Лабораторија: Пристап. Лабораторија: Пристапете до извештајот за лабораторија за пристап до ms
Државниот авијациски технички универзитет во Уфа
Катедра за информатика
Лабораторија #4
Информатички технологии за креирање и обработка на бази на податоци сопомошГОСПОЃИЦАПРИСТАПXP.
студент на INEC
Група К-122
Кизка Н.Д.
Проверено:
Филосова Е.И.
Извештај заПРИСТАП.
1) Креирање на табели.
За да креираме табели во ACCESS, мора да ја избереме Креирај табела користејќи го конструкторскиот елемент во Базата на податоци. Во конструкторот ги пополнуваме Својствата на полето и Полињата кои директно ни се потребни. Така ги креираме табелите што ни се потребни.(Клиенти, имплементација)
2) Креирање шема за податоци.
За да креираме шема на податоци, ја користиме иконата на контролната табла.
Откако ќе го отвориме, ги вметнуваме потребните во табелите со наредбата Add table и воспоставуваме врска помеѓу полињата со едноставно влечење на полето што ни треба од една табела во друга.
3) Сортирање.
За подредување, треба да отвориме табела без клуч и да користиме Записи / Филтер / Напреден филтер за да ги сортираме податоците.
4) Избор на податоци со помош на прашања.
За да креирате барање, користете го Query Builder.
одредена вредност во текстуално поле (на пример, изберете производи од една категорија).
опсег на вредности во кое било нумеричко поле (на пример, изберете стоки чија цена е повеќе од 1.000 рубли).
опсег на вредности во кое било поле за текст (на пример, најдете производи чии имиња започнуваат со буквите M-S).
неточно совпаѓање на вредностите во полето за текст (на пример, најдете клиенти кои живеат во истиот град).
логично И поврзување на две вредности на едно нумеричко поле (на пример, стоки кои чинат повеќе од 200 И помалку од 500 рубли).
логично И, поврзување на вредностите на две различни полиња (на пример, стоки вредни повеќе од 200 рубли продадени денес).
логично ИЛИ поврзување на две вредности во едно поле за текст (на пример, Производи од една или друга категорија).
логично ИЛИ поврзување на вредностите на две различни полиња (на пример, стоки продадени на одреден ден, ИЛИ стоки чија цена е најмалку 100 рубли).
НЕ оператор во текстуално поле (на пример, сите производи освен одредена категорија).
5) Креирање прашања со користење на градител на изрази.
Направете барање за база на податоци во кое едно од полињата се добива со поврзување на вредностите на неколку текстуални полиња од изворната табела.
6) Креирање на конечни прашања.
Креирајте барање за ажурирање записи што ја удвојува вредноста на едно од нумеричките полиња.
Направете барање против копија од табелата Производи во која ќе бидат избришани сите записи за производи од истата категорија.
Направете барање за додавање на копијата од табелата за стоки, во која записите ќе се додадат на копијата од табелата за стоки по кој било услов.
Направете вкрстено барање кое го пресметува за секој клиент вкупниот волумен на секоја категорија на производи.
Развој на извештаи.
За да креирате извештај, треба да го користите Волшебникот за извештаи, во кој ќе ги избереме сите полиња од табелите што ни се потребни и полињата за пресметување, како и формите за заглавие и тип на извештај.
Контролни прашања.
1. Кој податочен модел се нарекува релациски?
DBMS за компјутер го поддржува главно релациониот модел, кој се одликува со едноставноста и униформноста на прикажувањето на податоците со наједноставните дводимензионални табели.
Главната логичка структурна единица за манипулација со податоци е ред од табелата - запис. Структурата на записот се одредува според составот на неговите полиња. Множеството полиња за запис одговара на логички поврзани атрибути кои карактеризираат одредена суштина на предметната област. Типични функции на DBMS за манипулација со податоци се: избор, додавање, бришење, модификација на податоци.
Microsoft Access повикува објекти се што може да има име, такви објекти се табели, прашања, форми, макроа и модули.
Како да се имплементира врската еден-на-многу во модел на релациони податоци?
За комуникација, ќе го користиме објектот Проценка. Секој ученик има оценки во повеќе дисциплини, така што односот помеѓу студентите и оценките ќе биде еден-на-многу (1:M). Има многу студенти кои ја полагаат секоја дисциплина, така што односот помеѓу дисциплините и оценките ќе биде еден до многу.
Што е вклучено во структурата на табелата?
Структурата на табелата вклучува: Име на поле, Тип на податоци, Забелешка и Својства на поле.
4. Како да се дефинираат својствата на полето во табела?
Неопходно е да изберете Својства на полињата во Дизајнер на табели и да ги поставите квалитетите на оваа табела што ни се потребни во нив.
5. Наведете ги главните елементи на прозорецот Query Builder.
Поле, Име на табела, Сортирање, Приказ, Критериуми за избор или.
6. Како се пишуваат условите за избор со логички И и логички ИЛИ во барањето?
Мора да го користите Изградувачот на изрази и да наведете или И или Или во условот.
7. Како да креирам пресметано поле во барањето?
Неопходно е да се дизајнира некоја функција на терен користејќи го Изградувачот на изрази за да се пресметаат некои резултати.
8. За што се користат резиме и вкрстени прашања?
За сумирање на какви било Резултати, на пример, пресметување на просечната или максималната вредност.
И со помош на вкрстено барање, можете појасно да ги прикажете податоците од конечните барања, кои предвидуваат групирање според неколку критериуми (особено два). Во овој случај, вредностите на полињата според првиот атрибут за групирање може да станат заглавија на редови, а според втората - заглавија на колони.
9. Како можете да користите акциони барања за уредување табели?
На пример, со користење на барање за бришење, можете да избришете кој било запис или Ажурирај, Додај, Вметни од друга табела.
10. Од кои делови се состои прозорецот Form Designer?
Од таквите делови што беа поставени во процес на формирање форми.
МИНИСТЕРСТВО ЗА ОБРАЗОВАНИЕ И НАУКА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЈА
МОСКВА ДРЖАВЕН ИНСТИТУТ ЗА ЕЛЕКТРОНИКА И МАТЕМАТИКА
(Технички универзитет)
Катедра за „Компјутерско инженерство“
на лабораториска работа бр.7
« Мајкрософт канцеларија .
Систем за управување со бази на податоци
ПРИСТАП»
Ученик: Малофеев С.А. C-12
Предавач: Восков Л.С.
Москва 2008 година
Ја исполни теоријата:
Основи
БАЗИ НА ПОДАТОЦИ и системи за управување со бази на податоци (DBMS)
Босновите Дподатоците (DB) се дизајнирани за складирање на компјутер и ефикасно користење на големи количини на широк спектар на информации:
за книги, списанија и весници во библиотеките,
за стоки во продавници и производи во фабрики,
за експонати во музеи и разни збирки,
за сите вработени во фирми, претпријатија и институции,
за сите летови на авиони на аеродромите, за цените и достапноста на билетите,
за распоредот на сите возови од станиците, за цените на билетите и достапноста,
за сите автомобили регистрирани во сообраќајната полиција (ГАИ), вклучувајќи ги и украдените,
за сите ваучери, вклучително и „запалените“ во туристичките агенции и туристичките агенции,
за времето во која било точка на земјината топка сега и пред многу години, итн.
Сите DBMS, вклучително и ACCESS DBMS, дозволуваат:
Брзо креирајте бази на податоци, дополнете ги и менувајте ги.
Брзо пронајдете конкретни податоци што ви се потребни во базата на податоци.
Подредете ги податоците во базата на податоци според различни критериуми (на пример, по азбучен ред).
Извлечете подмножества на податоци на екранот според вашите барања, т.е. задоволувајќи го дадениот критериум.
Вршете статистички пресметки на податоци од базата на податоци за анализа и донесување одлуки.
Печатете податоци избрани за специфични цели, т.е. подготви сертификати, извештаи и сл.
Како и табелите на Excel, табелите за бази на податоци се составени од колони и редови. Во овој случај, колоните во базата на податоци се нарекуваат " НИШТАи имаат конкретни имиња
(имиња" FIELDS"), а не буквите од латиницата како име, како во табелите на Excel. Ваквите колони, т.е. полињата во табелите со бази на податоци може да бидат до 255 (како во Excel).
Секој ред во табелите на базата на податоци се нарекува " РЕКОРД" и има свој сериски број, ист како ред во табела на Excel. Бројот на редови, т.е. записи во табелите на базата на податоци, е практично неограничен.
сите" РЕКОРДИ" (редови) во табелата со базата на податоци содржат во секоја ќелија нужно ист тип на информации што одговараат на името " FIELDS". Ова е главната разлика помеѓу табела со база на податоци и табела на Excel. На пример, во колона со името на полето " ЦЕЛОСНО ИМЕ"(види табела со база на податоци" Студент" на следната страница) во сите записи (т.е. во сите редови), ќе видите конкретни имиња на луѓе;
во колоната со име на полето " ГОДР„Во сите записи (т.е. во сите редови) ќе ги видите специфичните години на раѓање на учениците;
во колоната со име на полето " НГ" во сите записи (т.е. во сите редови) ќе ги видите специфичните броеви на студентски групи.
Базата на податоци може да вклучува не една, туку неколку поврзани табели. Освен табели - главниот објект на базата на податоци - базата на податоци може да содржи други објекти, имено:
обликот (еден или повеќе). Формуларот е начин на прикажување на податоци од табелите со бази на податоци на екранот, погоден за внесување податоци и нивно гледање.
Барање (еден или повеќе). Барањето е начин да се избере и излез на екранотподатоци од табели на бази на податоци според критериумите што ги наведовте.
Извештај (еден или повеќе). Извештајот е начин за избор и Испечати
Макро (еден или повеќе). Макро е збир на макро команди кои вршат одредени операции со база на податоци, како што се печатење извештаи.
Модул (еден или повеќе). Модул е програма во програмскиот јазик Access Basic што се користи во базата на податоци за извршување на нетривијални задачи.
Сите наведени објекти, доколку се создадени, се вклучени во датотеката База на податоци со наставката . mdb.
Ќе учите Access 2000 - Најновата верзијапрограма, но малку се разликува од верзијата Access 97, така што во моментов се користат двете верзии.
Ова практична работаќе ви овозможи да ги совладате сите основни операции за креирање, менување и користење на бази на податоци, без оглед на верзијата на Access што ја користите.
СТАНТУВАЊЕ ПРИСТАП до DBMS
Изгледот на екранот по стартувањето на оперативниот систем Windows може да биде многу различен, но секогаш има многу икони за програми, датотеки и папки на екранот на мониторот (вашата работна површина) и на дното на лентата со задачи (тесна лента на долниот дел од екранот со копче) Старт.
Ако некаде на екранот има икона за програмата Access, поставете го покажувачот на глувчето на неа и кликнете двапати за да ја стартувате оваа програма за пресметка.
Ако на екранот нема икона за програмата Access, потоа кликнете на копчето Start за да се отвори главното мени на системот, изберете ја ставката „Програми“ во неа, а потоа во второто мени што автоматски се отвора, кликнете на „Microsoft Пристап" ставка за да ја стартувате оваа програма за пресметка.
Ќе се отвори типичниот софтвер. Прозорец на Windowsсо наслов „Microsoft Access“, и во него (сл. 1):
КУТИЈА ЗА ДИЈАЛОГ Microsoft Access за создавање нова база на податоци или отворање постоечка.
ЛЕНТА МЕНИ под насловната лента (Прозорец за помош за вметнување на услугата, погледнете го уредувањето на датотеката),
СТАНДАРДНА ЛЕНТА АЛАТКИ под лентата со мени, која се вклучува и исклучува со командата Toolbars во менито View. Сите алатки имаат „етикета“ што се појавува автоматски кога се става на врвот на алатката со стрелки на глувчето.
ЛИНИЈА ЗА СТАТУС НА ПРОГРАМАТА на самото дно на прозорецот. Ќе ги прикаже тековните информации за вашата база на податоци и режимот на пристап.
