточний та запобіжний.

Під поточним контролемрозуміють щоденну підготовку відомостей про документи, термін виконання яких спливає сьогодні. Поточний контроль здійснюється шляхом щоденної перевірки ходу виконання документа та нагадування виконавцю про закінчення терміну виконання та необхідність завершення роботи над документом. Відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня, виявляють та складають список документів, термін виконання яких спливає сьогодні.

Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день. Він одразу показує, які справи мають бути завершені сьогодні (вирішення питання на засіданні, підписання документа, надсилання факсу тощо). Тому контроль за термінами виконання документів - це функція, яка обов'язково передбачається в посадової інструкціїсекретаря керівника. Щодня виявляючи документи, термін виконання яких спливає, секретар з'ясовує можливість своєчасного вирішення питання, а у разі зриву строків повідомляє про це керівнику.

В ході попереджувального контролюскладаються зведення та попереджуються виконавці за документами, термін виконання яких спливає через 2-3 дні (ми у своїй організації робимо це за 4 календарні дні). І тоді співробітник ще має час на своєчасне вирішення питання.

Дуже важливою є позиція проведення контролю. Тільки орієнтація контролю допоможе співробітникам, а чи не виявлення недоліків, прагнення допомогти, нагадати, а чи не викрити, може забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.

Систематична перевірка виконання, вміло і коректно проведена співробітником, який тактовно нагадує, що документ потрібен у термін, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання фірми тощо, підкреслює потреба даного працівника та його зусиль. Крім того, «термінова картотека» допомагає під час планування робочого дня керівника, оскільки в ній відображені заходи та завдання на дане число.

Якщо при отриманні документа або в ході виконання виконавцем з'ясовується неможливість його своєчасного виконання, про це доповідається керівнику (автору такого доручення), який має право на перенесення строку виконання документа. Якщо керівник продовжує термін виконання, секретар відповідно до його вказівки вносить у реєстраційну форму новий строк виконання.

Питання про перенесення строків виконання документа має бути поставлене не пізніше ніж за 1 день до закінчення контрольної дати. Перенесення терміну виконання заднім числом не допускається і, як правило, неможливе в автоматизованих системах.

Для документів із тривалим (кілька місяців) терміном виконання можуть контролюватись проміжні етапи виконання із занесенням відомостей про хід виконання (ми це робимо у полі «Стан виконання» реєстраційної картки документа).

Часто вирішення питання потребує послідовної роботи над документом кількох виконавців чи погодження документа з кількома підрозділами. У цих випадках має контролюватись термін знаходження документа у кожного виконавця. Під час передачі документа факт передачі обов'язково реєструється. Зазвичай реєстрація проводиться секретарем підрозділу, який передає документ. Рух документа та дати його передачі ми відображаємо у полі «Стан виконання».

При появі документів зі строком виконання, що минув.їх список того ж дня роздруковується та доповідається керівнику.

Якщо право на проведення реєстрації документів може бути надано широкому колу співробітників, то внесення змін, що відображають хід його виконання, зазвичай здійснюється лише одним відповідальним працівником: секретарем-референтом або спеціалістом ДНЗ.

Зняття документа з контролюздійснюється тільки після повного виконання документа: виконання резолюції керівника, підготовки документа у відповідь, отримання відповіді на вихідний документ або іншого документованого підтвердження факту виконання. Результат виконання документа має бути записаний у реєстраційній картці (наприклад, «направлено запрошення», «надправлено лист від... №...» тощо). До реєстраційної картки також вносяться відомості про дату виконання документа та вказується номер справи за номенклатурою, в яку підшитий виконаний документ.

До підсумковий контрольвідносять аналітичну роботу з узагальнення виконавчої дисципліни та результатів роботи співробітників підрозділу чи організації загалом. Підсумковий контроль проводиться співробітниками (службою), які відповідають за контроль виконання, або секретарем організації із заданою періодичністю (щотижня, щомісяця, щокварталу). Результати подальшого контролю знаходять відображення у підсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання завдань (контрольованих документів). Це дозволяє керівництву знати, чим займається той чи інший співробітник (підрозділ) і як справи по конкретному напрямку діяльності (вирішенню того чи іншого питання).

Підсумковий контроль в обов'язковому поєднанні із запобіжним контролем є стимулюючим фактором підвищення дисципліни працівників.

Приклад контролю за дорученнями з використанням MS Excel

Тепер покажемо, що можна автоматизувати за допомогою стандартних можливостей MS Excel. Для початку відкрийте нову книгу MS Excel та створіть у ній таблицюз полями/стовпцями/графами, показаними на малюнку 1. Це основна таблиця, в якій відображається інформація щодо термінового контролю виконання доручень у нашій організації.

Далі в окремому осередку закладіть формулу, щоб при відкритті даного листа MS Excel над таблицею завжди висвічувалася поточна дата(Позначена цифрою 1 на Малюнку 1). Потім вона стане в нагоді нам у повсякденній роботі з таблицею. Зробити це можна двома способами:

Малюнок 2

Згорнути Показати

У цій таблиці можна фільтрувати рядки (тобто контрольовані доручення) за різними критеріями. Але для цього потрібно увімкнути фільтр:

Малюнок 3

Екранна кнопка включення фільтра в MS Excel 2007 та 2010

Згорнути Показати

Малюнок 4

Критерії фільтрації рядків таблиці за вмістом колонок у MS Excel 2007 та 2010

Згорнути Показати

Наведені вище критерії фільтрації з'явилися в результаті натискання на сіру квадратну кнопку виклику фільтра в колонці «Виконавці» (позначена цифрою 1). Осередки цієї колонки заповнені текстом, тому програма запропонувала нам наступні варіації вибору:

2 – по-перше, ми можемо відфільтрувати одного або кількох виконавців, залишивши «галочки» тільки на них; можемо також вибрати лише порожні рядки, залишивши «галочку» лише у останньому пункті списку; якщо залишимо "галочку" в позиції "Виділити все", то фільтрації за цим критерієм не буде (це зараз показано на малюнку);

3 - по-друге, можна фільтрувати за текстом, що міститься в осередках колонки, щоправда, даний критерій більше підійде під час роботи з колонкою «Короткий зміст» документа і т.п. Наприклад, якщо ми точно не пам'ятаємо заголовок, але пам'ятаємо ключове слово, яке має бути, то потрібно вибрати пункт «містить...» і набрати це слово без його закінчення, тоді в результаті фільтра на екрані залишаться тільки рядки, у яких у полі «Короткий зміст» є набране нами слово з різними закінченнями.

Зняти фільтр можна, вибравши однойменну команду, - позначена цифрою 6. Якщо ви фільтрували рядки, задаючи різні критерії вибору в кількох колонках, то одноразовий вибір цієї команди зніме фільтр тільки в тій колонці, де ви вибрали таку команду, причому інші фільтри в інших колонках залишаться чинними - кожен із них потрібно знімати індивідуально. У колонках, у яких фільтр увімкнено, кнопка виклику фільтра змінює своє зображення на кнопку увімкненого фільтра .

Якщо колонка, за змістом якої хочемо відфільтрувати рядки таблиці, заповнена датами, замість текстового фільтра програма нам запропонує інший - спеціальний для дат - позначений цифрою 4: ми зможемо вибрати як конкретну дату, а й пізніше чи раніше якоїсь дати чи обмежений період часу, вчорашній, сьогоднішній чи завтрашній день тощо.

У таблиці є 3 колонки з датами.

Числовий фільтр (позначений цифрою 5) спеціально заточений до роботи з колонками, вміст яких становлять числа (у разі це реєстраційний номер документа).

Малюнок 5

Критерії фільтрації рядків таблиці за вмістом колонок у MS Excel 2003

Згорнути Показати

У MS Excel 2003 фільтр за вмістом колонки викликається такою ж екранною кнопкою , як і в пізніших версіях програми, але в результаті її натискання відкривається один загальний список для вибору конкретного значення комірки або установки більше складної умовифільтрації, яке вже заточено індивідуально під текст, дати чи числа - воно запускається у окремому екранному вікні після вибору списку позиції «(Умова...)».

На Рисунках 4 та 5 наочно показано, за якими критеріями ми тепер можемо фільтруватирядки таблиці у MS Excel різних версій. Ми зможемо фільтрувати доручення щодо виконавців, їх авторів, термінів, даних контрольованого документа та будь-яких інших відомостей, заведених в електронну таблицю. Причому фільтрувати можна буде одночасно за кількома критеріями, наприклад:

• за якими дорученнями термін виконання спливає сьогодні у конкретного виконавця:
  у колонці «Виконавці» вибираємо потрібного працівника (див. цифру 2 на Малюнку 4), а у колонці «Термін виконання» фільтруємо рядки, у яких дата задовольняє критерію «сьогодні» (цифра 4 на тому ж Малюнку) або
• кому обраний нами керівник цього місяця давав доручення:
  у колонці «Автор доручення» вибираємо аналізованого нами керівника (цифра 2 на Малюнку 4), а в колонці «Термін виконання» фільтруємо дати, що підпадають під критерій «Цього місяця» (цифра 4) тощо.

