Lab: Tillgång. Lab: Access Lab Report ms access
Ufa State Aviation Technical University
Institutionen för datavetenskap
Laboratoriearbete nr 4
Informationsteknik för att skapa och bearbeta databaser medmed hjälpFRÖKENTILLGÅNGXP.
INEC-student
Grupp K-122
Kizka N.D.
Kontrollerade:
Filosova E.I.
Rapportera omTILLGÅNG.
1) Skapa tabeller.
För att skapa tabeller i ACCESS måste vi välja Skapa en tabell med hjälp av designerelementet i databasen. I konstruktorn fyller vi i fältegenskaperna och de fält vi direkt behöver. Så här skapar vi de tabeller vi behöver. (Kunder, Implementering)
2) Skapa ett dataschema.
För att skapa ett dataschema använder vi ikonen på kontrollpanelen.
Efter att ha öppnat den infogar vi de vi behöver i tabellerna med kommandot Lägg till tabell och upprättar en koppling mellan fälten genom att helt enkelt dra fältet vi behöver från en tabell till en annan.
3) Sortering.
För att sortera måste vi öppna en icke-nyckeltabell och använda Records/Filter/Advanced filter för att sortera data.
4) Välja data med hjälp av frågor.
För att skapa en förfrågan använder vi frågebyggaren.
ett specifikt värde i ett textfält (välj till exempel produkter i en kategori).
ett intervall av värden i valfritt numeriskt fält (välj till exempel produkter vars kostnad är mer än 1 000 rubel).
värdeintervall i alla textfält (hitta till exempel produkter vars namn börjar med bokstäverna M-S).
felaktig matchning av värden i ett textfält (till exempel hitta kunder som bor i samma stad).
logisk OCH, som förbinder två värden i ett numeriskt fält (till exempel varor vars kostnad är mer än 200 och mindre än 500 rubel).
logiskt OCH, kopplar samman värdena för två olika fält (till exempel varor värda över 200 rubel som säljs idag).
logisk ELLER, kopplar samman två värden i ett textfält (till exempel produkter av en viss kategori).
logisk ELLER, som kopplar samman värdena för två olika fält (till exempel varor som säljs en viss dag, ELLER varor vars kostnad är minst 100 rubel).
INTE operator i ett textfält (till exempel alla produkter utom en viss kategori).
5) Skapa frågor med hjälp av uttrycksbyggaren.
Skapa en databasfråga där ett av fälten erhålls genom att sammanfoga värdena för flera textfält i källtabellen.
6) Skapa slutliga frågor.
Skapa en postuppdateringsbegäran som fördubblar värdet av ett av de numeriska fälten.
Skapa en fråga mot en kopia av tabellen Produkter, där alla poster om produkter i samma kategori kommer att raderas.
Skapa en begäran om att lägga till en kopia av tabellen Produkter, där poster kommer att läggas till kopian från tabellen Produkter enligt alla villkor.
Skapa en korsfråga som beräknar den totala volymen varor i varje kategori för varje kund.
Utveckling av rapporter.
För att skapa en rapport måste du använda rapportguiden, i den väljer vi alla fält i tabellerna vi behöver och beräkningsfälten, samt rubrikformuläret och rapporttypen.
Kontrollfrågor.
1. Vilken datamodell kallas relationell?
Ett DBMS för PC:er stöder i första hand en relationsmodell, som kännetecknas av enkelheten och enhetligheten i datapresentationen i de enklaste tvådimensionella tabellerna.
Den huvudsakliga logiska strukturella enheten för datamanipulation är en tabellrad - en post. En posts struktur bestäms av sammansättningen av dess ingående fält. Uppsättningen av postfält motsvarar logiskt relaterade detaljer som kännetecknar någon essens av ämnesområdet. Typiska funktioner för ett DBMS för datamanipulation är: hämta, lägga till, ta bort, ändra data.
Microsoft Access kallar objekt allt som kan ha ett namn, sådana objekt är tabeller, frågor, formulär, makron och moduler.
Hur implementerar man en en-till-många-relation i en relationsdatamodell?
För kommunikation kommer vi att använda oss av utvärderingsobjektet. Varje elev har betyg i flera discipliner, så relationen mellan Studenter och Betyg kommer att vara En-till-Många (1:M). Varje disciplin tas av många elever, så förhållandet mellan discipliner och betyg kommer att vara ett till många.
Vad ingår i tabellstrukturen?
Tabellstrukturen inkluderar: Fältnamn, Datatyp, Anteckning och Fältegenskaper.
4. Hur bestämmer man egenskaperna för fält i en tabell?
Det är nödvändigt att välja fältegenskaper i tabelldesignern och i dem ställa in egenskaperna hos denna tabell som vi behöver.
5. Namnge huvudelementen i Query Builder-fönstret.
Fält, Tabellnamn, Sortering, Visning, Urvalsvillkor eller.
6. Hur skriver man urvalsvillkor med logiskt OCH och logiskt ELLER i en förfrågan?
Du måste använda uttrycksbyggaren och ange antingen And eller Eller i villkoret.
7. Hur skapar man ett beräknat fält i en fråga?
Du måste designa någon funktion i fältet med hjälp av Expression Builder för att beräkna några resultat.
8. Vad används sammanfattningar och korsfrågor till?
För att sammanfatta eventuella resultat, t.ex. beräkna medelvärde eller maximalt värde.
Och med hjälp av en korsförfrågan kan du tydligare presentera data för de slutliga frågorna, som möjliggör gruppering enligt flera kriterier (två, särskilt). I det här fallet kan fältvärdena enligt den första grupperingsegenskapen bli radrubriker och enligt den andra kolumnrubriken.
9. Hur kan du använda åtgärdsfrågor för att redigera tabeller?
Du kan till exempel använda raderingsbegäran för att ta bort en post, eller uppdatera, lägga till, infoga från en annan tabell.
10. Vilka avsnitt består Form Builder-fönstret av?
Från sådana sektioner som specificerades i processen att bilda.
RF:S UTBILDNINGSMINISTERIET OCH VETENSKAP
MOSCOW STATE INSTITUTE OF ELECTRONICS AND MATEMATICS
(Tekniskt universitet)
Institutionen för datavetenskap
för laborationer nr 7
« Microsoft Kontor .
Databashanteringssystem
TILLGÅNG»
Elev: Malofeev S.A. C-12
Lärare: Voskov L.S.
Moskva 2008
Slutförde teorin:
Grunderna
DATABASER och databashanteringssystem (DBMS)
B grunderna D Databaser (DB) är designade för att lagra på en dator och effektivt använda stora volymer av en mängd olika information:
om böcker, tidskrifter och tidningar på bibliotek,
om varor i butiker och produkter i fabriker,
om utställningar på museer och olika samlingar,
om alla anställda i företag, företag och institutioner,
om alla flygningar på flygplatser, biljettpriser och platstillgång,
om tidtabellen för alla tåg från stationerna, om kostnaden för biljetter och tillgången på platser,
om alla bilar registrerade hos statens trafiksäkerhetsinspektion (GAI), inklusive stulna,
om alla turer, inklusive de sista minuten, på resebyråer och resebyråer,
om vädret var som helst i världen nu och för många år sedan osv.
Alla DBMS, inklusive ACCESS DBMS, tillåter:
Skapa snabbt databaser, komplettera och ändra dem.
Hitta snabbt den specifika data du behöver i databasen.
Sortera data i databasen efter olika kriterier (till exempel alfabetiskt).
Extrahera delmängder av data till skärmen baserat på dina förfrågningar, d.v.s. som uppfyller ett givet kriterium.
Utföra statistiska beräkningar på databasdata för analys och beslutsfattande.
Skriv ut data utvalda för specifika ändamål, t.ex. upprätta intyg, rapporter m.m.
Liksom Excel-tabeller består databastabeller av kolumner och rader. I det här fallet kallas kolumnerna i databasen " FÄLT"och de har specifika namn
(namn" FÄLT"), och inte bokstäver i det latinska alfabetet som namn som i Excel-tabeller. Sådana kolumner, dvs. Det kan finnas upp till 255 fält i databastabeller (som i Excel).
Varje rad i databastabellerna kallas " GENOM INSPELNING" och har ett eget serienummer, samma som en rad i ett Excel-kalkylblad. Antalet rader, dvs poster i databastabeller är praktiskt taget obegränsat.
Allt " UPPGIFTER"(rader) i databastabellen innehåller i varje cell nödvändigtvis samma typ av information som motsvarar namnet" FÄLT". Detta är huvudskillnaden mellan en databastabell och ett Excel-kalkylblad. Till exempel, i en kolumn med fältnamn " FULLSTÄNDIGA NAMN"(se databastabell " Studerande" på nästa sida) i alla poster (dvs på alla rader), kommer du att se specifika namn på personer;
i kolumnen med fältnamnet " GODR" i alla poster (dvs i alla rader) kommer du att se elevernas specifika födelseår;
i kolumnen med fältnamnet " NG" i alla poster (dvs i alla rader) kommer du att se specifika elevgruppsnummer.
En databas kan inte innehålla en utan flera relaterade tabeller. Bortsett från Tabeller – Databasens huvudobjekt – databasen kan innehålla andra objekt, nämligen:
Form (en eller flera). Ett formulär är ett sätt att visa data från databastabeller på skärmen, bekvämt för att mata in data och visa den.
Begäran (en eller flera). En fråga är ett sätt att välja och skärmutgång data från databastabeller enligt de kriterier du anger.
Rapportera (en eller flera). En rapport är ett sätt att välja och utskrift
Makro (en eller flera). Ett makro är en uppsättning makrokommandon som utför vissa operationer med databasen, till exempel att skriva ut rapporter.
Modul (en eller flera). En modul är ett program i programmeringsspråket Access Basic som används i en databas för att utföra icke-triviala uppgifter.
Alla listade objekt, om de skapades, är en del av databasfilen med tillägget . mdb.
Du kommer att lära dig Access 2000 - senaste versionen programmet, men det skiljer sig lite från Access 97-versionen, så båda versionerna används för närvarande.
Detta praktiskt arbete låter dig behärska alla grundläggande funktioner för att skapa, ändra och använda databaser, oavsett vilken version av Access du använder.
STARTA ÅTKOMST DBMS
Utseendet på skärmen efter start av Windows-operativsystemet kan vara väldigt olika, men det finns alltid många programikoner, filer och mappar på skärmen (ditt skrivbord) och längst ner i aktivitetsfältet (en smal remsa längst ner på skärmen med en startknapp).
Om det finns en Access-programikon någonstans på skärmen, placera muspekaren på den och dubbelklicka på musen för att köra programmet.
Om det inte finns någon Access-programikon på skärmen, genom att klicka på Start-knappen, öppna systemets huvudmeny, välj "Program" i den och sedan i den automatiskt öppnade andra menyn, klicka på "Microsoft Access" objekt och kör detta program för beräkning.
En typisk programvara öppnas Windows fönster med rubriken "Microsoft Access" och i den (Fig. 1):
Microsoft Access DIALOG BOX för att skapa en ny databas eller öppna en befintlig.
MENYBAR under namnlisten (File Edit View Infoga verktyg Hjälpfönster),
EN STANDARDVERKTYGSfält under menyraden, som växlas till och från genom att använda kommandot "Verktygsfält" i menyn "Visa". Alla verktyg har en "etikett" som visas automatiskt när du placerar en muspil över verktyget.
PROGRAM STATUS BAR längst ned i fönstret. Den kommer att visa aktuell information om din databas och Access-driftläge.
