Excel veidnes termiņu uzraudzībai. Parocīgi instrumenti asistenta arsenālā. Kā izveidot projektu vadības informācijas paneli programmā Excel

Sākumā atcerēsimies pasūtījumu izpildes uzraudzības noteikumus, kurus vēlāk sāksim automatizēt, izmantojot standarta MS Excel iespējas.

Pastāv kontrole pār jautājumu risināšanas būtību un kontrole pār uzdevumu izpildes termiņiem.

Pamatīga kontrole

Kontrole pēc būtības ir novērtējums, cik pareizi, veiksmīgi un pilnībā jautājums ir atrisināts. Šādu kontroli veic (iestādes vai nodaļas) vadītājs vai īpaši pilnvarota persona. Atbildība par dokumentos atspoguļoto jautājumu pareizu un savlaicīgu risināšanu ir struktūrvienību vadītājiem un darbiniekiem, kam uzticēta dokumenta noformēšana. Izpildītājs parasti:

• norādīts vadītāja rezolūcijā uz dokumenta (piemēram, uz ienākošās vēstules, uz darbinieka iesnieguma) vai
• ir rakstīts tieši rīkojuma tekstā (parasti rīkojumā/protokolā atsevišķas instrukcijas tiek sastādītas kā patstāvīgas teksta rindkopas un formulētas tā, lai uzreiz būtu skaidrs, kas, kam un kad ir jādara; attiecīgi katrs postenis - uzdevums/instrukcija tiek kontrolēta atsevišķi) ,
• kad izpildītājs nav tieši norādīts, to nosaka saskaņā ar pienākumu sadali organizācijā.

Ja pārvaldnieka rezolūcijā/instrukcijā norādīti vairāki izpildītāji, par dokumenta/norādījuma izpildi un attiecīgi tā izpildes organizēšanu atbild pirmā rezolūcijā norādītā persona.

Norādījumi var izrietēt no dokumenta teksta, vai arī tie var būt “neatkarīgi”, t.i. nedokumentēti un tomēr pakļauti to izpildes kontrolei. Ja pasūtījums ir izveidots uz dokumenta pamata, tajā ir saite uz pamatdokumentu (skat. 1. attēla tabulas pirmo četru kolonnu aizpildīšanu). Instrukcijas izdod visu līmeņu vadītāji. Tomēr katra organizācija pati izlemj, kurus dokumentus/instrukcijas nodot kontrolei. Parasti tie visi ir organizācijas vadītāja un viņa vietnieku norādījumi. Jo lielāks ir dokumentu skaits organizācijā, jo svarīgāk ir sakārtot dokumentu noformēšanas uzraudzības darbu un jo selektīvāk organizācija pieiet jautājuma “ko mēs kontrolēsim” risinājumam - šeit svarīgs ir zelta vidusceļš. . Tātad kontrole parasti tiek likta uz pirmās personas norādījumu izpildi, to veic pirmsskolas izglītības iestādes dienests vai sekretāre.

Norādījumiem jābūt skaidri un nepārprotami formulētiem:

• pats pasūtījums;
• izpildes periods;
• izpildītājs (pavēli var izpildīt vairākas personas, tad viena tiek iecelta par atbildīgo izpildītāju, bet pārējie tiek uzskatīti par līdzizpildītājiem).

Veidojot norādījumus, ieteicams ievērot vienkāršus noteikumus: formulējumam jābūt īsam, kodolīgam, novēršot interpretācijas neskaidrības, un ar skaidri definētu un izmērāmu rezultātu.

Pasūtījuma izpildes laikā ir iespējamas šādas darbības:

• autors var mainīt pasūtījuma izpildes termiņu;
• autors var mainīt atbildīgo uzdevuma izpildītāju;
• izpildītāji veido atskaites par izpildes rezultātiem;
• autoram ir iespēja atgriezt pasūtījumu pārskatīšanai vai apstiprināt izpildes rezultātu.

Ja uzdevums tika sadalīts starp līdzizpildītājiem, tad atbildīgais izpildītājs saņem viņu darbības pārskatus. Viņš ir tas, kurš ģenerē galīgo vienoto ziņojumu un nosūta to autoram.

Kontrole pār termiņiem

Kontroli par dokumentu/pasūtījumu izpildes termiņiem veic vadības dokumentācijas atbalsta dienests (DOU), bet nelielā organizācijā - sekretārs.

Termiņu uzraudzības tehnoloģiju var iedalīt šādās procedūrās:

• visu kontrolēto dokumentu, instrukciju, instrukciju un vadības uzdevumu reģistrēšana;
• dokumenta savlaicīgas piegādes izpildītājam pārbaude;
• kontrolēto dokumentu datu pielāgošana, kad mainās izpildes termiņi, dokumenti tiek nodoti no izpildītāja izpildītājam, no sadalīšanas uz sadali (to ierakstām laukā “Izpildes statuss”, skat. 1. attēlu);
• atgādinājums izpildītājiem un nodaļu vadītājiem par neizpildītu dokumentu un instrukciju klātbūtni;
• vadītāju (nodaļu un organizāciju) informēšana par dokumentu noformēšanas statusu un gaitu;
• datu ievadīšana par dokumentu noformēšanu;
• situācijas un darbības disciplīnas līmeņa analīze organizācijai kopumā, pa struktūrvienībām, speciālistiem, dokumentu veidiem un citiem aspektiem.

Termiņi dokumentus var definēt:

Kā redzat, pasūtījuma izpildes termiņu parasti nosaka tā autors. Tiek pieņemts, ka pasūtījumi satur norādījumus "steidzami", tiek izpildīti 3 dienu laikā. Norādījums “nekavējoties” paredz 1 dienas termiņu pasūtījuma izpildei. Ja pasūtījumā nav norādīts izpildes datums, tas ir izpildāms 1 mēneša laikā no tā parakstīšanas dienas (līdz nākamā mēneša atbilstošajam datumam, un, ja tāda nav nākamajā mēnesī, tad līdz mēneša pēdējai dienai). Ja pasūtījuma izpildes termiņa pēdējā diena iekrīt brīvdienā, tas tiek izpildīts iepriekšējā darba dienā.

Dokumentiem, kas satur sarežģītu uzdevumu, varat iestatīt ilgtermiņa termiņi izpilde (vairāki mēneši, seši mēneši, gads). Šajā gadījumā tas ir nepieciešams sadalīt uzdevumu pa posmiem un soli pa solim uzraudzīt uzdevuma izpildi.

Termiņa kontrole ietver:

• strāvas kontrole,
• noderīgs un
• galīgā kontrole.

Galvenie kontroles veidi ir pašreizējā un profilaktiskā.

Zem strāvas kontrole izprast ikdienas informācijas sagatavošanu par dokumentiem, kuru derīguma termiņš beidzas šodien. Pašreizējā kontrole tiek veikta, katru dienu pārbaudot dokumenta gaitu un atgādinot darbuzņēmējam par izpildes termiņa beigām un nepieciešamību pabeigt darbu pie dokumenta. Par izpildes kontroli atbildīgie (mazā uzņēmumā - sekretāre) katru dienu, parasti darba dienas sākumā, apzina un sastāda to dokumentu sarakstu, kuru termiņš beidzas šodien.

Pašreizējā kontrole palīdz izveidot dienas darba plānu. Tas uzreiz parāda, kādi uzdevumi šodien jāpaveic (jautājuma atrisināšana sapulcē, dokumenta parakstīšana, faksa nosūtīšana utt.). Tāpēc dokumentu noformēšanas termiņu kontrole ir funkcija, kas obligāti ir paredzēta darba apraksts vadītāja sekretāre. Katru dienu, apzinot dokumentus, kuru termiņi tuvojas beigām, sekretāre noskaidro iespēju savlaicīgi atrisināt jautājumu un, ja termiņi tiek nokavēti, ziņo par to vadītājam.

Laikā profilaktiskā kontrole tiek sastādīti pārskati un paziņoti izpildītāji par dokumentiem, kuru termiņš beidzas 2-3 dienu laikā (mūsu organizācijā to darām 4 kalendārās dienas iepriekš). Un tad darbiniekam vēl ir laiks laicīgi atrisināt problēmu.

Kontroles pozīcija ir ļoti svarīga. Tikai kontroles orientācija uz palīdzību darbiniekiem, nevis uz trūkumu konstatēšanu, vēlme palīdzēt, atgādināt, nevis apsūdzēt, var nodrošināt vislielāko kontroles dienesta efektivitāti.

Sistemātiska izpildes pārbaude, ko prasmīgi un pareizi veic darbinieks, kurš taktiski atgādina, ka dokuments ir nepieciešams laicīgi, ka no laicīgas problēmas atrisināšanas ir atkarīga uzņēmuma labklājība utt., uzsver šī darbinieka nepieciešamību un viņa centieni. Turklāt “laika kartotēka” palīdz plānot vadītāja darba dienu, jo atspoguļo notikumus un uzdevumus konkrētajā datumā.

Ja darbuzņēmējam, saņemot dokumentu vai to izpildot, kļūst skaidrs, ka to nav iespējams izpildīt laikā, par to tiek ziņots vadītājam (šāda pasūtījuma autoram), kuram ir tiesības pārcelt izpildes termiņu. dokumenta noformēšana. Ja vadītājs pagarina termiņu, sekretārs saskaņā ar viņa norādījumiem reģistrācijas formā ieraksta jaunu termiņu.

Jautājums par dokumenta noformēšanas termiņa pārcelšanu jāizvirza ne vēlāk kā 1 dienu pirms mērķa termiņa beigām. Termiņa atlikšana ar atpakaļejošu datumu nav pieļaujama un automatizētās sistēmās principā nav iespējama.

Dokumentiem ar ilgu (vairāku mēnešu) izpildes termiņu izpildes starpposmus iespējams uzraudzīt, fiksējot informāciju par izpildes gaitu (to darām dokumenta reģistrācijas kartītes laukā “Izpildes statuss”).

Bieži vien problēmas risināšanai nepieciešams secīgs darbs pie dokumenta vairākiem izpildītājiem vai dokumenta saskaņošana ar vairākām nodaļām. Šādos gadījumos ir jākontrolē, cik ilgi dokuments atrodas pie katra izpildītāja. Nododot dokumentu, jāfiksē nodošanas fakts. Reģistrāciju parasti veic tās nodaļas sekretārs, kas nosūta dokumentu. Laukā “Izpildes statuss” atspoguļojam dokumenta kustību un tā nodošanas datumu.

Kad parādās dokumenti, kuru termiņš ir beidzies viņu saraksts tiek izdrukāts tajā pašā dienā un paziņots vadītājam.

Ja tiesības reģistrēt dokumentus var piešķirt plašam darbinieku lokam, tad izmaiņas, kas atspoguļo to izpildes gaitu, parasti veic tikai viens atbildīgais darbinieks: sekretāra palīgs vai pirmsskolas izglītības speciālists.

Dokumenta noņemšana no kontroles veic tikai pēc pilnīgas dokumenta noformēšanas: vadītāja lēmuma izpildes, atbildes dokumenta sagatavošanas, atbildes saņemšanas uz izejošo dokumentu vai citu dokumentētu izpildes fakta apstiprinājumu. Reģistrācijas kartītē jāieraksta dokumenta noformēšanas rezultāts (piemēram, “izsūtīts uzaicinājums”, “sūtīta vēstule no... Nē....” u.c.). Reģistrācijas kartē ir arī informācija par dokumenta noformēšanas datumu un norādīts lietas numurs atbilstoši nomenklatūrai, kurā noformētais dokuments ir iesniegts.

UZ galīgā kontrole ietver analītisko darbu, lai apkopotu izpildes disciplīnu un nodaļas vai organizācijas darbinieku darbības rezultātus kopumā. Galīgo kontroli veic darbinieki (dienests), kas atbild par izpildes uzraudzību, vai organizācijas sekretārs noteiktā biežumā (nedēļā, mēnesī, ceturksnī). Turpmākās kontroles rezultāti tiek atspoguļoti gala kvantitatīvos un sarakstu pārskatos par uzdevumu izpildes statusu (kontrolētie dokumenti). Tas ļauj vadībai zināt, ko dara konkrētais darbinieks (divīzija) un kā notiek lietas noteiktā darbības jomā (konkrētas problēmas risināšana).