А тепер навчимо вас, як можна налаштувати програму так, щоб під час відкриття файлу автоматично отримувати інформацію про те, які доручення мають бути виконані, наприклад, через 4 дні, щоб наперед сповістити про це виконавців. Для цього ми передбачили наявність у таблиці спеціальної колонки, яку назвали «Термін розсилки». Тепер налаштуємо її:

• виділяємо комірку I6 (у першому рядку колонки, що настроюється) і друкуємо в ній знак «=»;
• клацніть "мишкою" по сусідньому осередку J6 (у тому ж рядку, але в колонці "Термін виконання") і ви побачите, що вона потрапила у формулу обчислення вмісту осередку I6;
• далі продовжимо закладку формули, набравши з клавіатури "-4";
• на цьому заповнення формули завершено (її поточний стан завжди можна побачити в рядку формул, розташованому над листом Excel, див. умовне позначення 1 на Малюнку 7, ми вийшло «=j6-4»). Тепер натисніть на клавіатурі Enter- і в осередку таблиці з'явиться результат обчислення закладеної формули;
• після цього формулу можна скопіювати в наступні рядки таблиці, і тоді в них у колонці «Термін розсилки» дата завжди буде на 4 дні раніше, ніж у колонці «Термін виконання»: вкажіть «мишкою» на нижній правий кут комірки I6 (при цьому покажчик «миші» повинен набути вигляду чорного жирного хрестика), натисніть ліву кнопку«миші» і, не відпускаючи її, протягніть до кінця стовпця, потім відпустіть кнопку. У стовпці I ви побачите дати всіх потрібних попереджень (цифра 2 на Малюнку 7);
• далі можна зробити те щоб у колонці «Термін розсилки» автоматично виділялися кольором осередки з поточними, тобто. сьогоднішніми датами (1 жовтня це будуть одні осередки, а 2 жовтня – вже інші тощо). Для цього необхідно скористатися функцією умовного форматування. У MS Excel 2007 або 2010 це робиться так:
  • виділіть усі осередки таблиці стовпця «Термін розсилки», що знаходяться нижче «шапки»;
  • натисніть кнопку Умовне форматуванняв групі Стиліна вкладці Головна(див. Малюнок 6), виберіть команду Правила виділення осередків, а на панелі, що відкрилася зліва або справа, виберіть команду Дата. Відкриється однойменне діалогове вікно, в якому є два списки (малюнок 8): у лівому потрібно вибрати позицію Сьогодні, а в правому - спосіб форматування осередків, що задовольняють цій умові, наприклад, Світло-червона заливка та темно-червоний текст. Далі тисніть Оk.

На малюнку 8 показано, як виглядає готова таблиця з умовним форматуванням. Відкривши цю таблицю, наприклад, 13.08.2012, фахівець легко визначить, час розсилки яких сповіщень настав.

Можна передбачити наявність у таблиці останньої «технічної» колонки, у ній у кожному рядку потрібно помістити цифру 1. Тоді при фільтрації за будь-яким одним чи декількома критеріями ви завжди швидко порахуєте кількість відфільтрованих рядків. Для цього виділіть «мишкою» в цій колонці комірки, що залишилися на екрані - MS Excel порахує суму їх значень і напише її в нижньому довідковому рядку під листом Excel.

Малюнок 6

Умовне форматування

Згорнути Показати

Терміни виконання документів можуть трактуватись по-різному. Наприклад, з якого моменту починати обчислювати термін (з дня видачі доручення чи наступного дня)? Його потрібно рахувати в календарних чи робочих днях? Як бути з документами, термін виконання яких посідає вихідні? А якщо термін взагалі не вказано? На всі ці питання дано розгорнуті відповіді, багато що пояснюється на прикладах (всього їх 16) у статті «Як визначити терміни виконання? » на стор. 12 журналу № 8" 2011

Контролювати виконання всіх документів організації неможливо. Тому вам допоможуть рекомендації щодо визначення переліку документів, що підлягають контролю виконання. Ви дізнаєтеся, які терміни виконання зазвичай встановлюються та як це робиться, а також як можна поставити на контроль усні розпорядження. статтю «Що контролюватимемо? » на стор. 30 журналу № 7" 2011

Спростіть процес відстеження проектів за допомогою готових до використання шаблонів для керування проектами в Excel. Цінність будь-якого шаблону полягає в тому, що це ваша відправна точка, яку можна використовувати знову і знову. Вам не доведеться створювати основу з нуля щоразу, коли необхідно надіслати звіт для зацікавлених сторін, повідомити про зміну статусу або відстежити завдання. Основа вже буде створена, а вам потрібно буде лише додати дані про проект.

У цій статті ви знайдете опис основних шаблонів для управління проектами в Excel, які ви можете завантажити безкоштовно. Ми також розглянемо різні типишаблонів та розповімо, коли краще використовувати кожен із них. Крім того, ви навчитеся створювати шаблон панелі моніторингу для керування проектами в Excel з нуля.

Ми також покажемо вам, як використовувати шаблони для керування проектами в Smartsheet, інструменті для керування всією вашою роботою з інтерфейсом, схожим на електронну таблицю. Smartsheet дасть вам можливість більш тісної співпраці, ніж Excel, та спростить відстеження ваших проектів.

Шаблон діаграми Ганта проекту

Шаблон проекту з діаграмою Ганта – один із найпопулярніших шаблонів, які використовуються проектними менеджерами. Діаграма Ганта використовують наявні у вас дані про назви завдань, дати початку, терміни виконання та тривалість завдань і трансформує їх у каскадну горизонтальну гістограму. Таким чином, ви можете швидко візуалізувати необхідний порядок виконання завдань, а також визначити, як завдання залежать один від одного. Діаграма Ганта особливо ефективна при веденні складних проектів із залежностями.

Інтерактивні можливості діаграми Ганта у Smartsheet дозволять легко візуалізувати ваш проект. Ви можете індивідуалізувати діаграму за допомогою різних кольорів та символів для вказівки статусу або використовувати умовне форматування для виділення завдань, призначених певним членам команди. Активуйте функцію критичного шляху для визначення залежностей між завданнями та дізнайтеся, які завдання безпосередньо впливають на дату завершення проекту. Надайте доступ до діаграми Ганта вашій команді або клієнтам, щоб вони завжди були в курсі того, що відбувається.

Шаблон засобу відстеження проекту

Зберіть усі ваші проектні дані разом, щоб будь-який користувач, пов'язаний з вашим проектом, завжди знав, де знайти важливу інформацію. За допомогою шаблону засобу відстеження проектів ви зможете додавати завдання, змінювати статус та пріоритет, вказувати кінцеві результати, терміни виконання, вартість, витрачений час та інші важливі дані для вашого проекту. Якщо у вас великий проект, шаблон засобу відстеження проектів допоможе все правильно організувати.

Використання Smartsheet спростить вашій команді процес співпраці в реальному часі та отримання інформації про прогрес проекту. Ви можете вносити зміни до проекту, призначати нових виконавців для завдань, змінювати дати та виконувати інші дії завдяки інтуїтивному та зрозумілому інтерфейсу.

Шаблон проекту з гнучкою методикою ведення

План проекту з гнучкою методикою ведення ґрунтується на функціональності. План підраховує, скільки часу потрібно реалізації кожної функціональності, але містить докладних відомостей у тому, як кожна функціональність буде реалізована. Так як плани проектів фокусуються на функціональності, ви можете групувати схожі функціональності в спринти.

План проекту із гнучкою методикою ведення постійно змінюється. Після розробки плану команда проекту повинна стежити за ним та за потребою оновлювати статус та терміни.

Цей шаблон (також відомий як розклад проекту з гнучкої методики ведення) дозволяє вам додавати свої завдання, вказувати відповідальних осіб, дату початку роботи та терміни виконання, а також статус. Тривалість кожного завдання буде вираховуватися автоматично. Цей шаблон містить діаграму Ганта (візуальне подання тимчасової шкали проекту), яка автоматично змінюється при додаванні ваших даних до таблиці.

Smartsheet пропонує шаблон проекту, розроблений для базових проектів із гнучкою методикою ведення. Плануйте та керуйте спринтами, функціональностями продукту та завданнями, а також використовуйте вбудовану діаграму Ганта для перегляду вашого проекту у вигляді тимчасової шкали. Ваша команда може оновлювати прогрес, відстежувати кінцеві результати, зберігати файли та налаштовувати оповіщення – все в одній таблиці, доступній для всіх.

Шаблон бюджету проекту

Завжди будьте в курсі того, наскільки ваш проект відповідає встановленому бюджету, відстежуючи трудові витрати, вартість матеріалів, фіксовані ціни та фактичні витрати. Шаблон бюджету дає можливість уважно стежити за витратами і дозволяє іншим учасникам команди бачити, чи залишаєтеся ви в межах бюджету або перевищили його. Цей шаблон можна використовувати для будь-якого проекту, незалежно від його розміру.