TEORI: SKAPA OCH ANVÄNDA FRÅGOR I DATABASER
DATA
Mest effektiv metod att använda en databas skapar " Förfrågningar". Begäran– detta är ett sätt att välja och visa data från databastabeller enligt de kriterier du anger.TEORI: SKAPA OCH ANVÄNDA RAPPORTER I DATABASER
Bortsett från " Tabeller", "Form"och" Förfrågningar" en databasfil kan innehålla en eller flera " Rapporter". "Rapportera " är ett sätt att välja och utskrift data från databastabeller i den form som de krävs av användaren, d.v.s. Till dig.TEORI: SKAPANING AV ETT DATABASSCHEMA – 3:E STEGET
Att skapa ett databasschema definierar relationerna mellan tabellerna som ingår i den här databasen, eller mer exakt, mellan specifika fält i dessa tabeller.
När tabeller är länkade överförs ändringar i en av dem automatiskt till den andra. Huvudsyftet med att länka tabeller är att undvika duplicering av information i databasen.
Det enklaste sättet att förstå innebörden av anslutningar är genom exemplet med den specifika databas du skapar, dvs. Pedagogisk process. Anslutningsschemat för denna databas visas i fig. 3.
I fönstret Pedagogisk process: databasklickknapp Dataschema på verktygsfältet. I fönstret som öppnas Lägger till en tabell, välj ett bokmärke Tabeller och genom att trycka på knappen Lägg till, placera den i fönstret Dataschema alla bord. Tryck sedan på knappen Stänga. Som ett resultat, i fönstret Dataschema alla databastabeller kommer att presenteras Pedagogisk process med listor över dina fält.
Ris. 3. Databasschema Pedagogisk process
Relationer bör upprättas med tomma tabeller, annars kan det uppstå problem med att samordna egenskaperna för relationerna.
TEORI: Skapa och använda rapporter i databaser.
Utveckling av flerbordsrapporter
Tillsammans med enkelbord Få tillgång till rapporter låter dig skapa komplexa rapporter som ger datautdata från flera sammanlänkade databastabeller. För att visa sammanhängande data i en flertabellsrapport upprättas de nödvändiga anslutningarna automatiskt i enlighet med dataschemat.
Flertabellsrapporter kan innehålla en huvuddel och en inkluderad del, det vill säga en underrapport. Var och en av dessa delar är baserad på sin egen tabell.
Flertabellsrapporter kan också ha fält från olika tabeller utan att behöva inkludera underrapporter.
Låt oss överväga att skapa en rapport för tabeller som är i en-till-multipel-relationer. I detta förhållande är en tabell mastertabellen och den andra är slavtabellen. Konstruktionen av en sådan rapport har sina egna egenskaper beroende på valet av huvud- eller underordnad tabell som underlag för rapporten.
Övning 31. Flerbordsrapport med huvuddelen baserad på huvudtabellen
Ris. 19. Layout av rapport på avdelningar
Låt oss titta på tekniken för att skapa en flertabellsrapport med tabeller som exempel AVDELNING och LÄRARE. Anta att du behöver förbereda en rapport som innehåller information om avdelningar, inklusive listor över lärare.
I tabelldelen för varje institution måste du visa en lista över lärare. Sådana data kan erhållas från en tabell Lärare. Den föreslagna layouten ger anledning att välja tabellen som huvudtabell i rapporten AVDELNING, och bordet LÄRAREVATEL- som datakälla för ett underformulär med en lista över lärare.
Rapportlayout. Låt oss anta att layouten för en rapport med listor över lärare per institution ska se ut som den som visas i fig. 19. I enlighet med utkastet till layout ska rapporten innehålla uppgifter för varje avdelning, inklusive namn, kod och telefonnummer, samt namn och fotografi på chefen. Dessa data finns i tabellen AVDELNING.
Klarade övningarna:
Övning 1. Skapa en enkel databas i form av en enda tabell
Övning 2: Ändra kolumnbredder med musen eller med kommandot "Column Width" i menyn "Format"
Övning 3. “Infoga” och “Radera” fält, samt att ändra ordningen på “Fält” (kolumner) i tabellen.
Övning 4. Infoga ett nytt fält med "foton" på anställda
Övning 5. Mata in nya data i tabellen, redigera och radera poster
Övning 6. Sortera data i en databastabell
Övning 7. Söka efter poster efter mönster i stora databastabeller och söka och ersätta innehållet i ett specifikt fält
Övning 8. Skapa och använda ett nytt databasobjekt - "Query".
Övning 9. Skapa och använda en "Fråga med en parameter."
Övning 10. Skapa ett nytt objekt i databasen - "Formular".
Övning 11. Skapa och använda ett nytt databasobjekt - "Rapport".
Övning 12. Skapa en rapport med en parameter baserat på en fråga med en parameter
Övning 13. Designa en "Grupp"-tabell i "Tabell"-läge
Övning 14. Designa tabellen "Lärare" i läget "Wizard".
Övning 15. Designa "Avdelning"-tabellen i "Design"-läge
Övning 16. Designa studie- och framstegstabellerna i designläge
Övning 17. Upprätta kopplingar mellan databastabeller.
Övning 18: Ta bort en relation mellan tabeller
Övning 19. Mata in data direkt i tabellerna "Specialitet", "Lärare" och "Grupper".
Övning 20. Forma en fråga i designläge
Övning 21. Förberedelse för att skapa ett sammansatt formulär "Lista över gruppstudenter"
Övning 22: Använda guiden för att skapa ett formulär för två tabeller
Övning 23. Välja formulärtyp
Övning 24: Namnge formuläret och öppna det
Övning 25: Redigera ett formulär i designvy
Övning 26: Redigera ett underformulär
Övning 27: Växla till formulärläge och ladda tabeller
Övning 28. Flerbordsrapport med huvuddelen baserad på huvudtabellen
Övning 29: Skapa huvuddelen av rapporten
Övning 30. Skapa en autorapport.
Övning 31: Slutföra en underordnad rapport
Övning 32: Inklusive en delrapport.
Rapport om slutförandet av kontrolluppgiften:
Databas:
Fyller i databastabeller.
Skapa databaslänkar:
Introduktion till TILLGÅNG
Vi kommer att titta på funktionerna hos Access och vilka typer av problem som kan lösas med detta DBMS. Särskilt:
Access är ett databashanteringssystem (DBMS).
Använder Access för att lagra och hämta data, presentera information i en bekväm form och automatisera repetitiva uppgifter.
Utveckling med tillgång till enkla och bekväma formulär för datainmatning, databehandling och generering av komplexa rapporter.
Använder Access 97 för värd Åtkomstformulär i form av HTML-dokument på webbsidor och datautbyte med Internet/Intranät noder.
Stöd i Access för mekanismen Query by Example (QBE), som tillhandahåller sampling, sortering och sökning av data.
Skapa applikationer utan kodning med hjälp av Access-makron.
Användare av kalkylblad och databas bör känna till många av nyckelbegreppen som används i Access.
Innan du börjar arbeta med någon mjukvaruprodukt, är det viktigt att förstå dess kapacitet och vilka typer av problem den är utformad för att lösa. MicrosoftAccess 97 (nedan helt enkelt Access) är en mångfacetterad produkt vars användning endast begränsas av användarens fantasi.
Tillgång - det här är först och främst, databashanteringssystem(DBMS). Liksom andra produkter i denna kategori är den designad för att lagra och hämta data, presentera information på ett bekvämt sätt och automatisera ofta upprepade operationer (som redovisning, redovisning, planering, etc.). Med Tillgång Du kan utveckla enkla och bekväma datainmatningsformulär, samt bearbeta data och utfärda komplexa rapporter.
Access är ett kraftfullt Windows-program; För första gången kombineras prestandan hos ett DBMS sömlöst med den bekvämlighet som Microsoft Windows-användare har till sitt förfogande. Eftersom båda dessa produkter är Microsofts idé, interagerar de perfekt med varandra. Access fungerar under Windows kontroll 95 eller WindowsNT, så att när man arbetar med det har användaren tillgång till alla Windows fördelar. Du kan klippa ut, kopiera och klistra in data från vilket Windows-program som helst i Access och vice versa; Du kan skapa ett formulärprojekt i Access och infoga det i formulärdesignern.
Med OLE-objekt (Object Linking and Embedding) i Windows 95- och Microsoft Office 97-komponenter (Excel, Word, PowerPoint och Outlook) kan du förvandla Access till en verklig databasoperativmiljö. Med nya internettillägg kan du skapa formulär som interagerar direkt med data från WorldWideWeb och översätta det till en vy på HTML-språk, som fungerar med produkter som InternetExplorer och NetscapeNavigator.
Med allt detta är Access inte bara ett DBMS. Hur relationella Access DBMS ger tillgång till alla typer av data och låter dig använda flera databastabeller samtidigt. Samtidigt kan du avsevärt förenkla datastrukturen och därigenom underlätta genomförandet av tilldelade uppgifter. En Access-tabell kan länkas till data som lagras på en stordator eller server. Å andra sidan kan du använda tabeller skapade i Paradox- eller dBASE-miljön. De erhållna resultaten kan snabbt och enkelt länkas och kombineras med data från Excel-kalkylblad. Genom att arbeta i Microsoft Office 97-miljön har användaren tillgång till fullt kompatibla Access och Word, Excel och PowerPoint.
Access är en uppsättning slutanvändarverktyg för att hantera databaser. Det inkluderar designers av tabeller, formulär, frågor och rapporter. Detta system kan också betraktas som en applikationsutvecklingsmiljö. Genom att använda makron eller moduler för att automatisera uppgifter kan du skapa användarcentrerade applikationer som är lika kraftfulla som applikationer skrivna direkt i programmeringsspråk. De kommer att innehålla knappar, menyer och dialogrutor. Genom att programmera i VBA kan du skapa program lika kraftfulla som Access själv. Faktum är att många Access-verktyg (som trollkarlar och designers) är skrivna i VBA.
Kraften och tillgängligheten hos Access gör det till det bästa databashanteringssystemet på marknaden idag. Låt oss först lära känna Access på slutanvändarnivå. Sedan går vi vidare till mer komplexa moment som inslag av programmering i VBA och interaktion med Internet.
Vad erbjuder den? Tillgång
1.Sann relationsdatabasmodell
Fullt implementerad i Access relationsdatabashantering. Systemet upprätthåller primära och främmande nycklar och upprätthåller dataintegritet på kärnnivå (vilket förhindrar inkonsekventa uppdaterings- eller raderingsoperationer). Dessutom är tabeller i Access utrustade med datavalideringsverktyg som förhindrar felaktig inmatning oavsett hur den skrivs in, och varje tabellfält har sitt eget format och standardbeskrivningar, vilket avsevärt förenklar datainmatningen. Access stöder alla nödvändiga fälttyper, inklusive text, numerisk, räknare, valuta, datum/tid, MEMO, Boolean, hyperlänk och OLE-objektfält. Om det under speciell bearbetning inte finns några värden i fälten, tillhandahåller systemet fullt stöd tomma värden.
Relationell databehandling i Access, på grund av den flexibla systemarkitekturen, kan tillfredsställa alla behov. Samtidigt kan Access användas som en fristående DBMS i filserverläge eller som en klientkomponent i produkter som SQLServer. Förutom. Access stöder ODBC-protokollet (OpenDatabaseConnectivity), vilket gör att du kan ansluta till databaser i många olika format, som SQLServer, Oracle, Sybase och till och med DB/2 för IBM stordatorer.
Access stöder transaktionsbearbetning med integritetssäkring. Dessutom tillhandahålls säkerhet på användarnivå, vilket gör att du kan kontrollera åtkomst till data för enskilda användare och hela grupper.
Kontextkänslig hjälp och Kontor Assistent
Microsofts hjälpsystem är fortfarande det bästa i branschen, för både nya och erfarna användare. Access ger sammanhangsberoende hjälp som du kan komma åt genom att bara klicka
I Access 97 introducerade Microsoft OfficeAssistant och ScreenTips. Verktygstips innehålla korta förklaringar av något. Systemet tillhandahåller ett helt galleri med tio möjliga assistentkaraktärer (du kan välja vem du vill). Om assistent Blir du trött på den kan du stänga av den.