Galīgā kontrole, obligātā kombinācijā ar profilaktisko kontroli, ir stimulējošs faktors darbinieku disciplīnas paaugstināšanā.

Pasūtījumu kontroles piemērs, izmantojot MS Excel

Tagad mēs parādīsim, ko var automatizēt, izmantojot standarta MS Excel iespējas. Lai sāktu, atveriet jauna grāmata MS Excel un izveido tajā tabulu ar laukiem/kolonnām/grafikiem, kas parādīti 1. attēlā. Šī ir galvenā tabula, kas parāda informāciju par pasūtījumu izpildes savlaicīgu kontroli mūsu organizācijā.

Tālāk atsevišķā šūnā ievadiet formulu, lai, atverot šo MS Excel lapu, tā vienmēr atrastos virs tabulas. tika parādīts pašreizējais datums(1. attēlā norādīts ar numuru 1). Tad tas mums noderēs ikdienas darbā ar galdu. To var izdarīt divos veidos:

2. attēls

Sakļaut šovu

Šajā tabulā varat filtrēt rindas (t.i., kontrolētos pasūtījumus) pēc dažādiem kritērijiem. Bet, lai to izdarītu, ir jāiespējo filtrs:

3. attēls

Ekrāna poga, lai iespējotu filtru programmās MS Excel 2007 un 2010

Sakļaut šovu

4. attēls

Kritēriji tabulas rindu filtrēšanai pēc kolonnu satura programmās MS Excel 2007 un 2010

Sakļaut šovu

Iepriekš parādītie filtrēšanas kritēriji parādījās, noklikšķinot uz pelēkās kvadrātveida filtra pogas kolonnā “Mākslinieki” (atzīmēta ar 1. numuru). Šīs kolonnas šūnas ir aizpildītas ar tekstu, tāpēc programma mums piedāvāja šādas izvēles iespējas:

2 - pirmkārt, mēs varam filtrēt vienu vai vairākus izpildītājus, atstājot “atzīmes” tikai tiem; varam atlasīt arī tikai tukšas rindas, atstājot “atzīmi” tikai pēdējā saraksta vienībā; ja atstājam izvēles rūtiņu pozīcijā “Atlasīt visu”, tad filtrēšana pēc šī kritērija netiks veikta (tas tagad ir parādīts attēlā);

3 - otrkārt, varat filtrēt pēc kolonnu šūnās esošā teksta, tomēr šis kritērijs ir piemērotāks, strādājot ar dokumenta kolonnu “Kopsavilkums” utt. Piemēram, ja mēs precīzi neatceramies virsrakstu, bet atceramies atslēgvārdu, kuram tajā vajadzētu būt, tad jāatlasa vienums “satur...” un jāievada šis vārds bez tā galotnes, tad kā rezultātā filtrs, tikai rindās, kas atrodas laukā “Kopsavilkums”, ir vārds, kuru mēs ierakstījām ar dažādām galotnēm.

Filtru var noņemt, izvēloties tāda paša nosaukuma komandu - apzīmē ar skaitli 6. Ja rindas filtrējāt, vairākās kolonnās norādot dažādus atlases kritērijus, tad vienreiz atlasot šo komandu, filtrs tiks noņemts tikai tajā kolonnā, kurā atlasījāt tādu. komanda, ar atlikušajiem filtriem citās kolonnās paliks spēkā - katrs no tiem ir jānoņem atsevišķi. Tajās kolonnās, kurās ir iespējots filtrs, filtra izsaukšanas poga maina attēlu uz iespējoto filtra pogu.

Ja kolonna, pēc kuras satura vēlamies filtrēt tabulas rindas, ir aizpildīta ar datumiem, tad teksta filtra vietā programma mums piedāvās citu – īpašu datumiem – apzīmētu ar ciparu 4: varam atlasīt ne tikai konkrētu datumu, bet arī vēlāk vai agrāk par kādu datumu vai ierobežotu laika periodu, vakar, šodien vai rīt utt.

Mūsu tabulā ir 3 kolonnas ar datumiem.

Ciparu filtrs (apzīmēts ar skaitli 5) ir īpaši paredzēts darbam ar kolonnām, kuru saturs ir cipari (mūsu gadījumā tas ir dokumenta reģistrācijas numurs).

5. attēls

Kritēriji tabulas rindu filtrēšanai pēc kolonnu satura programmā MS Excel 2003

Sakļaut šovu

Programmā MS Excel 2003 filtrs pēc kolonnas satura tiek izsaukts ar to pašu ekrāna pogu, kas tiek izsaukts jaunākās programmas versijās, taču noklikšķinot uz tā tiek atvērts viens vispārīgs saraksts konkrētas šūnas vērtības atlasei vai vairāku iestatīšanai. grūti apstākļi filtrēšana, kas jau ir individuāli pielāgota tekstam, datumiem vai cipariem - tā tiek palaista atsevišķā ekrāna logā pēc tam, kad sarakstā ir atlasīts vienums “(Stāvoklis...)”.

4. un 5. attēls skaidri parāda Pēc kādiem kritērijiem mēs tagad varam filtrēt? tabulas rindas MS Excel dažādās versijās. Pasūtījumus varēsim filtrēt pēc izpildītāja, to autoriem, termiņiem, kontrolētajiem dokumentu datiem un jebkuras citas izklājlapā ievadītās informācijas. Turklāt būs iespējams vienlaikus filtrēt pēc vairākiem kritērijiem, piemēram:

• Kuriem pasūtījumiem konkrētam darbuzņēmējam šodien beidzas termiņš:
  ailē “Izpildītāji” atlasiet vajadzīgo darbinieku (skat. 2. ciparu 4. attēlā), un kolonnā “Maksājuma datums” filtrē rindas, kuru datums atbilst “šodien” kritērijam (4. attēlā) vai
• Kam mūsu izvēlētais vadītājs šomēnes deva norādījumus:
  ailē “Pasūtījuma autors” mēs atlasām analizējamo pārvaldnieku (4. attēlā 2), un kolonnā “Izpildes termiņš” filtrējam datumus, kas atbilst kritērijam “Šis mēnesis” (4. attēlā), utt.

Tagad mēs jums iemācīsim, kā jūs varat konfigurēt programmu tā, lai, atverot failu automātiski saņemt informāciju par to, kuri pasūtījumi ir jāizpilda, piemēram, pēc 4 dienām, lai iepriekš par to informētu izpildītājus. Lai to izdarītu, tabulā mēs nodrošinājām īpašu kolonnu, ko nosaucām par “Izplatīšanas periods”. Tagad konfigurēsim to:

• atlasiet šūnu I6 (pielāgotās kolonnas pirmajā rindā) un ierakstiet tajā zīmi “=”;
• uzklikšķiniet ar peli uz blakus esošās šūnas J6 (tajā pašā rindā, bet slejā "Derēšanas datums") un redzēsiet, ka tas ir iekļauts šūnas I6 satura aprēķināšanas formulā;
• pēc tam turpiniet pievienot formulu grāmatzīmēm, no tastatūras ierakstot “-4”;
• Šajā brīdī formulas aizpildīšana ir pabeigta (tās pašreizējo stāvokli vienmēr var redzēt formulas joslā, kas atrodas virs Excel lapas, sk. simbols 1 7. attēlā, mēs iegūstam “=j6-4”). Tagad nospiediet tastatūru Ievadiet- un tabulas šūnā parādīsies iegultās formulas aprēķina rezultāts;
• pēc tam formulu var pārkopēt uz nākamajām tabulas rindām, un tad tajās ailē “Izplatīšanas termiņš” datums vienmēr būs 4 dienas agrāks nekā kolonnā “Izpildes datums”: virziet peles kursoru apakšējā labajā stūrī. šūnas I6 stūrī (kamēr rādītājam "pelei" jābūt melna trekna krusta formā), noklikšķiniet uz kreisā poga"peli" un, to neatlaižot, velciet uz leju līdz kolonnas beigām, pēc tam atlaidiet pogu. I ailē jūs redzēsiet visu nepieciešamo brīdinājumu datumus (7. attēlā 2. numurs);
• Tad var pārliecināties, ka ailē “Izplatīšanas periods” šūnas ar esošajām automātiski tiek izceltas ar krāsu, t.i. šodienas datumi (1. oktobrī šīs būs dažas šūnas, un 2. oktobrī - dažādas utt.). Lai to izdarītu, jums ir jāizmanto nosacījumformatēšanas funkcija. Programmā MS Excel 2007 vai 2010 tas tiek darīts šādi:
  • atlasiet visas tabulas šūnas kolonnā “Izplatīšanas periods”, kas atrodas zem galvenes;
  • noklikšķiniet uz pogas Nosacījuma formatēšana grupā Stili cilnē mājas(sk. 6. attēlu), atlasiet komandu Šūnu atlases noteikumi un panelī, kas tiek atvērts kreisajā vai labajā pusē, atlasiet komandu datums. Tiks atvērts tāda paša nosaukuma dialoglodziņš, kurā ir divi saraksti (8. attēls): kreisajā pusē jāizvēlas pozīcija Šodien, un labajā pusē — veids, kā formatēt šūnas, kas atbilst šim nosacījumam, piemēram, Gaiši sarkans aizpildījums un tumši sarkans teksts. Nākamais klikšķis Labi.

8. attēlā parādīts, kā izskatās gatavā tabula ar nosacījumu formatējumu. Atverot šo tabulu, piemēram, 2012. gada 13. augustā speciālists var viegli noteikt, kuri paziņojumi tiek izsūtīti.

Tabulā var paredzēt pēdējās “tehniskās” kolonnas klātbūtni, tajā katrā rindā jāievieto cipars 1. Pēc tam, filtrējot pēc viena vai vairākiem kritērijiem, vienmēr ātri saskaitīsi filtrētās rindas. Lai to izdarītu, šajā kolonnā atlasiet atlikušās šūnas ekrānā ar peli - MS Excel aprēķinās to vērtību summu un ierakstīs to apakšējā atsauces rindā zem Excel lapas.

6. attēls

Nosacījuma formatēšana

Sakļaut šovu

Dokumentu noformēšanas termiņus var interpretēt dažādi. Piemēram, kurā brīdī jāsāk rēķināt termiņš (no rīkojuma izdošanas dienas vai nākamajā dienā pēc tā)? Vai tas jāskaita kalendārajās vai darba dienās? Ko darīt ar dokumentiem, kuru termiņš iekrīt nedēļas nogalē? Ko darīt, ja termiņš vispār nav norādīts? Uz visiem šiem jautājumiem ir sniegtas detalizētas atbildes, un daudz kas ir izskaidrots ar piemēriem (kopā 16) rakstā “Kā noteikt termiņus? "žurnāla Nr.8 12.lappusē" 2011.g

Ir nereāli kontrolēt visu organizācijas dokumentu izpildi. Tāpēc jums palīdzēs ieteikumi izpildes kontrolei pakļauto dokumentu saraksta noteikšanai. Jūs uzzināsiet, kādi termiņi parasti tiek noteikti un kā tas tiek darīts, kā arī uzzināsiet, kā varat kontrolēt mutiskus rīkojumus. Skatiet rakstu “Ko mēs kontrolēsim? "žurnāla Nr.7 30.lappusē" 2011.g

Vienkāršojiet savu projektu izsekošanas procesu, izmantojot lietošanai gatavas projektu pārvaldības veidnes programmā Excel. Jebkuras veidnes vērtība ir tāda, ka tā ir jūsu sākumpunkts un to var izmantot atkal un atkal. Jums nav jāizveido ietvars no jauna ikreiz, kad jānosūta pārskats ieinteresētajām personām, jāpaziņo statusa maiņa vai jāseko uzdevumiem. Pamats jau būs izveidots, un būs tikai jāpievieno projekta dati.