Слідкуйте за прогресом проекту та використання бюджету в одному місці в Smartsheet. Цей шаблон проекту включає зведення статусу проекту, розбіжність бюджету та розклад, а також діаграму Ганта із залежностями. Ви зможете легко порівнювати передбачувані та фактичні витрати трудових ресурсів та матеріалів, а також інші витрати.

Шаблон списку завдань

Так як в будь-якому проекті дуже багато компонентів, що постійно змінюються, список завдань дозволяє сфокусуватися на найголовніших завданнях. Ви можете змінювати терміни виконання кожен день або навіть кожну годину та переглядати найпріоритетніші завдання на тиждень вперед. Використовуйте шаблон списку завдань, якщо необхідно організувати індивідуальні завдання.

Створіть централізований спосіб перегляду всіх ваших обов'язків за кількома проектами одночасно за допомогою цього списку завдань для виконання SmartSheet. Надайте доступ до таблиці вашій команді для створення необхідного рівня прозорості, відстежуйте статус завдань за допомогою символів, що настроюються, і позначайте елементи з високим пріоритетом, щоб нічого не було втрачено.

Шаблон тимчасової шкали проекту

Тимчасова шкала допомагає візуально подати комплексні відомості у зручному, простому для розуміння вигляді. Ви можете відстежувати прогрес, визначати потенційні затримки, контролювати фактичний час, що залишився до виконання, кожного завдання проекту та багато іншого. Тимчасова шкала чудово підходить для проекту будь-якого розміру, особливо якщо вам необхідно повідомляти про зміну статусу зовнішніх співавторів або заінтересованих осіб.

Smartsheet пропонує шаблон тимчасової шкали, розроблений для простих планівпроекту із завданнями, підзавданнями та тимчасовою шкалою у поданні діаграми Ганта. Ваша команда може легко оновлювати прогрес, відслідковувати кінцеві результати та перевіряти статус у будь-який час та в будь-якому місці.

Шаблон засобу відстеження проблем

Часто потенційні проблеми в проектах можуть певний час залишатися непоміченими. Проте, якщо залишити їх невирішеними, зрештою ці проблеми можуть затримати завершення всього проекту та негативно вплинути на кінцеві результати. Для цілей відстеження проекту використання шаблону засобу відстеження проблем може допомогти швидко встановити проблеми та призначити осіб, відповідальних за їх вирішення, тому ви зможете усувати проблеми в міру їх появи. Використовуйте цей шаблон, якщо у вас є проект середнього або великого розміру з великою кількістю змінних даних.

Відстежуйте проблеми та помилки за допомогою шаблону засобу відстеження проблем та помилок Smartsheet. Створіть веб-форму, що налаштовується, для обслуговуючого персоналу, тестерів або клієнтів для реєстрації проблем і управління журналом помилок в одному центральному місці. Потім розподіляйте пріоритети та закривайте запити.

Шаблон табеля обліку робочого часу для проекту

Отримайте швидкий знімок розподілу ресурсів за допомогою шаблону табеля обліку робочого часу, що дозволяє всім учасникам команди, а також зацікавленим особам переглядати рівень залучення до проекту кожного учасника. Відстежуйте доступність ресурсів на тиждень вперед, щоб завжди знати, хто має вільний часдля роботи над проектом, а хтось дуже зайнятий. Табель обліку робочого часу - ефективний методуправління великою кількістю ресурсів у великому проекті.

Керуйте вашими трудовими ресурсами в режимі реального часу за допомогою простого проекту для управління ресурсами Smartsheet. Призначайте конкретних виконавцівдля завдань і без проблем ідентифікуйте нестачу чи надлишок трудових ресурсів.

Засіб відстеження проектних ризиків

За своєю природою проекти сповнені прихованих ризиків. Причини виникнення ризиків різні: неправильно визначено обсяг робіт, неправильно встановлені залежності тощо. Ключовим є визначення таких ризиків на ранніх стадіях проекту, поки вони ще не встигли вплинути на вартість та строки виконання. Засіб відстеження проектних ризиків збирає всі потенційні ризики в одній таблиці, і тому його використання вигідне будь-якому менеджеру середніх та великих проектів.

Панель моніторингу для управління проектами

Ви можете створити панель моніторингу для керування проектом у Smartsheet, використовуючи панелі моніторингу Smartsheet Sights. Панелі моніторингу Sights дають командам безпрецедентну видимість роботи шляхом концентрування даних з основних таблиць проекту. Надайте доступ до панелі моніторингу Smartsheet співробітникам вашої компанії або публікуйте її для зовнішніх зацікавлених осіб, пропонуючи їм додатковий рівень розуміння під час перегляду ключових показників та статусів.

Як створити панель моніторингу для керування проектом в Excel

Ось як створюється панель моніторингу для управління проектами Excel.

Створіть таблицю Excel

Панель моніторингу для управління проектами, в основному, включає в себе графічні зображення, але в той же час і повноцінні дані, на основі яких створюються ці зображення, також повинні зберігатися десь у вашому файлі Excel. Для цього вам необхідно працювати одночасно у двох вкладках таблиці Excel. Одна вкладка міститиме графічні зображення, в той час як друга вкладка міститиме всі дані, на основі яких створюватимуться ці зображення. Одна вкладка міститиме графічні зображення, в той час як друга вкладка міститиме всі дані, на основі яких створюватимуться ці зображення.

1. У нижній частині вашого файлу двічі клацніть по вкладці "Лист1", щоб перейменувати таблицю. Ми рекомендуємо змінити назву на "Панель моніторингу проекту".
2. Потім натисніть на іконку у вигляді знака "Плюс" (+) праворуч від вкладки, щоб додати ще одну вкладку.
3. Двічі клацніть по вкладці "Лист2"та перейменуйте таблицю в "Нотатки".

Додайте ваші проектні дані

Тепер ви можете додати ваші проектні дані (всі ваші "цифри") на вкладку "Нотатки". Ці дані будуть використовуватися для побудови графіків, які ви зможете перенести всередину вкладки "Панель моніторингу проекту".

Створіть таблицю проектних завдань та діаграму Ганта

1. У вкладці "Нотатки" створіть таблицю завдань. Додати заголовки для стовпців "Завдання", "Виконавець", "Дата початку", "Термін виконання", "Кількість днів"і "Статус".
2. Додайте ваші проектні дані до таблиці. Вкажіть усі завдання у вашому проекті, відповідальна за їх виконання особа, дату початку, термін виконання, кількість днів, відведених на виконання кожного завдання, та статус (використовуйте опції "Виконано", "Прострочено", "Виконується"і "Не розпочато").

1. Потім, використовуючи ці дані, створіть діаграму Ганта.
2. Після того, як ви створили діаграму Ганта, натисніть правою кнопкою миші по діаграмі та виберіть "Вирізати". Перейдіть до вкладки "Панель моніторингу проекту", натисніть праву кнопку миші та виберіть "Вставка". Ви також можете вирізати та вставляти окремі частини назви вашого завдання, якщо хочете відображати їх на панелі моніторингу.

Примітка. Ми додали до таблиці завдань стовпець "Пріоритет"і використовували символи як зірок для позначення важливості виконання завдань. Щоб додати символи, натисніть на комірку та у правій частині вкладки "Вставка"Виберіть "Символи".

Додайте графіки для статусу завдань, бюджету проекту та елементів у статусі очікування.

Тепер подумайте про те, яку інформацію ви хотіли б розмістити у вашій панелі моніторингу проекту. У нашому прикладі ми додамо графік для загального статусу завдань, бюджету та елементів у статусі очікування.

1. Перейдіть у вкладку "Нотатки" та створіть міні-таблицю для кожного набору даних, які ви хочете візуалізувати. Наприклад, ми хотіли відобразити, яка кількість завдань мають статус "Виконано", "Прострочено", "Йде виконання" та "Не розпочато". Ми розмістили ці статуси в одному стовпці та поруч один з одним. Ми також зазначили, скільки проектів перебувають у цьому статусі у відсотках чи частках. На графіку бюджету ми вказали, скільки грошей було заплановано та скільки насправді витрачено.

1. Потім, після того, як ви додали ваші дані, виберіть таблицю та перейдіть у вкладку "Вставка". В групі "Діаграми"виберіть типи діаграми, які ви хотіли б використовувати (кругові діаграми, гістограми, бульбашкові діаграми тощо).

1. Повторіть попередні кроки для всіх інших наборів даних.
2. Як тільки ви створите діаграми для всіх наборів даних, виріжте та вставте їх у вашу вкладку "Панель моніторингу проекту".