Lättanvända guider och konstruktörer
Bemästra(Wizard) kan förvandla timmars arbete till minuter. Mästare ställer ledande frågor angående innehållet, stilen och formatet för det skapade objektet; de bygger sedan automatiskt det önskade objektet. Ingår i Access ett hundratal hantverkare för att hjälpa dig att designa databaser, applikationer, tabeller, formulär, rapporter, diagram, etiketter, kontroller och egenskaper. Du kan till och med anpassa guider för att lösa olika problem.
Importera, exportera och länka externa filer
Access låter dig importera och exportera många välkända filformat, inklusive dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, många ASCII-textformat (inklusive de med en fast radlängd eller specificerad avgränsare) och HTML-data. Som ett resultat av importen skapas en Access-tabell; Export av en Access-tabell skapar en fil i det angivna formatet.
Bindande(kallades tidigare anslutning) innebär att du kan använda extern data utan att skapa en Access-tabell. Du kan upprätta liknande relationer med dBASE-, FoxPro-, Excel-, ASCII- och SQL-data. En mycket kraftfull funktion är att länka Access-tabeller med deras externa tabeller och sedan dela dem; detta gäller Access-, dBASE-, FoxPro- och SQLServer-tabeller.
Blanketter och rapporter WYSIWYG
Formulär- och rapportdesignerfönstren har samma gränssnitt och ger användaren många alternativ. Blanketten eller rapporten är utformad enligt WYSIWYG-principen (WhatYouSeeIsWhatYouGet - what you see is what you get). Genom att lägga till ytterligare ett kontrollelement ser användaren hur det skapade formuläret förändras.
Du kan inkludera textrutor, alternativknappar, kryssrutor, linjer och rektanglar i formulär och rapporter, och du kan designa dem med färg och skugga. Dessutom kan du inkludera hela bilder, diagram, underformulär och underrapporter. Samtidigt förblir alla parametrar för datapresentation helt under användarkontroll. Formulär kan sträcka sig över många sidor och rapporter kan ha många nivåer av datagruppering och sammanfattning.
Formulär och rapporter kan ses i förhandsgranskningsläge, ger ett fågelperspektiv genom att ändra skalan. I designläge kan du se rapporten med dummydata så att du inte behöver vänta på att en stor riktig fil ska bearbetas.
Rapportbyggaren är ett mycket kraftfullt verktyg som tillåter upp till tio nivåer av gruppering och sortering. Tack vare det är det möjligt att skapa rapporter som visar procentsatser och totaler, som kan erhållas på bara två pass. Du kan skapa många typer av rapporter, som inkluderar adressetiketter och distributionslistor.
Flerbordsfrågor och relationer
En av Accesss mest kraftfulla funktioner är också dess viktigaste. Relationer gör att du kan koppla samman tabeller grafiskt. Du kan till och med länka tabeller som representerar filer olika typer(som en Access-tabell och en dBASE-tabell). Efter en sådan länk visas tabellerna som en helhet och nu kan du bygga frågor i förhållande till vilken data som helst i dem. Du kan välja specifika fält, definiera sorteringsordningen, skapa beräknade uttryck och ange kriterier för att välja önskade poster. Du kan visa resultaten av en fråga som en tabell, formulär eller rapport. Användaren behöver inte konfigurera anslutningar i förväg, utan skriv bara in frågebyggaren (till exempel när du vill skapa en specifik rapport).
Frågor används även i andra fall. Du kan skapa frågor som beräknar summor, visar grupperade tabeller och bygger nya tabeller. Frågan kan till och med användas för att uppdatera data i tabeller, ta bort poster och lägga till en tabell till en annan.
Grafer och diagram
Access använder samma grafikprogram som Microsoft Word, Excel, PowerPoint och Project. Det låter dig skapa hundratals typer av grafer och diagram, anpassa dem utifrån dina specifika behov. Du kan skapa stapeldiagram, stapeldiagram, cirkeldiagram, ytdiagram och andra diagram i både 2D och 3D. De kan valfritt åtföljas av text, dekorerad i olika färger och mönster. Värden kan visas i kolumner eller delar av cirkeldiagram. Du kan rotera diagrambilderna så att de återges från valfri betraktningsvinkel. Allt detta tillhandahålls av programmet AccessGraph.
Möjligheter DDE Och OLE
Med hjälp av DDE (DynamicDataExchange) och OLE (ObjectLinkingandEmbedding) kan du lägga till alla möjliga nya objekt till Access-formulär och rapporter. Sådana objekt kan vara ljud, bilder, diagram och till och med videoklipp. Du kan bädda in OLE-objekt (som bitmappar) eller dokument ordbehandlare(Word eller WordPerfect) eller gör kopplingar till Excel-kalkylblad. Genom att länka dessa objekt till sin databas kan användaren skapa dynamiska formulär och rapporter och använda samma information i olika Windows-applikationer.
Tillgång till Internet
Access erbjuder nu alla funktioner som gör att en applikation kan ansluta till Internet/intranät. Med ett klick kan du spara tabeller, frågor, formulär och rapporter i HTML-format. Den motsvarande guiden låter även en nybörjare överföra HTML-koder från ett objekt till en webbsida, vilket gör dem tillgängliga för användning av alla som surfar på Internet! Hyperlänkar låter dig komma åt data som finns på en webbsida direkt från Access-formulär.
Många tror att postning av data på webbsidor bör göras av webbadministratörer. Access 97 visar tydligt att denna operation kan utföras framgångsrikt av vilken användare som helst. Och han kommer att få hjälp med detta av placeringsguiden på webbsidan, som säkerställer konvertering av valda databasobjekt till HTML-format och överföring av dem i denna form till webbsidan. Med hjälp av den här guiden kan du skapa statiska eller dynamiska sidor, överföra dem till en webbserver och skapa dina egna startsida och använd till och med mallar för att skapa ett standardutseende och känsla för alla HTML-sidor!
Inbyggda funktioner
Access innehåller över hundra funktioner(små inbyggda program som returnerar ett värde när de körs) som utför en mängd olika uppgifter. Det finns funktioner för att manipulera databaser, strängar, siffror i datum- och tidsformat, matematiska, affärsmässiga och ekonomiska. De kan användas för att skapa beräknade uttryck i formulär, rapporter och frågor.
Makron: programmering utan programmering
För icke-programmerare (eller avancerade användare som helt enkelt inte vill koda) tillhandahåller Access makron. De låter dig automatisera vissa uppgifter. Nära femtio makron gör det möjligt att manipulera data, skapa menyer och dialogrutor, öppna formulär och rapporter, i ett ord, automatisera utförandet av nästan alla uppgifter. Med hjälp av makron kan du lösa cirka 90 % av alla databearbetningsuppgifter.
Moduler: Visuell Grundläggande för Ansökningar databasprogrammering
Access är en seriös applikationsutvecklingsmiljö med ett fullfjädrat programmeringsspråk. VBA-språket (tidigare känt som AccessBasic) implementerar ett objektorienterat tillvägagångssätt för programmering och låter programmeraren göra nästan vad som helst som kan tänkas. Det är ett kraftfullt strukturerat programmeringsspråk. Det är fullt utbyggbart och stöder API-procedurer i alla dynamiska länkbibliotek (DLL) operativsystem Windows 95 och WindowsNT.
Fullt utrustad utvecklingsmiljö stöder många kraftfulla moderna förmågor: flerfönsterläge för redigering och felsökning, automatisk kontroll syntax, brytpunkter, steg-för-steg exekvering och till och med syntaxhjälp som visar alternativ på skärmen för de kommandon du anger.
Även om du redan har arbetat med några databaser betyder det inte att allt går smidigt med Access direkt. Du kan vara en stor expert på relationella DBMS som dBASE, FoxPro och Paradox, men har ingen erfarenhet av att arbeta med databaser i en Windows-miljö.
Först bör du lära känna Windows bättre: arbeta med Paint editor, experimentera med Word eller Excel, lär dig hur du använder musen på rätt sätt. Det är värt att skapa ett diagram i Excel, använda tjänsterna från en av guiderna och kontakta hjälpsystemet. Allt detta kommer att hjälpa i framtiden när du behärskar Access. Du måste också vänja dig vid nya termer.
Information för kalkylbladsanvändare
En erfaren Excel (eller 1-2-3) användare kommer att märka att Access och Excel liknar varandra på många sätt. För det första är båda dessa program Windows-produkter, så han borde redan vara bekant med Windows-konventionerna som kommer att användas när man arbetar med Access. Utseende på tabeller och Åtkomstfrågor motsvarar utseendet på kalkylblad och kallas datatabeller ( datablad ). Storleken på tabellrader och kolumner kan ändras på samma sätt som när du arbetar Excel-ark. I huvudsak motsvarar datainmatningsläget i Access 97 inmatningsläget Excel-data. Du behöver bara ange data och definiera kolumnrubrikerna; Åtkomst kommer att göra resten automatiskt.
Access, som Excel, stöder WYSIWYG-läge och arbeta med grafisk applikation MicrosoftGraph. Därmed har användaren alltid möjlighet att skapa samma typ av diagram i båda systemen. Access inkluderar också en diagramguide som liknar den som används i Excel.
Precis som Excel innehåller Access 97 en PivotTable Wizard; faktiskt, du kan använda den för att skapa Excel-pivottabeller: information från databaser Få åtkomst till data kan enkelt överföras till Excel-kalkylblad. Accessdatabaser kan kopplas till Excel-tabeller. I båda produkterna kan du skapa frågor och utföra sortering med samma gränssnitt. (Om du någonsin har använt Excel-menyer för att skapa frågor och sortera data, kommer du redan att vara bekant med dessa begrepp.) Kort sagt, Access 97 är kompatibel med alla Office 97-produkter.
Föreläsning 1.
Grundläggande driftprinciper
med en databas i Microsoft Access.
1.3. Skapande av databas.
1.4. Arbeta med tabeller.
1.5. Datatyper.
1.6. Fältegenskaper.
1.7. Nyckelfält.
1.8. Definiera relationer mellan tabeller i databasen.
1.9. Säkerställa dataintegritet i Microsoft Access.
1.1. Vad är en "databas".
I affärslivet eller privatlivet måste du ofta arbeta med data från olika källor, som var och en är förknippad med en specifik typ av aktivitet. Att samordna alla dessa data kräver specifika kunskaper och organisatoriska färdigheter. Microsoft Access kombinerar information från olika källor till en relationsdatabas. Skapat formulär, Queries och Reports låter dig snabbt och effektivt uppdatera data, få svar på frågor, söka efter den data du behöver, analysera data och skriva ut rapporter.
I databasen lagras information från varje källa i en separat tabell. När man arbetar med data från flera tabeller upprättas relationer mellan tabellerna.
En fråga skapas för att söka och välja data som uppfyller vissa villkor. Frågor låter dig också uppdatera eller ta bort flera poster samtidigt och utföra inbyggda eller speciella beräkningar.
Formulär används för att visa, mata in eller ändra data direkt i tabellen. Ett formulär låter dig välja data från en eller flera tabeller och visa dem på skärmen med en standard eller anpassad layout.
En rapport används för att analysera data eller skriva ut den på ett specifikt sätt. Du kan till exempel skapa och skriva ut en rapport som grupperar data och beräknar summor.
För att utföra vissa operationer automatiskt används makron, som innehåller en uppsättning av ett eller flera makrokommandon, som att öppna formulär eller skriva ut rapporter. Makron kan vara användbara för att automatisera ofta utförda uppgifter. Till exempel, när en användare klickar på en knapp kan du köra ett makro som skriver ut en rapport.
Ibland är det nödvändigt att skapa en egen procedur som ska startas från vilket fönster som helst i databasen eller en procedur utformad för att hantera en specifik händelse. En uppsättning sådana procedurer i Visual Basic-språket, sammansatta i en programenhet, kallas en modul. Det finns två huvudtyper av moduler: klassmoduler och standardmoduler. Klassmoduler är formulärmoduler och rapportmoduler kopplade till ett specifikt formulär eller rapport. De innehåller ofta procedurer för att hantera händelser (som en knapptryckning) och skapas automatiskt när du skapar den första händelseproceduren. I standard
I databasfönstret kan du arbeta med alla dess objekt. För att visa objekt av en viss typ, välj lämplig flik (till exempel "Tabell").