Šajā rakstā jūs atradīsiet aprakstu par galvenajām veidnēm projektu pārvaldībai programmā Excel, kuras varat lejupielādēt bez maksas. Mēs arī apskatīsim Dažādi veidi veidnes un pastāstīt, kad ir labāk izmantot katru no tām. Turklāt jūs uzzināsit, kā programmā Excel no jauna izveidot projektu pārvaldības informācijas paneļa veidni.

Mēs arī parādīsim, kā izmantot projektu pārvaldības veidnes programmā Smartsheet — rīkā visa jūsu darba pārvaldībai, izmantojot izklājlapai līdzīgu saskarni. Smartsheet nodrošina vairāk sadarbības nekā Excel un atvieglo projektu izsekošanu.

Projekta Ganta diagrammas veidne

Projekta Ganta diagrammas veidne ir viena no populārākajām veidnēm, ko izmanto projektu vadītāji. Ganta diagramma ņem datus par uzdevumu nosaukumiem, sākuma datumiem, izpildes datumiem un uzdevumu ilgumiem un pārveido tos kaskādes horizontālā joslu diagrammā. Tādā veidā jūs varat ātri vizualizēt secību, kādā uzdevumi ir jāpabeidz, kā arī noteikt, kā uzdevumi ir atkarīgi viens no otra. Ganta diagramma ir īpaši efektīva, pārvaldot sarežģītus projektus ar atkarībām.

Smartsheet interaktīvās Ganta diagrammas iespējas ļauj viegli vizualizēt jūsu projektu. Varat personalizēt diagrammu ar dažādām krāsām un simboliem, lai norādītu statusu, vai izmantot nosacītu formatējumu, lai izceltu konkrētiem komandas dalībniekiem uzticētos uzdevumus. Aktivizējiet kritiskā ceļa līdzekli, lai noteiktu atkarības starp uzdevumiem un noskaidrotu, kuri uzdevumi tieši ietekmē projekta pabeigšanas datumu. Kopīgojiet savu Ganta diagrammu ar savu komandu vai klientiem, lai viņi būtu informēti par notiekošo.

Projekta izsekotāja veidne

Apkopojiet visus sava projekta datus, lai ikviens, kas ir saistīts ar jūsu projektu, vienmēr zinātu, kur atrast svarīgu informāciju. Izmantojot projekta izsekotāja veidni, varat pievienot uzdevumus, mainīt statusu un prioritāti, norādīt nodevumus, izpildes datumus, izmaksas, pavadīto laiku un citus svarīgus sava projekta datus. Ja Jums ir lielais projekts, projekta izsekotāja veidne palīdzēs jums visu sakārtot.

Izmantojot Smartsheet, jūsu komandai ir vieglāk sadarboties reāllaikā un būt informētam par projekta progresu. Pateicoties intuitīvajam un skaidram interfeisam, varat veikt izmaiņas projektā, piešķirt jaunus cilvēkus uzdevumiem, mainīt datumus un veikt citas darbības.

Agile projekta plāna veidne

Agile projekta plāns ir balstīts uz funkcionalitāti. Plānā tiek lēsts, cik ilgs laiks būs nepieciešams katras funkcionalitātes ieviešanai, taču nav norādīts, kā katra funkcionalitāte tiks ieviesta. Tā kā projektu plānos galvenā uzmanība ir pievērsta funkcionalitātei, līdzīgu funkcionalitāti varat grupēt sprintos.

Agile projekta plāns pastāvīgi mainās. Kad plāns ir izstrādāts, projekta komandai tas jāuzrauga un, ja nepieciešams, jāatjaunina statuss un laika grafiki.

Šī veidne (pazīstama arī kā Agile projekta grafiks) ļauj pievienot savus uzdevumus, piešķirt atbildību, sākuma un izpildes datumus un statusu. Katra uzdevuma ilgums tiks aprēķināts automātiski. Šajā veidnē ir iekļauta arī Ganta diagramma (projekta laika skalas vizuāls attēlojums), kuras lielums automātiski tiek mainīts, pievienojot datus tabulai.

Smartsheet piedāvā projekta veidni, kas paredzēta pamata veikliem projektiem. Plānojiet un pārvaldiet sprintus, produktu līdzekļus un uzdevumus, kā arī izmantojiet iebūvēto Ganta diagrammu, lai skatītu savu projektu kā laika skalu. Jūsu komanda var atjaunināt progresu, izsekot nodevumiem, uzglabāt failus un iestatīt brīdinājumus — tas viss ir pieejams vienā koplietotā izklājlapā.

Projekta budžeta veidne

Vienmēr sekojiet līdzi savam projektam budžetam, izsekojot darbaspēka izmaksām, materiālu izmaksām, fiksētām cenām un faktiskajām izmaksām. Budžeta veidne sniedz jums iespēju rūpīgi sekot līdzi saviem tēriņiem un ļauj citiem komandas locekļiem redzēt, vai jūs nepārsniedzat budžetu. Šo veidni var izmantot jebkuram projektam neatkarīgi no tā lieluma.

Sekojiet projekta progresam un budžeta izlietojumam vienuviet Smartsheet. Šajā projekta veidnē ir iekļauts projekta statusa kopsavilkums, budžeta novirze un grafiks, kā arī Ganta diagramma ar atkarībām. Jūs varat viegli salīdzināt aprēķinātās un faktiskās darbaspēka, materiālu un citas izmaksas.

Uzdevumu saraksta veidne

Tā kā jebkurā projektā ir tik daudz pastāvīgi mainīgu komponentu, uzdevumu saraksts ļauj koncentrēties uz vissvarīgākajiem uzdevumiem. Varat mainīt izpildes datumus katru dienu vai pat katru stundu un skatīt savus augstākās prioritātes uzdevumus nākamajai nedēļai. Izmantojiet uzdevumu saraksta veidni, ja nepieciešams organizēt atsevišķus uzdevumus.

Izmantojot šo Smartsheet uzdevumu sarakstu, izveidojiet centralizētu veidu, kā vienlaikus skatīt visus savus pienākumus vairākos projektos. Kopīgojiet izklājlapu ar savu komandu, lai izveidotu nepieciešamo pārredzamības līmeni, izsekotu uzdevuma statusam ar pielāgotiem simboliem un atzīmētu augstas prioritātes vienumus, lai nekas nepalaistu garām.

Projekta laika skalas veidne

Laika skala palīdz vizualizēt sarežģītu informāciju ērtā, viegli saprotamā veidā. Varat izsekot progresam, noteikt iespējamos kavējumus, pārraudzīt faktisko katra projekta uzdevuma izpildei atlikušo laiku un daudz ko citu. Laika skala ir lieliski piemērota jebkura lieluma projektam, it īpaši, ja jums ir jāpaziņo ārējiem līdzstrādniekiem vai ieinteresētajām personām par statusa izmaiņām.

Smartsheet piedāvā laika skalas veidni, kas paredzēta vienkārši plāni projekts ar uzdevumiem, apakšuzdevumiem un laika skalu Ganta diagrammas skatā. Jūsu komanda var viegli atjaunināt progresu, izsekot rezultātiem un pārbaudīt statusu jebkurā laikā un vietā.

Problēmu izsekotāja veidne

Bieži vien potenciālās problēmas projektos kādu laiku var viegli palikt nepamanītas. Tomēr, ja šīs problēmas netiek atrisinātas, tās galu galā var aizkavēt visa projekta pabeigšanu un negatīvi ietekmēt gala rezultātus. Projekta izsekošanas nolūkos problēmu izsekošanas veidnes izmantošana var palīdzēt ātri identificēt problēmas un noteikt, kurš ir atbildīgs par to atrisināšanu, lai jūs varētu novērst problēmas, tiklīdz tās rodas. Izmantojiet šo veidni, ja jums ir vidējs vai liels projekts ar daudz mainīgu datu.

Izsekojiet problēmām un kļūdām, izmantojot veidni Smartsheet Issue and Error Tracker. Izveidojiet pielāgotu tīmekļa veidlapu apkopes personālam, testētājiem vai klientiem, lai reģistrētu problēmas un pārvaldītu kļūdu vēsturi vienā centrālā vietā. Pēc tam nosakiet prioritātes un aizveriet pieprasījumus.

Projekta laika kontrolsaraksta veidne

Iegūstiet ātru resursu piešķiršanas momentuzņēmumu, izmantojot laika uzskaites veidni, kas ļauj visiem komandas locekļiem, kā arī ieinteresētajām personām skatīt katra komandas dalībnieka saistību līmeni projektā. Izsekojiet resursu pieejamību nākamajai nedēļai, lai jūs vienmēr zinātu, kam tie ir Brīvais laiks strādāt pie projekta, un kuri ir ļoti aizņemti. Laika zīme - efektīva metode liela daudzuma resursu pārvaldīšana lielā projektā.

Pārvaldiet savu darbaspēku reāllaikā, izmantojot Smartsheet vienkāršo resursu pārvaldības projekta veidni. Piešķirt konkrēti izpildītāji uzdevumiem un viegli noteikt darbaspēka resursu trūkumu vai pārmērību.

Projekta riska izsekotājs

Projekti pēc savas būtības ir pilni ar slēptiem riskiem. Risku rašanās iemesli ir dažādi: nepareizi noteikts darba apjoms, nepareizi noteiktas atkarības utt. Galvenais ir identificēt šādus riskus projekta sākumposmā, pirms tiem ir laiks ietekmēt izmaksas un pabeigšanas laiku. Project Risk Tracker apkopo visus iespējamos riskus vienā tabulā, padarot to izdevīgu jebkuram vidēja un liela projekta vadītājam.

Informācijas panelis projektu vadībai

Varat izveidot informācijas paneli, lai pārvaldītu savu projektu programmā Smartsheet, izmantojot Smartsheet Sights informācijas paneļus. Sights informācijas paneļi sniedz komandām vēl nebijušu redzamību par paveikto darbu, koncentrējot datus no galvenajām projektu tabulām. Kopīgojiet savu Smartsheet informācijas paneli ar sava uzņēmuma darbiniekiem vai kopīgojiet to ar ārējām ieinteresētajām personām, sniedzot viņiem papildu ieskatu, skatot galvenos rādītājus un statusus.

Kā izveidot projektu vadības informācijas paneli programmā Excel

Tālāk ir norādīts, kā programmā Excel izveidot projektu pārvaldības informācijas paneli.

Izveidojiet savu Excel izklājlapu

Projektu vadības informācijas panelis galvenokārt ietver grafiskie attēli, taču tajā pašā laikā visi dati, uz kuriem šie attēli tiek izveidoti, ir jāglabā arī kaut kur jūsu Excel fails. Lai to izdarītu, jums vienlaikus jāstrādā divās Excel izklājlapas cilnēs. Vienā cilnē būs grafiskie attēli, bet otrajā cilnē būs visi dati, no kuriem šie attēli tiks izveidoti. Vienā cilnē būs grafiskie attēli, bet otrajā cilnē būs visi dati, no kuriem šie attēli tiks izveidoti.

1. Faila apakšā veiciet dubultklikšķi uz cilnes "1. lapa" lai pārdēvētu tabulu. Mēs iesakām mainīt nosaukumu uz "Projekta informācijas panelis".
2. Pēc tam noklikšķiniet uz pluszīmes (+) ikonas cilnes labajā pusē, lai pievienotu citu cilni.
3. Veiciet dubultklikšķi uz cilnes "2. lapa" un pārdēvējiet tabulu uz "Piezīmes".

Pievienojiet dizaina informāciju

Tagad varat pievienot savus dizaina datus (visus savus "skaitļus") cilnei Piezīmes. Šie dati tiks izmantoti, lai izveidotu diagrammas, kuras pēc tam varēsiet pārvietot cilnē Project Dashboard.

Izveidojiet projekta uzdevumu tabulu un Ganta diagrammu

1. Cilnē Piezīmes izveidojiet uzdevumu tabulu. Pievienojiet kolonnu galvenes “Uzdevumi”, “Izpildītājs”, “Sākuma datums”, “Pabeigšanas termiņš”, “Dienu skaits” Un "Statuss".
2. Pievienojiet tabulai savus dizaina datus. Uzskaitiet visus sava projekta uzdevumus, par to izpildi atbildīgo personu, sākuma datumu, izpildes datumu, katra uzdevuma veikšanai atvēlēto dienu skaitu un statusu (izmantojiet opcijas "Pabeigts", "Nokavēts", "Notiek" Un "Nav sākts").