ТЕОРИЈА: СОЗДАВАЊЕ И КОРИСТЕЊЕ НА ПРАШАЊЕ ВО БАЗИ
ПОДАТОЦИ
Повеќето ефективен методупотребата на базата на податоци е да се создаде " барања". Барањее начин за избор и прикажување на податоци од табелите со бази на податоци според критериумите што ќе ги наведете.ТЕОРИЈА: КРЕИРАЊЕ И КОРИСТЕЊЕ ИЗВЕШТАИ ВО БАЗИ НА ПОДАТОЦИ
освен " табели", "Форма"И" барања„Датотеката со база на податоци може да содржи една или повеќе“ Извештаи". "Извештај „е начин на избор и Испечатиподатоци од табели на бази на податоци во форма во која се барани од корисникот, т.е. На вас.ТЕОРИЈА: КРЕИРАЊЕ НА ШЕМАТА НА БАЗА НА ПОДАТОЦИ - ФАЗА 3
Создавањето шема на база на податоци е дефиниција за односи помеѓу табелите вклучени во оваа база на податоци, или подобро кажано, помеѓу одредени полиња од овие табели.
Кога табелите се поврзани, промените во едната од нив автоматски се пренесуваат на другата. Главната поента на поврзувањето на табелите е да се избегне дуплирање на информациите во базата на податоци.
Најлесен начин да се разбере значењето на врските е да се користи примерот на конкретната база на податоци што ја креирате, т.е. Образовниот процес. Дијаграмот за врски на оваа база на податоци е прикажан на сл. 3.
Во прозорецот Образовниот процес: копче за кликнување на базата на податоци Шема на податоцина лентата со алатки. Во отворениот прозорец Додавање табела, изберете обележувач табелии со притискање на копчето Додадете, ставете во прозорецот Шема на податоцисите маси. Потоа притиснете го копчето затвори. Како резултат на тоа, во прозорецот Шема на податоциќе бидат претставени сите табели со бази на податоци Образовниот процессо списоци на нивните полиња.
Ориз. 3. DB шема Образовниот процес
Врските треба да се воспостават со празни табели, инаку може да има проблеми со усогласувањето на својствата на врската.
ТЕОРИЈА: Креирање и користење на извештаи во бази на податоци.
Развој на извештаи со повеќе табели
Заедно со една маса Пристап до извештаиви овозможува да креирате сложени извештаи кои обезбедуваат излез на податоци од неколку меѓусебно поврзани табели на бази на податоци. За прикажување поврзани податоци во извештај со повеќе табели, потребните врски се воспоставуваат автоматски во согласност со шемата за податоци.
Извештаите од повеќе табели може да содржат главен дел и вклучен дел, т.е. подизвештај. Секој од овие делови е изграден на сопствена маса.
Извештаите со повеќе табели, исто така, може да имаат полиња од различни табели без да се бара да бидат вклучени подизвештаи.
Размислете за изградба на извештај за табели кои се во релации еден-на-многу. Во овие односи, едната маса е господар, а другата е роб. Изградбата на таков извештај има свои карактеристики во зависност од изборот на главната или подредената табела како основа на извештајот.
Вежба 31: Извештај од повеќе табели со главно тело врз основа на главната табела
Ориз. 19. Распоред на извештајот на одделот
Размислете за технологијата за креирање извештај со повеќе табели на примерот на табелите ОДДЕЛЕНИЕ И НАСТАВНИК. Да претпоставиме дека е неопходно да се подготви извештај кој содржи информации за одделенијата, вклучувајќи списоци на наставници.
Во табеларниот дел за секој оддел, мора да прикажете список на наставници. Таквите податоци може да се добијат од табелата Наставник.Предложениот распоред дава причина да се избере табелата како главна табела на извештајот. СТОЛ, и масата НАСТАВНИКВАТЕЛ- како извор на податоци за подобразец со список на наставници.
Извештај за распоред. Да претпоставиме дека распоредот за извештајот со списоците на наставници по оддели треба да изгледа како оној прикажан на сл. 19. Во согласност со нацрт-распоредот, извештајот треба да прикажува податоци за секој оддел, вклучувајќи го името, кодот и телефонскиот број, како и името и фотографијата на раководителот. Овие податоци се содржани во табелата СТОЛ.
Завршени вежбите:
Вежба 1: Креирање на основна база на податоци со една табела
Вежба 2: Промена на ширината на колоните со глувчето или користење на командата Column Width во менито Format
Вежба 3. „Вметнување“ и „Бришење“ полиња, како и промена на редоследот на „Полиња“ (колони) во табелата.
Вежба 4: Вметнување ново поле со „Фотографии“ на вработени
Вежба 5: Внесување нови податоци во табела, уредување и бришење записи
Вежба 6: Подредување податоци во табела со база на податоци
Вежба 7
Вежба 8. Креирање и користење на нов објект на база на податоци - „Барање“.
Вежба 9: Креирајте и употребете барање за параметри.
Вежба 10. Креирање на нов објект во Базата на податоци - „Форми“.
Вежба 11. Креирање и користење на нов објект на база на податоци - „Извештај“.
Вежба 12: Креирање извештај за параметар врз основа на барање за параметар
Вежба 13: Дизајнирање на групна табела во приказ на табела
Вежба 14
Вежба 15: Дизајнирање на масата за стол во дизајн приказ
Вежба 16: Дизајнирање на табелите за проучување и напредок во дизајн приказ
Вежба 17. Воспоставување врски помеѓу табелите со бази на податоци.
Вежба 18: Бришење врска помеѓу табели
Вежба 19: Внесување податоци директно во табелите Мајор, Инструктори и Групи
Вежба 20: Формирање на барање во приказ на дизајн
Вежба 21: Подготовка за креирање Композитен образец за групна листа на ученици
Вежба 22: Користење на волшебникот за креирање форма за две табели
Вежба 23: Избор на тип на формулар
Вежба 24: Именување форма и отворање
Вежба 25: Уредување на формулар во дизајн приказ
Вежба 26: Уредување на подформа
Вежба 27: Префрлување на режим на формирање и вчитување табели
Вежба 28: Извештај од повеќе табели со главно тело врз основа на главната табела
Вежба 29: Креирање на тело на извештај
Вежба 30
Вежба 31: Прочистете потизвештај
Вежба 32: Овозможи потизвештај.
Извештај за завршување на контролната задача:
База на податоци:
Пополнување на табели со бази на податоци.
Креирање врски во базата на податоци:
Вовед во ПРИСТАП
Ќе ги разгледаме можностите на Access и видовите задачи што може да се решат со користење на овој DBMS. Особено:
Пристапот е систем за управување со бази на податоци (DBMS).
Користење на пристапза складирање и пребарување на податоци, презентирање информации во пригодна форма и автоматизирање на повторливи задачи.
Развој со пристап до едноставни и удобни форми на внесување податоци, обработка на податоци и генерирање сложени извештаи.
Користење на Access 97 за поставување Пристап до формулариво форма на HTML документи на веб-страници и размена на податоци со интернет/интранет јазли.
Поддршка во механизмот Access for the Query by Example (QBE), кој обезбедува избор, сортирање и пребарување на податоци.
Креирајте апликации без програмирање користејќи макроа за Access.
Корисниците на табеларни пресметки и бази на податоци треба да бидат запознаени со многу од клучните концепти што се користат во Access.
Пред да започнете каква било работа софтверски производ, важно е да се разберат неговите можности и видовите задачи за кои е наменет. Microsoft Access 97 (во натамошниот текст - едноставно Access) е повеќеслоен производ, чија употреба е ограничена само од имагинацијата на корисникот.
Пристап е, пред сè, систем за управување со бази на податоци(DBMS). Како и другите производи во оваа категорија, тој е дизајниран за складирање и преземање податоци, прикажување информации на пригоден начин и автоматизирање на често повторливи операции (како што се сметководство, сметководство, планирање итн.). Користење на Пристапможете да развиете едноставни и удобни обрасци за внесување податоци, како и да обработувате податоци и да издавате сложени извештаи.
Пристапот е моќна апликација за Windows; за прв пат, перформансите на DBMS се беспрекорно комбинирани со практичноста што ја имаат на располагање корисниците на Microsoft Windows. Бидејќи и двата од овие производи се замисла на Microsoft, тие совршено комуницираат еден со друг. Системот за пристап работи под Контрола на Windows 95 или WindowsNT, така што кога работи со него, корисникот има пристап до сите Придобивки од Windows. Можете да исечете, копирате и залепите податоци од која било апликација на Windows во Access и обратно; Можете да креирате дизајн на форма во Access и да го залепите во дизајнерот на формулари.
Со објектите OLE (Поврзување и вградување на објекти) во компонентите на Windows 95 и Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook), можете да го претворите Access во вистинска работна средина на базата на податоци. Со помош на нови екстензии за Интернет, можете да креирате форми кои директно ќе комуницираат со податоците од WorldWideWeb и ќе ги преведат во приказ на HTML јазик, кој обезбедува работа со производи како што се InternetExplorer и NetscapeNavigator.
Со сето ова, Access не е само DBMS. Како релациски Access DBMS обезбедува пристап до сите видови податоци и ви овозможува да користите неколку табели на бази на податоци истовремено. Во овој случај, можно е значително да се поедностави структурата на податоците, а со тоа да се олесни спроведувањето на задачите. Табелата за Access може да се поврзе со податоци складирани на мејнфрејм или сервер. Од друга страна, можете да користите табели создадени во околината Paradox или dBASE. Резултатите може брзо и лесно да се поврзат и да се комбинираат со податоци од табели на Excel. Работејќи во околината на Microsoft Office 97, корисникот добива на располагање целосно компатибилни едни со други Access и Word, Excel и PowerPoint.
Системот за пристап е збир на алатки за крајни корисници за управување со бази на податоци. Вклучува дизајнери на табели, формулари, прашања и извештаи. Овој систем може да се смета и како средина за развој на апликации. Со користење на макроа или модули за автоматизирање на задачите, можете да креирате кориснички-центрични апликации исто толку моќни како и апликациите напишани директно на програмски јазици. Сепак, тие ќе вклучуваат копчиња, менија и дијалог-кутија. Со програмирање во VBA, можете да креирате програми исто толку моќни како самиот Access. Всушност, многу алатки за Access (како што се волшебници и дизајнери) се напишани во VBA.
Моќта и пристапноста на Access го прават најдобриот DBMS на пазарот денес. Прво, да се запознаеме со Access на ниво на крајниот корисник. Потоа преминуваме на посложени елементи како што се елементи на VBA програмирање и интеракција со Интернет.
Што нуди Пристап
1. Вистински релациски модел на база на податоци
Целосно имплементиран во Access управување со релациона база на податоци.Системот ги одржува примарните и странските клучеви и го наметнува интегритетот на податоците на ниво на јадрото (што спречува некомпатибилни ажурирања или бришења на податоци). Дополнително, табелите во Access се опремени со алатки за валидација на податоци кои спречуваат неправилно внесување, без оглед на тоа како се изведува, а секое поле за табела има свој формат и стандардни описи, што во голема мера го олеснува внесувањето на податоците. Пристапот ги поддржува сите потребни типови полиња, вклучувајќи текст, нумерички, бројач, валута, датум/време, белешка, бул, хиперврска и полиња за објекти OLE. Ако не се појават вредности во полињата при посебна обработка, системот обезбедува целосна поддршкапразни вредности.
Релациската обработка на податоци во Access поради флексибилната архитектура на системот е во состојба да одговори на сите потреби. Во исто време, Access може да се користи како самостоен DBMS во режим на сервер за датотеки или како клиентска компонента на производи како што е SQLServer. Покрај тоа. Access го поддржува протоколот OpenDatabaseConnectivity (ODBC), кој ви овозможува да се поврзете со бази на податоци во многу различни формати, како што се SQLServer, Oracle, Sybase, па дури и DB/2 за мејнфрејмови на IBM.
Системот Access ја поддржува обработката на трансакциите со гаранција за нивниот интегритет. Дополнително, обезбедена е безбедност на ниво на корисник, што ви овозможува да го контролирате пристапот до податоците на поединечни корисници и цели групи.
Контекст чувствителна помош и канцеларија асистент
Организацијата на системот за помош на Мајкрософт сè уште е најдобра во индустријата, како за почетници така и за искусни корисници. Access обезбедува помош чувствителна на контекст до која можете да пристапите со кликнување
Во Access 97, Microsoft ги претстави OfficeAssistant (асистент) и ScreenTips (совети за алатки). Совети за алаткисодржи кратки објаснувања за нешто. Системот обезбедува цела галерија од десет можни знаци на асистенти (можете да изберете кој сакате). Ако асистентти е досадно, можеш да го исклучиш.