Med knapparna till höger kan du skapa och ändra befintliga objekt.
1.2. Databasdesign.
Innan du skapar tabeller, formulär och andra objekt måste du ställa in databasstrukturen. En bra databasstruktur är grunden för att skapa en kompatibel och effektiv databas.
Databasdesignsteg:
1. Bestäm syftet med att skapa en databas, dess huvudfunktioner och vilken information den ska innehålla. Databasen måste uppfylla kraven från de som ska arbeta direkt med den. För att göra detta måste du bestämma de ämnen som databasen ska täcka, vilka rapporter den ska producera, analysera formulären som för närvarande används för att registrera data, jämför databasen som skapas med en väldesignad, liknande databas.
2. Utveckla på papper strukturen för de tabeller som databasen ska innehålla. När du designar tabeller rekommenderas det att vägledas av följande grundläggande principer:
Informationen i tabellen bör inte dupliceras. Det bör inte förekomma några upprepningar mellan borden. När viss information endast lagras i en tabell, behöver den bara ändras på ett ställe. Detta gör arbetet mer effektivt och eliminerar även möjligheten för felaktig information i olika tabeller. Till exempel bör en tabell innehålla kundadresser och telefonnummer.
Varje tabell bör innehålla information om endast ett ämne. Information om varje ämne bearbetas mycket lättare om den finns i tabeller oberoende av varandra. Exempelvis lagras kundadresser och order i separata tabeller så att när en order raderas finns kundinformationen kvar i databasen.
3. Bestäm vilka fält som krävs i tabellen. Varje tabell innehåller information om ett annat ämne, och varje fält i tabellen innehåller separat information om ämnet i tabellen. Till exempel kan en kunddatatabell innehålla fält för företagsnamn, adress, stad, land och telefonnummer. När du designar fält för varje tabell, kom ihåg:
Varje fält ska vara relaterat till ämnet i tabellen.
Tabellen bör innehålla all nödvändig information.
Informationen bör delas upp i de minsta logiska enheterna (till exempel fälten Förnamn och Efternamn, snarare än ett allmänt Förnamnsfält).
4.Ställ in nyckelfältet. För att Microsoft Access ska kunna länka data från olika tabeller, till exempel kunddata och hans beställningar, måste varje tabell innehålla ett fält eller en uppsättning fält som kommer att specificera det individuella värdet för varje post i tabellen. Detta fält eller denna uppsättning fält kallas primärnyckeln.
5.Definiera relationer mellan tabeller. Efter att ha distribuerat data över tabeller och definierat nyckelfält måste du välja ett schema för att länka data i olika tabeller. För att göra detta måste du definiera relationerna mellan tabellerna.
6. Granska databasstrukturen igen och identifiera eventuella brister. Det är tillrådligt att göra detta i detta skede, medan tabellerna inte är fyllda med data.
7. Lägg till data och skapa andra databasobjekt. Om tabellstrukturerna uppfyller kraven kan all data matas in. Du kan sedan skapa alla frågor, formulär, rapporter, makron och moduler.
8.Använd analysverktyg i Microsoft Access. Microsoft Access har två verktyg för att förbättra din databasstruktur. Tabellanalysguiden undersöker tabellen, föreslår vid behov en ny struktur och relationer och omarbetar den också. Prestandaanalysatorn undersöker hela databasen, ger rekommendationer för förbättringar och implementerar dem.
1.3. Skapande av databas.
Microsoft Access stöder två sätt att skapa en databas. Du kan skapa en tom databas och sedan lägga till tabeller, formulär, rapporter och andra objekt till den.
Denna metod är den mest flexibla, men kräver en separat definition av varje databaselement. Det är också möjligt att omedelbart skapa en databas med hjälp av guiden
en viss typ med alla nödvändiga tabeller, formulär och rapporter. Detta det enklaste sättet första skapandet av databasen. I båda fallen kommer du att ha möjlighet att
dags att ändra och utöka den skapade databasen.
Om du skapar en ny databas (endast i detta fall), kommer dialogrutan Arkiv att visas. ny bas data", där du måste ange namnet och platsen för filen för den skapade
Databas. Microsoft Access-databasfilen har filtillägget .mdb. För att få en kopia av databasen måste du kopiera filen som innehåller den, eftersom
När du avslutar Microsoft Access sparas dina dataändringar automatiskt. Men när du ändrar strukturen för ett databasobjekt i Microsoft Access, uppmanas du att bekräfta att du vill spara ändringarna innan du avslutar.
1.4. Arbeta med tabeller.
En tabell lagrar information om en specifik fråga, till exempel innehåller tabellen "Produkter" endast information om produkter och tabellen "Leverantörer" innehåller endast information om företag som levererar varor. För att säkerställa att data inte dupliceras och att fel inte uppstår vid utfärdandet är det nödvändigt att fördela olika typer av data i olika tabeller. Data i en tabell är organiserade i kolumner ("fält") och rader ("poster").
Det finns två sätt att arbeta med bordet. Du kan välja designläge eller tabellläge genom att klicka på specialknappen i verktygsfältet.
I tabelldesignvyn kan du skapa en hel tabell genom att lägga till nya fält eller ta bort och anpassa befintliga tabellfält.
För att lägga till ett fält, skriv in fältnamnet och skriv överst i tabellfönstret. För att byta namn på ett fält, ändra dess namn i kolumnen Fältnamn.
Datatypen avgör vilken typ av data som kan anges i fältet. Det är till exempel inte tillåtet att skriva in text i ett valutafält. Genom att välja lämplig datatyp säkerställs att data matas in i rätt form för sortering, beräkningar och andra operationer. För att definiera eller ändra datatypen, välj kolumnen Datatyp, klicka på rullgardinssymbolen i fältet och välj en datatyp från listan.
Varje fält har egenskaper, ändra vilka du kan styra lagring, bearbetning och visning av fältdata. Till exempel, för "Cash"-formatet, läggs en siffergruppseparator och en valutasymbol (1 234 g) till automatiskt. För att ställa in en fältegenskap, välj den högst upp i tabelldesignerfönstret och längst ned i fönstret anger du värdet för den här egenskapen eller väljer den från listan. Uppsättningen av tillgängliga egenskaper bestäms av fältets datatyp.
En unik etikett, kallad nyckel, används för att identifiera varje post i tabellen. Precis som en registreringsskylt unikt identifierar en bil, identifierar en nyckel unikt en post. Nyckelfält i tabeller används för att skapa inter-tabellrelationer. För att definiera en nyckel, välj raden som beskriver det obligatoriska fältet och klicka på knappen Nyckel i verktygsfältet.
I tabellvyn lägger du till, redigerar eller visar tabelldata. Du kan också kontrollera stavning och skriva ut tabelldata, filtrera och sortera poster, ändra utseende tabeller eller ändra tabellstrukturen genom att lägga till eller ta bort kolumner.
För att lägga till poster, använd knappen Ny post i verktygsfältet. När du klickar på den här knappen visas en tom rad i slutet av tabellen.
För att radera poster, välj valfritt fält i posten och klicka på knappen Ta bort post i verktygsfältet.
Rader i en tabell kan sorteras efter innehållet i en eller flera kolumner. För att göra detta, välj det fält som du vill sortera efter och klicka på knappen Sortera stigande eller Sortera fallande i verktygsfältet.
Filtrering låter dig bara visa vissa poster i ett formulär. Välj de data du vill filtrera efter och klicka på knappen Filtrera efter val i verktygsfältet. För att ändra filtret, klicka på knappen Ändra filter. För att ställa in ett mer detaljerat filtreringsvillkor, välj kommandot Filter i menyn Records och underkommandot Avancerat filter. För att använda ett vanligt eller avancerat filter, klicka på knappen Använd filter i verktygsfältet.
1.5. Datatyper.
Datatypen avgör vilken typ av data som kan anges i fältet. Det är till exempel inte tillåtet att skriva in text i ett valutafält. Genom att välja lämplig datatyp säkerställs att data matas in i rätt form för sortering, beräkningar och andra operationer. Microsoft Access stöder följande datatyper:
Text
Text eller nummer som inte kräver beräkningar, till exempel telefonnummer.
MEMO-fält
Lång text eller en kombination av text och siffror.
Numerisk
Numeriska data som används för att utföra beräkningar.
Datum Tid
Datum och tider relaterade till åren 100 till 9999, inklusive.
Monetär
Monetära värden och numeriska data som används i matematiska beräkningar.
Disken
Unik sekventiellt ökande (med 1) eller slumpmässiga siffror, automatiskt när du lägger till varje ny ingång V
Logisk
Booleska värden, såväl som fält som kan innehålla ett av två möjliga värden (True/False, Yes/No).
OLE-objektfält
Objekt (som ett kalkylblad Microsoft excel, dokument Microsoft Word, bild, ljudinspelning eller annan data i binärt format) länkade eller inbäddade i en Microsoft Access-tabell.
Hyperlänk
En sträng av bokstäver och siffror som representerar adressen till en hyperlänk.
Ersättningsguiden
Skapar ett fält som erbjuder ett urval av värden från en lista, eller från en kombinationsruta som innehåller en uppsättning konstanta värden eller värden från en annan tabell. Om du väljer det här alternativet från listan i en cell startas Lookup Wizard, som bestämmer fälttypen.
Föreläsning 2
Datainmatning och redigering
Dataingång
I tabellläge visas alla inmatade data. Om bara tabellstrukturen har skapats betyder det att det inte finns några data i tabellen ännu. I en tom tabell ställs postmarkören (med bilden av en triangulär pekare åt höger) vanligtvis på den första raden i tabellen.
För att ange ett värde i ett fält (i tabellvy), flytta markören till det fältet och skriv in värdet. När du redigerar ett inlägg ser inläggsmarkören ut som en penna. När du skriver in en ny post (vars markör har en penna) visas nästa rad automatiskt (vars markör har en asterisk för att indikera ny post). Den nya rekordmarkören markerar alltid den sista raden i tabellen.
När du anger en ny post placeras markören vanligtvis i det första fältet i tabellen.
Beroende på vilken operation som utförs och typen av post kan posttoken ha en av fyra former.
Markör för den aktuella posten.
Markör för den redigerade posten.
Blockerad registreringsmarkör (när man arbetar i
flerspelarläge).
Ny ingångsmarkör.
Sparar en inspelning
En tillagd eller ändrad post sparas automatiskt när du flyttar till en annan post eller när du stänger tabellen. Samtidigt ändrar inmatningsmarkören form: pennan förvandlas till en högerpekande pil.
För att spara en post måste du ange ett giltigt värde i primärnyckelfältet. Primärnyckelvärdet kontrolleras mot datatyp, unikhet och andra värdekontrollregler som anges i egenskapen Värdevillkor ( Godkännande Regel )
Avbryt knapp ( Ångra Nuvarande Fält / Spela in ), som finns i verktygsfältet, låter dig ångra ändringar som gjorts endast i den aktuella posten. Efter att ha flyttat till nästa post kommer denna knapp att återgå till normalt ångra läge. Och när du ändrar nästa post kommer du inte längre att kunna ångra ändringen till den föregående.
Du kan spara den aktuella inspelningen på disk med kommandot Inspelningar->Spara inspelning ( Uppgifter -> Spara Uppgifter ) eller tangentkombinationer< Flytta + Stiga på >.