1. Pēc tam izmantojiet šos datus, lai izveidotu Ganta diagrammu.
2. Kad esat izveidojis Ganta diagrammu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz diagrammas un atlasiet "Izgriezt". Dodieties uz cilni Project Dashboard, ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet "Ievietot". Varat arī izgriezt un ielīmēt noteiktas sava uzdevuma nosaukuma daļas, ja vēlaties tās parādīt informācijas panelī.

Piezīme. Uzdevumu tabulai esam pievienojuši kolonnu "Prioritāte" un izmantoja zvaigžņu simbolus, lai norādītu uz uzdevumu izpildes svarīgumu. Lai pievienotu simbolus, noklikšķiniet uz šūnas un cilnes labajā pusē "Ievietot" atlasiet "Simboli".

Pievienojiet diagrammas uzdevuma statusam, projekta budžetam un neapstiprinātajiem vienumiem.

Tagad padomājiet par to, kādu citu informāciju vēlaties ievietot sava projekta informācijas panelī. Mūsu piemērā mēs pievienosim diagrammu par kopējo uzdevumu, budžeta un neapstiprināto vienumu statusu.

1. Atveriet cilni Piezīmes un izveidojiet mini tabulu katrai datu kopai, kuru vēlaties vizualizēt. Piemēram, mēs vēlējāmies parādīt, cik daudziem uzdevumiem ir statuss "Pabeigts", "Nokavēts", "Notiek" un "Nav sākts". Mēs esam ievietojuši šos statusus vienā kolonnā un blakus viens otram. Mēs arī norādījām, cik projektu ir šajā statusā procentos vai daļās. Budžeta diagrammā mēs parādījām, cik daudz naudas bija budžetā un cik daudz tika iztērēts.

1. Pēc tam, kad esat pievienojis savus datus, atlasiet tabulu un pārejiet uz cilni "Ievietot". Grupā "Diagrammas" Atlasiet diagrammu veidus, kurus vēlaties izmantot (sektoru diagrammas, joslu diagrammas, burbuļu diagrammas utt.).

1. Atkārtojiet iepriekšējās darbības visām pārējām datu kopām.
2. Kad esat izveidojis diagrammas visām datu kopām, izgrieziet un ielīmējiet tās cilnē Project Dashboard.

Iestatiet sava projekta informācijas paneli

1. Lai mainītu uzdevumu tabulas fona krāsu, noklikšķiniet uz šūnas un cilnē "Mājas" Nodaļā "Fonts" Noklikšķiniet uz krāsas kausa ikonas, lai atlasītu vajadzīgo krāsu.
2. Lai mainītu Ganta diagrammas krāsas, veiciet dubultklikšķi uz uzdevumjoslas un atlasiet opciju "Formatēt diagrammas apgabalu". Noklikšķiniet uz krāsas kausa ikonas, atlasiet "Aizpildīt" un pēc tam loga apakšā atlasiet vajadzīgo krāsu.
3. Lai mainītu diagrammu krāsu, veiciet dubultklikšķi uz visas diagrammas vai jebkuras tās daļas. Sānos parādīsies logs "Datu sērijas formāts". Noklikšķiniet uz krāsas kausa ikonas un atlasiet opciju "Aizpildīt" un pēc tam loga apakšā vēlreiz noklikšķiniet uz krāsas spaiņa ikonas, lai atlasītu vajadzīgo krāsu.

Pieņemiet labākus lēmumus, izmantojot Smartsheet Sights informācijas paneļus

Smartsheet Sight informācijas panelis palīdz vizualizēt, apkopot un kopīgot svarīgus jūsu darba aspektus, piemēram, projekta statusu vai uzdevuma gaitu, izmantojot galvenos veiktspējas rādītājus (KPI). Sight informācijas panelis arī palīdzēs komandām uzturēt darba kārtību, nodrošinot tām galveno vietu resursiem, piemēram, tabulu vai atskaišu kolekcijām.

• Informācijas paneļi nodrošina reāllaika redzamību galvenajai informācijai no projektu tabulām.
• Pielāgojams interfeiss, kas piemērots lietošanai jebkurā jūsu organizācijas nodaļā
• Vienkārši logrīki palīdz ātri sākt darbu.

Skatu informācijas paneļi piedāvā uzlabotu redzamību jebkuram projektam, aktivitātēm un informācijai jūsu organizācijā. Centralizējot darbplūsmas informāciju Sights informācijas paneļos, lietotāji gūst papildu ieskatu sarežģītos procesos, var labāk paredzēt nepilnības projektā un ātrāk iegūt svarīgu informāciju.

Izmantojiet Smartsheet, lai pārvaldītu informāciju par atsevišķiem projektiem, pēc tam piekļūstiet Sights informācijas paneļiem, lai iegūtu augsta līmeņa priekšstatu par sava projektu portfeļa statusu un nodrošinātu vēl nebijušu redzamību par notiekošo kolēģiem un vadītājiem. Sazinieties ar Smartsheet komandu, lai uzzinātu, kā Sights informācijas paneļi var sniegt labumu jūsu organizācijai.

Excel veidnes projektu vadībai: lieliem un maziem projektiem

Projektu vadības veidne ir efektīvs rīks jebkura projekta pārvaldīšanai: liela vai maza, vienkārša vai sarežģīta. Pastāv izplatīts nepareizs uzskats, ka projektam jābūt lielam un ļoti detalizētam, lai varētu izmantot veidnes. Faktiski veidne var būt tikpat noderīga mazākiem projektiem. Pat ja nodevumi ir mazi un nav īpaši darbietilpīgi, jums joprojām būs jānovērtē, cik ilgs laiks prasīs katrs uzdevums, jānosaka nepieciešamie resursi un jāpiešķir uzdevumi katram komandas loceklim.

Smartsheet ir uz izklājlapām balstīts darba pārvaldības rīks ar jaudīgām saziņas un sadarbības funkcijām. Izmantojot plašu viedo skatu klāstu — režģi, kalendāru, Gantu, apskates objektus un kartītes, Smartsheet darbojas tā, kā vēlaties. Uzziniet, kā viegli izveidot projektu pārvaldības veidni. Izmēģiniet Smartsheet bez maksas 30 dienas.

Vai vēlaties uzzināt vairāk par labākā pieredze un pamata ieteikumi projektu vadībai? Dodieties uz mūsu vietni, lai piekļūtu jaunākajiem rakstiem, veidnēm, videoklipiem un citam.

Uzziniet vairāk par Smartsheet premium projektu vadības risinājumiem

Vai jūs vadāt simtiem projektu? Smartsheet premium projektu portfeļa pārvaldības risinājums palīdz uz projektiem orientētiem uzņēmumiem un nodaļām palielināties caurlaidspēja projektus, palielināt reāllaika redzamību un samazināt projektu risku.

Izmantojiet Smartsheet Project Portfolio risinājumu, lai:

• Ietaupiet laiku, automatizējot jauna projekta iestatīšanu.
• Saskaņojiet projektu vadības veiktspēju ar saviem biznesa mērķiem un uzdevumiem.
• Nodrošiniet konsekventu projektu vadības politiku.
• Uzlabojiet projektu portfeļa veiktspējas reāllaika redzamību.
• Veiciet padziļinātu projektu portfeļa analīzi ar izmantojot Microsoft Power BI.

Projektu vadītāji var izmantot Smartsheet projektu portfeļa pārvaldības risinājumu, lai viegli un ātri iegūtu standarta tabulu, pārskatu un informācijas paneļu komplektu saviem jaunajiem projektiem. Katrs jauns projekts Pēc noklusējuma manto iepriekš esošās piekļuves tiesības, ko iestatījis projektu pārvaldības vadītājs, lai nodrošinātu visu savā portfelī esošo projektu redzamību. Visbeidzot, risinājums automātiski apvieno projekta metadatus vienā datu failā, kuram var piekļūt, izmantojot Smartsheet Sights informācijas paneli vai Microsoft Power BI portfeļa mēroga pārskatu sniegšanai.

Kā zināms, asistenta vai personīgā asistenta (neatkarīgi no tā, kā šis amats tiek saukts darba grāmatā) funkcionalitāte dažādos uzņēmumos atšķiras atkarībā no organizācijas specifikas un lieluma, uzņēmumā pieņemtās korporatīvās kultūras un personības. no vadītāja. Tomēr ir pienākumi, bez kuriem ikviens personīgais asistents vienkārši nevar iztikt neatkarīgi no viņa darba vietas. To vidū ir kontrole pār pasūtījumu izpildi.

Daudzās organizācijās problēma ir pasūtījumu nepildīšana un kontroles trūkums pār to savlaicīgu izpildi, t.s. " sašaurinājums"(no angļu valodas) sašaurinājums- sašaurinājums), t.i. nopietns šķērslis, kas ievērojami palēnina uzņēmuma biznesa procesus. Šeit tiešām daudz kas ir atkarīgs no asistenta! Tomēr ne viss ir tik acīmredzams, kā šķiet no pirmā acu uzmetiena. Bieži sastopamies ar situācijām, kad neaizvietojams palīgs pēkšņi saslimst vai dodas atvaļinājumā vai uz reiz aizbrauc komandējumā, un viņa prombūtnes laikā... darbs apstājies, pasūtījumi netiek fiksēti, termiņi nokavēti, atbildīgie nav zināmi. Parasti tas runā ne tik daudz par darbinieka neaizstājamību, bet gan par sistēmas neesamību. Tātad asistenta uzdevums ir izveidot sistēmu pasūtījumu izpildes uzraudzībai. Un sistēma, kā mēs zinām, lielākoties spēj patstāvīgi uzturēt savu veiktspēju. Un jūs viens ar to nevarēsit tikt galā! Bet tiksim galā ar visu kārtībā.

Kontrole un to veidi

Zilonis, kā saka, jāēd pa daļām. Un ir vērts sākt ar terminoloģiju.

Kontrole- tas ir plāna salīdzinājums ar faktisko lietu stāvokli. Kontrole atklāj pat nelielas novirzes no cilvēku plānotajiem rezultātiem un rīcības un ļauj mainīt situāciju.

Izšķir šādus kontroles veidus:

1. Iepriekšēja. To veic vadītājs pirms faktiskā darba uzsākšanas ar uzdevumu. Iepriekšējā kontrole tiek izmantota, ņemot vērā cilvēku, materiālos un finanšu resursus, t.i., pirms darba pasūtījuma došanas vadītājam jāpārliecinās, vai izpildītājam ir resursi tā veikšanai.

2. Konceptuālais (ienākošais). Izmanto, lai precizētu:

Vai izpildītājs zina, ka viņam ir uzdevums;

Kā cilvēks, kurš to atrisinās, saprata problēmu?

Kā tieši viņš to darīs?

Šāda veida kontroli veic vadītāja palīgs un uzreiz pēc pasūtījuma iestatīšanas. Mērķis ir pārbaudīt izpildītāja izpratni par pasūtījuma būtību un tā izpildes savlaicīgumu. Šajā posmā asistenta uzdevums ir vērst izpildītāja uzmanību uz uzdevuma pieejamību, uzdevuma izpildes laiku un prioritāti, kā arī pārliecināties, vai uzdevums ir pieņemts darbam. Šajā gadījumā asistentam ir “jāizceļ” steidzami un svarīgi uzdevumi (atcerieties Eizenhauera matricu), piemēram, šādi: “Lūdzu, ņemiet vērā, ka šis uzdevums ir svarīgs un steidzams!” Šī īstajā laikā izrunātā maģiskā frāze palīdzēs izvairīties no daudziem pārpratumiem un nepiedodama laika zaudējuma – ir nepieņemami ļaut uzdevumu sakārtošanas procesam ritēt savu gaitu, jo izpildītāju viedoklis ne vienmēr sakrīt ar vadītāja viedoklis. Neaizmirstiet, ka tas, kas jums ir skaidrs, citiem cilvēkiem var nebūt tāds.