Лесни за употреба волшебници и конструктори
Господар(Волшебникот) може да ги претвори часовите на работа во минути. Волшебниците поставуваат водечки прашања за содржината, стилот и форматот на објектот што се создава; тогаш автоматски го градат саканиот објект. Како дел од Access околу стотина занаетчии да ви помогне да дизајнирате бази на податоци, апликации, табели, формулари, извештаи, графикони, етикети за пошта, контроли и својства. Можете дури и да ги приспособите волшебниците за да решавате различни проблеми.
Увоз, извоз и поврзување на надворешни датотеки
Пристапот ви овозможува да увезувате и извезувате датотеки во многу познати формати на датотеки, вклучувајќи dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, многу формати на текст ASCII (вклучувајќи должина на фиксна линија или разграничувач) и HTML податоци. Увозот создава табела за Access; со извоз на табела Access се создава датотека во наведениот формат.
Врзување(претходно именуван пристапување)значи дека можете да користите надворешни податоци без да креирате табела за Access. Може да воспоставите слична врска со податоците од dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Многу моќна карактеристика е поврзувањето на табелите на Access со нивните надворешни табели и потоа нивното споделување; ова се однесува на табелите Access, dBASE, FoxPro и SQLServer.
Формулари и извештаи WYSIWYG
Прозорците на дизајнерите на формулари и извештаи имаат ист интерфејс и му обезбедуваат на корисникот многу опции. Формуларот или извештајот е дизајниран според принципот WYSIWYG (WhatYouSeeIsWhatYouGet - она што го гледате е она што го добивате). Со додавање на друга контрола, корисникот гледа како се менува формата што се креира.
Може да вклучите етикети, полиња со текстуални податоци, радио копчиња, полиња за избор, линии и правоаголници во формите и извештаите и да ги стилизирате со нагласувања и сенки. Уште повеќе, може да вклучите цели слики, графикони, подформи и подизвештаи. Во исто време, сите параметри за презентација на податоци остануваат целосно под контрола на корисникот. Формуларите можат да опфаќаат многу страници, а извештаите може да имаат многу нивоа на групирање и сумирање на податоци.
Формуларите и извештаите може да се видат во режим на прегледобезбедување на птичја перспектива со зумирање. Во режим на дизајнирање, извештајот може да се гледа со лажни податоци за да не треба да чекате да се обработи голема вистинска датотека.
Изградувачот на извештаи е многу моќна алатка која ви овозможува да користите до десет нивоа на групирање и сортирање. Благодарение на него, можно е да се креираат извештаи кои покажуваат проценти и вкупни збирови, кои може да се добијат само со две додавања. Можете да креирате многу видови извештаи, вклучувајќи етикети за пошта и листи за пошта.
Прашања и врски со повеќе табели
Една од најмоќните карактеристики на Access е исто така најважна. Врските ви овозможуваат графички да ги поврзувате табелите. Можете дури и да поврзете табели што претставуваат датотеки од различни типови (на пример, табела Access и табела dBASE). По ваквото врзување, табелите делуваат како единствен ентитет и сега можете да изградите прашања во однос на сите податоци во нив. Можете да изберете одредени полиња, да дефинирате редослед на сортирање, да креирате пресметани изрази и да внесете критериуми за да ги изберете саканите записи. Можете да ги прикажете резултатите од барањето како табела, формулар или извештај. Од корисникот не се бара претходно да воспоставува врски: наместо тоа, доволно е да го внесете создавачот на барања (на пример, кога сакате да изградите специфичен извештај).
Барањата се користат и во други случаи. Можете да креирате прашања кои пресметуваат збирки, прикажуваат групирани табели и градат нови табели. Барањето дури може да се користи за ажурирање податоци во табели, бришење записи и додавање една табела во друга.
Графикони и графикони
Access ја користи истата графичка апликација како Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Ви овозможува да креирате стотици видови графикони и графикони, приспособувајќи ги врз основа на вашите специфични потреби. Можете да креирате табели со лента, шипка, пита, површина и други графикони, и дводимензионални и тридимензионални. Тие можат да бидат произволно придружени со текст, украсени со различни бои и дезени. Вредностите може да се прикажат во ленти или парчиња графикони со пити. Можете да ги ротирате сликите на графиконот така што тие да се прикажуваат под кој било пригоден агол на гледање. Сето ова е обезбедено од програмата AccessGraph.
Можности DDE И ОЛЕ
Со DDE (DynamicDataExchange) и OLE (ObjectLinkingandEmbedding) можете да додавате секакви нови објекти во формуларите и извештаите на Access. Таквите објекти можат да бидат звук, слики, дијаграми, па дури и видео клипови. Можете да вградите OLE објекти (како битмапи) или документи текстуални процесори(Word или WordPerfect) или линк до табели на Excel. Со поврзување на овие објекти со нивната база на податоци, корисникот може да креира динамични форми и извештаи, како и да ги користи истите информации во различни Windows апликации.
Пристап до Интернет
Пристапот сега ги има сите карактеристики што овозможуваат апликацијата да комуницира со Интернет/интранет. Со еден клик, можете да зачувате табели, прашања, формулари и извештаи во HTML формат. Соодветниот волшебник дозволува дури и почетниците да префрлаат HTML-кодови од објект на веб-страница, што ги прави достапни за употреба од секој што сурфа на Интернет! Хиперврските ви овозможуваат пристап до податоците на веб-страница директно од формуларот за пристап.
Многу луѓе мислат дека објавувањето податоци на веб-страниците треба да го прават веб-администраторите. Пристап 97 докажува со целосна сигурност дека оваа операција може успешно да ја изврши секој корисник. И волшебникот за поставување на веб-страница ќе му помогне во тоа, кој обезбедува конверзија на избраните објекти на базата на податоци во HTML формат и нивно пренесување веќе во оваа форма на веб-страница. Користејќи го овој волшебник, можете да креирате статични или динамични страници, да ги префрлите на веб-сервер, да креирате свои почетна страницапа дури и користете шаблони за да го добиете стандардниот изглед и чувство на сите HTML страници!
Вградени функции
Пристапот содржи над сто функции(мали вградени програми кои враќаат вредност како резултат на извршување) кои извршуваат многу различни задачи. Постојат функции за манипулирање со бази на податоци, низи, броеви во формат на датум и време, математички, деловни и финансиски. Тие може да се користат за креирање пресметани изрази во форми, извештаи и прашања.
Макроа: програмирање без програмирање
За непрограмери (или напредни корисници кои едноставно не сакаат да програмираат), Access обезбедува макроа. Тие ви дозволуваат да автоматизирате некои задачи. Во близина педесет макроаовозможуваат манипулирање со податоци, креирање менија и дијалог-кутии, отворање форми и извештаи, со еден збор, автоматизирање на извршувањето на речиси секоја задача. Со помош на макроа, можете да решите околу 90% од сите задачи за обработка на податоци.
Модули: Визуелен Основни за Апликации програмирање на бази на податоци
Пристапот е сериозна околина за развој на апликации со целосно опремен програмски јазик. Јазикот VBA (порано познат како AccessBasic) имплементира објектно-ориентиран пристап кон програмирањето и му дозволува на програмерот да прави речиси сè што може да се замисли. Тоа е моќен структуриран програмски јазик. Тој е целосно проширлив и поддржува процедури за API во која било динамична библиотека (DLL) оперативни системи Windows 95 и Windows NT.
Целосно опремената развојна околина поддржува многу моќни модерни можности: режим со повеќе прозорци за уредување и дебагирање, автоматска проверкасинтакса, точки на прекин, чекор-по-чекор извршување, па дури и синтаксичка помош што ги прикажува опциите на екранот за командите што ги внесувате.
Дури и ако веќе сте работеле со какви било бази на податоци, тоа воопшто не значи дека сè ќе оди без проблеми со Access веднаш. Можно е да се биде експерт во релациони системи за бази на податоци како што се dBASE, FoxPro и Paradox, но да немате искуство со бази на податоци во околина на Windows.
Прво, треба подобро да го запознаете Windows: да работите со Уредувач на боја, експериментирајте со Word или Excel, научете како правилно да го користите глувчето. Вреди да се создаде графикон во Excel, користејќи ги услугите на еден од волшебниците и повикувајќи се на системот за помош. Сето ова ќе помогне во иднина при совладување на Access. Треба да се навикнете и на новите термини.
Информации за корисници на табеларни пресметки
Искусен корисник на Excel (или 1-2-3) ќе забележи дека Access и Excel се слични на многу начини. Прво, и двете од овие програми се производи на Windows, така што тој веќе треба да биде запознаен со конвенциите на Windows што ќе се користат при работа со Access. Изглед на табели и Пристап до прашањаодговара на изгледот на табелите и се нарекува табели со податоци ( податоци ). Редиците и колоните од табелите може да се менуваат на ист начин како и во работните простори. Ексел листови. Во суштина, режимот за внесување податоци во Access 97 одговара на режимот за внесување податоци ексел податоци. Треба само да ги внесете податоците и да ги дефинирате насловите на колоните; Пристапот ќе го направи остатокот автоматски.
Пристапот, како Excel, поддржува режим WYSIWYG и работа со него графичка апликацијаГрафик на Мајкрософт. Така, корисникот секогаш има можност да креира ист тип на дијаграми во двата системи. Дополнително, Access вклучува волшебник за графикони сличен на оној што се користи во Excel.
Како Excel, Access 97 вклучува волшебник за PivotTable; всушност, може да се користи за креирање стожерни табели на Excel: информации од бази на податоци Пристап до податоциможе лесно да се префрли во табели на Excel. Пристапните бази на податоци може да се поврзат со табелите на Excel. Двата производи можат да креираат прашања и да сортираат користејќи ист интерфејс. (Ако читателот ги користел менијата на Excel за креирање прашања и сортирање критериуми за податоци, тогаш овие концепти му се веќе познати.) Накратко, Access 97 е интероперабилен со сите производи на Office 97.
Предавање 1
Основни принципи на работа
со база на податоци во Microsoft Access.
1.3. Создавање бази на податоци.
1.4. Работа со табели.
1.5. Типови на податоци.
1.6. Карактеристики на теренот.
1.7. Клучни полиња.
1.8. Дефинирање на односи помеѓу табелите во базата на податоци.
1.9. Обезбедување интегритет на податоците во Microsoft Access.
1.1. Што е „База на податоци“.
Во деловно или лично опкружување, честопати треба да работите со податоци од повеќе извори, секој поврзан со одредена дејност. За да се координираат сите овие податоци, потребни се одредени знаења и организациски вештини. Microsoft Access комбинира информации од различни извори во една релациона база на податоци. Создадени форми, прашањата и извештаите ви овозможуваат брзо и ефикасно да ги ажурирате податоците, да добивате одговори на прашања, да пребарувате релевантни податоци, да анализирате податоци и да печатите извештаи.
Базата на податоци складира информации од секој извор во посебна табела. Кога работите со податоци од повеќе табели, се воспоставуваат врски помеѓу табелите.
Се креира барање за пребарување и избор на податоци кои исполнуваат одредени услови. Пребарувањата исто така ви дозволуваат да ажурирате или бришете повеќе записи во исто време, да вршите вградени или сопствени пресметки.
Формуларите се користат за прегледување, внесување или менување податоци директно во табелата. Формата ви овозможува да изберете податоци од една или повеќе табели и да ги прикажете на екранот користејќи стандарден распоред или распоред создаден од корисникот.
Извештајот се користи за анализа на податоците или за печатење на одреден начин. на пример, можете да креирате и печатите извештај што ги групира податоците и ги пресметува збирките.
За автоматско извршување на некои операции, се користат макроа кои содржат сет од една или повеќе макро команди, како што се отворање формулари или печатење извештаи. Макроата може да бидат корисни за автоматизирање на често извршените задачи. На пример, кога корисникот ќе кликне на копче, можете да извршите макро што печати извештај.
Понекогаш е неопходно да се создаде приспособена процедура која треба да работи од кој било прозорец на базата на податоци или постапка дизајнирана да се справи со одреден настан. Збир на такви постапки во јазикот на Visual Basic, собрани во една програмска единица, се нарекува модул. Постојат два главни типа на модули: класа модули и стандардни модули. Модулите за класа се модули за формулари и модули за извештаи поврзани со одредена форма или извештај. Тие често содржат процедури за настани (како што е притискање на тастатурата) и автоматски се креираат кога се креира првата постапка за настан. Во стандардна
Во прозорецот на базата на податоци, можете да работите со сите негови објекти. За да видите објекти од одреден тип, изберете го соодветното јазиче (на пример, „Табели“).
Користејќи ги копчињата од десната страна, можете да креирате и менувате постоечки објекти.