Kontrollera att de inmatade uppgifterna är korrekta
Automatisk datatypkontroll
Access kontrollerar vissa datatyper automatiskt, utan något ingrepp. För fält som innehåller dessa typer av data , inget behov av att fylla i egenskaperna Villkor på värde. Låt oss lista dessa datatyper.
siffra
Valuta
Datum Tid
Logisk (Ja/Nej)
Nummer och Valuta låter dig ange giltiga numeriska värden. Även om Access tillåter dig att ange en bokstav i sifferfältet, om du försöker avsluta det här fältet visas en dialogruta med meddelandet "Värdet du angav matchar inte egenskaperna för datatyp eller fältstorlek" Felmeddelandet kommer också att visas om du anger andra oacceptabla tecken eller flera decimaler, eller om du försöker ange ett överdrivet stort tal för ett datafält med viss storlek av typen siffra.
Datum/tid-fält kontrollerar att datum- och tidsvärdena är korrekta. Om du försöker ange tiden 44:44:44 eller bara en bokstav i ett datum/tid-fält, kommer en feldialogruta att visas
Boolean (Ja/Nej) Du kan bara ange ett av följande inställda värden: Ja, Sant (På) eller valfritt tal som inte är noll för Boolean Ja och Nej (Nej), Falskt (Falskt), Av (Av) eller 0 för logiskt nr. I egenskapen Format kan du definiera dina egna booleska (Ja/Nej) värden, men standardvärden används vanligtvis
Datainmatningsmetoder
Datainmatning i fält av olika slag utförs olika sätt. För vissa datatyper kontrolleras värdets giltighet automatiskt. Men när du skapar vissa tabeller kan du behöva ange data i icke-standardiserade (användardefinierade) format och ställa in giltighetsregler för dem i egenskapen ValidationRule. Härnäst ska vi titta på olika sätt datainmatning. |
Standard textinmatning
De tre fälten som angavs i tabellen "MyStudents" var fält av typen Text. I FamNameName1-fälten används en inmatningsmask för datainmatning. Om du anger ett värde med små bokstäver kommer det att visas: den första bokstaven är versal, resten är gemener. Text kan kontrolleras för speciella betydelser och visas i ett specificerat format.
Ibland i ett fält som Text ( Text ) måste du ange ett värde som består av flera rader. För att lägga till en ny rad, tryck på tangentkombinationen< Ctrl + Stiga på >. Den här funktionen är användbar för att formatera strängar i adressfältet såväl som Memo-fältet.
Ange datum/tid-data
Värden skrivs in i formatet mmm åå. Så här blir det när du går in 4/8/96 och lämnar detta fält. Access kommer att visa värdet som Arg 96. Tabellen lagrar faktiskt värdet 4/8/92, och du kan visa det genom att placera markören i detta fält. Å andra sidan kan du ange 96 i Arg-fältet, och värdet Arg 96 sparas i tabellen.
För ett fält av typen Datum/tid kan du också definiera ett villkor för värdet Between #1/1/70# AndDate(). Detta villkor anger att det angivna födelsedatumet måste infalla mellan den 1 januari 1970 och det aktuella datumet.
Format påverkar hur data visas, inte hur mycket minne den tar upp.
Textdatainmatning med dataverifiering
Ett textfält kan ha en egenskap inställd på Villkor på värdet. Den begränsar indata till värden (t.ex. F,M,C). Om du försöker ange andra värden än F, M och C i detta fält, kommer en dialogruta att visas med ett meddelande så här: Endast M, F eller C kan anges i detta fält. Detta meddelande bestäms av värdet på egenskapen "meddelande". error" för av detta fält.
Ange numeriska data med kontroll av villkoret för värdet |
För numeriska fält anges regler för datavalidering. För fältet Resultat är egenskapen Värdevillkor inställd för att begränsa utvärderingsvärdet (>=2 och<=5). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
OLE-datainmatning
Ett OLE-objektfält som heter Foto kan fyllas i även utan att själva objektet (bilden) visas på skärmen. Följande objekt kan lagras i ett OLE-typfält.
Rasterbilder.
Ljudfiler.
Grafer och (diagram).
Word eller Excel.
Ett objekt som känns igen av OLE-servern kan lagras i Access som ett OLE-typfält. OLE-objekt skrivs vanligtvis in i formulär så att de kan ses, höras eller användas. När du placerar ett OLE-objekt i en tabell kommer du att se text med en beskrivning av objektet (till exempel i ett OLE-typfält kan du se inskriptionen PaintbrushPicture). Det finns två sätt att ange ett objekt.
Klistra in från urklipp.
Infoga från dialogrutan som visas efter att du utfört kommandot Insert->Object
MEMO-datainmatning
Fältet Recenzia innehåller MEMO-typdata. Den här typen låter dig ange upp till 64 000 byte text för varje post. Tabellen visar endast en del av den inmatade texten. Genom att trycka
Flytta genom poster i en tabell
Som regel, efter att ha angett data, blir det ofta nödvändigt att göra vissa ändringar. Detta kan bero på följande skäl:
Ny information inkommen
Fel upptäcktes
Behöver lägga till nya poster
För att ändra data, öppna först tabellen I databasfönstret öppnar du tabellen i databladsvyn genom att dubbelklicka på raden med dess namn i tabelllistan.
Om du är i TableDesign-läge klickar du på knappen Views för att öppna tabellvyn för att göra ändringar i data.
Navigera genom poster
För att gå till en post kan du helt enkelt placera markören på den eller klicka på den med musen. Men om tabellerna är mycket stora, blir problemet med att snabbt flytta till önskad post särskilt akut.
Du kan använda den vertikala rullningslisten för att flytta genom poster. Pilknapparna på rullningslisten låter dig bara flytta postmarkören en position per klick. Därför, för att flytta snabbare (genom flera poster samtidigt), är det bättre att använda rullningsreglaget. Du kan också klicka med musen i området mellan reglaget och knappen på rullningslisten för att flytta till många positioner framåt.
Kommandot Redigera->Kör ger flera alternativ för att snabbt flytta runt bordet.
De fem hoppknapparna som finns längst ner i fönstret i databladsvyn kan också användas för att navigera genom poster. Genom att klicka på dessa knappar kan du hoppa till valfri post. Om du känner till postnumret (radnumret för en given post) , klicka på postnummerfältet, ange postnummer och tryck på knappen
Var uppmärksam på rullningslisten när du rör dig runt bordet. Access uppdaterar inte postnummerfältet förrän du klickar på något fält i posten.
Börvärdessökning
Även om du känner till postnumret kan du gå till det och hitta ett specifikt fält, men i de flesta fall behöver du hitta ett specifikt värde i posten. Detta kan göras på tre sätt:
Välj kommandot Redigera->Sök (Edrt->Sök)
Klicka på knappen FindSpecifiedText i verktygsfältet (den visar en kikare).
Använd ett kortkommando
När du använder någon av dessa metoder kommer en dialogruta att visas. För att bara söka efter ett specifikt fält, placera markören i det (och gör detta innan du öppnar dialogrutan). Markera kryssrutan SearchOnlyCurrentField i dialogrutan, så söker Access endast i det angivna fältet.
Denna dialogruta låter dig ställa in olika sökparametrar. I textrutan FindWhat anger du värdet du letar efter. Du kan ange värdet som det visas i fältet eller med följande: speciella karaktärer:
* - Matchar valfritt antal tecken
Matchar en karaktär
# - Motsvarar en siffra
För att förstå hur dessa symboler fungerar, anta att du vill hitta alla värden som börjar med AB. För att göra detta anger du AB*
Låt oss nu säga att du vill hitta värden som slutar med tecknen 001. I det här fallet anger du *001 . För att söka efter ett värde som börjar med tecknen AB, slutar med tecknen 001 och som bara innehåller två tecken emellan, måste du ange AB??001. Om du behöver hitta alla efternamn som slutar på "ko", anger du för att söka efter värden som Brodsky och Tchaikovsky *co.
Listrutan Matcha innehåller tre alternativ:
Med valfri del av fältet (AnyPartofField)
Hela fält
Från början av fältet (StartofField)
Standardalternativet är WholeField. Till exempel kommer värdet Pet hittas om värdet är lika med Pet. Om alternativet Med någon del av fältet (AnyPartofField) är valt, kommer värdena Petrov, Petrovsky att hämtas som ett resultat av sökningen. Shpetny, etc. Som ett resultat av sökningen med inställningen Från början av fältet (StartofО), kommer värdena Petrov, Petrovsky att hittas.
I rullgardinsmenyn Sök kan du välja ett eller flera alternativ från uppsättningen Upp, Ned, Alla.
När du väljer alternativet Endast i det aktuella fältet (SearchOnlyCurrentField) kommer värdet att sökas i endast ett fält. Kryssrutan MatchCase avgör om versaler och gemener ska skiljas åt. Som standard skiljer de sig inte. När du söker efter värdet Pet, kommer pet, Petr och Petrov att hittas. När du markerar kryssrutan MatchCase måste du ange en söksträng som tar hänsyn till versaler och gemener
Uppenbarligen, för datatyperna Number, Currency och Date/Time, är skiftlägeskänslighet inte meningsfull.) När du markerar kryssrutan MatchCase ignorerar Access kryssrutan SearchFieldsAsFormatted. (Om du formaterade tabellfälten, markera den här rutan) För Du måste till exempel söka i fältet DateBirth efter uppgifter om alla födda i april 1982. För att göra detta, markera alternativet SearchFieldsasFormatted och ange 92 april. Om du inte markerar den här kryssrutan måste sökningen utföras med exakt datum för födelse, till exempel, sök efter 4/8/92
Att använda kryssrutan SearchFieldsasFormatted kan sakta ner sökningen avsevärt.
Sökningen börjar när du klickar på knappen FindFirst eller FindNext. När du har hittat ett värde väljer Access det. För att hitta det första matchande värdet klickar du på knappen Sök. För att hitta nästa värde, klicka på knappen Hitta nästa. Dialogrutan förblir öppen under hela sökprocessen. Därför, när du har hittat det värde du vill ha, klicka på knappen Stäng för att stänga dialogrutan
Ändra värden i databladsvy
För att ändra ett värde, gå till det och gör nödvändiga korrigeringar. Det kan finnas flera anledningar till att redigera ett värde.
Lägger till ett nytt värde.
Ersätter ett befintligt värde
Ändra ett befintligt värde
Om fältet är tomt anger du bara ett nytt värde. När du anger några nya värden i fältet, följ samma regler som när du anger nya poster.
Ersätter ett befintligt värde
Du kan välja ett fält med tangentbordet eller musen När du använder tangentbordet är innehållet i fältet markerat (Det visas i inverterad form) När du trycker på valfri tangent raderas innehållet i fältet och ersätts med symbolen som motsvarar tangenten nedtryckt Tryck på en tangent
Med hjälp av musen kan innehållet i ett fält väljas på följande sätt:
Klicka på fältets vänstra kant (där pekaren ändras till ett stort plustecken)
Dubbelklicka på fältet (den här metoden fungerar inte om det finns ett mellanslag i texten)
Klicka och dra muspekaren över innehållet i fältet från vänster till höger
Välj valfri del av fältinnehållet och tryck på knappen
För att ersätta ett befintligt värde med standardvärdet från egenskapen DefaultValue, markera värdet och tryck på tangentkombinationen
För att ersätta ett befintligt värde med ett värde från samma fält i en tidigare post, tryck på tangentkombinationen<Сtrl+"(кавычки)>
Se till att du inte har klickat<С1г1+-(минус)>, eftersom den aktuella posten i detta fall kommer att raderas
Ändra ett befintligt värde
För att korrigera ett befintligt värde, istället för att ersätta hela värdet, klicka framför valfritt tecken i det värdet. Genom att placera muspekaren framför en specifik karaktär aktiverar du infogningsläget, och när du anger ett nytt värde kommer befintliga värden att flyttas åt höger. Efter att ha tryckt på knappen
Redigeringsmetoder
| Att röra sig inom ett fält | Genom att trycka på knapparna -> och<- |
| Infoga ett värde i ett fält | Välj insättningsposition och ange värde |
| Väljer hela fältinnehållet | Tryck på F2 eller dubbelklicka |
| Ersätter ett värde med ett nytt | Markera hela fältet och ange ett nytt |
| Ersättning från tidigare fält | Ctrl+’(apostrof) |
| Ersätt med standardvärde | Ctrl+Alt+mellanslag |
| Infoga en radbrytning (text, memo) | Ctrl+Enter |
| Sparar teknisk sträng | Skift+Enter eller flytta till en annan rad |
| Infogar aktuellt datum | Ctrl+;(semikolon) |
| Infoga aktuell tid | Ctrl+:(kolon) |
| Lägger till en ny post | Ctrl++(plus) |
| Ta bort en post | Ctrl+-(minus) |
| Växla alternativknappar | Plats |
| Avbryt ändringar av en aktuell post | Esc eller avbryt-knapp |
Fält som inte kan redigeras
Det finns fält som inte kan redigeras Typer av sådana fält
Avbryt åtgärder
Ibland är knappen Ångra i verktygsfältet nedtonad och kan inte användas. Men så fort du börjar redigera posten blir den tillgänglig och du kan använda den för att avbryta posterna i det aktuella fältet. Nyckeln används också för att avbryta operationer.