3. Strāva (starpposma, procesa vadība). Mērķis ir izvērtēt pašreizējo darbības procesu: kā notiek darbs, kas jau ir izdarīts, kādas grūtības radušās. Šāda veida kontroli asistents veic, kad darbi jau notiek, bet pasūtījuma izpildes termiņš vēl nav pienācis. Kontroles uzdevums ir operatīvi identificēt darba laikā radušās novirzes un informēt par tām vadītāju iespējamai korekcijai. dotie parametri. Pašreizējā kontrole ir balstīta uz atsauksmes.

4. Fināls (fināls, rezultāta kontrole). To izmanto, lai novērtētu, vai mērķis ir sasniegts noteiktā datumā.

Faktiskos iegūtos rezultātus salīdzina ar iepriekš noteiktajiem. Neskatoties uz to, ka šajā posmā ir par vēlu traucēt darbu, šī kontrole ir nepieciešama. Tas parāda, kādus rezultātus ir sasnieguši izpildītāji, un atklāj izlaidumus un nepilnības viņu darbā. Palīdz gūt mācības nākotnei. Kā likums, šajā posmā vadītājs un asistents strādā kopā, jo Asistenta kvalifikācija var nebūt pietiekama, lai noteiktu uzdevuma pilnīgumu un pareizību.

Ko un kā kontrolēt

Atbildības sadalījums par kontroles nodrošināšanu galvenajās jomās ir atkarīgs no organizācijas lieluma:

Kontrolēt	Uzņēmuma lielums	Atbildīgskontroles nodrošināšanai
Tiesību normas un prasības	Līdz 100 cilvēkiem Līdz 500 cilvēkiem Vairāk nekā 500 cilvēku	Organizācijas vadītājs Jurists, grāmatvede Juridiskais serviss, grāmatvedība Juridiskais dienests un jomu vadītāji
Līdera pavēles	Līdz 100 cilvēkiem Līdz 500 cilvēkiem Vairāk nekā 500 cilvēku	Organizācijas vadītājs Galvenais sekretārs Vadītāja palīgs Asistents un jomu vadītāji
Vietējo normatīvo dokumentu prasības	Līdz 100 cilvēkiem Līdz 500 cilvēkiem Vairāk nekā 500 cilvēku	Organizācijas vadītājs Galvenais sekretārs Vadītāja palīgs Nodarbību vadītāji
Individuāli vadītāja rīkojumi	Līdz 500 cilvēkiem Vairāk nekā 500 cilvēku	Organizācijas vadītājs Galvenais sekretārs Vadītāja palīgs
Instrukcijas saņemtas no korporatīvā centra	Līdz 1500 cilvēkiem Līdz 2500 cilvēkiem Vairāk nekā 2500 cilvēku	Vadītāja palīgs Vadītāja palīgs un sekretariāts Lietu vadība

“Kontrole” un “uzraudzība” ir dažādas lietas!

Lai beidzot saprastu, kas ir kas, ir vērts pievērst uzmanību citam terminam, kas bieži sastopams mūsdienu vadībā - “uzraudzība”. Bieži vien literatūrā jēdzieni “kontrole” un “uzraudzība” tiek lietoti kā identiski, taču tās ir principiāli atšķirīgas lietas! Lai piemērotu sistemātisku pieeju pasūtījumu izpildes vadīšanai, šī atšķirība ir jāsaprot. Ja uzraudzību- tā ir objekta parametru uzraudzība ar datu ierakstīšanu un saglabāšanu kontrole- tas ir obligāts novērojums ietekme uz objektu ja parametru vērtības pārsniedz pieļaujamās robežas. Attiecībā uz uzdevumiem tas nozīmē, ka asistentam ir jābūt uzraudzības instrumentam, t.i. uztur noteiktu datu bāzi, kurā fiksē norādījumus, termiņus, atbildīgās personas un izpildes statusu (pabeigts/nepabeigts). Taču, lai izveidotu efektīvu kontroles sistēmu, nepietiek tikai ar statistikas glabāšanu – kontrole nozīmē aktīvu situācijas pārvaldību, pielāgošanos un ietekmēšanu, t.i. mērķtiecīga apzināta ietekme, lai sasniegtu pozitīvu dinamiku izpildes disciplīnā.

Kā nodrošināt pasūtījumu izpildi?

Lai pasūtījumi tiktu izpildīti, ir nepieciešama integrēta pieeja šīs problēmas risināšanai. Pasūtījumu izpildes kontroles sistēma darbosies saskaņā ar šādiem principiem:

1) Augsta prioritāte no vadības puses. Vadītājam jāpierāda, ka viņam un uzņēmumam ir svarīga stingra viņa norādījumu ievērošana.

2) Kopīga diskusija par pieejām problēmas risināšanai. Lai ņemtu vērā visus riskus un izskatītu jautājumu vispusīgi, diskusijā nepieciešams iesaistīt visus procesa dalībniekus - gan vadītāju, kas dod norādījumus, gan tos uzraugošo palīgu, gan vadītājus, kuri būs tieši atbildīgi par izpildi. Līgumiem pirmām kārtām būtu jāattiecas uz informācijas iegūšanas metodēm par norādījumiem un termiņiem, izpildes ziņojuma formātu, pārcelšanas kārtību, pieejām atalgojumam vai sodam norādījumu nepildīšanas gadījumā. Tāpat vadītājam jāinformē padotie par asistenta pilnvarām attiecībā uz pasūtījumu izpildes uzraudzību (ja esat jauns cilvēks komandā un vēl neesat nopelnījis pilnvaras, jautājiet par to savam vadītājam).

3) Visu uzņēmuma darbinieku informēšana par pasūtījumu izpildes uzraudzības sistēmas ieviešanu. Nepieciešams nodrošināt pieeju caurskatāmību, t.i. noteikumi ir jāformalizē uzņēmuma vietējā normatīvajā dokumentā.

4) Konsekvence un regularitāte. Vadības disciplīna palielināsies, ja darbinieki būs pārliecināti, ka katrs uzdevums ir reģistrēts, ka katrs uzdevums ir jāatskaitās, ka neviens no tiem netiks palaists garām vai aizmirsts un ka vadības norādījumu nepildīšana neizbēgami tiks sodīta. (Nekavējoties ir vērts paredzēt informēšanas kārtību, jo norādījumi var būt a priori nepraktiski vai tiem var būt pārliecinoši iemesli to neievērošanai laikā. Katrs šāds gadījums jāizskata individuāli.)

Izskatās pēc uzdevuma, jūs sakāt. Daļēji tā ir taisnība. Kāda ir asistenta loma? Asistents ir tieši tas pats uzņēmuma darbinieks, kuram ir jāinformē vadītājs, ka problēma pastāv, ka tā rada konkrētus riskus, ka tu centies turēt “pirkstu uz pulsa” (un līdz šim tas lielā mērā izdodas, pateicoties personiskās īpašības), taču sistēmas trūkums agrāk vai vēlāk par sevi darīs zināmu, un tas jūs uztrauc.

Galvenais ir neaizmirst pateikt, ka jums ir konkrēts priekšlikums, kā organizēt kontroles sistēmu (t.i., tai nevajadzētu būt tikai uz sudraba paplātes pasniegtai problēmai, bet gan problēmai un tās risināšanas iespējām).

Pat ja esat jauns uzņēmuma darbinieks, jums nevajadzētu baidīties vērsties pie sava vadītāja ar šādu priekšlikumu. Ja līdz šim jūsu uzņēmumā nekas liktenīgs nav noticis kāda neizpildīta/nokavēta/neuzskaitīta pasūtījuma dēļ, vadītājs tik un tā nepievērs ausis par tavu priekšlikumu. Visā uzņēmumā, iespējams, nav neviena cilvēka, kurš būtu vairāk ieinteresēts šīs problēmas risināšanā.

Efektīvas komunikācijas nozīme

Pieņemsim, ka jūsu priekšlikums ir pieņemts: vadītājs izklāstīja uzdevuma svarīgumu, paziņoja par jūsu lomu šajā procesā, apstiprināja vietējo normatīvais dokuments regulējot procesu, tiek informēti visi uzņēmuma darbinieki. Ko tālāk? Publicētais dokuments riskē palikt bez dvēseles papīra, ja jūs šajā posmā padodaties. Kā panākt, lai tas viss darbotos?

Atbilde galvenokārt slēpjas asistenta efektīvajās komunikācijas prasmēs. Jā, šī ir tā pati frāze, ko mēs tik bieži redzam administratīvo amatu CV. Asistentam šādas prasmes ir ļoti svarīgas. Šaurā nozīmē attiecībā uz pasūtījumu izpildes uzraudzību efektīva komunikācija ir veids, kā ātri bez kropļojumiem pārsūtīt informāciju un saņemt atgriezenisko saiti par pareizu “ziņojuma” izpratni.

Efektīva komunikācija tiek veidota:

Efektīvi vai neefektīvi?

Neefektīva komunikācija ir strīds ar citiem, kuru mērķis ir aizsargāt savus mērķus un plānus. Tas nozīmē uzvarētāju un zaudētāju klātbūtni. Šis "saziņas" stils ir kategorisks: ir "pareizais" un "nepareizais", "uzvara" un "sakāve", "labs" un "slikts", neņemot vērā starpstāvokļus. Ir tikai viens pareizais viedoklis, tāpēc mēs varam atstāt novārtā to cilvēku uzskatus un pieredzi, kuri var bagātināt mūsu zināšanas par pasauli un veidot holistisku ainu. Tā vietā mēs pastāvīgi aizstāvam savus šauros uzskatus. Pauze konfliktā tiek uzskatīta par veiksmīgu, kad aizstāvis uz laiku atkāpjas. Galu galā domstarpības izraisa pretestību, komandas efektivitātes zudumu un pat sabotāžu, līdz dominē spēku un cieņas līdzsvars.

Savukārt efektīvas komunikācijas mērķis ir izprast citu cilvēku uzskatus, jūtas un viedokļus. Kad abas puses klausās viena otrā, uzvar abas. Savstarpēja sapratne un cieņa kļūst par sadarbības, savstarpējās atkarības un lojalitātes pamatu. Panākumi tiks sasniegti, ja katra puse teiks: “Jā, tieši to es domāju. Vai tu mani saproti".

Efektīva komunikācija neapšaubāmi ir nepieciešama veiksmīgai organizācijas mērķu īstenošanai. Izkropļoti, nepareizi interpretēti ziņojumi bieži izraisa sakāves lieliem uzņēmumiem, armijām un valstīm.

Efektīvas komunikācijas prasmes ļauj līdzāspastāvēt pretstatiem — izcilu spēju izprast citu viedokli un rast kompromisu. Kāpēc strīdēties par to, kuram ir taisnība un kuram nav? Efektīvas komunikācijas mērķis ir izveidot un uzturēt abpusēji izdevīgas un līdz ar to arī ilgstošas ​​darba attiecības.

Attiecībā uz pasūtījumu izpildes uzraudzību asistentam ir jāparāda efektīvas komunikācijas prasmes visos “ceļojuma” norādījumu posmos:

1) Mijiedarbība ar vadītāju, uzstādot norādījumus. Asistenta uzdevums ir pareizi ierakstīt uzdevumu, cenšoties ievērot noteiktu mērķu noteikšanas shēmu, piemēram, SMART. Tas ļaus padotajiem saprast, kas no viņiem tiek prasīts. Rīkojuma formulējumam jābūt skaidram, mutiskā formā (atbildiet uz jautājumu: ko darīt?), rīkojumā ir jābūt noteiktam termiņam, un katram pasūtījumam jānorāda atbildīgais izpildītājs.

Pēc tam, kad pasūtījums ir pareizi ierakstīts, asistentam ir jāpārliecinās, ka nav neprecizitātes un jānodrošina pēdējā versija protokolu vai instrukciju reģistru vadītājam apstiprināšanai, vai mutiski jautāt: “Vai es jūs pareizi sapratu? Ivanovs I.I. jāizstrādā un jāiesniedz apstiprināšanai projekta īstenošanas grafiks līdz 2015.gada 11.maijam?”