1.2. Дизајн на база на податоци.
Пред да креирате табели, форми и други објекти, мора да ја дефинирате структурата на базата на податоци. Добрата структура на базата на податоци е основа за создавање на соодветна, ефикасна база на податоци.
Чекори за дизајнирање на база на податоци:
1. Определете ја целта на креирањето на базата на податоци, нејзините главни функции и информациите што треба да ги содржи. Базата на податоци мора да ги исполнува барањата на оние кои директно ќе работат со неа. За да го направите ова, треба да ги одредите темите што треба да ги покрива базата на податоци, извештаите што треба да ги издаде, да ги анализирате формуларите што моментално се користат за снимање на податоци, да ја споредите базата на податоци што се создава со добро дизајнирана база на податоци како неа.
2. Развијте ја на хартија структурата на табелите што треба да ги содржи базата на податоци. При дизајнирање табели, се препорачува да се води според следниве основни принципи:
Информациите во табелата не треба да се дуплираат. Не треба да има повторување помеѓу табелите. Кога одредени информации се чуваат само во една табела, тогаш тие ќе треба да се сменат само на едно место. Ова ја прави работата поефикасна, а исто така ја елиминира можноста за несовпаѓање на информациите во различни табели. На пример, една табела треба да содржи адреси и телефонски броеви на клиенти.
Секоја табела треба да содржи информации само за една тема. Информациите за секоја тема се обработуваат многу полесно доколку се содржани во табели кои се независни една од друга. На пример, адресите и нарачките на клиентите се чуваат во посебни табели, така што информациите за клиентите остануваат во базата на податоци кога ќе се избрише нарачката.
3.Дефинирајте ги потребните полиња во табелата. Секоја табела содржи информации за одредена тема, а секое поле во табелата содржи посебни информации за темата на табелата. На пример, табела со податоци за клиенти може да содржи полиња со име на компанија, адреса, град, земја и телефонски број. Кога дизајнирате полиња за секоја табела, имајте на ум:
Секое поле мора да биде поврзано со тема на табелата.
Табелата треба да ги содржи сите потребни информации.
Информациите треба да се поделат на најмали логички единици (На пример, полињата „Име“ и „Презиме“, а не општото поле „Име“).
4.Поставете го полето за клучеви. За да може Microsoft Access да поврзува податоци од различни табели, како што се податоци за клиент и неговите нарачки, секоја табела мора да содржи поле или множество полиња што ќе ја постави индивидуалната вредност на секој запис во табелата. Таквото поле или збир на полиња се нарекува примарен клуч.
5. Дефинирајте ги односите помеѓу табелите. Откако ќе ги дистрибуирате податоците низ табелите и ќе ги дефинирате клучните полиња, треба да изберете шема за поврзување податоци во различни табели. За да го направите ова, треба да ги дефинирате односите помеѓу табелите.
6. Повторно прегледајте ја структурата на базата и идентификувајте ги можните недостатоци. Препорачливо е да го направите ова во оваа фаза, додека табелите не се полни со податоци.
7.Додадете податоци и креирајте други објекти на базата на податоци. Ако структурите на табелата ги исполнуваат барањата, тогаш можете да ги внесете сите податоци. Потоа можете да креирате какви било прашања, формулари, извештаи, макроа и модули.
8.Користете ги алатките за анализа во Microsoft Access. Постојат две алатки во Microsoft Access за подобрување на структурата на базите на податоци. Волшебникот за анализа на табели ја испитува табелата, предлага нова структура и односи доколку е потребно и ја преработува. Анализаторот на перформанси ја испитува целата база на податоци, дава препораки за нејзино подобрување, а исто така ги имплементира.
1.3. Создавање бази на податоци.
Microsoft Access поддржува два начини за создавање база на податоци. Можете да креирате празна база на податоци и потоа да додавате табели, формулари, извештаи и други објекти во неа.
Овој метод е најфлексибилен, но бара посебна дефиниција за секој елемент на базата на податоци. Исто така, можно е веднаш да се создаде база на податоци со помош на волшебникот
од одреден тип со сите потребни табели, обрасци и извештаи. Ова наједноставен начинпрвично создавање на база на податоци. Во двата случаи, ќе имате можност да
време за промена и проширување на креираната база на податоци.
Ако креирате нова база на податоци (само во овој случај), „Датотека нова базаподатоци“, во која мора да го наведете името и локацијата на датотеката за креираната
База на податоци. Датотеката со база на податоци на Microsoft Access има наставка .mdb. За да добиете копија од базата на податоци, треба да ја копирате датотеката што ја содржи, бидејќи
Кога ќе излезете од Microsoft Access, промените на податоците се зачувуваат автоматски. Меѓутоа, кога ја менувате структурата на кој било објект на базата на податоци во Microsoft Access, од вас ќе биде побарано да потврдите дека сакате да ги зачувате тие промени пред да излезете.
1.4. Работа со табели.
Табелата складира информации за одредено прашање, на пример, табелата „Производи“ содржи информации само за стоки, а табелата „Добавувачи“ - само за компании кои снабдуваат стоки. Со цел да се избегне дуплирање на податоци и да се избегнат грешки при нивното издавање, неопходно е да се дистрибуираат податоци од различни видови во различни табели. Податоците во табелата се организирани во колони („полиња“) и редови („записи“).
Постојат два начини на работа со маса. Можете да изберете Design View или Datasheet View со кликнување на посветеното копче на лентата со алатки.
Во приказот за дизајн на табела, можете да креирате цела табела со додавање нови полиња или бришење и приспособување на постојните полиња на табелата.
За да додадете поле, на горниот дел од прозорецот на табелата, внесете го името на полето и дефинирајте го неговиот тип. За да преименувате поле, сменете го неговото име во колоната Име на полето.
Типот на податоци одредува каков вид на податоци се дозволени во полето. На пример, не можете да внесете текст во полето за валута. Изборот на соодветниот тип на податоци осигурува дека податоците се внесуваат во правилна форма за сортирање, пресметки и други операции. За да го дефинирате или промените типот на податоци, изберете ја колоната Тип на податоци, кликнете на паѓачкиот симбол во полето и изберете го типот на податоци од списокот.
Секое поле има својства, менувајќи ги, можете да го контролирате складирањето, обработката и прикажувањето на податоците од теренот. На пример, за форматот „Валута“, автоматски се додаваат раздвојувач на групи цифри и симбол на валута (1234 гр.). За да поставите својство на поле, изберете го во горниот дел од прозорецот за дизајнирање на табелата и внесете ја вредноста на ова својство во долниот дел од прозорецот или изберете го од списокот. Множеството достапни својства се одредува според типот на податоци на полето.
Единствена ознака, наречена клуч, се користи за да се идентификува секој запис во табелата. Исто како што регистарската табличка уникатно го идентификува автомобилот, клучот дефинира запис. Клучните полиња во табелите се користат за креирање односи меѓу табелите. За да дефинирате клуч, означете ја линијата што го опишува потребното поле и кликнете на копчето Key на лентата со алатки.
Во приказот на Datasheet, додавате, уредувате или гледате табеларни податоци. Можете исто така да проверите правопис и да печатите табеларни податоци, да ги филтрирате и подредувате записите, да менувате изгледтабела или сменете ја структурата на табелата со додавање или отстранување колони.
За да додадете записи, користете го копчето Нов внес на лентата со алатки. Кога ќе кликнете на ова копче, на крајот од табелата се појавува празна линија.
За да избришете записи, изберете кое било поле од записот и кликнете на копчето Избриши запис на лентата со алатки.
Редовите во табелата може да се подредат според содржината на една или повеќе колони. За да го направите ова, изберете го полето по што ќе се подреди и кликнете на копчето Сортирај растечки или Подреди опаѓачки на лентата со алатки.
Филтрирањето ви овозможува да видите само одредени записи во формуларот. Изберете ги податоците по кои сакате да се филтрирате и кликнете на копчето Филтер по избор на лентата со алатки. За да го уредите филтерот, кликнете на копчето Уреди филтер. За да одредите подетален услов за филтрирање, изберете ја командата Filter од менито Records и подкомандата Advanced Filter. За да примените обичен или напреден филтер, кликнете на копчето Примени филтер на лентата со алатки.
1.5. Типови на податоци.
Типот на податоци одредува каков вид на податоци се дозволени во полето. На пример, не можете да внесете текст во полето за валута. Изборот на соодветниот тип на податоци осигурува дека податоците се внесуваат во правилна форма за сортирање, пресметки и други операции. Microsoft Access ги поддржува следниве типови податоци:
Текст
Текст или броеви за кои не се потребни пресметки, како што се телефонски броеви.
Поле за белешки
Долг текст или комбинација од текст и бројки.
Нумерички
Нумерички податоци кои се користат за пресметки.
Датум време
Датуми и времиња што се однесуваат на годините од 100 до 9999 година, вклучително.
Монетарната
Монетарни вредности и нумерички податоци што се користат во математичките пресметки.
Бројач
Единствено последователно зголемување (за 1) или случајни броеви, автоматски се внесува при додавање на секоја од нив нов рекордВ
Логично
Булови вредности, како и полиња кои можат да содржат една од двете можни вредности (Точно/Неточно, Да/Не).
OLE објектно поле
Објект (на пример, табела Microsoft Excel, документ Microsoft Word, слика, звучна снимка или други податоци во бинарен формат) поврзани или вградени во табела на Microsoft Access.
Хиперврска
Низа од букви и броеви што ја претставуваат адресата на хиперврската.
Волшебник за замена
Создава поле кое нуди избор на вредности од список или од комбо-кутија која содржи збир на константни вредности или вредности од друга табела. Со избирање на оваа опција од списокот во ќелија се активира волшебник за пребарување кој го одредува типот на полето.
Предавање 2
Внесување и уредување податоци
Внесување податоци
Приказот на табелата ги прикажува сите внесени податоци. Ако е создадена само структурата на табелата, тогаш сè уште нема податоци за табелата. Во празна табела Обележувачот за влез (со триаголник свртен десно) обично се става во првиот ред од табелата.
За да внесете вредност во полето (во приказ на лист со податоци), поместете го курсорот во полето и напишете ја вредноста. Кога уредувате запис, маркерот за запис се менува во молив. Кога внесувате нов запис (кој има молив на маркерот), автоматски се појавува следната линија (која има ѕвездичка на маркерот за да означи нов запис). Новиот рекорден маркер секогаш го означува последниот ред од табелата.
При внесување на нов запис, курсорот обично се става во првото поле од табелата.
Во зависност од операцијата што се изведува и видот на записот, токенот за запис може да има една од четирите форми.
Маркер за тековен рекорд.
Маркерот на записот што се уредува.
Заклучен маркер за влез (кога работите внатре
режим на повеќе играчи).
Нов рекорден маркер.
Зачувување на запис
Додадениот или изменет запис автоматски се зачувува кога одите до друг запис или затворате табела.Во овој случај, маркерот за влез ја менува својата форма: моливот се претвора во стрелка насочена десно.
За да го зачувате записот, мора да внесете валидна вредност во полето за примарен клуч. Вредноста на примарниот клуч се проверува според типот на податоци, единственоста и другите правила за валидација на вредноста внесени во својството Критериуми за вредност ( Валидација правило )
Копче за откажување ( Врати Актуелно Поле / рекорд ) што се наоѓа на лентата со алатки ви овозможува да ги вратите промените направени само на тековниот запис. Откако ќе се преместите на следниот запис, ова копче ќе се врати во нормалниот режим на враќање и, откако ќе го промените следниот запис, веќе нема да можете да ја вратите промената на претходниот.
Можете да го зачувате тековниот запис на дискот користејќи ја командата Записи->Зачувај запис ( рекорди -> Зачувај рекорди ) или кратенки на тастатурата< Смена + Внесете >.
Проверка на исправноста на внесените податоци
Автоматска проверка на типот на податоци
Пристапот автоматски проверува некои типови податоци, без никаква интервенција. За полиња кои содржат податоци од овие типови , не треба да ги пополнувате својствата Услов на вредноста. Да ги наведеме овие типови податоци.