Налаштуйте вашу панель моніторингу проекту

1. Щоб змінити колір фону вашої таблиці завдань, натисніть на комірку та у вкладці "Головна"в розділі "Шрифт"натисніть на іконку у вигляді відра з фарбою, щоб вибрати потрібний колір.
2. Щоб змінити кольори вашої діаграми Ганта, двічі натисніть по панелі завдань та виберіть опцію Формат області діаграми. Натисніть на іконку у вигляді відра з фарбою, виберіть "Заливка"і потім у нижній частині вікна виберіть потрібний вам колір.
3. Щоб змінити колір для ваших графіків, натисніть двічі по всьому графіку або по будь-якій його частині. Збоку з'явиться віконце Формат ряду даних. Натисніть на іконку у вигляді відра з фарбою, виберіть опцію "Заливка", а потім у нижній частині віконця знову натисніть на іконку у вигляді відра з фарбою, щоб вибрати необхідний колір.

Приймайте ефективні рішення завдяки панелям моніторингу Smartsheet Sights

Панель моніторингу Smartsheet Sight допоможе візуалізувати, узагальнити та надати доступ до важливих аспектів роботи, таких як статус проекту або прогрес виконання завдань за допомогою ключових показників ефективності (KPI). Панель моніторингу Sight також допоможе командам залишатися організованими, надаючи їм центральне місце для ресурсів, наприклад, колекцій таблиць або звітів.

• Панелі моніторингу забезпечують видимість ключової інформації таблиць проекту в режимі реального часу.
• Інтерфейс, що настроюється, підійде для використання в будь-якому відділі вашої організації
• Прості міні-програми допоможуть вам швидко розпочати роботу.

Панелі моніторингу Sights пропонують покращену видимість для будь-якої кількості проектів, видів діяльності та інформації у всій організації. Концентруючи відомості про робочий процес на панелях моніторингу Sights, користувачі отримують додаткове розуміння складних процесів, можуть передбачити прогалини в проекті і швидше отримувати важливу інформацію.

Використовуйте Smartsheet для керування деталями окремих проектів, а потім перейдіть до панелей моніторингу Sights для отримання уявлення загального рівня статусу портфеля проектів і забезпечення безпрецедентної видимості роботи для колег і керівників. Зв'яжіться з командою Smartsheet, щоб дізнатися, наскільки панелі моніторингу Sights можуть бути корисні вашій організації.

Шаблони Excel для управління проектами: для великих та малих проектів

Шаблон для управління проектами – ефективний інструмент для ведення будь-якого проекту: великого чи малого, простого чи складного. Існує поширена хибна думка, що проект обов'язково повинен бути великим і дуже детальним, щоб можна було використовувати шаблони. Насправді ж, шаблон може бути так само корисний і для невеликих проектів. Навіть якщо кінцеві результати невеликі за розміром і не дуже трудомісткі, вам все одно потрібно буде оцінити скільки часу займе виконання кожного завдання, визначити необхідні ресурси і призначити завдання для кожного учасника команди.

Smartsheet є інструментом на основі електронних таблиць для управління роботою з ефективними функціями для спілкування та співпраці. Завдяки широкому спектру "розумних" уявлень - сітки, календаря, діаграми Ганта, панелі моніторингу Sights та картки - Smartsheet працює так, як вам зручно. Дізнайтеся, як легко і просто створити шаблон для керування проектом. Спробуйте безкоштовну 30-денну версію SmartSheet.

Бажаєте дізнатися більше про кращих практикахта основні рекомендації з управління проектами? Перейдіть в наш , щоб отримати доступ до найновіших статей, шаблонів, відеороликів та багато іншого.

Дізнайтесь більше про рішення щодо управління проектами класу "Преміум" Smartsheet

Ви керуєте сотнями проектів? Рішення класу "Преміум" з управління портфелем проектів Smartsheet допомагає проектно-орієнтованим підприємствам та відділам збільшувати пропускну спроможністьпроектів, підвищувати видимість у реальному часі та знижувати проектний ризик.

Використовуйте рішення для портфеля проектів Smartsheet, щоб:

• Заощаджувати час за рахунок автоматизації налаштування нового проекту.
• Порівнювати продуктивність управління проектами з цілями та завданнями вашого бізнесу.
• Забезпечувати послідовну політику управління проектами.
• Поліпшувати видимість продуктивності портфеля проектів як реального часу.
• Проводити глибокий аналіз портфеля проектів з використанням Microsoft Power BI.

Менеджери проектів можуть використовувати рішення щодо управління портфелем проектів Smartsheet для зручного та швидкого отримання стандартного набору таблиць, звітів та панелей моніторингу Sights для своїх нових проектів. Кожен новий проектза промовчанням успадковує вже існуючі права доступу, встановлені керівником відділу управління проектами для забезпечення видимості всіх проектів у їхньому портфелі. І нарешті, рішення автоматично зводить метадані проекту в єдиний файл даних, до якого можна отримати доступ за допомогою панелі моніторингу Smartsheet Sights або Microsoft Power BI для отримання звітів на рівні всього портфеля.

Як відомо, функціонал помічника або персонального асистента (хоч би як називалася ця посада в трудовій книжці) в різних компаніях варіюється в залежності від специфіки та розмірів організації, корпоративної культури, прийнятої в компанії, та особистості керівника. Однак є обов'язки, без яких просто не обійтися будь-якому персональному помічнику, незалежно від місця його роботи. Серед таких – контроль виконання доручень.

У багатьох організаціях невиконання доручень та відсутність контролю за їх своєчасним виконанням є проблемою, т.зв. « вузьким місцем»(Від англ. bottleneck- пляшкове горло), тобто. серйозною перешкодою, що сильно гальмує бізнес-процеси компанії. Тут від помічника справді багато залежить! Однак не все так очевидно, як здається на перший погляд. Нерідко ми стикаємося з ситуаціями, коли незамінний помічник раптово захворів або пішов у відпустку або в якісь століття вирушив у відрядження, а за його відсутності... робота встала, доручення не фіксуються, терміни втрачені, відповідальні невідомі. Як правило, це говорить не так про незамінність працівника, як про відсутність системи. Отже, завдання помічника – побудувати саме систему контролю виконання доручень. А система, як відомо, багато в чому здатна підтримувати свою працездатність самостійно. І тут поодинці не впоратися! Але давайте розбиратися з усім по порядку.

Контроль та його види

Слона, як то кажуть, треба їсти частинами. І почати варто з термінології.

Контроль- це зіставлення плану із фактичним станом справ. Контроль виявляє навіть невеликі відхилення від запланованих результатів та дій людей та дає можливість змінювати ситуацію.

Виділяють такі види контролю:

1. Попередній. Здійснюється керівником до фактичного початку роботи за дорученням. Попередній контроль використовується з урахуванням людських, матеріальних та фінансових ресурсів, тобто перед тим як віддати доручення в роботу, керівник повинен переконатися, що у виконавця є ресурси для його виконання.

2. Понятійний (вхідний).Застосовується з метою уточнення:

Чи знає виконавець у тому, що він доручення;

Як зрозумів завдання той, хто її вирішуватиме;

Як саме він це робитиме.

Цей вид контролю здійснюється помічником керівника, причому відразу після постановки доручення. Мета - перевірка розуміння виконавцем суті доручення та своєчасності його виконання. На цьому етапі завдання помічника полягає в тому, щоб звернути увагу виконавця на наявність доручення, терміни та пріоритет поставленого завдання, переконатися, що доручення прийнято до роботи. При цьому помічникові необхідно «підсвічувати» термінові та важливі доручення (згадуємо матрицю Ейзенхауера), наприклад: «Прошу звернути вашу увагу на те, що це доручення є важливим і терміновим!» Ця магічна фраза, вимовлена ​​вчасно, допоможе уникнути багатьох непорозумінь та непробачної втрати часу - пускати процес ранжирування завдань за пріоритетами на самоплив неприпустимо, адже думка виконавців не завжди збігається з думкою керівника. Не забувайте: те, що є очевидним для вас, може не бути таким для інших людей.

3. Поточний (проміжний, контроль процесу).Мета – оцінити поточний процес діяльності: як виконується робота, що вже зроблено, які виникли складнощі. Цей вид контролю здійснюється помічником, коли вже йде, але термін виконання доручення ще настав. Завдання контролю - своєчасно виявити відхилення, що виникають у ході роботи, проінформувати про них керівника для можливого коригування заданих параметрів. Поточний контроль ґрунтується на зворотнього зв'язку.

4. Заключний (підсумковий, контроль результату).Застосовується у тому, щоб оцінити, досягається мета до заданого терміну.

Фактично отримані результати порівнюються із встановленими раніше. Незважаючи на те, що втручатися в роботу на даному етапі пізно, цей контроль необхідний. Він показує, яких результатів досягли виконавці, розкриває недогляди та недоліки у роботі. Допомагає винести уроки на майбутнє. Як правило, на цій стадії керівник та помічник працюють спільно, т.к. кваліфікації помічника може бути недостатньо для визначення повноти та коректності виконання доручення.