Kommandot Redigera->Ångra används också för att ångra operationer, och Kommandonamnet ändras beroende på åtgärden som ångras.
För att avbryta ändring av ett värde i ett fält, välj kommandot Redigera->Ångra skriva eller använd knappen Ångra som finns i verktygsfältet. Efter att ha flyttat till ett annat fält kan ändringar som gjorts i föregående fält ångras med kommandot Redigera->Återställ aktuellt fält/post eller knappen Ångra. Du kan ångra alla ändringar för den aktuella posten som inte har sparats med kommandot Redigera->Återställ aktuellt fält/post (Redigera->Ångra aktuellt fält/Record). När du har sparat en post kan ändringar som gjorts i den ångras genom att välja kommandot Redigera->Ångra sparad inspelning. Men när du har redigerat nästa post kan dessa ändringar inte ångras.
Kopiera och klistra in värden
Kopiering eller radering av data till bufferten utförs av själva Microsoft Windows 95/NT-systemet och inte av någon speciell Access-funktion. Ett värde som kopierats eller raderats från bufferten kan klistras in i ett annat fält eller post med kommandot Redigera->Klistra in eller Klistra in-knappen som finns i verktygsfältet. Operationerna att ta bort i bufferten, kopiera och klistra in från bufferten används för att utbyta data både mellan olika Windows-applikationer och inom Access själv. Med den här metoden kan du kopiera hela poster till andra tabeller eller till och med andra databaser, samt utbyta data med Microsoft Word- och Excel-program.
Ersätter värden
Menykommandot Redigera->Ersätt låter dig söka och ersätta med mönster. Efter att ha valt detta kommando eller tryckt på tangenter < Ctrl + H > en dialogruta visas på skärmen,
Den här dialogrutan är mycket lik den som visas efter att du valt kommandot Redigera->Sök. Bara, förutom fältet Exempeltext (FindWhat), har den också ett Ersätt med-fält. Sökningen startar när du trycker på en knapp
Lägger till nya poster
För att lägga till en post i tabellvy, placera markören på sista raden (där postmarkören ser ut som en asterisk) och skriv in en ny post. För att gå till en ny post kan du välja kommandot
Infoga->Spela in ->Spela in), klicka på knappen Ny post i verktygsfältet, använd flyttknapparna eller kommandot Redigera->Kör->Ny post
(Redigera->Gå till->Ny). Du kan också gå till den sista posten och trycka på< | >Ibland behöver du lägga till flera nya poster och göra befintliga poster tillfälligt osynliga Menykommando
Records->DataEntry låter dig tillfälligt rensa skärmen från alla poster, och sedan kan du redigera nya poster utan störningar. För att återställa alla poster, välj kommandot
Records->RemoveFilter/Sort
Ta bort poster
För att radera ett godtyckligt antal poster, välj dem och tryck
Standardinställningen för denna dialogruta är att välja Ja-knappen, därför när du trycker på knappen
För att välja intilliggande (d.v.s. angränsande) poster, klicka på markören för den första posten och dra muspekaren åt höger) till den sista av de poster som du vill välja
Lägg till, ändra eller ta bort kolumner
Möjligheten att lägga till, ta bort och byta namn på kolumner i databladsvyn i Access 97 är full av fara. Poängen är att dessa operationer ändrar datastrukturen. Som du vet, när du gör ändringar i TableDesign-läge, ändras den underliggande datastrukturen. Men i Table Design-läge kanske du inte ens inser de fullständiga konsekvenserna av de ändringar som görs. Därför , när du skapar databaser för andra användare, bör man se till att de inte kan göra ändringar i tabellvyn.
Ta bort en kolumn i databladsvyn
För att ta bort en kolumn i databladsvyn, välj den och tryck på
Lägg till en kolumn i databladsvy
För att lägga till en ny kolumn i databladsvyn, välj Infoga^Kolumn, vilket skapar en kolumn till höger om kolumnen där markören är placerad, med rubriken Fält"1. Du kan sedan skriva in ny data i den kolumnen.
När du lägger till en ny kolumn ändras tabellens struktur (det vill säga ett nytt fält läggs till i den). När du sparar en tabell bestämmer Access egenskaperna för det tillagda fältet baserat på de värden som anges i det.
Ändra fältnamnet (kolumnrubrik)
När du lägger till en ny kolumn är det lämpligt att ändra dess rubrik innan du sparar tabellen. För att göra detta, dubbelklicka på den och gör nödvändiga ändringar. När du sparar tabellen kommer denna titel att användas som fältnamn i tabellstrukturen.
Genom att ändra kolumnrubriken ändrar du namnet på fältet i tabellen. Och om det används i formulär, rapporter, frågor, makron eller moduler, kommer dessa objekt inte att fungera förrän du gör lämpliga korrigeringar av dem. Denna metod för att ändra fältnamnet är fylld med obehagliga konsekvenser, så det är tillrådligt att endast erfarna användare använder det.
Visar poster
Du kan använda antingen mus- eller menykommandon för att lägga till eller ändra poster. Med hjälp av menyn Format eller muskommandon kan du ändra ordningen på fält, dölja och frysa kolumner, ändra radhöjd och kolumnbredd, välja ett annat teckensnitt och till och med visa eller ta bort rutnätslinjer.
Ändra ordning på fält
Som standard visar Access fält i databladsvyn i samma ordning som de visas i tabellen eller frågan. Men ibland behöver du placera några fält bredvid varandra för att göra det lättare att analysera data de innehåller. För att ändra ordningen på fälten, välj en kolumn och dra den till en ny plats.
Du kan välja och dra kolumner en i taget eller i grupper. Låt oss säga att du vill att fältet Namn ska finnas i början av tabellen. För att göra detta, följ dessa steg:
1. Placera muspekaren över namnet på fältet (kolumnen) Namn (det kommer att ha formen av en nedåtriktad pil).
2. Klicka och håll ned musknappen där. Som ett resultat kommer hela kolumnen Namn att väljas. Släpp knappen.
3. Klicka på namnet på en av kolumnerna igen och håll det nedtryckt; Pekaren kommer att visas som en pil med en ram.
Dra den här kolumnen till den vänstra kanten av tabellen. Släpp musknappen och kolumnen flyttas till början av tabellen.
På så sätt kan du flytta ett eller flera markerade fält till vänster, till höger eller till och med bortom höger! yla fönsterkant.
Att flytta fält i databladsvyn ändrar inte tabellstrukturen.
Ändra fältets bredd
För att ändra bredden på ett fält (dvs. en kolumn), måste du ställa in den antingen i dialogrutan (där den bestäms av antalet tecken) eller genom att dra den högra kanten av kolumnrubriken (muspekaren kommer att ändra till ett kors med en dubbelhövdad pil).
För att ändra kolumnbredden, följ två enkla steg:
1.Placera markören mellan två kolumnrubriker på deras skiljelinje.
2. Dra kolumnkanten åt vänster för att minska den, eller åt höger för att bredda den.
För att omedelbart ändra bredden på en kolumn baserat på principen om bästa passform (baserat på det längsta elementet), måste du dubbelklicka på kolumnrubrikens högra kant.
Ändra kolumnbredden/ändrar inte storleken på fältet i tabellen: du ändrar helt enkelt måtten på den visade kolumnen för data den innehåller.
Det finns ett annat sätt att ändra kolumnbredden: du måste köra kommandot Format^ColumnWidth eller högerklicka på kolumnrubriken och välj kommandot ColumnWidth från snabbmenyn. Dialogrutan ColumnWidth visas. Här kan du fråga
kolumnbredd, mätt i antal tecken. Och för att definiera standardbredden, markera kryssrutan Standardbredd.
Om du drar den högra kanten av en kolumn åt vänster tills den når kanten av föregående kolumn döljs den kolumnen. Samma sak kommer att hända om du ställer in värdet till 0 i dialogrutan ColumnWidth. Därför, för att visa en dold kolumn igen, kör Format^UnhideColumns.
Ändra höjden på en post (rad)
För att ändra höjden på en post (dvs. en rad), placera muspekaren på postens kant (i postmarkörsområdet) och dra den övre kanten på raden, eller välj Format^Radhöjd. Behovet av att öka radhöjden uppstår om du behöver placera text i ett större teckensnitt eller flera rader med text.
När du drar i kanten på en post ändras muspekaren. För att ändra radhöjden, följ dessa steg.
1. Placera markören på separationslinjen mellan två linjer i postmarkeringsområdet.
2. Dra linjekanten uppåt för att minska eller nedåt för att öka linjehöjden.
Ändring av radhöjden gör att höjden på alla rader i tabellvyn ändras samtidigt.
Det finns ett annat sätt att ändra radhöjden: välj kommandot Format^Radhöjd. En dialogruta visas där du kan ange linjehöjden i punkter. För att välja en standardhöjd, markera kryssrutan Standardhöjd.
Om, när du drar gränsen för en post uppåt, den skär gränsen för en tidigare post, då alla| raderna kommer att döljas. Samma sak kommer att hända om du ställer in dialogrutan RowHeight till ett värde nära 0 (till exempel 0,1). I det här fallet, för att visa raderna, kör kommandot Format^Radhöjd (Format=>Radhöjd) och ställ in standardvärdet för radhöjden.
Rutnätsdisplay
Vanligtvis visar skärmen ett rutnät med linjer som fungerar som gränser för rader och kolumner. Med kommandot Format^Cells kan du bestämma om det här rutnätet ska visas och hur det ska se ut (dialogrutan Rutnätsvy (CellEffects).)
Ändra teckensnitt på displayen
Rad- och kolumnstorlekar ändras automatiskt när du ändrar teckensnittsstorleken. Som standard visar Access all data i tabellvyn i 8-punkts MSSansSerif-teckensnitt och normal vikt. Du kanske upptäcker att det inte skrivs ut korrekt eftersom det är ett skärmteckensnitt. Därför är det bättre att använda Arial teckenstorlek 8 poäng och vanlig stil. Välj kommandot Format"=>Font(Fonnat^Font) för att ändra teckensnittstyp, storlek och stil.
Att ändra teckensnittet för displayen påverkar hela tabellen. För att se mer information på skärmen, välj en liten teckenstorlek. Om du har den nödvändiga utrustningen, byt till mer en hög upplösning. Och om du vill att bokstäverna ska vara större, öka teckenstorleken.
För att ändra till ett 10-punkts Arial-teckensnitt med fet stil, följ dessa steg:
Välj Format^Teckensnitt och en dialogruta visas på skärmen.
I fältet Teckensnitt väljer du Arial,
I fältet FontStyle väljer du Fet.
Ange 10 i fältet Storlek.
Klicka på OK.
När du ändrar ett teckensnitts attribut visas ett exempel på det teckensnittet i området Sample. På så sätt kan du se dem innan du gör några ändringar. Om så önskas kan du ändra teckensnittsfärgen.