Kas notikaGUDRS?

GUDRS ir mnemonisks akronīms, ko izmanto vadībā un projektu vadībā, lai definētu mērķus un izvirzītu mērķus.
Mērķim vai uzdevumam, kas izveidots saskaņā ar SMART kritērijiem, ir šādas īpašības:
. S- konkrēts (konkrēts) - skaidrs, precīzs, skaidri aprakstīts;
. M- izmērāms (izmērāms) - ar noteiktiem iznākuma rādītājiem, pēc kuriem var saprast, ka mērķis ir sasniegts. Tie var būt gan kvantitatīvi, gan kvalitatīvi. Bez šiem kritērijiem ir gandrīz neiespējami novērtēt uzdevuma izpildi;
. A- sasniedzams (sasniedzams) - reāls, bet prasa zināmu piepūli, kas kalpo kā papildu motivējošs faktors;
. R- atbilstošs (atbilstošs) - sakrīt ar plašākiem nodaļas vai organizācijas mērķiem;
. T- ierobežots laikā (ierobežots laikā) - jānosaka mērķa sasniegšanas termiņi.

2) Mijiedarbība ar izpildītājiem, pārvedot pasūtījumus uz darbu. Galvenais uzdevums šajā posmā ir pārliecināties, ka darbuzņēmējs ir informēts par uzdevumu un pieņem to darbam. Ja organizācija ir maza, tad asistents vai sekretāre tieši sazinās ar izpildītājiem caur E-pasts vai pa telefonu. Lielās organizācijās šādu mijiedarbību ir grūti veikt, tāpēc palīgs nodod rīkojumu un tieši sazinās ar organizācijas vadītāju vietniekiem, un, pārsūtot pasūtījumus, tiek piemērots kaskādes princips, piemēram: EEnodaļas direktorsEdepartamenta direktorsEtiešais izpildītājs.

3) Informācija par pasūtījuma izpildi tiek pārsūtīta pa apgrieztu maršrutu: Izpilddirektors/asistentsBĢenerāldirektora vietnieksBnodaļas direktorsBdepartamenta direktorsBtiešais izpildītājs.

Asistents pilda starpnieka lomu informācijas pārsūtīšanā par pasūtījumu. Tajā pašā laikā, lai samazinātu datu pārsūtīšanas laiku asistentam, ieteicams nodrošināt izmantošanu informācijas resurss, kas ļauj ievietot kopsavilkuma informāciju par pasūtījumiem vispārēja piekļuve, piemēram, uz organizācijas iekšējo korporatīvo portālu, kur jebkurš darbinieks var ātri redzēt, kādi uzdevumi viņam ir, un nosūtīt komentārus asistentam.

4) Veicot starpposma kontroli, ir jāprecizē līgumslēdzēja prognoze: vai tas tiek ievērots noteiktajā termiņā vai izpildes laikā atklājies, ka darbu apjoms ir lielāks nekā iepriekš paredzēts, vai arī darbuzņēmēja resursi ir nepietiekami un nepieciešama citu struktūrvienību darbinieku piesaiste, jo uzdevums izrādījās starpfunkcionāls. Asistentam ir jāveido nepārtraukts konstruktīvs dialogs ar atbildīgo vadītāju/izpildītāju, lai iegūtu operatīvu un ticamu informāciju par izpildes gaitu, un, ja rodas nopietnas problēmas, par to jāinformē vadītājs, kamēr kaut kas vēl ir labojams. Tajā pašā laikā nevajadzētu iet pārāk tālu un kļūt uzmācīgam, traucējot izpildītājam un novērst viņa uzmanību par sīkumiem. Visiem procesa dalībniekiem skaidri jāsaprot, ka viņiem ir kopīgi mērķi un jāciena viens otra darbs. Lai to izdarītu, jums jāvienojas par pieņemamu saziņas formātu.

5) Saņemot informāciju par pasūtījuma izpildi, palīgs kopā ar vadītāju izvērtē iesniegto datu pilnīgumu un pieņem lēmumu par pasūtījuma pieņemšanu vai atdošanu pārskatīšanai. Asistentam par pieņemto lēmumu jāpaziņo izpildītājam.

6) Veidojot analītiskos pārskatus. Stingra uzskaite nozīmē regulāru pārskatu sniegšanu un analīzi, kuras pamatā ir statistikas dati. Noteiktā biežumā, piemēram, reizi mēnesī, asistentam jāanalizē uzkrātie statistikas dati par uzdevumiem un jāģenerē atskaite par izpildes disciplīnu (1. att.). Šāds pārskats var saturēt informāciju par to, cik norādījumu bija, cik no tiem tika izpildīti laikā/novēloti/neizpildīti, kuras vienības ir līderes un kuras ir antilīderi attiecībā uz vadītāja norādījumu savlaicīgu izpildi. Pārvaldnieks var rīkoties ar šo informāciju pēc saviem ieskatiem. Tomēr vēlams, lai pieeja apbalvošanai un sodīšanai būtu visiem paredzama un vienota.

Rīsi. 1

Parocīgi instrumenti asistenta arsenālā

Šādu rīku ir ļoti daudz, taču ir svarīgi ievērot galveno principu - visi pārvaldnieka norādījumi ir jāmaterializē un jāievada vienotā repozitorijā, kur iespējams regulāri uzraudzīt pasūtījumu izpildi atbilstoši to prioritātei.

Ideāls tehniskais izpildījums ir Microsoft Outlook , jo tas satur elastīgus iestatījumu mehānismus, tā sauktos. "lietotāju skatījumi". Papildus standarta skatiem “Pēc izpildītājiem”, “Pēc kategorijām”, “Pēc termiņiem” varat konfigurēt jebkurus citus - “Pēc rūpnīcām”, “Pēc komitejām”, “Tikai nokavētie uzdevumi, kuru izpildes termiņš beidzās no 5. Pirms 20 dienām” un utt. Kad skats ir konfigurēts, nākotnē tas kļūst pieejams ar vienu peles klikšķi. Sīkāk par to nekavēsimies, jo... Šim rīkam jau ir veltīta virkne rakstu.

Dažkārt līdzīga sistēma konfigurēts uz bāzes elektroniskās dokumentu vadības sistēmas, piemēram, Lotus Notes, Documentum vai Directum, kur galvenā informācija par pasūtījumu tiek ierakstīta reģistrācijas un kontroles kartē (RCC). Tomēr EDMS ir dārga programma, ko ne visas organizācijas var atļauties.

Viens no universālākajiem un pieejamākajiem pasūtījumu izpildes uzraudzības instrumentiem ir Microsoft Excel. Šo programmu var izmantot papildus esošajām programmām, ja strādājat liels uzņēmums un kā neatkarīgs rīks. Skaistums ir tāds, ka, pamatojoties uz šo tehnisko risinājumu, jūs varat izveidot vienotu pasūtījumu datu bāzi ar elastīgiem lauku un filtru iestatījumiem pēc saviem ieskatiem. Šādu konsolidētu instrukciju reģistru var padarīt publiski pieejamu, un katrs darbinieks var precizēt savu norādījumu formulējumu, termiņus un izsekot savu norādījumu statusam. Vispirms ir jākonfigurē ierobežotas tiesības rediģēt failu, lai izvairītos no nejaušas datu sabojāšanas vai dzēšanas.

Programmā MS Excel jūs varat ne tikai manuāli ievadīt norādījumus, piemēram, pārziņa mutisku rīkojumu gadījumā, bet arī lejupielādēt instrukcijas no EDMS (ja tie ir norādījumi no protokoliem vai norādījumi, kas nāk no ārpuses, piemēram, regulējošo iestāžu pieprasījumi vai valdības iestādēm vai korporatīvajam centram).

Iestatot laukus noteiktā veidā, kolonnā “Pasūtījuma izpildes statuss” var iestatīt krāsu kodējumu. Piemēram, pasūtījums, kas vēl nav saņemts, tiks automātiski norādīts zilā krāsā; laicīgi izpildīts pasūtījums ir zaļā krāsā (lai to izdarītu, datumiem laukos “Saistībā ar izpildi” un “Faktiskā izpilde” jāsakrīt); rīkojums, kuram ir beidzies izpildes termiņš un nav saņemts apstiprinājums par izpildes pārskata saņemšanu, automātiski tiks attēlots kā neizpildīts un atzīmēts ar sarkanu krāsu.

Pasūtījumu reģistra izveide iekšāJAUNKUNDZE Excel

Reģistra lauki tiek konfigurēti, ierakstot makro. Par tādiem laba skaņa Vislabāk ir piesaistīt IT speciālistu.

Ja nav IT speciālista un nav programmēšanas prasmju, varat izmantot citu vienkāršāku un pieejamāku metodi.

Varat pats pielāgot tabulas šūnas, izmantojot nosacījumformatēšanas funkcijas.

Lai konfigurētu šūnu aizpildīšanu, atlasiet tabulā šūnu, kurai mēs konfigurēsim formatējumu (mūsu gadījumā šī ir šūna G10 ), cilnē mājas - Nosacījuma formatēšana, ierosinātajā konteksta izvēlne - Izveidojiet noteikumu(2. att.).

Rīsi. 3

Dialoglodziņa formulu joslā zem virsraksta jāiestata noteikums, kas tiks uzskatīts par patiesu (4. att.).

Rīsi. 4

Mūsu reģistrā būs nepieciešams secīgi konfigurēt četrus noteikumus vienai un tai pašai šūnai G10 un pēc tam “paplašināt” to darbību uz visu kolonnu G.

• Lai norādītu uz neizpildītu pasūtījumu, iestatiet 1. kārtulu. Dialoglodziņā Izveidojiet formatēšanas kārtulu izmantojot atslēgu Formāts izvēlieties aizpildījuma krāsu. Pirmais noteikums atbildīs sarkanai krāsai.

Pēc tam formulas joslā ievadiet šādu kārtulas aprakstu: =IF(F10>0; F10<СЕГОДНЯ();"") (5. att.). Tas nozīmē, ka ar nosacījumu, ka šūnā F10 ir norādīts izpildes datums un tas jau ir beidzies, šūna automātiski kļūs sarkana.

Rīsi. 5

Nospiediet taustiņuOUZ.

• Lai norādītu pasūtījumu, kas tiek veikts, iestatiet 2. kārtulu. Mēs atkārtojam iepriekš aprakstīto darbību secību: atlasiet šūnu G10 , ejam uz Nosacījuma formatēšana, atlasiet Izveidojiet noteikumu Un Izmantojiet formulu, lai noteiktu, kuras šūnas formatēt.

Jau pazīstamajā dialoglodziņā Izveidojiet formatēšanas kārtulu izmantojot atslēgu Formāts izvēlieties citu aizpildījuma krāsu. Otrais noteikums atbildīs zilajai krāsai.

=IF(F10>0;F10>ŠODIEN();""). Tas nozīmē, ka, ja šūnā F10 ir norādīts termiņš un tas vēl nav pienācis, šūna automātiski tiek iekrāsota zilā krāsā.

Nospiediet taustiņu OUZ.

• Lai norādītu pasūtījumu, kas tika izpildīts laikā, mēs iestatījām 3. kārtulu. Atkal mēs atkārtojam iepriekš aprakstīto darbību secību, tikai šoreiz dialoglodziņā Izveidojiet formatēšanas kārtulu izmantojot atslēgu Formāts atlasiet zaļu aizpildījuma krāsu, lai norādītu, ka pasūtījums tika izpildīts stingri laikā vai pirms grafika.

Ievadiet kārtulas aprakstu formulas joslā: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Tas nozīmē, ka, ja šūnā F10 G10 norādīts faktiskās izpildes termiņš, kas sakrīt ar termiņu F10 vai pirms tā, šūna G10 automātiski kļūs zaļš.

Nospiediet taustiņu OUZ.

• Visbeidzot, lai norādītu pasūtījumu, kas izpildīts vēlāk par norādīto termiņu, mēs izveidojām 4. noteikumu. Dialoglodziņā Izveidojiet formatēšanas kārtulu izmantojot atslēgu Formāts atlasiet dzeltenu aizpildījuma krāsu, lai norādītu, ka pasūtījums tika pabeigts novēloti.