Що і як потрібно контролювати

Розподіл відповідальності за забезпечення контролю за ключовими напрямами залежить від розмірів організації:

На контроль	Розміри компанії	Відповідальнийза забезпечення контролю
Норми та вимоги законодавства	До 100 чол. До 500 чол. Понад 500 чол.	Керівник організації Юрист, бухгалтер Юридична служба, бухгалтерія Юридична служба та керівники за напрямами
Накази керівника	До 100 чол. До 500 чол. Понад 500 чол.	Керівник організації Секретар керівника Помічник керівника Помічник та керівники за напрямами
Вимоги до локальних нормативних документів	До 100 чол. До 500 чол. Понад 500 чол.	Керівник організації Секретар керівника Помічник керівника Керівники за напрямами діяльності
Окремі розпорядження керівника	До 500 чол. Понад 500 чол.	Керівник організації Секретар керівника Помічник керівника
Доручення, що надходять від корпоративного центру	До 1500 осіб. До 2500 осіб. Понад 2500 чол.	Помічник керівника Помічник керівника та секретаріат Керування справами

«Контроль» та «моніторинг» - різні речі!

Щоб остаточно розібратися, що до чого, варто звернути увагу на ще один термін, що нерідко зустрічається в сучасному менеджменті, - «моніторинг». Найчастіше в літературі поняття «контроль» і «моніторинг» вживаються як тотожні, але це різні речі! Для застосування системного підходу до управління виконанням доручень цю різницю слід розуміти. Якщо моніторинг- це спостереження за параметрами об'єкта з фіксацією та збереженням даних, то контроль- це спостереження з обов'язковим впливом на об'єкту разі виходу значень параметрів межі допустимих. Стосовно доручень це, що помічник повинен мати інструмент моніторингу, тобто. вести деяку базу даних, де він фіксує доручення, терміни виконання, відповідальних та статус виконання (виконано/не виконано). Однак для вибудовування ефективної системи контролю просто вести статистику недостатньо - контроль має на увазі активне управління ситуацією, коригування та вплив, тобто. цілеспрямований усвідомлений вплив для того, щоб досягти позитивної динаміки у виконавській дисципліні.

Як досягти того, щоб доручення виконувались?

Щоб доручення виконувалися, необхідний комплексний підхід до вирішення цього завдання. Система контролю виконання доручень працюватиме за дотримання наступних принципів:

1) Високий пріоритет із боку керівництва.Керівник повинен демонструвати, що неухильне дотримання його доручень важливе для нього та компанії.

2) Спільне обговорення підходів до розв'язання задачі.Для того, щоб врахувати всі ризики та розглянути питання всебічно, необхідно залучити до обговорення всіх учасників процесу - як керівника, що віддає доручення, і помічника, який їх контролює, так і керівників, які відповідатимуть безпосередньо за виконання. Домовленості насамперед мають стосуватися способів отримання інформації про доручення та строки, формату звіту про виконання, порядку перенесення термінів, підходів до заохочення або покарання у разі невиконання доручень. Керівнику також варто проінформувати підлеглих про повноваження помічника щодо контролю виконання доручень (якщо ви нова людина в колективі і ще не встигли заслужити авторитету, самі попросіть свого керівника про це).

3) Інформування всіх працівників компанії про впровадження системи контролю за виконанням доручень.Необхідно забезпечити прозорість підходів, тобто. правила мають бути формалізовані у локальному нормативному документі компанії.

4) Послідовність та регулярність.Виконавча дисципліна підвищиться, якщо працівники будуть впевнені, що кожне доручення зафіксовано, що за кожне доручення необхідно прозвітувати, жодне з них не упустять і не забудуть, а за невиконання доручень керівництва неминуче буде покарання. (Одразу варто передбачити порядок інформування, адже доручення можуть бути нездійсненними апріорі або мати вагомі причини невиконання у строк. Кожен такий випадок слід розглядати індивідуально.)

Виглядає як завдання для, скажете ви. Частково так воно і є. Яка ж роль помічника? Помічник - це саме той самий співробітник компанії, який повинен проінформувати керівника про те, що проблема існує, що вона несе конкретні ризики, що ви намагаєтеся тримати «руку на пульсі» (і поки що виходить завдяки вашим особистим якостям), проте відсутність системи рано чи пізно дасть себе знати і вас це турбує.

Головне - не забудьте сказати, що у вас є конкретна пропозиція, як можна організувати систему контролю (тобто це має бути не просто проблема, подана на блюдечку з блакитною облямівкою, а проблема та варіанти її вирішення).

Навіть якщо ви новий співробітник компанії, не варто боятися звертатися до керівника з такою пропозицією. Якщо досі нічого фатального у вашій компанії не трапилося через невиконане/прострочене/невраховане доручення, ваш керівник все одно не пропустить повз вуха вашу пропозицію. Мабуть, у всій компанії не знайдеться більш зацікавленої людини у вирішенні цієї проблеми.

Важливість ефективної комунікації

Припустимо, вашу пропозицію прийнято: керівник позначив важливість завдання, оголосив вашу роль у цьому процесі, затвердив локальний нормативний документ, Що регламентує процес, усі працівники компанії поінформовані. Що далі? Виданий документ ризикує так і залишитися бездушним папірцем, якщо ви опустите руки на цьому етапі. Як змусити це все працювати?

Відповідь у першу чергу у навичках ефективної комунікації помічника. Так, це та сама фраза, яку ми так часто зустрічаємо у резюме на посаді адміністративного характеру. Наявність таких навичок життєво потрібна помічнику. У вузькому сенсі, стосовно контролю виконання доручень, ефективна комунікація - це спосіб оперативної передачі без спотворення та отримання зворотний зв'язок про правильному розумінні «послання».

Ефективна комунікація будується:

Ефективна чи неефективна?

Неефективна комунікація - це суперечки з оточуючими, спрямовані на захист своїх цілей та планів. Вона має на увазі наявність переможців та переможених. Подібний стиль «спілкування» категоричний: є «правильно» та «неправильно», «перемога» та «ураження», «добре» та «погано», без урахування проміжних станів. Є лише одна вірна думка, тому можна знехтувати поглядами та переживаннями людей, які здатні збагатити наші знання про світ та сформувати цілісну картину. Натомість ми постійно відстоюємо свої вузькі погляди. Успіхом вважається пауза у конфлікті, коли оборонець тимчасово відступає. У результаті розбіжності виливаються в опір, втрату командної ефективності і навіть саботаж, доки не запанує баланс влади та поваги.

Ефективна комунікація, своєю чергою, ставить за мету зрозуміти погляди, почуття та думки оточуючих. Коли дві сторони слухають одна одну, виграють обидві. Взаєморозуміння та повага стають основою співпраці, взаємозалежності та лояльності. Успіху досягнуто, якщо кожна зі сторін скаже: «Так, саме це я й мав на увазі. Ви мене зрозуміли".

Ефективна комунікація, безсумнівно, необхідна успішної реалізації цілей організації. Спотворені повідомлення, що неправильно трактуються, часто стають причиною поразок великих компаній, армій і народів.

Навички ефективної комунікації дозволяють співіснувати протилежностям – це найвища здатність зрозуміти іншу точку зору та знайти компроміс. Навіщо сперечатися про те, хто правий і хто винен? Мета ефективної комунікації - налагодити та оберігати взаємовигідні і, отже, тривалі робочі взаємини.

У розрізі контролю виконання доручень помічник має виявляти навички ефективної комунікаціїна всіх етапах «подорожі» доручення:

1) Взаємодія з керівником під час постановки доручень.Завдання помічника - коректно зафіксувати доручення, намагаючись дотримуватися певної схеми цілепокладання, наприклад SMART. Це дозволить підлеглим зрозуміти, що потрібно. Формулювання доручення має бути чітким, у дієслівній формі (відповідати на запитання: що зробити?), доручення повинно мати заданий термін виконання, для кожного доручення має бути визначений відповідальний виконавець.

Після того, як доручення зафіксовано належним чином, помічнику обов'язково слід переконатися у відсутності неточностей. фінальну версіюпротоколу чи реєстру доручень керівнику на узгодження чи усно перепитати: «Чи правильно я Вас зрозуміла? Іванов І.І. має розробити та надати на затвердження графік реалізації проекту у строк до 11 травня 2015 р.?»

Що такеSMART?

SMART- це мнемонічна абревіатура, що використовується в менеджменті та проектному управлінні для визначення цілей та постановки завдань.
Мета або завдання, встановлене за критеріями SMART, має такі характеристики:
. S- specific (конкретна) – ясна, точна, чітко описана;
. M- measurable (вимірна) - має встановлені показники результату, якими можна зрозуміти, що мети досягнуто. Можуть бути як кількісними, і якісними. Без даних критеріїв оцінити виконання завдання практично неможливо;
. A- achievable (досяжна) - реалістична, але потребує певних зусиль, що є додатковим мотивуючим фактором;
. R- relevant (доречна) - збігається з ширшими цілями відділу, організації;
. T- time-bound (обмежена у часі) - мають бути визначені крайні терміни досягнення мети.