Нумерички (број)
Пари (валута)
Датум/Време (Датум/Време)
Булова (Да/Не)
Нумерички (Број) и Монетарни (Валута) ви дозволуваат да внесете валидни нумерички вредности. Иако Access ви дозволува да внесете буква во полето Број, доколку се обидете да го напуштите тоа поле, се појавува дијалог прозорец со пораката „Вредноста што ја внесовте не се совпаѓа со својствата на полето „Тип на податоци“ или „Големина на полето““Порака за грешка ќе се појави и ако внесете други неважечки знаци или повеќе децимални точки или ако се обидете да внесете претерано голем број за одредена големина на поле за податоци од типот Numeric (Number)
Полињата од типот Date/Time (Date/Time) ја проверуваат точноста на вредностите на датумот и времето. Ако се обидете да го внесете времето 44:44:44 или само буква во полето за тип на датум/време, ќе се појави дијалог за грешка
Булова (Да/Не) можете да внесете само една од следните поставки: Да (Да), Точно (Точно) Вклучено (Вклучено) или кој било број што не е нула за логично Да и Не (Не), Неточно (Неточно), Исклучено (Исклучено) или 0 за логично бр. Можете да ги дефинирате вашите сопствени Булови (Да/Не) вредности во својството Формат на полето, но обично се користат стандардните вредности.
Методи за внесување податоци
Се врши внесување на податоци во полиња од различни типови различни начини. За некои типови податоци, валидацијата на вредноста се врши автоматски. Меѓутоа, кога креирате некои табели, можеби ќе треба да внесете податоци во нестандардни (кориснички дефинирани) формати и да поставите правила за валидација за нив во својството ValidationRule. Следно, ќе разгледаме различни начинивнес на податоци. |
Стандардно внесување текст
Трите полиња внесени во табелата MyStudents беа полиња од типот Текст. Полињата FamNameName1 имаат влезна маска што се користи за внесување податоци. Ако внесете вредност со мали букви, таа ќе се прикаже: првата буква е голема, а останатите се мали. Текстот може да се провери за посебни значења и да се прикаже во наведениот формат.
Понекогаш во поле од тип Текст ( Текст ) треба да внесете вредност која се состои од неколку линии. За да додадете нова линија, притиснете ја комбинацијата на копчиња< ctrl + Внесете >. Оваа функција е корисна за форматирање низи од полето за адреса, како и за полето Мемо.
Внесување на податоци за датум/време
Вредностите се внесуваат во формат mmm yy. Вака ќе биде кога ќе внесете 4/8/96 и ќе излезете од ова поле. Access ќе ја прикаже вредноста како Arg 96. Табелата всушност ја складира вредноста 4/8/92, а можете да ја прикажете со лебдење над ова поле. Од друга страна, можете да внесете Arg 96 во полето, а вредноста Arg 96 ќе биде зачувана во табелата.
За полето за тип на датум/време, можете исто така да дефинирате услов за вредноста помеѓу #1/1/70# и датум (). Овој услов одредува дека внесениот датум на раѓање мора да биде помеѓу 1 јануари 1970 година и тековниот датум.
Форматите влијаат на тоа како се прикажуваат податоците, а не на тоа колку меморија зафаќаат.
Внесување на текстуални податоци со валидација на податоци
Текстуално поле може да се постави на својство Вредност состојба.Го ограничува внесувањето на вредности (на пр. F, M, C). Ако се обидете да внесете вредности различни од F, M и C во ова поле, ќе се појави дијалог-кутија со следнава порака, на пример: Само M, F или C може да се внесат во ова поле. грешка" за ова поле.
Внесување нумерички податоци со проверка на условот за вредноста |
Нумеричките полиња имаат дефинирани правила за валидација на податоците. Полето Resultat во својството Value Criteria е поставено на ограничувањето на вредноста за евалуација (>=2 и<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Внесување податоци OLE тип
Полето на објектот OLE наречен Фото може да се пополни дури и без самиот објект (слика) да се прикаже на екранот. Следниве објекти може да се зачуваат во поле од типот OLE.
Растерски слики.
Звучни датотеки.
Графикони и (дијаграми).
Word или Excel.
Објектот препознаен од OLE сервер може да се зачува во Access во поле од типот OLE. Објектите OLE обично се внесуваат во форми на таков начин што можат да се видат, слушнат или да се користат. Кога ставате објект OLE во табела, ќе видите текст што го опишува објектот (на пример, во полето тип OLE, можете да го видите натписот PaintbrushPicture). Постојат два начина за внесување на објект.
Вметни од тампон.
Вметнете од полето за дијалог што се појавува по извршувањето на командата Вметни->Објект (Вметни->Објект)
Внесување податоци MEMO
Полето Преглед содржи податоци од типот MEMO. Овој тип ви овозможува да внесете до 64000 бајти текст за секој запис. Табелата прикажува само дел од внесениот текст. притискање
Движете се низ записите во табела
Како по правило, по внесувањето на податоците, често станува неопходно да се направат некои промени.Ова може да се должи на следните причини
Добиени нови информации
Пронајдени се грешки
Треба да додадете нови записи
За да ги промените податоците, прво отворете ја табелата Во прозорецот на базата на податоци, отворете ја табелата во режим на податоци со двоен клик на линијата со нејзиното име во списокот со табели.
Ако сте во приказот TableDesign, кликнете на копчето Views за да се префрлите на Table View за да направите промени во податоците.
Движете се низ записите
За да отидете на кој било запис, можете едноставно да го поставите курсорот на него или да кликнете на него со глувчето.
Можете да ја користите вертикалната лента за лизгање за да се движите низ записите. Копчињата со стрелки на лентата за лизгање ви овозможуваат да го поместувате маркерот за записи само една позиција по клик. Затоа, за побрзо движење (преку неколку записи одеднаш), подобро е да го користите лизгачот на лентата за лизгање. Можете исто така да кликнете на глувчето во областа помеѓу лизгачот и копчето на лентата за лизгање за да се премести на многу позиции напред.
Командата Edit->Go обезбедува неколку опции за брзо движење низ табелата.
Петте копчиња за навигација на дното од прозорецот за преглед на табелата може да се користат и за движење низ записите Со кликнување на овие копчиња, можете да скокнете на кој било запис Ако го знаете бројот на записот (број на линија за даден запис), кликнете на поле за запис со број, внесете го бројот за внесување и притиснете го копчето
Додека се движите низ табелата, обрнете внимание на советите на лентата за лизгање. Access не го ажурира полето за број на запис додека не кликнете на кое било од полињата за запис.
Пребарување на зададената точка
Иако го знаете бројот на записот, можете да отидете до него и да пронајдете одредено поле, во повеќето случаи ќе треба да најдете одредена вредност во записот. Ова може да се направи на три начини:
Изберете команда Уреди-> Најдете (Edrt-> Најдете)
Кликнете на копчето Find (FindSpecifiedText) кое се наоѓа на лентата со алатки (тоа покажува двоглед).
Користете кратенка на тастатурата
Кога користите некој од овие методи, ќе се појави дијалог-кутија. За да пребарувате само за одредено поле, поставете го курсорот во него (и направете го тоа пред да го отворите полето за дијалог). Изберете го полето Само во тековното поле (SearchOnlyCurrentField) во полето за дијалог и Access ќе пребарува само во наведеното поле.
Овој дијалог прозорец ви овозможува да поставите различни опции за пребарување. Внесете ја вредноста што ја барате во полето за текст FindWhat специјални ликови:
* - Се совпаѓа со кој било број на знаци
Одговара на еден лик
# - Се совпаѓа со една цифра
За да разберете како функционираат овие знаци, да претпоставиме дека сакате да ги најдете сите вредности што започнуваат со AB За да го направите ова, внесете AB*
Сега да речеме дека сакате да најдете вредности што завршуваат на 001 Во овој случај, напишете *001 . За да пребарувате за која било вредност што започнува со AB, завршува со 001 и содржи само два знака меѓу нив, напишете AB??001. Ако треба да ги најдете сите презимиња што завршуваат на „ко“, тогаш за да пребарувате вредности како Бродски и Чајковски, внесете *ко.
Паѓачката листа Match содржи три опции:
Со кој било дел од полето (AnyPartofField)
Цели полиња (WholeField)
Од почетокот на полето (StartofField)
Стандардна опција е WholeField.На пример, вредноста Pet ќе се најде ако вредноста е Pet. Ако е избрана опцијата Со кој било дел од полето (AnyPartofField), тогаш резултатите од пребарувањето ќе ги вратат вредностите Петров, Петровски. Шпетни, итн. Како резултат на пребарувањето со поставката Од почетокот на полето (StartofO), ќе се најдат вредностите на Петров, Петровски.
Во паѓачката листа Прикажи (Барај) можете да изберете една или повеќе опции од сетот Сите, горе, долу (горе, долу, сите)
Ако го изберете копчето за опција Само во тековното поле (SearchOnlyCurrentField), вредноста ќе се пребарува само во едно поле.Полето за избор MatchCase одредува дали ќе се разликуваат големите и малите букви. Стандардно се исти. Пребарувањето на Пет ќе ги најде Пет, Петр и Петров. Кога ќе го изберете полето за избор MatchCase, мора да ја внесете низата за пребарување, земајќи ги предвид големите и малите букви
Јасно е дека за типови на податоци како број, валута и датум/време, чувствителноста на буквите нема смисла.) Кога ќе го изберете полето за избор MatchCase, Access го игнорира полето SearchFieldsAsFormatted (Ако сте ги форматирале полињата во табелата, штиклирајте ова поле) На пример, сакате да пребарувате во полето Датум на раѓање за евиденција на сите родени во април 1982 година. За да го направите ова, изберете ја опцијата SearchFieldsasFormatted и внесете Apr 92. Ако не го штиклирате ова поле за избор, пребарувањето ќе има да се изврши до точниот датум на раѓање, на пример, побарајте 4/8/92
Користењето на полето за избор SearchFieldsasFormatted може значително да го забави пребарувањето.
Пребарувањето ќе започне кога ќе кликнете на копчето Find (FindFirst) или Find Next (FindNext) Откако ќе пронајдете вредност, Access ја нагласува За да ја пронајдете првата вредност што одговара, кликнете на копчето Find. За да ја побарате следната вредност, кликнете на копчето Најди следно.Дијалошкото поле останува отворено во текот на процесот на пребарување. Затоа, кога ќе ја пронајдете саканата вредност, кликнете на копчето Затвори за да го затворите полето за дијалог.
Променете ги вредностите во приказот на листот со податоци
За да промените вредност, одете до неа и направете ги потребните корекции. Може да има неколку причини за уредување вредност.
Додавање нова вредност.
Замена на постоечка вредност
Промена на постоечка вредност
Ако полето е празно, само внесете нова вредност во него Кога внесувате нови вредности во полето, следете ги истите правила како кога внесувате нови записи
Замена на постоечка вредност
Можете да изберете поле со помош на тастатура или глувче Кога ја користите тастатурата, содржината на полето се означува (се прикажува во обратна форма) Кога ќе притиснете кое било копче, содржината на полето се брише и се заменува со знакот што одговара на притиснато копче Со притискање на копчето
Со помош на глувчето, содржината на полето може да се избере на следниве начини:
Кликнете на левата граница на полето (каде што покажувачот се менува во голем знак плус)
Кликнете двапати на полето (овој метод не е соодветен ако текстот содржи празно место)
Кликнете и повлечете го покажувачот на глувчето над содржината на полето од лево кон десно
Изберете кој било дел од содржината на полето и притиснете го копчето
За да замените постоечка вредност со стандардна вредност од својството DefaultValue, означете ја вредноста и притиснете ја комбинацијата на копчиња
За да ја замените постоечката вредност со вредност од истото поле во претходниот запис, притиснете ја комбинацијата на копчиња<Сtrl+"(кавычки)>
Погрижете се да не кликнете<С1г1+-(минус)>, бидејќи во овој случај тековниот запис ќе биде избришан
Промена на постоечка вредност
За да поправите постоечка вредност, наместо да ја замените целата вредност, кликнете пред кој било симбол за таа вредност. Со поставување на покажувачот на глувчето над одреден знак, го активирате режимот за вметнување, а кога ќе внесете нова вредност, постоечките вредности ќе се поместат надесно. По притискање на копчето
Методи на уредување
| Движење во полето | Со притискање на копчињата -> и<- |
| Вметнување вредност во поле | Изберете позиција за вметнување и внесете ја вредноста |
| Избор на целата содржина на полето | Притиснете F2 или двоен клик |
| Замена на вредност со нова | Изберете го целото поле и внесете ново |
| Замена од претходното поле | Ctrl+'(апостроф) |
| Заменете со стандардна вредност | Ctrl+Alt + Space |
| Вметнете прекин на линијата (текст, белешка) | Ctrl+Enter |
| Зачувување на тековната линија | Shift+Enter или преместете се на друга линија |
| Вметнување на тековниот датум | Ctrl+;(запирка) |
| Вметнете тековно време | Ctrl+: (запирка) |
| Додавање нов запис | Ctrl++(плус) |
| Бришење запис | Ctrl+-(минус) |
| Копчиња со опции за префрлување | Простор |
| Вратете ги тековните промени за внесување | Копче Esc или откажување |
Полиња што не можат да се уредуваат
Има полиња што не можат да се уредуваат Видови такви полиња
Откажете дејства
Понекогаш копчето Врати на лентата со алатки не е достапно и не може да се користи. Но, штом ќе започнете со уредување на записот, тој ќе стане достапен и можете да го користите за да го откажете внесувањето на елементите во тековното поле. Клучот се користи и за откажување операции.