Dölja och visa kolumner
För att dölja en kolumn kan du dra dess kant till föregående fält eller ställa in kolumnbredden till 0. Du kan också använda kommandot Format^Dölj kolumner för att dölja en eller flera kolumner. Följ dessa steg för att dölja en kolumn:
1. Placera markören var som helst i kolumnen som du vill dölja.
2. Välj Format^Dölj kolumner så försvinner kolumnen. Egenskapen ColumnWidth sätts i praktiken till 0. För att dölja flera kolumner måste du först markera dem och sedan använda Format^Dölj kolumner ^ Dölj kolumner)
En dold kolumn kan visas igen med kommandot Format^ UnhideColumns Detta visar en dialogruta som låter dig selektivt dölja eller visa kolumner genom att markera eller avmarkera lämpliga alternativ i kolumnlistan.
Frys kolumner
Om du vill att vissa tabellfält alltid ska vara synliga när du bläddrar, använd kommandot Format^Frys kolumner. Du kan till exempel göra fältet Namn alltid synligt när du rullar i tabellen när du behöver hitta annan information. De frysta kolumnerna kommer att placeras till vänster om alla kolumner. Om du vill frysa flera kolumner så måste de ligga intill (Naturligtvis kan kolumnerna flyttas först så att de ligger bredvid varandra) Och om du behöver frigör dessa kolumner, välj kommandot Format^Frigör alla kolumner (Format ^ UnfreezeAllColumns).
Sparar en inspelning
Access sparar en post när du lämnar den För att spara en post utan att lämna den, tryck på kortkommandot
Sortering och filtrering av poster i tabellvy
När du söker efter ett visst värde hittar och visar Access motsvarande post. Men om flera poster uppfyller ett givet kriterium, blir det för att underlätta arbetet nödvändigt att endast visa dem på skärmen med hjälp av sorterings- och filtreringsknapparna i verktygsfältet ( eller kommandona Filtrera och Sortera). Sortera) från menyn Records), kan du visa på skärmen endast de poster som behövs för arbetet, och även snabbt sortera dem i önskad ordning. För att sortera hela tabellen används två sorteringsknappar , och för att välja specifika poster används tre filterknappar.
Snabb sortering
Ibland behöver du sortera poster i en specifik sekvens. Sorteringsknapparna i verktygsfältet låter dig sortera kolumner i stigande eller fallande ordning. Välj först fälten som ska sorteras och klicka sedan på knappen Sortera stigande (A-Z) eller Sortera fallande (Z) -A) (Sortera fallande (Ö-A))
För att välja ett sorteringsfält, placera bara markören i det på nivån för valfri post. Därefter klickar du på motsvarande knapp, så kommer data omedelbart att sorteras
Om du vill sortera data efter flera fält, välj flera kolumner. För att göra detta, välj först en kolumn och tryck sedan på
För att återställa den ursprungliga ordningen för poster, använd kommandot Records^RemoveFilter/Sort.
Skriver ut poster
Tabellposter kan skrivas ut i rader och kolumner. Använd den enklaste metoden - välj kommandot Arkiv"=> Skriv ut (Arkiv^Skriv ut) eller klicka på knappen Skriv ut i verktygsfältet. En dialogruta visas.
Låt oss anta att du har installerat en skrivare på ett Microsoft Windows 95/NT-system. Klicka på OK och skriv ut Wy i det teckensnitt du valde för visning (eller dess närmaste skrivarmotsvarighet). Utskriften kommer också att återspegla alla alternativ som ställdes in när tabellen skrevs ut. Dolda kolumner skrivs inte ut. Rutnätslinjer skrivs endast ut om alternativknapparna i gruppen Ruterlinjer som visas är markerade i dialogrutan Celleffekter (som du kan ta fram med Format^Celler). Utskrift kommer att kräva så många sidor som behövs för att rymma alla data. Dessutom utför Access uppdelningen av data i sidor automatiskt.
Skriv ut bord
Du kan styra utskriftsprocessen från dialogrutan Skriv ut genom att välja följande alternativ.
Skriv ut (PrintRange) Skriver ut hela tabellen eller endast valda sidor eller poster
Kopior Bestämmer antalet kopior
Sortera Bestämmer om utskriften ska sorteras till kopior.
Knappen Egenskaper öppnar dialogrutan för skrivarinställningar. Knappen Inställningar låter dig definiera fält och rubriker.
Förhandsvisning
Ibland uppstår vissa tvivel innan man skriver ut en rapport. Skulle det till exempel inte vara bättre att ändra radhöjd och kolumnbredd eller välja ett annat typsnitt? Därför, innan utskrift, är det alltid värt att visa rapporten på skärmen för att se till att allt är i sin ordning med den.
För att göra detta klickar du på knappen i verktygsfältet och väljer kommandot Arkiv^Förhandsgranska. Som ett resultat kommer ett förhandsgranskningsfönster att visas.
Om du klickar på PrintPreview-knappen kommer du till förhandsgranskningsläget för utskrift. Skärmen visar den första sidan som ska skrivas ut och nya knappar kommer att dyka upp i verktygsfältet.
För att navigera genom sidor kan du använda knapparna längst ner i förhandsgranskningsfönstret (samma som när du flyttar genom poster i databladsvyn).
Verktygsfältsknappar tillhandahåller snabb åtkomst till följande utskriftsalternativ:
Stäng Återgår till tabellvyn
Skriv ut Öppnar en dialogruta
En sida Visar en sida i läge
Förhandsgranskning
Två sidor Visar två sidor i läge
Förhandsgranskning
Zoomval Ökar eller minskar visningsskalan
dokumentera
För att visa fler än två sidor, använd kommandot Visa^Antal sidor ( Se ^ Sidor ), och välj sedan 1, 2, 4, 8 eller 12.
Om du är nöjd med förhandsgranskningen av tabellen och vill skriva ut den, klicka på knappen Skriv ut i verktygsfältet. Om du är förvirrad klickar du på knappen Stäng så kommer du tillbaka till databladsvyn, där du kan redigera informationen eller ändra layouten.
Slutsats
Tekniker för att mata in data i tabellläge, flytta genom rader och kolumner och ändra data, flytta rader och kolumner och ändra storlek på dem, förhandsgranska och skriva ut tabeller behandlas.
I tabellvyn visas data som rader (poster) och kolumner (fält).
Använd rullningslister, markörtangenter, menyalternativ och navigeringsknappar för att snabbt flytta runt i tabellen och placera markören på valfri post eller fält.
Du kan växla till databladsläge från vilket TableDesign-fönster som helst genom att klicka på knappen Datablad (du kan också klicka på knappen Öppna i databasfönstret).
Vid inmatning av data i tabellen markeras motsvarande rad med en ny postmarkör.
i. Access utför automatisk datavalidering olika typer(vilket betyder typerna Nummer, Valuta, Datum/Tid och Logiskt Ja/Nej). På tabell- eller formulärnivå kan du dessutom lägga till dina egna datavalideringsregler.
OLE-objekt (till exempel ljud, bilder, grafer, Word-dokument och digitala videoinspelningar) kan infogas i ett OLE-typfält med kommandot Insert^Object
Använd navigeringsknapparna (som finns längst ner i tabellen) för att snabbt gå igenom posterna.
Du kan hitta och ersätta specificerade värden med kommandot Redigera^Sök eller Redigera^Ersätt.
För att infoga ett standardvärde i fältet, klicka<Сп«1+А11>+mellanslagstangenten och för att infoga ett fältvärde från en tidigare post -
Data kan inte redigeras i vissa typer av fält. Dessa är fält av typen Counter (AutoNumber), beräknade, blockerade, otillgängliga, ett fält med blockerade poster, samt fält från vissa typer av förfrågningar.
Med funktionen Ångra kan du ångra inmatningen av ett fältvärde, den aktuella posten eller en sparad post. För att radera en post måste du markera den och trycka på knappen , eller välj kommandot Redigera=>Ta bort (Redigera^Ta bort)
Du kan ändra utseendet på tabellen genom att ordna om fälten på nya sätt, ändra den visade kolumnbredden eller radhöjden och välja olika typsnitt
Kolumner kan gömmas och visas, frysas och frigöras; Du kan också ta bort och visa rutnätslinjer på skärmen.
Med hjälp av sorteringsknapparna kan du omedelbart ändra ordningen i vilken poster visas.
Knapparna FilterbySelection och FilterbyForm används för att definiera sorteringsordningen eller filtreringskriterierna för poster i tabellen.
Kommandot File^Pnnt används för att skriva ut en tabell, och kommandot Arkiv^PrintPreview används för att förhandsgranska sidor före utskrift.
Microsoft Access 97 Wizards
Guiden för att skapa databas
Tabellanalysguide
Frågeguide
Guiden för att skapa databas
Guiden för att skapa databas hjälper både nybörjare och proffs att snabbt börja arbeta i Microsoft Access. Du kan välja från ett bibliotek med mer än 20 olika databastyper för att välja den som bäst passar ditt specifika syfte.
Dataimport/exportguide
Om användaren redan har data lagrad i något annat format än Microsoft Access kan han använda en speciell import/exportguide. Den här guiden låter dig hantera dina data på ett flexibelt sätt när du importerar och exporterar text- eller kalkylbladsdata, såväl som när du exporterar Microsoft Access-data till textfiler. Guiden låter dig välja rätt fältseparatorer, datatyper etc... Guiden har en funktion för att förhandsgranska de konverterade data för att göra det lättare att kontrollera konverteringsprocessen.
Tabellanalysguide
Med den här guiden kan du snabbt skapa en relationsdatabas med flera tabeller och relationer mellan dem från en stor "plat" datatabell. Guiden kommer att analysera den befintliga tabellen och föreslå det bästa sättet att konvertera den till en databas.
Frågeguide
Om du behöver göra ett urval från tillgängliga data kan du använda frågeguiden. Den här guiden skapar automatiskt frågor för att hämta data från en eller flera tabeller. Möjligheten att arbeta med flera tabeller, länka enskilda tabellfält på ett godtyckligt sätt, gör att du kan skapa flexibla grenade datastrukturer som är enkla att hantera och effektiva att använda. Dessutom låter guiden dig gruppera data och beräkna totaler, till exempel kan du räkna order grupperade efter placeringsdatum.
Datadelning
En speciell guide för att dela upp en databas låter dig dela upp databasen i två filer, varav den första innehåller de faktiska tabellerna med data och den andra innehåller frågor, formulär, makron och moduler. Detta löser problemet med att organisera behandlingen av en datamatris av flera användare. Samtidigt kan användare som arbetar i nätverket använda en gemensam datakälla, ändra formulär, rapporter och andra objekt som används för att behandla data på en specifik arbetsplats.
Lösningar för Internet och Intranät
Microsoft Access 97 innehåller egenskaper som gör att du kan publicera data från Microsoft Access till en webbserver. HTML ingår till exempel i listan över format som rapporter kan skapas i, och det är nu mycket enkelt att publicera data som en Microsoft Access-rapport på servern.
Microsoft Access har en speciell guide för att snabbt flytta information från en databas till en webbserver.
Översikt över Microsofts introduktionskurs Tillgång 97 (MSA)
För KNEU-lärare
Förkunskaper: Kännedom om Windows och Windows-applikationer (Word, Excel, etc.)