2) Взаємодія з виконавцями під час передачі доручення працювати.Ключове завдання цьому етапі - переконатися, що виконавець проінформований про доручення і прийняв їх у роботу. Якщо організація невелика, то помічник або секретар безпосередньо контактує з виконавцями за допомогою електронної поштиабо за телефоном. У великих організаціях таку взаємодію здійснювати складно, тому помічник передає доручення та безпосередньо взаємодіє із заступниками керівника організації, а при передачі доручень діє принцип каскадування, наприклад: EEдиректор департаментуEначальник відділуEбезпосередній виконавець.

3) Інформація про виконання доручення передається зворотним маршрутом: генеральний директор/помічникBзаступник генерального директораBдиректор департаментуBначальник відділуBбезпосередній виконавець.

Помічник відіграє роль посередника під час передачі інформації про доручення. При цьому для скорочення часу передачі даних помічнику доцільно передбачити використання інформаційного ресурсу, що дозволяє викладати зведену інформацію про доручення в загальний доступнаприклад, на внутрішній корпоративний портал організації, де будь-який працівник в оперативному режимі може подивитися, які за ним числяться доручення, і направити помічнику коментарі.

4) Під час здійснення проміжного контролю необхідно уточнити прогноз від виконавця:чи укладається він у термін чи ході виконання з'ясувалося, обсяг робіт більший, ніж передбачалося раніше, чи ресурсів виконавця недостатньо і потрібно залучення працівників інших структурних підрозділів, т.к. Завдання виявилося крос-функціональним. Помічник повинен вести безперервний конструктивний діалог з відповідальним керівником/виконавцем для отримання оперативної та достовірної інформації про хід виконання, а у разі виникнення серйозних проблем – проінформувати про це керівника, поки що можна щось виправити. При цьому не варто перегинати ціпок і ставати настирливим, заважаючи виконавцю і відволікаючи його по дрібницях. Всі учасники процесу повинні чітко усвідомлювати, що мають спільні цілі, і поважати працю один одного. Для цього слід домовитись про прийнятний формат комунікації.

5) При отриманні інформації про виконання доручення помічник разом із керівником оцінює повноту поданих даних і ухвалює рішення про прийняття доручення чи його на доопрацювання. Про ухвалене рішення помічник повинен повідомити виконавця.

6) p align="justify"> При формуванні аналітичної звітності.Суворий облік передбачає регулярну звітність та аналітику з урахуванням статистичних даних. З певною періодичністю, наприклад, раз на місяць, помічник повинен аналізувати накопичені статистичні дані за дорученнями та формувати звіт про виконавську дисципліну (рис. 1). Такий звіт може містити інформацію про те, скільки всього було доручень, скільки з них виконано у строк/із запізненням/не виконано, які підрозділи є лідерами, а які - антилідерами щодо своєчасного виконання доручень керівника. Даною інформацією керівник може розпоряджатися на власний розсуд. Однак бажано, щоб підхід до заохочення та покарання був передбачуваним та єдиним для всіх.

Мал. 1

Підручні інструменти в арсеналі помічника

Таких інструментів безліч, при цьому важливо дотримуватися ключового принципу. усі доручення керівника мають бути матеріалізовані, внесені до єдиного сховища, де можливо здійснювати регулярний моніторинг виконання доручень відповідно до їхньої пріоритетності.

Ідеальним технічним втіленням є Microsoft Outlook , т.к. він містить гнучкі механізми налаштування т.зв. «Уявлень користувача». Окрім стандартних уявлень «За виконавцями», «За категоріями», «За термінами», можна налаштувати будь-які інші – «За заводами», «По комітетах», «Тільки прострочені завдання, термін виконання яких закінчився від 5 до 20 днів тому» та ін Один раз налаштоване уявлення надалі стає доступним одним кліком миші. Докладно цьому зупинятися не будемо, т.к. цьому інструменту вже було присвячено серію статей.

Іноді подібна системаналаштовується на базі системи електронного документообігуНаприклад, Lotus Notes, Documentum або Directum, де ключова інформація про доручення фіксується в реєстраційно-контрольній картці (РКК). Однак СЕД – це дорога програма, яку далеко не всі організації можуть собі дозволити.

Одним з найбільш універсальних та доступних інструментів для цілей моніторингу виконання доручень є Microsoft Excel. Цією програмою можна користуватися як на додаток до наявних, якщо ви працюєте в великої компанії, так і як самостійний інструмент. Принадність його в тому, що на базі цього технічного рішення ви можете створити єдину базу даних за дорученнями з гнучким налаштуванням полів і фільтрів на вашу думку. Такий зведений реєстр доручень можна викласти у загальний доступ, і кожен працівник може уточнити формулювання, терміни та відстежити статус своїх доручень. Попередньо слід налаштувати обмежені права на редагування файлу, щоб уникнути випадкового викривлення або видалення даних.

У MS Excel можна як вносити доручення вручну, як у разі усних розпоряджень керівника, а й вивантажувати доручення з СЕД (якщо це доручення з протоколів чи доручення, які надходять ззовні, наприклад запити контролюючих органів чи органів державної влади чи корпоративного центру).

Налаштувавши поля певним чином, можна встановити кольорове маркування у графі «Статус виконання доручення». Наприклад, доручення, термін якого ще не настав, автоматично позначатиметься синім кольором; доручення, виконане у строк, - зеленим (для цього дати в полі «Термін до виконання» та «Фактичне виконання» мають збігатися); доручення, за яким термін виконання закінчився, а позначки про отримання звіту про виконання не надійшло, автоматично відображатиметься як невиконане і позначається червоним.

Налаштування реєстру доручень уMS Excel

Поля у реєстрі налаштовуються написанням макросу. Для такої тонкого налаштуваннянайкраще залучити IT-фахівця.

Якщо IT-фахівця немає, а навичками програмування ви не володієте, можна скористатися іншим більш простим і доступним способом.

Налаштувати комірки таблиці можна самостійно за допомогою функції умовного форматування.

Для налаштування заливки осередків вибираємо в таблиці комірку, для якої налаштовуватимемо форматування (у нашому випадку це комірка G10 ), на вкладці Головна - Умовне форматуванняу запропонованому контекстному меню - Створити правило(Рис. 2).

Мал. 3

У рядку формул діалогового вікна під назвою необхідно задати правило, яке вважатиметься істиною (рис. 4).

Мал. 4

Для нашого реєстру необхідно буде послідовно налаштувати чотири правила для одного і того ж осередку G10 , а потім «протягнути» їхню дію на весь стовпець G.

• Для позначення невиконаного доручення налаштовуємо правило 1.У діалоговому вікні Створення правила форматуванняза допомогою клавіші Форматвибираємо колір заливання. Першому правилу буде відповідати червоний колір.

Далі вводимо у рядок формул наступний опис правила: =ЯКЩО(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (Рис. 5). Це означає, що за умови, що в осередку F10 позначений термін до виконання і він уже минув, то осередок автоматично забарвиться в червоний колір.

Мал. 5

Натискаємо клавішуOДо.

• Для позначення доручення, яке перебуває у роботі, налаштовуємо правило 2.Повторюємо описану вище послідовність дій: виділяємо комірку G10 , заходимо в Умовне форматування, вибираємо Створити правилоі Використовувати формулу для визначення осередків, що форматуються..

У вже знайомому нам діалоговому вікні Створення правила форматуванняза допомогою клавіші Форматвибираємо інший колір заливання. Друге правило відповідатиме синій колір.

=ЯКЩО(F10>0;F10>СЬОГОДНІ();""). Це означає, що якщо в осередку F10 позначений термін до виконання і він ще не настав, то осередок автоматично забарвлюється синім.

Натискаємо клавішу OДо.

• Для позначення доручення, яке виконано у строк, налаштовуємо правило 3.Знову повторюємо описану вище послідовність дій, лише цього разу у діалоговому вікні Створення правила форматуванняза допомогою клавіші Форматвибираємо зелений колір заливки для позначення того, що доручення виконано строго в строк або раніше.

Вводимо у рядок формул опис правила: =ЯКІ(F10>0;ЯКІ(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Значить, якщо в осередку F10 G10 позначено термін фактичного виконання, що збігається з терміном F10 або передує йому, осередок G10 автоматично забарвиться в зелений.

Натискаємо клавішу OДо.

• Нарешті, для позначення доручення, яке виконано пізніше за заданий термін, налаштовуємо правило 4.У діалоговому вікні Створення правила форматуванняза допомогою клавіші Форматвибираємо жовтий колір заливки для позначення того, що доручення було виконано із запізненням.

Вводимо в рядок формул наступне правило: =ЯКІ(F10>0;ЯКІ(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");"").Це означає, що якщо в осередку F10 позначений термін до виконання, а в осередку G10 позначено термін фактичного виконання, який не пізніше дати F10 , то осередок G10 автоматично забарвиться жовтим.

Після того як у осередку G10 налаштовані всі чотири правила, «протягуємо» задану формулу вниз по всьому стовпцю Gта заповнюємо його фактичними датами виконання доручень. Осередки автоматично забарвляться в задану палітру.