Командата Edit->Undo се користи и за поништување на операции и името на командата се менува во зависност од дејството што се враќа.
За да го откажете менувањето на вредноста во полето, изберете ја командата Edit->Undo Typing или користете го копчето Врати кое се наоѓа на лентата со алатки. Откако ќе се префрлите на друго поле, промените направени на претходното поле може да се откажат со помош на командата Уреди->Врати тековно поле/снимање или копчето Врати. Можете да ги вратите сите промени за тековниот запис што не е зачуван со помош на командата Edit->Restore Current Field/Record (Edit->UndoCurrentField/Record). По зачувувањето на записот, промените направени во него може да се отповикаат со избирање на командата Edit->Restore Record (Edit->UndoSavedRecord). Меѓутоа, штом ќе се уреди следниот запис, тие промени веќе не може да се отповикаат.
Копирање и вметнување вредности
Со копирање или бришење податоци на таблата со исечоци се справува самиот Microsoft Windows 95/NT, а не некоја посебна функција за пристап. Вредноста копирана или избришана во таблата со исечоци може да се залепи во друго поле или да снима со помош на командата Уреди->Вметни или копчето Вметни на лентата со алатки. Операциите за бришење во таблата со исечоци, копирање и вметнување од таблата со исечоци се користат за размена на податоци и помеѓу различни апликации на Windows и во самиот Access. Со овој метод, можете да копирате цели записи во други табели или дури и други бази на податоци, како и да разменувате податоци со програмите Microsoft Word и Excel.
Замена на вредности
Командата од менито Уреди->Замени (Уреди->Замени) ви овозможува да пребарувате и замените по шема. Откако ќе ја изберете оваа команда или ќе ги притиснете копчињата < ctrl + Х > на екранот ќе се појави дијалог-кутија,
Овој дијалог прозорец е многу сличен на оној што се појавува по избирањето на командата Уреди->Најди (Уреди->Најди). Само што, покрај полето за текст Sample (FindWhat), има и поле Замени со (ReplaceWith). Пребарувањето започнува кога ќе се притисне копчето
Додавање нови записи
За да додадете запис во приказот на Datasheet, ставете го курсорот на последната линија (каде што маркерот за влез е ѕвездичка) и внесете нов запис. За да скокнете на нов запис, можете да ја изберете командата
Вметни->Сними->Снимај), кликнете на копчето Нов запис (Нов запис), кој се наоѓа на лентата со алатки, користете ги копчињата за навигација или командата Уреди->Оди->Нова запис
(Уреди->Оди->Ново). Можете исто така да скокнете до последниот запис и да го притиснете копчето< | >Овде треба да додадете неколку нови записи и да ги направите постојните записи привремено невидливи команда Мени
Записи-> Внесување податоци (Записи-> Внес на податоци) ќе ви овозможи привремено да го исчистите екранот од сите записи, а потоа можете да уредувате нови записи без пречки. За да ги вратите сите записи, изберете ја командата
Записи->Отстрани филтер (Записи->Отстранифилтер/Сортирај)
Бришење записи
За да избришете произволен број на записи, изберете ги и притиснете го копчето
Стандардната поставка за овој дијалог прозорец е да го изберете копчето Да.Затоа, кога ќе притиснете на
За да изберете соседни (т.е. соседни) записи, кликнете на првиот маркер за запис и повлечете го покажувачот на глувчето (што покажува надесно) до последниот од записите што сакате да ги изберете
Додавање, менување и отстранување на колони
Способноста за додавање, бришење и преименување колони во приказот на Datasheet во Access 97 е донекаде опасна. Факт е дека овие операции ја менуваат структурата на податоците. Како што знаете, кога правите промени во режимот на дизајнирање (TableDesign), се менува основната структура на податоци. Меѓутоа, во режимот на табела, можеби нема да ги сфатите сите последици од направените промени Затоа, кога креирате бази на податоци за други корисници, треба да се внимава да се осигура дека тие не можат да направат промени во приказот на Datasheet.
Избришете колона во приказот на листот со податоци
За да избришете колона во приказот на Datasheet, изберете ја и притиснете го
Додадете колона во приказот на листот со податоци
За да додадете нова колона во режим на табела, изберете Вметни ^ Колона (Вметни ^ Колона) и како резултат на десно од колоната во која се наоѓа курсорот, ќе биде колона со наслов Поле 1 (Поле „1) креирано.Потоа во записот од оваа колона можете да внесете нови податоци.
Кога се додава нова колона, структурата на табелата се менува (односно, на неа се додава ново поле). Кога зачувувате табела, Access ги одредува својствата на додаденото поле врз основа на вредностите внесени во него.
Промена на името на полето (заглавие на колоната)
Кога се додава нова колона, пожелно е да се смени нејзиното заглавие пред да се зачува табелата. За да го направите ова, кликнете двапати на неа и направете ги потребните промени. Кога табелата е зачувана, ова заглавие ќе се користи како име на полето во структурата на табелата.
Со менување на насловот на колоната, го менувате името на полето во табелата. И ако се користи во форми, извештаи, прашања, макроа или модули, тогаш овие објекти нема да работат додека не ги направите соодветните корекции на нив. Овој начин на промена на името на полето е полн со непријатни последици, па затоа е пожелно да го користат само искусни корисници.
Прикажување записи
Кога додавате или менувате записи, можете да ги користите и командите на глувчето и на менито. Користејќи го менито Формат или командите на глувчето, можете да го промените редоследот на полињата, да ги криете и замрзнете колоните, да ја менувате висината на редот и ширината на колоната, да изберете различен фонт, па дури и да прикажувате или отстраните линии на мрежа.
Промена на редоследот на полињата
Стандардно, Access ги прикажува полињата во приказот на Datasheet по истиот редослед како што се појавуваат во табела или барање. Меѓутоа, понекогаш треба да поставите некои полиња рамо до рамо за полесно да ги анализирате податоците што ги содржат. За да го промените редоследот на полињата, изберете колона и повлечете ја на нова позиција.
Можете да избирате и влечете колони една по една или во групи. Да речеме дека сакате полињата Име да бидат на почетокот на табелата. За да го направите ова, следете ги овие чекори.
1. Поставете го покажувачот на глувчето над името на полето (колона) Име (ќе има форма на стрелка надолу).
2. Кликнете и задржете го копчето на глувчето во оваа позиција. Ова ќе ја избере целата колона Име. Ослободете го копчето.
3. Кликнете повторно на името на една од колоните и држете го притиснато; покажувачот се менува во стрелка со рамка.
Повлечете ја оваа колона до левата граница на табелата. Ослободете го копчето на глувчето и колоната ќе се премести на почетокот на табелата.
На овој начин можете да преместите едно или повеќе избрани полиња лево, десно, па дури и надвор од десно! завива прозорец граница.
Преместувањето на полињата во приказот на листот со податоци не ја менува структурата на табелата.
Промена на ширината на полето
За да ја промените ширината на полето (т.е. колона), треба да го поставите или во полето за дијалог (каде што се одредува според бројот на знаци) или со влечење на десната граница на заглавието на колоната (во овој случај, глувчето покажувачот ќе се претвори во крст со двоглава стрелка).
За да ја промените ширината на колоната, следете два едноставни чекори:
1. Поставете го курсорот помеѓу два наслови на колоните на нивната разделна линија.
2.Повлечете ја границата на колоната налево за да ја стесните или надесно за да ја проширите.
За веднаш да ја промените големината на колоната за да одговара најдобро (врз основа на најдолгиот елемент), кликнете двапати на десната граница од насловот на колоната.
Промената на ширината на колоната/не ја менува големината на полето во табелата: едноставно ја менувате големината на прикажаната колона за податоците што ги содржи.
Постои уште еден начин за промена на ширината на колоната: треба да ја извршите командата Формат ^ Ширина на колона (Формат ^ Ширина на колона) или десен клик на заглавието на колоната и изберете ја командата Ширина на колона од контекстното мени. Се појавува полето за дијалог ColumnWidth. Овде можете да прашате
ширината на колоната, мерена со бројот на знаци. И за да ја дефинирате стандардната ширина, проверете го полето за избор Стандардна ширина.
Повлекувањето на десната граница на колоната налево до границата на претходната колона ќе ја скрие таа колона. Истото ќе се случи ако ја поставите вредноста на 0 во полето за дијалог ColumnWidth. Затоа, за повторно прикажување на скриената колона, извршете ја командата Формат ^ Прикажи колони (Формат ^ Откријте колони).
Промена на висината на рекордот (линија)
За да ја промените висината на записот (т.е. ред), поставете го покажувачот на глувчето на границата на записот (во регионот на маркерот на записот) и повлечете ја горната граница на редот или изберете ја командата Format^RowHeight ( Формат^Висина на ред). Потребата за зголемување на висината на линијата се јавува ако треба да поставите текст во поголем фонт или неколку редови текст во него.
Покажувачот на глувчето ќе се менува додека ја влечете границата на записот. За да ја промените висината на редот, следете ги овие чекори:
1. Поставете го курсорот на линијата за поделба помеѓу две линии во областа на маркерот за запишување.
2. Повлечете ја границата на линијата нагоре за да ја направите помала или надолу за да ја зголемите висината на линијата.
Промената на висината на редот истовремено ја менува висината на сите редови во приказот на листот со податоци.
Постои уште еден начин за промена на висината на редот: изберете ја командата Формат ^ Висина на редот (Формат ^ Висина на ред). Ова ќе отвори дијалог-кутија каде што можете да ја внесете висината на линијата во точки. За да ја изберете стандардната висина, изберете го полето за проверка StandardHeight.
Ако, при влечење на границата на записот нагоре, таа се вкрстува со границата на претходниот запис, тогаш сите| линиите ќе бидат скриени. Истото ќе се случи ако го поставите полето за дијалог RowHeight на вредност блиска до 0 (на пример, 0,1). Во овој случај, за прикажување на редовите, извршете ја командата Format ^ Row Height (Format => RowHeight) и поставете ја стандардната вредност за висината на редот.
Приказ на мрежа
Вообичаено, на екранот се прикажува мрежа, чии линии служат како граници на редови и колони. Користејќи ја командата Format"=>Cells (Format^Cells), можете да одредите дали оваа мрежа ќе се прикаже и како треба да изгледа. (Грид Приказ на дијалог прозорец (CellEffects).)
Промена на фонтот за прикажување
Големините на редовите и колоните автоматски се менуваат кога се менува големината на фонтот на екранот. Access стандардно ги прикажува сите податоци во приказот на Datasheet во 8-точка MSSansSerif фонт и Редовен стил. Може да откриете дека не се печати правилно бидејќи е фонт на екранот. Затоа, фонтот Arial со 8 точки и стилот Regular би биле подобри. Изберете Format"=>Font(Fonnat^Font) за да го промените типот, големината и стилот на фонтот.
Промената на фонтот за прикажување влијае на целата табела. За да видите повеќе информации на екранот, изберете мала големина на фонтот. Ако ја имате потребната опрема, префрлете се на повеќе висока резолуција. И ако сакате буквите да бидат поголеми, зголемете ја големината на фонтот.
За промена на 10 точки Arial и Bold, направете го следново.
Изберете ја командата Format^Font и на екранот ќе се појави дијалог-кутија.
Во полето Фонт, изберете Arial,
Во полето Outline (FontStyle) изберете Bold (Bold).
Внесете 10 во полето Големина.
Кликнете на копчето ОК.
Ако ги промените атрибутите на фонтот, примерок од тој фонт ќе се појави во областа Sample. Така, пред да направите какви било промени, можете да ги видите. Ако сакате, можете да ја промените и бојата на фонтот.