Formulas joslā ievadiet šādu noteikumu: =IF(F10>0;IF(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Tas nozīmē, ka, ja šūnā F10 ir norādīts izpildes datums, un šūnā G10 norādīts faktiskās izpildes datums, kas ir vēlāks par datumu F10 , tad šūna G10 automātiski kļūs dzeltens.

Reiz kamerā G10 visi četri noteikumi ir konfigurēti, mēs “izstiepjam” doto formulu uz leju pa visu kolonnu G un aizpildiet to ar faktiskajiem pasūtījumu izpildes datumiem. Šūnas tiks automātiski iekrāsotas norādītajā paletē.

Nākamais solis ir vizualizācijas iestatījumi, t.i. diagrammas vizuālākai priekšnesuma disciplīnas attēla uztverei.

Lai izveidotu diagrammu, mums ir nepieciešami kvantitatīvie dati, t.i. visu pasūtījumu skaits un katrs veids atsevišķi. Tāpēc būs nepieciešama starpposma korekcija. Kvantitatīvos datus varam attēlot leģendā, kur tie tiks automātiski ievadīti no mūsu tabulas (leģendu var novietot uz vienas lapas, piemēram, virs tabulas).

Lai apkopotu statistiku, jāaizpilda viena no tabulas šūnām, piemēram, blakus esošā šūna H10 , šādā veidā:

1. Atlasiet šūnu H10 , formulas joslas augšdaļā noklikšķiniet uz ikonas fx Ievietošanas funkcija, izvēlieties kategoriju " loģiski», « JA».

Formulu augšējā rindā mēs ierakstām šādu noteikumu: =IF($F10>0,IF($G10>0,IF($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (6. att.).

Rīsi. 6

Mēs pagarinām šūnā norādīto noteikumu H10 , uz leju pa visu kolonnu H(7. att.).

Rīsi. 7

Pēc tam kolonna H var paslēpt, atstājot redzamu tikai nepieciešamo reģistra informāciju.

• Leģendas iestatīšana. Lai iegūtu datus no kolonnas H Iekļauti leģendā un tiek parādīti tajā kvantitatīvā formā, leģendas šūnas jākonfigurē šādi:

1. Iestatiet kārtulu šūnai G3 : atlasiet šo šūnu, noklikšķiniet uz ikonas formulas joslā fx Ievietošanas funkcija, izvēlieties funkciju veidu" statistikas», « COUNTIF».

2. Pēc tam formulu joslā ierakstiet: = COUNTIF(H$10:H$19,F3)(8. att.).

Rīsi. 8

3. “Izstiepiet” formulu no šūnas G3 pirms tam G6 attiecīgi.

Varat arī pielāgot vizualizāciju un augšupielādēt datus par pasūtījumiem noteiktā laika periodā diagrammas veidā.

• ARdiagrammas izveidošana. Lai to izdarītu, dodieties uz cilni Ievietot un atlasiet diagrammu, piemēram, sektoru diagrammu, iepriekš atlasot tās diapazonu šūnas no G3 pirms tam G6 (9. att.).

Rīsi. 9

Mēs ievietojam diagrammu un iekrāsojam tās segmentus mūsu izvēlētajās aizpildījuma krāsās, atlasot segmentu un ar peles labo pogu izsaucot atbilstošo kontekstizvēlni (tur viss ir intuitīvi). Mūsu reģistrs ir gatavs (10. att.).

Rīsi. 10

Un visbeidzot

Izveidot efektīvu pasūtījumu izpildes uzraudzības sistēmu ir diezgan sarežģīti – ir jāņem vērā daudzi dažādi aspekti un pazīmes, kas var būt unikāli dažādām organizācijām. Tas nav viegli, taču atcerieties, ka katrai mīklai ir risinājums. Saskaroties ar sarežģītu problēmu, kurai, no pirmā acu uzmetiena, nav risinājuma, es vienmēr atceros B. Verbera mīklu:

“Kā savienot šos deviņus punktus ar četrām līnijām, nepaceļot pildspalvu no papīra?

Bieži vien mēs nevaram atrast risinājumu, jo mūsu prāts ir ierobežots ar zīmējuma laukumu. Bet nekur nav teikts, ka jūs nevarat pārsniegt tās robežas.

Ir risinājums:

Morāle: lai saprastu sistēmu, jums... ir jāiziet no tās.

Ir daudz veidu, kā organizēt efektīvu pasūtījumu izpildes uzraudzības sistēmu. Galvenais ir atrast tieši to, kas visorganiskāk iederēsies jūsu uzņēmuma un jūsu uzņēmuma darbā, sajust mērenību it visā un nepārkāpt robežu, aiz kuras nāk maniakālā hiperkontrole.

M.A. Suchkova, Ryazan Oil Refining Company CJSC (NK-Rosneft OJSC meitasuzņēmums) ģenerāldirektora palīgs

Katra organizācija agrāk vai vēlāk saskaras ar vadības izvirzīto uzdevumu uzraudzības problēmu. Katrs šo jautājumu risina atšķirīgi: daži ievieš elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu, citi ieliek atzīmes reģistrācijas grāmatiņās, citi iekārto failu skapi vecmodīgi. Šajā rakstā mēs aplūkosim vadītāja izdoto uzraudzības instrukciju problēmu attiecībā uz ienākošajiem un uzņēmuma iekšējiem dokumentiem un iepazīstināsim jūs ar vienu no vadības sistēmas organizēšanas iespējām, izmantojot MS Outlook.

Kas ir uzdevuma izpildes kontrole?

Pasūtījums no pārvaldnieka parasti sākas ar rezolūciju, kas ievietota ienākošā vai iekšējā (piemēram, iekšējā piezīme) dokumentā. Kā zināms, rezolūcijā jānorāda izpildītājs, uzdevuma saturs un termiņš, kurā pasūtījums jāizpilda.

Ja organizācijai nav kontroles sistēmas, tad, kā likums, vadītājs darbu pie dokumenta pabeidz ar rezolūciju, un uzdevuma izpilde pilnībā paliek uz izpildītāja sirdsapziņas. Labākajā gadījumā direktors sev dienasgrāmatā ierakstīs, lai nepazaudētu svarīgākās lietas, bet, kad ienākošo dokumentu apjoms sasniedz vairākus desmitus vai simtus dienā, neviena dienasgrāmata viņu neglābs.

Rezultātā atbildība par izpildes uzraudzību gulstas uz trauslajiem sekretāra pleciem (vai, alternatīvi, kādam no biroja darbiniekiem). Tā vai citādi pārziņa uzdevums ir iepazīties ar lēmumu, nodot pasūtījumu izpildītājam un nodrošināt, ka tas tiek izpildīts laikā.

Vai visi dokumenti tiek kontrolēti?

Pašā sākumā, kad jūsu organizācijā tikai parādās dokumentu kontroles sistēma, labāk kontrolēt tikai daļu dokumentu. Kuras - lai vadītājs izlemj personīgi. Pirmkārt, kontrolierim būs vieglāk, otrkārt, tiks izlīdzināta darbinieku negatīvā (kā jau tas vienmēr notiek ar izmaiņām) reakcija. Turpmāk kontrolei nosūtīto dokumentu saraksts pamazām paplašināsies. Teiksim, pirmajā posmā tika pieņemts lēmums uzraudzīt instrukciju izpildi saistībā ar privātpersonu saņemtajām sūdzībām un jebkādiem valsts iestāžu pieprasījumiem.

Taču, ja uzņēmums nekavējoties pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību, izvēles problēmu nav: EDMS programmas automātiski izseko katra dokumenta ceļu.

Izveidojiet uzdevumuJAUNKUNDZE Outlook

Outlook galvenokārt ir e-pasta klients, kas var aizstāt elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu tikai attiecībā uz saziņu starp lietotājiem; tā sekmīgi veic visas nepieciešamās funkcijas, jo īpaši uzdevumu izpildes uzraudzību un atskaišu ģenerēšanu.

Neaizstājams nosacījums kontroles organizēšanaiJAUNKUNDZE Outlook: Pārvaldnieka lēmumam tā vai citādi jābūt iemiesotam elektroniskā formā. Kontrolierim ir vai nu jāskenē dokuments ar izšķirtspēju, lai šo failu pievienotu uzdevumam, vai manuāli reproducē rezolūcijas tekstu uzdevuma pamattekstā.

Lai lietotājam izveidotu uzdevumu, palaidiet programmu MS Outlook un augšējā izvēlnē atlasiet komandas Fails, Izveidot Un Pasūtiet(1. att.), pēc kura tiks atvērts jauns logs - jūsu turpmākais uzdevums.

1. att. Pasūtījuma izveidošana

Sāksim aizpildīt laukus. Pirmajā no tām ( Kam) ieraksta direktora nozīmētā izpildītāja adresi.

Ja ir vairāki izpildītāji, uzdevums tiek veidots katram atsevišķi (programmas iezīme; pretējā gadījumā būs grūtības izsekot uzdevumam).

Otrais lauks Priekšmets jums tas ir jāaizpilda pēc iespējas pareizi, lai jau būtu skaidrs, uz ko attiecas uzdevums, piemēram:

Input-234, datēts ar 29.01.2013.

Tas būs ērti gan kontrolierim, gan izpildītājam.

Nākamais mums svarīgais lauks ir Jēdziens. Tas tiek noteikts, pamatojoties uz Jūsu uzņēmumā pieņemto dokumentu noformēšanas termiņiem.

Atgādinām, ka lietišķās komunikācijas praksē pieņemtais standarta periods ir 30 kalendārās dienas.

Netālu no lauka Jēdziens Varat izvēlēties uzdevuma svarīguma līmeni: zemu, normālu vai augstu.

Lauki Sākums, valsts Un Gatavs Veidojot uzdevumu, kontrolieris parasti tam nepieskaras, jo izpildītājs vēl nav sācis izpildi, un darbam atvēlētā laika sākums būs brīdis, kad uzdevums tiks nosūtīts izpildītājam.

Izvēlnē Iespējas Varat ieplānot uzdevuma atkārtošanu, noklikšķinot uz atbilstošās pogas.

Tas attiecas, piemēram, uz ikmēneša pārskatiem vai citas informācijas sniegšanu noteiktā biežumā.

Šeit jums tiek lūgts izvēlēties kategoriju (ja to izmantojat) un pievienot atgādinājumu izpildītājam.

Atgādinājumu ir ērti uzstādīt trīs dienas pirms termiņa: vajadzīgajā dienā darbuzņēmējs saņems atbilstoša satura vēstuli.

Iespējas Saglabājiet atjauninātu šī uzdevuma kopiju savā uzdevumu sarakstā Un Kad uzdevums ir pabeigts, nosūtiet man statusa ziņojumu tiek ieslēgti un izslēgti, atzīmējot izvēles rūtiņas.

Uz piezīmi!

Izvēles rūtiņa (no angļu valodas izvēles rūtiņas) ir grafisks lietotāja interfeisa elements, kas ļauj lietotājam kontrolēt parametru ar diviem stāvokļiem - ☑ ieslēgts un ☐ izslēgts.

Burtu laukā tiek ievadīts teksta lauks - uzdevuma izpildei nepieciešamie norādījumi. Ja tādu nav, varat ievadīt standartu Lūdzu, izlasiet rezolūciju un izpildiet norādījumus.

Dodieties uz izvēlnes cilni Ievietot. Šeit uzdevumam pievienojam failu ar izšķirtspējas vēstuli.

Pēc tam noklikšķiniet uz Sūtīt– un uzdevums nonāk atbildīgajai personai (2. att.).

2. att. Uzdevuma nosūtīšana izpildei

Izpildītāja darbs pie uzdevuma

Darbuzņēmējs saņems vēstuli ar pielikumu ar uzdevumu. Pēc uzdevuma atvēršanas viņš redzēs failu ar vadītāja lēmumu, izpildes datumu un citu informāciju, ko jūs viņam nosūtījāt (3. att.).