Наступний крок – це налаштування візуалізації, тобто. діаграми, для наочнішого сприйняття картини з виконавчої дисципліни.

Для побудови діаграми потрібні кількісні дані, тобто. кількість всіх доручень та кожного виду окремо. Тому буде потрібно проміжне налаштування. Кількісні дані ми можемо відобразити в легенді, куди вони автоматично заноситимуться з нашої таблиці (легенду можна розмістити на цьому ж аркуші, наприклад, над таблицею).

Для збору статистики необхідно заповнити один із осередків таблиці, наприклад сусідній осередок H10 , наступним чином:

1. Виділяємо комірку H10 вгорі в рядку формул натискаємо значок fx Вставити функцію, вибираємо категорію « логічне», « ЯКЩО».

Прописуємо у верхньому рядку формул наступне правило: =ЯКЩО($F10>0;ЯКЩО($G10>0;ЯКЩО($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (Рис. 6).

Мал. 6

Простягаємо правило, задане в осередку H10 вниз по всьому стовпцю H(Мал. 7).

Мал. 7

Потім стовпець Hможна приховати, залишивши на увазі лише необхідну інформацію реєстру.

• Налаштування легенди.Для того щоб дані зі стовпця Hпотрапляли в легенду і відображалися в ній у кількісному вигляді, необхідно налаштувати осередки легенди таким чином:

1. Задаємо правило осередку G3 : виділяємо цей осередок, у рядку формул натискаємо значок fx Вставити функцію, вибираємо тип функцій « статистичні», « ЗЛІЧИЛИ».

2. Потім прописуємо у рядку формул наступне: =РАХУНКИ(H$10:H$19;F3)(Рис. 8).

Мал. 8

3. «Простягаємо» формулу від осередку G3 до G6 відповідно.

Можна також налаштувати візуалізацію та вивантажувати дані про доручення за заданий відрізок часу у вигляді діаграми.

• Знадання діаграми.Для цього потрібно зайти на вкладку Вставкаі вибрати діаграму, наприклад кругову, попередньо виділивши діапаз він осередківвід G3 до G6 (Рис. 9).

Мал. 9

Вставляємо діаграму та забарвлюємо її сегменти у вибрані нами кольори заливки, виділивши сегмент та викликавши відповідне контекстне меню правою кнопкою миші (там все інтуїтивно). Наш реєстр готовий (рис. 10).

Мал. 10

І на останок

Створити ефективну систему контролю за виконанням доручень досить складно - необхідно врахувати багато різних аспектів та особливостей, які можуть бути унікальними для різних організацій. Це нелегко, але пам'ятайте, будь-яка загадка має рішення. Коли я стикаюся зі складним завданням, яке, на перший погляд, не має рішення, завжди згадую загадку Б. Вербера:

Як з'єднати ці дев'ять точок чотирма лініями, не відриваючи перо від паперу?

Часто ми не можемо знайти рішення, тому що наш розум замикається у площі малюнка. Але ніде не сказано про те, що за його межі не можна виходити.

Рішення є:

Мораль: щоб зрозуміти систему, треба… з неї вийти».

Способів організації ефективної системи контролю за виконанням доручень безліч. Головне - знайти саме той, який найбільш органічно впишеться в роботу вашої компанії і у вашу, у всьому відчувати міру і не переходити межу, за якою настає маніакальний гіперконтроль.

М.А. Сучкова, помічник генерального директора ЗАТ "Рязанська нафтопереробна компанія" (ДО ВАТ "НК-Роснефть")

Кожна організація рано чи пізно стикається з проблемою контролю поставлених керівництвом завдань. Це питання все вирішують по-різному: хтось впроваджує систему електронного документообігу, хтось ставить позначки в журналах реєстрації, інші за старовиною заводять картотеку. У цій статті ми розглянемо проблему контролю доручень, виданих керівником щодо вхідних та внутрішніх документів компанії, та надамо вам один із варіантів організації системи контролю за допомогою програми MS Outlook.

Що таке контроль за виконанням завдань?

Доручення керівника зазвичай починається з резолюції, поставленої на вхідному чи внутрішньому (наприклад, на службовій записці) документі. У резолюції, як відомо, обов'язково має бути зазначений виконавець, зміст завдання та строк, протягом якого доручення потрібно виконати.

Якщо в організації відсутня система контролю, то на резолюції зазвичай керівник закінчує свою роботу над документом, і виконання доручення повністю залишається на совісті виконавця. У кращому разі директор зробить собі позначку в щоденнику, щоб не втратити з уваги найважливіші зі справ, проте коли обсяг документів, що входять, досягне кількох десятків або сотень на день, ніякий щоденник уже не врятує.

Через війну обов'язок відстежувати виконання лягає на тендітні плечі секретаря (як, одного з співробітників канцелярії). Так чи інакше, завдання контролера – ознайомитись з резолюцією, довести доручення до виконавця та простежити, щоб воно було виконане вчасно.

Чи всі документи ставляться на контроль?

На самому початку, коли система контролю документів у вашій організації тільки з'являється, краще ставити на контроль лише частину документів. Які саме – хай вирішить особисто керівник. По-перше, так буде простіше контролеру, по-друге, згладиться негативна (як завжди буває за змін) реакція співробітників. Надалі список документів, що надсилаються на контроль, поступово розширюватиметься. Припустимо, на першому етапі прийнято рішення контролювати виконання доручень за скаргами, що надійшли від фізичних осіб, та за будь-якими запитами органів державної влади.

Втім, якщо компанія одразу переходить на електронний документообіг, проблеми вибору немає: програми ВЕД автоматично відстежують шлях кожного документа.

Створення завдання вMS Outlook

Outlook насамперед – поштовий клієнт, який здатний замінити систему електронного документообігу лише щодо комунікацій між користувачами; він успішно виконує всі необхідні функції, зокрема контролю виконання завдань та формування звітності.

Неодмінна умова організації контролю уMS Outlook: резолюція керівника так чи інакше має бути втілена в електронному вигляді. Контролер повинен або відсканувати документ із резолюцією, щоб додати цей файл до завдання, або відтворити текст резолюції вручну в тілі завдання.

Щоб створити завдання для користувача, запустіть програму MS Outlook та у верхньому меню послідовно виберіть команди Файл, Створитиі Доручення(Мал. 1), після чого відкриється нове вікно – ваше майбутнє завдання.

Рис.1. Створення доручення

Починаємо заповнювати поля. У першу з них ( Кому) вводимо адресу виконавця, призначеного директором.

Якщо виконавців кілька, завдання створюється кожному за окремо (особливість програми; інакше виникнуть труднощі з відстеженням завдання).

Друге поле Темапотрібно заповнити максимально коректно, щоб у ньому було зрозуміло, чого ставиться завдання, наприклад:

Вх.-234 від 29.01.2013.

Це буде зручно і для контролера, і виконавця.

Наступне важливе для нас поле – Термін. Він встановлюється, виходячи з прийнятих у вашій компанії термінів виконання документів.

Нагадуємо, що стандартний термін, прийнятий у практиці ділового спілкування, – 30 календарних днів.

Поруч із полем Термінможна вибрати ступінь важливості завдання: низький, звичайний або високий.

Поля Початок, Стані Готовопри створенні завдання контролер зазвичай не чіпає, адже виконавець ще не приступив до виконання, а початком виділеного на роботу часу буде момент відправлення завдання виконавцю.

В меню Параметриможна призначити повторення завдання, натиснувши відповідну кнопку.

Це актуально для, наприклад, щомісячних звітів або надання іншої інформації із заданою періодичністю.

Тут пропонується вибрати категорію (якщо користуєтеся) і додати нагадування для виконавця.

Зручно призначити нагадування за три дні до закінчення строку: у потрібний день виконавець отримає листа відповідного змісту.

Опції Тримати оновлену копію цього завдання у списку завданьі Надсилати мені звіт про стан після завершення завданнявключаються та відключаються за допомогою галочки в чекбоксах.

На замітку!

Чекбокс (від англ. check box) - елемент графічного інтерфейсу користувача, що дозволяє користувачеві управляти параметром з двома станами - ☑ включено і ☐ вимкнено.

У полі листа вноситься текст – вказівки, необхідні виконання завдання. Якщо таких немає, можна зробити стандартне Прошу ознайомитись з резолюцією та виконати доручення.

Переходимо у вкладку меню Вставка. Тут вкладаємо завдання файл листи з резолюцією.

Після цього натискаємо Відправити- І завдання йде до відповідального виконавця (рис. 2).

Рис 2. Відправлення завдання виконання

Робота виконавця над завданням

До виконавця прийде лист із вкладенням, у якому перебуває завдання. Відкривши завдання, він побачить файл із резолюцією керівника, термін завершення та іншу інформацію, яку ви направили йому (рис. 3).

Мал. 3. Отримання завдання виконавцем

до рис - у цьому малюнку немає точки після доручення, а в попередньому є

Виконавши доручення, виконавець має скласти звіт. Для цього в задачі, як і в звичайному електронному листі, потрібно вибрати опцію Відповісти, написати текст звіту та надіслати його контролеру.