1. Introduktion.
1.1. Huvudegenskaper hos MSA.
1.1.1 Relationsmodell (relationer kontra hierarki)
1.1.2. Fleranvändarmiljö.
1.1.3. Användargränssnitt.
1.2. Typiska tillämpningar (exempel) och korta kommentarer.
1.2.1.Telefonbok
1.2.2. Databas. "Bibliotek"
1.2.3. Redovisning av fakturor/order.
1.2.4. Demonstrationsdatabas "Borey".
1.3. MSA databasarkitektur.
1.3.1. Tabeller är datalagring.
1.3.3. Formulär - ett grafiskt gränssnitt till data.
1.3.4. Rapporter - datautskrift
1.3.5. Makron och moduler - automatisering.
2. Skapande av en databas.
2.1. Databasdesign.
2.2. Stadier för att skapa en databas.
2.3. Ny databas.
2.4. Importera data.
2.5. Sparar ändringar
3. Bordsdesign.
3.1. Fält och poster.
3.2. Fälttyper
3.3. Standardfältvärden
3.4. Validering av input.
3.5. Ingångsmaskering
3.6. Länka tabeller.
3.7. Primära nycklar.
4. Arbeta med tabeller.
4.1 Formatera rader och kolumner.
4.2. Frysa, gömma och ordna kolumner.
4.3. Snabb sortering och filtrering.
4.4. Ställa in språkversionen vid sortering.
5. Bygga frågor.
5.1. Använder QBE för att utveckla frågor.
5.2. Sortering.
5.3 Fältegenskaper
5.4. Urval av kriterier.
5.5. Räknade fält.
5.6 Uttrycksbyggare.
5.7. Gruppering och (del)summor.
5.8 Fältegenskaper.
5.9. Flertabellsfrågor (med hjälp av relationer).
6. Dataimport.
7 Grunderna i formulär.
7.1 Projektfönster, verktyg och palett.
7.2. Grundläggande metoder för att skapa och redigera formulär.
7.3. Fönstret Kontroll och kontrollegenskaper.
7.4 Formuläregenskaper.
7.5. Länka formulär och datakällor.
7.6. Hantering och dess bindning till datakällan.
7.6.1. Textruta.
7.6.2. Listbox och kombinationsbox
7.6.3. Boxningscheckar.
7.7 Visa formuläregenskaper.
7.8. Använda guiden för att skapa formulär.
8. Huvudformulär/underformulär (sammansatt form).
9 Grunderna för makron.
9.1. Hur man utvecklar dem: skriv inte genom att skriva.
9.2. Översikt över makron.
9.3. Autokör makro.
10 kontrollknappar i formulär.
10.1 Syftet med makron.
10.2. Använda guiden för att skapa knappar.
11. Rapporter.
11.1 Likheter och skillnader med formulär.
11.2.Grupper, gruppdelsummor och grupphuvud/sidfot.
12. Skapa en enkel applikation.
TILLGÅNG"
i kursen "Informatik"
Elev i grupp C-12:
Lärare:
Moskva 2008
Teoretisk del.
1)Databaser och databashanteringssystem (DBMS)
Databaser (DB) är designade för att lagra på en dator och effektivt använda stora volymer av en mängd olika information:
om böcker, tidskrifter och tidningar på bibliotek,
om varor i butiker och produkter i fabriker,
om utställningar på museer och olika samlingar,
om alla anställda i företag, företag och institutioner,
om alla flygningar på flygplatser, biljettpriser och platstillgång,
om tidtabellen för alla tåg från stationerna, om kostnaden för biljetter och tillgången på platser,
om alla bilar registrerade hos statens trafiksäkerhetsinspektion (GAI), inklusive stulna,
om alla turer, inklusive de sista minuten, på resebyråer och resebyråer,
om vädret var som helst i världen nu och för många år sedan osv.
För att arbeta med databaser används applikationsprogram som kallas DBMS - Database Management Systems. Det mest populära DBMS är programmet ACCESS från Microsoft.
2)Alla DBMS, inklusive DBMSTILLGÅNGtillåta:
1. Skapa snabbt databaser, komplettera och ändra dem.
2. Hitta snabbt den specifika data du behöver i databasen.
3. Sortera data i databasen enligt olika kriterier (till exempel alfabetiskt).
4. Extrahera till skärmen delmängder av data baserat på dina förfrågningar, det vill säga de som uppfyller ett givet kriterium.
5. Utför statistiska beräkningar på databasdata för analys och beslutsfattande.
6. Skriv ut data utvalda för specifika ändamål, dvs förbereda certifikat, rapporter etc.
I sin enklaste form är en databas ett kalkylblad som liknar ett Excel-kalkylblad.
Liksom Excel-tabeller består databastabeller av kolumner och rader. I det här fallet kallas kolumnerna i databasen " FÄLT" och de har specifika namn (namn " FÄLT"), och inte bokstäver i det latinska alfabetet som namn som i Excel-tabeller. Det kan finnas upp till 255 sådana kolumner, det vill säga fält i databastabeller (som i Excel).
Varje rad i databastabellerna kallas " GENOM INSPELNING" och har ett eget serienummer, samma som en rad i ett Excel-kalkylblad. Antalet rader, dvs. poster i databastabeller är praktiskt taget obegränsat.
Allt " UPPGIFTER"(rader) i databastabellen innehåller i varje cell nödvändigtvis samma typ av information som motsvarar namnet" FÄLT". Detta är huvudskillnaden mellan en databastabell och ett Excel-kalkylblad. Till exempel, i en kolumn med fältnamn " FULLSTÄNDIGA NAMN" i alla poster (dvs. på alla rader) kommer du att se specifika efternamn på personer;
i kolumnen med fältnamnet " GODR" i alla poster (dvs i alla rader) kommer du att se elevernas specifika födelseår;
i kolumnen med fältnamnet " NG" i alla poster (dvs i alla rader) kommer du att se specifika elevgruppsnummer.
En databas kan inte innehålla en utan flera relaterade tabeller.
Bortsett från Tabeller– Databasens huvudobjekt – databasen kan innehålla andra objekt, nämligen:
Form(en eller flera). Ett formulär är ett sätt att visa data från databastabeller på skärmen, bekvämt för att mata in data och visa den.
Begäran(en eller flera). En fråga är ett sätt att välja och visa data från databastabeller enligt de kriterier du anger.
Rapportera(en eller flera). En rapport är ett sätt att välja och skriva ut data från databastabeller i den form som de krävs av användaren, d.v.s. dig.
Makro(en eller flera). Ett makro är en uppsättning makrokommandon som utför vissa operationer med databasen, till exempel att skriva ut rapporter.
Modul(en eller flera). En modul är ett program i programmeringsspråket Access Basic som används i en databas för att utföra icke-triviala uppgifter.
Alla listade objekt, om de skapades, är en del av databasfilen med tillägget . mdb.
3)Arbetet med att skapa en multi-table databas inkluderar 4 steg:
1:a etappen. Designa databasstrukturen, d.v.s. bestämma antalet tabeller, deras syfte och sammansättning.
2:a etappen. Designa databastabeller, d.v.s. specificera fält, deras typer och egenskaper för var och en av tabellerna.
3:e etappen. Skapa ett databasschema, dvs definiera och upprätta kopplingar mellan databastabeller.
4:e etappen. Mata in data i tomma databastabeller.
Databasstrukturdesign – 1:a steget
Designa databasstrukturen– detta är bestämningen av antalet tabeller i databasen, deras syfte och sammansättning. Du och jag har redan gjort detta arbete, eftersom vi har identifierat 6 tabeller ("Student", "Grupp", "Avdelning", "Studier", "Prestation" och "Lärare") som är nödvändiga för att skapa institutets databas, som möjliggör antagning av studenter, bilda grupper på enskilda institutioner, och även ta hänsyn till studentprestationer.
Designa tomma databastabeller - steg 2
Designa databastabeller– detta är uppgiften för fältnamn i var och en av tabellerna och definitionen av datatyper och egenskaper för vart och ett av fälten. Det finns flera sätt (lägen) för att konstruera tabeller:
Konstruktörsläge,
Tabellläge,
Läget Tabellguide.
Var och en av dessa metoder har sina egna fördelar och nackdelar. Du försöker använda alla tre metoderna för att konstruera tabellerna i databasen du skapar.
I den första delen av denna manual skapades redan en databas med tabellerna "Student" och "Ämne".
4)Skapa ett databasschema - Steg 3
Att skapa ett databasschema definierar relationerna mellan tabellerna som ingår i den här databasen, eller mer exakt, mellan specifika fält i dessa tabeller.
När tabeller är länkade överförs ändringar i en av dem automatiskt till den andra. Huvudsyftet med att länka tabeller är att undvika duplicering av information i databasen.
Praktisk del.
Laborationsverkstaden består av 33 övningar: genomförda –33
Jag har lärt mig Access-element som...
Skapa en enkel databas:
mus" eller kommandot "Kolumnbredd" i menyn "Format":
Skapa och använda en "Fråga med en parameter":
Skapa ett nytt objekt i databasen - "Formulär":
Skapa och använda ett nytt databasobjekt - "Rapport":
https://pandia.ru/text/80/040/images/image006_30.jpg" width="623" height="499 src=">
Välja en formulärtyp:
Självständigt arbete - test.
https://pandia.ru/text/80/040/images/image012_16.jpg" width="623" height="499 src=">
https://pandia.ru/text/80/040/images/image014_11.jpg" width="623" height="499">
Tid som läggs på laborationer: 140 minuter, inklusive:
Workshop: 80 min;
Dokumentation: 45 min;
25.1 Teoretisk information
Utforska teoretisk grund skapa formulär i Access-databasen, som diskuteras i föreläsningskursen, i avsnittet "Rapporter i Access 2007 - 2010-databasen" eller andra informationskällor.
25.2. Målet med arbetet
Skapa rapporter i Access-databasen med hjälp av guiden och designern.
25.3. Formulering av problemet
Initial data:
- Ämnesområde: "Dekanus" (studentprestationer).
- Huvudämnesviktiga enheter: Studenter, Studentgrupper, Discipliner, Akademisk prestation.
Arbetsplan:
- Skapa de nödvändiga rapporterna för att visa information från databasen skapad i Lab #23.
- Kontrollera att rapporterna fungerar (för rapporter med parametrar, använd flera värden).
- Spara rapporterna.
- Förbered en laboratorierapport.
25.4. Steg-för-steg arbetsutförande
Följ dessa steg för att skapa en rapport:
Ris. 25.1
25.4.1. Redigera en rapport
Följ dessa steg för att redigera en rapport:
- ta bort studentkodfälten i rubriken och dataområdet;
- Flytta alla fält i rubriken och dataområdet till vänster.
- Ändra texten i sidrubriken:
- I avsnittet Rapporttitel väljer du Studenter.
- Placera muspekaren till höger om ordet Studenter så att pekaren ändras till en vertikal stapel (inmatningsmarkören) och klicka på den positionen.
- Ange NTU "KhPI" och tryck på Enter.
- Flytta bildtexten. I sidfoten väljer du fältet =Now() och drar det till rapporthuvudet under namnet Studenter. Datumet kommer att visas under rubriken.
- För att se rapporten, klicka på knappen "Förhandsgranska" i verktygsfältet "Rapportdesigner".
25.4.2. Formatera en rapport
Gör följande för att formatera rapporten:
- Välj rubriken Studenter vid NTU "KhPI".
- Ändra typsnitt, typsnittsstil och färg, såväl som bakgrundens fyllningsfärg.
- I verktygsfältet Report Designer klickar du på knappen Förhandsgranska för att förhandsgranska rapporten.
25.4.3. Ändra rapportstilen
Gör följande för att ändra rapportstilen:
- I verktygsfältet Report Designer klickar du på knappen AutoFormat för att öppna dialogrutan AutoFormat.
- I listan 'Rapport-autoformat' objektstilar klickar du på objektet Strikt och klickar sedan på OK-knappen. Rapporten kommer att formateras i stilen Strikt.
- Växlar till förhandsgranskningsläge. Rapporten kommer att visas i den stil du valt. Från och med nu kommer alla rapporter som skapas med AutoReport-funktionen att ha stilen Strikt tills du anger en annan stil i AutoFormat-fönstret.
25.4.4. Stänga av
Berätta för din lärare om ditt avslutade arbete. När du har tillåtit avstängning, stäng applikationsprogrammet Microsoft Access, varefter du kan börja ta prov på det avslutade arbetet.