Сокривање и прикажување колони
За да скриете колона, можете да ја повлечете нејзината граница до претходното поле или да ја поставите ширината на колоната на 0. За да скриете една или повеќе колони, можете да ја користите и командата Форматирај ^ Скриј колони (Формат ^ Скриј колони). За да скриете една колона, следете ги овие чекори.
1. Поставете го курсорот каде било во колоната што сакате да ја скриете.
2. Изберете Format ^ Hide Columns (Format ^ Hide Columns) и колоната ќе исчезне.Во реалноста, својството Column Width (ColumnWidth) ќе биде поставено на 0. За да скриете повеќе колони, прво мора да ги изберете, а потоа да ги извршите командата Форматирај ^ Сокриј колони (Форматирај ^Скриј колони)
Скриената колона може повторно да се прикаже со помош на командата Format ^ Show columns (Format ^ UnhideColumns) Ова прикажува дијалог-кутија што ви овозможува селективно да ги криете или прикажувате колоните со штиклирање или отштиклирање на соодветните опции во списокот Column.
Колони за замрзнување
Ако сакате поединечните полиња од табелата да бидат постојано присутни на екранот додека се движите, користете ја командата Формат ^ Замрзнување колони. На пример, можете да го направите полето Име постојано видливо додека ја скролувате табелата кога треба да најдете други информации. Замрзнатите колони ќе бидат поставени лево од сите колони.Ако сакате да замрзнете неколку колони, тогаш тие мора да бидат соседни (Се разбира, колоните може да се преместат претходно за да бидат една до друга) И ако треба да ослободете ги овие колони, изберете ја командата Format ^ Free All Columns (Format ^UnfreezeAllColumns).
Зачувување на запис
Пристапот го зачувува записот кога ќе излезете од него За да го зачувате записот без да го оставите, притиснете ја кратенката на тастатурата
Сортирање и филтрирање на записи во приказ на лист со податоци
При пребарување на одредена вредност, Access го наоѓа и прикажува соодветниот запис. Но, ако неколку записи ги задоволуваат наведените критериуми, тогаш за практичноста на работата, станува неопходно да се прикажат само тие на екранот. Користејќи ги копчињата за сортирање и филтрирање лоцирани на лентата со алатки (или Филтер (Филтер) и Подреди ( Подреди) од менито Записи), можете да ги прикажете само записите што ви се потребни за да работите на екранот, како и брзо да ги сортирате по саканиот редослед Две копчиња за сортирање се користат за сортирајте ја целата табела и три копчиња за филтри се користат за избирање конкретни записи
Брзо сортирање
Понекогаш треба да ги сортирате записите по одреден редослед Копчињата на лентата со алатки за сортирање ви дозволуваат да ги сортирате колоните во растечки или опаѓачки редослед Прво изберете ги полињата за подредување, а потоа кликнете на копчето SortAscending (A-Z) или SortAscending (Z) -A) (SortDescending (З-А))
За да изберете поле за сортирање, само ставете го курсорот во него на ниво на кој било запис.Потоа кликнете на соодветното копче и податоците веднаш ќе бидат подредени.
Ако сакате да ги сортирате податоците по повеќе полиња, изберете повеќе колони За да го направите ова, прво изберете една колона, а потоа притиснете го копчето
За да го вратите оригиналниот редослед на записите, користете ја командата Records^RemoveFilter/Sort
Печатење записи
Записите во табела може да се испечатат како редови и колони. Користете го наједноставниот метод - изберете ја командата Датотека "=> Печати (Датотека ^ Печати) или кликнете на копчето Печати (Печати) што се наоѓа на лентата со алатки. Ќе се појави дијалог-кутија.
Да претпоставиме дека сте го инсталирале печатачот на систем Microsoft Windows 95/NT. Кликнете OK и внесете Wy во фонтот што ќе го изберете да се прикаже (или најблискиот еквивалент на печатачот). Отпечатокот ќе ги прикаже и сите опции поставени во моментот на печатење на табелата. Скриените колони нема да се испечатат. Решетките линии се печатат само ако копчињата за опции во групата GridlinesShown се штиклирани во полето за дијалог CellsEffects (кој се повикува со командата Format^Cells). Отпечатокот ќе бара онолку страници колку што е потребно за да се сместат сите податоци. Покрај тоа, Access врши поделба на податоците на страници автоматски.
Печатење табела
Можете да го контролирате процесот на печатење од полето за дијалог Печати со избирање на следните опции.
Print (PrintRange) Ја печати целата табела или само избраните страници или записи.
Copies Го одредува бројот на копии
Составување Одредува дали отпечатокот ќе се подреди во копии.
Копчето Properties го отвора полето за дијалог за поставките на печатачот. Копчето Customize (IR) ќе ви овозможи да дефинирате полиња и наслови.
Преглед
Понекогаш има некои сомнежи пред да се печати извештајот. На пример, не би било подобро да се сменат висината на редот и ширината на колоната или да се избере друг фонт? Затоа, пред печатење, секогаш вреди да се прикаже извештајот на екранот за да се уверите дека сè е во ред со него.
За да го направите ова, кликнете на копчето што се наоѓа на лентата со алатки, изберете ја командата File ^ Preview (File ^ PrintPreview). Како резултат на тоа, ќе се појави прозорец за преглед.
Со кликнување на копчето Преглед на печатење ќе ве однесе до режимот за преглед на печатење. На екранот ќе се прикаже првата страница што треба да се отпечати, а на лентата со алатки ќе се појават нови копчиња.
За да се движите низ страниците, можете да ги користите копчињата што се наоѓаат на дното на прозорецот за преглед (исто како кога се движите низ записите во режимот на табела).
Копчињата на лентата со алатки обезбедуваат брз пристапдо следните опции за печатење:
Затвори Се враќа во приказот на листот со податоци
Печатење Отвора дијалог прозорец
Една страница Прикажува една страница во
Преглед на печатење
Две страници Прикажува две страници во
Преглед на печатење
Zoom Select Ја зголемува или намалува скалата на приказот.
документ
За да видите повеќе од две страници, користете ја командата View ^ Number of pages ( поглед ^ Страници ), а потоа изберете 1, 2, 4, 8 или 12.
Ако сте задоволни со прегледот на табелата и сакате да го испечатите, кликнете на копчето Печати на лентата со алатки. Ако нешто ви пречи, кликнете на копчето Затвори (Затвори), и ќе се вратите на приказот на табелата, каде што можете да ги уредувате податоците или да го промените изгледот.
Заклучок
Се разгледуваат техники за внесување податоци во режим на табела, движење низ редови и колони и менување податоци, поместување редови и колони и менување на нивните големини, прегледување и печатење табели.
Приказот на листот со податоци ги прикажува податоците во редови (записи) и колони (полиња).
Лентите за лизгање, копчињата на курсорот, опциите од менито и копчињата за навигација ви овозможуваат брзо да се движите низ табелата и да го поставите курсорот во кој било запис или поле.
Може да се префрлите на приказ на Datasheet од кој било прозорец TableDesign со кликнување на копчето Datasheet (исто така можете да кликнете на копчето Open во прозорецот на базата на податоци).
Кога податоците се внесуваат во табела, соодветниот ред се означува со нов маркер за запис.
јас. Access врши автоматска валидација на податоците разни видови(се мисли на типовите Број-I завива (Број), Монетарно (валута), Датум / Време (Датум / Време) и Булова (Да / Не)). И на ниво на табела или форма, можете да додадете свои правила за валидација на податоците.
OLE објекти (на пример, звук, слики, графики, Word документии дигитални видео снимки) може да се вметнат во поле од типот OLE користејќи ја командата Вметни => Објект (Вметни ^ Објект)
Копчињата за навигација (кои се наоѓаат на дното на табелата) ви овозможуваат брзо да се движите низ записите.
Наведените вредности може да се најдат и заменат со помош на командата Edit^Find (Edit^Find) или Edit^Replace (Edit^Replace).
За да вметнете стандардна вредност во полето, притиснете<Сп«1+А11>+space копче и да ја вметнете вредноста на полето од претходниот запис -
Податоците не може да се уредуваат во некои типови полиња. Тоа се полиња од типот Counter (AutoNumber), пресметано, блокирано, недостапно, поле со блокирани записи, како и полиња од некои типови барања.
Користејќи ја функцијата Врати, можете да го откажете внесувањето на вредност на полето, тековниот запис или зачуван запис. За да избришете запис, изберете го и притиснете го копчето , или изберете ја командата Уреди => Избриши (Уреди ^ Избриши)
Можете да го промените изгледот на табелата со преуредување полиња, менување на прикажаната ширина на колоната или висина на редот и избирање различни фонтови
Колоните можат да бидат скриени и прикажани, закачени и ослободени; исто така можете да ги избришете и прикажувате линиите на мрежата на екранот.
Со користење на копчињата за сортирање, можете веднаш да го промените редоследот по кој се појавуваат записите кога се прикажуваат.
Копчињата Filter by Selection (FilterbySelection) и Edit Filter (FilterbyForm) се користат за дефинирање на редоследот на сортирање или критериумите за филтрирање на записите во табелата.
Командата File^Print (File^Pnnt) се користи за печатење табела, а командата File^Preview (File^PrintPreview) се користи за преглед на страници пред печатење.
Волшебници за Microsoft Access 97
Волшебник за создавање бази на податоци
Волшебник за анализа на табела
Волшебник за прашања
Волшебник за создавање бази на податоци
Волшебникот за создавање база на податоци ви помага брзо да започнете со Microsoft Access и за почетници и за професионалци. Можете да изберете од библиотека од над 20 различни типови на бази на податоци за да одговараат на вашата конкретна цел.
Волшебник за увоз/извоз на податоци
Ако корисникот веќе има податоци зачувани во некој формат различен од форматот на Microsoft Access, тој може да користи специјален волшебник за извршување операции за увоз/извоз. Овој волшебник ви овозможува флексибилно да управувате со податоците кога увезувате и извезувате текст или податоци од табеларни пресметки, како и кога извезувате податоци од Microsoft Access во текстуални датотеки. Волшебникот ви овозможува да ги изберете точните сепаратори на полиња, типови на податоци итн... Волшебникот има преглед на конвертираните податоци за полесно да го контролира процесот на конверзија.
Волшебник за анализа на табела
Овој волшебник ви овозможува брзо да креирате релациона база на податоци од голема „рамна“ табела со податоци со неколку табели и односи меѓу нив. Волшебникот ќе ја анализира постоечката табела и ќе го предложи најдобриот начин за нејзино претворање во база на податоци.
Волшебник за прашања
Ако треба да направите избор од достапните податоци, можете да го користите волшебникот за креирање барања. Овој волшебник автоматски создава прашања за избирање податоци од една или повеќе табели. Способноста за работа на неколку табели, поврзувајќи поединечни полиња на табели на произволен начин, ви овозможува да креирате флексибилни разгранети структури на податоци кои се лесни за управување и ефикасни за користење. Покрај тоа, волшебникот ви овозможува да групирате податоци и да пресметувате вкупни збирки, на пример, можете да броите нарачки групирани според датумот на поставување.
Споделување податоци
Посебен волшебник за разделување на базата на податоци ви овозможува да ја поделите базата на податоци на две датотеки, од кои првата ги содржи вистинските табели со податоци, а втората - прашања, форми, макроа и модули. Ова го решава проблемот со организирање на процесот на обработка на една податочна низа од неколку корисници. Во исто време, корисниците кои работат на мрежата можат да користат заеднички извор на податоци, да менуваат форми, извештаи и други објекти што се користат за обработка на податоци на одредено работно место.
Решенија за Интернет и Интранет
Microsoft Access 97 вклучува својства кои ви дозволуваат да објавувате податоци од Microsoft Access на веб-сервер. На пример, HTML е вклучен во листата на формати во кои може да се креираат извештаи и сега е многу лесно да се објавуваат податоци како извештај на Microsoft Access на серверот.
Microsoft Access има специјален волшебник за брзо преместување информации од базата на податоци на веб-сервер.
Преглед на воведниот курс на Microsoft Пристап 97 (MSA)
За наставници на КНЕУ
Предуслови: Познавање на Windows и Windows апликации (Word, Excel, итн.)
1. Вовед.
1.1. Главните својства на MSA.
1.1.1 Релациски модел (односи наспроти хиерархија)
1.1.2. повеќекорисничка околина.
1.1.3. Кориснички интерфејс.
1.2. Типични апликации (примери) и кратки коментари.
1.2.1 Телефонски именик
1.2.2. База на податоци. „Библиотека“
1.2.3. Сметководство за фактури/нарачки.