Звіт має бути коректним та містити актуальну інформацію про виконання завдання, а не просту відписку Виконаноабо, того гірше, ОК.

Приклад звіту про виконання доручення:

Контрагенту надіслано поштою листа від 30.01.13 № 323.

Завершення завдання

Отримавши звіт, контролер зазначає завдання як завершене. Для цього в переліку завдань правою кнопкою миші потрібно клікнути по задачі, вибрати в меню команду До виконання, а потім Позначити як завершену(Рис. 4).

Мал. 4. Завершення завдання

Формування звітності

Контроль виконання доручень втратить будь-який сенс, якщо періодично контролер нічого очікувати аналізувати якість роботи виконавців. Для цього потрібно сформувати звіт, орієнтуючись на цікаві для вас параметри.

Щоб побачити весь список надісланих вами доручень, у лівому нижньому кутку екрана натисніть кнопку Завдання. У центральному полі сформується перелік завдань, а у лівій колонці Поточна виставаможна зробити будь-яку вибірку. Зазвичай контролери використовують уявлення Детальний перелік, Прострочені завданняі За відповідальним(Рис. 5).

Рис.5. Детальний список представлення

Будь-який список можна надрукувати, вибравши відповідну команду в меню Файл.

Регламентування процесу та робота з персоналом

Як у разі будь-якого нововведення, без регламенту процесу контролю виконання доручень не обійтися. Правила постановки та виконання завдань доцільно включити до інструкції з діловодства. Якщо такої поки що у вас немає, можна скласти окремий документ, «Правила…» або «Інструкцію…». Так чи інакше, описати процес потрібно максимально докладно, а опис бажано забезпечити скріншотами. Інструкція має бути затверджена генеральним директором.

Перехід на нову систему контролю означає появу низки нових правил, обов'язкових всім. Втім, дотримання цих правил не складе особливих турбот для ваших колег.

По перше, кожному співробітнику відтепер доведеться тримати програму MS Outlook постійно включеною. У крайньому випадку – перевіряти пошту хоча б двічі на день.

По-друге, колегам слід запам'ятати: завдання, автором якого є секретар, не є його (секретарем) примхою. Це не що інше, як доручення директора, одягнене в електронну форму. Призначив виконавця та встановив термін завдання саме директор, і звітувати у виконанні фактично належить саме перед ним, а не перед контролером-секретарем.

Як бачите, процес постановки завдань у MS Outlook досить простий і цілком підійде невеликій компанії, де щодня ставиться до 20 завдань. Головне, що кожне з надісланих таким чином доручень складено максимально коректно: воно має конкретного адресата та термін виконання, надсилається письмово. Закінчення роботи над завданням чітко фіксується. Контролер, у свою чергу, позбавлений дзвінків виконавцям із нагадуваннями: він повинен лише простежити, щоб звіт про виконання прийшов вчасно.

Ми розглянули лише з варіантів автоматизації системи контролю виконання доручень у створенні. Як і будь-який із перерахованих нами на початку статті методів контролю, цей має власний набір переваг та недоліків. Однак, на нашу думку, це одна з оптимальних бюджетних альтернатив для компанії, яка тільки починає відкривати для себе електронний документообіг.

Євгенія Кожанова, спеціаліст з ДНЗ та кадрового діловодства

Автоматизована система контролю легко дозволяє переглянути всі завдання не тільки за термінами, але й за виконавцями і таким чином бачити завантаження кожного, видати списки невиконаних документів, з терміном виконання, що закінчується, ще не врахованих виконавцем. Програма дозволяє розмежувати права доступу, підготувати для керівництва необхідні звіти...
Конфігурація легко та швидко налаштовується самим користувачем.

До складу програми входять заготівлі таких звітів:
- Список завдань, що спливають на дату
- Довідка про виконавську дисципліну
- завдання, виконані з порушеннями термінів
- Завдання на контролі

Програма «Автоматизований контроль виконання завдань» надає користувачам такі можливості:
Керівникам:
. створювати (реєструвати) нові картки завдань;
. контролювати зведений стан поточних завдань за всіма виконавцями та статистику виконавчої дисципліни;
. контролювати хід виконання конкретних завдань за будь-яким із виконавців, облік перенесення термінів виконання;
. здійснювати текстовий обмін інформацією з виконавцями під час виконання завдання;
. фіксувати факт виконання («закривати» завдання);
. здійснювати пошук завдань за різними критеріями;
. переглядати архів закритих завдань;
. виводити на друк, експортувати до MS Word та MS Excel окреме завдання;
. виводити на друк, експортувати до MS Word та MS Excel списки завдань за різними критеріями;

. формування звітів щодо виконання завдань та виконавчої дисципліни.

Виконавцям:
. отримувати нові завдання керівництва;
. контролювати зведений стан своїх поточних завдань;
. здійснювати текстовий обмін інформацією з керівництвом та співвиконавцями під час виконання завдань;
. фіксувати факт виконання завдання;
. здійснювати пошук своїх завдань за різними критеріями;
. переглядати архів виконаних завдань;
. автоматична відмітка прострочених завдань;
. виводити на друк, експортувати до Word та Excel окремі чи списки завдань за різними критеріями.

Для ознайомлювальних цілей можна , яка має тимчасове обмеження: 50 днів, і не має жодних функціональних обмежень. Після закінчення демо-періоду необхідно буде придбати ліцензію. Після оплати отримуєте персональний ліцензійний код до програми емейл. Його потрібно ввести під час запуску програми у діалогове вікно "Активація" і ваша демо-версія стане повною версією без тимчасових та функціональних обмежень, ліцензійний код не обмежений за часом.

Інформація покупцям:

1. Купуючи одну із запропонованих ліцензій на програму, можна ліцензійний код встановити на необмежену кількість комп'ютерів (робочих місць у мережі).

2. Ліцензія мережна без обмежень, можливість завжди користуватися тією версією та ліцензією, що ви купили.

3. Можливість безкоштовно завантажувати оновлення програм протягом 1 року.

5. Ви можете використовувати куплену програму у своїй комерційній діяльності.

Переваги цієї програми

Гнучка структура бази даних
Ви можете створювати нові таблиці та поля в них (зберігані та обчислювані), задавати спадні списки, призначати підлеглі таблиці, створювати уявлення та звіти та багато іншого. Система налаштовується будь-яку предметну область без спеціальних знань.

Генерація офісних документів із даними з БД за шаблонами
Ви можете створювати шаблони документів Word, Excel форматів зі статичним текстом, картинками, а також із закладками, в які будуть підставлятись актуальні дані з БД при генерації документа.

Зберігання картинок у БД та посилань на документи різних форматів
До кожного запису таблиці можуть бути прив'язані картинки, що зберігаються в самій БД, а також посилання на файли, що зберігаються на файловому сервері, при цьому вся необхідна інформація буде знаходитися в БД для зручності пошуку, фільтрації та класифікації документів.

Зручний і гнучко настроюваний інтерфейс користувача
Ви можете сортувати, фільтрувати, шукати записи по будь-якому полю, змінювати порядок прямування та ширину полів, висоту рядків, задавати правила кольороподілу рядків, осередків, формули для підрахунку підсумків, будувати дерево за заданими полями. Вносити записи можна як у таблиці (стиль Excel), і через окрему форму, яка гнучко налаштовується.

Фільтри, сортування, поля, що вираховуються, уявлення
Максимально гнучкі умови фільтрації даних, багато встановлених значень ("починається з", "містить", "сьогодні", "вчора"...). Різні набори фільтрів можна зберігати у файлах для повторного використання. Можливість задавати формули для обчислюваних полів (у тому числі і вирази SQL) і побудови таблиць-уявлень, що виводять поля з різних таблиць і поля, що обчислюються.

Створення та налаштування звітів, нагадування з різних умов
Ви можете задавати правила нагадувань, за якими буде відображатися форма з нагадуванням того чи іншого користувача.

Мережевий та розрахований на багато користувачів режим
При використанні багатокористувацького режиму права доступу гнучко налаштовуються для кожного користувача за такими параметрами: видимість та доступність пунктів меню, основних вкладок, таблиць, полів та записів для перегляду та зміни.

Імпорт та експорт даних
Підтримується імпорт табличних даних із Excel, Access файлів. Експорт можливий у Word, Excel, HTML.

Стандартна СУБД Microsoft Access або Microsoft SQL Server
Жодних "чорних ящиків". У нас стандартний формат зберігання даних – MS Access або клієнт-серверна MS SQL Server. Обидві ці СУБД мають високу надійність, є визнаними стандартами та лідерами у своєму класі. Це дає переваги в порівнянні з закритими форматами: можливість адміністрування, доопрацювання, оптимізації, інтеграції з іншими системами... У програмі можна додавати кнопки, при виборі яких будуть виконуватися необхідні дії (наприклад, якась робота безпосередньо з БД, запуск сторонніх додатків тощо).