Rīsi. 3. Uzdevuma saņemšana no izpildītāja

to Fig - šajā bildē pēc pasūtījuma nav punkta, bet iepriekšējā ir

Pēc uzdevuma izpildes izpildītājam jāsastāda akts. Lai to izdarītu, uzdevumā, tāpat kā parastajā e-pastā, ir jāizvēlas opcija Atbilde, uzrakstiet ziņojuma tekstu un nosūtiet to kontrolierim.

Ziņojumam ir jābūt pareizam un tajā jābūt jaunākajai informācijai par uzdevuma izpildi, nevis vienkāršai abonēšanas atcelšanai Pabeigts vai, vēl ļaunāk, labi.

Pasūtījuma izpildes atskaites piemērs:

2013. gada 30. janvāra vēstule Nr. 323 darījuma partnerim tika nosūtīta pa pastu.

Uzdevuma izpilde

Pēc atskaites saņemšanas kontrolieris atzīmē uzdevumu kā izpildītu. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz uzdevuma uzdevumu sarakstā un atlasiet komandu nolaižamajā izvēlnē Izpildei, un tad Atzīmēt kā pabeigtu(4. att.).

Rīsi. 4. Uzdevuma izpilde

Ziņošana

Pasūtījumu izpildes uzraudzība zaudēs jēgu, ja kontrolieris periodiski neanalizēs izpildītāju darba kvalitāti. Lai to izdarītu, jums ir jāģenerē pārskats, pamatojoties uz jūs interesējošiem parametriem.

Lai redzētu visu jūsu nosūtīto pasūtījumu sarakstu, noklikšķiniet uz pogas ekrāna apakšējā kreisajā stūrī Uzdevumi. Centrālajā laukā un kreisajā kolonnā tiks izveidots uzdevumu saraksts Pašreizējais skats Var veikt jebkuru atlasi. Parasti kontrolieri izmanto skatus Detalizēts saraksts, Nokavēti uzdevumi Un Ar atbildīgu(5. att.).

5. att. Detalizēts iesniegumu saraksts

Jebkuru sarakstu var izdrukāt, izvēlnē izvēloties atbilstošo komandu Fails.

Procesa regulēšana un darbs ar personālu

Kā jau ar jebkuru jauninājumu, neiztikt bez pasūtījumu izpildes uzraudzības procesa regulējuma. Biroja darba instrukcijās vēlams iekļaut noteikumus par uzdevumu noteikšanu un izpildi. Ja jums tāda vēl nav, varat izveidot atsevišķu dokumentu “Noteikumi...” vai “Instrukcijas...”. Vienā vai otrā veidā process ir jāapraksta pēc iespējas detalizētāk, un aprakstu ieteicams nodrošināt ar ekrānuzņēmumiem. Instrukcijas jāapstiprina ģenerāldirektoram.

Pāreja uz jaunu kontroles sistēmu nozīmē vairāku jaunu noteikumu parādīšanos, kas ir obligāti visiem. Tomēr šo noteikumu ievērošana jūsu kolēģiem nesagādās lielu apgrūtinājumu.

Pirmkārt, katram darbiniekam tagad būs pastāvīgi jāieslēdz programma MS Outlook. Kā pēdējais līdzeklis pārbaudiet savu e-pastu vismaz divas reizes dienā.

Otrkārt, kolēģiem būs jāatceras: uzdevums, kura autors ir sekretāre, nav viņa (sekretāra) kaprīze. Tas nav nekas vairāk kā direktora rīkojums, kas iesniegts elektroniskā formā. Tieši direktors iecēla izpildītāju un noteica uzdevuma izpildes termiņu, un par izpildi faktiski būs jāatskaitās direktoram, nevis kontrolierim-sekretāram.

Kā redzat, uzdevumu iestatīšanas process programmā MS Outlook ir diezgan vienkāršs un ir diezgan piemērots nelielam uzņēmumam, kurā katru dienu tiek iestatīti līdz 20 uzdevumiem. Galvenais, lai katrs no šādā veidā nosūtītajiem norādījumiem būtu noformēts maksimāli pareizi: tam ir konkrēts adresāts un termiņš, un tas tiek nosūtīts rakstiski. Uzdevuma darba pabeigšana ir skaidri reģistrēta. Savukārt kontrolieris ir atbrīvots no izpildītāju izsaukšanas ar atgādinājumiem: viņam tikai jāraugās, lai izpildes atskaite ierastos laikā.

Mēs izskatījām tikai vienu no iespējām automatizēt pasūtījumu izpildes uzraudzības sistēmu organizācijā. Tāpat kā jebkurai no kontroles metodēm, kuras mēs uzskaitījām raksta sākumā, arī šai ir savas priekšrocības un trūkumi. Taču, mūsuprāt, šī ir viena no optimālākajām budžeta alternatīvām uzņēmumam, kas tikai sāk atklāt elektronisko dokumentu pārvaldību.

Jevgeņija Kožanova, pirmsskolas izglītības iestāžu un personāla lietvedības speciāliste

Automatizētā vadības sistēma ļauj ērti apskatīt visus uzdevumus ne tikai pēc termiņa, bet arī pēc izpildītāja un tādējādi redzēt katra ielādi, un nodrošināt neizpildīto dokumentu sarakstus ar beigu termiņu, kurus izpildītājs vēl nav ņēmis vērā . Programma ļauj diferencēt piekļuves tiesības, sagatavot nepieciešamās atskaites vadībai...
Konfigurāciju viegli un ātri konfigurē lietotājs.

Programma ietver šādus pārskatus:
- Uzdevumu saraksts, kas jāveic noteiktā datumā
- Apliecība par disciplīnas izpildi
- Uzdevumi, kas izpildīti, pārkāpjot termiņus
- Uzdevumi tiek kontrolēti

Programma Automated Task Execution Control nodrošina lietotājiem šādas iespējas:
Vadītājiem:
. izveidot (reģistrēt) jaunas uzdevumu kartes;
. uzraudzīt visu izpildītāju pašreizējo uzdevumu kopsavilkuma statusu un izpildes disciplīnu statistiku;
. kontrolēt konkrētu uzdevumu gaitu kādam no izpildītājiem, ņemot vērā izpildes termiņu pārcelšanu;
. uzdevuma izpildes laikā veic teksta informācijas apmaiņu ar izpildītājiem;
. fiksē izpildes faktu (“aizvērt” uzdevumus);
. meklēt uzdevumus, izmantojot dažādus kritērijus;
. apskatīt slēgto uzdevumu arhīvu;
. drukāt, eksportēt uz MS Word un MS Excel atsevišķs uzdevums;
. drukāt, eksportēt uz MS Word un MS Excel uzdevumu sarakstus pēc dažādiem kritērijiem;

. atskaišu ģenerēšana par uzdevumu izpildi un izpildes disciplīnu.

Izpildītāji:
. saņemt jaunus uzdevumus no vadības;
. uzraudzīt savu pašreizējo uzdevumu kopsavilkuma statusu;
. uzdevumu izpildes laikā veic teksta informācijas apmaiņu ar vadību un līdzizpildītājiem;
. fiksēt uzdevuma izpildes faktu;
. meklēt savus uzdevumus, izmantojot dažādus kritērijus;
. apskatīt izpildīto uzdevumu arhīvu;
. automātiska nokavēto uzdevumu atzīmēšana;
. drukāt, eksportēt uz Word un Excel individuālu vai uzdevumu sarakstus atbilstoši dažādiem kritērijiem.

Informatīviem nolūkiem jūs varat, kam ir laika ierobežojums: 50 dienas, un tam nav funkcionālu ierobežojumu. Demonstrācijas perioda beigās jums būs jāiegādājas licence. Pēc apmaksas jūs saņemat personīgo programmas licences kodu pa e-pastu. Tas jāievada startējot programmu dialoglodziņā "Aktivizācija" un Jūsu demo versija kļūs par pilno versiju bez laika un funkcionāliem ierobežojumiem, licences kods nav ierobežots laikā.

Informācija pircējiem:

1. Iegādājoties kādu no piedāvātajām programmas licencēm, jūs varat instalēt licences kodu neierobežotā skaitā datoru (tīkla darbstacijās).

2. Tīkla licence bez ierobežojumiem, iespēja mūžīgi izmantot iegādāto versiju un licenci.

3. Iespēja lejupielādēt programmatūras atjauninājumus bez maksas 1 gadu.

5. Iegādāto programmu varat izmantot savā saimnieciskajā darbībā.

Šīs programmas priekšrocības

Elastīga datu bāzes struktūra
Varat izveidot jaunas tabulas un tajās esošos laukus (saglabātos un aprēķinātos), definēt nolaižamos sarakstus, piešķirt apakštabulas, izveidot skatus un atskaites un daudz ko citu. Sistēmu var pielāgot jebkurai priekšmeta jomai bez īpašām zināšanām.

Biroja dokumentu ģenerēšana ar datiem no datu bāzes, izmantojot veidnes
Var izveidot dokumentu veidnes Word un Excel formātos ar statisku tekstu, attēliem, kā arī grāmatzīmēm, kurās, ģenerējot dokumentu, tiks ievietoti aktuālie dati no datu bāzes.

Attēlu glabāšana datu bāzē un saites uz dažāda formāta dokumentiem
Katrs tabulas ieraksts var būt saistīts ar attēliem, kas glabājas pašā datu bāzē, kā arī saites uz failiem, kas glabājas kaut kur failu serverī, savukārt visa nepieciešamā informācija tiks izvietota datu bāzē, lai atvieglotu dokumentu meklēšanu, filtrēšanu un klasifikāciju.

Ērts un ļoti pielāgojams lietotāja interfeiss
Varat kārtot, filtrēt, meklēt ierakstus pēc jebkura lauka, mainīt lauku secību un platumu, rindu augstumu, iestatīt krāsu noteikumus rindām un šūnām, formulas kopsummas aprēķināšanai un veidot koku, pamatojoties uz dotajiem laukiem. Ierakstus var veikt vai nu tieši tabulā (Excel stilā), vai arī izmantojot atsevišķu veidlapu, kas ir elastīgi pielāgojama.

Filtri, šķirošana, aprēķinātie lauki, skati
Maksimāli elastīgi datu filtrēšanas nosacījumi, daudzas iepriekš iestatītas vērtības ("sākas ar", "satur", "šodien", "vakar"...). Dažādas filtru kopas var saglabāt failos atkārtotai izmantošanai. Iespēja iestatīt formulas aprēķinātajiem laukiem (tostarp SQL izteiksmēm) un veidot tabulu skatus, kas parāda laukus no dažādām tabulām un aprēķinātajiem laukiem.

Atskaišu un atgādinājumu izveide un iestatīšana dažādiem apstākļiem
Varat iestatīt atgādinājuma noteikumus, saskaņā ar kuriem atgādinājuma veidlapa tiks parādīta konkrētam lietotājam.

Tīkla un vairāku spēlētāju režīms
Izmantojot vairāku lietotāju režīmu, piekļuves tiesības tiek elastīgi konfigurētas katram lietotājam atbilstoši šādiem parametriem: izvēlnes vienumu, galveno cilņu, tabulu, lauku un ierakstu redzamība un pieejamība apskatei un rediģēšanai.

Datu importēšana un eksportēšana
Tiek atbalstīts tabulu datu imports no Excel un Access failiem. Eksportēšana ir iespējama programmā Word, Excel, HTML.

Standarta DBVS Microsoft Access vai Microsoft SQL Server
Nav "melno kastu". Mums ir standarta datu uzglabāšanas formāts – MS Access vai klientserveris MS SQL Server. Abas šīs DBVS ir ļoti uzticamas, ir atzīti standarti un ir līderi savā klasē. Tas sniedz priekšrocības salīdzinājumā ar slēgtajiem formātiem: iespēja administrēt, precizēt, optimizēt, integrēt ar citām sistēmām... Programmā var pievienot pielāgotas pogas, kad tās būs atlasītas, tiks veiktas nepieciešamās darbības (piemēram, daži strādā tieši ar datu bāze, trešo pušu lietojumprogrammu palaišana utt.).