1.2.4. Демо база на податоци „Бореј“.
1.3. MSA архитектура на бази на податоци.
1.3.1. Табелите се складирање на податоци.
1.3.3. Форми - графички интерфејс за податоци.
1.3.4. Извештаи - печатење податоци
1.3.5. Макроа и модули - автоматизација.
2. Направете база на податоци.
2.1. Дизајн на база на податоци.
2.2 Фази на создавање база на податоци.
2.3. Нова база на податоци.
2.4. Увезете податоци.
2.5. Зачувување на промени
3. Дизајнирање табели.
3.1. Полиња и записи.
3.2. Видови полиња
3.3. Стандардни вредности на полињата
3.4. Влезна валидација.
3.5. Тип маскирање
3.6. Поврзување табели.
3.7. примарни клучеви.
4. Работа со табели.
4.1 Форматирање редови и колони.
4.2. Поправање, криење и нарачување колони.
4.3. Брзо сортирање и филтрирање.
4.4. Поставување јазична верзија при сортирање.
5. Градење прашања.
5.1. Користење на QBE за развој на прашања.
5.2. Сортирање.
5.3 Карактеристики на теренот
5.4. Избор на критериуми.
5.5. Пребројани полиња.
5.6 Градител на изрази.
5.7. Групирање и (под)збирови.
5.8 Својства на полињата.
5.9. Прашања со повеќе табели (со користење на врски).
6. Увезете податоци.
7 Основи на форми.
7.1 Прозорец на проектот, алатки и палета.
7.2. Основни методи за креирање и уредување форми.
7.3. Прозорец за својства за контрола и контрола.
7.4 Формирани својства.
7.5. Поврзување форми и извори на податоци.
7.6. Контрола и нејзино поврзување со изворот на податоци.
7.6.1. Текст кутија.
7.6.2. Поле за список и комбо поле
7.6.3. Проверете го полето.
7.7 Прикажување на својствата на формуларот.
7.8. Користење на Волшебникот за формулари.
8. Главна форма/подформа (композитна форма).
9 Основи на макроата.
9.1. Како да ги развиете: не пишувајте со пишување.
9.2. Преглед на макроа.
9.3. Макро автоматско извршување.
10 Контролни копчиња во форми.
10.1 Цел на макроата.
10.2. Користење на волшебникот за креирање копчиња.
11. Извештаи.
11.1 Сличности и разлики со формите.
11.2 Групи, групни подзбирови и заглавие/футер на групата.
12. Направете едноставна апликација.
ПРИСТАП»
на предметот „Информатика“
Студент од групата C-12:
Наставник:
Москва 2008 година
Теоретски дел.
1)Бази на податоци и системи за управување со бази на податоци (DBMS)
Базите на податоци (DB) се дизајнирани за складирање на компјутер и ефикасно користење на големи количини на широк спектар на информации:
за книги, списанија и весници во библиотеките,
за стоки во продавници и производи во фабрики,
за експонати во музеи и разни збирки,
за сите вработени во фирми, претпријатија и институции,
за сите летови на авиони на аеродромите, за цените и достапноста на билетите,
за распоредот на сите возови од станиците, за цените на билетите и достапноста,
за сите автомобили регистрирани во сообраќајната полиција (ГАИ), вклучувајќи ги и украдените,
за сите ваучери, вклучително и „запалените“ во туристичките агенции и туристичките агенции,
за времето каде било во светот сега и пред многу години итн.
За работа со бази на податоци, се користат апликативни програми наречени DBMS - системи за управување со бази на податоци. Најпопуларниот DBMS е програмата ACCESS на Microsoft.
2)Сите DBMS, вклучувајќи DBMSПРИСТАПдозволи:
1. Брзо креирајте бази на податоци, дополнувајте ги и менувајте ги.
2. Брзо пронајдете одредени податоци што ви се потребни во базата на податоци.
3. Подредете ги податоците во базата на податоци според различни критериуми (на пример, по азбучен ред).
4. Извадете на екранот подмножество податоци според вашите барања, т.е., задоволувајќи го наведениот критериум.
5. Врши статистички пресметки на податоци од базата на податоци за анализа и донесување одлуки.
6. Печатете податоци избрани за специфични цели, т.е. подготвувајте сертификати, извештаи итн.
Базата на податоци во својата наједноставна форма е табела која изгледа како табела на Excel.
Како и табелите на Excel, табелите за бази на податоци се составени од колони и редови. Во овој случај, колоните во базата на податоци се нарекуваат " НИШТА" и тие имаат конкретни имиња (имиња" FIELDS"), а не буквите од латиницата како име, како во табелите на Excel. Може да има до 255 такви колони, т.е. полиња во табелите со бази на податоци (како во Excel).
Секој ред во табелите на базата на податоци се нарекува " РЕКОРД" и има свој сериски број, ист како ред во табела на Excel. Бројот на редови, т.е. записи во табелите на базата на податоци, е практично неограничен.
сите" РЕКОРДИ" (редови) во табелата со базата на податоци содржат во секоја ќелија нужно ист тип на информации што одговараат на името " FIELDS". Ова е главната разлика помеѓу табела со база на податоци и табела на Excel. На пример, во колона со името на полето " ЦЕЛОСНО ИМЕ"во сите записи (т.е. во сите редови), ќе видите конкретни имиња на луѓе;
во колоната со име на полето " ГОДР„Во сите записи (т.е. во сите редови) ќе ги видите специфичните години на раѓање на учениците;
во колоната со име на полето " НГ" во сите записи (т.е. во сите редови) ќе ги видите специфичните броеви на студентски групи.
Базата на податоци може да вклучува не една, туку неколку поврзани табели.
Освен табели- главниот објект на базата на податоци - базата на податоци може да содржи други објекти, имено:
обликот(еден или повеќе). Формуларот е начин на прикажување на податоци од табелите со бази на податоци на екранот, погоден за внесување податоци и нивно гледање.
Барање(еден или повеќе). Барањето е начин за избор и прикажување на податоци од табелите на базата на податоци според критериумите што ги одредувате.
Извештај(еден или повеќе). Извештајот е начин за избор и печатење на податоци од табелите на базите на податоци во форма во која тие се потребни од корисникот, т.е. вие.
Макро(еден или повеќе). Макро е збир на макро команди кои вршат одредени операции со база на податоци, како што се печатење извештаи.
Модул(еден или повеќе). Модул е програма во програмскиот јазик Access Basic што се користи во базата на податоци за извршување на нетривијални задачи.
Сите наведени објекти, доколку се создадени, се вклучени во датотеката База на податоци со наставката . mdb.
3)Работата за создавање база на податоци со повеќе табели вклучува 4 фази:
1-ва фаза. Дизајнирање на структурата на базата на податоци, односно одредување на бројот на табели, нивната намена и состав.
2-та фаза. Дизајнирање на DB табели, т.е. поставување полиња, нивните типови и својства за секоја од табелите.
3-та фаза. Создавање шема на база на податоци, т.е., дефинирање и воспоставување врски помеѓу табелите со бази на податоци.
4-та фаза. Внесување податоци во празни табели на ДБ.
Дизајнирање на структурата на базата на податоци - 1 фаза
Дизајн на структурата на базата на податоци- Ова е дефиниција за бројот на табели во базата, нивната намена и состав. Ние веќе ја завршивме оваа работа со вас, бидејќи идентификувавме 6 табели („Студент“, „Група“, „Оддел“, „Студија“, „Постигнувања“ и „Наставници“) неопходни за креирање на базата на податоци на Институтот, која овозможува примајте студенти, формирајте групи за поединечни оддели, а исто така земете го предвид напредокот на студентите.
Дизајнирање на празни табели со бази на податоци - Фаза 2
Дизајнирање табели со бази на податоцие доделување на имињата на полињата во секоја од табелите и дефиниција на типовите на податоци и својствата на секое од полињата. Постојат неколку начини (режими) за конструирање табели:
режим на конструктор,
Режим на маса,
Режим на волшебник за табела.
Секој од овие методи има свои предности и недостатоци. Се обидувате да ги користите сите три методи за да ги конструирате табелите на базата на податоци што ја креирате.
Во првиот дел од овој прирачник веќе беше креирана база на податоци со табелите „Студент“ и „Предмет“.
4)Креирање на шема за база на податоци - Чекор 3
Создавањето шема на база на податоци е дефиниција за односи помеѓу табелите вклучени во оваа база на податоци, или подобро кажано, помеѓу одредени полиња од овие табели.
Кога табелите се поврзани, промените во едната од нив автоматски се пренесуваат на другата. Главната поента на поврзувањето на табелите е да се избегне дуплирање на информациите во базата на податоци.
Практичен дел.
Работилницата за лабораториска работа се состои од 33 вежби: завршени -33
Научив елементи на Access како...
Направете едноставна база на податоци:
глувчето“ или командата „Ширина на колона“ во менито „Формат“:
Креирање и користење на „Прашање со параметар“:
Создавање нов објект во базата на податоци - „Форми“:
Креирање и користење на нов објект на базата на податоци - „Извештај“:
https://pandia.ru/text/80/040/images/image006_30.jpg" width="623" height="499 src=">
Избор на тип на формулар:
Независна работна евиденција.
https://pandia.ru/text/80/040/images/image012_16.jpg" width="623" height="499 src=">
https://pandia.ru/text/80/040/images/image014_11.jpg" width="623" height="499">
Време поминато на лабораториска работа: 140 мин, вклучувајќи:
Работилница: 80 мин;
Документација: 45 мин;
25.1 Теорија
Истражува теоретска основакреирање на обрасци во базата на Access, дискутирани во предметот за предавање, во делот „Извештаи во базата на Access 2007 - 2010“ или други извори на информации.
25.2. Цел на работата
Креирање извештаи во базата на податоци на Access со помош на Волшебникот и Дизајнер.
25.3. Формулирање на проблемот
Првични податоци:
- Предметно подрачје: „Деканат“ (напредување на студентот).
- Главните субјекти од значење: студенти, групи студенти, дисциплини, напредок.
Работен план:
- Направете ги потребните извештаи за прикажување информации од базата на податоци создадена во Лабораторија 23.
- Тестирајте ги извештаите (користете повеќе вредности за извештаи со параметри).
- Зачувајте ги вашите извештаи.
- Поднесете лабораториски извештај.
25.4. Работа чекор по чекор
За да креирате извештај, следете ги овие чекори:
Ориз. 25.1
25.4.1. Уредување на извештај
За да уредите извештај, направете го следново:
- отстранете ги полињата за студентски код во заглавието и областа за податоци;
- преместете ги сите полиња во заглавието и областа за податоци налево.
- Променете го насловот на страницата:
- Во делот Наслов на извештајот, означете го натписот Студенти.
- Поставете го покажувачот на глувчето десно од зборот Students така што покажувачот ќе се смени во вертикална лента (влезен курсор) и кликнете на таа позиција.
- Внесете NTU „KhPI“ и притиснете Enter.
- Поместете го натписот. Во подножјето, означете го полето =Сега() и повлечете го до Заглавието на извештајот со име Студенти. Датумот ќе биде прикажан под насловот.
- За да го видите извештајот, кликнете на копчето „Преглед“ на лентата со алатки „Дизајнер на извештаи“.
25.4.2. Форматирање на извештај
За да форматирате извештај, направете го следново:
- Означете го насловот Студенти на NTU „KhPI“.
- Променете го фонтот, стилот на фонтот, бојата и бојата на полнењето на позадината.
- На лентата со алатки за дизајнер на извештаи, кликнете на копчето Преглед за да го прегледате извештајот.
25.4.3. Променете го стилот на извештајот
За да го промените стилот на извештајот, направете го следново:
- На лентата со алатки Report Designer, кликнете на копчето AutoFormat за да се отвори прозорецот за дијалог AutoFormat.
- Во списокот Стилови на објектот AutoFormat Report, кликнете Strict и потоа кликнете OK. Извештајот ќе биде форматиран во Строг стил.
- Се префрла во режим на преглед. Извештајот ќе се прикаже во стилот што го избравте. Отсега па натаму, сите извештаи креирани со функцијата Автоматско известување ќе имаат Строг стил додека не наведете различен стил во прозорецот Автоматски Формат.
25.4.4. Исклучи
Известете го наставникот за сработеното. Откако ќе ви биде дозволено да се исклучи, затворете ја апликацијата Microsoft Access, по што можете да започнете со полагање тестови за извршената работа.
